осталось резюмировать приговор. 2) При вынесении ответственного решения следует учитывать следующие факты. 3) В НИИ разработан спектр механизмов, предназначенных для контроля качества изделий. 4) На ряде предприятий до сих пор бытуют нескорректированные штатные расписания должностей. 5) Меры по дисциплине, предпринятые правлением, оказались весьма действенными. 6) Выводы комиссии, окончившей проверку рада предприятий отрасли, обоснованные и справедливые. 7) С нашей точки зрения, данное решение продуманное и объективно. 
Руководство потребовало доложить итоги работы. 9) Бригадир умело распоряжается с фондами стройматериалов.
Работодатели стремятся контролировать каждую минуту рабочего времени подчиненных. И не находят способа оригинальнее регулярных отчетов, в которых сотрудники подробно расписывают свои действия. Но сколько рабочего времени работник имеет право убить на отчет? И на каких параметрах советуют сосредоточиться эксперты?
Оксана Гончарова
“Год назад в крупную западную структуру на должность менеджера по работе с клиентами мы устроили кандидата, ранее работавшего в известном российском рекламном агентстве”, — рассказывает руководитель департамента хедхантинговой компании Cornerstone Елена Гороховатская. Одной из причин смены места работы оказалось предъявляемое ко всем без исключения сотрудникам требование работодателя составлять еженедельные отчеты о проделанной работе. Люди расписывали каждое действие в таких подробностях, что в конце месяца уже никто не мог вспомнить, чем еще, кроме составления отчетов, он занимался на протяжении четырех недель. А генеральный директор после того, как отчеты попадали к нему на стол, только и занимался изучением таблиц и вызывал подчиненных для разъяснительных бесед, рассказывает Гороховатская. Так продолжалось несколько месяцев, пока на общем собрании измученные работники не предложили новую форму: в начале месяца каждый пишет задачи, которые нужно решить за месяц, и по прошествии отчитывается строго по результатам, обходя мелкие детали.
“Без отчетов невозможно оценивать эффективность, разрабатывать стратегию или прогнозировать дальнейшее развитие компании”, — уверена Юлия Иванова, руководитель московского офиса компании по подбору персонала THI Selection. Но время, которое сотрудники тратят на подготовку и составление отчетов, не должно превышать 5-10% их рабочего времени, добавляет она. “В тайм-менеджменте есть правило: если ваше планирование дня занимает больше 5-10 минут, а недели — больше 15-20 минут, значит, в нем нужно что-то менять, — заявляет Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени». — Эти параметры применимы и к отчетности: если отчет о результатах дня занимает больше 5-10 минут, а о результатах недели — больше 15-20 минут, его нужно упрощать”.
Бесполезные часы
Следуя практике западных компаний, в некоторых московских маркетинговых и PR-агентствах обязали сотрудников заполнять так называемые таймшиты, рассказывает исполнительный директор Московской ассоциации предпринимателей Вера Васильева. Человек с точностью до минуты расписывал, какая работа и в какое время им выполнялась в течение недели. Отчет передавался руководителю, и тот, ссылаясь на принятые внутри компании нормативы, начислял работнику зарплату. Для менеджеров, особенно проектных и креативных отделов, это было настоящей пыткой: как занести в отчет то, что невозможно записать как конкретный показатель? “Например, чтобы «уболтать» потенциального клиента и склонить его к сделке, может уйти два, три, а в некоторых случаях и больше часов и конечный результат при этом не всегда известен”, — жалуется Васильева. В одном из PR-агентств дизайнер креативного отдела, ломая голову над тем, как описать в таймшите работу, придумал короткий слоган: “С 11.00 до 19.30 я думаю, с 19.30 до 23.00 — воплощаю. 7 дней в неделю. 365 дней в году”.
В агентстве бизнес-коммуникаций PR Inc/DDB, по словам его управляющего партнера Ольги Дашевской, таймшиты используются и по сей день, но в них, помимо затраченного на тот или иной проект времени, подробно расписывается занятость на проекте каждого сотрудника.
