Руководство сотрудниками аптеки

Кадры, как известно, решают все. В аптечном бизнесе, учитывая спрос на фармацевтов и то, насколько выручка зависит от обслуживания, кадры решают вообще все. Но кадрами надо управлять: ставить задачи, мотивировать на их выполнение, а сделать это вне общения невозможно. Конечно, существует специфика в общении руководителя с подчиненными. С точки зрения психологии здесь пересекаются формальное общение и неформальное.

Такие разные заведующие

Заведующая аптекой поставлена в довольно непростую ситуацию по отношению к своим подчиненным. Ведь надо и руководить (люди), и управлять (процессы), и работать (за первым столом). Рассмотрим 3 варианта заведующих в зависимости от типа аптеки.

Заведующая-хозяин. Мелкая аптека, где заведующая — собственник бизнеса. В этой ситуации она стремится подобрать 2-3 человек, которые будут ее устраивать. Часто это бывают знакомые либо родственники. Сложностей тут особых не бывает. Все дружат, общение семейное, но решения принимаются единолично хозяйкой. Не нравится — уходи. Нравится — наш человек. В целом: как хочу, так и общаюсь с работниками. Это относится и к медпредам, и к поставщикам, и т.д.

Заведующая-менеджер. Другая ситуация, когда заведующая — человек нанятый, но возложивший на себя полностью ответственность за результаты аптеки и за формирования коллектива. Собственники и управленцы ей доверяют и не вмешиваются. Тут конечно у руководителя аптекой все возможности для того, чтобы выстраивать кадровую политику и корпоративную культуру в аптеке. Стараются общаться с подчиненными по науке.

Заведующая — посредник. И еще одна ситуация. Случается, как правило, в сетевых аптеках. Учреждения управляются из офиса. Каждое утро оттуда приходят указания по всем направлениям, туда же подается отчетность. Задача заведующего взять под козырек и организовать выполнение. Человек выполняет роль промежуточного звена. Внутренне он межуется. То встанет на одну сторону (руководство), то на другую (сотрудники). От того, на какой стороне, зависит и общение: либо завинчиваем гайки, либо дружим и поддерживаем.

Приведенная классификация не претендует на истину в последней инстанции. Ведь в любой из этих моделей общение с сотрудниками может быть совершенно различным. Но в этой статье мы уделим внимание общению именно как взаимодействию менеджера с подчиненными. В ситуации, когда есть ответственность, но есть и все необходимые полномочия для работы с коллективом.

Уровень сотрудников

Конечно, особенности общения сильно зависят от личности заведующей. Но также и от уровня развития сотрудников аптеки. Рассмотрим четыре уровня и особенности диалога с ними.

Новичок. Если на работу устроилась выпускница фармколледжа или фармфакультета, не имевшая до этого опыта работы или имевшая минимальный опыт, то основными формами общения с ней станут «инструктаж» и личный показ. Причем, примером может быть как сама заведующая, так и кто-то из опытных сотрудников. Как правило, с мотивацией у этих сотрудников все в порядке, им интересно все новое. Но во внимании они, безусловно, нуждаются. Для них общение с заведующей это демонстрация интереса к их персоне, доверие.

Специалист. А вот у людей, поработавших в аптеке полгода-год проблемы с мотивацией есть. Они перестают романтизировать профессию: некоторые из ожиданий не оправдались. Возможностей для развития и изменения ситуации первостольники не видят. Способ общения и руководства для этого типа называется «натаскиванием». Это поддержка заведующей и создание условий для того, чтобы сотрудник поверил в себя. Работники первого стола часто говорят, что продажи не их конек. Они не верят в себя и в возможность научиться уверенно рекомендовать. Часто это становится причиной смены работы.

Профессионал. Такие сотрудники уже умеют делать все из функционала. Они прекрасно консультируют, предлагают. Часто они выходят с определенными предложениями по улучшению рабочего процесса. Если подобные инициативы не находят применения, то мотивация снижается, а работа кажется рутиной. Хоть она и любимая. Здесь необходимо внимание, доверительное общение, поиск способов мотивации этого очень ценного для аптеки исполнителя.

