Руководство технолога сэд дело

Раздел находится в стадии наполнения

RSS лента

Раздел находится в стадии наполнения

RSS лента

Раздел находится в стадии наполнения

Проектов не найдено

Раздел находится в стадии наполнения

Раздел находится в стадии наполнения

Раздел находится в стадии наполнения

Раздел находится в стадии наполнения

ИНСТРУКЦИЯ

по работе в СЭД «Дело»

(толстый клиент)

Оглавление

1. ^

1. Запустить на рабочем столе ярлык «Дело». В открывшемся окне выбрать модуль «Документы» .
2. Ввести имя, пароль.

Рис. 1 – Вход в систему

1. Нажать кнопку «Ввод». Откроется главное окно программы.

Рис. 2 – Главное окно СЭД «Дело»

В верхней части главного окна программы находятся поля Картотека и Кабинет, содержащие наименование текущей картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя.

^

1. Регистрация документов – используется для регистрации входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. К карточке прикрепляются графические образы документов.
2. ^ – используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.
3. ^ – используется для поиска документов/проектов документов по различным критериям. Для хранения результатов поиска можно использовать личные папки. Для повторного использования поисковые запросы можно сохранить.
4. ^ – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело».
5. ^ – функция работает в двух режимах: в режиме «Неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в режиме «Контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.

1. ^

В папке «Поступившие» находятся записи об РК документов и резолюциях, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению.

В папку помещаются документы если:

• в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
• в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
• Записи об РК, направленные в текущий кабинет из другого кабинета по команде «Переслать РК»;
• Записи об РК, внутренним адресатом которых является владелец текущего кабинета (при условии, что проставлена отметка об отправке РК данному адресату);

Рис. 3 – Содержимое кабинета (1 — 4 случай)

• Записи об РК, исполнителем поручения которых является владелец текущего кабинета. Графы таблицы «Автор/№ пункта, «Текст», «План.», «Исполнитель» заполнены.

Рис. 4 – Содержимое кабинета (5 случай)

^ попадают документы если:

• в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
• в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
• Записи об РК документов, принятые к исполнению, но еще неисполненные (т.е. записи об РК, перемещенные из папки «Поступившие» по команде «Принять к исполнению»);
• Записи об РК, посланные владельцу текущего кабинета из другой папки текущего кабинета по команде «Переслать РК»;
• Записи об РК, в которых автор резолюции и исполнители поручения являются владельцами данного кабинета.

^ находятся все записи о поручениях (как контрольных, так и неконтрольных), авторами или контролерами которых являются владельцы текущего кабинета.

^ находятся записи об РК документов, по которым были подготовлены проекты резолюций, отправленные на утверждение владельцу текущего кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Доступ к данной папке получает сотрудник, который формирует проекты резолюций для руководителя и после утверждения делает их рассылку.

^ находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

^ хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело. Помещать записи о документах в данную папку кабинета могут только пользователи, являющиеся владельцами этого кабинета.

^ предназначена для работы с проектами документов.  Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. СЭД «Дело» поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Все созданные проекты документов хранятся в папке «Управление проектами», в которой исполнитель отслеживает состояние проектов и ведет дальнейшую работу.

^ содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Визирующий».

^ содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Подпись».

1. ^

3.1 Регистрация входящих документов

1. В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 5 – Главное окно СЭД «Дело»

1. Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 6 – Выбор группы документов

1. Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа

1. В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»

1. При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».

Рис. 9 – Добавление новой организации в справочник

1. В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».

Рис. 10 – Регистрация новой организации

1. В разделе «Представители» нажать кнопку «Добавить представителя» .
2. В колонке «ФИО» вписать фамилию представителя организации.
3. В колонке «Должность» указать должность.

Рис. 11 – Заполнении информации об организации

1. Нажать кнопку «Записать».
2. Нажать кнопку «Выбрать».
3. Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.

Рис. 12 – Выбор организации

1. В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
2. В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
3. В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
4. Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
5. Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
6. Указать вид доставки из предлагаемого списка.

Рис. 13 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»

1. В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
2. Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
3. Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
4. В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.

Рис. 14 – Справочник «Рубрикатор»

1. Щелкнуть по нужной рубрике.

Рис. 15 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»

1. Нажать кнопку «Выбрать».
2. Нажать кнопку «ОК».
3. Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
4. Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
5. В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 16 – Добавление электронного образа документа

1. В окне регистрационной карточки входящего документа нажать кнопку «Записать РК» . Регистрационная карточка станет не активной. Для перевода в режим редактирования используйте кнопку .