В некоторых случаях популяризация стандартов западного консалтинга доходила до абсурда: когда агентства выставляли клиенту смету, где стоимость менеджера на проекте рассчитывалась по часам, тот начинал подозревать компанию в попытке “навариться” на его бюджете, продолжает Васильева. “Большинство российских заказчиков такую систему не любят”, — соглашается с ней Дашевская. С другой стороны, поставщики услуг и их клиенты смотрят на одну и ту же проблему с разных позиций и время, которое уходит на то, чтобы подстроиться друг под друга, никак не окупается, добавляет она.
Эксперты настаивают, что нормативы должны быть привязаны в большей степени к производительности, а не к времени. “Например, у менеджера по продажам клиентская база должна в месяц расширяться на столько-то компаний такого-то уровня”, — делится собственным опытом Архангельский.
Подобной формой отчетности пользуются в московском офисе рекрутинговой компании THI Selection. По словам его руководителя Юлии Ивановой, работники компании представляют еженедельные отчеты со статистикой о количестве встреч, кандидатов и проценте выполнения плана. Такой подход, уточняет она, позволяет уяснить больше полезных нюансов, чем почасовой контроль. “Если при 30 интервью клиенту отсылается один отчет, это означает, что сотрудник приглашает неподходящих людей или плохо проводит предварительный отбор кандидатов”, — поясняет Иванова.
Как показывает практика, чем ближе к производству, тем больше смысла в отчетах. В группе компаний “Алмо” (производство и продажа алюминиевых конструкций) служащие департамента продаж каждый день тратят 15-20 минут на заполнение небольшого блиц-отчета, отвечая на четыре простых вопроса: с кем общался, какой результат получен, с каким поставщиком клиент работал ранее и если вдруг отказался работать с заводом, то по каким причинам. Помимо фиксированной зарплаты за каждый заключенный договор сотрудник получает бонус, исчисляемый в процентах от сделки. В этом смысле отчетность даже помогает планировать работу. Оценивая причины неудавшейся сделки, человек заранее сможет рассчитать, как следует себя вести с очередным клиентом, делится соображениями совладелец группы Владимир Шершнев.
Полезные цифры
“Для выполнения задач контроля над людьми отчеты — не самый эффективный способ, но с их помощью компании могут решать определенные экономические задачи”, — рассуждает Татьяна Андреева, старший преподаватель Высшей школы менеджмента Санкт-Петербургского госуниверситета. В свое время таймшиты вводились с целью подсчета себестоимости интеллектуальных услуг. К примеру, чтобы хоть приблизительно понять, насколько прибылен для компании тот или иной клиент, число потраченных на него часов умножалось на зарплату сотрудников и складывалось с определенной долей постоянных расходов — арендой, оплатой электричества и т. д.
По форме отчеты должны быть индивидуальны для каждой компании — все зависит от того, какие цели преследует работодатель. В некоторых холдингах в последнее время практикуется принцип внутренних трансфертных цен, когда производственные подразделения оплачивают услуги управляющей компании, и для того, чтобы рассчитать и обосновать эти цены, необходимо проанализировать, сколько времени и сил тратится на помощь каждому из подразделений, продолжает Андреева. Такая практика, к примеру, используется в концерне “Силовые машины”, подтверждает начальник управления по связям с общественностью Мария Алеева.
Также если в компании производятся два разных продукта и перед руководством компании стоит задача поделить маркетинговые затраты на них, те же маркетологи в отчетах должны указывать не абстрактные величины (вроде количества посещенных выставок), а обозначать временные затраты по каждому из продуктов. “Такие отчеты можно разбивать на три графы — «время», «тип продукта», «действие», — поясняет эксперт. — Как правило, экономисты ориентируются на первую и вторую графы. Зато детали, т. е. что конкретно делал сотрудник — обсуждал ли с дизайнером упаковку или готовил рекламные материалы, могут быть интересны его непосредственному руководителю”. В последнем случае фразы в свободной формулировке достаточно для того, чтобы начальник был в курсе всех дел подчиненного, соглашается с Андреевой Елена Гороховатская из Cornerstone.
