Руководитель – ключевое лицо компании, принимающее решение по основным вопросам. Эффективным на такой должности будет амбициозная, справедливая, креативная и смелая личность с лидерскими задатками и высоким интеллектом. От результативности выполняемых задач руководителем компании, соответствия его требованиям должности зависят развитие, рост прибыли предприятия. Узнайте в этой статье о роли менеджера высшего звена управления, полномочиях, требованиях, функциях и задачах, с которыми сталкивается человек на такой должности.
Роль руководителя в компании
Руководитель – лицо предприятия, которое назначается советом акционеров, другими участниками общества. Действия физического лица на такой должности регламентированы Трудовым кодексом, нормативно-правовыми актами, федеральными законами. Информация о назначении фиксируется в ЕГРЮЛ. Имя лица, которое принимает управленческие решения в компании, фигурирует во всех распорядительных организационных документах.
Руководитель ответственен за функционирование предприятия, получение прибыли. В больших холдингах управленец выступает в роли координатора и контролера деятельности. Он распределяет работу, назначает за нее ответственных в виде заместителей подразделений. Обязанность последних – ее выполнение к указанному сроку и отчетность. Менеджер большой корпорации не занимается рутинной деятельностью. Он ответственен за стратегические цели, миссию. Руководитель малой компании с ограниченным кадровым составом нередко участвует и в выполнении производственных задач.
Будучи ответственным лицом и представителем компании, топ-менеджер выполняет следующие роли:
- менеджер – основная роль руководителя организации. Она заключается в эффективном решении производственных задач, управлении кадровым ресурсом предприятия;
- предприниматель – роль человека, заинтересованного в создании нового, качественного и полезного продукта, получении максимальной прибыли, развитии предприятия;
- эксперт – эффективный руководитель компании не выполняет рутинных обязанностей, но владеет спецификой и тонкостями работы любого из ее подразделений. Для этого управленец регулярно повышает квалификацию, занимается самообучением;
- командный игрок – успешный управленец умеет выстраивать продуктивные межличностные коммуникации, взаимодействуя с подчиненными, коллегами, партнерами. Он понимает ценность команды. Умеет делегировать полномочия, охотно дает обратную связь. Он делится новой информацией, обеспечивает развитие талантливых сотрудников и благоприятный психологический микроклимат в коллективе.
Задачи руководителя компании
Вне зависимости от масштабов предприятия его руководитель ответственен за выполнение следующих задач:
Организация работы компании
Без продуманной организационной деятельности предприятие будет функционировать хаотично. Задачи не будут распределены, исполнители будут работать спустя рукава. Обеспечение максимальной производительности предприятия – ключевая задача руководителя. Он ее выполняет, лишь опосредованно участвуя в процессе, принимая роль координатора и контролера. Организация работы на современном предприятии включает следующие этапы:
- Актуализация задачи.
- Назначение ответственных за ее исполнение в виде заместителей директоров подразделений. Они, в свою очередь, выбирают исполнителей среди рядовых сотрудников.
- Определение желаемого результата деятельности, срока ее выполнения.
- Предоставление отчета к указанной дате.
Работа руководителя предприятия подразумевает контроль текущей деятельности, стратегическое планирование.
Делегирование полномочий
Эффективный метод оптимизации рабочей силы руководителя подразумевает передачу части функций заместителям подразделений либо рядовым сотрудникам. Выполнение такой задачи освобождает время управленца для работы над глобальными производственными целями, совершенствования бизнес-процессов. Делегирование полномочий необходимо и при временном отсутствии менеджера высшего звена на рабочем месте для беспрерывности производственного процесса.
Распределение функциональных обязанностей
Выполнять работу, которую можно поручить подчиненным, руководителю недопустимо. Это расходует его временной ресурс и энергию, которые он может направить на совершенствование производственных процессов. Необходимость в исправлении работы и помощи сотрудникам – признак низкоквалифицированного персонала, неумелого рекрутинга. Если руководителю приходится регулярно заниматься такой деятельностью, самое время задуматься над вопросом его соответствия должности, пересмотреть политику подбора персонала. Эффективный управленец нанимает талантливых, квалифицированных и амбициозных сотрудников. Наличие таких кадров позволяет ему не задумываться над выполнением текущих обязанностей. В результате он посвятит свое рабочее время решению стратегических задач и проектной деятельности.
Обеспечение взаимодействия
Благоприятный психологический микроклимат в коллективе – один из ключевых факторов, влияющих на закрепляемость персонала. При наличии такого условия большое количество работников пожелают остаться на своем месте, несмотря на предложения о трудоустройстве на должность с большим окладом. Доброжелательность, вежливость – качества общения в компании, которые должны быть закреплены в корпоративной этике. Работу над продуктивностью межличностных коммуникаций на работе руководителю стоит начинать с себя! Деспотизм, самодурство, переход на личности и разговоры на повышенных тонах на современном предприятии недопустимы. Предпочтителен демократичный стиль руководства. При нём менеджер выступает главным экспертом, который охотно делится опытом и новыми знаниями, дает обратную связь. Обращение к такому управленцу не спровоцирует стресс у рядового подчиненного. В то же время соблюдайте субординацию. Панибратство недопустимо! Поощряйте дружеские отношения между коллегами, пресекайте конфликты, интриги, доносы.
Анализ результатов деятельности
Объективность руководителю необходима не только в оценке результатов работы подчиненных, но и при анализе показателей личной профессиональной деятельности. Плох тот управленец, который положительно оценивает результаты своего труда при их посредственности. Не допускается и поиск виноватых в виде сотрудников, партнеров. Ответственность за неудачи компании всегда лежит на руководителе. Административное лицо должно понимать это, регулярно работая над самосовершенствованием как личности, профессионала. Успешен тот управленец, который относится к себе критично, всегда видя ориентир для дальнейшего развития. Он адекватно оценивает себя как личность и профессионала, принимая удачи и неудачи компании на личный счет.
Аудит
Такая деятельность подразумевает регулярный внутренний и внешний контроль за показателями деятельности собственной компании и конкурирующих предприятий. Внутренняя проверка заключается в контроле выполнения плана работ, корректности поставленных показателей, оценке результатов деятельности сотрудников, изучении документации. Возможно, поставленные планы занижены, поэтому легко выполняются, ведь на рынке существует высокая потребность в выпускаемом вами продукте? Внутренний аудит позволяет компании работать на полную мощность с минимальными ошибками, максимальной производительностью и прибыльностью.
Внешний аудит – изучение деятельности конкурентов, детальный анализ их продукта. Это позволяет понимать свое место на рынке, улучшать показатели, полностью удовлетворять требования потребителей, быть лидером в отрасли.
Функции руководителя компании
Любое предприятие представляет собой сложную и многоуровневую структуру. Лицо на должности руководителя уполномочено принимать любые управленческие решения, действуя в рамках трудового законодательства. Для эффективного управления современной компанией менеджер высшего звена выполняет следующие функции.