Рис. 17 – Регистрационная карточка входящего документа

1. ^

1. В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 18 – Главное окно СЭД «Дело»

1. Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 19 – Выбор группы документа

1. Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 20 – Добавление электронного образа документа

1. В регистрационной карточке обращения в поле «Гражд.» ввести первые буквы фамилии заявителя и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически фамилией заявителя, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 21 – Поиск по справочнику «Граждане»

1. При отсутствии заявителя в справочнике «Граждане» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Граждане» нажать на кнопку «Добавить гражданина» либо на клавишу F2.
2. В окне регистрации нового заявителя заполнить поле «Фамилия».
3. Заполнить поле «Город» с клавиатуры.
4. Заполнить поле «Индекс» с клавиатуры.
5. Заполнить с клавиатуры поле «Адрес».
6. Напротив поля «Регион» нажать на стрелку.
7. Выбрать регион и нажать кнопку «Выбрать».
8. Напротив поля «Статус» нажать на стрелку.
9. Щелкнуть на нужном статусе обратившегося и нажать кнопку «Выбрать».
10. В разделе «Пол» установить флажок на нужном значении.
11. Нажать кнопку «Записать».

Рис. 22 – Ввод информации о гражданине

1. Нажать кнопку «Выбрать». Поля раздела «Корреспонденты» автоматически заполнятся введенной информацией о гражданине.
2. Ввести первые буквы фамилии в поле «Кому» и нажать клавишу Enter. Поле заполнится нужным значением.
3. Указать статус обращения: анонимное или коллективное.
4. Заполнить поле «Содерж.» с заглавной буквы.
5. Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
6. В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 23 – Выбор рубрикатора

1. Нажать кнопку «Выбрать».
2. Нажать кнопку «ОК».
3. Указать в поле «Состав» количество листов обращения.
4. Выбрать из списка вид доставки.
5. Заполнить поле «Доступ» нужным значением из списка.
6. Отсканировать обращение.
7. Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
8. В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
9. После того, как заполнены все реквизиты, в окне регистрационной карточке обращения нажать кнопку «Записать РК».

Рис. 24 – Ввод информации о гражданине

1. ^
   1. В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 25 – Главное окно программы «Дело»

1. В появившемся окне выбрать нужную группу документов.

Рис. 26 – Выбор группы документа

1. В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
2. Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
3. Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
4. В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
5. Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.

Рис. 27 – Заполенение РК исходящего документа

1. Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
2. Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
3. В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.

Рис. 28 – Выбор визирующего должностного лица

1. Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
2. При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.

Рис. 29 – Ввод информации о визировании документа

1. Нажать кнопку «ОК».
2. Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
3. В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 30 – Ввод информации о визировании документа

1. Нажать кнопку «ОК».
2. Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
3. Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
4. В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 31 – Ввод информации о визировании документа

1. В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
2. В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».

Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа

1. В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
2. Ввести год.
3. Нажать кнопку «Найти».
4. Выбрать документ.
5. Выбрать связь «Во исполнение».
6. Нажать кнопку «Связать».

Рис. 33 – Ввод информации о визировании документа

1. В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».

Рис. 34 – Регистрационная карточка исходящего документа

1. В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
2. Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».

Рис. 35 – Адресаты документа

1. В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 36 – Поиск адреса в справочнике «Организации»

1. В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
2. Нажать кнопку «Найти».
3. Двойным щелчком кликнуть на элементе.
4. В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 37 – Выбор представителя организации

1. Нажать кнопку «Выбрать».
2. В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
3. Отправка документа.

• В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 38 – Указание даты отправки и вида отправки

• В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».

1. Регистрация исходящего документа на основе проекта документа
   
   1. В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 39 – Главное окно СЭД «Дело»

1. В появившемся окне нажать кнопку «Отменить». Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.

Рис. 40 – Список документов зарегистрированных ХХ.ХХ.ХХ

1. В строке меню щелкните пункт «Проекты» (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.

Внимание!

Для оповещения сотрудника отдела канцелярии следует настроить подсистему «Оповещения, уведомления и управления процессами». Оповещения будет приходить на электронную почту.

Рис. 41 – Перечень проектов готовых крегистрации

1. Двойным щелчком мыши кликните на записи об РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа.
2. Ознакомьтесь с проектом документа.

Рис. 42 – Проект документа

1. Для проверки электронной подписи в разделе «Файлы» нажмите кнопку «Проверить подпись» . Откроется окно, которое содержит список электронных цифровых подписей, с помощью которых был заверен выбранный файл. При необходимости можно просмотреть информацию о подписи и сертификате, нажав кнопку «Подпись».