Начинающий руководитель. На этом уровне развития фармацевту уже откровенно тесно за первым столом. Он уже знает все участки работы заведующей. При этом у него есть желание пробовать и проявлять себя. Общение руководителя начинает походить на общение с себе равным. Также можно консультироваться и спрашивать мнения коллеги. А сотруднику делегируются задачи по обучению первостольников и организации деятельности, например, новой аптеки.

Все это в литературе носит название стилей управления и уровней развития сотрудника. Мы их дали в вольном пересказе с акцентом на коммуникацию. Ведь к каждому работнику аптеки необходим индивидуальный подход, не только потому, что каждый человек — личность, но и на основании уровня развития этого сотрудника.

А вот давать обратную связь сотрудникам необходимо независимо от уровня развития фармацевта.Для руководителя обратная связь — это инструмент, который позволяет:

• выразить признание и поддержать мотивацию;
• понять причины нежелательного поведения;
• скорректировать поведение, отклоняющееся от стандартов;
• нацелить на развитие в конкретном направлении.

Общие рекомендации

Если же говорить касаемо общих рекомендаций, то они во многом похожи на те, что дают, скажем, родителям или учителям.

Старайтесь говорить конкретно. Обобщение можно оставить для любителей поманипулировать. К тому же оно способствует конфликтам. Лучше использовать факты, так как с ними трудно спорить. Беседовать по поводу ошибок и недочетов лучше сразу по факту их выявления.

Вовлекайте сотрудника в обсуждение — давайте высказаться. Задавайте вопросы: «Что делать с тем, что у нас в вечерние часы время от времени формируется очередь? Что мы теряем в связи с этим и что нужно сделать для изменения ситуации?» Такого рода вопросы помогут в прояснении ситуации с нежеланием выходить на работу в определенные часы. Впрочем, необходимо показать и выгоду работника от выхода в нужную аптеке смену.

Во-первых, это хороший способ стимулировать самостоятельное мышление сотрудника по обсуждаемой теме и его ответственность за те решения, о которых вы договоритесь в процессе обсуждения. Во-вторых, не дав слова сотруднику, Вы можете его обидеть, а себя лишить важной информации.

Обсуждайте события и действия, но не личность. Говорите в основном о том, что можно изменить. Это касается тех ситуаций, когда вы нацеливаете сотрудника на корректировку поведения и развитие навыков. Похвалить можно прилюдно, а критиковать лучше с глазу на глаз. Помните, что прилюдная критика сильно демотивирует. А вот похвала, наоборот: «Тебе всегда удается быстро решить проблему возврата препарата мирным путем — молодец». Похвалили, сделали комплимент, подняли самооценку и мотивацию.

В завершении хочется сказать, что одним из самых сильных нематериальных факторов, заставляющих человека оставаться работать в конкретной аптеке, является заведующая: ее стиль, тон и характер общения с подчиненными.

 

Тема № 4

«Организация работы розничной аптеки. Состав помещений

аптеки. Штат аптечной организации.»

Содержание:

1.Основная задача и функции аптеки.

2. Общие принципы организации работы аптек.

2.1 Состав помещений и оснащение аптеки.

2.2. Персонал аптеки.

2.3 Организационная структура аптеки

1.Основная задача и функции аптеки

Основной задачей аптеки является реализация населению и ЛПУ, прикрепленным на снабжение , а также другим организациям изготовленных и готовых ЛС, ИМН и других товаров аптечного ассортимента.

