Представьте, вы сидите в офисе и тут распахивается дверь — к вам пришли с проверкой. Сотрудники нервничают, работа стоит, проверяющие роются в бумагах и раздают указания. А вам тревожно, ведь по итогам могут оштрафовать, закрыть бизнес или даже возбудить уголовное дело.
Владимир Савченко, сооснователь юридического сервиса Raketa.one, не раз сопровождал предпринимателей во время проверок. Он рассказал, как перестать бояться налоговой, Роспотребнадзора, СЭС, трудовой инспекции и прокуратуры.
Правило №1. Перекрыть путь к офису
Проверяющие не застанут вас врасплох, если им придется преодолевать препятствия, чтобы встретиться с вами и начать проверку:
- Организуйте проходную и наймите вахтера. Чтобы попасть в офис, инспекторы будут должны предъявить документы и записаться в журнале учета посетителей. Если поставить при входе стойку охраны с турникетом нет возможности, установите хотя бы домофон.
- Не давайте инспекторам бродить по всему офису. Проводите их сразу в комнату для переговоров. Если такой комнаты нет, то в кабинет главного бухгалтера или генерального директора. В идеале к моменту появления проверки на вашей территории сотрудники должны сидеть по кабинетам с закрытыми дверями.
- Снимайте процесс проверки на видео. Только сначала предупредите проверяющих о видеосъемке. Вряд ли они рискнут нарушить закон «на камеру», и проверка пройдет строго по процедуре. Хорошо, если в офисе установлены камеры видеонаблюдения с записью звука, но снимать можно и на смартфон.
Эти барьеры не только исключают неожиданное появление проверки прямо у вас в офисе, но и вынуждают проверяющих точно соблюдать ваши права по закону.
Правило №2. Узнать причину проверки
От причины зависит, что могут делать проверяющие, а что — нет. Проверки регулируются федеральным законом N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и отраслевыми нормативными актами. Например, правила проведения налоговой проверки прописаны в ст.89 НК РФ. Сверяйте действия проверяющих с положениями законов, чтобы защитить свои права.
Плановые проверки
Государственные органы планируют проверки на год вперед. Узнать, придут ли к вам проверяющие в этом году, можно на сайте Генеральной прокуратуры, где публикуется сводный план.
Малый и средний бизнес в 2021 году не будут проверять планово — из-за пандемии до 31 декабря действует мораторий на проверки. Возможно его продлят и на 2022 год. Но имейте в виду на будущее:
- за три дня до начала проверки вы должны получить от контролирующего органа письмо с копией приказа или распоряжения о ее проведении — по почте или на электронный адрес;
- обычно проверки проводят один раз в три года. Бизнес, который связан с образованием, здравоохранением, социальной сферой, энергетикой, драгоценными металлами и камнями, проверяют чаще. Например, в частный детский сад проверяющие из СЭС будут ходить ежегодно.
Если инспекторы пришли без предупреждения или раньше срока, вы можете отказаться от проверки.
Внеплановые проверки в случае административного нарушения
Обычные внеплановые проверки проводят, когда нужно выдать лицензию или убедиться, что вы исправили нарушения, которые были обнаружены в прошлый раз. О такой проверке предупреждают за 24 часа: отправляют уведомление на электронную почту компании или звонят по телефону.
Но, если здоровью и жизни людей грозит опасность, нагрянет внезапная проверка — инспекторы придут без предупреждения. Самый частый повод для внезапной проверки — жалоба недовольного потребителя, сотрудника, конкурента. Допустим, вы задержали зарплату, и работник написал заявление в трудовую инспекцию. Или продали несвежую рыбу, и человек попал в больницу — к вам придут из Роспотребнадзора.
Попросите проверяющих показать вам документ, который послужил причиной проверки: жалобу, заявление, публикацию в СМИ. Если ее нет или она была отправлена анонимно, внеплановую проверку проводить нельзя.
Внеплановые проверки в рамках возбуждения уголовного дела
У правоохранительных органов для проверок есть свои законы: уголовно-процессуальный кодекс, федеральные законы N 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и N 3-ФЗ «О полиции».
- Доследственные проверки
Проводятся по фактам, указанным в заявлении потерпевшего. Во время доследственной проверки сотрудники полиции могут осмотреть помещения, поговорить с персоналом на добровольной основе, посмотреть нужные документы. В результате проведения проверки правоохранители решат, возбуждать уголовное дело или для этого нет оснований.
- Проверки при расследовании уголовных дел
Если уголовное дело уже возбуждено, у вас могут провести обыск, изъять документы и технику, провести допрос сотрудников.
Правило №3. Проверить проверяющих
Внимательно просмотрите документы проверяющих: удостоверения, распоряжение о проведении проверки и проверочный лист со списком контрольных вопросов к предпринимателю. На обыск или изъятие документов фирмы в рамках проверки по возбужденному уголовному делу нужны соответствующие постановления. Если у инспекторов документы не в порядке, вы можете сказать, что проверка незаконна, и попросить вернуться с правильными документами.
На что обращать внимание:
- на личные данные проверяющих. Если в распоряжении указан один человек, а удостоверение вам показывает другой, вы можете отказать в проведении проверки;
- на тип проверки. При доследственной проверке сотрудникам можно визуально осмотреть помещение, но нельзя открывать ящики столов и заглядывать в шкафы. Это уже обыск — его можно проводить только в ходе расследования уголовного дела;
- на предмет проверки. Проверяющие могут запросить только те документы, которые относятся к предмету проверки. Допустим, в ваше кафе пришли из СЭС, чтобы проверить, как вы устранили нарушения по медкнижкам. Если инспекторы заодно решили узнать, заключили ли вы договоры на проведение дезинфекции — это против правил;
- на список документов, которые требуют предъявить проверяющие. Не выдавайте ничего сверх списка. Если проверяющим нужно что-то еще, пусть составят письменный запрос и укажут причину.
Хорошо, если у вас в контактах есть юрист, которого можно быстро подключить к проверке. Он проверит документы, проследит, чтобы проверка была проведена правильно, и поможет отстоять ваши интересы.
Правило №4. Научить сотрудников использовать тактику глухой защиты
Это легче легкого: ничего не говорить, никаких бумаг не выдавать, протоколы не подписывать. Отказ можно обосновать простой фразой: «Я не могу дать вам эту информацию/документ без разрешения директора. Пожалуйста, со всеми вопросами обращайтесь к нему».
