Руководство проектами prince2

Время на прочтение
11 мин

Количество просмотров 16K

В эпоху продуктовой разработки с постоянным использованием гибких методологий и «насаживанием» их везде (порой даже не к месту) хочется напомнить об одной из классических методологий проектного управления. Вопрос классических методологий всё еще актуален для договорных отношений Заказчик – Исполнитель и проектов с каскадной формой управления. 

Упомянутый в заголовке статьи стандарт PRINCE2 также актуален и для проектов с гибкими методологиями, так как Agile-методы очень четко и структурировано рассказывают, как правильно разрабатывать продукт (и управлять именно процессом разработки продукта), но как именно управлять проектной деятельностью (а это, как известно, не только один процесс производства продукта) гибкие методологии покрывают не всегда и не полностью. 

В силу своей разрекламированности PMBOK всегда был более востребованный и популярный, вместе с этим очень перегруженный по группам процессов (например, для IT-проектов). Многим руководителям проектов использование проектной методологии PRINCE2 в сравнении с PMBOK (в силу лаконичности и структурированности первого) позволяет более изящно управлять проектами разного масштаба и структур. 

Историческая справка

PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) – структурированный метод управления проектами, разработанный в 1989 году Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) в Великобритании. Как указывают сами авторы методологии, PRINCE2 создан на основе опыта, полученного из тысяч проектов, в центре внимания методологии – управленческие стороны проекта.

В 2013 году права на PRINCE2 переданы AXELOS Ltd (совместное предприятие правительства Великобритании и компании Capita).

Исторически методология создавалась для руководства проектами в сфере IT, но в настоящее время является «de facto» стандартом для руководства проектами в Великобритании.

Краткие вводные

PRINCE2:

• не гарантирует соблюдение сроков или бюджета, сокращение издержек или увеличение прибыли;

• гарантирует прозрачный учет и управление рисками проекта;

• формализует возможности оперативного получения данных с необходимой детализацией;

• способствует повышению производительности работ в рамках унифицированных форматов управленческих документов.

Создатели методологии также утверждают, что использование PRINCE2 помогает обеспечить правильной информацией в правильное время правильных людей для принятия правильных решений.

Как и любая методология, PRINCE2 обладает своими плюсами и минусами:

Формула PRINCE2

Авторы методологии приводят следующую схему проектного управления: фундаментом являются 7 принципов, в центре находятся 7 процессов, объединяющие 7 тем, вокруг – окружающая среда проекта. При этом стандарт четко указывает, что выбранные авторами 7 принципов универсальны и не требуют обоснования, при этом управление проектом по PRINCE2 возможно только при реализации всех 7 принципов (здесь есть некоторая аналогия со SCRUM: «Только следуя всем правилам SCRUM, можно прийти к успеху проекта»).

7 принципов:

1. CONTINUED BUSINESS JUSTIFICATION (Постоянная оценка целесообразности). Спонсор проекта (в русских договорных отношениях это чаще всего Заказчик, даже если он внутренний) должен быть постоянно уверен в необходимости реализации проекта, если такая необходимость отпала, то проект следует прекратить. Ожидаемые выгоды должны быть больше затрат и рисков.

2. LEARN FROM EXPERIENCE (Учет предыдущего опыта). Принцип призывает руководителей проектов постоянно анализировать и использовать извлеченные уроки других проектов, а также фиксировать собственный опыт в ходе своего проекта.

3. DEFINED ROLES AND RESPONSIBILITIES (Определенные роли и обязанности). В каждом проекте должна быть сформирована матрица ответственности в рамках проекта и его организационной структуре. Авторы PRINCE2 выделяют три заинтересованные стороны проекта: бизнес (определяет цели проекта и инвестирует его), пользователи (используют продукт проекта) и поставщики (предоставляют ресурсы).

4. MANAGE BY STAGES (Управления по стадиям). Проект должен планироваться, отслеживаться и контролироваться по стадиям, в конце каждой стадии должен обновляться план следующей стадии с учетом результатов завершающейся текущей стадии. Между каждой стадией должны присутствовать точки принятия основных решений.

5. MANAGE BY EXCEPTION (Управление по исключениям). Руководство проектами следует осуществлять путем определения обязанностей и ответственности на каждом уровне проекта при помощи строгого делегирования полномочий. Такой способ управления позволяет экономить как время высшего руководства, спонсоров проекта, так и самого менеджера проекта. Допустимые отклонения должны быть определены для каждого уровня плана проекта.

6. FOCUS ON PRODUCT (Фокус на продукте). Акцент в проекте должен быть на конечном продукте и его качестве. Процедура управления изменениями снижает увеличение скоупа проекта. Акцент на качестве и утвержденном описании продукта снижает неудовлетворенность пользователей (потребителей) конченного продукта проекта.

7. TAILOR TO SUIT THE PROJECT ENVIRONMENT (Адаптация к внешним условиям). Проектная команда должна осознавать, каким образом происходит адаптация принципов PRINCE2 к внешним условиям проекта (корпоративные стандарты, корпоративная культура), подходит ли используемый метод для окружения проекта.

7 тем = аспекты проекта, которые требуют постоянного внимания:

1. Экономическое обоснование (Business Case) позволяет сформировать механизмы для определения востребованности, выполнимости и жизнеспособности проекта, а также остается ли проект таковым на протяжении всего его выполнения. На основании экономического обоснования с учетом выгоды, затрат и рисков должно приниматься решение о дальнейшем продолжении проекта и его инвестициях.

2. Организация (Organization). Как и в любой методологии проектного управления заинтересованными лицами проекта являются лицо или группа лиц, которая может влиять на проект или на которую может влиять проект (включая процессы и риски проекта). В проекте должна быть определена и сформирована четкая структура ответственности и обязанностей проекта. Подробное описание каждой роли можно прочитать в стандарте.

   

3. Управление качеством (Quality) – определение и внедрение средств в рамках проекта для подтверждения, что продукты проекта соответствуют утвержденному описанию и подходят для тех целей, для которых они предназначены. Любой продукт проекта должен обладать определенным комплексом свойств и неотъемлемых или установленных характеристик, которые дают понимание, что продукт отвечает ожиданиям или удовлетворяет установленным потребностям, требованиям или спецификации.