Аптека осуществляет следующие функции: логистическую (прием, хранение и управление товарными запасами); производственную(прием рецептов, изготовлеие, контроль и отпуск ЛС по рецептам врача и требованиям ЛПУ);сбытовую (реализация товаров рецептурного и безрецептурного отпуска); информационную (обеспечение населения и врачей ЛПУ информацией); маркетинговую( в том числе формирование и осуществление ассортиментной и ценовой политики); социальную (обеспечение ЛС и ИМН социально-незащищенных групп населения по сниженным ценам); медицинскую (оказание при необходимости первой доврачебной помощи)

При выполнении возложенных на аптеку функций она обязана : соблюдать установленные действующими нормативными документами правила внутриаптечного изготовления, хранения и реализации продукции;

Соблюдать порядок контроля качества реализуемой продукции, оформления соответствующей документации;

Поддерживать ассортиментный перечень продукции согласно профилю и специализации, включая ЛС по Перечню обязательного ассортиментного минимума, утвержденного Минздравом России;

Изучать спрос и предложение на фармацевтическом рынке по номенклатуре и ценам ЛС и ИМН;

Осуществлять отпуск ЛС и ИМН бесплатно или со скидкой отдельным группам населения и категориям граждан в соответствии с действующим законодательством;

Вести первичный( в том числе предметно-количественный), бухгалтерский, статистический, налоговый учет товарно-материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством;

Формировать розничные цены на ЛС и другие товары аптечного ассортимента в соответствии с установленным порядком и др.

2.ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АПТЕКИ

2.1Состав помещений и оснащение аптеки.

Состав помещений и оснащение аптеки определяется в соответствии с планируемым объемом и характером работы с учетом рекомендаций Минздравсоцразвития России, а также Строительных Норм и Правил (СНиП).

Аптека организуется в отдельно стоящем здании, либо в структуре здания на правах аренды или иных правах, не противоречащих законодательству, и обязательно должна иметь отдельный вход.

Минимальный состав помещений аптеки включает: торговый зал; комнату персонала; помещение для хранения товарных запасов; кабинет директора (заведующего); гардеробную; туалет.

Если в аптеке предполагается выполнять изготовление лекарственных средств, то дополнительные помещения: помещение для изготовления лекарств;помещение для получения дистиллированной воды;моечная комната;автоклавная; другие помещения по технологии аптеки.

В торговом зале в зависимости от объема работы оборудуются одно или несколько рабочих мест: для приема рецептов, отпуска изготовленных и готовых лекарств по рецептам, отпуска без рецептов лекарств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции. Торговый зал оснащается витринами, обеспечивающими возможность обзора и сохранность лекарственных препаратов и товаров других групп, разрешенных к отпуску из аптечных организаций. При этом возможна открытая выкладка лекарственных препаратов безрецептурного отпуска.

Основная информация о работе аптеки располагается на специальном информационном стенде в торговом зале. На стенде присутствует копия лицензии и следующая информация:

специализация и профиль ближайших аптек с указанием адреса и телефона; выписки из приказов, регламентирующие сроки хранения лекарственных форм, изготовленных в аптеках; сроки действия рецептов; фамилии и инициалы работников торгового зала на их рабочих местах или нагрудных знаках; фамилия, имя, отчество руководителя аптечного предприятия; о внеочередном обслуживании инвалидов Великой Отечественной Войны (ВОВ) и участников, приравненных к инвалидам ВОВ; фамилия, имя и отчество дежурного администратора или заменяющего его лица и его работе; номера аптек и телефоны всех справочно-информационных отделов в аптеках города, телефон бесплатной городской справочной службы о наличии медикаментов в аптеках, текст Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей»

— информация о телефонах и адресах органов управления здравоохранением и фармацевтической деятельностью;

— книга отзывов и предложений;

— информация о группах населения, имеющих право на бесплатное и льготное обеспечение и внеочередное обслуживание, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

Постановление Пр-ва РФ от 19 января 1998г №55

-перечень ЛС, отпускаемых без рецепта врача

Помещения для хранения товарных запасов должны быть оснащены стеллажами, шкафами и другим оборудованием для соблюдения условий хранения товарно-материальных ценностей в аптеках.

Помещение для приготовления лекарственных средств оснащаются специальной аптечной мебелью, приборами, оборудованием. В зависимости от объема работы должно быть организовано одно или несколько специализированных рабочих мест для приготовления лекарств и рабочее место для контроля их качества.