Употребление
количественно-именных сочетаний без
предлога типа объемом
500 кубических метров, на площади 300
гектаров,
широко
распространенное в профессиональной
речи, имеет разговорный характер и не
всегда уместно в официальных текстах.
Предлог обязателен в тех случаях, когда
в конструкции отсутствуют слова,
указывающие на величину, размер,
количество чего-либо: крутизной
в 60 градусов, панель размером в 20
квадратных метров, бригада в 30
человек.
Синонимичные
конструкции типа опыт
разведения лимонов/по разведению
лимонов, меры воздействия/ по воздействию
различаются
стилистической окраской. Беспредложные
конструкции общеупотребительны: меры
воздействия, приказ усовершенствовать.
Конструкции
с предлогом по
свойственны
официальноделовому стилю: меры
по предупреждению <Спо поощрению>.
Наличие тех и других в служебных
документах закономерно. Однако следует
исправлять встречающиеся в профессиональной
речи упрощенные конструкции типа итоги
по овощам,
имеющие
про- сторечно-жаргонную окраску.
Синонимичны
конструкции с предлогом с
и
параллельные им беспредложные
сочетания: варьировать
состав/с составом, трудности снабжения/со
снабжением, равноценны друг другу/друг
с другом
и
др. Словосочетания с предлогом с
более
свойственны разговорной речи.
Употребление
предлога обязательно в тех случаях,
когда из-за его отсутствия возможно
двоякое понимание фразы. Например: письмо
матери
—‘письмо,
написанное матерью’ или ‘письмо,
написанное матери’? В таких случаях
употребление предлога (письмо
к матери, письмо от матери)
позволяет
уточнить смысл фразы.
Упражнения
-
Раскройте
скобки; выберите нужную форму. Отметьте
смысловые и стилистические различия
предложных и беспредложных конструкций.
-
Расчеты
(структуры,
по
структуре)
посевных
площадей позволяют рассчитывать на
получение дополнительных доходов. 2.
В забеге (мужчин,
для мужчин)
на дистанцию 1500
метров были установлены два национальных
рекорда. 3. В центре (управления,
по управлению)
операцией
установлены новейшие счетно-решающие
устройства. 4. Началось строительство
центра (отдыха
и лечения, для отдыха и лечения)
тружеников
села. 5. Личного дела (студента
Сергеева, на студента Сергеева)
не
оказалось на месте. 6.
Был
проведен конкурс (лучшей
песни, на лучшую песню).
-
Труднодоступность
— одно из главных препятствий
(исследования,
в исследовании)
горных
районов. -
Доцент
Денисов обратился к ректору с просьбой
(пересмотра,
о пересмотре)
его
тарификации.
-
Электростанция
(315
тысяч киловатт)
должна
быть сооружена за три года. 2. Лед (80
см)
удерживает
даже тяжелые тракторные поезда. 3.
Просим отпустить для производства
жестяных банок (5 кг)
под
краску дополнительное количество
металла.
-
Алюминиевые
лотки (длина
—
60
см, ширина
—
40
см, высота
—
5
см)
изготовлены
в мастерских совхоза. 5. Во время
шторма ветер достигает (80—
100
км/ч).
6. Открытым
разработкам необходимы крупнотоннажные
машины (50,
70,
100
т).
7.
Поступающие на конкурс рукописи
(10—12
с. на машинке) должны
быть присланы до 30 апреля этого года.
-
Совместителям
разрешается почасовая нагрузка (220—240
учебных часов в год).
-
Укажите
ошибки в употреблении предложных и
беспредложных конструкций.
-
Указания
администрации по передаче цеху
автомашин выполнены. 2. План по мясу
колхозами района перевыполнен. 3. Меры
по дисциплине, предпринятые
правлением, оказались весьма
действенными. 4.
Бригадир
умело распоряжается с фондами шиферных
покрытий. 5. Обсуждение о расширении
посевов льна позволило выявить скрытые
резервы.
-
Просим
выделения дополнительного фонда
бензина. 7. Просьба производства
перерасчета поквартальных фондов
была удовлетворена. 8. Командование
воинской части пошло навстречу районным
организациям в их првеьбе помощи
по вывозке овощей. Требование гр.