4. Планы работ (Plans) – широко описывает понятия и уровни планов в проекте (план стадии инициации проекта, план самого проекта, планы стадий создания продуктов, планы исключений, планы команды).

5. Анализ и управление рисками проекта (Risk). Здесь по классике: управление рисками должно осуществляться не только при инициации проекта или в момент наступления риска, а на протяжении всего срока реализации проекта. Тема анализа и управления риска предоставляет подход к выявлению, оценке и контролю рисков во время проекта и, как результат, повышению успеха проекта.

6. Управление изменениями содержания (Change) = определение, оценка и последующее управление любыми потенциальными и одобренными изменениями конечных продуктов проекта. При управлении изменениями всегда должен использоваться предыдущий опыт, запросы на изменения и отклонения от спецификации должны оцениваться с точки зрения влияния на экономическое обоснование проекта.

7. Принятие решений (Progress) – предназначена для формирования и утверждения механизмов мониторинга фактических результатов и достижений проекта и их сравнение с запланированными, прогнозирование целей проекта и его отклонения.

7 процессов, каждый из которых представляет набор операций для управления и реализации проекта:

1. Начало проекта (Starting up a Project). Цель процесса – выполнить минимальные необходимые действия для принятия решения, стоить ли приступать к стадии инициирования проекта. Данный процесс подразумевает подготовку наброска экономического обоснования проекта для принятия решения о финансировании и необходимости проекта.

2. Руководство проектом (Directing a Project) – принятие ключевых решений управляющим советом (Directing), делегируя оперативное управление менеджеру проекта. Данный процесс не равен фактическому управлению проектом менеджером проекта.

3. Инициация проекта (Initiating a Project) предполагает подготовку стратегий управления риском, качеством, коммуникациями и конфигурацией проекта, создание плана проекта и установку средств контроля проекта. Данный процесс выполняется уже менеджером проекта.

4. Контроль стадии (Controlling a Stage) – делегирование и отслеживание выполнения работы в рамках каждой стадии проекта, формирование отчетов о прогрессе, принятие решений по инцидентам и обеспечение корректирующих действий в проекте.

5. Управление границами стадии (Managing a Stage Boundary) – предоставление необходимой информации менеджером проекта для оценки управляющим советом проекта успехов текущей стадии и утверждения плана следующей стадии с учетом экономической обоснованности.

6. Управление созданием продукта (Managing Product Delivery) – управление связью между менеджером проекта и менеджером команды посредством установления формальных требований к приемке, выполнению и поставке результатов проектной работы по созданию продукта проекта.

7. Закрытие проекта (Closing a Project) – обеспечение конкретного момента для подтверждения приемки продукта и признания достижения целевых показателей проекта, либо отсутствия экономического обоснования продолжения проекта в случае его досрочного прекращения. 

Возможная адаптация PRINCE2

PRINCE2 в рамках своего седьмого принципа говорит о том, что все составляющие стандарта (кроме принципов) могут быть адаптированы под конкретный проект (в зависимости от сложности и масштаба) и его окружающую среду (внешние методологии, местное законодательство, стандарты по охране труда, корпоративную культуру). Использование методологии в любом виде (полном или адаптированном) должно добавлять ценность проекта. При этом следует понимать, что не существует единственного правильного варианта адаптации.

Короткие правила для адаптации, которые регламентируют авторы в рамках всего стандарта:

1. Принципы стандарта должны выполняться всегда.

2. Темы и процессы можно адаптировать при соблюдении всех принципов.

3. Назначение каждой темы (аспекта проекта) должны сохраняться при адаптации с учетом выполнения минимальных требований.

4. Используемые техники должны отвечать потребностям и масштабу проекта.

5. Адаптация не должна повышать риск провала проекта.

6. Проектный метод должен соответствовать проектной среде с учетом существующей управленческой структуры.

Хочется отметить отдельно, что PRINCE2 также допускает комбинации и сочетания практик Agile в управлении проектом вместе со своими подходами. Как и Agile-методы, PRINCE2 в своих последних изданиях фокусируются на вовлечении стейкхолдеров и плотной работе с Заказчиками, разделении на четкие роли в рамках темы «Организация». В 2015 году AXELOS выпустил руководство «PRINCE2 Agile: лучшие практики и квалификации», описывающее случаи, в которых необходимо применять те или иные техники Agile совместно с PRINCE2, а когда от них стоит отказаться.

Стадии проекта в PRINCE2 Agile по-прежнему должны устанавливаться на основе потребностей управления проектом, а не превращаться в итерации. Каждый этап содержит один или несколько «выпусков», и каждый «выпуск» содержит одну или несколько «итераций». В PRINCE2 Agile итерации обычно называют «временными рамками». PRINCE2 Agile определяет Agile как набор моделей поведения и практик, а не использование адаптивного жизненного цикла.

Собственный опыт

В своих проектах в «классическом» виде я никогда не применяла PRINCE2 по нескольким причинам: в нашей компании принята своя методология, основанная на комбинации «куски PMBOK + собственные правила», у Заказчиков либо отсутствовала методология управления проектами, либо использовались вырожденные случаи PMBOK/IPMA. При этом внутри нашей компании не запрещено вести проекты по лучшим практикам или методологиям, если это не нарушает правила компании с точки зрения процессов и соглашений с Заказчиком.

Пожалуй, самая главная причина — избыточность в классическом виде некоторых процессов методологии конкретно для моих проектов и взаимоотношений с Заказчиками. Сам стандарт говорит о том, что PRINCE2 допускает использование минимального количества документов (минимальный перечень и требования указаны в стандарте). Вместе с этим, при возникновении каких-то нестандартных ситуации или отклонений в проекте я каждый раз стараюсь проанализировать ситуации по шаблону «а что говорит PRINCE2 на этот счет».

