Руководство проектами фото

sentavio

pressfoto

vectorjuice

vectorjuice

sodawhiskey

katemangostar

freepik

tirachardz

storyset

freepik

pikisuperstar

freepik

inspiring

freepik

storyset

katemangostar

vectorjuice

rawpixel.com

jcomp

vectorjuice

rawpixel.com

katemangostar

Kamiphoto

pch.vector

freepik

inspiring

redgreystock

vectorjuice

DCStudio

vectorjuice

katemangostar

mindandi

vectorspace

mojo_go

storyset

pressfoto

katemangostar

winwin.artlab

DCStudio

storyset

user18281665

sergnewa

rastudio

freepik

freepik

freepik

andrey40

rawpixel.com

tirachardz

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Листая дальше, вы перейдете на страницу курса

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Об авторе: Сергей Гордеев, руководитель направления проектных менеджеров ИТ-компании SimbirSoft.

Классическое управление по PMI

Классическое управление ИТ-проектом по PMI (Project Management Institute) ставит перед командой две задачи:

• удовлетворить потребности заказчика,
• реализовать проект в срок в рамках установленного бюджета и с требуемым содержанием.

Процесс выглядит так. Менеджер проекта (project manager, ПМ, руководитель проекта) еще до старта работ договаривается с заказчиком об основных целях и ограничениях, фиксирует их в уставе и следит за тем, чтобы планы не выходили за ограничения. Он же управляет рисками и устраняет все препятствия, чтобы выполнить все задачи в срок.

После формирования устава ПМ вместе с командой собирает требования от основных заинтересованных лиц, анализирует, оценивает реализацию задач и затем распределяет их на этапы, формирует гибкие планы и уточняет их на протяжении всего проекта.

Преимущества

• Фиксация требований на старте и стабильность содержания проекта.
• Предсказуемость процесса разработки. Качественная проработка требований и видения продукта на ранних стадиях проекта позволяет сэкономить время и силы на исправлении недочетов и решении проблем в дальнейшем.

Подводные камни/риски

• Негибкое взаимодействие при возникновении новых условий и потребностей. К примеру, если нужно изменить цель, проект необходимо перезапустить и сформировать новый устав, определить требования и ограничения.

Классическое управление по PMI можно использовать, когда:

• заинтересованные лица имеют четкое видение результата — конечный продукт;
• составлено подробное техническое задание на разработку;
• есть жесткие ограничения по сроку и бюджету проекта;
• реализация проекта предполагается по формату договора fixed price.

Это могут быть проекты:

• доработки существующей системы по готовому техническому заданию;
• проекты с четко установленными требованиями.

Наш опыт и анализ практики других компаний показывает, что сегодня, как правило, используется классическое управление с элементами Agile-практик, например, работой по спринтам, демонстрацией готового функционала, командным планированием и ретроспективами.

Гибкие методологии Agile: Scrum и Kanban

Главные цели Agile-подходов

• Ценность. Любая работа в Agile должна нести ценность для конечного пользователя.
• Скорость проверки ценности. Основной смысл гибкости — возможность проверки ценности за минимальные сроки.

Преимущества

• Быстрый жизненный цикл разработки.
• Гибкость в принятии решений для улучшения итогового продукта.
• Регулярное получение обратной связи от заинтересованных сторон открывает возможность вносить корректировки в реализацию проекта или в функциональность разрабатываемого продукта.

Подводные камни/риски

• Отсутствие четкого плана затрудняет управление ресурсами и планирование.
• Все заинтересованные стороны должны работать в тесном сотрудничестве, чтобы каждый знал об изменениях, задачах и их актуальности.
• Предъявляются более высокие требования к команде.

Гибкие методологии работают, когда:

• детали проекта, требования и реализация фич всех запланированных модулей/подсистем еще не до конца определены на старте. Нет четкого понимания конечного результата, но есть общее представление о продукте;
• проект нужно быстро корректировать и подстраивать под изменяющиеся требования.

Наиболее популярные методы работы/подходы к управлению в философии Agile: Scrum и Kanban.

Scrum

Основа работы по scrum — спринты длительностью от одной недели до месяца, в рамках которых команда обязуется взять приоритизированный набор задач из бэклога и создать инкремент (работоспособную часть ИТ-продукта, которая будет нести определенную ценность). По завершению спринта команда презентует результаты основным стейкхолдерам и владельцу продукта, после чего они все вместе принимают решение о дальнейших шагах.

Сам процесс изображен на рисунке.

Преимущества

• Удовлетворенность конечного пользователя — главное, а значит есть высокие шансы создать востребованный у целевой аудитории ИТ-продукт.
• Если у кого-то из членов команды возникнет проблема и он об этом сообщит на еженедельной планерке или ретроспективе, команда приложит все усилия, чтобы помочь ему и реализовать спринт в срок.
• Scrum предоставляет возможность быстрого тестирования гипотез.