Николаева перевода денег по месту
жительства было выполнено. 10.
Война
усиливает тенденции инфляции. 11.
Руководство потребовало доложить
итоги работы.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Текст книги «Основы русской деловой речи»
Автор книги: авторов Коллектив
сообщить о нарушении
Текущая страница: 28 (всего у книги 31 страниц)
Упражнения при обучении грамматическим нормам
Формирование грамматических навыков овладения официально-деловым стилем осуществляется с помощью упражнений, которые включают задания на усвоение морфологических норм, связанных с правильным употреблением форм слов разных частей речи, а также на усвоение синтаксических норм, регулирующих построение предложений и словосочетаний.
Задания
1. Выберите нужную полную или краткую форму имени прилагательного. Дайте стилистическую характеристику возможных вариантов.
1) изменение графика отпусков (нежелательно, нежелательное);
2) данная проблема при сложившихся обстоятельствах оказалась (неразрешима, неразрешимая);
3) каждый работник (ответственный, ответствен) за порученное ему дело;
4) работа (несвободная, несвободна) от недостатков;
5) эта тема (не интересна, неинтересная) для обсуждения;
6) в этом районе дома (высоки, высокие);
7) передовой опыт очень (ценен, ценный) в условиях внедрения новых технологий;
для всех участников конференции явка (обязательная, обязательна);
9) эти прямые (параллельные, параллельны).
2. Раскройте скобки, заменяя цифровые обозначения словами.
1) (70 голосов) это решение Думе принять не удалось;
2) в кассе не хватает (452 рубля);
3) за депутата проголосовало триста семьдесят человек при (43 против);
4) из (892 участника) съезда иногородних больше половины;
5) показатели успеваемости в (600) школе очень низкие;
6) пароход с (850 отдыхающих) вышел в рейд.
3. Употребите необходимые предлоги. Слова, данные в скобках, поставьте в нужном падеже.
1) …(принятые меры) заносы были ликвидированы.
2) …(указания директора) все подготовительные работы выполнены в срок.
3) …(распоряжение руководителя Центробанка) работа филиалов банка не улучшилась.
4) экономия материалов достигнута… (усовершенствование производства).
5) …(возвращение из отпуска) главный инженер был отправлен в командировку.
6) …(окончание переговоров) делегация вернулась на родину.
7) …(мнение большинства) было принято решение о переходе на пятидневную рабочую неделю.
4. Прочитайте предложения, выберите вариант, соответствующий норме.
1) Согласно (распоряжению, распоряжения) ректора всем студентам необходимо пройти флюорографический осмотр.
2) по (окончании, окончанию) экзаменационной сессии необходимо все ведомости сдать в деканат.
3) вопреки (прогнозу, прогноза) в Архангельске прошли ливневые дожди.
4) по (приезду, приезде) из командировки необходимо подготовить отчет.
5) рецензент высказал свою точку зрения (по этой проблеме, на эту проблему).
6) профессор Петров написал отзыв (на дипломную, о дипломной) работу (работе) студента.
5. Раскройте скобки, выберите нужную форму. Укажите на смысловые и стилистические различия предложных и беспредложных конструкций.
1) в центре (управления, по управлению) операцией установлены новейшие счетно-решающие устройства.
2) личного дела (студента Сергеева, на студента Сергеева) не оказалось на месте.
3) труднодоступность – одно из главных препятствий (исследования, в исследовании) горных районов.
4) доцент Денисов обратился к ректору с просьбой (пересмотра, о пересмотре) его разряда.
5) руководство потребовало доложить (об итогах, итоги) работы.
6) требование гр. Николаева (о переводе, перевода) денег по месту жительства было выполнено.
6. Раскройте скобки, выбрав нужную форму.
1) победители конкурса будут удостоены (званием, звания) лауреатов.
2) следует предостеречь (от ошибок, об ошибках), которые могут быть допущены при внедрении новых технологий.
3) на смену (старых компьютеров, старым компьютерам) приобретены новые.