В силу NDA с Заказчиками и компанией могу привести только сопоставление управленческих продуктов PRINCE2, которые были адаптированы в рамках моих проектов (шаблоны PRINCE2):

Бонус: Сертификация

В настоящее время очень развиты разнообразные программы сертификации в сфере IT, в том числе и по проектному управлению. AXELOS также проводит сертификации по двум своим стандартам: PRINCE2 и PRINCE2 Agile. По данным за 2019 год, сертификация PRINCE2 имеет самое большое распространение в мире в области проектного управления (1,4 млн сертифицированных профессионалов), на 2 месте PMP (700 тыс.), на 3 — IPMA (250 тыс.).

В России в настоящее время доступны все 4 экзамена, краткое описание привожу ниже. 

Сейчас среди многих моих знакомых бытует мнение, что сдавать срочные сертификаты в России по большей части бессмысленно, и редко такие сертификаты приносят долгосрочные бенефиты. Впрочем, в любом случае такие сертификаты помогают понять реальный уровень своих знаний стандартов, поднимают самооценку, и, наверное, статус среди других руководителей проектов (этот список можно продолжать словами про красивые строчки в резюме…).

В любом случае, если погружаться в стандарт основательно, то профессиональные сертификаты получать надо. В свое время, я получила обе степени PRINCE2, и смело могу заверить, что после внимательного изучения стандарта и доступных онлайн-тестов можно легко сдать сертификацию, тем более сейчас существует множество авторизованных провайдеров, проводящих обучение и подготовку к сертификации.

Prince2 — это главный стандарт проектного менеджмента в Великобритании. Его также с успехом применяли в США, Канаде, Австралии, странах Европы.

Сильными сторонами этой методологии является гибкость, усиленный контроль над проектом, четкое распределение обязанностей между членами команды.

Методология Prince2 была создана в государственном секторе, но получила ювелирную огранку благодаря представителям бизнеса. 150 частных компаний, а также опытные проектные менеджеры оставляли свои отзывы, которые воплощались в важные улучшения.

Трехуровневое управление

Каждый проект вызывает три разных ожидания. Заказчик видит в голове готовый результат и как он принесет ему выгоду. Исполнитель думает о вызовах, которые его ждут. Где-то находится незримый пока потребитель, мнение которого надо предугадать — как он воспримет изменения или новый продукт.

Эти три точки зрения становятся цельным треугольником благодаря управляющему органу в Prince2 — Проектному комитету. В него входят Заказчик, Старший пользователь и Старший исполнитель.

Им подчинен Проектный менеджер. Проектный комитет наделен ответственностью, он проверяет на каждом этапе, насколько соблюдаются интересы бизнеса, потребителей и исполнителей. Власть и ресурсы передают Проектному менеджеру.

Его работа начинается после утверждения Внутреннего документа проекта.

ПК — Проектный комитет, ПМ — Проектный менеджер, КМ — корпоративный менеджмент

Принесет ли это выгоду? — спрашивает Заказчик.

Как это используют потребители? — задается вопросом Старший пользователь, представляющий их интересы.

Осуществимо ли это? — озадачен Старший исполнитель.

Получил ли я нужные ресурсы и информацию? Довольны ли моей работой на данном этапе? — кружатся роем вопросы в голове Проектного менеджера.

Устройство методологии Prince2

Чтобы создать в голове быструю схему — Prince2 что это и как работает, очень удобно выделить три «семерки»: 7 компонентов, 7 процессов и 7 принципов. Все они должны вписываться в 6 ограничений: время, деньги, риски, выгоды, качество и содержание проекта.

Структура Prince2

Вот пример, как Prince2 методология обосновывает эти ограничения. Мы хотим увеличить производство нашей продукции и улучшить тем самым свою прибыль от продаж — получить выгоду. Мы строим новый завод и готовимся к рискам. Уложиться нужно в определенное время, так как уже запланирован выход на рынок, либо в другое время года строительство затянется. И тогда потребуется больше денег, особенно, если мы неправильно рассчитали расходы — но бюджет-то ограничен. Нам нужны определенные материалы, продукты, и исполнители с конкретными навыками — это содержание проекта. Эти ресурсы и услуги должны быть нужного нам качества, иначе продукция выйдет дороже или хуже, чем у конкурентов.

Компоненты методологии

1. Обоснование проекта. Детально обдумайте, стоит ли его запускать, получится ли сделать и какими методами. Если первый «зеленый свет» загорелся, то дальше анализируйте стоимость проекта, время его выполнения и поджидающие рисках.
2. Организация. ПК контролирует работу ПМ и сам отчитывается КМ.
3. Планы. Составляйте на разных стадиях проекта. Одно из свойств Prince2 — планирование на основе Характеристик продукта: почему его создают, какие материалы или навыки нужны. Это позволяет сразу сосредоточиться на нужном результате, а не вносить потом поспешные изменения.
4. Контроль. Убедитесь на данном этапе, что проект соответствует заданным критериям, на него не уходит больше времени и денег, чем планировалось, и шансы довести дело до победного конца — также высокие.
5. Управление рисками. Проведите заранее риск-анализ, или неприятные неожиданности вас как следует встряхнут.
6. Качество. Потребитель должен получить именно тот продукт, который описывался в Характеристиках.
7. Изменения. Они, как и риски, неизбежны: подготовить полностью предсказуемый проект едва ли возможно. На каком-то этапе оказывается, что производство требует больше ресурсов, исследования затянулись, ваша команда не работает слаженно. Надо ли менять план, или это временные заминки — решение должно приниматься в пользу проекта.

Принципы

• На каждом этапе проверяйте, остается ли проект целесообразным.
• Учитесь на ошибках. Записывайте их в отдельный список, чтобы не допустить на следующей стадии и в следующем проекте.
• Четко указывайте роли и обязанности.
• Управляйте поэтапно. Даже очень сложные проекты можно довести до конца, если следовать схеме процессов.
• Управляйте по необходимости. Нет нужды в постоянных встречах с командой или стоять у подопечных над душой — им достаточно раздать исчерпывающие задания. Вмешивайтесь тогда, когда нарушаются одно из шести ограничений.
• Сосредоточьтесь на продукте. Каждый этап нужно завершить промежуточным результатом, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении и не отходите от плана.
• Проявляйте гибкость. Если составление документов о проделанной работе занимает неоправданно много времени, то можно просто отчитаться устно перед комитетом или прислать им электронное письмо. Сам ПК тоже способен упростить себе жизнь, если тема касается только одного из его членов. Тогда вместо голосования можно просто довериться тому, кому ближе вопрос — заказчику, старшему исполнителю или старшему пользователю.

