С чего начать руководство учреждением

Ошибка 1. Делегирование? Нет уж, я быстрее сам все сделаю!

Распространенная ошибка многих руководителей — чрезмерная самостоятельность. Они отказываются от делегирования из-за мысли, что самостоятельно сделают лучше и потом не придется тратить время на исправления, не нужно будет волноваться о неправильно выполненной задаче и т.п.

Свободного времени больше не становится, как кажется на первый взгляд, а, наоборот, оно сокращается быстрыми темпами. Это приводит к профессиональному выгоранию и постоянным стрессам, а как итог — напряженные отношения с коллегами, постоянные конфликты и отсутствие взаимопонимания.

Решение:

Ошибка 2. Работайте до 18 часов! Уйти пораньше нельзя

Постепенно фиксированный рабочий день переходит на второй план, важнее становится соблюдение дедлайнов.

Несмотря на это, многие руководители «старой школы» продолжают верить, что в офис нужно приезжать в 09:00, а уезжать в 16-17:00 (в зависимости от продолжительности рабочего дня). Но какой в этом смысл, если условный программист доделает работу в домашних условиях, а сейчас, посреди рабочего дня, нужно забрать ребенка из садика?

Установка жестких рамок приводит к ухудшению атмосферы в коллективе, появляются недовольства и разногласия. В сумме это выливается в срыв сроков.

Решение:

Ошибка 3. Я поставлю задачи, а они пусть сами планируют выполнение

Планирование — залог успешной работы любой команды. Это актуально как при выполнении повседневных (постоянных) задач, так и при реализации крупных проектов.

Неэффективный руководители зациклен на результате и не концентрирует внимание на процессе. В результате реализовать проект в срок не удается, а виноваты сотрудники. Такая позиция — верный путь к неудаче и плохой атмосфере внутри коллектива.

На самом деле виноват руководитель, который нормально не планировал выполнение задач, не распределял их между членами командами и не контролировал процесс. Прежде чем браться за выполнение чего-либо, надо четко планировать каждый этап.

Решение:

Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников

Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.п. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.

Мягкость нельзя проявлять в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Как только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, сразу начнет диктовать свои условия игры.

Решение:

Ошибка 5. Пусть сами разбираются со своими конфликтами, главное — чтобы ко мне хорошо относились

Внутри коллектива возникают разногласия, которые без внимания руководителя рано или поздно перерастают в крупные конфликты. Директор не должен абстрагироваться: «это не мои проблемы, ведь у меня с сотрудниками прекрасные отношения». А потом удивляется, почему эффективность работы сильно снизилась и отдел/компания перестал достигать плановых показателей.

Конфликты между сотрудниками занимают так много времени, что выполнение обязанностей отходит на второй план. Иногда доходит до такой степени, что весь персонал делится на 2-3 лагеря со своими интересами и начинается противостояние. Грамотный руководитель не должен оставлять это без внимания.

Решение:

Ошибка 6. Зачем мне интересоваться, чего хотят достичь сотрудники?

Задача грамотного руководителя — не только управление рабочим процессом, но и способствование развитию сотрудников. Поэтому интересуйтесь личными целями подчиненных и помогайте достигать их. Когда человек развивается, это положительно сказывается на всех жизненных аспектах, включая работу.

Если сотрудник хочет повысить квалификацию и научиться чему-то новому, почему бы не помочь ему в этом? Если есть возможность, оплатите обучение, ведь вы заинтересованы в профессиональном росте сотрудников? Всегда ищите возможности, чтобы они достигали личных целей.

Решение:

Сотрудники без личных целей — плохие кадры. Настоящий профессионал никогда не стоит на месте, всегда старается узнавать что-то новое и совершенствовать навыки. Если вы столкнулись с такой проблемой, мотивируйте на поиск личных целей и их достижение.

Ошибка 7. Я даю задачи, приоритеты и сроки пусть сами определяют

Постановка задач без сроков и приоритетов — прямой путь к низкой продуктивности. Сотрудник не знает, за что хвататься в первую очередь: подготовить отчет за сегодняшний день или разобраться в документации.

Если не говорить о сроках и приоритетах, задачи воспринимаются как срочные и важные или которые подождут. Например, разобраться в документации надо в течение нескольких часов (руководитель об этом знает, но не сказал). А сотрудник решил, что сделает постепенно в течение недели, выделяя немного времени каждый день. В результате рождается конфликт: директор недоволен, что поставленная задача выполняется слишком долго. Но на самом деле в этом виноват он сам.

Решение:

Ошибка 8. Вот этот сотрудник мне нравится больше, а этот как-то не очень

Команды управленцев, которые выделяют любимчиков и изгоев, никогда не работают эффективно и вовремя не достигают плановых показателей. Выделение фаворитов рано или поздно приводит к расколу в команде. И иногда ситуация обостряется настолько, что начинаются подсиживания и подставы. Любимчиков никто не любит, с ними не станут выполнять рабочие обязательства в паре, не помогут в трудный момент и т.п.

Если что-то можно, то всем. Если нельзя — нельзя никому.

Послабления допускаются по отношению к новичкам. Ошибки в работе, неправильная трактовка задач и т.п. Редко новый сотрудник слету понимает, как и что работает внутри компании, и показывает идеальную работу. Но к дисциплине приучайте сразу. Опоздал? Вышел на лишний перекур? Сначала — выговор, затем — штраф. Как и другим сотрудникам.

