Руководство временем это простыми

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Современный человек вынужден жить в режиме стресса и многозадачности, не успевая насладиться отдыхом, общением с семьей или хобби. Темп жизни в сегодняшнем мире – это новый вызов, для принятия которого следует научиться управлять своим временем. Помогает в этом тайм-менеджмент, целая система знаний и техник, которая учит быть продуктивным и не расходовать время на ненужные занятия. Расскажем в статье, что это такое, какие методы тайм-менеджмента существуют и какие книги читать, чтобы научиться управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (time management) – это управление временем, если переводить данное слово дословно. Однако его понимание намного шире: термин можно определить как способ достичь большей эффективности, продуктивности, добиваться лучших результатов и расходовать на это меньше времени. Благодаря тайм-менеджменту улучшается организация труда и повышается продуктивность – как личная, так и работы всей организации.

Под названием «тайм-менеджмент» понимается научный подход к организации времени, умение планировать каждый день и распределять время с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо не только руководителям, но и всем, кто стремится повысить личную эффективность.

Существует немало техник и инструментов, помогающих достичь этих целей. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, за меньшее количество времени.

История развития

Наука управления временем начала развиваться еще в древности. Историю ее исследования и развития можно разделить на несколько периодов:

1. Донаучный. Древнеримский философ Сенека разделял время на хорошее и плохое: первое – то, которое тратится с пользой, а второе бесполезное. Именно он стал одним из первых письменно вести учет времени. Большой вклад в науку внес Бенджамин Франклин, который создал собственную технику постановки долгосрочных целей и их достижения («пирамида Франклина»).
2. Тейлоризм – этим термином называют теорию организации труда на предприятиях, разработанную Фредериком Тейлором.
3. Классический этап, охватывающий вторую половину XX века. Если тейлоризм был ориентирован на повышение эффективности физического труда, то новая эпоха потребовала разработки методов увеличения производительности труда интеллектуального. Подход был основан на предположении, что человек сам способен управлять своей эффективностью, однако он не учитывал личные качества.
4. Современный подход считает, что каждый человек – личность со своими интересами и особенностями, которые учитывает тайм-менеджмент. На продуктивность работы в современных условиях влияют также состояние окружающей среды, используемые инновационные технологии, которые позволяют повысить эффективность каждого сотрудника и команды в целом.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Время – самый дорогой ресурс сегодня, и управление им позволяет:

• Снизить уровень стресса.
• Контролировать выполнение промежуточных заданий на пути к цели.
• Эффективно организовывать свою работу.
• Освоить основы правильной расстановки приоритетов для достижения целей.
• Работать, не отвлекаясь на посторонние вопросы.
• Избегать ненужных ошибок в работе.
• Справляться с делами быстрее коллег и при этом поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе.
• Преодоление личной эффективности и прокрастинации.
• Успевать больше за то же время.
• Находить время для важных дел и встреч – как рабочих, так и личных.
• Развиваться в профессиональной и творческой сферах.
• Получать максимальный результат от работы.
• Уделать достаточно времени своему хобби и отдыху.

В конечном итоге, тайм-менеджмент позволяет контролировать собственную жизнь, ощущать себя ее хозяином и не зависеть от переменчивых внешних обстоятельств.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько подходов к управлению временем, в каждом из них предлагаются определенные принципы, следование которым позволяет эффективно работать. Перечислим наиболее важные среди них.

Мотивация

Практически каждый сталкивается с ситуацией, когда одни задачи решаются легко и быстро, а заставить себя работать над другими очень сложно. Возможно, причина этого – в отсутствии мотивации. Почему появляются сложности, несколько вариантов:

• Дело кажется бессмысленным, ненужным.
• При решении задачи включаются отрицательные эмоции.
• Отсутствуют необходимые для выполнения знания и навыки.
• От работы постоянно приходится отвлекаться.
• Появляются более срочные задачи.

Мотивация придет, если использовать вдохновляющие картинки и цитаты. Попытайтесь научиться благодарить себя за хорошо выполненную работу, отмечать успехи, делать себе приятные подарки. Еще один хороший способ искать мотивацию – поделиться своими планами с другими, после нарушить их будет стыдно.

Планирование

Основа планирования в теории тайм-менеджмента – это цель, к которой нужно идти, а пункты плана – шаги на пути ее достижения. При этом самые глобальные дела на день базовые, а остальные – второстепенные, причем каждое из таких необязательных дел должно занимать не более 15 минут. Сложности могут возникнуть по следующим причинам:

• Нет привычки составлять планы, это кажется бессмысленным занятием.
• Некоторые дела кажутся неважными, несущественными.
• Нет желания становиться «машиной», которая может действовать исключительно по плану.
• Использование планирования как цели, в то время как оно является лишь средством.

Чтобы выработать умение планировать и уже скоро начать видеть результаты, стоит придерживаться следующих правил:

1. Планируйте только письменно.
2. План на день нужно составлять ежедневно: доказано, что это повышает эффективность на 25%.
3. Важно отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.
4. Не стоит бояться необходимости менять планы в течение дня: обстоятельства порой вынуждают проявлять гибкость.
5. Если какую-то задачу можно без проблем оставить на завтра – стоит сделать это, отдавая предпочтение только тем, которые в значительной степени должны быть решены именно в данный день.

Структурирование

Чтобы проще было справиться с решением сложных и больших задач, каждую из них нужно разделить на несколько мелких и выполнять их последовательно и пошагово. Главное – изначально определить очередность таких задач, установить время на решение каждой из них. Очень удобно пользоваться таймером, который позволяет укладываться точно в отведенное время.