4) руководство (производственной практики, производственной практикой) осуществляется опытными специалистами.
5) имеющиеся недостатки должны вызвать особую озабоченность (о качестве, качеством) продукции.
6) на предприятии не чувствуется озабоченность (за судьбу, судьбой) малоимущих.
7) необходимо оплатить расходы (на приобретение, за приобретение) нового оборудования.
7. Раскройте скобки, составьте словосочетания с данными словами. Обратите внимание на то, что близкие по значению или однокоренные слова требуют различного управления.
1) идентичный (прежний) – сходный (прежний);
2) обращать внимание (недостатки) – уделять внимание (каждый);
3) препятствовать (развитие) – тормозить (развитие);
4) опираться (помощь) – базироваться (результаты);
5) основываться (эксперимент) – обосновать (эксперимент);
6) уплатить (проезд) – оплатить (проезд);
7) отзыв (книга) – рецензия (книга);
воплощение (жизнь) – претворение (практика);
9) превосходство (стороны) – преимущество (сторон)
8. Согласовывая подлежащее со сказуемым, выберите вариант, соответствующий норме.
1) 21 студент (подали, подал) заявление в профком.
2) СМИ (провело, провели) однодневную акцию протеста.
3) тысяча книг (поступили, поступила) в районную библиотеку.
4) большинство студентов нашей группы (сдало, сдали) сессию в срок.
5) 41 пенсионер (получил, получили) бесплатные путевки в санаторий.
6) двое ветеранов (награждено, награждены) почетными грамотами.
7) большинство иногородних студентов (живет, живут) в общежитии.
9. Выберите грамматически правильное продолжение предложения.
1) изучив схему работы прибора…
а) это поможет правильно его эксплуатировать
б) он дольше не выйдет из строя
в) приступайте к практическим занятиям
г) у нас появились вопросы
2) выбирая стиль одежды…
а) руководствуйтесь определенными правилами.
б) большую роль играет цвет.
в) подчеркивается индивидуальность.
г) это занимает много времени.
Наиболее типичные ошибки при овладении нормативным аспектом деловой речи
При обучении деловой речи выделяется такой аспект работы, как анализ «отрицательного» языкового материала, касающийся случаев нарушения функционально-стилистических норм. Эти нарушения связаны прежде всего с использованием не присущих деловому стилю языковых средств. Типология подобных ошибок приводится в справочнике «Культура устной и письменной речи делового человека».[271]271
Культура устной и письменной речи делового человека. – С. 99–103. См. также: Колтунова М. В. Деловое общение… – С. 125.
[Закрыть]
Укажем некоторые из них:
I. В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:
1. Неправильное использование слов-терминов, например:
Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей.
Под словом свидетели адресант понимает макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов, например:
Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен).
Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русское слово, обозначающее данное понятие. Использование иностранной лексики должно отвечать требованиям необходимости, уместности, а также точности употребления.
3. Употребление архаизмов.
К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время воспринимаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.
4. Плеоназм и тавтология, например:
Следует учитывать следующие факторы.
5. Неразличение паронимов, например:
Командировочный прибыл в указанное время.
Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист).
6. Ошибки в употреблении синонимов, например:
Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2010.
В данном случае в официально-деловом стиле употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.
II. Ошибки, связанные с нарушением грамматических норм:
1. Неправильное употребление падежей.
Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Например, нельзя писать согласно (чего?); благодаря (чего?); вопреки (чего?).
Следует писать – согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.
2. Ошибки при склонении фамилий.
Следует помнить:
1) не склоняются фамилии на – аго, – яго, – ых, -их, – ово, – ко (-енко), например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко;
2) не склоняются фамилии славянского происхождения на – а, – о; часто в звуковом составе они совпадают со словами, называющими неодушевленные предметы, например: Сало, Шило;
3) как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные – а, – я, например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Курасавы;
4) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам, не склоняются, если относятся к женщинам или супружеской паре, например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.
3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных, например:
Изменение графиков отпусков отдела нежелательное (нежелательно).
В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных случаях ощущаются как разговорные и просторечные.