Помещение для получения воды очищенной оснащается аппаратами для получения и емкостями для хранения дистиллированной воды в соответствии с действующими требованиями по санитарному режиму аптек.

Моечная комната оснащается оборудованием, обеспечивающим выполнение требований по санитарному режиму аптек.

Комната персонала оборудуется мебелью для приема пищи и отдыха сотрудников. Площадь гардеробной комнаты должна обеспечивать хранение уличной и рабочей одежды в соответствии с требованиями по санитарному режиму аптек. Верхняя одежда и обувь хранятся отдельно от санитарной одежды и обуви.

Обязательным требованием для производственной аптеки является наличия Государственной фармакопеи, нормативно-технической документации, справочной литературы по вопросам технологии изготовления, контроля качества, условиям хранения, нормам отпуска лекарственных средств.

2.2Персонал аптеки.

Весь персонал аптеки можно разделить на следующие группы:

— руководящие работники;

— специалисты;

— производственный персонал.

Рис. 1. Штат аптеки

К руководящему персоналу относятся: директор аптеки, заместитель директора. Возглавлять аптеку должно лицо с фармацевтическим образованием и стажем работы не менее 5 лет.

Специалисты – это главный бухгалтер, бухгалтер, экономист, старший кассир, кассир.

Фармацевтический персонал делится на провизоров и фармацевтов. Осуществлять фармацевтическую деятельность в аптечных организациях могут лица с высшим или средним фармацевтическим образованием при наличии сертификата специалиста.

*Провизорский персонал – это заведующий отделом (провизор), заместитель заведующего отделом (провизор), провизор-технолог, провизор-аналитик.

*Средний фармацевтический персонал – заведующий отделом (фармацевт), заместитель заведующего отделом (фармацевт), фармацевты, продавец киоска и др.

Провизоры и фармацевты имеют право на получение (подтверждение) одной из трех квалификационных категорий : второй, первой и высшей, которые действительны в течение 5 лет с момента присвоения.

Порядок получения квалификационных категорий специалистами с высшим и средним профессиональнымобразованием, работающими в системе здравоохранения РФ, утвержден Приказом МЗ РФ от23.04.2013г. №240н « О порядке и сроках прохождения медицинскими работниками и фармацевтическими работниками аттестации для получения квалификационной категории». Аттестация на присвоение квалификационной категории носит добровольный характер. Специалисты, изъявившие желание получить квалификационную категорию, подают в аттестационную комиссию заявление , заполненный аттестационный лист и отчет о работе за последние 3 года.

*Вспомогательный персонал составляют фасовщики, санитарки-мойщицы, водители.

Численность фармацевтического и вспомогательного персонала определяется аптекой самостоятельно и зависит от типа аптеки и объема ее работы.

Руководители всех уровней обязаны заботиться о правильной расстановке специалистов и подсобного персонала, обеспечить их подготовку и переподготовку по правилам личной гигиены и техники безопасности, а также прохождение персоналом предварительного медицинского осмотра при поступлении на работу и периодических медосмотров.

2.3Организационная структура аптеки.

На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления.

Организационная структура – это совокупность звеньев (структурных подразделений предприятия) и связей между ними.

Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:

• организационно-правовая форма предприятия;
• сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
• масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
• рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;
• используемые технологии;
• информационные потоки внутри и вне фирмы;
• степень относительной обеспеченности ресурсами и др.
• основные функции аптеки
• товарный ассортимент
• обслуживаемый район
• состав покупателей.
• отдел запасов
• рецептурно-производственный отдел
• отдел готовых ЛС
• отдел безрецептурного отпуска
• отдел оптики
• отдел парафармацевтической продукции

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная.

Рис. 2. Схема линейной (слева) и функциональной (справа) структур управления.

Необходимость организации отделов и их количество администрация аптеки определяет самостоятельно, при этом учитываются:

В аптечной организации могут выделяться следующие отделы:

2.4 Организация рабочих мест в аптечной организации

Трудовые функции персонал АО осуществляет на рабочих местах, организованных определенным образом. Согласно ст. 209 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) , рабочее место –это место , где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Организация рабочих мест в АО должна обеспечивать соблюдение требований санитарного режима и фармацевтического порядка, выполнение правил технологии изготовления и контроля качества лекарственных форм.