Приоритеты

Все задачи, которые необходимо выполнить, нужно ранжировать в порядке важности и срочности. При этом сначала лучше сделать несколько микрозадач, далее самое сложное. Можно использовать принцип «АБВ», в котором «А» — это наиболее важные и значимые дела, их нужно выполнять первыми. Кроме того, при расстановке приоритетов применяется SMART-проектирование, которое помогает определить цели. Они должны быть:

• конкретными;
• измеримыми;
• достижимыми за нужное время;
• актуальными;
• имеющими определенный срок.

При расстановке приоритетов нужно следовать «закону Парето», согласно которому обычно 80% результата можно получить, приложив лишь 20% усилий. Таким образом, расставив приоритеты, можно выявить именно эти 20%.

Рационализация привычек

Не исключено, что достижению целей мешают привычки, поэтому нужно проанализировать на основе следующих параметров:

1. Вредные, от них нужно избавляться. Это, например, курение, стремление просматривать новости в соцсетях в телефоне перед сном, вследствие чего возникает недостаток сна, и другие.
2. Полезные, которые стоит завести, если они отсутствуют. Среди них, к примеру, навык планирования, в том числе с помощью специальных мобильных приложений, или вести семейный бюджет.

Делегирование

Если правильно расставить приоритеты, часть дел, являющихся второстепенными, можно поручить другим, а самому сфокусироваться на главном. Например, если потек кран в ванной, для его починки можно вызвать сантехника, а не заниматься этим самому.

Анализ

Особенно важно анализировать собственный опыт, выделять ошибки и исправлять их. Кроме того, необходимо оценить ситуации, когда время было потеряно, потрачено даром, выясняя причины, почему так произошло. Это поможет выявить «хронофаги» — ситуации, обстоятельства, явления, которые поглощают время и приводят к низкой продуктивности деятельности (например, просмотр социальных сетей).

Планирование отдыха

Даже самые ответственные сотрудники имеют право на отдых. Его необходимо планировать не менее тщательно, чем рабочие задачи, никогда не пренебрегая им. Оставаться на пике своих возможностей и ресурсов можно, только регулярно пополняя их с помощью отдыха и времени, проведенного с семьей и детьми.

Кроме того, отдых позволяет человеку прислушаться к своим биоритмам, принимать их и работать в соответствии с ними. Например, если немало людей, для которых наиболее продуктивное время – раннее утро, поэтому они легко встают с восходом Солнца и успевают до традиционного начала рабочего дня разобраться с множеством важных задач. Но при этом во второй половине дня они чувствуют усталость – на этот период лучше оставлять второстепенные темы, требующие меньшей концентрации.

Популярные техники тайм-менеджмента

Ниже будут описаны некоторые проверенные методы, опробованные экспертами и доказавшие свою эффективность. Благодаря их использованию можно научиться управлять своим временем и быть более работоспособным ежедневно. Рассказываем о самых популярных техниках.

Техника Эйзенхауэра

34-й президент США говорил: «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное». На основе этой фразы бизнес-тренер Стивен Кови разработал технику разбивки задач на 4 отдельные группы, которую называют «матрица Эйзенхауэра»:

1. Важные и срочные – выполняются прямо сейчас.
2. Важные несрочные – выполняются позже.
3. Срочные неважные – чаще всего это перерывы в работе, отнимающие время.
4. Несрочные неважные – дела с минимальной ценностью.

Важно уделять внимание 1 группе, но не упускать 2, дела из которой несложно встроить в расписание.

Метод ABCDE

Ранжирование всех дел по нескольким разделам в зависимости от их приоритетности, где А – самые важные и срочные задачи, которые необходимо решать в ближайшее время. Можно оформить список с подпунктами (например, А1, А2).

Принцип Парето

Техника соответствует знаменитому принципу Парето: 80% работы можно сделать, потратив 20% усилий. Чтобы ее использовать, необходимо понять, как действия приносят максимальный результат, и пытаться выполнять их в первую очередь. Можно применять эту технику вместе с АВС, начиная работу с выполнения задач из списка А, которые можно решить быстрее остальных.

Pomodoro

Создатель практики – программист Франческо Чирилло. Предполагается, что человек в течение 25 минут должен сконцентрироваться на задаче, после чего можно сделать перерыв на 3 минут.

При следующем цикле перерыв будет дольше, как и период продуктивной работы – он составит 100 минут. Специально для использования этой методики ее автор создал таймер Tomato Timer.

18 минут

Автор – Питер  Брегман, который предлагает:

• Утром тратить 5 минут на правильное планирование.
• Одну минуту в час анализировать, насколько продуктивно он использован.
• 5 минут после завершения работы – анализируйте то, что происходило за день, и составляйте краткий отчет.

Домино

Автор Амит Оффир рекомендует сосредотачиваться на выполнении тех действий, которые максимально окупаются. Такой деятельностью может быть, например, написание книги, которая приносит доход от каждой продажи.

GTD (Getting Things Done)

Методика Дэвида Аллена, предполагающая доведение до конца любого дела. Состоит из нескольких шагов:

1. Собрать все бумаги и стикеры, засоряющие пространство и голову, перенести в ежедневник информацию с них.
2. Просмотрите эти записи каждый час, делайте это каждый час.
3. Упорядочить задачи из списка – убрать совсем или добавить в календарь.
4. Всегда заканчивать дела из списка, которые были выбраны.

Timeboxing

Работая над проектом или задачей, обязательно устанавливать дедлайн – как финальный, так и промежуточные. Методика может использоваться в личной или коллективной деятельности.