4. Ошибки при употреблении количественных имен числительных, например:
Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.
Несклонение или неполное склонение составных числительных является нарушением общелитературной нормы.
5. Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.
1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: учитывая… считая… принимая во внимание… руководствуясь… и т. д.
2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого, например:
Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха.
Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.
6. Неправильное использование предлогов.
В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии, решение о кадрах и т. д.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о, например:
Директор завода отметил о важности (важность) поставленной проблемы.
7. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении, например:
Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.
В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, поэтому в приведенной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года.
Овладевая нормами официально-делового стиля, учащиеся должны научиться не только не допускать стилистических ошибок в деловой речи, но и уметь их распознавать. В свою очередь, распознание ошибок методисты связывают с необходимостью обучения их устранению. При этом умение распознать ошибку и умение устранять ее рассматриваются как принципиально разные умения.[272]272
Мучник Б. С. Человек и текст. – М., 1985. – С. 30.
[Закрыть]
Это связано с тем, что эти умения включают в себя различный состав мыслительных операций. Специальные исследования показывают, что основная трудность часто состоит именно в распознании ошибок.[273]273
Там же. – С. 33.
[Закрыть]
Далее приводим наиболее типичные задания на устранение ошибок в языке деловых бумаг. Подобные задания направлены на формирование следующих умений: умение правильно определить причину найденных ошибок; умение устранять ошибки, редактируя текст документа с помощью типовых замен, сокращений и синтаксических преобразований.
Задания на устранение допущенных ошибок
1. Укажите ошибки в образовании форм причастий, в выборе форм причастий. Исправьте предложения.
1) По итогам рейда проверки качества, проводящегося на заводе в августе, было установлено, что процент брака удалось снизить.
2) В нашем цехе нет рабочих, нарушающих трудовую дисциплину и не участвовавших бы в общественной жизни коллектива.
3) К заявлению, переданном начальнику отдела, с просьбой о внеочередном отпуске приложена справка из поликлиники.
4) Студенты, успешно сдавшие сессию, которые едут в спортивный лагерь, должны получить направление на кафедре физвоспитания.
5) За книги, возвращающиеся в библиотеку в плохом состоянии, читатели несут материальную ответственность.
6) К числу лиц, подозревающихся в угоне машин, следует отнести Сергеева А. С.
2. Найдите ошибки в управлении, объясните причину их возникновения и исправьте.
1) Свою оценку на случившееся дают эксперты.
2) Ввиду с сокращением рейсов интервал между движением автобусов составляет 18 минут.
3) Мне хотелось подчеркнуть о том, что интерес к этому предприятию есть и у наших предпринимателей.
4) Большинство пожаров произошло от халатного отношения с отравляющими веществами.
5) Проверка показала о том, что телефонная станция не готова к реконструкции.
6) В своем выступлении главный инженер особое внимание уделил на неиспользованные резервы.
7) Власти заверили население о том, что проблема кризиса решена.
Директор подчеркнул о том, что продукция завода ликвидна.
3. Устраните ошибки в конструкциях с однородными членами. Обратите внимание на то, чем выражены однородные члены в предложениях.
1) При обнаружении во время гарантийного срока эксплуатации прибора дефектов, возникших по вине производителя и которые не позволяют эксплуатировать прибор, гарантийный срок продлевается.
2) После принятия решения о создании фирмы и уведомив об этом партнеров, мы начали уточнять некоторые детали.
3) Необходимо конкретизировать поставленные задачи и какие цели преследуют решаемые задачи.
4) Стороны освобождаются от ответственности, если выполнение принятых обязательств станет невозможным и которые могут возникнуть в силу обстоятельств.
5) При обнаружении повышенного уровня радиации в рабочих помещениях приостановить работы с источниками ионизирующих излучений, с эвакуацией людей и докладом руководству.
4. Укажите предложения, в которых допущено нарушение порядка слов. Исправьте ошибки.
1) Отмеченные комиссией недочеты должны быть устранены в ближайшие сроки.
2) При переводе на новые формы обслуживания пассажиров на железнодорожном транспорте наблюдались некоторые трудности.