Администрирование
Основная функция руководителя заключается в управлении бизнес-процессами, кадровым ресурсом. Выполняя ее, управленец работает в следующих направлениях:
- Организационная деятельность. Она заключается в объективной оценке текущего положения компании, регуляции производственной работы, планировании. На своей должности руководителю не избежать регулярной постановки задач, назначения ответственных за их выполнение, распределения ресурсов и полномочий.
- Разработка системы мотивации. За работу в компании сотрудники получают материальные и нематериальные блага. Распределение таких ресурсов на предприятии регулируется положением о мотивации. В нём перечислены методы материального и нематериального стимулирования персонала, способы дисциплинарного воздействия за нарушения. Материальное стимулирование – это заработная плата, премии, бонусы. Эффективными методами нематериального поощрения являются направление на обучение, участие в наставничестве, исполнение обязанностей руководящей должности. Стандартные методы дисциплинарных взысканий – замечания, штрафы, лишение премии, увольнение.
- Управление персоналом. Такая деятельность подразумевает формирование кадровой политики, найм, перемещение, обучение персонала.
- Контроль. Только посредством такой деятельности возможна эффективная деятельность персонала, регулярный рост производственных объемов, прибыли. Для эффективного контроля необходимо четко обозначать сроки исполнения задач, назначать ответственных и требовать отчеты об их выполнении.
- Коммуникативно-регулирующая деятельность. Менеджер высшего звена ответственен за формирование благоприятного психологического микроклимата на рабочем месте. Для этого важно вести работу по командообразованию, сплочению коллектива. Поощряются неформальные мероприятия, дружба между коллегами. Пресекаются доносы, интриги, конфликты. Идеально, если руководитель для каждого работника является примером, высококвалифицированным наставником, который не допускает панибратства.
Разработка стратегии компании
Современный руководитель является разработчиком стратегических решений и планов. Он располагает ресурсами для их воплощения в реальность. Построение стратегии компании начинается с разработки миссии и целей. Миссия отражает место предприятия на рынке, ключевые ценности руководителя и персонала. Стратегическое планирование подразумевает постановку целей в виде желаемых результатов деятельности, к которым необходимо стремиться. Важна и разработка стратегических ценностей. Они регулируют деятельность всех подразделений предприятия. Работа над стратегией компании включает в себя следующие этапы:
- определение исходной точки нахождения предприятия на рынке. Для этого проводятся внешний и внутренний аудит, оцениваются кадровый потенциал, ресурсы, выделяются плюсы и минусы компании;
- постановка цели. Процесс заключается в определении желаемого места предприятия на рынке (устанавливаются желаемая сумма прибыли, количество планируемых открытых филиалов, клиентов). Желаемые показатели фиксируются в миссии компании;
- способ ее достижения. Выбираются оптимальные методы распоряжения имеющимися ресурсами, которые помогут достичь ключевых целей.
Экспертно-инноваторская функция
Несостоятелен тот управленец, который не стремится к постоянному улучшению своей деятельности, показателей предприятия. Успешный руководитель – это реформатор, который осведомлен о последних тенденциях, требованиях рынка. Он внедряет инновационные технологии, оптимизирует бизнес-процессы, открывает новые должности, ведет регулярную проектную работу. Отсутствие деятельности по совершенствованию производственных процессов приведет к стагнации, краху предприятия.
Обязанности руководителя компании
Специфика деятельности компании, конечно, влияет на содержание обязанностей ее руководителя. Вне зависимости от производимого продукта должностная инструкция каждого менеджера высшего звена управления содержит следующий перечень обязанностей:
- планирование, организация и контроль деятельности всех подразделений;
- найм, увольнение персонала;
- деятельность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
- решение производственно-хозяйственных, финансово-экономических вопросов;
- ответственность за безопасность трудовой деятельности;
- формирование корпоративной этики компании;
- поддержание благоприятного психологического микроклимата в коллективе;
- разработка стратегических целей, миссии компании;
- работа над бизнес-процессами;
- отслеживание динамики показателей прибыли, текучести кадров, выполнения объемов производства;
- проектная деятельность;
- повышение квалификации, самообразование, развитие информированности по дисциплинам «Управление персоналом», «Командообразование», «Бизнес-процессы», «Постановка целей».
Бизнес-роли менеджера высшего звена управления
Современный руководитель компании, помимо обеспечения бесперебойного производственного процесса, сталкивается с необходимостью выполнения следующих ролей:
- Исполнитель. Далеко не всегда руководитель компании является ее владельцем. Он назначается акционерами либо вышестоящим составом управленцев. В таком случае ему необходимо исполнять поручения топ-менеджеров.
- Представитель. Руководитель компании – ее официальное лицо. Он представляет ее на конференциях, встречах, заседаниях, судебных прениях и не только. Менеджер высшего звена не должен забывать о своей роли и вне работы, всегда действуя в интересах предприятия.
- Стратег. Расширение перспектив и развитие бизнеса – ключевые бизнес-задачи, которые стоят перед каждым управленцем. Для эффективного стратегического планирования руководитель должен постоянно повышать свою осведомленность о тенденциях на рынке, потребностях потребителей, специфике собственной сферы производства и смежных отраслей, развивать эрудицию.
- Мотиватор. Деятельность руководителя выступает путеводителем для его подчиненных. Она способна повышать их желание улучшать производственные показатели, стремиться к профессиональному росту. Здесь управленцу необходимы харизма и навыки ораторского искусства. При их наличии он замотивирует персонал на максимальную производительность даже при среднем окладе, но с применением воодушевляющей обратной связи и донесении информации подчиненным о ценности каждого из них для компании.
- Наставник. Состоявшийся руководитель компании – эксперт в отрасли, в которой функционирует его компания. Он окружает себя высококвалифицированными профессионалами, при этом его уровень информированности о деятельности выше их. Обладая высокой эрудицией и интеллектом, руководитель точно сможет прийти на помощь любому подчиненному, а также легко увидит их ошибки, недочеты в их деятельности.
- Психолог. Высокоэффективный управленец мастерски владеет искусством межличностных коммуникаций. За счет этого он легко ведет переговоры с партнерами, находит подход к проблемным клиентам, продуктивно общается с коллегами и подчиненными.
Руководитель, успешно исполняющий эти роли, обречен на успех! Его деятельность станет образцом для подражания.