Подводные камни

• Этот подход не признает ограничений: формируется видение продукта, и все участники идут к его реализации.
• Каждый участник должен быть «командным игроком», активно брать на себя ответственность и уметь самоорганизовываться. За понимание ценностей этого подхода ответственен scrum-мастер. Он может взрастить самоорганизованную команду, но на это потребуется определенное время.
• Scrum не предоставляет возможности на старте проекта определить стоимость, сроки и содержание. На старте можно сказать, сколько будет стоить первый спринт и что в рамках него будет сделано. Но в процессе реализации собираются определенные метрики, позволяющие ретроспективно измерить производительность, мощность и количество работы, которую команда может реализовать за спринт. Исходя из этого, можно оценить скорость работы на 3–4 спринта вперед и спрогнозировать сроки.

Scrum можно использовать для:

• управления крупными проектами и опытной командой, которая умеет расставлять приоритеты и имеет четкое представление о требованиях проекта;
• проектов по разработке сложных программных продуктов в условиях частого изменения требований;
• проектов по созданию ИТ-продукта, нацеленного на пользователя.

Kanban

Канбан помогает визуализировать процесс и объединять команду для поиска возможностей для оптимизации. За счет того, что он позволяет прозрачно настроить процесс разработки, он дает возможность увидеть заторы и сразу их скорректировать. Этот метод ориентирован не на пользователя, а на процесс.

Преимущества

• Его можно адаптировать под конкретные процессы. Между to-do и done могут быть разные колонки, команда может их определять самостоятельно и строить процесс так, как ей удобно.
• Быстрая поставка ценности. В Scrum команда «заливает» фичи на production только в конце спринта, в Kanban — после приемки тестировщиком, как правило, раз в несколько дней. Это позволяет быстрее узнать, «зашла» фича пользователям или нет. Если нет, можно найти ошибку и понять, как ее решить.
• Этот метод ограничивает количество задач, над которыми команда может работать в один момент времени. Здесь виден прогресс и минимизируются застои. Все это позволяет сокращать время работы над задачей и повышать качество результата.

Подводные камни

• Если не соблюдать основные принципы и игнорировать ограничения, есть риск скатиться в хаос, тогда предстоит выполнить много ненужных усилий.
• Метод рассчитан на достижение краткосрочных целей. Работа выстраивается на решении актуальных задач. Их приоритет может корректироваться под воздействием обстоятельств.

Kanban можно использовать для:

• узкопрофильных команд;
• реализации конкретных задач по проектам, которые требуют улучшений;
• доработки уже выпущенного в пользование продукта.

Какой метод выбрать для управления проектом

При выборе метода управления можно ориентироваться на то, насколько определены требования к ИТ-продукту и насколько команда понимает, как реализовать проект — какой технологический стек выбрать и т.п.

Приведенная ниже схема поможет лучше ориентироваться при выборе подхода. Вертикальная ось показывает, понятно ли, что нужно сделать, горизонтальная — знаем ли, как этого достичь. Рассмотрим этот процесс на примере нескольких ситуаций.

Как выбрать метод

• Ситуация № 1. Низкая неопределенность требований и низкая техническая неопределенность.

Есть подробное техническое задание, требования к проекту определены и зафиксированы, а их изменение маловероятно. С точки зрения разработки команда четко понимает, как реализовать проект, на какие этапы разбить работу и какой стек технологий использовать.

В этом случае для управления выбираем классический подход. Он позволяет разбить проект на этапы, запланировать их сроки реализации и определить результат каждого из них.

Пример проекта: разработка ИТ-системы на основе коробочного решения с минимальными изменениями доступного из коробки функционала.

• Ситуация № 2. Средняя неопределенность требований и средняя техническая неопределенность

На старте есть четкие и относительно стабильные требования, понятные технические задачи, то есть команда может планировать проект и управлять им. Но по мере нарастания неопределенности в проекте возрастает вероятность внесения изменений и доработок.

В таких случаях для управления проектом подойдут гибкие Agile-подходы. Работа итерациями и создание определенного рабочего инкремента позволяет на ранних стадиях обкатать продукт и своевременно внести корректировки. Опыт многих команд показывает: такой подход позволяет сократить объемы потерь и доработок, поскольку команда получает регулярную обратную связь.

Пример проекта: разработка корпоративного сайта.

• Ситуация № 3. Высокая неопределенность требований и высокая техническая неопределенность

В таких условиях проект может стать «хаотическим». Чтобы быть уверенным в возможности его реализации, команде необходимо уменьшить неопределенность. Например, использовать практику предпроектного исследования и реализовать прототип системы. Это помогает понять, достаточно ли команде технической экспертизы и инструментов для решения подобных задач.