По закону рядовые сотрудники не несут ответственности за отказ в предоставление документов или объяснений, если дело не касается возбужденного уголовного дела. При административном правонарушении объяснение обязан дать тот, кто его совершил: например, продавец, который продал алкоголь несовершеннолетнему. Требовать объяснений с другого продавца инспекторы не могут.
Регулярно проводите подготовку персонала к проверке, и тогда сотрудники не растеряются при виде проверяющих:
- расскажите, кто может проверять вашу фирму и какие полномочия есть у проверяющих;
- запретите обсуждать рабочие вопросы в присутствии проверяющих;
- научите вежливо отказывать проверяющим в общении и выдаче документов.
Внесите правила поведения во время проверки в должностные инструкции сотрудников.
Правило №5. Фиксировать нарушения
Вы можете оспорить результаты проверки, если докажете, что инспекторы ошиблись или превысили свои полномочия. Фиксируйте проверку на камеру и записывайте все нарушения: фамилии проверяющих в удостоверении и приказе не совпадают, у вас изъяли документы без описи, проверили что-то лишнее, пришли не в тот день.
Не торопитесь предъявлять проверяющим доказательства нарушений — промолчите, и тогда у вас будут основания для подачи жалобы в прокуратуру или оспаривания действий инспекторов в суде. Результаты проверки и штрафы отменят, а если назначат повторную — вы успеете исправить все недочеты и избежите наказания.
Ни в коем случае не идите у инспектора на поводу, если он требует денег, чтобы скрыть реальные ошибки, или угрожает вписать недочеты, которых нет на самом деле. Сразу напишите заявление в полицию, прокуратуру или следственный комитет.
Шпаргалка для предпринимателя, к которому пришла проверка
- Попросите инспекторов показать удостоверения и документы на проведение проверки, перепишите данные.
- Уточните повод для проверки и просмотрите законодательные акты, которыми руководствуются инспекторы.
- Вызовите юриста, который проконтролирует действия проверяющих.
- Ограничьте передвижения проверяющих по офису. Сразу проводите их в комнату, где они будут встречаться с сотрудниками и проверять документы фирмы.
- Узнайте, что именно будут проверять инспекторы и какие документы им нужны.
- Проинструктируйте сотрудников, чтобы они не отвечали на вопросы проверяющих, не выдавали и не подписывали никаких документов.
- Записывайте на видео процесс проверки и отмечайте все нарушения.
Фото на обложке: Andrei_R/shutterstock.com
Любой бизнес — это риск. Чтобы предприятие работало, как отлаженный механизм, важно знать, что ваши контрагенты вас не подведут. И работает здесь только один принцип — доверяй, но проверяй. Расскажем, как проявить должную осмотрительность, рассчитать платежеспособность контрагента, и зачем вообще это нужно.
Зачем нужно проверять контрагентов
Ответ очевиден: чтобы ваш бизнес не понес убытки и не испортил репутацию в глазах клиентов, партнеров, банка и государственных органов.
«Нехороший» контрагент может задержать поставку, привезти некачественную продукцию, сорвать сроки выполнения работ, задержать оплату. Или того хуже — совсем откажется платить или исполнять обязательства по договору. А ваше предприятие на годы погрязнет в судебных разбирательствах.
Кроме того, работа с сомнительными компаниями несет серьезные налоговые последствия. Ведь если у налоговых органов возникнут претензии к вашему контрагенту, то и у вашего предприятия могут появиться проблемы, например, отказ в получении вычета по НДС.
Что такое должная осмотрительность
Каждый налогоплательщик обязан проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. То есть, перед тем, как начать сотрудничество, важно оценить деловую репутацию контрагента, его платежеспособность, наличие у него ресурсов, необходимых для исполнения обязательства.
Если предприятие не проявляет должную осмотрительность, то, по мнению налоговой службы, оно получает незаконную налоговую выгоду. Например: завышает расходы путем фиктивного приобретения работ или услуг, чтобы уйти от уплаты налогов (приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).
В результате вашему предприятию могут, например, снять вычеты по НДС, доначислить налог на прибыль.
Кроме того, перевод средств сомнительным контрагентам может насторожить ваш банк. И в целях исполнения требований закона № 115-ФЗ банк вправе приостановить операции по вашему расчетному счету.
Ак Барс Банк ценит своих клиентов и всегда готов проконсультировать, если у вас возникли вопросы по 115-ФЗ. Просто оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.
Отправить заявку
Итак, проверять контрагентов жизненно необходимо любому бизнесу. Разберем по шагам, как это делать.
Шаг 1. Разрабатываем внутренние регламенты
Проверка контрагентов — это не разовая процедура. Она должна быть систематической и комплексной. Поэтому важно установить определенный порядок, чтобы каждый ответственный работник четко выполнял необходимые действия в рамках своих полномочий.
Например, порядок действий и обязанности сотрудников можно закрепить в положении о договорной работе. И распределить в нем обязанности между различными отделами компании:
- отдел продаж — первичный сбор информации о контрагенте,
- служба безопасности — проверка контрагента по базам данных МВД, ФССП и т. д.;
- бухгалтерия — проверка договора на соответствие налоговому законодательству;
- финансовый отдел — проверка платежеспособности контрагента и т. д.
На каждого контрагента стоит завести досье (карточку контрагента). А также разработать регламент должной осмотрительности. Прописать в нем: какие документы нужно требовать у контрагентов, какие сведения нужно проверять в открытых источниках, кто и когда направляет запросы и прочие моменты. Ответственных работников важно ознакомить с регламентом под роспись.
Шаг 2. Запрашиваем документы у контрагента
Ваш менеджер уже познакомился с клиентом: посмотрел сайт, отзывы в сети, убедился, что другие компании довольны сотрудничеством, рекомендуют контрагента, как надежного партнера. Далее необходимо запросить данные для договора и более детальной проверки.