Процессы Prince2

Схема процессов Prince2

1. Начало проекта. Создайте ПК.
2. Инициирование проекта. ПК и ПМ составляют «контракт» — Внутренний документ проекта. В нем прописывают ключевые, но общие детали проекта. На этом этапе вы должны иметь представление, как будет проходить работа в целом.
3. Управление проектом. Как изображено на схеме выше, этот процесс располагается выше других и взаимодействует с ними. Это единственный этап, в котором принимает участие ПК — остальные отданы ПМ и его команде. Все Prince2 процессы «замыкаются» на «Управление проектом».
4. Контроль над стадиями. ПМ принимает текущую работу, вносит по необходимости изменения, решает возникшие проблемы или сообщает о серьезных трудностях ПК.
5. Управление командой. ПМ раздает поручения подопечным и следит за тем, чтобы выполняли работу согласно плану.
6. Переход на следующий этап. Убедитесь, что процесс выполнен в рамках плана, и утвердите переход на следующий уровень с ПК. Также запишите те уроки, которые были вынесены на данном этапе: что не просчитали, чему нужно уделить больше внимания и времени, как лучше мотивировать исполнителей.
7. Закрытие проекта. Сделанная работа должна устраивать заказчика и потребителей, а конечный результат уже можно использовать.

Преимущества и недостатки Prince2

За

• Сильные стороны методологии мы уже частично выявили ранее. Она отличается ясным управлением благодаря структуре, где каждый знает, чем ему заниматься.
• Участников процесса не держат в нервном состоянии из-за постоянных «планерок». Проектный менеджер вмешивается только тогда, когда поступают тревожные сигналы — команда вышла за рамки ограничений, и нужно либо возвращаться, либо вносить изменения.
• Проектный комитет представляет интересы бизнеса, потребителей и исполнителей, поэтому решения принимаются сбалансированно. Если не забывать к тому же про принципы Prince2, то всегда останетесь рядом с «центром тяжести» проекта.
• Prince2 — надежная методология, которая дает серьезные гарантии успеха. Она постоянно обновляется с учетом опыта последних проектов, у нее большое сообщество пользователей и качественная техническая поддержка.
• Prince2 была создана для масштабных государственных проектов, но благодаря своей гибкости теперь служит и бизнесу. Методология легко связывает разные отделы. Ее также можно использовать с другими методологиями: MSP (Управление успешными программами) и ITIL — библиотекой для управления IT-услугами.

Против

• К недостаткам Prince2 можно отнести то, что иногда она плохо годится для мелких проектов. Когда необходима гибкость, постоянно меняются требования — методология не даст желаемого результата. Коллеги не успеют среагировать на перемены заполняя пачки отчетов и списков ошибок.
• Иногда слабым местом методологии считают ее ограниченное использование — Prince2 заявил о себе в основном в англоязычных странах.
• Начинающие проектные менеджеры могут запутаться в терминах, и тогда замедлится работа всей организации.
• Более опытные проектные менеджеры отмечают, что Prince2 плохо раскрывает навыки «мягкого менеджмента» — управления конфликтами и общения с руководством проекта. Также метод Prince2 обвиняют в том, что он предоставляет больше внимания отчетам, нежели лидерству. А это может привести к плохой работе команды, когда с ее членами общаются недостаточно или слабо их мотивируют.

Проекты, которых бы не было без Prince2

Зона «Маасвлакте 2», Роттердам

На фотографии — зона «Маасвлакте 2» порта Роттердам. Это крупнейший инженерный проект в Нидерландах в XXI веке. Он был построен на год раньше срока благодаря методологии Prince2. Порт Роттердама — самый большой в Европе, но даже он столкнулся с проблемой нехватки места, когда грузооборот только возрастал. В итоге был построен искусственный остров площадью 2000 га и стоимостью 2 млрд евро. В 2013 году голландские портовики облегченно выдохнули — со следующим расширением можно хорошо подождать. А разработчики Prince2 на протяжении 9 лет ежегодно вносили правки, так что триумфальный опыт «Маасвлакте 2» улучшил и методологию.

Симулятор потребления энергии от Transpower

Национальный энергооператор Новой Зеландии Transpower в 2008 году решил создать программу, которая будет симулировать потребление энергии и тем самым показывать, как оно вырастет в будущем. Для этого проекта в методологии Prince2 были внесены изменения — Проектный комитет заменили Команды проектных советников. Программное обеспечение было уже готово в 2010 году, а в кейсе Prince2 появился впечатляющий IT-проект, ради которого были улучшены принципы и процессы.

Министерство окружающей среды Канады и Чак Шоукросс

Еще один успешный проект Prince2 из сферы информационных технологий. Чак Шоукросс возглавил Министерство окружающей среды Канады в 2008 году. Бывший офицер НАТО, прослуживший более 10 лет, он уже получил успешный опыт в бизнесе, применяя там принципы Prince2. Теперь он руководил государственным ведомством из 6000 сотрудников и с бюджетом $500 млн. И получил серьезный вызов: министерство никак не могло создать нужное программное обеспечение. Расходы не влазили в сметы, проектные менеджеры применяли разные методы, а команды им раздавали сразу несколько начальников.

Шоукросс положил конец этому хаосу, установив один стандарт проектного менеджмента — Prince2. 110 сотрудников министерства отправили на изучение методологии, и 70 из них получили сертификации Prince2. В ведомстве открыли специальный отдел для поддержки новоиспеченных проектных менеджеров. Наконец-то исчезли проблемы с IT: теперь команды управленцев знали, как распределять обязанности, не выходить за рамки бюджета и времени. Появились программные продукты, которые облегчили жизнь госслужащим и сделали министерство современнее в глазах простых граждан.