При организации рабочих мест необходимо предусмотреть следующее:

1.Материально –техническое оснащение рабочего места. В понятие материального оснащения входят помещения аптеки и их оборудование. В настоящее время нормативных документов , регламентирующих оснащение всех рабочих мест в АО , не существует. Именно поэтому аптеки самостоятельно подбирают оборудование рабочих мест, исходя из выполняемых функций.

2.Соблюдение санитарного режима на рабочем месте.

3.Нормативная документация, регламентирующая деятельность на рабочем месте

4.Функциональные обязанности работника на рабочем месте, которые определяются функционально-должностной инструкцией.

5.Документация по учету и отчетности на рабочем месте. Характер документации обычно регламентирован действующими нормативными документами. Например, Приказ МЗ РФ от 16.07.1997г. № 214 « О контроле качества лекарственных средств , изготовляемых в аптечных организациях(аптеках)» определяет перечень журналов, которые ведутся на рабочем месте провизора-аналитика.

6.Охрана труда и техника безопасности на рабочем месте. На каждом рабочем месте должны быть инструкции по технике безопасности, пожарной безопасности, а также инструкции по безопасной эксплуатации приборов и оборудования.

В настоящее время АО самостоятельно формирует количество рабочих мест, исходя из осуществляемых видов работ и услуг, а также объема деятельности.

Штат аптеки

В
аптеках работают лица в высшим
фармацевтическим образованием — провизоры
и со средним фармацевтическим образованием
– фармацевты. Провизоры занимают
должности руководителя аптеки, его
заместителей, руководителей структурных
подразделений и их заместителей,
провизоров-специалистов, старших
провизоров.

Фармацевты
занимаются изготовлением лекарств по
рецептам и требованиям, реализацией ЛС
и других товаров аптечного ассортимента
без рецепта.

В
аптеках работают лица без фармацевтического
образования – фасовщицы, санитарки-мойщицы,
кассиры, а также лица, имеющие другое
образование (высшее или среднее) –
экономисты, бухгалтеры.

Весь
персонал аптеки можно разделить на
следующие группы: руководящие работники,
специалисты, производственный персонал
(фармацевтический и вспомогательный).

К
руководящему персоналу относятся:
заведующий аптекой (провизор), заместитель
заведующего (провизор).

Возглавлять
аптеку должен специалист с высшим
фармацевтическим образованием, имеющий
сертификат специалиста и стаж работы
по специальности не менее 3 лет.

К
специалистам
– главный бухгалтер, бухгалтер, счетовод,
экономист, старший кассир, кассир.

Фармацевтический
персонал делится
на провизоров и фармацевтов. Осуществлять
фармацевтическую деятельность в аптечных
организациях могут лица с высшим или
средним фармацевтическим образованием
при наличии сертификата специалиста.

Провизорский
персонал:

• провизор-технолог;

• провизор-аналитик,

• старший
  провизор;

• провизор-интерн;

• провизор-стажер.

Средний
фармацевтический персонал:

• старший
  фармацевт;

• младший
  фармацевт;

• фармацевт;

• продавец
  киоска;

• продавец
  оптики.

К
вспомогательному персоналу относятся
санитарка-мойщица, фасовщица, водители,
рабочие. Номенклатура должностей
персонала в учреждениях здравоохранения
утверждена приказом Минздрава России
от 27.08.1999 г. № 377 «О номенклатуре
специальностей в учреждениях
здравоохранения РФ». Численность
персонала определяется аптекой
самостоятельно и зависит от типа аптеки
и объема ее работы.

В
аптеке должны быть созданы условия для
обеспечения охраны труда и техники
безопасности. Все работники должны быть
обеспечены специальной и санитарной
одеждой. Персонал аптеки, привлекаемый
к работе с приборами и оборудованием,
должен пройти соответствующую подготовку.