POSEC

Методика, построенная по аналогии с пирамидой потребностей Маслоу.

Включающая следующие пункты:

1. Расстановка приоритетов.
2. Организация рационального выполнения повседневных действий.
3. Оптимизация и упрощение всех дел.
4. Вычеркивание из списков несрочных задач.
5. Жертвуйте бессмысленными действиями, не приносящими пользы обществу.

COPE

Методика от эксперта Пегги Дункана, который рекомендует следующие шаги:

1. Обозначить цели (Clear).
2. Организовать действия (Organized).
3. Расставить приоритеты (Productive).
4. Работать над приоритетными задачами (Efficient).

Сортировка

Все задачи нужно разделить на три группы:

• Важные, но не срочные.
• Пустая трата времени.
• Необходимые срочные действия, к которым нужно приступить немедленно.

10 минут

Метод используется для задач, выполнять которые человек не хочет, но это необходимо. Важно обозначить себе, что на это дело вы потратите всего 10 минут. Это своеобразный психологический настрой – значит, после него будет легче втянуться в работу.

4D

Сортировка задач на несколько категорий:

1. Do – важные дела, которые нужно сделать самостоятельно.
2. Delegate – работа, которую можно делегировать.
3. Delete – неактуальные задачи.
4. Delay – дела, которые часто можно безболезненно отложить.

Fresh or Fried

Основа – выполнение основных дел утром. Именно утреннее время, по мнению создателей этой методики, является наиболее рабочим.

Zero Inbox

Техника разрабатывалась для работы с электронной почтой. Согласно ему, папка «Входящие» остается пустой. Все письма, которые попадают в нее, нужно распределить по отведенным местам – например, ответить на них, удалить, отправить в корзину или в спам.

Автофокус

Включает следующие действия:

• Записать все задачи.
• Отметить самые важные и срочные.
• Оставшиеся делать постепенно, фокусируясь на каждой из них.

Закон Паркинсона

Основа этого метода – жесткий дедлайн. Это означает, что задача выполняется ровно столько времени, сколько на нее отведено, и необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы решить их в поставленный срок.

Хронометраж

На протяжении двух недель записывайте все дела, на выполнение которых уходило более 5 минут. Последующая рефлексия поможет понять, сколько времени тратится на нецелевые действия.

Канбан

Визуализация рабочего процесса с помощью доски задач, которая делится на несколько блоков – например, «Необходимо выполнить» или «В процессе выполнения». Это помогает контролировать имеющиеся задачи и отслеживать рабочий процесс.

Интеллект-карты

Методика визуализации процесса,  представляющая собой создание огромной карты, напоминающей генеалогическое древо. Его ствол – это цель, от которой ответвляется несколько задач, которыми нужно заняться, чтобы достичь цели. Позволяет взглянуть на деятельности со стороны.

90/30

Работа выполняется в течение 1,5 часов, после чего 30 минут отводится на отдых. Первые циклы в этом чередовании нужно посвятить выполнению самых сложных дел. Варианты сочетания труда и отдыха могут быть разными – например, 56 и 14. Подобный вариант подойдет тем, кому трудно работать без перерыва 90 минут.

Девять дел

Техника предлагает за день сделать девять дел:

• Одно большое.
• Три средних.
• Пять маленьких.

Последний пункт – это, как правило, несложные бытовые дела, выполнять их нужно регулярно, чтобы они не накапливались.

Три дела

Альтернатива девяти делам – всего лишь три, но самые важные. Попробуйте ежедневно скорее выполнять эти три задачи, только потом переходить к остальным.

Временные блоки

Методология основана на главном принципе тайм-менеджмента, который определяет всю его систему – планировании. Главное условие заключается в том, что нужно не просто написать полный список дел, а посмотреть на каждое из них и сделать распределение их по времени,  отводя на каждую задачу определенные интервалы.

ZTD

Аббревиатура расшифровывается как Zen to Done. Это аналог GTD, но упрощенный. Суть техники – сделать так, чтобы перечисленные действия могли войти в привычку:

1. Вся поступающая информация собирается в одном месте.
2. Информация сразу же обрабатывается.
3. Сделайте сортировку всех заметок по категориям (например, «Дом» или «Работа»).
4. Каждый день заранее планируются самые важные задачи, которые обязательно нужно сделать.
5. Необходимо сосредотачиваться на одном деле.
6. Списки дел, которые вы пишете, понятные и короткие.
7. Составить режим дня и соблюдать его.
8. Заниматься надо лишь тем, чем хочется.
9. Записи нужно регулярно просматривать, убирая лишнее.

Система Тима Ферриса

Система тайм-менеджмента, придуманная экспертом по продуктивности Тимом Феррисом, основана на двух правилах:

1. Принцип Парето. Для решения 80% задач требуется только 20% усилий.
2. Работа должна выполняться в отведенное для нее время.

Таким образом, делается вывод, что нужно не отдавать больше времени, а максимально сосредоточиться при ее выполнении. Рабочий период должен быть не более 20% дня, но концентрация в это время высокая.

Тайм-драйв

Создатель системы – эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он предлагает, например, уделять время полноценному качественному отдыху, а также ежечасным небольшим перерывам для расслабления. Еще один принцип теории – развитие мотивации, для которого автор предлагает следующие методики:

• Швейцарский сыр. Разбитие задачи на несколько подзадач (так называемая декомпозиция), которые можно делать в произвольном порядке.
• Съесть лягушку. Лягушки, которых нужно съесть, в данном случае – это необходимые, но неприятные дела. «Съедать лягушку» нужно каждый день, то есть ежедневно выполнять одно дело из этой категории. Слоны же – это важные, интересные и крупные задачи, для решения которых требуется разделить их на несколько мелких.
• Таблица ежедневных дел – способ фиксировать «слонов» и «лягушек».