Рис. 43 – Проверка подписей

1. Вернитесь к РКПД документа.
2. Нажмите в меню Файл пункт «Регистрировать проект». Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). РК документа, созданного на основе проекта, связывается с проектом связкой, имеющей категорию «Проекты». ФИО и должности лиц, подписавших проект документа, становятся значениями реквизита «Подписал», а завизировавших проект – реквизита «Визы». Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов сохраняются.

Рис. 44 – Регистрация проекта

Рис. 45 – Регистрация документа

1. Нажать кнопку «Адр.(0)» для внесения информации об адресате.

Рис. 46 – Адресаты документа

1. В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 47 – Поиск организации по справочнику

1. В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
2. Нажать кнопку «Найти».
3. Двойным щелчком кликнуть на элементе.
4. В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 48 – Выбор предствителя

1. Нажать кнопку «Выбрать».
2. В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
3. Отправка документа.

• В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 49 – Регистрация документа

• В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел».

1. ^

1. Открыть регистрационную карточку документа.
2. В РК документа в разделе поручений нажать кнопку «Ввести» и выбрать из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 50 – Ввод подчиненной резолюции

1. В появившемся окне проекта резолюции заполнить поле «Автор (внутр.)», выбрав

из списка должностное лицо, которому необходимо направить на согласование

данный проект резолюции.

Рис. 51 – Выбор автора резолюции

1. Для изменения текста резолюции установить курсор мышки в текстовое поле и нажать на клавиатуре клавишу «Insert». Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 52 – Стандартный список резолюций

1. В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
2. Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 53 – Ввод даты из календаря

1. В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
2. При необходимости заполнить поле «Категория поручения», выбрав из списка

нужное значение (например, срочно или оперативно).

Рис. 54 – Выбор категории

После ввода плановой даты исполнения поручение автоматически ставится на контроль.

1. У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
2. В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 55 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. Нажать кнопку Enter.
2. Выбрать найденного контролера.
3. Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 56 – Заполение поля «Контроль»

1. Выбор исполнителя

^ Данный вариант используется в том случае, если резолюция формируется в рамках вашей организации, т.е. при внутреннем документообороте. Для этого в разделе «Исполнители» нажать на кнопку «Добавить исполнителя» (далее см. пункты 4.8 – 4.11).

Рис. 57 – Добавление внутреннего исполнителя

Выбор внешнего исполнителя при межведомственном взаимодействии осуществляется путем нажатия на кнопку «Добавить внешнего исполнителя».

Рис. 58 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 59 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 60 – Ввод первых букв фамилии сотрудника

1. Нажать кнопку «Выбрать». Фамилия сотрудника появится в разделе

«Исполнители».

Рис. 61 – Проект резолюции

Первый в списке исполнителей отмечается красным восклицательным знаком .

1. Нажать кнопку «Записать». Произойдет возврат в РК документа. Запись об РК

документа автоматически копируется в папки «На рассмотрение» и «У руководства» кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».

1. ^
   1. Зайти в папку «На рассмотрении», в которой хранятся записи о проектах резолюций.
   2. Установить указатель рядом с требуемой записью об РК и выберите из меню «Управление» команду «Редактировать проект».

Рис. 62 – Редактирование проекта резолюции

1. Откроется окно проекта резолюции. Для внесения изменений в проект резолюции руководствуйтесь п. 4.

Рис. 63 – Открытие окна для утверждения проекта резолюции

1. Щелкнуть на кнопке «Вернуть» – произойдет возврат в окно папки «На рассмотрении». Запись об РК документа автоматически удаляется из папки «На рассмотрении». В папке «У руководства» около плановой даты появляется знак «плюс» (колонка «План»), который означает утверждение проекта резолюции руководителем.
1. ^
   1. Зайти в папку «У руководства» кабинета руководителя, в которой хранится записи о проектах резолюций. Выбор кабинета осуществляется в правом верхнем углу кабинета.
   2. Установить указатель на записи проекта резолюции, у которой в колонке «План.» установлен «+» перед плановой датой исполнения. Это говорит о том, что проект резолюции утвержден руководителем.

Рис. 64 – Символ «+» — отметка об утверждении проекта резолюции

1. Нажать правой кнопкой мыши на записи о проекте резолюции и выбрать из контекстного меню действие «Редактировать проект».