У организации стоит запросить заверенные копии:
- устава;
- протокола или решения, подтверждающие полномочия руководителя;
- паспорта руководителя (паспортные данные плюс согласие на обработку персональных данных);
- решения уполномоченного органа о согласовании/одобрении сделки, либо письменное, что сделка не требует согласования (для крупных контрагентов);
- доверенности на право подписания договора, если документы будет подписывать не руководитель;
- свидетельства о государственной регистрации (ОГРН);
- свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
- лицензий, если деятельность контрагента подлежит лицензированию;
- бухгалтерской отчетности за неполный год (если сделка заключается в середине года, так как в открытых источниках этой информации еще нет);
- документа, подтверждающего нахождение организации по юридическому и фактическому адресам (выписка из ЕГРН, договор аренды (субаренды), иной документ).
Важно: если организация зарегистрирована по месту прописки ее учредителя — сопоставьте сведения о регистрации собственника по месту проживания и учредительных документов общества, чтобы убедиться, что юридический адрес контрагента достоверен.
Если контрагент — иностранная организация, важно, чтобы к учредительным документам был приложен перевод на русский язык, заверенный нотариально.
У ИП запрашиваем копии:
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе(ИНН);;
- свидетельство о госрегистрации в качестве ИП (лист записи из ЕГРИП);
- паспорта с пропиской (свидетельства о временной регистрации по месту пребывания, если прописки нет);
- документа, подтверждающего право владения (пользования) помещением, где ведется деятельность (выписка из ЕГРН, договор аренды (субаренды), иной документ);
- лицензий, если деятельность ИП подлежит лицензированию;
- документа, подтверждающего полномочия представителя ИП на право подписания документов (при необходимости).
Естественно, серьезность проверки и количество запрашиваемых документов зависит от масштабов грядущего сотрудничества. Если вы просто планируете постоянно закупать у поставщика канцелярию для офиса на небольшие суммы — глубокая проверка просто нерациональна. Это лишние затраты времени и трудовых ресурсов.
Но если речь идет о регулярных крупных поставках товара для перепродажи, сырья, материалов, систематического выполнения дорогостоящих работ — одних копий учредительных документов будет недостаточно. Вам будет необходимо получить у контрагента информацию: о наличии оборудования, производственных и складских помещений, квалифицированного персонала.
И более того, нанести визит на территорию контрагента, и даже сделать фотографии производственных помещений, отгружаемой продукции, транспортных средств и т. д.
Помните, даже деловая переписка с контрагентом, приложенная к досье, может стать доказательством проявления осмотрительности, если в будущем у банка или налоговой службы возникнут претензии к вашему партнеру.
Шаг 3. Проверяем данные в открытых источниках
Массу важной информации о контрагентах можно получить бесплатно на государственных сервисах, например:
- Сведения из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) поможет получить выписку на контрагента с информацией об адресе, руководителе, уставном капитале организации, кодах ОКВЭД и т. д.
- Сервис «Прозрачный бизнес»: проверяет массовость юрадреса, какими еще юрлицами руководит глава контрагента, не дисквалифицирован ли руководитель, наличие задолженности по налогам, сдает ли контрагент отчетность, уличен ли в налоговых нарушениях, применяет ли спецрежим, какова численность персонала контрагента и т. д.
- Вестник госрегистрации: поможет узнать ни запустил ваш контрагент процедуру ликвидации.
- Картотека арбитражных дел покажет, не погряз ли ваш контрагент в судебных тяжбах.
- Банк данных исполнительных производств: позволяет проверить организацию, директора, учредителя по базе данных ФССП.
- Федресурс содержит сведения о банкротстве организаций и ИП, а Банкрот.Федресурс — физических лиц.
- Реестр недобросовестных поставщиков поможет выяснить, не нарушал ли ваш контрагент обязательства по госконтрактам.
- Реестр лицензий: поможет проверить действительность лицензии контрагента.
- Список недействительных паспортов, необходим для проверки паспорта руководителя.
- Госресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности: поможет получить отчетность контрагента за прошедшие отчетные периоды (за текущий год данные придется получить от контрагента).
Не забудьте сделать распечатки скринов, полученных выписок из реестров и вложить их в досье контрагента.
Шаг 4. Анализируем платежеспособность контрагента по балансу
Используя данные бухгалтерского баланса можно понять, насколько платежеспособен ваш контрагент и насколько устойчив его бизнес. Для этого рассчитайте два базовых показателя.
1. Коэффициент общей ликвидности.
К общей ликв. = строка 1200 баланса / (строка 1510 строка 1520 строка 1550).
Покажет, способен ли ваш контрагент погасить свои обязательства только за счет оборотных средств. Чем это коэффициент выше — тем более платежеспособным является ваш потенциальный (действующий) партнер.
Оптимальное значение коэффициента: > 2. Приемлемое значение: > 1,5.
2. Коэффициент финансовой независимости.
К фин. независимости = строка 1300 баланса / строка 1600 баланса.
Покажет, насколько ваш контрагент не зависим от внешних источников финансирования.
В норме значение показателя не должно быть
Конечно, если ваш контрагент — новая компания или ИП, то понять, как будет развиваться его бизнес невозможно. Тогда нужно предусмотреть иные способы подстраховки, например:
- убедиться, что у контрагента есть имущество, которым он сможет покрыть обязательства перед вашим предприятием;
- предусмотреть в договоре условие о поручительстве директора или отказ от авансовых платежей, если обязательства по договору не будут исполнены надлежащим образом.
Ваш контрагент платежеспособен и чист перед всеми инстанциями? Замечательно. Можете заключать договор. Но помните, что расслабляться нельзя. Важно периодически проверять, как себя чувствует бизнес партнера, чтобы его проблемы не отразились на вашей компании.
Найдите партнеров и клиентов в Закрытом клубе предпринимателей Ак Барс Банка. Получите консультации специалистов банка, маркетологов, аналитиков и предпринимателей. Стать членом клуба может не только клиент Ак Барс Банка, но и его друзья. Членство в клубе — бесплатное. Присоединяйтесь к нам.
Станьте клиентом Ак Барс Банка
0 рублей за открытие счета, быстрое получение реквизитов, личный консультант, бонусы от партнеров
Каждая организация по ходу ведения деятельности сталкивается с контролирующими органами. В частности, каждая организация попадает под налоговый контроль. Рассказываем, какие шаги предпринять перед встречей с налоговиками.