 Структурирование хаоса

Основные шаги, в соответствии с этой теорией тайм-менеджмента:

1. Спланировать все задачи, перенеся их на один носитель.
2. Сгруппировать их по направлениям.
3. Сформулировать цели.
4. Выделить приоритеты.
5. Визуализировать ход работ с привязкой к датам и времени – показать все задачи на графике или интеллект-карте.
6. Не забыть проанализировать сделанное, скорректировать приоритеты.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — Метод представляет собой графическое отображение всех операций, которое используется в основном для планирования и анализа совместной работы.

Анализ временных затрат

Предполагается ежедневный анализ достигнутых показателей и итогов тайм менеджмента на основании следующих критериев:

• полезность;
• продуктивность;
• эффективность;
• делегирование;
• главный результат.

Таймблокинг

Организация времени благодаря отведению на каждое важное дело определенного периода – блока. В течение данного периода нужно максимально концентрированно работать над задачей.

Bullet journal

Запись всего важного и необходимого в один блокнот. В нем должны содержаться не только планы на неделю или на месяц, но также рисунки, идеи, мотивирующие цитаты – все, что может вдохновить на работу.

Подготовка с вечера

Техника подойдет для тех, кому трудно проводить утро продуктивно. Согласно методике, создавать план важных дел на завтра нужно вечером, и утром не придется искать время на планирование.

Хотя бы несколько минут

Хороший метод тайм-менеджмента, помогающий бороться с прокрастинацией. Если не хочется выполнять неприятное дело полностью, можно уделить ему хотя бы несколько минут, но делать это нужно регулярно.

Дедлайны

Постановка каждой задачи должна сопровождаться дедлайном – это стимулирует ее выполнение и помогает справиться с прокрастинацией.

Мелкие задачи

Техника, противоположная описанному выше методу лягушки: сначала нужно выполнить небольшие несрочные дела за несколько минут, затем переходить к важным.

Сделать завтра

Некоторые авторы систем предлагают выполнять запланированные срочные дела не сразу, а завтра. Для этого рекомендуется вести закрытые списки, в которые стараться добавлять только задачи, стоящие на завтра. Благодаря этому удается сконцентрироваться на текущих делах.

Хронотип

Метод на основе персональных особенностей. У каждого человека есть идеальное время для активности, в зависимости от него нужно планировать работу. Виды хронотипов:

1. Медведь. Просыпаются с 7 до 9, с 11 до 18 – пик продуктивности.
2. Лев. Просыпаются рано, готовы к работе с 10 до 17.
3. Волк. Встают поздно, продуктивны с 12 до 20.
4. Дельфин. Встают рано, активность – с 10 до 18.

Метод Никиты Жесткова

Планирование трех дел на каждый день – основного и двух дополнительных, причем выполнить их нужно при любых условиях.

Метод Ицхака Пинтосевича

Автор рекомендует долгосрочное планирование – на 5-7 лет, на год, а также определение главных проектов, которые разбиваются на действия, необходимые для достижения цели.

Метод Дэна Кеннеди

Бизнес-тренер Дэн Кеннеди, на счету которого множество успешно проведенных тренингов, советует выполнять только ту работу, которая приносит хороший финансовый доход. Автор дает совет и один из лайфхаков – откройте калькулятор, рассчитайте стоимость часа. Это поможет найти ответ, за какой проект лучше взяться – один крупный или несколько мелких.

Якорь

Якорем в данном случае считается основное событие дня. Его нужно выполнять ежедневно – это поможет сделать каждый день успешнее.

Обоснованное нет

В основе – отказ от проектов, содержание которых не приносит удовлетворения и выполнение которых отнимает много сил и времени.

Системы тайм-менеджмента

Помимо основных техник тайм-менеджмента, описанных выше, существуют целые системы управления временем.

1. Классическая система — это выработка мотивации у сотрудников, которая основывается на предположении, что каждый из них может самостоятельно улучшить результаты своего труда, если избавить его от постоянного давления сверху. Эта система активно применялась на многих предприятиях в течение 20 века, однако доказала свою эффективность лишь в отношении физического труда.
2. Agile Results – система, созданная Джеем Ди Мейером и основанная на принципах постоянного роста личной продуктивности, совершенствования, достижения результатов. Например, концентрироваться не на всех делах, а лишь на трех наиболее важных, результата в которых нужно достичь в конкретный период времени.
3. Джедайские техники – методы эффективного расходования ресурсов, разработанные российским специалистом Максимом Дорофеевым. В основе системы – экономия ресурсов головного мозга и расходовать их только тогда, когда это действительно необходимо. Эти ресурсы автор называет мыслетопливом и учит беречь их, не теряя впустую.

Способы контроля в тайм-менеджменте

Специалисты в тайм-менеджменте выделяют два способа контроля – внутренний (самоконтроль) и внешний.

Внутренний контроль

Самоконтроль — это следующие шаги:

• Учет хронометража.
• Фиксирование помех.
• Ориентация на интуицию.
• Создание памяток.

В результате можно научиться ежедневно анализировать качество выполняемых задач, контролировать количество затраченного времени, подводить итоги за период, давать оценку своим действиям, делать выводы.

Внешний контроль

Во внешнем контроле участвуют сторонние люди, обязательства, обстоятельства. К его методам относятся:

• Контракты, договора и другие обязательства.
• Специальные контроллеры, сервисы напоминаний.