Бизнес-задачи менеджера высшего звена управления
В реальных условиях бизнеса топ-менеджеры сталкиваются с выполнением следующих задач:
- постановка целей и их достижение. Занимая руководящий пост, невозможно не ставить долгосрочных и небольших целей как ориентиров для будущей деятельности. Без них компания не будет конкурентоспособной, не сможет долго существовать;
- создание команды экспертов. Обречен на провал управленец, который боится конкуренции в виде талантливых и амбициозных подчиненных. «Кадры решают всё» – известная истина, о высокой ценности которой знает успешный руководитель. Он окружает себя настоящими экспертами, видя в них не соперников, а участников личной команды;
- корректная расстановка приоритетов. Планируя деятельность компании, руководитель должен правильно оценивать важность всех вопросов. За счет этого не будут откладываться первостепенные задачи;
- постоянное повышение качества производимого продукта. Мир не стоит на месте, все процессы постоянно улучшаются. Если управленец не будет стремиться к совершенствованию продукта производства, он не будет конкурентоспособным;
- аналитика бизнеса. Такой процесс позволяет регулярно оценивать свою деятельность, результаты выполненных проектов, поставленных задач. Неудачи в бизнесе не должны становиться поводом для стагнации. Это опыт, который должен стать фундаментом для будущей успешной деятельности производства.
Решая такие задачи, руководитель не должен забывать о том, что он прежде всего человек! Иначе он рискует выгореть еще в первые годы ведения бизнеса. Управленцу важно иметь достаточно времени для отдыха, хобби, семьи, саморазвития!
Полномочия руководителя компании
Роль руководителя подразумевает не только выполнение функций и задач. Топ-менеджер наделен следующими полномочиями:
- самостоятельное утверждение внутренних распорядительных документов;
- принятие участия в обсуждении любых производственных вопросов;
- принятие решений о найме и увольнении каждого подчиненного;
- быть представителем компании при переговорах с физическими, юридическими лицами;
- неограниченный доступ к конфиденциальной информации;
- контроль за профессиональной деятельностью любого из сотрудников;
- распорядительная деятельность в отношении финансовых ресурсов компании.
Ошибки руководителя компании
При решении задач новоиспеченный руководитель компании может совершить ошибки, которые окажутся непростительными! При выполнении своих профессиональных обязанностей топ-менеджеру рекомендуется избегать следующих недочетов:
- нарушение субординации. При общении с подчиненными, коллегами, партнерами придерживайтесь делового стиля общения. Переход на личности, праздные разговоры, участие в интригах недопустимы. Это приведет к нарушению психологического микроклимата. Сотруднику может показаться, что он на особом счету у руководителя, что повлечет панибратское отношение;
- страх ответственности. Должность руководителя подразумевает первостепенную ответственность за показатели деятельности. Избегающий ее и обвиняющий во всех бедах подчиненных руководитель обречен на крах. Важно принимать на свой счет удачи и неудачи компании, взращивая себя как личность, профессионала;
- отсутствие корпоративной культуры. Принятые правила трудового режима, дресс-код, нормы поведения на рабочем месте – залог дисциплины в коллективе. Обычно они закрепляются в распорядительном внутреннем документе, а их нарушение влечет наказание. При наличии установленных правил руководителю проще управлять персоналом;
- отсутствие планирования. Тайм-менеджмент и планирование – две дисциплины, которыми в совершенстве должен владеть управленец. Это обеспечивает максимальную производительность его деятельности, выполнение важных и второстепенных задач в зависимости от приоритетов;
- неумение делегировать полномочия. Руководитель управляет производственным процессом, не вникая в его рутину, но корректируя и контролируя ее. Целесообразно отказываться от решения задач, с которыми вполне справятся заместители и подчиненные. Освобожденное время лучше посвятить проектной деятельности и стратегическому планированию;
- поверхностный интерес к результатам деятельности. При отсутствии проверки работы со стороны руководства нельзя надеяться на высокое качество ее выполнения. Регулярный контроль, обратная связь дисциплинируют персонал, повышают его мотивацию к труду и производительность;
- стагнация. Отсутствие интереса к потребностям потребителей, инновациям, новым тенденциям влечет застой в компании, убытки и крах. Быть управленцем-консерватором недопустимо. Стоять на месте – значит проиграть! Желая быть конкурентоспособным, внедряйте новшества в технологический прогресс, отслеживайте тренды;
- невнимание к качеству коммуникаций. Умение доносить информацию, корректность, готовность к диалогу отличают успешного управленца. Такой менеджер пользуется уважением у партнеров и подчиненных. Это благоприятно отражается на росте прибыли и упрощает выполнение задач.
Задачи руководителя компании не ограничиваются производственным процессом. Желая соответствовать должности, менеджер должен быть искусным оратором, психологом, интеллектуалом, креативщиком, требовательной, но справедливой личностью. Метите в управленцы? Помните, что такая должность подразумевает не только высокие полномочия, но и большую ответственность!
Руководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. JCat.Работа поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.
Содержание
- Кто такой руководитель?
- Должностные обязанности руководителя организации
- Функции руководителя
- Должностная инструкция руководителя учреждения
- Должность руководителя может быть вакантной?
- «Маркеры» хорошего руководителя
Кто такой руководитель?
Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня. В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного. Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе.
Главный менеджер организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения.
Руководит организацией обычно директор предприятия. Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей.
Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя.
Должностные обязанности руководителя организации
Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании.
Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:
- надлежащее выполнение своих задач;
- контроль выполнения работы сотрудниками;
- формирование эффективной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
- работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
- обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
- отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;
- решение кадровых вопросов – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
- решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
- принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
- делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.
Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:
- Организация. Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения. Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска. В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе.
- Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач. Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера. Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам. Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных. Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера.
- Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно. Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива. Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников. Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой. Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи.
- Контроль. Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных. Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.
- Формирование межличностных отношений. Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы.
- Анализ. Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты. Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности».
- Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца. Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.
Функции руководителя
Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г. Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:
- Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
- Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
- Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.
Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:
- руководящая – непосредственное управление подчиненными;
- организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
- функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
- анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
- защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.
Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей.
Должностная инструкция руководителя учреждения
Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника.
Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников.
Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:
- Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
- Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
- Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
- Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
- Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям.
Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства.
Должность руководителя может быть вакантной?
Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора.
Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца. Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:
- Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек.
- Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность.
«Маркеры» хорошего руководителя
Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально. Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике.
Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:
- Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем.
- Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
- Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности.
- Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим.
- Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
- Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план.
- Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
- Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы.
Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами.
Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, мотивационной системы и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать. Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством.
Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.
Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много. В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя» собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства. Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:
- важно искать сильных личностей в свою команду;
- не стоит делать работу за подчиненных;
- всегда нужно следовать своим принципам;
- «воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;
- основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
- важно не бояться рисковать и действовать.
Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом. Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде.
Руководитель ― это идейный вдохновитель, мотиватор, лицо компании. Он должен уметь правильно расставлять приоритеты и делегировать полномочия. В его обязанности не входит выполнение задач по узкоспециализированным направлениям, например, бухгалтерская деятельность. Грамотный управленец распределяет такие функции между квалифицированным персоналом, но сохраняет контроль над выполнением поручений. Делегирование позволяет не тратить время на рутинные задачи, а ставить перед собой глобальные сложные цели, анализировать общую ситуацию на рынке, масштабировать компанию.