Выездные проверки не проводятся сплошным методом. Инспекция путем анализа информации о деятельности налогоплательщика осуществляет отбор заинтересовавших ее кандидатов. Результатом является включение налогоплательщиков в план выездных налоговых проверок.
Чиновники также указывают, что основным документом, использующимся в аналитической работе налоговиков, является Концепция системы планирования выездных налоговых проверок, утвержденная Приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ3—06/333@. Она определяет 12 критериев налоговых рисков, по которым осуществляется отбор.
Концепцией определены 12 общедоступных критериев самостоятельной оценки налогоплательщиками рисков. Они также используются фискалами в процессе отбора объектов для проведения выездных проверок. В ходе анализа налоговики выявляют наиболее вероятные «зоны риска» и, как следствие, реагируют на возможное совершение налоговых правонарушений путем организации необходимых мероприятий налогового контроля (в т. ч. и выездной налоговой проверки).
Вероятность назначения проверки высока, если хозяйствующий субъект:
- имеет низкую налоговую нагрузку в сравнении с хозяйствующими субъектами в конкретной отрасли (по виду экономической деятельности);
- имеет убытки в течение двух и более календарных лет;
- отражает в налоговой отчетности значительные суммы вычетов по НДС (доля вычетов равна либо превышает 89% за период 12 месяцев от суммы начисленного с налоговой базы налога);
- имеет темп роста расходов от реализации товаров (работ, услуг), опережающий темп роста доходов;
- выплачивает среднемесячную заработную плату работникам в размере ниже среднего уровня заработной платы по виду экономической деятельности в субъекте РФ;
- имеет неоднократное (два и более раза в течение календарного года) приближение (менее 5%) к предельному значению установленных НК РФ величин показателей, предоставляющих ему право применять спецрежимы;
- имеет расходы, максимально приближенные к сумме дохода, полученного за календарный год (внимание налоговиков привлечет доля профессиональных вычетов, предусмотренных ст. 221 НК РФ, заявленных индивидуальным предпринимателем в декларации по форме 3-НДФЛ, в общей сумме доходов, превышающая 83%);
- строит финансово-хозяйственную деятельность на основе заключения договоров с контрагентами — перекупщиками или посредниками (цепочки контрагентов) — без наличия разумных экономических или иных причин (деловой цели) (Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53);
- не представляет запрашиваемые налоговым органом документы, пояснения на запросы налогового органа о выявлении несоответствия показателей деятельности;
- неоднократно (два и более случая с момента государственной регистрации юридического лица) осуществляет снятие с учета и постановку на учет в налоговых органах в связи с изменением своего места нахождения («миграция» между инспекциями);
- имеет значительное отклонение (в сторону уменьшения) уровня рентабельности по данным бухгалтерского учета от уровня рентабельности для данной сферы деятельности по данным статистики на 10% и более.
Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском также ставит налогоплательщика в число приоритетных для включения в план выездных проверок. Минфин в Письме от 13.12.2016 N03—02—07/1/74372 указал: при оценке налоговых рисков, которые могут быть связаны с характером взаимоотношений с некоторыми контрагентами, налогоплательщику рекомендуется обратить внимание на отсутствие:
- информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
- документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
- информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении его складских и (или) производственных и (или) торговых площадей и т. д.
Наличие подобных признаков свидетельствует о высокой степени риска квалификации налоговыми органами подобного контрагента как проблемного, а сделок, совершенных с ним, как сомнительных. На сайте ФНС размещена информация о способах ведения финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском. Например, налогоплательщик может найти сведения об адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами (так называемые адреса массовой регистрации, характерные для фирм-однодневок), а также наименования юрлиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.
Помимо анализа показателей о возможной скорой налоговой проверке могут говорить такие факты, как поступление контрагентам запросов о предоставлении документов о налогоплательщике и по определенным сделкам, вызов налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений о причинах наличия убытка, причинах низкой налоговой нагрузки.
Поэтому, если вероятность налоговой проверки вы оцениваете как высокую, затягивать с приведением дел в порядок не стоит.
Шаг 1. Обратиться к Налоговому кодексу
Прежде всего, руководству организации необходимо изучить нормы Налогового кодекса РФ. Статьи 21 и 23 НК РФ содержат права и обязанности налогоплательщика. В статьях 31 и 32 НК РФ перечислены права и обязанности налоговых органов. Знание своих прав и обязанностей, а также порядка проведения процедуры проверки придаст вам уверенности при взаимодействии с проверяющими и поможет определиться с тактикой подготовительных действий.
Шаг 2. Инвентаризация документов
В первую очередь необходимо убедиться, что у вас есть оригиналы учредительных документов, регистрационных (о постановке на учет в налоговом органе, внебюджетных фондах), разрешительных (если деятельность компании подлежит лицензированию или требует аккредитации), правоустанавливающих документов на имущество организации, документов об избрании, назначении на должность генерального директора и главного бухгалтера.
Проверьте наличие учетной политики, ее соответствие закону и фактически применяемым принципам ведения налогового учета, соответствует ли учетной политике порядок документооборота, применяемый в организации.
Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть в письменной форме. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.
Уделите внимание подписи первичных документов. Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. Если вы получили от контрагента первичный документ с факсимильной подписью, потребуйте заменить его на документ, подписанный собственноручно. Переписка сторон, платежные поручения об оплате, акты или накладные, уже являются договором, если там есть все существенные условия для такого вида сделок (например, наименование и количество товара, наименование и сроки выполнения работ и т. д.).
Проведите ревизию первичных документов (актов, накладных) на предмет полноты их заполнения, наличия подписей и печатей, сквозной нумерации, соответствия ваших экземпляров документов экземплярам контрагентов. Может быть полезным известить стратегических партнеров о грядущей проверке и сверить с ними данные учета и наличие документов.
Под особый контроль возьмите инвентаризацию книг покупок и родаж, а также зарегистрированных в них счетов-фактур. Эти документы:
1) должны быть в наличии;
2) не должны иметь ошибок и пустот;
3) должны соотноситься друг с другом и с данными налоговой декларации;
4) их подписанты должны иметь соответствующие полномочия (следует проверить содержание и срок действия доверенностей, срок полномочий руководителя).
Отдельного внимания требуют и документы по расходам, принятым к налоговому учету. Все ли суммы «закрыты» документами, соответствуют ли таковые требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, являются ли они достаточным подтверждением понесенных расходов?