В самом начале можно использовать для контроля обычный ежедневник, однако для серьезной организации работы и конфиденциальности используются специальные инструменты. Это могут быть, например, карты контроля, предложенные Калининым. Они включают следующие компоненты:

1. Постановка задачи.
2. Исполнитель.
3. Ожидаемые результаты.
4. Точки (даты) контроля.
5. Проверяемые задачи.
6. Ожидаемые результаты.
7. Фактические результаты.
8. Решения.

Правила эффективного делегирования полномочий

Один из принципов тайм-менеджмента – делегирование обязанностей и полномочий. Чтобы оно было эффективным, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Точное формулирование целей и задач.
2. Указание ответственности за каждое поручение.
3. Объяснение причин важности выполнения задач.
4. Разъяснение технологий и алгоритмов с помощью подробного инструктажа.
5. Проверка, понял ли сотрудник задание и насколько высока его мотивация.

Все основные моменты делегирования должны оформляться письменно, под текстом документа должны подписаться все, кого он касается.

Правила ведения тайм-менеджмента

Чтобы успешно управлять своим временем, рекомендуется придерживаться нескольких правил:

• Управление рабочим временем, которое должно занимать не больше 60% дня.
• Отслеживание и анализ затраченного времени.
• Расстановка приоритетов.
• Управление свободным временем, чередование физической активности и эмоциональной разгрузки.
• Женский тайм-менеджмент ориентирован на саморазвитие и домашние дела, мужской – на реализацию себя в разных сферах.
• Навык управлять временем для подростков поможет им сконцентрироваться на разных задачах, проявлять себя и делать успехи как в учебе, так и во внеучебной деятельности.

В качестве примера управления временем можно привести развитие компании в интернете, если уже есть офлайн-магазин. Возможно несколько вариантов:

1. Политика параллельного ведения офлайн- и онлайн-бизнеса. Рекомендуется создать интернет-магазин, автоматизировать бизнес-процессы, создать сайт или блог с формой регистрации, разработать маркетинг, стратегию продаж, запустить интернет-рекламу и рассылки, привлечь специалиста для контроля над этим направлением.
2. Несколько проектов в интернете. Нужно проработать каждую категорию, транслировать УТП с помощью лендингов, которые должны быть похожи по движку. Для упрощения задачи можно установить одну онлайн-кассу для всех интернет-магазинов.
3. Несколько офлайн-проектов. Рекомендуется привлекать партнеров из смежных бизнесов, что даст расширение целевой аудитории клиентов, и постоянно стремиться к развитию. При этом также важна автоматизация, перекрестная реклама, а для упрощения работы можно бесплатно сформировать общую клиентскую базу.

Пожиратели времени

Непродуктивные потери времени в тайм-менеджменте их называют «пожирателями», и важно уметь сказать им «нет».

Самые распространенные среди них:

• неясные цели;
• большой объем работы;
• неправильное планирование;
• чтение;
• недостаточная мотивация;
• недостаточное разделение труда;
• неожиданно приходящие посетители;
• неполная информация;
• неумение доводить дела до конца;
• долгие совещания;
• неинформативная обратная связь;
• чрезмерная коммуникабельность;
• привычка откладывать дела;
• ожидание;
• отсутствие делегирования;
• недостаточный контроль;
• суетливость;
• лишние подробности;
• много записей;
• тревожные мысли, не связанные с работой;
• болтовня с коллегами и друзьями;
• плохая подготовка к совещаниям, которые нужно провести;
• недостаточная согласованность действий между коллегами;
• шум и иные отвлекающие факторы;
• отсутствие самодисциплины;
• неспособность отказывать;
• телефонные звонки и сообщения;
• долгий поиск информации;
• неотлаженный документооборот;
• личная неорганизованность;
• непонимание задач;
• неправильная расстановка приоритетов.

Недостаточная мотивация, непонимание важности работы, отсутствие четкого понимания целей – самые частые причины, по которым возникает прокрастинация, а рабочее время тратится впустую.

Высказывания известных людей про тайм-менеджмент

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках»

Питер Турла

«Нужно не расходовать время, а инвестировать в него»

Стивен Кови

«Время, затраченное впустую, есть существование, время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Эдуард Юнг

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать»

М. Скотт Пек

«Я наблюдаю то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие просто тратили»

Генри Форд

«Горе народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им»

Карл Берне

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»

Том Грининг

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук»

Пьер Шарден

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени»

Сидни Харрис

«Время – материя, из которой состоит жизнь»

Бенджамин Франклин

«На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»

Максим Горький

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать»

Вильям Пенн

Мифы о тайм-менеджменте

Для России это понятие относительно новое, и в работе его используют далеко не все. Есть две крайности – от мнения, что он поможет добиться успеха в любой деятельности до убеждения, что он не работает совсем. Перечислим основные стереотипы, касающиеся тайм-менеджмента:

1. Никакие техники не работают, потому что временем управлять невозможно.
2. Чтобы все успевать, нужно больше и старательнее работать.
3. Это жесткие рамки без спонтанности.
4. Использование тайм-менеджмента – путь в рабство.
5. Нужен только тем, кто не отличается пунктуальностью.
6. Бороться с прокрастинацией бесполезно.
7. Есть универсальные техники, подходящие для всех.
8. Позволяет сэкономить время.
9. Это изобретение Запада, применять его в России бесполезно.
10. Поможет избавиться от всех неудач в работе.
11. Подходит всем.
12. Тайм-менеджмент не работает.