Рис. 65 – Редактирование проекта резолюции

1. После внесения изменений в проект резолюции нажать кнопку «Разослать». Запись об РК покинет папку «У руководства». Запись об РК с резолюцией автоматически появится у исполнителей в папке «Поступившие».

Рис. 66 – Рассылка резолюции

1. ^

Подчиненные резолюции создаются начальниками отделов на основе резолюции руководителя верхнего уровня для соблюдения иерархии резолюций. Подчиненная резолюция может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д. – такой подход позволяет более гибко организовать электронный документооборот и повысить эффективность контроля исполнения поручений. При снятии контрольной резолюции верхнего уровня, автоматически снимаются с контроля все подчиненные резолюции.

1. В главном окне программы щелкнуть на кнопку «Кабинеты». Откроется папка №1 – «Поступившие». Будет представлен перечень записей об регистрационных карточках (РК) и поручениях в кабинете.

Рис. 67 — Перечень записей в папке №1

1. Для ознакомления с документом необходимо двойным щелчком мыши кликнуть на записи об РК либо на записи о поручении. Откроется РК документа.

Рис. 68 – РК входящего документа

1. Для просмотра отсканированного письма в разделе «Файлы» двойным щелчком нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.

Рис. 69 — Раздел «Файлы»

1. После просмотра электронного файла закрыть приложение.
2. В РК документа в разделе поручений нажмите кнопку «Ввести» и выберите из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 70 – Ввод подчиненной резолюции

Поле «Автор(внутр.)» проставляется автоматически. Текст и контрольные сроки резолюции наследуются от родительской резолюции.

Рис. 71 – Подчиненная резолюция

1. Для изменения текста резолюции установите курсор мышки в текстовое поле резолюции и нажмите на клавиатуре клавишу «Insert».Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 72 – Стандартный список резолюций

1. В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
2. Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 73 – Ввод даты из календаря

1. В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
2. У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
3. В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 74 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. Нажать кнопку Enter.
2. Выбрать найденного контролера.
3. Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 75 – Выбор контролера

1. Выбор исполнителя

^ Данный вариант используется в том случае, если резолюция формируется в рамках вашей организации, т.е. при внутреннем документообороте. Для этого в разделе «Исполнители» нажать на кнопку «Добавить исполнителя» (далее см. пункты 4.8 – 4.11).

Рис. 76 – Добавление внутреннего исполнителя

Выбор внешнего исполнителя при межведомственном взаимодействии осуществляется путем нажатия на кнопку «Добавить внешнего исполнителя».

Рис. 78 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 79 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 80 – Выбор представителя организации

1. Когда процесс ввода резолюции закончен, следует нажать кнопку «Записать». Запись о резолюции попадает исполнителю в папку «Поступившие». В случае контрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие») и контролеру (в папку «На контроле»), при неконтрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает только в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие»).
2. Для закрытия РК воспользуйтесь кнопкой .

Рис. 81 – РК входящего документа

1. Выделить запись о поручении в кабинете и нажать правой кнопкой мыши.
2. Выбрать из контекстного меню «Принять к исполнению». Документ переместится в папку №2 «На исполнении».

Рис. 82 – Принятие к исполнению

1. ^

1. Откройте папку кабинета «На исполнении», в которой будет представлен перечень записей о поручениях в кабинете.

Рис. 83 – Ввод подчиненной резолюции

1. Двойным щелчком мыши откройте РК на просмотр. Ознакомьтесь с регистрационной карточкой документа.
2. Для того, чтобы ввести отчет об исполнении, нажать правой кнопки мыши на записи о поручении и выбрать из контекстного меню действие «Исполнить».

Рис. 84 – Исполнение поручения

1. В окне «Отчет исполнителя» выбрать из списка состояние исполнения.

Окончательное состояние исполнения выбирается исполнителем при полном исполнении поручения. Обязательно вводится дата отчета.

Промежуточное состояние исполнение выбирается исполнителем в случае частичного исполнения поручения. В этом случае дата отчета не указывается.

Рис. 85 – Ввод отчета об исполнении

1. Для указания даты отчета двойным щелчком кликнуть в поле «Дата».
2. Выбрать дату из календаря и нажать кнопку «Ввести».
3. Заполнить текстовое поле с клавиатуры.
4. Для того, чтобы приложить результат проделанной работы необходимо нажать на кнопку «Файлы».
5. Скопируйте файл с любого места вашего компьютера.
6. Нажать кнопку «Добавить файл». Произойдет добавление файла.