Основные задачи руководителя
Перечень обязанностей зависит от типа и размера организации. Если это небольшая компания, где начальство выполняет функции отдела продаж, закупок, рекламы, бухгалтерии, то список работы будет огромным. Но в крупных компаниях, в которых функционирует несколько отделов, отвечающих за определенную сферу деятельности бизнеса, есть перечень основных обязательств, которые выполняют все топ-менеджеры.
1. Организация выполнения.
Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, от руководителя требуется грамотная организация по выполнению всех процессов. Для этого крупные задачи делятся на несколько небольших, каждая из которых делегируется ответственным лицам, квалифицированным в данном вопросе.
Организация выполнения ― одна из главных, но сложных целей. Управленец должен выстроить систему работы компании таким образом, чтобы бизнес не застаивался, а постоянно рос и развивался в соответствии с требованиями современного рынка. Для этого выполняются мелкие функции:
- назначаются ответственные лица;
- расставляются приоритеты;
- решается вопрос о привлечении посторонних людей или материалов в производственный процесс;
- задачи разделяются в соответствии с квалификацией сотрудников.
Эта задача направлена на организацию работы предприятия, создание условий для успешного завершения проектов. Ее выполнение занимает довольно много времени, но для перспективы развития компании она очень важна.
2. Распределение обязанностей.
Управленцы, которые не умеют распределять обязанности, перегружают сами себя. Это негативно сказывается на эффективности работы и здоровье. Нельзя рассчитывать на то, что сотрудники самостоятельно будут назначать себе задания и их распределять.
Делегирование обязанностей входит в задачу «организация выполнения», но часто игнорируется руководителями. Это приводит к снижению продуктивности труда персонала и компании в целом.
3. Обеспечение взаимодействия.
Важно грамотно обеспечивать взаимодействие коллег друг с другом, а также начальства с подчиненными. Только в слаженном коллективе, где сотрудники умеют выстраивать конструктивный диалог между собой и работать в тандеме, есть высокая эффективность выполнения целей.
Не менее важен рабочий контакт руководителя и подчиненных. От начальства требуется создание условий для взаимодействия всех сотрудников компании, чтобы персонал не боялся обращаться к директору напрямую по важным вопросам, если это помогает развивать бизнес. Управленец должен проводить беседы с каждым специалистом тет-а-тет, интересоваться его желаниями, намерениями, проблемами. Понимать общий настрой коллектива, чтобы предотвращать конфликтные ситуации в самом начале.
При реализации этой задачи важны совещания и собрания, на которых сотрудники могут рассказать о своих идеях и мыслях по поводу развития компании. В такой обстановке управленец может увидеть, насколько слаженно работает его команда.
4. Контроль межличностных отношений.
Во время работы между подчиненными могут возникать конфликты, что неблагоприятно сказывается на выполнении плана. От начальства требуется сохранение нейтральных межличностных отношений, чтобы они не становились слишком напряженными или, наоборот, чрезмерно теплыми. Здоровая конкуренция идет на пользу компании ― специалисты работают над саморазвитием, претендуя на более высокую должность, проходят тренинги, обучения, проявляют инициативу и активность.
Конфликты приводят к текучке штата, к частой смене специалистов. У персонала наблюдается плохое настроение, нежелание работать. Даже при лояльном начальстве такие взаимоотношения сотрудников не идут во благо компании, а рушат выстроенную систему.
Когда коллеги становятся друзьями, между ними возникают хорошие отношения, они с удовольствием идут на работу, не стремятся уволиться, но могут прикрывать друг друга и утаивать информацию от руководства. Поэтому начальника должен создать границы взаимоотношений, за рамки которых выступать нельзя.
5. Анализ результатов.
Не все управленцы могут объективно оценивать собственную работу. Это приводит к серьезным проблемам ― то, что делается неправильно, считается единственно возможным вариантом. Руководители не хотя признавать ошибки, ищут причину неудачи в другом: в действиях сотрудников, партнеров, общей ситуации на рынке. Чтобы компания была конкурентоспособной и активно развивалась, начальству нужно научиться проводить анализ результатов. Он включает оценку своих действий и функционирования проектов, выявление причин их неудачного завершения.
6. Аудит.
Работа любого руководителя связана с аудитом эффективности процессов. Он проводится с целью выявления путей решения поставленных задач, для оценки развития конкурентов, поиска способов собственного развития. Заниматься аудитом должно первое лицо компании, поскольку в его интересах повысить престиж организации и вывести ее на новый уровень.
Обязанности руководителей при многоступенчатой системе управления
Многоступенчатая система управления ― когда начальники есть на каждом уровне, соответственно, задачи у менеджеров будут разными. Если взять в пример ресторан, то руководитель высшего звена ― это владелец сети ресторанов, среднего звена ― директор конкретного ресторана, низшего ― администратор смены.
Руководители высшего звена
Основная задача главного начальника ― это определение целей и миссий компании. Он должен построить грамотную систему управления, выявить направление работы организации, а также представлять интересы организации в проверяющих органах.
Руководители высшего звена берут на себя ответственность за переговоры с партнерами и принятие решений по заключению контрактов. Также они отвечают за соглашения с поставщиками, найм топ-менеджеров.
Работа топ-менеджера заключается в том, чтобы анализировать, исследовать, думать, наблюдать. На производстве он появляется редко, закупкой оборудования и сырья не занимается. Он постоянно в командировках, на совещаниях с партнерами и потенциальными клиентами, поэтому у младшего персонала может складываться впечатление, что генеральный директор не работает.
На самом деле он несет огромную ответственность за работу всех подразделений и направлений ― производство, персонал, пожарную и экологическую безопасность, налоги, бухгалтерию, связи с общественностью, репутацию.
Руководители среднего звена
К ним относятся начальники отделов. На крупном предприятии их много: за каждую сферу отвечает один директор (бухгалтерия, отдел закупок, отдел продаж, отдел рекламы). Руководителей среднего звена нанимает генеральный директор или владелец бизнеса. От них требуется исполнительность, инициативность, отличное знание той сферы, в которой они работают, практический опыт, лидерские и коммуникативные навыки.
Обязанности начальника отдела:
- получение указаний от вышестоящего руководства;
- распределение задач и выдача их подчиненным;
- соблюдение техники безопасности в том отделе, в котором они руководят;
- контроль состояния вверенного им имущества и оборудования;
- найм сотрудников в свой отдел;
- участие в совещаниях;
- участие в переговорах с контрагентами и поставщиками.
На этом уровне находятся топ-менеджеры, которые отвечают за выполнение плана перед генеральным директором, а у них в подчинении находятся начальство низшего звена.
Руководители низшего звена
К ним относятся бригадиры, старшие кассиры, начальники смены, мастера и другие должности, в подчинении которых находится определенная группа людей. Это орган исполнительной власти, отвечающий за правильное исполнение приказов руководителей высшего и среднего звена.