Многие из этих заблуждений противоположные, но объединяет их одно – они не имеют ничего общего с истиной и с настоящим тайм-менеджментом.

Инструменты и сервисы для тайм-менеджмента

Чтобы эффективнее организовать работу, можно использовать следующие приложения (есть на русском и английском языке):

• Clear – онлайн-аналог блокнота.
• 1-3-5 List – фиксация дел с возможностью ранжирования.
• RescueTime – приложение для составления графиков и анализа дня.
• Trello – виртуальный аналог папки с карточками задач.
• Loop — Habit Tracker – сервис для выработки полезных привычек.
• focus@will – музыкальный сервис для снятия стресса.
• Asana – сервис управления задачами.
• Jira – программа для команд, работающих по agile-методикам, с возможностью подключать новые контакты.
• MeisterTask – сервис для командных проектов.
• Hygger – приложение для командной работы и временных задач.
• do – приложение для записи задач и напоминания о них.
• Todoist – фиксация задач и объединение их в проекты.
• TickTick – формирование задач, объединение их в проекты для удобства пользователей.
• Notion – многофункциональный инструмент для личного и командного использования.
• TMetric – трекер времени.
• TogglTrack – трекер с возможностью планирования.
• Harvest – удобный и быстрый трекер.
• Go Fucking Work – сервис для блокировки отвлекающих сайтов.
• Помидорковый таймер – для работы в технике «помодоро».
• FocusFox – веб-редактор для работы над текстом.
• SAM9000 – приложение для управления задачами.
• Nifty – сервис планирования.
• Process Bliss – простая система для управления бизнес-процессами.
• Kintone – корпоративное рабочее пространство.
• Weeek – трек-менеджер проектов и задач.
• GanttPRO – диаграммы для составления планов.
• Focus To-Do – трекер для техники «помодоро».
• Notion – возможность хранения и систематизации любого потока информации.
• SingularityApp – сервис для импорта писем в задачи.

Для организации рабочего времени можно использовать электронные органайзеры, в том числе:

1. Таймер, ограничивающий время, в течение которого нужно делать работу.
2. Чек-листы, раскладывающие сложные процессы на этапы.
3. Бланки, размеченные для хронометража.
4. Ментальные карты, которые используются для систематизации информации и мозговых штурмов.
5. Электронные таблицы.
6. Канбан-доски для организации рабочих процессов.

Кроме того, не стоит забывать про привычные инструменты. Возьмите, к примеру, обычный ежедневник — он может стать прекрасным средством для тайм-менеджмента.

Популярные книги и тренинги про тайм-менеджмент

Несколько актуальных книг, которые стоит читать для обучения умению управлять временем, чтобы узнать основные принципы, авторские техники тайм-менеджмента и учиться применять их:

• Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент»;
• Брайан Трейси «Мастер времени»;
• Майкл Бреус, «Всегда вдняовремя»;
• Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»;
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile»;
• Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»;
• Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»;
  Люси Паладино «Максимальная концентрация»;
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
• Штафан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»;
• Марк Форстер, «Сделай это завтра»;
• Тимоти Феррис «Как работать четыре часа в неделю»;
• Крис Бейли «Мой продуктивный год»;
• Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать»;
• Роберт Мауер «Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен»;
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».

Развить умение управлять временем помогут не только книги, но и курсы, тренинги по управлению временем с полезным материалом. Набор на курсы, чтобы пройти обучение, постоянно проводят:

1. Skillbox;
2. Нетология;
3. Brammels;
4. ТренингСпэйс;
5. Открытое образование.

Вопросы и ответы

Специалисты считают хорошими навыками:

1. Грамотно оценивать время и рассчитывать его, не браться за проекты, которые невыполнимы изначально.
2. Составлять временные карты, планируя свои дела, выделяя среди них главные и второстепенные.
3. Использовать в работе принципы 4D: удалять ненужное, переносить выполнение задач, делегировать, уменьшать объем работы.

Тайм-менеджмент – это не цель, а инструмент, который позволяет достичь целей. Он помогает использовать время с пользой, помнить ценность времени и своей работы.

Современный подход считает, что тайм-менеджмент – это управление не столько временем, сколько собой: вниманием, концентрацией, продуктивностью. Специалисты предлагают воспринимать время как ящик: он кажется достаточно просторным, но туда уберется не так уж много. Это позволяет понять ценность управления временем и необходимость прямо сейчас начать осваивать его приемы.

Заключение

В рамках статьи нет возможности рассказать обо всех тонкостях тайм-менеджмента. Важно, что он помогает не больше успевать, не экономить время, а жить интереснее, насыщеннее и продуктивнее. Это инструмент для организации собственной жизни, который научит понимать и ценить каждое мгновение и наслаждаться простыми вещами.

Навыки тайм-менеджмента, подчерпнутые из книг и тренингов, очень быстро могут стать привычкой, если среди множества предложенных техник выбрать несколько подходящих и регулярно использовать их. Постепенно изменится не только подход к работе, но и качество жизни, появится ощущение ценности времени и удовлетворенность от того, что оно проходит не впустую.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть. 

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.  

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро. 

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

• В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
• Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
• Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
• Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
• Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров. 

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

• Сортировка данных в разделе «Входящие».
• Быстрая обработка поступающих сообщений.
• Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
• Предварительное ежедневное планирование. 
• Концентрация на одной задаче.
• Создание простых, коротких и понятных списков дел.
• Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

1. Записываете все, что намечается.
2. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
3. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
4. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

1. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
4. Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
5. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
6. Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
7. Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно

Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.

Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. «управление временем») — это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.

Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

• остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
• навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
• научиться управлять своими ресурсами;
• делать дела без суеты, стресса и все успевать;
• выделять время только для себя.

Кажется, что тайм-менеджмент — это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов. На самом деле нет.

Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.

Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием «Курсовая». Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.

Различают два направления — личный и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный time management

Личный тайм-менеджмент — это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели.

Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением. Для всего этого есть личный тайм-менеджмент.

Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.

Корпоративный time management

Корпоративный тайм-менеджмент — это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.

В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

• Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
• Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
• Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
• Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.
• Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
• Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
• Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
• Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
• Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

Техники тайм-менеджмента — это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:

• анализ ситуации;
• планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
• борьба с прокрастинацией.

Расскажем про самые действенные методы.

Getting Things Done или GTD

Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл «входящие», а затем распределяете по категориям:

• я могу сделать это прямо сейчас;
• я могу это делегировать;
• я хочу сделать это когда-нибудь;
• я хочу это сделать в определенный срок.

При этом, если дело предполагает несколько шагов — это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.

И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку «входящие», когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления.

Time-blocking

Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре.

Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель.

Автофокус

Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да — приступайте, нет — ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.

Правило Парето

20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.

Pomodoro

Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут.

Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.

Правило 10 минут

Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: «Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь». Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут.

Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.

Хронометраж

Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время.

Подготовьте таблицу «занятие/время» и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и «минутку» в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах.

Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.

Занятие

Время

Я действительно хотел это делать?

Что я чувствовал в этот момент?

Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.

Что насчет лягушек

Лягушка в тайм-менеджменте — это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему — это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов «съесть лягушку».

Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.

Как связаны слоны и тайм-менеджмент

Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги — это одна из лучших техник тайм-менеджмента.

Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название — «птица за птицей». «Птица за птицей» — это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги — это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.

Поглотители времени (или хронофаги) — это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией.

Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:

• Занятия — что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.

Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.

• Организационные ошибки — все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.

Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм.

• Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях.

Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.

• Форс-мажоры — обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.

Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.

• Психологическое состояние — обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.

Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.

1. Тайм-менеджмент не работает.

   Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие — чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи — для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.

2. Тайм-менеджмент подходит не всем.

   Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.

3. Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени.

   Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента — отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей.

4. Невозможно победить прокрастинацию.

   Прокрастинация — это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, — это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.

5. Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой.

   Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь — это:

• вовремя завершенные дела,
• привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
• проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
• гарантированно отведенное время на себя и отдых.

Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.

Что такое тайм‑менеджмент

Тайм-менеджмент — гибкий навык управления временем, важный для специалиста любого профиля от IT до промышленности.

Чтобы понять, от чего зависит современный тайм-менеджмент, нужно разобраться в том, что такое мир VUCA и BANI.

Зачем нужно управлять временем

Начинающие руководители — это, как правило, эксперты в своей сфере, которые постепенно стали брать на себя больше задач. Результаты этой работы заметили руководители компании и предложили заняться управлением командой. Часто начинающему руководителю сложно сразу переключится со своих текущих задач на управленческие.

Например, аналитик компании получает повышение, но продолжает совмещать работу аналитика и руководителя отдела. Это сложный путь — силы и нервы уходят на две профессии: аналитика и менеджера. И вместо правильного планирования времени может получиться, например, такая ситуация:

Руководитель должен отказаться от прошлых обязанностей. Например, делегировать создание аналитических дашбордов коллеге из команды.

Бывшего аналитика мучают сомнения: вдруг коллега не справится, а я точно сделаю дашборд правильно.

Что происходит, если руководитель не управляет личным и рабочим временем

Если руководитель не хочет менять ритм работы и пытается совмещать обязанности менеджера и эксперта, появляются риски:

● Команда не укладывается в сроки.

Например, Миша, начинающий лид продуктового направления в IT, взял задачу: исследовать рынок облачных хранилищ и предложить новое решение для продуктовой линейки компании. Анализировать продукты конкурентов решил сам. А упаковку результатов в таблицы оставил команде. Дополнительно Миша должен выполнять свои текущие задачи: готовить презентации, писать коммерческие предложения.

В результате вместо трёх недель на исследование рынка пришлось потратить шесть, и времени всё равно не хватило. За неделю до дедлайна Мише пришлось передать поиск конкурентов другому руководителю — Маше.

Маша разбирается в тайм-менеджменте и понимает, что не справится одна даже за месяц. Чтобы успеть, она работает по вечерам и привлекает экспертов, но начальство всё равно осталось недовольно результатом.

● Руководитель может отстаивать ложное мнение и спровоцировать конфликт.

После неудачного проекта у руководства возникли вопросы к Мише, а он попытался переложить ответственность на Машу. Это привело к конфликту в команде, доверие между участниками пропало. Репутация Миши как руководителя тоже пострадала — не удалось на личном примере показать грамотное управление проектом и временем.

● Сотрудники демотивированы, когда их ставят в ситуацию неудачи.

Если руководитель не учитывает навыки и опыт сотрудников, когда планирует время на выполнение задачи, это заранее настроит команду на то, что задача невыполнима. Ей будут заниматься в последнюю очередь, передавать коллегам и в итоге выполнят плохо или не выполнят совсем.

5 индикаторов слабого тайм-менеджмента

1. Один или несколько пунктов из списка задач постоянно откладываются.
Допустим, руководитель отдела маркетинга хочет сам подписывать контракты с партнёрами из Дубая. Для этого ему нужно разобраться в основах иностранных договоров.