Организуйте кадровый аудит, чтобы проверить наличие и правильность составления трудовых договоров, кадровых приказов, локальных нормативных актов, а также срок действия коллективного договора — это поможет бухгалтеру обосновать расходы на оплату труда.
Заметьте, что под документом подразумевается его подлинник, копия (даже удостоверенная нотариусом) не является необходимым документом.
При получении требования налогового органа о предоставлении копий документов компании необходимо будет заверить их надлежащим образом. НК РФ и подзаконные акты Минфина и ФНС России не содержат правил удостоверения копий. На практике на копии документа проставляется штамп «Копия верна» (в отсутствие штампа такая надпись может быть сделана от руки), подпись руководителя (или лица, уполномоченного доверенностью) с расшифровкой, печать (при наличии), дата заверения. Оригинал документа предоставляется проверяющим только для ознакомления и не может быть изъят у налогоплательщика без мотивированного постановления о выемке (ст. 94 НК РФ).
Сосредоточившись на инвентаризации бумажных документов, не упустите из виду такой важный аспект, как инвентаризация файлов. Если применительно к бумажным документам проверяется их наличие и правильность заполнения, то в отношении электронной информации проверка имеет противоположную цель — лишняя информация, не предназначенная для посторонних глаз, должна быть удалена.
Шаг 3. Проверка контрагентов
Обязанность проверять контрагента в законе не установлена. Тем не менее с учетом статьи 54.1 НК РФ и рекомендаций по применению положений статьи 54.1 НК РФ проявление должной осмотрительности важно, и не столько для того, чтобы доказать сам факт проверки контрагента. Цель проверки — убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий.
Вы проверяете контрагента так же, как это будет делать налоговый орган, уделяя особое внимание реальности выполнения сделки контрагентом. Поэтому и вам нужно в первую очередь проверить его ресурсные возможности.
В большинстве случаев отказ в применении вычетов по НДС и учете затрат в составе расходов при расчете налога на прибыль связан с неблагонадежностью поставщиков и подрядчиков. Поэтому сбор документов, подтверждающих вашу должную осмотрительность, следует вести постоянно. В преддверии налоговой проверки собрать достаточный объем документов, скорее всего, будет затруднительно.
Как известно, основными нарушениями в этой сфере налоговые органы называют приобретение товаров, работ, услуг у фирм-«однодневок». Обезопасить себя можно, заблаговременно собрав документы, подтверждающие, что вы проявили должную осмотрительность.
Проверьте на сайте ФНС:
- зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ;
- есть ли у нее налоговая задолженность и сдает ли она отчетность.
Проверьте контрагента с помощью сервиса «Клерка», сведения из которого мы берем в «Открытых данных» ФНС.
Комплексную информацию о контрагенте можно получить с помощью сервиса «Прозрачный бизнес» — pb.nalog.ru/. Пока сервис работает в тестовом режиме.
Воспользуйтесь другими официальными ресурсами и узнайте:
- является ли фирма действующей;
- насколько часто она судится и по каким вопросам
- есть ли у фирмы долги по исполнительным документам.
Если сделка крупная, и вам нужны официальные документы на контрагента, получите на него выписку из ЕГРЮЛ:
- бесплатную электронную — на сайте ФНС, зарегистрировавшись на нем или через личный кабинет налогоплательщика lkul.nalog.ru/;
- бумажную — в любой ИФНС за 200 руб., а срочно — за 400 руб.
Можете запросить у контрагента заверенные копии (Письмо ФНС от 11.02.2010 N3—7—07/84):
- устава, свидетельств о госрегистрации и о постановке на налоговый учет;
- решения о назначении руководителя, второй и третьей страниц его паспорта. Паспорт можно проверить на сайте МВД;
- последней бухотчетности. Годовой отчет по запросу бесплатно выдадут в Росстате.
Создайте досье на контрагента: распечатайте найденную информацию и сохраните в компьютере скриншоты интернет-страниц . Заведите на проверенного контрагента карточку.
Шаг 4. Наличие экономической обоснованности сделок
При доказывании соблюдения требований пункта 2 статьи 54.1 НК РФ налоговому органу представляется комплект первичных документов по сделке, а также иные документы, свидетельствующие о применении мер должной осмотрительности в отношении контрагента (деловая переписка, свидетельства личной встречи, получение документов из открытых источников данных и т. д.). Документы по выполнению мероприятий должной осмотрительности желательно хранить за прошлый период в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить Согласно пункту 2 статьи 54.1 НК РФ налогоплательщик по имевшим место сделкам вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий, а именно:
-
основной целью совершения сделки не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога;
-
обязательство по сделке исполнено лицом, являющимся стороной договора, заключенного с налогоплательщиком, и (или) лицом, которому обязательство по исполнению сделки (операции) передано по договору или закону.
В ходе проведения контрольных мероприятий у налогового органа могут возникать сомнения в отношении реальности сделки, ее исполнения заявленным контрагентом, в связи с чем может быть отказано в понесенных расходах по налогу на прибыль и (или) вычетах по НДС. При этом налоговый орган не ограничивается проверкой формального соответствия представленных налогоплательщиком документов требованиям НК РФ, а при принятии тех или иных решений рассматривает документы в совокупности и во взаимосвязи, в том числе с точки зрения внутренних противоречий и расхождений между ними.
В таком случае, несмотря на общее правило о возложенном бремени доказывания налогового правонарушения на налоговый орган проверяемой организации, целесообразно помимо общего пакета первичных документов, подтверждающих исполнение самой сделки, показать принятие мер должной осмотрительности при выборе контрагента. Какого-либо утвержденного перечня таких документов в связи с многообразием сделок не существует. Но важно понимать, что сама по себе государственная регистрация контрагента не свидетельствует о ведении им реальной хозяйственной деятельности. Таким образом, представления сведений о государственной регистрации контрагента будет недостаточно. Нужно обосновать выбор контрагентов с точки зрения доводов о деловой репутации, платежеспособности, возможностей исполнения обязательств без риска, наличия у контрагента таких ресурсов, как производственные мощности, технологическое оборудование, квалифицированный персонал, соответствующий опыт (в зависимости от предмета договора). При заключении договоров сделка должна быть экономически обоснована, иметь реальную деловую цель и быть заключенной на обычных условиях.