Сертификация и обучение

Существуют такие квалификации Prince2:

• Prince2 Foundation. Данный сертификат означает, что его владелец знает основы методологии и может стать членом команды, которая работает по Prince2.
• Prince2 Practitioner. С этой квалификацией можно самому управлять командой. Ведь чтобы получить сертификат, придется в совершенстве изучить принципы и процессы Prince2. Теперь от теории переходим к практике, так как нам расскажут ситуации из жизни, а не учебника.
• Prince2 Re-Register. Получили сертификат Prince2 Practitioner? Рано расслабляться! Как упоминалось выше, методология постоянно обновляется. Поэтому и практикующим пользователям Prince2 нужно каждые 3-5 лет доказывать свой уровень.
• Prince2 Professional. Название квалификации говорит за себя — еще один шаг вверх, и можно управлять полностью проектом. Чтобы получить сертификат, нужно завершить учебный проект, поработать в группах и убедить в соответствии жестким индивидуальным требованиям.
• Prince2 Agile. Владельцы сертификата Practitioner могут также добавить в универсальности. Квалификация Agile — это умение совмещать Prince2 и другие методологии управления проектами, такие как Scrum и Kanban. Кто жаловался, что «Принц» недостаточно гибок?

Сертификаты можно получить у компаний AXELOS — официального владельца Prince2, а также AMG Group, ILX Group.

Книги для изучения Prince2

Читайте их, чтобы узнать больше о методологии, подготовиться к получению квалификации или вовсе обойтись без сдачи экзаменов.

PRINCE2 Study Guide (Prince2. Руководство по изучению)/ David Hinde

Книга написана Дэвидом Хинде, квалифицированным тренером, который также является тренером по менеджменту. Он помог сотням новичков подготовиться к успешной сдаче Prince2 сертификации. Поэтому книга, опубликованная в 2012 году, очень подробно знакомит с методологией. Издание наполнено практическими примерами из опыта бизнеса, тестами к квалификациям Prince2 Foundation и Prince2 Practitioner.

Passing the PRINCE2 Exams For Dummies (Подготовка к экзаменам по Prince2 для «чайников»)/ Nick Graham

Автор книги, вышедшей в 2013 году — Ник Грэм, глава компании, которая учит профессиональному проектному менеджменту. Это его не первый литературный труд по тематике: Грэм как соавтор писал другие книги по Prince2 и управлению проектами. Руководство для «чайников» отличается легким языком и не упускает ни одного малейшего понятия из методологии.

Prince2: A Practical Handbook (Prince2: Практическое пособие) / Colin Bentley

В книге 2009 года объясняется, как использовать принципы Prince2 для хорошего старта своего проекта и не выходить за ограничения. Все это подкреплено настоящими примерами и сценариями из жизни. На них автор, который долгое время работал как главный экзаменатор Prince2, не поскупился.

Prince2: Agile / AXELOS

Объемное руководство по «гибкой» методологии от ее правообладателя — компании AXELOS. Издание помогает «скрестить» Prince2 с другими методами, чтобы решить нестандартные ситуации в вашем бизнесе.

The PRINCE2 Practitioner: From Practitioner to Professional

Еще один труд от Колина Бентли, автора практического пособия по Prince2 и других книг о методологии. В этом издании, которое вышло только весной 2015 года, содержится свежая информация о Prince2. С ней получить квалификацию Practitioner должно быть проще.

Приложения

Существует множество сервисов по проектному менеджменту, позволяющих соблюдать каноны Prince2. Прописать проекты и их описания, назначить задачи и исполнителей. Назначить ответственных, определить связи между дедлайнами, финансами и задачами. Все это можно сделать виртуально и дать доступ командам в реальном времени.

Worksection

Мобильная версия, как и программа целиком, позволяет:

• контролировать, согласовывать, курировать и вести учет всех задач, проектов и исполнителей.
• предъявить прогресс работы заказчикам на любом этапе прямо в системе управления проектом, а не только в виде отчета, получить обратную связь комментарием к задаче — вот как воплощается Prince2 на практике.

Prince2 Snakes and Ladders

Программа для подготовки к экзаменам Prince2 Foundation в виде игры.

Вердикт

Prince2 — это методология, которая постоянно подпитывается информацией из успешных проектов. В ней построен мощный каркас из принципов и процессов, которые упираются в ограничения. Научитесь Prince2 как самостоятельно с помощью книг, так и пройдя официальные курсы. Овладев методологией, вы лучше сработаетесь в команде, распределите обязанности и будете вести не строгий, а эффективный контроль за процессами.

Prince2 иногда обвиняют в недостаточной гибкости и громоздкости для небольших проектов. Разработчики методологии, очевидно, слышат критиков, поэтому создали формат Prince2 Agile, который можно совместить с другими методиками.

Практика же показывает, что Prince2 обеспечивал завершение проектов и в новых сферах, связанных с программным обеспечением. Сами разработчики методологии напутствуют пользователей — не бойтесь экспериментировать и подстраивать «Принца» под нужды вашего проекта.

Многие слышали название, но не все знают, как использовать в своих проектах методологию управления PRINCE2. Изначально технология PRINCE была выбрана в качестве правительственного стандарта в Великобритании для проектов, связанных с информационными системами. Позже все наработки и интеллектуальные права были переданы компании AXELOS Ltd. А та в свою очередь сделала PRINCE2 полностью открытым, хотя и оставила платные услуги по обучению и сертификации.

Итак, ниже разберёмся в деталях методики PRINCE2.

Определение (как расшифровывается) и история методики

PRINCE2 – это акроним от фразы PRojects IN Controlled Environments, то есть «Проекты в контролируемых средах». Цифра «2» в названии прямо указывает на то, что изначальный стандарт был доработан, это полноценная версия 2.0, дополненная и улучшенная.

В реальности исходный стандарт, разработанный агентством CCTA (Центральное агентство Великобритании по компьютерам и телекоммуникациям) в 1989 году, основывался на другом стандарте, который назывался PROMPT (разработан в 1975 году Simpact Systems Ltd). Расшифровывалась аббревиатура так: Project Resource Organisation Management and Planning Techniques, то есть «Метод управления и планирования ресурсов проекта».

Внутри PROMPT содержался модуль разработки системы, который назывался PROMPT II.