Рис. 86 – Прикрепление электронного файла

1. Нажать кнопку «ОК» в нижнем правом углу окна отчета. В случае неконтрольной резолюции после ввода отчета запись о поручении покинет кабинет, в противоположном случае поручение должно быть снято с контроля контролером, после чего оно автоматически покинет кабинет исполнителя и контролера.
1. ^

1. Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа

   1. Открыть регистрационную карточку документа, по которому Вам было отписано поручение.
   2. В меню «Файл» выбрать команду «Создать РКПД».

Рис. 87 – Создание РКПД во исполнение входящего документа

1. В окне «Выбор группы нового проекта» выбрать группу. В разделе «Копировать реквизиты» отметить флажок «Корреспонденты» для того, чтобы в карточке исходящего документа не заполнять информацию о корреспонденте.

Рис. 88 – Выбор группы проекта

1. Нажать кнопку «Выбрать». Откроется РКПД исходящего документа.

Рис. 89 – РКПД

1. Заполнить краткое содержание документа в поле «Содержание».
2. На рабочем столе найти документ, нажать на нем правой кнопкой и выбрать из контекстного меню команду «Копировать».
3. Зайти в раздел «Файлы» и нажать кнопку «Вставить файл».

Рис. 90 – Раздел «Файлы»

1. Нажать кнопку «ОК».
2. Для отправки на визирование/подпись нажать кнопку «Добавить визу/подпись».

Рис. 91 – Отправка на визу/подпись

1. Выбрать из меню «Действия» команду «Добавить».

Важно!!!

Добавление визирующего/подписывающего осуществляется в режиме редактирования проекта. Для того чтобы перейти в данный режим используется кнопка .

1. В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы исполнителя. Нажать клавишу Enter.

Рис. 92 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. Отметить визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Выбрать». Произойдет возврат к окну «Добавление и направление на визирование/подпись», в котором появятся записи выбранных визирующих/подписывающих лиц.
2. Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выбрать одно из двух значений: «На визирование» или «На подпись», определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете: визирующих или подписывающих.

Рис. 93 – Отправка на согласование/подписание

1. В системе есть два маршрута согласования документов: «Всем сразу» либо «По очереди». Установить переключатель на нужном значении.
2. В полях «На срок» указать количество часов (дней), отводимых на визирование/подписание проекта.
3. Нажать «Добавить и направить». Произойдет возврат к окну проекта (РКПД). В разделе «Управление проектом» будут находиться записи о добавленных визирующих/подписывающих лицах, указаны дата и время окончания срока визирования/подписания.

Рис. 94 – Раздел «Управление проектом»

Важно!!!

Исполнитель отправляет проект документа на подпись руководителю только после того все визирующие должностные лица проставили визы.

При необходимости, визирующее (подписывающее) должностное лицо также может добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

1. Для сохранения проекта нажать кнопку . Отредактировать содержание проекта можно с помощью кнопки . Проект будет находиться в папке №7 «Управление проектами», в которой исполнитель будет просматривать процесс согласования проекта.

Рис. 95 – Папка «Управление проектами»

1. После подписания проекта, в правом верхнем углу появляется статус «Подписан». Такой документ необходимо отправить на регистрацию в канцелярию. Для этого открыть проект и в меню «Действия» выбрать команду «Направить проект на регистрацию». После отправки документ приобретет статус «На регистрацию».

Рис. 96 – Направление проекта на регистрацию

1. ^
   1. Откройте папку №7 «Управление проектами».
   2. Нажать кнопку «Создать РКПД».

Рис. 97 – Создание инициативного проекта документа

1. Откроется окно «Выбор группы нового проекта документа». Выберите нужную группу и нажмите кнопку «Выбрать».

Рис. 98 – Выбор группы проекта документа

1. Откроется окно проекта документа. Далее см. п. 5.1.5.
1. ^

Если в процессе согласования и утверждения проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнителю необходимо создать новую версию проекта документа, внести корректировки и заново отправить всем согласующим/подписывающим должностным лицам.

1. Находясь в папке №7 «Управление проектами» кликнуть на нужном проекте документа.
2. Выбрать из меню «Действия» команду «Создать новую версию». Появится системное сообщение о том, что при создании новой версии проекта работа с текущей версией будет закончена. В окне сообщения подтвердите продолжение создания новой версии.

Рис. 99 – Создание новой версии проекта

На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус «Создан» и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии. РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.

Рис. 100 – Вторая версия проекта документа

1. Открыть раздел «Файлы». Для внесения изменений в документ нажать кнопку «Редактировать файл».