Специалисты на этой ступени в большинстве случаев участвуют в работе, как и подчиненные. Но несут больше ответственности и, соответственно, имеют более высокую зарплату. Таких начальников несколько в одном отделе, что позволяет сохранять здоровую конкуренцию на предприятии.
К их задачам относится:
- получение поручений от топ-менеджеров среднего и высшего звена;
- контроль персонала ― его работы, соблюдения должностной инструкции, техники безопасности;
- ведение табеля выхода на работу при отсутствии автоматической системы контроля;
- общение с клиентами, если работа компании связана с обслуживанием людей;
- ведение заказов, контроль остатков сырья и состояния инвентаря.
Как правило, руководители низшего звена не участвуют в кадровых вопросах ― они не нанимают и не увольняют персонал. Но вправе посодействовать в назначении премии лучшим работникам или наказании провинившихся коллег.
Задачи для успешной работы руководителя
От руководителя зависит успех компании, поэтому от него требуется постоянное саморазвитие, анализ рынка и компании, грамотное выполнение поставленных задач. И некоторые из них влияют конкретно на развитие лидерских качеств.
- Делегирование полномочий. Если руководитель будет выполнять работу своих подчиненных, то о сохранении лидерства можно и не думать. Компания получит неквалифицированных специалистов, во главе которых уставший, раздраженный начальник, не умеющий разделять обязанности.
- Управление подчиненными. Чем выше должность, тем меньше ценится работник как специалист. Его задачей становится управление персоналом. Выполнение ее тесно связано с продвижением компании и увеличением прибыли. Если коллектив работает слаженно, каждый выполняет задания по силе и в соответствии с профессиональными навыками, то половина успеха гарантирована.
- Мотивирование подчиненных. Директор должен продумать систему мотивации ― поощрения, награждения, депремирования. Но важна не только финансовая сторона, но и моральный настрой. Если команда не переживает за успехи компании, не готова вкладывать «душу» в ее развитие, то эффективность работы будет сильно страдать. Поэтому от начальства требуется создание правильной мотивации для персонала.
- Решение конфликтов. В случае возникновения проблемных ситуаций руководитель должен предпринять меры по его устранению.
- Сохранение хороших взаимоотношений. Это повышает эффективность и продуктивность работы, позволяет избежать коллективного настроя против директора.
- Поддержка специалистов. У руководителя должен быть заместитель или человек, способный выполнять его работу во время отпуска, больничного. Это еще одна причина грамотно делегировать задачи, поскольку в отсутствии управленца команда может столкнуться с тем, что делать работу некому, раздать указания никто не может. Это сильно снижает продуктивность и становится причиной конфликтов.
Такие основные задачи, которые стоят перед руководителем, нужны для сохранения лидерских позиций. Они выполняются на постоянной основе, требуют внимательности, целеустремленности и профессионализма.
Задачи, возникающие в реальных условиях бизнеса
В процессе работы гендиректор делает определенные функции ежедневно. Некоторые из них выполняются единожды, но в долгосрочной перспективе. При этом руководству необходимо находиться в нескольких ролях одновременно. Он выступает:
- исполнителем, ответственным за выполнение поручений вышестоящего начальства;
- стратегом, который заботится о перспективах и развитии бизнеса;
- наставником и психологом, который помогает своим подчиненным развиваться, получать новый опыт и знания;
- представителем, действующим в интересах компании;
- мотиватором, заряжающим персонал на работу.
Руководитель, грамотно исполняющий все эти роли, становится образцом для подражания, его уважают, ценят, а компания успешно развивается. В реальных условиях бизнеса начальство должно:
- Ставить цели и стремиться к ним. Без целей компания не может существовать. Цель должна быть одна основная, в долгосрочной перспективе исполнения (например, увеличить прибыль в 3 раза или выйти на международный рынок). Также обязательно наличие нескольких подцелей, на достижение которых отводится несколько месяцев.
- Создавать команду профессионалов. При трудоустройстве специалистов начальник должен обращать внимание не только на опыт и образование кандидата. Потенциальный работник должен нравиться, особенно если речь идет о приближенных к руководителю должностях. Лучше, чтобы его ценности совпадали с корпоративной культурой и политикой компании.
- Правильно расставлять приоритеты. Руководитель должен уметь это делать, выделяя основные цели и задачи, которые требуют незамедлительного решения. Очень важно умение быстро принимать решения, что позволит компании выходить из любой сложной ситуации без неприятных последствий.
- Анализировать бизнес. Руководитель не должен зацикливаться на своих ошибках ― их допускают все. Ошибки позволяют учиться на собственном опыте, чтобы избежать их в следующий раз. И для этого нужно регулярно анализировать бизнес, выполненные задания, реализованные проекты.
- Постоянно повышать качество продукции. Еще одна важная задача ― регулярно развиваться и стремиться к лучшему. Если сейчас потребителю нравится качество продукции, то стремительные изменения на рынке и огромная конкуренция могут всё изменить. Поэтому качество, внешний вид и ассортимент в целом не должны стоять на месте.
- Баланс работы и жизни. Важный момент ― управленец, отдающий все свое свободное время работе, рискует остаться одиноким, несчастным, выгоревшим. Успех компании во многом зависит от успешности ее лидера, поэтому начальник должен уметь отдыхать, строить личную жизнь, качественно проводить время с семьей и друзьями, заниматься хобби и спортом.
По долгу службы у руководителей много задач. Большинство из них очень интересные, хоть и требуют огромной ответственности, вложения сил, времени, профессионализма. Но в качестве вознаграждения выступает уверенный рост компании, увеличение прибыли, довольный и лояльный персонал.
Автор публикации
0
Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022
Получайте новую статью каждую неделю
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.
Понравилось?
Расскажите друзьям
Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]
- →
Чем в идеале должен заниматься руководитель организации? На этот вопрос отвечают по-разному:
- выполнять самые сложные задачи;
- ничего не делать, чтобы компания работала сама по себе;
- контролировать.
Кто прав? Какие функции у руководителя организации? Чем он должен заниматься, а что — делегировать, чтобы компания росла и развивалась? Рассмотрим дальше.
Образ идеального руководителя компании
Образ идеального руководителя компании очень размыт, он напоминает черный ящик, который каким-то образом должен преобразовывать ресурсы в результаты.
И поскольку сформулированного списка функций у собственника нет, он приходит к тому, что «завязывает» на себе большинство процессов и тонет в операционке.
Результат: компания упирается в финансовый потолок, не развивается, недополучает прибыль.
Чтобы руководить не интуитивно, а сознательно, нам нужно выяснить роль руководителя компании и его функции. Задумайтесь, какую роль вы выполняете?
- Если вы продаете — вы менеджер по продажам.
- Если нанимаете людей — HR-менеджер.
- Если настраиваете рекламу — таргетолог.
А какая роль предпринимателя? Давайте разбирать.