Принципы подхода PROMPT были во многом идентичны принципам Waterfall (каскадная модель разработки):

• Initiation (Инициализация проекта)
• Specification (Спецификация)
• Design (Дизайн и проектирование)
• Development (Разработка)
• Installation (Установка/тестирование)
• Operation (Операции/сопровождение)

На момент лицензирования в 1989 году правительством UK метод PRINCE расшифровывался как PROMPT II IN the C CTA Environment, так как за основу были взяты именно принципы, входящие в модуль PROMPT II.

И уже в 1990 году PRINCE стал общественным достоянием (по аналогии с открытым исходным кодом) с лицензией GPL.

Версия «2», выпущенная в 1996 году, предполагала большой объём переделок и, в отличие от исходного стандарта, распространяла своё действие на любые типы проектов, а не только на IT.

PRINCE2 разрабатывался при сотрудничестве более чем 150 европейских организаций.

Позже стандарт ещё несколько раз подвергался кардинальным доработкам, но название оставалось прежним.

Текущая актуальная версия PRINCE2 6th Edition была представлена в 2017 году. 

В 2018 году методология была адаптирована для Agile-проектов и была названа PRINCE2 Agile.

Так как методика PRINCE2 востребована в разных странах, её перевели на множество языков, включая русский. Официальный WIKI-портал можно найти здесь.

Методологию можно было смело назвать PRINCE7, так как в ней всего по семь: принципов, основных процессов и бизнес-инструментов (тем).

PRINCE2 – это методология управления проектами любого типа, основанная на процессах. Она позволяет наиболее точно и правильно ответить на следующие ключевые вопросы:

• Что мы планируем сделать/создать (цель)?
• Когда мы начнём это делать (сроки)?
• Что нам для этого нужно (обеспечение)?
• Нужна ли нам для этого помощь (сотрудники/команда)?
• Сколько это займёт времени (длительность/дедлайн)?
• Сколько это будет стоить (бюджет)?

Как и любая методология, PRINCE2 нужна для структурирования управления проектом (для его упорядочивания) и для получения конкретного результата. Без всего этого проект с большой вероятностью потерпит неудачу.

Фреймворк PRINCE2 рассматривает все основные роли участников, их обязанности, описывает стадии существования проекта и рассказывает о том, как нужно управлять изменениями.

Итак, сначала расскажем об основных принципах.

7 принципов технологии управления проектами PRINCE2

1. Непрерывное бизнес-обоснование. Оформляется отдельным документом, который обновляется на каждом новом этапе проекта, чтобы обеспечить его жизнеспособность. Досрочное прекращение обоснования может произойти, если существование проекта перестанет быть актуальным.
2. Обучение на собственном опыте. Внутри каждого (любого) проекта по PRINCE2 от одной и той же команды обязательно должно вестись документирование опыта (уроков), тогда новые проекты смогут постоянно обращаться к своим внутренним журналам уроков или к журналам уроков параллельных/предыдущих проектов, чтобы не изобретать «велосипеды» заново. Если уроки не провоцируют изменения, они являются только выявленными (неусвоенными) уроками.
3. Определение ролей и обязанностей. Роли в PRINCE2 обязательно должны быть определены, иначе управление проектом будет невозможно. Роли обычно разделены на четыре уровня (по восходящей: уровень команды, уровень руководителя проекта, совет проекта, уровень управления компанией). Группа управления проектом должна включать представителей всех заинтересованных сторон, в соответствии с PRINCE2 это бизнес-спонсоры, поставщики ресурсов и конечные пользователи.
4. Управление по этапам (стадиям). Каждый этап строго описан ниже, при переходе с одной стадии жизненного цикла проекта к другой нужно обязательно актуализировать документы по рискам, общий план проекта и бизнес-обоснования. Конечно, в плане реализации новой стадии нужно учитывать нюансы, которые были выявлены во время реализации предыдущей.
5. Управление по исключениям. Если для реализации отдельных целей в проекте PRINCE2 нарушаются определённые изначально допуски (лимиты), то управление передается на уровень выше, чтобы ускорить процесс принятия решения.
6. Фокусирование на продуктах. Нужно создавать продукты, которые интересны конечным пользователям, поэтому эти продукты и их характеристики должны быть детально описаны и определены (но время на выявление потребностей и описание продуктов должно коррелировать с другими вводными для проекта – настолько, насколько это возможно в текущих условиях).
7. Адаптация к среде проекта. Методология PRINCE2 говорит о том, что следует учитывать следующие аспекты – размер проекта и его сложность, временные рамки, важность проекта и возможные/потенциальные риски. Адаптация должна быть непрерывной, она проверяется (актуализируется) на каждом этапе – перед его началом и даже в процессе.

Принципы нельзя переделывать или изменять, иначе методология управления уже не будет называться PRINCE2.

7 основных процессов в PRINCE2

Они легко соотносятся со стадиями жизненного цикла проекта.

1. Запуск проекта. Назначаются/выбираются участники команды, руководитель и менеджер, формулируются цели и задачи проекта.
2. Инициализация проекта. Уточняется экономическое обоснование и собирается документация по запуску.
3. Руководство проектом. Выбираются методы и инструменты, с помощью которых Совет проекта будет контролировать проект.
4. Управление стадиями. Определяется, как следует контролировать каждый отдельный (новый) этап, включая контроль отдельных задач и их пакетов.
5. Управление поставкой продукта. На этой стадии нужно формализовать то, как задачи по проекту будет передаваться от менеджера проекта к менеджерам групп (к командам), чтобы такие задачи были согласованы с общим прогрессом и строго соответствовали требованиям к качеству.
6. Управление границами стадии. Определяется, как переходить от одного этапа реализации проекта к другому (очередному/следующему).
7. Закрытие проекта. Включает процедуру передачи проекта заказчикам, обеспечение поддержки/сопровождения, а также анализ результатов (выгоды, рекомендации, инциденты, риски и т.п.).