Рис. 101 – Раздел «Файлы»

1. Отправка на повторное согласование/подписание

Рис. 102 – Отправка на визирование

1. После подписания руководителей проекта документа исполнитель отправляет проект на регистрацию в канцелярию (см. п. 5.1.18).
1. ^

1. Открыть папку №3 «На контроле». В данной папке хранятся записи о поручениях, контролером которых является владелец текущего кабинета. Запись об одной и той же регистрационной карточке (РК) может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений. Записи о просроченных поручениях будут выделены красным цветом.

Рис. 103 – Папка «На контроле»

1. Правой кнопкой нажать на нужной записи о РК и выбрать из контекстного меню действие «Просмотреть РК».

Рис. 104 – Просмотр РК

1. В меню РК выбрать «Поручения» и выбрать «Смотреть поручение». Появится окно с поручением.

Рис. 105 – Просмотр поручения

1. Установить курсор на исполнителе и нажать кнопку «Просмотреть отчет» либо клавишу F6. В разделе «Файлы» может быть прикреплен электронный файл с результатом работы исполнителя.

Рис. 106 – Просмотр отчета

1. В окне «Резолюция» нажать кнопку «Редактировать».

Рис. 107 – Редактирование резолюции

1. Двойным щелчком кликнуть в поле «Фактическая» для ввода фактической даты исполнения. Она и будет являться окончательной датой исполнения поручения.

Рис. 108 – Ввод фактической даты

1. Кликнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
2. В поле «Состояние исполнения» установить значение «Полностью» (выбором из раскрывающегося списка).

Рис. 109 – Ввод состояния исполнения

1. Заполнить поле «Основание для снятия».
2. Нажать кнопку «Записать». Запись о данном поручении автоматически покинет кабинет. Поручение приобретет статус «Снято с контроля».
1. ^
   1. Открыть папку кабинета №8 «На визировании».

Рис. 110 – Кабинет

1. Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте.

Рис. 111 – Папка «На визировании»

1. Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 112 – РКПД

1. Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
2. Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
3. В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
4. Внимательно ознакомьтесь со сроком визирования проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить визу и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 113 – Срок визирования проекта

1. Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
2. В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время визирования проставляется автоматически.

Рис. 114 – Визирование проекта

1. В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
2. Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
3. На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 115 – Сохранение файла на диске

1. Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
2. По кнопке прикрепите электронный файл.
3. Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 116 – Добавление файла

1. Нажать кнопку «ОК».
2. В окне визирования проекта нажать кнопку «ОК». После визирования проект приобретает статус «Завизирован». Запись об РКПД покинет папку «На визировании». В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. п. ХХ).

1. ^
   1. Открыть папку кабинета №9 «На подписи».

Рис. 117 – Кабинет

1. Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте. Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 118 – РКПД

1. Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
2. Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
3. В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
4. Внимательно ознакомьтесь со сроком подписания проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить подпись и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 119 – Срок подписания проекта

1. Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
2. В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время подписания проставляется автоматически.

Рис. 120 – Подписание проекта

1. В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
2. Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
3. На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 121 – Сохранение файла на диске

1. Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
2. По кнопке прикрепите электронный файл.
3. Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 122 – Добавление файла

1. Нажать кнопку «ОК».
2. В окне подписания проекта нажать кнопку «ОК». После подписания проект приобретает статус «Подписан».
3. Для того чтобы подписать электронный документ электронно-цифровой подписью, выделить нужный файл в разделе «Файла» и нажать кнопку «Подписать файл».

Рис. 123 – Подписание электронного образа документа

Электронный образ документа отметиться красной галочкой.

Рис. 124 – Файл с ЭЦП

1. Закройте РКПД. Запись об РКПД покинет папку «На подписи».

Содержание:

Введение

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами.[1] Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

1. Преимущества

Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совмест-ное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами

Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

1. Функциональные возможности

Управление документами и информацией

СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.

Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.

Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.

Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.

Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.

Регистрация документов

Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Применение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

Сервер проверки электронной подписи

Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.

Юридически значимый документооборот

Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

Защита от несанкционированного доступа

Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.

Сканирование

Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

Поточное сканирование

Опция «Поточное сканирование» — предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода бумажных документов в электронный вид.

Опция «Партионная почта»

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

Автоматизация процесса согласования документов

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Контроль исполнения заданий и поручений

Работа с разными видами поручений и контроль сроков их исполнения. Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

• Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;
• Использование шаблонов поручений;
• Групповой ввод поручений к однотипным документам;
• Формирование многоуровневых (иерархических) поручений;
• Направление поручений исполнителям;
• Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;
• Создание отчета об исполнении поручений.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.