3) Выдача справок нетрудоспособным производится по понедельникам, средам и пятницам.
4) С 1980 года Федоров работал в университете на должности старшего преподавателя до 1987 года.
5) В конце года для определения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются.
6) В январе состоялись для студентов-заочников две лекции.
5. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, заменяя их, где нужно, придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.
1) Ссылаясь на нашу договоренность, оплата гарантируется.
2) Записываясь на прием к нотариусу, гражданам выдаются пропуска.
3) Направляя на рассмотрение данный документ, нам необходимо учитывать сроки реализации принятых решений.
4) Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, нам необходимо сократить сроки поставки товара.
5) Отвечая на Ваше письмо о заключении договора поставок, нами была отправлена необходимая документация.
6. Найдите в данных предложениях ошибки, объясните, чем они вызваны, исправьте их.
1) Перед нами новая интересная игрушка для детей из пластмассы.
2) Обсуждался вопрос о подготовке к выборам Центральной избирательной комиссией.
3) Это серьезный, вдумчивый и интересный документ.
4) Цена должна быть дешевле.
5) 1961 год сыграл поворотный момент в нашей истории.
6) Вошла горничная с накрахмаленной на голове накладкой.
7) Насытить товар нашим отечественным ассортиментом – задача непростая.
В район приехал инструктор для подготовки специалистов по борьбе с сельскохозяйственными вредителями из местных жителей.
9) Мы закупаем продукцию, которая более нужна покупателям.
7. Определите, чем вызвано нарушение смысловой точности высказываний в приведенных предложениях, взятых из деловых писем. Исправьте ошибки.
1) Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения.
2) Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни.
3) Необходимо еще раз обсчитать все данные.
4) Мне было отказано в денежной компенсации под благоприятным предлогом.
5) В коллективе возникли нестерпимые отношения между сотрудниками.
6) Был провозглашен приговор суда.
2.3. Обучение составлению личных деловых бумаг
Упражнения при изучении личных документов
В практике преподавания при обучении составлению личных документов используются следующие упражнения:
1) направленные на усвоение текстовой структуры документа;
2) вырабатывающие умения составления документов по заданной ситуации с использованием различных опор (и без них);
3) ориентированные на усвоение стилевых черт деловых текстов, характеризующих функционально-стилевую принадлежность текстов разных жанров;
4) имеющие целью показать способы ясности выражения волеизъявления и точности представленной информации;
5) формирующие умения находить в текстах документов допущенные отступления от норм официально-делового стиля;
6) обучающие редактированию неправильно составленных текстов.
Задания
1. Напишите заявление.
1) Оформите вступительную часть заявления:
а) от кого подано заявление (Николай Седых, Зураб Соткилава, Юрий Мазурок, Роман Гудзий);
б) кому подано заявление? (Виктор Бондаренко, Юлия Ткач, Зиновий Гердт, Роман Виктюк, Ирина Бугримова, Мария Франк).
2) Составьте текст заявления с просьбой о предоставлении вам отпуска без сохранения содержания, используя языковые клише:
а) выражающие просьбу: прошу предоставить, прошу Вашего разрешения (согласия) + на что?
б) вводящие аргументацию: ввиду того, что; в связи с тем, что и др.
2. Прочитайте текст, укажите формальные и стилевые черты текста докладной записки, характеризующие функционально-стилевую принадлежность этого текста.
Контрольно-ревизионный отдел 25.10.07
Генеральному директору Объединения Смирнову Н. П.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о списании архивных бухгалтерских документов
Прошу Вас организовать комиссию для проведения списания бухгалтерских документов в связи с истечением срока их хранения.
Зам. начальника отдела
(подпись)
3. Представьте себе, что вы опоздали на чрезвычайно важное мероприятие фирмы, в которой вы работаете. Директор требует от вас письменного объяснения. Какой это будет документ и что вы в нем напишете?
4. Составьте текст докладной записки, состоящей из двух частей: констатации сложившейся сложной ситуации в вашем учреждении и ваших предложений по изменению этой ситуации. Следите за соблюдением норм официально-делового стиля на протяжении всего текста.