Роль руководителя компании
Роли, которые выполняет руководитель компании, можно условно разделить на 3 категории:
✅ межличностные: связанные с общественной деятельностью и представительскими функциями;
✅ информационные: передача знаний/опыта подчинённым;
✅ решающие: распределение ресурсов, планирование, координирование и др.
4 функции руководителя организации
Функция 1: Стратегическая
Основные управленческие функции руководителя организации — это постановка целей и сознательное движение к ним. Здесь у него 3 основные задачи: определить цель, путь к ней, и запланировать необходимые действия.
Цель (куда мы хотим прийти?)
Если у вас в компании нет цели, значит, каждый сотрудник приходит со своей целью — заработать. В итоге люди работают сами по себе для своей выгоды, чтобы получить деньги, и проект им не сильно интересен.
И наоборот, если вы знаете, к чему стремитесь, если у вас есть путеводная звезда, то вы можете планировать действия и идти к ней. Идти всей командой, с энтузиазмом — потому что цель объединяет и мотивирует делать вклад в общее дело и достигать результатов компании и своих личных.
Цель в моей компании — квантовый скачок в экономике страны. И ваша задача как предпринимателя обдумать свою цель и транслировать ее (на плакатах в офисе, в чате, на планерках).
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Путь к цели — это метод ее достижения. Некий навигатор, который помогает нам не сбиться с курса.
Прописать путь к цели — тоже функция руководителя организации, поскольку все дальнейшие решения сотрудников будут приниматься с опорой на него. Для чего это нужно? Чтобы в погоне за быстрыми деньгами не потерять позиции на рынке и не проиграть конкурентам.
Путь к цели (как мы хотим прийти к ней?)
Планирование (что конкретно делать, чтобы прийти к цели)
Процесс планирования можно условно разделить на 2 этапа: разработка стратегии и определение тактики.
Стратегическое планирование — это определение основных направлений развития компании.
Операционное (определение тактики) — это управление теми действиями, благодаря которым достигается результат деятельности организации. Обычно «операционка» состоит из повторяющихся задач, и нужно просто контролировать, чтобы каждый сотрудник работал по технологии и достигал результата своего труда.
Операционное управление входит в задачи исполнительного директора, а стратегией должен заниматься собственник. В обязанности последнего входит:
✅ анализ текущей ситуации: сильные и слабые стороны компании, оценка резервов;
✅ формулирование миссии;
✅ формулирование стратегических целей (например, увеличение доли рынка на 20%);
✅ планирование бюджета, приоритетных направлений развития, утверждение стратегического плана (составлять стратегический план может исполнительный директор или один из ТОПовых руководителей).
Функция 2: Административная
Административные функции делятся на несколько подфункций: организационная, направляющая, кадровая и контрольная.
В эту функцию руководителя компании входят:
- разработка организационно-функциональной схемы;
- разработка регламентов (общие создает собственник, а остальные — сотрудники по своим функциям);
- описание бизнес-процессов;
- постановка задач;
- обеспечение компании ресурсами, которые ей нужны (люди, материалы, сырье и т.д.).
Это координация работы руководителей отделов/департаментов:
- распределение и постановка задач;
- установка зон ответственности;
- определение точек контроля.
Основные направления кадровой работы:
- формирование кадровой политики, направленной на реализацию стратегических задач компании: качественный и количественный состав сотрудников, зарплатная политика, выбор стиля управления, предоставление оптимальных условий труда;
- участие в подборе персонала (в некоторых случаях, когда требуются сильные ТОПовые специалисты);
- выбор формата обучения новых сотрудников (в идеале, чтобы новички обучались по уже ранее созданным регламентам).
Это анализ результатов деятельности организации и корректировка плана:
- Внедрение показателей. Определить, какими показателями вы будете измерять движение к цели.
- Определение нормы на неделю, месяц и год.
- Участие в координациях. Это совещания, на которых вы анализируете показатели, корректируете план в случае необходимости, обсуждаете стратегические идеи, ставите новые задачи.
Грамотный контроль — контроль ключевых показателей, результатов, а не «операционки». Руководитель организации не должен напоминать о задачах, переделывать работу за кем-то или следить за выполнением мелких поручений. Это низкоквалифицированная функция. С ней справится коммуникатор.
Коммуникатор — это сотрудник, который контролирует исполнение задач. Он следит, чтобы все выполнялось вовремя, и в случае нарушений связывается с сотрудником и возвращает его внимание на задачу.
В РУС «Квант» мы предоставляем компаниям такого коммуникатора, и он освобождает время собственника от «операционки». Вы можете поручить контроль своему штатному сотруднику или воспользоваться нашей системой, расскажу о ней немного позже.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Функция 3: Коммуникативно-регулирующая
Основная цель этой функции — обеспечить эффективные коммуникации между сотрудниками и отделами. Для этого как минимум нужно выполнить 3 действия.
Создать организационно-функциональную схему
Более подробно о том, как ее создать, можете прочитать в этой статье.
ОФС облегчает и ускоряет коммуникации: каждый сотрудник знает свое место в компании, результат, который он производит, и который производят его коллеги. Когда понятно, кто за что отвечает, не возникает вопросов, к кому обращаться в нестандартных ситуациях.
Благодаря этому инструменту сотрудники будут приходить к вам не с проблемами, а с решениями. В случае, когда появился какой-то вопрос, требующий коммуникации с вами, призывайте обращаться к вам с документом, в котором заполнены 3 поля: ситуация, данные, предлагаемое решение.
Это не только освободит ваше время, но также сделает сотрудников более ответственными.
Внедрить инструмент «Принятое решение»
Создать единую среду для коммуникаций
Одно из правил эффективных коммуникаций: договоренности должны фиксироваться в письменной форме и в единой среде.
Нужно его придерживаться, чтобы избегать конфликтов и не сталкиваться с ситуацией, когда один поставил задачу в Telegram, другой в Trello, третий по телефону, в итоге она потерялась.
Нереализованные идеи тормозят развитие компании.
Функция 4: Социальная
К социальной функции относятся:
1. PR-функция. Частично эту функцию берет на себя PR-отдел или маркетолог, при этом делегировать полностью ее нельзя. Чтобы формировать положительный имидж, вам нужно выступать в роли эксперта, участвовать в подготовке экспертного контента, поддерживать отношения с лидерами мнений в вашей сфере, формировать у сотрудников точку зрения на то, как действовать в конфликтных ситуациях с клиентами и пр.
2. Партнёрские отношения. Сотрудничество эффективнее конкуренции. Поэтому задача руководителя — коммуницировать с потенциальными партнёрами, предлагать идеи для коллабораций своей команде и ставить задачи по их реализации.