Интеграция с IT системами

Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.

«Интеграция ДЕЛО — 1С»

Интеграция с АС «Обращение Граждан»

Оповещение пользователей

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.

По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.

Стандартные отчеты

Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

• Сведения о документообороте;
• Сводка об исполнении;
• Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
• Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
• Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
• Сведения о работе пользователей;
• Сведения о результатах отправки документов.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.

Удаленная работа

Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.

Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.

Web-интерфейс

«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:

• регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);
• регистрации связанных документов;
• прикрепление файлов к РК;
• заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;
• вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
• ввод отчетов об исполнении поручений;
• работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);
• согласование (визирование) и подписание проектов документов;
• поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);
• полнотекстовый поиск документов;
• использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
• разграничение прав доступа к данным и функциям.

«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.

EOS Desktop Service

Предназначена для интеграции «ДЕЛО-WEB» с приложениями, установленными на рабочих компьютерах пользователей. При наличии опции «Сканирование» EOS Desktop Service предоставляет возможность сканирования документов напрямую из «ДЕЛО-WEB». При наличии пакета FineReader, установленного на рабочем месте пользователя, EOS Desktop Service позволяет также не только сканировать, но и распознавать документы напрямую из «ДЕЛО-WEB» с помощью опции «Сканирование».

Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)

Обмен документами между удаленными организациями.

Сервер электронного взаимодействия — позволяет автоматизировать обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота и обеспечить прозрачность обработки документов в этих организациях. СЭВ позволяет автоматически регистрировать электронные документы, поступающие из других организаций, с возможностью обмена сведениями о прохождении и исполнении документа. В новой версии СЭД «ДЕЛО» появилась возможность простой передачи файлов с поручениями и отчетами о ходе исполнения поручений между компаниями-участниками СЭВ, и организации шифрованного подключения для каналов отправки и приема сообщений СЭВ.

«Мониторинг документов»

«Мониторинг документов» — позволяет контролировать процессы выполнения работ по документам одной или нескольких организаций в соответствии с заранее определенным календарным планом / графиком. Решение обладает возможностями контроля выполнения этапов работ, формирования уведомлений и напоминаний по исполнению этапов, позволяет организовать доступ всех участников работ к актуальной информации в режиме реального времени.

Мобильные приложения

Компания ЭОС предлагает ряд решений для работы в системе с мобильных устройств (планшетов, смартфонов), которые делают электронный документооборот полноценным. Работает под ОС — iOS, Android, Windows.

Мобильные приложения компании ЭОС – это оперативный доступ для сотрудников различного уровня, от рядовых специалистов до высшего руководства, к документам и информации в любой точке мира. Мобильные приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» и в EOS for SharePoint позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами, соответственно дают возможность фокусироваться на проблемах, задачах, целях, принимать решения и давать поручения. Решения ЭОС для мобильной работы обладают дополнительными по сравнению со стационарными рабочими местами СЭД функциями:

• Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев;
• Работа с помощником и без него;
• Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме;
• Возможность работы решений в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети);
• Защищенность данных, в том числе и с использованием ЭП (это несомненное преимущество СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint по сравнению с другими подобными системами).

Опция «Модуль локального системного технолога»

Модуль локального системного технолога обеспечивает возможность внесения ряда изменения на локальных пользовательских станциях без обращения к технологам, обеспечивающим администрирование СЭД «ДЕЛО». Применение «модуля локального системного технолога» наиболее востребовано в случае совместного использования централизованного сервера СЭД «ДЕЛО» множеством территориально-распределенных подразделений или независимых организаций. В этом случае, применения модуля позволяет значительно сократить время внесения необходимых изменений, не противоречащих централизованным настройкам СЭД. В частности, модуль обеспечивает изменение прав локальных пользователей по добавление новых организаций и граждан в справочники, вводу резолюций и контролю исполнения, получению отчетов и пересылке документов по электронной почте.

Кроме того, возможно внесение изменений в следующее параметры прав пользователя:

• управление подпиской на оповещения;
• исполнения поручений;
• визирования и подписи проектов документов;
• регистрации Регистрационной Карточки (при этом, выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
• редактирования Регистрационной Карточки и ее реквизитов (выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
• поиска по картотеке;
• пересылки Регистрационной Карточки;
• изменение отметки о списание в дело;
• отметки об ознакомлении;
• добавления файлов к Регистрационной Карточке;
• доступ к Кабинетам.
• внесению изменений в справочники Рубрикатор, Группы документов, подразделения, Номенклатура дел, Граждане, Кабинеты, Список организаций.