Другой вариант — стартовать по концепции Lean Startup. Она позволяет с минимальными вложениями протестировать гипотезу: создать прототип, собрать обратную связь от пользователей, определить, интересен ли продукт целевой аудитории, и наметить план его развития.

Пример проекта: создание приложения для мобильного устройства с блоком считывателя радиосигналов. Главная фича — распознавание размеров и других параметров объекта по фотографии, сделанной устройством. В ходе предпроектного исследования удалось проверить гипотезу о возможности внедрения алгоритма machine learning в приложение и протестировать функционал считывания радиосигналов в полевых условиях. Команда убедилась, что задача имеет понятное техническое решение, тем самым снизила уровень технической неопределенности.

Как показывает наша практика, при выборе метода управления проектом стоит обратить внимание на:

• тип оплаты по договору: по гибким методам, особенно по Scrum, можно работать по Time&Material, то есть проводить оплату проекта по факту отработанных часов;
• роли и состав команды;
• жесткие дедлайны;
• пожелания клиента.

Если нужно создать ИТ-продукт, который в первую очередь нацелен на узкий круг пользователей, фундаментальное содержание и цели проекта зафиксированы и неизменяемы, а также есть четкие ограничения по сроку и бюджету, лучше выбирать классический подход. В остальных случаях подойдут гибкие методы.

Конкуренция на современном рынке постоянно растет. Для того чтобы компания могла смело заявлять о себе, а также выходить в равную борьбу со своими соперниками, необходимо своевременно подстраиваться под растущие требования, запросы потребителей. Одним из инструментов достижения этой цели является правильно спланированная и реализованная проектная деятельность.

Реализация любого проекта требует внимательного отношения к его выполнению. И если при самостоятельном выполнении задачи вы не ограничены никакими сроками, рамками, то работа в команде — это совершенно иное.

Если в проекте задействовано несколько человек, работа строится по принципу пирамиды. В данном случае вам придется передавать свои результаты коллегам, отвечая за их качество, а также соблюдая временные рамки. Необходимо будет соблюдать все этапы в строгом порядке, а также контролировать работу тех, кто передал проект в ваши руки. Существующие правила и ограничения необходимо отслеживать и выполнять. Именно поэтому проекты данного типа требуют строгого контроля и координации.

Как правило, за данную работу в компаниях, фирмах отвечают менеджеры или руководители проектов. На них возлагается огромная ответственность, так как при выявлении недочетов в уже готовом проекте, отвечать за ошибки будут они. Именно поэтому важно контролировать качество и уровень готовности проекта на каждом этапе.

На сегодняшний день существует множество вариантов и техник планирования, которые помогают сделать работу группы более слаженной и продуктивной. Мы же расскажем вам об одной из самых простых.

Что такое проект

Прежде чем переходить к вопросу реализации и планировании работ, необходимо понять, что же такое проект. Невозможно качественно выполнять работу, не понимая основы и ее сути.

Проект — совокупность действий, направленных на создание продукта или услуги, обладающих обновленными свойствами, либо изменение текущей услуги. Как правило, все проекты имеют сроки выполнения, список обязательных задач, итоговую цель. Размер проекта также нестабилен. Он может быть разовым, цикличным, требующим минимальных усилий или же, наоборот, огромным. Все эти факторы сугубо индивидуальны и зависят от поставленных задач. Также в ходе реализации проекта они могут меняться из-за непредвиденных обстоятельств, изменений в плане, неучтенных рисков.

Каждый проект имеет ключевые показатели:

Помимо основных показателей, привязных к понятию проекта, не стоит забывать и про проектный подход. Например, у вас есть организация, которая отлично выполняет свою работу. У нее есть свои цели, задачи. В поисках новых решений она желает разнообразить ассортимент. Новый продукт несет в себе риски, поэтому не стоит бросать на его производство все силы, ресурсы. Существуют риски, и их необходимо учитывать, чтобы мероприятие не принесло убытков.

Оценив все возможности, предприятие выделяет определенное количество ресурсов. Формируется цель, согласно плану поставляются материалы, выбираются ответственные люди в команду.

Команда для проекта может включать в себя специалистов различного направления, а также состоять из специально нанятых людей. Не существует никаких ограничений. Главная задача — успешно, эффективно и в срок реализовать проект.

После окончания проекта команда, которая работала над ним, может быть расформирована или перенаправлена на другой проект. Часть людей могут вернуться к выполнению своих обычных обязанностей, другая — перейти в новую команду.

Важно при формировании команды для работы учитывать имеющиеся ресурсы и объемы задач. Не нужно набирать в команду специалистов, чья работа не будет нужна или может быть выполнена уже включенным в состав проекта специалистом. Важно беречь не только ресурсы, но и усилия людей.