5. Напишите объяснительную записку на имя декана факультета с указанием причины, почему вы длительное время не посещаете занятия.
6. Напишите автобиографию, разделив текст на абзацы в соответствии с логикой изложения информации.
7. Составьте отчет о практике (реальной или виртуальной), следуя стилевым особенностям текста отчета.
8. Напишите заявление:
а) руководителю организации, в которой вы работаете, о предоставлении вам материальной помощи;
б) в милицию с просьбой выдать вам новый паспорт взамен утерянного;
в) в ректорат с просьбой разрешить вам академический отпуск.
9. Напишите доверенность, употребляя слова официально-делового стиля: причитающаяся сумма, удостоверяется и др.
10. Составьте доверенность:
а) на получение вашей стипендии одним из сокурсников;
б) на получение зарплаты во время вашего временного отсутствия.
Обратите внимание на то, какая обязательная информация должна быть отражена в доверенности.
11. Прочитайте текст объяснительной записки и укажите на неточности в словоупотреблении и стилистические погрешности.
Декану факультета экономики и менеджмента
Санкт-Петербургского государственного
университета технологии и дизайна
Архипову А. В.
от студента Смирнова С. П.
II-ЭД-3
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
18 октября с. г. я не присутствовал на занятиях, т. к. попал в ДТП. Переходя через улицу на Невском проспекте, я оказался под колесами автомобиля. Шофер оказал мне первую помощь и препроводил в травматологический пункт, где мои кровавые раны перевязали и отправили восвояси, снабдив соответствующей справкой, которую представляю.
20.10.2010
(подпись)
12. Прочитайте текст отчета о практике. Найдите имеющиеся в нем ошибки, определите их причину и исправьте.
ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ ПРАКТИКИ
Я, Иванов Петр Сергеевич, студент 5-го курса Санкт-Петербургского государственного университета технологии и дизайна, обучающийся на факультете естественно-научных и гуманитарных дисциплин по специальности «Связи с общественностью», проходил практику с 25 мая по 30 июня с. г. в фирме «Конкор».
За время прохождения практики я не только ознакомился с работой фирмы, но и собрал, ознакомившись с документами, регламентируемые деятельность фирмы. Большое внимание было уделено изучению документов, которые деятельность фирмы регламентируют и определяющие функциональные обязанности сотрудников.
В период прохождения практики я собирал необходимые для написания дипломной работы материалы, анализировал их, изучал организационно-правовые нормы организации административно-хозяйственной работы на фирме «Конкор».
05 июля 2009–09–19
(подпись)
13. Найдите и исправьте ошибки в приведенном тексте автобиографии.
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Смирнов Сергей, родился 25 октября 1967 года. Я родился и живу в городе Санкт-Петербурге. С 1974 по 1984 учился в школе. Я окончил 10 классов, в том же году поступил в училище педагогическое им. Н. А. Некрасова. Там я получил профессию учителя начальных классов. С 1987 года до настоящего времени работал учителем в 155 школе Центрального района. В 1992 году окончил вечерний институт им. А. И. Герцена и получил специальность логопеда.
Сейчас работаю учителем и логопедом в указной выше школе. У меня есть двое детей.
Дата (подпись)
14. Исправьте ошибки в содержании следующих документов:
Декану ЕГНФ
Ивановой С. Ю.
от Соколовой Н. Н.
I-ЕД-1
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Соколова Наталья Николаевна, студентка I-ЕД-1, не поеду в колхоз по причине болезни. Справка прилагается.
Дата
(подпись)
Декану ФИТМ
Энтину Виталию Яковлевичу
от студента группы II-МД-1
Колесникова Игоря Ивановича
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
В связи с пропусками представляю справку из поликлиники № 55 о том, что в течение всех моих пропусков я болел.
Дата
(подпись)
Директору Берсенадзе Б. В.
от студента 1-го курса I-БП-2
Ермакова Ю. П.
ОБЪЯСНЕНИЕ
Я, Ермаков Ю. П., пропускаю занятия в связи со своей неорганизованностью.
Дата
(подпись)
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.