Получилась большая задача: найти юриста, согласовать структуру обучения и выделить для него время. Поскольку задача несрочная, она постоянно переносится на завтра. А запись в списке задач отвлекает и заставляет руководителя нервничать.

2. После рабочего дня остается состояние неудовлетворённости.
По данным Statista, 44% опрошенных офисных сотрудников неудовлетворены тем, как прошёл рабочий день. За 10 лет исследований уровень недовольных вырос с 31% до 43%.

Например, руководитель отдела разработки записал задачу: за три дня проверить вёрстку пяти сайтов. Чтобы уложиться в этот срок, руководитель решил тратить по 45 минут на каждый сайт. Первый сайт он проверил за полтора часа, потому что в нём была не одна страница, а три. Второй сайт ― за час, потому что нужно было ответить на письма. Остальные три до конца рабочего дня проверить не успел. Теперь придётся вместо отдыха проверять оставшиеся сайты и переживать, что не успевает в срок.

3. Внимание и время тратится на второстепенные задачи.
К примеру, на встрече клиент отказался от проекта, потому что на него нет бюджета. Но менеджеру кажется, что настоящая причина в качестве работы. Он придумывает, как улучшить проект, и ставит задачи команде. Это отнимает время — люди работают над несуществующим проектом в ущерб приоритетным.

4. Жалобы от клиентов и смежных руководителей.
Из-за загруженности руководителя сроки по проекту могут сдвинуться. Например, продажи антивирусов в компании зависят от нескольких отделов: разработчиков, тестировщиков, аналитиков. Если тестировщики поздно сообщат о баге, разработка затянет обновление антивируса. Пользователи останутся без защиты на то время, пока команда заканчивает работу.

На руководителя посыплются жалобы от смежных управленцев, будут жалобы и от клиентов — но уже на компанию. А всё из-за того, что он не правильно спланировал время, не выделил и не контролировал промежуточные результаты работы команды.

5. Команда устаёт, выполняя обычный набор задач.
Отдел разрабатывает интернет-магазины. Команда работает по плану: собрать информацию из брифа, подготовить текст, макет, дизайн и вёрстку. Пока не пришёл новый руководитель, все задачи выполнялись в срок. Но теперь дизайнер вместо одного макета делает пять, а верстальщик в это время сидит без дела. Набор задач остался прежним, но из-за того, что задачи усложнились, команда начала срывать дедлайны.

Принципы управления временем

Не выгореть от работы помогут следующие принципы:

● Пробовать один инструмент за раз.

Часто люди стараются попробовать всё сразу, поэтому им не хватает времени на оценку результата. Из-за этого не замечают прогресс, или им кажется, что его нет. Лучше выбрать один метод и довести его до результата.

Каждый день пробовать новое: сегодня матрица, завтра ABC, послезавтра — обратное планирование.

Запустить пилотный проект, во время которого пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Каждый день отмечать результаты и оценить их в конце проекта. Если результаты слабые, попробовать ABC или другой метод.

Инструменты тайм‑менеджмента

Каждый инструмент управления временем — как винтик в большой системе. Если его подобрать правильно, система будет работать без сбоев. Лучше пробовать инструменты по одному. Если не помогает — переходить к другой технологии управления временем и тестировать её.

Вот несколько инструментов, которые помогают управлять временем:

1. Список дел.
Помогает избавиться от необходимости помнить, что нужно сделать сегодня, завтра или через два месяца. Одним проще записать задачи в блокнот, другим — установить лист To-Do на телефон или компьютер.

Из списка надо убирать кочующие и менее важные задачи. Например, отказаться от встречи без конкретного вопроса или убрать просмотр рабочей переписки утром и в обед — оставить на вечер.

Мотивацию сотрудников.
Например, планёрки или тимбилдинги.

Постановку задач.
Если команда небольшая, то руководитель — это и проектный менеджер.

Контроль результата.
Менеджер управляет командой, поэтому отвечает лично за каждый шаг.

Решение конфликтных ситуаций.
Руководитель должен принимать решения, часто непопулярные, и отвечать за них.

Финансовые вопросы.
Например, решение о выплате премий.

Подготовительную работу.
Например — планирование на год. Спросить команду, как она видит продукт. Но финальное решение всегда за менеджером.

Задачи, где у команды больше опыта,
чем у менеджера-эксперта.

Рутинную работу,
которая не развивает руководителя. Но может развивать сотрудника. Например, посещение конференций. Руководитель получит конспект, а сотрудник — ответы на вопросы в его специальности, развитие, знакомства.

Эффективные методы планирования

Существует много способов тайм-менеджмента: для проектов разной сложности и продолжительности. Рассмотрим универсальные для любой ситуации:

● Обратное планирование помогает планировать долгосрочные задачи, например, стадии выполнения проекта или задачи наперёд.

Например, перед Новым годом нужно организовать мотивационное мероприятие для команды. Для этого нужно согласовать финансирование, подобрать провайдера и заключить договор с помощью HR.

Лучше начинать не с первого задания, а двигаться в обратном направлении:

—На поиски провайдера нужно две недели. Тимбилдинг запланирован на 15 декабря, значит, поиски нужно начать с 1 декабря.

—Чтобы HR подготовили документы, нужно ещё две недели, значит, нужно сообщить им о мероприятии не позже 15 ноября.

—На согласование сметы понадобится ещё две недели. Значит, не позднее 1 ноября нужно подготовить план работы и договориться о встрече с руководителем.

● Группировка задач. Если есть несколько задач, которые можно выполнить за один раз, — лучше делать все и раз в день.

Например, если тратить утром час на просмотр всех сообщений, не придётся делать это в обед и вечером.