Поиск и архивное хранение документов

Быстрый поиск документов

Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых введённых в систему реквизитов и по их произвольному сочетанию. СЭД «ДЕЛО» позволяет определять наличие связанных документов, зарегистрированных ранее, тем самым облегчая работу пользователя по поиску документов. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются настроенными для него правами доступа к информации, в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями.

Поиск по штрих-коду

Система позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. При осуществлении поиска по штрих-коду, достаточно вызвать окно быстрого поиска и произвести сканирование штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.

После распознавания штрих-кода автоматически открывается регистрационная карточка документа, которой соответствует сканированный штрих-код. В случае если сканируемому штрих-коду не соответствует ни одна регистрационная карточка в системе, на экран будет выведено соответствующее сообщение.

Электронный архив документов

Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов). При работе в системе исполненные документы «списываются в дело», таким образом, формируя архивный фонд организации в соответствии с действующими нормами и стандартами. При работе с документами система «ДЕЛО» позволяет списывать документы на долговременное хранение в архив, с дальнейшим поиском документов по БД. Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов:

• механизм списания документа в дело с автоматическим пересчетом страниц;
• просмотр перечня документов, списанных в дело;
• поддержка работы с многотомными делами;
• возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса, ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации.

Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

1. Дополнительная информация по системе «ДЕЛО»

Совместимость опций с версиями системы «ДЕЛО»

• Подсистема «ДЕЛО-Web» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.0.1 (1999 год).
• Конкурентные лицензии подсистемы «Дело-Web» («Дело-Web» КЛ) – включены в систему «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
• Опция «Сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.5.2 (2001 год).
• Опция «Поточное сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
• Опция «ЭП и шифрование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
• Опция «Юридически значимый документооборот» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
• Опция «Защита от НСД» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
• Опция «Оповещения и уведомления» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
• Опция «Поиск по штрих-коду» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
• Опция «Печать штрих-кода» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
• Поддержка формата MS Open XML в паспорте регистрационной карточки работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
• Опция «Информер» — работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
• Опция «EosDesktopService» — работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
• Опция «Мобильный кабинет» — работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
• Подсистема «АРМ руководителя» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
• Подсистема «EOSmobile» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
• Опция «Управление процессами» — работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
• Опция СЭВ – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
• Опция «Партионная почта» — работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.10 (2010 год)

Реализация электронного документооборота

При реализации технологий электронного документооборота целью специалистов компании «Электронные Офисные Системы» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «ДЕЛО»:

• создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью  разработки инициативных документов;
• автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;
• регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
• регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
• сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
• прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
• разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
• предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
• рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц);
• полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
• отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа – возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента — наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папка «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). Компания «Электронные Офисные Системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможность регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Архитектура системы «ДЕЛО»

Список сокращений:

• API – Application Programming Interface
• AS – Application Server
• ASP – Active Server Pages
• BLOB – Binary Large Object
• CSP – Cryptographic Service Provider
• GUI – Graphical User Interface
• IIS – Internet Information Server/ Services
• HTML – HyperText Markup Language
• MAPI – Messaging Application Programming Interface
• ODBC – Open DataBase Connectivity
• POP – Post Office Protocol
• SMTP – Simple Mail/Message Transfer Protocol
• ОС – операционная система
• ПО – программное обеспечение
• СУБД – система управления базами данных

Общие сведения

Назначение документа

Настоящий документ содержит описание архитектуры и реализации компонент системы «ДЕЛО» (восьмой версии) и ее опций, разработанных компанией «Электронные Офисные Системы». В качестве опций  рассматриваются:

• «АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
• «ДЕЛО-WEB»;
• «ЭЦП и шифрование»;
• «Поточное сканирование»;
• «Fine Reader».

 Заключение

СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами.

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

«ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

 Список использованных источников

1. https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%AD%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B
2. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному издательство «Термика»
3. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие.

• Описание
• Дистрибутивы
• Часто задаваемые вопросы
• Проекты
• Подсистема «СЭВ»
• Корпоративные мобильные приложения
• МЭДО
• Интеграция ПО ИС МФЦ и СЭД «Дело»
• Полезные приложения к СЭД «Дело»
• Контакты
• Клиенты