Таким образом, организации, особенно в случае заключения договоров с новыми контрагентами, рекомендуется затребовать и получить копии учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, банковской карточки, паспорта руководителя, приказа о назначении единоличного исполнительного органа и лица, уполномоченного на подписание первичных документов, выписки из ЕГРЮЛ, информацию об отсутствии задолженности перед бюджетом и др.
Необходимо предпринять и показать использование всех доступных способов для проверки контрагентов. При этом желательно также запросить у контрагента необходимые документы по таможенному оформлению товара, расчету себестоимости продукции либо услуг, получению им необходимых сертификатов соответствия, наличию квалифицированного штата, интернет-сайта, посетить действующий офис, склад, осмотреть закупаемый объем товаров и т. д. Кроме того, доказательствами того, что привлекаемый контрагент обладает самостоятельной деятельностью, будут являться такие факты, как несение им расходов на транспорт, логистику, банковские услуги и сертификацию продукции, аренду и т. д.
Для документов, свидетельствующих о проявлении организацией должной осмотрительности в отношении своих контрагентов, каких-либо сроков хранения не установлено. Такие документы необходимо хранить в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить, например, в рамках выездной налоговой проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ) либо у организации будет необходимость их предъявлять в обоснование своей позиции о реальности заключенной сделки с контрагентом.
Шаг 5. Подготовка помещений
Место проведения проверки необходимо выяснить заранее. Если проверка будет проводиться на территории налогоплательщика, следует подготовить место для проверяющих. Целесообразно выделить для этого изолированное помещение, чтобы инспектор не имел возможности осматривать другие помещения и общаться с сотрудниками бесконтрольно, а также ограничить доступ к документам, не имеющим отношения к предмету проверки.
Осмотр помещений, выемка документов и предметов, опрос свидетелей, должны проводиться в установленном законом порядке.
Как именно следует подготовить офис к визиту проверяющих, можно понять, ознакомившись с правами инспекции (п. 13 ст. 89 и ст. 91 НК РФ). Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости. В связи с этим в компании должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности. Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов — их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.
Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа. С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать.
Классический вариант проведения налоговой проверки — на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно предоставить инспекторам отдельное помещение, расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т. д. Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.
Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий «юридический», «почтовый» или «фактический адрес» законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения.
Шаг 6. Инструктаж персонала
К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок. Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Показания сотрудников в этом случае не должны противоречить друг другу и информации, содержащейся в документах. Персонал нужно проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время проверки, в том числе о том, в каких случаях работники должны дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять пояснения.
Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, ответы должны быть краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.
Порядок организации и проведения проверок
Порядком организации и проведения плановых и внеплановых проверок определен Федеральным законом Российской Федерации от 26.12.2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Порядок устанавливает требования к организации и проведению плановых и внеплановых проверок, включая формы проверок, сроки проведения проверки,ограничения при проведении проверки,обязанности должностных лиц органов контроля при проведении проверки.
1. Организация и проведение плановой проверки
1.1. Предметом плановой проверки является соблюдение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в процессе осуществления деятельности обязательных требований, а также соответствие сведений, содержащихся в уведомлении о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности, обязательным требованиям.
1.2. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
1.3. Плановые проверки проводятся на основании разработанных ежегодных планов.
1.4. В ежегодных планах проведения плановых проверок указываются следующие сведения:
1) наименования юридических лиц, фамилии, имена, отчества индивидуальных предпринимателей, деятельность которых подлежит плановым проверкам;
2) цель и основание проведения плановой проверки;
3) дата и сроки проведения каждой плановой проверки;
4) наименование органа государственного контроля (надзора), осуществляющего конкретную плановую проверку. При проведении плановой проверки органами государственного контроля (надзора), совместно указываются наименования всех участвующих в такой проверке органов.
1.5. Утвержденный руководителем органа контроля ежегодный план проведения плановых проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте органа в сети «Интернет» либо иным доступным способом.
1.6. В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, проект ежегодного плана проведения плановых проверок в прокуратуру для формирования Генеральной прокуратурой Российской Федерации ежегодного сводного плана проведения плановых проверок. Форма и содержание ежегодного сводного плана проведения плановых проверок устанавливаются Правительством Российской Федерации.
1.7. Генеральная прокуратура Российской Федерации размещает ежегодный сводный план проведения плановых проверок на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации в сети «Интернет» в срок до 31 декабря года предшествующего году проведения проверок.
1.8. Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет со дня:
1) государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;
2) окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя;
3) начала осуществления юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем предпринимательской деятельности в соответствии с представленным в уполномоченный Правительством Российской Федерации в соответствующей сфере федеральный орган исполнительной власти уведомлением о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности в случае выполнения работ или предоставления услуг, требующих представления указанного уведомления.
1.9. Плановая проверка проводится в форме документарной проверки или выездной проверки.
1.10. О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются Управлением не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения руководителя, заместителя руководителя Управления о начале проведения плановой проверки любым доступным способом.
2. Организация и проведение внеплановой проверки
2.1. Предметом внеплановой проверки является соблюдение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в процессе осуществления деятельности обязательных требований, выполнение предписаний, проведение мероприятий по предотвращению причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, по обеспечению безопасности государства, по предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, по ликвидации последствий причинения такого вреда.
2.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является:
1) истечение срока исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований;
2) поступление в Управление обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:
а) возникновение угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
б) причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также возникновение чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
в) нарушение прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены).
2.3. Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Управление, а также обращения и заявления, не содержащие сведений о фактах, указанных в части 2 п. 2.2. настоящей главы, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.
2.4. Внеплановая проверка проводится в форме документарной или выездной проверки.
2.5. Внеплановая выездная проверка юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, может быть проведена по основаниям, указанным в подпунктах «а» и «б» части 2 пункта 2.2. настоящей главы, Управлением после согласования с органом прокуратуры по месту осуществления деятельности таких юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.
2.5.1. Согласование проведения внеплановых проверок осуществляется на территории Орловской области Орловской природоохранной межрайонной прокуратурой, на территории Курской области — прокуратурой Курской области.