2. Аптечный пункт

По
характеру деятельности аптечные пункты
подразделяются на:

• аптечные
  пункты с правом изготовления лекарств;

• аптечные
  пункты без права изготовления лекарств.

Аптечный
пункт осуществляет следующие функции:

• реализацию
  населению ЛС по рецептам врача (кроме
  наркотических, психотропных,
  сильнодействующих и ядовитых веществ)
  и без рецепта врача;

• реализацию
  расфасованного лекарственного
  растительного сырья в заводской
  упаковке, изделий медицинского назначения
  предметов личной гигиены;

• изготовление
  ЛС по рецептам врача, изготовление
  внутриаптечной заготовки и фасовку ЛС
  с последующей их реализацией;

• отпуск
  ЛС бесплатно или со скидкой 50% отдельным
  группам населения;

• предоставление
  населению необходимой информации по
  надлежащему использованию и хранению
  ЛС в домашних условиях; оказание
  консультативной помощи в целях
  обеспечения ответственного самолечения;

• предоставление
  медицинским работникам учреждений
  здравоохранения, просвещения, социального
  обеспечения необходимой информации
  об имеющихся в аптечном пункте ЛС и о
  новых ЛС;

• оказание
  первой доврачебной помощи.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Грамотный опытный руководитель необходим для эффективной работы любого предприятия. В аптеке руководство осуществляет заведующая, которая контролирует организацию работы аптеки, анализирует товарный ассортимент, занимается документооборотом и выполняет массу других обязанностей. Качество  работы всего персонала, а также успешность организации в целом напрямую зависят от степени профессионализма заведующей аптеки.

Обязанности заведующей аптеки

Перечень должностных обязанностей заведующей аптеки весьма широк:

— Работа с поставщиками – заключение договоров, закупка товаров аптечного ассортимента

— Организация системы продаж

— Контроль ассортимента

— Разработка ценовой политики

— Отслеживание фальсификатов

— Контроль сроков годности

— Организация и обеспечение фармпорядка

— Контроль качества лекарственных средств

— Управление персоналом аптеки

— Сопровождение проверок контролирующими организациями

— Контроль трудовой дисциплины

— Контроль санитарного режима

— Ведение учета и отчетности

— Взаимодействие с медицинскими организациями            

— Контроль исполнения работниками приказов и распоряжений

— Проведение инвентаризации

— Разработка штатного расписания

— Организация финансово-хозяйственной деятельности аптеки

— Планирование

— Повышение квалификации работников и т.д.

Кто может стать заведующей аптеки?

Руководителем (заведующей) аптеки может быть лицо с высшим профессиональным образованием по специальности «Фармация» и наличием сертификата специалиста по специальности «Управление и экономика фармации», при этом стаж работы на руководящих должностях должне составлять не менее 5 лет.

К заведующим аптеки также предъявляются следующие требования:

• знание законов, приказов, постановлений и других нормативных актов в области фармацевтики и здравоохранения;
• знание основ фармацевтического дела, организации труда, делопроизводства;
• умение вести электронный документооборот;
• знание основ психологии общения;
• умение работать с различными видами документации;
• знание правил по охране труда и пожарной безопасности;
• знание основ маркетинга и пр.

Чем еще занимается заведующая аптеки?

Руководитель (заведующая) аптеки обладает следующими полномочиями:

— Разработка приказов и распоряжений для персонала аптеки

— Подбор кадров, назначение на должности в соответствии с профессиональной квалификацией, увольнение  работников

— Назначение премий или штрафов

— Решение вопросов финансового и материального обеспечения

— Получение и использование информационных материалов

— Прохождение аттестации

— Повышение квалификации

— Представление аптечной организации в различных инстанциях

Заведующая аптекой несет ответственность за осуществление должностных обязанностей, своевременное выполнение приказов и соблюдение нормативных актов. Руководитель обеспечивает соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности, использование ресурсов, качество обслуживание покупателей. Именно поэтому при подборе заведующей следует обратить внимание не только на наличие соответствующего образования и опыта  работы, но и на практические умения и профессиональные навыки.