Любые проектные команды носят непостоянный характер. В связи с этим они имеют свои особенности в планировании, вопросах контроля, управления, цикле задач, которые важно учитывать.

Любую команду возглавляет руководитель проекта. Он отвечает за:

Обязанности руководителя проекта могут быть не прописаны и не зафиксированы документально. Однако это вовсе не означает, что они не подлежат выполнению. Для эффективной и слаженной работы важно тщательно проверять каждый пункт и следовать правилам.

Руководитель также может распределить часть работ между членами группы для ускорения темпа работы. Контроль выполняется исключительно руководителем. Недопустимо, чтобы контроль проводил работник с меньшим уровнем ответственности, не назначенный на данную должность. В случае выявления недостатков, дефектов отвечать будет руководитель проекта, даже если проверку производил не он (что недопустимо).

При формировании команды также нужно помнить о полномочиях. Если во время работы или на стадии контроля руководитель окажется абсолютно беспомощным, проект вряд ли будет успешным. Каждый член команды должен иметь доступ к тем ресурсам, за которые он отвечает. В противном случае работа будет неэффективной.

Стадии проектов

Любой проект имеет свои временные ограничения (сроки сдачи проектов устанавливаются заранее). Весь период включает в себя этапы работы:

Как правило, завершающая стадия предполагает отчет перед заказчиком, сдачу проекта или переход на следующий уровень выполнения. Каждый этап крайне важен для качественного выполнения проекта. Менять их местами, пропускать недопустимо. В противном случае проект может получиться недостоверным, результаты не будут достигнуты, вы понесете большие материальные потери.

Планирование проекта

Один из важнейших этапов. Именно с него начинается любой проект. От качества его выполнения зависят все последующие работы, их точность, скорость выполнения.

Планирование должно быть максимально детальным и подробным, затрагивать теоретические и практические обоснования. При планировании важно учитывать уже имеющиеся ресурсы. План не должен расходиться с теми усилиями, что могут предложить сотрудники. Также планирование не должно занимать слишком много времени. В противном случае вы сильно сократите время, отведенное на реализацию проекта.

План должен включать:

Для эффективного планирования можно использовать современные программы. Например, BPM, CRM системы, таск-менеджеры, майнд-карты. Каждая программа обладает своим базовым набором функций. Выбор софта зависит от умения визуализировать, личных предпочтений того, кто будет заниматься данным вопросом.

Для более сложных проектов рекомендуется выбирать программы, позволяющие совершать более точное, детальное планирование. Например, Projecto. Здесь вы сможете полностью спланировать проект, обеспечить обратную связь с сотрудниками, контролировать выполнение каждой задачи, вести личные календари, включать оповещения о сроках и многое другое. А самое приятное то, что программа не требует установки и внедрения, ей очень легко пользоваться. Это идеальный вариант для проекта любого масштаба и сложности.

Начальная стадия реализации проекта

Для правильной организации задачи, контроля, выполнения необходимо наладить коммуникации, выставить цикличность отчетности, подобрать оптимальную методологию.

Использоваться методология может как корпоративный стандарт или же в масштабах страны (работы государственных структур).

Каждый проект индивидуален и требует к себе такого же подхода. Работа должна быть гибкой, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств было можно быстро к ним адаптироваться с минимальными убытками. Многие используют Agile-подход. Это Scrum и Kanban. Однако это не означает, что и вы должны его применять. Сегодня можно создать собственную систему за счет комбинирования различных методик, которые отличаются простой реализацией, максимально понятным управлением, правильной документацией, небольшими циклами итераций для контроля.

Выбирать методологию необходимо исходя из поставленных целей и задач. Также обратите внимание на особенности взаимодействия с заказчиком.

Реализация (выполнение основных работ)

После того, как вы все спланируете и выберете методологию, можно приступать к выполнению проекта. Реализация, или основной этап, может включать в себя:

Реализация является одним из важнейших пунктов. Если вы не допустите ошибок на этапе планирования, выбора методологии, то и основная часть пройдет легко, просто. Также для реализации вопросов управления можно использовать BPM-системы.

Завершение проекта

После того, как задачи будут закрыты, а цели достигнуты, можно завершать проект. Однако все не так просто. После завершения проекта необходимо озаботиться методами его внедрения и сопровождения. Данный пункт также важно учесть при составлении плана работы.

Конечно, клиент может отказаться от данного предложения. В таком случае вы просто передадите работу заказчику и на этом завершите проект. Однако в любом случае результат вашей работы необходимо зафиксировать, проанализировать для улучшения качества последующих проектов.

После завершения проекта руководитель обязан проследить за тем, чтобы все члены команды вернулись к выполнению своих основных обязанностей. Также необходимо вернуть неизрасходованные бюджетные средства, материалы, отчитаться за финансовую часть работы.

Источник: официальный канал Projecto на Дзен