7 тем и инструментов к ним

Тема 1 «Бизнес-кейс» предполагает использование следующих инструментов управления:

• Подход к управлению преимуществами
• Совместное проектирование на основе опыта
• Непосредственно управление
• Взаимодействие с заинтересованными сторонами
• Объединение (группировка) элементов
• Сквозной контроль и партнерство

Тема 2 «Организация проекта»:

• Выбор подхода к управлению коммуникациями
• Определение основных групп участников (по аналогии со стейкхолдерами)
• Консультативная группа
• Сотрудники
• Потребители и опекуны
• Совместные дизайнерские группы
• Совместные команды дизайнеров

Тема 3 «Качество»:

• Реестр свойств и характеристик продукта
• Определение подхода к управлению качеством
• Ключевые показатели эффективности
• Исследования и пилотные продукты
• Обратная связь
• Обзор текущих практик и путей
• Обзор идеальных практик и путей
• Уменьшение отходов
• Бережливый метод редизайна и изменения практик, концепций и принципов
• Определение лучших практик
• Взаимодействие с заинтересованными сторонами
• Основополагающие ценности

Тема 4 «Планы/планирование»

Планирование на основе продукта включает следующие этапы:

• Описание продукта проекта
• Структура продукта (минимальное требование)
• Описание продукта
• Схема потока продукта
• Определение основных ценностей
• Решение проблем с участием ключевых заинтересованных сторон
• Цели ухода и планы ухода
• Стандартизированные планы обучения
• Семинары для тренеров
• Значение карты потока
• Фокус-группа
• Контрольные испытания

Последние три выполняются для всех уровней плана (проекта, этапа и команды).

Тема 5 «Риски»:

• Реестр рисков
• Выбор подхода к управлению рисками
• Снижение рисков

Тема 6 «Изменение»:

• Реестр релизов
• Выбор подхода к управлению изменениями
• Публикация
• Ресурсы
• Процессы
• Мероприятия
• Взаимодействие с потребителями
• Уточнение инструмента
• Утверждение изменений

Тема 7 «Прогресс»:

• Базовые показатели для контроля прогресса: планы проекта, этапа и команды
• Обзор и анализ: Реестр проблем, Учет статусов продукта, Реестр качества, Реестр рисков
• Отчетность: отчет о контрольных точках, отчет об основных моментах, отчет о завершении этапа, отчет о завершении проекта

Как выглядит связка PRINCE2 + Agile

PRINCE2 может использоваться как высокоуровневый фреймворк, который будет применяться к основным жизненным циклам проекта: инициализация, планирование, завершение и т.п. По гибкой методологии будет работать только стадия основного производства (реализации).

Поэтому PRINCE2 можно адаптировать для работы с любой гибкой методологией: SCRUM, канбан и т.д.

Инструменты для внедрения PRINCE2

Специально для внедрения методологии PRINCE2 существует ряд профильных программных продуктов, таких как «in-Step PRINCE2 Edition».Но в самой методологии нет ничего сверхсложного или выходящего за рамка классического планирования или ведения проектов. Поэтому PRINCE2 можно «подружить» с любым софтом и инструментами для планирования проектов, в том числе с облачным Projecto.

PRINCE2 Download Centre

We have process models, information about PRINCE2® 6th Edition, training tips, quizzes and exam resources to help you get certified. For practising project managers, we have a selection of templates along with guides to blending PRINCE2 with other frameworks. To discover the benefits of PRINCE2 for your organisation, we also have a selection of case studies. You can download all of these PDF resources for free right now.

Проекты в контролируемых средах (PRINCE2) — это самая распространенная методология управления проектами в мире, используемая более чем в 150 странах.

Но что представляет собой методология PRINCE2, и почему она так популярна? И, что гораздо важнее, подойдет ли она для управления вашими проектами? 

Основные сведения о PRINCE2

PRINCE2 — это подход к управлению проектами, основанный на организации и контроле над всем проектом от начала и до конца. Это означает тщательное планирование проекта перед стартом, четкую организацию всех стадий процесса и тщательное устранение всех недоработок до того, как проект будет завершен.

Вы можете спросить, что означает цифра 2. Изначально методология PRINCE была разработана в конце 1980-х гг. правительством Великобритании для управления ИТ-проектами. В 1996 году группа специалистов по управлению проектами и экспертов из 150 частных и государственных организаций пересмотрели и обновили этого подход, чтобы его можно было применять в различных отраслях. Так появилась обновленная и улучшенная методология PRINCE2.

Семь принципов PRINCE2

Методология PRINCE2 опирается на следующие семь принципов.

1. У проекта должно быть экономическое обоснование.

Для каждого проекта должны быть определены точные потребности, целевые клиенты, реальные преимущества и выполнена тщательная оценка затрат.

2. Проектные группы должны извлекать полезный опыт на каждой стадии.

На каждом этапе процесса PRINCE2 должны извлекаться уроки и делаться записи, которые будут использованы для улучшения работы в будущем.

3. Роли и обязанности должны быть четко определены.

Каждый должен досконально знать свои обязанности и обязанности остальных участников команды.

4. Работа планируется по стадиям.

Проекты PRINCE2 разбиваются на отдельные рабочие этапы. Периодически проводятся проверки с целью определить, какие были сделаны выводы на предыдущих этапах и соответствует ли требованиям текущий проект.

5. Совет проекта осуществляет «управление по исключениям».

Поскольку участниками совета обычно становятся руководители высшего звена, у которых нет времени на управление повседневной рутиной, они разрабатывают базовые требования к временным и финансовым затратам, уровню риска и объему проекта, а затем делегируют обязанности по ежедневному надзору менеджеру проекта. Менеджер проекта обязан исправить ситуацию в случае превышения сроков или сметы. Но если возникает проблема, приводящая к нарушению утвержденных требований, она считается исключением, и совет проекта находит наилучший способ ее разрешения.

6. Качество — в центре внимания.

Продукт проекта постоянно проверяется на соответствие требованиям с использованием реестра качества.

7. Подход адаптируется к каждому конкретному проекту.

Методология PRINCE2 должна корректироваться в соответствии с потребностями каждого проекта, объемы работ по планированию и надзору должны изменяться в зависимости от размера проекта, числа привлеченных сотрудников и т. п.

Семь ролей в методологии PRINCE2

Организационная структура PRINCE2 включает в себя три важнейшие роли: совет проекта, менеджер проекта и проектная группа. Но есть и множество вспомогательных ролей, задача которых — помочь в соблюдении требований и стандартов, а также в налаживании беспроблемной работы.