2.6. Если основанием для проведения внеплановой выездной проверки является причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также возникновение чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обнаружение нарушений обязательных требований, в момент совершения таких нарушений в связи с необходимостью принятия неотложных мер Управление вправе приступить к проведению внеплановой выездной проверки незамедлительно с извещением органов прокуратуры о проведении мероприятий по контролю посредством направления необходимых документов, в органы прокуратуры в течение двадцати четырех часов. В этом случае прокурор или его заместитель принимает решение о согласовании проведения внеплановой выездной проверки в день поступления соответствующих документов.
2.7. Решение прокурора или его заместителя о согласовании проведения внеплановой выездной проверки либо об отказе в согласовании ее проведения оформляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых в день принятия решения представляется либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в Управление.
2.8. О проведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в части 2 пункта 2.2. настоящей главы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются Управлением не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.
2.9. В случае, если в результате деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя причинен или причиняется вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также возникли или могут возникнуть чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, предварительное уведомление юридических лиц, индивидуальных предпринимателей о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется.
3. Документарная проверка
3.1. Предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах юридического лица, индивидуального предпринимателя, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований, исполнением предписаний и постановлений Управления.
3.2 Документарная проверка (как плановая, так и внеплановая) проводится по месту нахождения Управления.
3.3. В процессе проведения документарной проверки должностными лицами Управления в первую очередь рассматриваются документы юридического лица, индивидуального предпринимателя, имеющиеся в распоряжении Управления, в том числе акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этих юридического лица, индивидуального предпринимателя государственного контроля (надзора).
3.4. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Управления, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, Управление направляет в адрес юридического лица, адрес индивидуального предпринимателя мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия распоряжения руководителя, заместителя руководителя Управления о проведении документарной проверки.
3.5. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны направить в Управление указанные в запросе документы.
3.6. Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и соответственно подписью индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя, иного должностного лица юридического лица.
3.7. Не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в Управление, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
3.8. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управлении документах и (или) полученным в ходе осуществления государственного контроля (надзора), информация об этом направляется юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.
3.9. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, представляющие в Управление пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия указанных в пункте 3.8. настоящей главы сведений, вправе представить дополнительно в Управление документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
3.10. Должностное лицо, которое проводит документарную проверку, обязано рассмотреть представленные руководителем или иным должностным лицом юридического лица, индивидуальным предпринимателем, его уполномоченным представителем пояснения и документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов. В случае, если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений Управление установит признаки нарушения обязательных требований, должностные лица Управления вправе провести выездную проверку.
3.11. При проведении документарной проверки Управление не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.
4. Выездная проверка
4.1. Предметом выездной проверки являются содержащиеся в документах юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения, а также соответствие их работников, состояние используемых указанными лицами при осуществлении деятельности территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, подобных объектов, транспортных средств, производимые и реализуемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем товары (выполняемая работа, предоставляемые услуги) и принимаемые ими меры по исполнению обязательных требований.
4.2. Выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица, месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя и (или) по месту фактического осуществления их деятельности.
4.3. Выездная проверка проводится в случае, если при документарной проверке не представляется возможным:
1) удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в уведомлении о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности и иных имеющихся в распоряжении Управления документах юридического лица, индивидуального предпринимателя;
2) оценить соответствие деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя обязательным требованиям, без проведения соответствующего мероприятия по контролю.
4.4. Выездная проверка начинается с предъявления служебного удостоверения должностными лицами Управления, обязательного ознакомления руководителя или иного должностного лица юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с распоряжением руководителя, заместителя руководителя Управления о проведении выездной проверки и с полномочиями проводящих выездную проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, составом экспертов, представителями экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке, со сроками и с условиями ее проведения.
4.5. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, его уполномоченный представитель обязаны предоставить должностным лицам Управления, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями оборудованию, подобным объектам, транспортным средствам и перевозимым ими грузам.
5. Срок проведения проверки
5.1. Срок проведения выездной и документарной проверок не может превышать двадцать рабочих дней.
5.2. В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановой выездной проверки не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия в год.
5.3. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений должностных лиц органа государственного контроля (надзора), проводящего выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен руководителем такого органа, но не более чем на двадцать рабочих дней, в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на пятнадцать часов.
5.4. Срок проведения каждой из проверок в отношении юридического лица, которое осуществляет свою деятельность на территориях нескольких субъектов Российской Федерации, устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству юридического лица.
Примечание.
В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» к субъектам малого и среднего предпринимательства относятся внесенные в единый государственный реестр юридических лиц потребительские кооперативы и коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), а также физические лица, внесенные в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальные предприниматели), крестьянские (фермерские) хозяйства, соответствующие следующим условиям:
1) для юридических лиц — суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать двадцать пять процентов (за исключением активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых паевых инвестиционных фондов), доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать двадцать пять процентов;
2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать следующие предельные значения средней численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:
а) от ста одного до двухсот пятидесяти человек включительно для средних предприятий;
б) до ста человек включительно для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек;
3) выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год не должна превышать предельные значения (для среднего предприятия — 1000 млн., для малого предприятия — 400 млн., для микропредприятия — 60 млн. рублей).
6. Порядок организации проверки
6.1. Проверка проводится на основании распоряжения руководителя, заместителя руководителя Управления. Проверка может проводиться только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении руководителя, заместителя руководителя Управления.
6.2. В распоряжении руководителя, заместителя руководителя Управления указываются:
1) наименование органа государственного контроля (надзора);
2) фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;
3) наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится;
4) цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
5) правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;
6) сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;
7) перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;
перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;
9) даты начала и окончания проведения проверки.
6.3. Заверенная печатью копия распоряжения руководителя, заместителя руководителя Управления вручаются под роспись должностными лицами Управления, проводящими проверку, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю одновременно с предъявлением служебных удостоверений. По требованию подлежащих проверке лиц должностные лица Управления обязаны представить информацию об этом органе в целях подтверждения своих полномочий.
6.4. По просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя должностные лица Управления обязаны ознакомить подлежащих проверке лиц с административными регламентами проведения мероприятий по контролю и порядком их проведения на объектах, используемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности.
 |
Борисков Сергей Викторович Управляющий Партнер КГ ЭТАЛОН |
«Проверкой» в деловом обиходе называется мероприятие, проводимое сотрудниками налоговых органов, полиции, трудовой инспекции, органами МЧС и прокуратуры.