Задачи руководителя отдела
Теперь рассмотрим, какие задачи у руководителя отдела. Если обобщить, то в большинстве случаев это:
✅ Организация работы отдела, контроль и коррекция результатов
✅ Оптимизация процессов
✅ Распределение задач между сотрудниками (между руководителями рангом ниже или непосредственно исполнителями)
✅ Определение зон ответственности персонала
✅ Определение требований к должностям
✅ Организация работы персонала (отбор, мотивация, адаптация, обучение)
✅ Подготовка плана, утверждение у собственника
В некоторых компаниях эти функции выполняет собственник. Если к вам это тоже относится, но нужно делегировать эти задачи руководителям отделов. Но это возможно при одном условии.
При каком условии руководитель компании может заниматься своими функциями?
Помню, я как-то принял решение делегировать операционные задачи и начал искать себе в компанию исполнительного директора. Но оказалось, это не так просто. В большей степени потому, что я руководил компанией интуитивно, не мог передать рычаги управления, потому что их не было…
Когда дело начало расширяться, я по большей части тушил пожары. Решал вопросы маркетинга, продаж, производства. В случае конфликтов примирял сотрудников, иногда делал их работу. Сил практически не оставалось. Потом я пришел к тому, что компанию нужно систематизировать.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
В системной компании определены роли, описана каждая из них, есть алгоритм управления, который приводит организацию к результатам.
Это позволяет каждому сотруднику, неважно это уборщица или руководитель отдела, заниматься своими функциями. А владельцу делегировать операционные задачи и заниматься стратегией и развитием компании.
Систематизируйте компанию в РУС «Квант»
Приходите на бесплатную онлайн-экскурсию
Познакомьтесь с РУС «Квант» и:
- узнайте о системе, в которой выполняется 5 тысяч задач в месяц;
- наведите порядок в компании и масштабируйте её;
- управляйте бизнесом из одного окна.
Оставьте заявку на онлайн-экскурсию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес
Руководитель это… Человек, который ничего не делает, пока остальные работают? Надзиратель, пристально наблюдающий за всеми? Или эксперт, который сам выполняет самые сложные задачи? Зачастую на управленческие должности приходят люди, которые имеют смутное представление о функциях и обязанностях руководителей.
Кто такой настоящий руководитель
Если рассматривать бизнес, как единый механизм и систему взаимосвязанных элементов, у каждой детали есть своя функция. Например, одни отвечают за продажи, другие производят продукт, а третьи оформляют документы. Каждый выполняет свою работу. Чтобы все детали работали слаженно, нужен «дирижер» — человек, который стоит во главе всей команды, видит полную картину и своевременно предпринимает необходимые действия.
Руководитель, управляющий, директор, начальник… Так много слов, чтобы описать главу компании или отдела. Что они означают:
- «Руководитель» буквально означает «водить за руку» сотрудников.
- «Управляющий» и «менеджер» происходят от слова «управлять».
- «Директор» происходит от dirigere «выстраивать в прямую линию, направлять» и от director «проводник, руководитель».
- «Начальник» идет от глагола «начало», а точнее «быть под началом», то есть под чьей-то властью.
Итак, кто такой руководитель?
Руководитель — это человек, который отвечает за эффективность компании или отдела. Его основная задача управлять людьми и добиваться от них высокой производительности. Личный результат руководителя — это результат работы всей команды. Должностные обязанности руководителя отдела локализованы его подразделением.
Как руководитель влияет на результаты команды
Руководитель управляет эффективностью сотрудников — это его основная роль в организации. Подчиненные будут эффективны, если знают что им делать и в каком количестве, как это делать и зачем. Поэтому в первую очередь руководитель занимается планированием — ставит цели и рабочие планы, которые соответствуют миссии компании. Затем он распределяет задачи между сотрудниками в соответствии с планом. Чтобы объяснить подчиненным как правильно выполнять работу, руководитель пишет инструкции и обучает по ним сотрудников. На следующем этапе поддерживает высокий уровень мотивации подчиненных, чтобы они хотели трудиться. И наконец, контролирует результаты работы и анализирует эффективность.
Таким образом, выделим и рассмотрим основные функции руководителя. Их семь:
- Транслировать корпоративную культуру компании
- Ставить цели и планировать работу
- Распределять ресурсы: время, финансы, люди
- Создавать стандарты и регламенты
- Обучать и развивать команду
- Мотивировать сотрудников
- Контролировать и оценивать эффективность
Чтобы справляться с этими функциями, нужно знать основные инструменты управления людьми и уметь применять их. Успешным начальником редко становятся по интуиции. Руководитель — это профессия, и ей нужно учиться. Аналогично тому, как менеджер учится эффективно продавать, так и начальник обучается инструментам управления.
Функция 1. Транслировать корпоративную культуру компании
Многие думают, что основная функция директора организации — отдавать распоряжения и добиваться их исполнения. На самом деле успешные управленцы начинают с того, что объединяют сотрудников вокруг общей идеи, и стараются удержать их внимание в едином направлении. Миссия и ценности формируют единую философию компании и ложатся в основу корпоративной культуры.
Руководители должны олицетворять ценности компании и показывать пример подчиненным. Бывает, что главы отделов устанавливают свои личные правила и ценности в подразделениях. Тогда есть риск получить команду, лояльную своему боссу, а не компании в целом. Такие люди скорее всего будут бесполезны без этого руководителя или уйдут вместе с ним.
Читайте по теме:
— Как создать корпоративную культуру
— Как сформулировать миссию
— Ценности компании
Функция 2. Ставить цели и планировать работу
На основе философии компании топ-менеджер ставит общие цели — в каком направлении движется команда и какие приоритеты в работе, какие результаты и за какой срок ожидают получить. Если в компании нет планирования и четких приоритетов, результаты команды будут определяться внешними обстоятельствами и чужими приоритетами.
Выделяют три уровня планирования, за которые отвечает руководитель:
- Стратегическое. Стратегия задает общее направление развития и долгосрочные цели. Например, на год, три года, пять лет. Как правило, стратегические цели для всей компании ставит генеральный директор. А руководители подразделений могут совместно с ним декомпозировать эти цели по отделам. Пример: увеличить объем продаж на 30% за два года.
- Тактическое. Тактические планы детализируют стратегию и формируют среднесрочные цели. Пример: открыть 2 филиала за квартал.
- Оперативное. Позволяет спланировать деятельность на короткий срок — поставить конкретные задачи на месяц, неделю или на один день. Пример: подобрать помещение для нового филиала и нанять персонал.
Деятельность руководителя заключается в постановке реалистичных планов и распределении задач по коллективу, учитывая компетенции работников.
Читайте по теме: Как планировать работу в компании.
Функция 3. Распределять ресурсы: время, финансы, люди
Подход директора к работе существенно отличается от подхода специалиста. Ключевое отличие — это управление людьми. Когда рядовой сотрудник видит задачу, он думает о том, как сделать ее наилучшим образом. А когда такую же задачу видит руководитель, он думает кто из сотрудников лучше справится с этой задачей. В идеале он не выполняет работу подчиненных своими руками, а распределяет функциональные обязанности и дает инструкции.