• Заказчик — это человек, оплачивающий выполнение проекта.
• Пользователь — это или человек, который станет использовать продукт проекта, или человек, на которого повлияют результаты проекта. (В некоторых проектах заказчик и пользователь может быть одним и тем же лицом.)
• Поставщик — специалист в предметной области, который предлагает свои знания, необходимые для проектирования или создания конечного результата проекта.
• Менеджер проекта отвечает за организацию, планирование и контроль работ по проекту. Он отбирает людей для выполнения задач по проекту и руководит ими, а они отвечают за то, чтобы работа была выполнена качественно и вовремя.
• Проектная группа и ее руководитель выполняют задачи по проекту. Руководители групп наблюдают за детальными аспектами повседневной работы и отчитываются перед менеджером проекта.
• Администратор огранизует совещания, держит всех участников в курсе дел, следит за документацией и т. д. При работе над небольшими проектами менеджеры проектов часто берут эти обязанности на себя, но если несколько проектов выполняются одновременно, или если проект слишком масштабный и сложный, обычно организуется служба административной поддержки, которая занимается выполнением этих обязанностей.

Совет проекта, выполняющий одну из трех основных ролей, обычно состоит из нескольких человек: заказчика (обычно это руководитель высшего звена), конечного пользователя (или представителя) и поставщика. Совет проверяет надежность проекта с трех разных точек зрения:

• Заказчик обеспечивает финансовую рентабельность проекта обычно с помощью анализа затрат и результативности.
• Пользователь гарантирует, что потребности пользователей удовлетворены.
• Поставщик убеждается в том, что проект предлагает реальное, практическое решение.

При работе над некоторыми проектами проверка по методологии PRINCE2 выполняется непредвзятой третьей стороной.

Семь фаз процесса PRINCE2

Процесс PRINCE2 разбивается на семь (сюрприз!) фаз:

1. Начало проекта

• Кто-то отправляет запрос на создание нового проекта, называемый мандатом на проект. Мандат на проект очень краток и описывает только, в чем заключается необходимость проекта и какие цели должны быть достигнуты в идеале.
• Кто-то оценивает каждый мандат на проект, чтобы убедиться, что компания способна его выполнить.
• После утверждения инициатор проекта отправляет более детальное описание проекта, охватывающее действия, ресурсы, персонал и т. д., необходимые для выполнения проекта.

2. Управление проектом

• Совет проекта проверяет и оценивает описание проекта, опираясь на экономическое обоснование и жизнеспособность, для проведения очередного раунда утверждения.
• Совет проекта решает, что необходимо сделать, чтобы организовать и выполнить каждый утвержденный проект, и как будет осуществляться делегирование обязанностей менеджеру проекта.

3. Инициация проекта

• Менеджер проекта создает документацию по инициации проекта, которая включает в себя полный план проекта и исходные планы для шести целевых показателей эффективности: времени, стоимости, качества, объема, риска и преимуществ.
• Документация по инициации передается на утверждение совету проекта. Как только участники совета одобрят план проекта, они вновь поставят резолюцию «Утверждено», и работа начнется.

4. Контроль стадий

• Менеджер проекта разбивает проект на более мелкие «пакеты работ» и передает их на выполнение руководителям команд и исполнителям.
• Менеджер проекта следит за ходом выполнения пакетов работ на каждой стадии и вмешивается при необходимости, чтобы помочь в преодолении препятствий или исправлении ошибок.
• Руководители команд координируют повседневную работу и выступают в качестве связующего звена между менеджером проектов и участниками команд, прилагая усилия к тому, чтобы все шло по плану.

5. Управление производством продукта

• Менеджер проекта проверяет ход выполнения по краткому описанию проекта и следит за тем, чтобы продукт проекта соответствовал ожидаемому уровня качества PRINCE2.
• Совет проекта оценивает выполненные пакеты работ и или утверждает их, или запрашивает проверку/изменение.

6. Контроль границ стадий

• Менеджер проекта и совет проекта проверяют каждую стадию, чтобы убедиться, что проект выполняется в соответствии с планом и соответствует требованиям.
• В ходе каждой проверки совет проекта решает, можно ли переходить к следующей стадии или нужно отказаться от выполнения проекта.
• Менеджер проектов проводит «разборы полетов» с проектной группой, чтобы записать весь полученный опыт и улучшить работу на следующей стадии.

7. Завершение проекта

• Когда работы по проекту выполнены, менеджер проектов завершает все, что было недоделано, включая документацию по PRINCE2, результаты и отчетность.

Виды документации по PRINCE2

На протяжении всех семи стадий PRINCE2 записи ведутся таким образом, чтобы проект выполнялся организованно и в соответствии с планом. Также эти записи используются для отчетности перед советом проекта, проверки соответствия продукта требованиям качества и для улучшения рабочих процессов в будущем.

• Экономическое обоснование — подробное описание, для чего нужен проект и какие ожидаются преимущества для пользователей и компании.
• Реестр рисков — в нем перечислены вероятности и потенциальные последствия рисков и возможностей.
• Реестр качества — постоянно обновляемый журнал проверок качества, которые гарантируют, что продукт проекта будет соответствовать ожиданиям.
• Реестр проблем — список проблем и вопросов, возникавших у участников проектной группы.
• Журнал уроков — заметки о накопленном опыте, который может пригодиться на следующих стадиях работы и/или при выполнении будущих проектов.
• Оперативный журнал — ежедневный журнал, в который менеджер проектов вносит информацию о деятельности и ходе выполнения.

PRINCE2 в управлении проектами

Вот вы и получили основные сведения о PRINCE2! Ну и как эта методология выглядит в сравнении с другими популярными методиками управления проектами? В чем преимущества этого подхода и возможные подводные камни? Прочтите вопросы и ответы по PRINCE2, чтобы узнать больше.

Хотите больше узнать об управлении проектами? Прочтите наше Руководство по управлению проектами — введение в основы управления проектами, в котором собраны все лучшие рекомендации и ресурсы для начинающих менеджеров проектов.