В зависимости от статуса и целей проверяющих им следует представлять различную информацию и документы – различные органы обладают различными полномочиями. Приведём здесь основные и общедоступные правила поведения при любых проверках.
- Не конфликтуйте с проверяющими без причины
- Не пытайтесь с порога «договориться» с проверяющими — это противозаконно
1. Проверка документов и личностей проверяющих
Если в Вашем офисе появились лица, утверждающие, что они сотрудники некой государственной структуры и намерены провести проверку, то они должны предоставить Вам удостоверения личности и документы, являющиеся основанием для проведения именно этой проверки.
Потребуйте имя и должность непосредственного руководителя проверяющих, а также его контактный телефон. Если вам не предоставляют такую информацию, вызывайте наряд полиции по телефону 02 и жалуйтесь на самозванцев. В документах нужно обратить внимание на такие реквизиты, как наименование Вашей организации, ОГРН, ИНН. Сопоставьте указанные данные с реальными. Если есть расхождения (даже незначительная ошибка в названии компании), Вы можете не пускать проверяющих на предприятие. Время, за которое документ будут исправлять, нужно использовать для подготовки к визиту.
2. Ваши сотрудники.
Важно, чтобы Ваши сотрудники были заранее проинструктированы, что следует и чего не следует говорить проверяющим. В малом бизнесе почти в 100% случаев такие инструктажи не проводятся либо проводятся формально. Хорошо, если есть возможность на время проверки удалить из офиса максимальное количество сотрудников. Единственное препятствие для того, чтобы покинуть офис – прямой запрет проверяющего.
3. Проверяющие. Полномочия.
Если есть возможность, выделите для проверки отдельное помещение, постарайтесь не дать проверяющим хаотично передвигаться по офису. Выделите им для сопровождения одного из своих работников, чтобы наблюдать за всеми их действиями. Можно фиксировать все на камеру, хотя бы и мобильного телефона – Вы имеете на это право. В дальнейшем Ваша запись может пригодиться для защиты своих прав: проверяющие могут производить только те действия, на которые у них есть полномочия, указанные в постановлении или распоряжении, и выход за эти пределы – повод обратиться с жалобой. Вот тут и могут понадобиться видеоматериалы и свидетели.
Налоговая служба может проверить только те вопросы и за тот период, которые указаны в решении о проведении проверки. Налоговая может вынести новое решение о проведении проверки в расширенном масштабе, но это будет уже другая проверка.
При обыске полицейский имеет право вскрывать любые помещения (а также сейфы, закрытые на ключ шкафы, ящики стола, личные вещи сотрудников), если владелец отказывается открыть их добровольно.
При обследовании помещений полиция имеет право осматривать только те вещи, которые лежат на столах, тумбочках, полках шкафов. Открывать кабинеты, сейфы или ящики стола они не имеют права. Также недопустим досмотр личных сумок, портфелей и других вещей. Однако часто в компаниях об этом не знают и не препятствуют подобным действиям. Если Вас просят открыть сейф — не соглашайтесь, пусть даже полиция угрожает его изъятием. Если сейфы будут изыматься, то Вы зафиксируете эти действия и затем обжалуете их как незаконные.
4. Хранение документов и информации
Храните архив вне офиса. Если отчетный и налоговый периоды закончились, зачем Вам хранить первичные и другие документы бухгалтерского и налогового учета в офисе? Они не только занимают место, но и привлекают внимание проверяющих.Проверяющим Вы можете сообщить, что требуемые бумаги находятся в архиве и через несколько дней Вы готовы предоставить их для проверки. Информацию о сделках и базы данных не обязательно хранить в памяти компьютеров. Для этого есть удаленные серверы.
При передаче (изъятии) вещей, оригиналов или копий документов необходимо составить их максимально подробную опись. К сожалению, иногда встречаются описи, где в перечне изъятого – «коробки с документами (5 штук)». Очевидно, что в этой ситуации есть риск как потери значимых документов, так и появления новых, о существовании которых Вы и не подозревали. Проверьте, чтобы бумаги были упакованы в коробки, обернуты скотчем и опечатаны с подписями присутствующих. Если изымается компьютер, системный блок должен быть опломбирован.
5. Присутствие юриста при проверке.
При проведении проверки имеет смысл пригласить квалифицированного юриста, который будет фиксировать как можно больше замечаний по поводу действий проверяющих. В дальнейшем будет повод для обжалования их действий и оспаривания их решений по формальным признакам. Внимательно читайте подписываемые документы (с юристом). Если Вы считаете, что в документе что-то отражено неверно или не отражено совсем, следует вписать все свои замечания.
6. Как отвечать на вопросы проверяющих.
Самое главное – помнить, что гражданин в соответствии со статьей 51 Конституции РФ имеет право не свидетельствовать против себя самого, супруга (супруги) и близких родственников и отказаться по этой причине от дачи объяснений. Если Вы отказались от объяснений Вас не могут привлечь к административной или уголовной ответственности.
Неоднозначную формулировку, которая Вам кажется безобидной, проверяющие будут трактовать так, как это выгодно им. Поэтому любые объяснения давайте вдумчиво и взвешенно. Часто работников опрашивают по-отдельности в разных кабинетах. При этом не стоит поддаваться на такую уловку: в ходе опроса, например, финансового директора проверяющий заявляет, что «генеральный все сказал» и скрывать сведения нет никакого смысла. И наоборот.
7. По результатам проверки.
По результатам проверки обязательно составляется документ (протокол, акт, заключение). Потребуйте, чтобы он был подписан всеми присутствующими и Вам был предоставлен второй экземпляр (оригинал) с Вашими замечаниями. В дальнейшем он станет основанием для обжалования решений проверяющих органов, с которыми Вы не согласны.
Судебная практика показывает, что часто проверяющие органы трактуют закон в свою пользу.
Поэтому готовиться к проверке лучше заранее, не дожидаясь, пока «грянет гром». Инициировать судебное дело можно, но следует помнить, что создание положительных прецедентов, особенно на уровне высших судебных органов, – весьма сложное дело. Компании, строящие серьезный бизнес, должны понимать необходимость привлечения к участию в такой работе квалифицированных юристов.