Неумение делегировать полномочия – одна из главных причин низкой эффективности руководителя. Он берет на себя слишком много, и количество задач только растет. Считается, что управленец успешно справился с функцией делегирования, если он освободил свое время, а у подчиненных не возникает вопросов «Кто и как должен это делать?». Как руководитель распределяет ресурсы:
- Формирует структуру отдела или предприятия, устанавливает иерархию подчиненности и зоны ответственности.
- Подбирает оптимальных людей для выполнения работы. Для этого нужно знать компетенции всех сотрудников. Пример некорректного подбора исполнителя — когда дорогостоящий специалист выполняет простые задачи, не требующие особых навыков.
- Обеспечивает коммуникации между сотрудниками и отделами. Каждый член команды должен знать к кому, по какому вопросу и в какой форме можно обращаться.
- Оценивает необходимость в привлечении новых людей в компанию. Руководитель просчитывает кого выгодней привлечь — штатных сотрудников или внешних подрядчиков. Контролирует процесс отбора, найма и адаптации.
Читайте по теме:
— Как создать организационную структуру
— Как правильно делегировать полномочия
— Как нанимать эффективных сотрудников
Функция 4. Создавать стандарты и регламенты
Любой повторяющийся бизнес-процесс должен быть описан. Стандартизация процессов и создание инструкций — это одна из важных функций начальника. Эта работа непрерывна, поскольку любой процесс можно оптимизировать.
Стандарт, регламент или инструкция — это шаблон действий, который должен повторяться в будущем, чтобы задачи выполнялись правильным образом и не требовали дополнительных усилий руководителя. Речь не про формальные должностные инструкции, которые написаны сложным языком и которые невозможно применить. А про понятное практическое руководство. Чтобы описать правильные действия и важные нюансы для получения результата, нужно на практике выработать эту успешную последовательность. Не получится сделать инструкцию по тем действиям, которые еще не проверили в работе.
Когда у сотрудника перед глазами есть инструкция, он понимает как выполнять работу и как избежать ненужных ошибок. А директор может быть спокоен, что сотрудники знают правильную технологию работы.
Читайте по теме:
— Как писать понятные инструкции
— Как создать должностную инструкцию
Функция 5. Обучать и развивать команду
Стандартизация работы позволяет накапливать базу знаний компании. Корпоративное обучение не обязательно должно быть большим и сложным. Можно начать с малого — с коротких памяток как действовать в той или иной ситуации. В любой компании есть повторяющиеся процессы, по которым можно составить инструкции.
Обязанность ответственного руководителя — обновлять и распространять правильные технологии работы на подчиненных. Например, один менеджер по продажам придумал эффективный скрипт для обработки популярных возражений. Начальник должен узнать об этом и распространить на весь отдел.
Все больше управленцев переходят на онлайн-обучение сотрудников. Специальные платформы для корпоративного обучения позволяют разместить инструкции и с помощью инструментов статистики проконтролировать, что сотрудники изучили материал. А различные практические задания показывают как хорошо сотрудники поняли и усвоили материал, готовы ли они применить ее на практике.
Читайте по теме:
— Как организовать обучение сотрудников
— Как создать план развития сотрудников
Функция 6. Мотивировать сотрудников
Если сотрудники мотивированы, руководителям приходится прикладывать минимум усилий для получения результата. А если человек не хочет работать, он будет экономить силы, упускать возможности и избегать лишних усилий. Внутреннее побуждение работать и производить результат есть примерно у 20% людей. Результаты остальных 80% зависят от управленческих усилий начальников — сумеют ли они организовать команду и создать интерес к работе.
Мотивация к работе может быть внешней и внутренней. Чтобы влиять на внутреннюю мотивацию сотрудников, нужно чаще рассказывать им про цели и миссию организации. Сотрудники выполняют работу лучше, когда чувствуют, что они не просто зарабатывают деньги, а решают проблемы клиентов и делают важный вклад в общество. Внешняя мотивация сама по себе не так эффективна, но она отлично дополняет внутреннюю — например, руководитель составляет планы вертикального или горизонтального карьерного роста, хвалит подчиненных за хорошие результаты, использует материальные стимулы и вознаграждения.
Читайте по теме:
— Как мотивировать сотрудников
— Как составить план карьерного роста
— Система грейдов в компании
Функция 7. Контролировать и оценивать эффективность
Контролировать — это не значит ходить с указкой и бить подчиненных за ошибки. К контролю следует относиться не как к желанию наказать сотрудника, а как к проявлению внимания к нему. Руководитель выполняет следующие действия по контролю:
- На этапе планирования устанавливает качественные и количественные показатели эффективности работы. Например, в месяц нужно выполнить 30 сделок.
- Оценивает результаты работы и компетенции сотрудника. Для оценки результатов чаще всего используют KPI и отчетность. А оценить компетенции сложнее — проводят тестирования, метод 360 градусов, систему тайный покупатель, деловые игры, ассессмент-центр.
- Выясняет причины отклонений результатов от плана и старается устранить их в дальнейшем. Например, в отчете видно, что менеджер не выполняет план продаж. Глава отдела прослушал его звонки и выяснил, что тот проводит слабую презентацию продукта. В результате руководитель назначил сотруднику дополнительное обучение по продукту.
Читайте по теме:
— Как оценить эффективность сотрудников
— Как провести аттестацию и проверить знания
— Как работает метод оценки 360 градусов
Итог: Каким должен быть руководитель
С точки зрения бизнеса эффективный управленец — тот, кто без эмоций оценивает ситуации, принимает решения и берет на себя ответственность, хорошо оперирует цифрами и статистикой. Но с точки зрения команды важна эмоция. Руководитель заботится о сотрудниках, вдохновляет их, показывает пример и мотивирует работать ради высокой цели.
Как стать руководителем? Найти баланс между эффективностью и человечностью.
Три главных навыка хорошего руководителя:
- Разбирается в функциях своего отдела. Некоторые думают, что можно не вникая в дела компании управлять командой. На самом деле руководитель должен иметь представление о том, чем занимаются его подчиненные и способен сам выполнять эту работу. В противном случае будет сложно добиться результата от подчиненных.
- Умеет общаться и улаживать конфликты. Директору важно находить общий язык со своими сотрудниками и координировать их коммуникации. При возникновении разногласий он должен быть способен не вовлечься в эмоции, понять точку зрения каждого, договориться и привести всех к общему согласию.
- Развивается. Важная обязанность руководителя — повышать свою компетентность. Нужно собственным примером задавать в компании тенденцию развития. Изучать и применять новые способы управления, узнавать новые тренды.
Эти качества помогут лучше всего выполнять функции руководства.
Читайте по теме: Темы для обучения руководителей.
Вам будет интересно
Как правильно планировать деятельность в бизнесе
Расправьте плечи вашей компании по советам из книги Айн Рэнд
Эмоциональный интеллект в бизнесе: обзор книги Д. Гоулмана
Перейти на главную блога