Решение:

Выделение любимчиков и изгоев приводит к расколу коллектива на несколько частей. Атмосфера в коллективе упадет до нуля, рабочие обязанности отойдут на второй план: люди начнут выяснять отношения и отстаивать свои интересы, а не компании.

Ошибка 9. Он снова ошибся? Надо дать еще один шанс. И еще один..

Увольнение для начинающих руководителей — одна из самых страшных вещей. Ведь определяется судьба человека. А вдруг, без этой работы у него заберут жилье или он не сможет оплатить детский садик для детей? Эти вопросы преследуют и «грызут» совесть, но нельзя давать специалисту бесконечные авансы.

Даже если он старательный и исполнительный, но постоянно срывает сроки выполнения задач из-за длительного включения в работу. И это не значит, что он — низко квалифицированный кадр. Возможно, просто не способен работать в ритме вашей организации.

Иногда помогают кадровые перестановки — перевод сотрудника на другую должность. Например, есть какая-то нудная операционная деятельность, с которой он справится на отлично.

Из-за постоянных шансов для одного человека атмосфера начнет ухудшаться. Люди не поймут, почему они должны делать столько-то и с первого раза, а другой выполняет в два раза меньше за более длительный срок и ему ничего не делают. Появятся недовольства, конфликты и т.п.

Решение:

Ошибка 10. Не буду разбираться в нюансах сферы деятельности, это обязанность сотрудников

Каждый день приходят сотрудники, задают вопросы, просят уточнений и рекомендаций. Если не знать, как все устроено, половина (а то и больше) рабочего дня уйдет на совещание с коллегами, поиск информации в интернете и т.п. Это все равно, что бухгалтер, не знающий проводок.

Опыт взращивания руководителей с самых низов даёт хорошие результаты. Директор «от и до» знает, как работает предприятие, на какие тонкости обращать внимание и что отвечать подчиненным на вопросы.

Руководитель должен детально разбираться, как работает компания, поэтому:

Проанализируйте свою деятельность (объективно). Подумайте, какие ошибки допускаете в управлении коллективом и займитесь исправлением. Хороший результат не заставит ждать: уже через пару месяцев ваша команда выйдет на абсолютно новый уровень эффективности.

Доброго времени суток! С вами Спартак Андриешин. Каждому человеку, а особенно руководителю иногда нужен полезный совет. Я постигал все приемы и методики управления персоналом на собственном опыте, набивая десятки «шишек», зачастую очень болезненных. Я знаю, что иногда очень не хватает, чтобы более опытный коллега поделился управленческим опытом. Поэтому я решил составить для вас, дорогие читатели блога, список из 10 советов в управлении начинающим руководителям.

ТОП-10 Советов начинающим руководителям

Когда я начинал карьеру начальником мне было всего 20 лет. Директор тогда назначил меня старшим менеджером, а после руководителем отдела продаж за мои заслуги в работе с клиентами и компетентность. На меня была возложена большая ответственность за 5 сотрудников и развитие объема продаж всей организации. Было на моём пути много сложностей через которые я получил свой богатый опыт. Уже прошло много лет с того момента и мне хочется всем новичкам и молодым специалистам дать несколько дельных рекомендаций в работе с персоналом. Я составил их исходя из личного опыта управления более 10 лет сотрудниками различных организаций. Составление списка явилось непростой задачей. Ведь хотелось включить очень много пунктов и ничего важного не упустить. Итак давайте приступим к практической части.

Совет №1 Будьте мотиватором

Для вашей команды категорически важно видеть лидерские качества своего управленца. Люди хотят идти за лидером, который их мотивирует словом и поведением. Грамотный лидер делает следующее:

• поддерживает рабочую атмосферу в коллективе
• Направляет силы коллектива в нужном русле
• проявляет внимание к проблемам работников
• ставить амбициозные цели и задачи
• помогает достигать побед команде

Совет №2 Сделайте показательный проект

На новой должности нужно себя зарекомендовать, как ответственный и трудолюбивый руководитель, а не ленивый болван, поставленный на должность кем-то (не хочу никого обидеть, но такое бывает) Возьмитесь за решение серьезной задачи, наболевшей проблемы или крупного проекта в котором вы сможете себя проявить, как грамотный управленец вместе с командой. Вы продемонстрируете, что готовы эффективно добиваться поставленных целей и ваш авторитет вырастет многократно:

• поставьте серьезную, но решаемую задачу
• проведите планерку и расскажите о своей задумке
• покажите, как именно вы видите достижение это цели
• дайте возможность высказаться команде
• выберите участников и распределите роли и ответственность
• по проекту поставьте четкие сроки

Совет №3 Проявляйте к каждому индивидуальный подход

В каждом коллективе есть люди с разным характером и темпераментом. Будьте терпеливы к человеческим слабостям и снисходительны к проблемам подчинённых. Проявляйте гибкость в общении с разными психотипами и должностями. Мне лично всегда было важно уважительно относиться, как к директору предприятия, так и к дворнику, который подмел двор. Для людей важно, как вы относитесь к ним и они готовы за хорошее отношение:

• к вам проявлять лояльность
• закрывать глаза на мелкие «косяки»
• работать больше положенного
• поддерживать вас в минуты «эмоционального спада»

Совет №4 аккуратно ведите свои социальные сети

Осмотрительно выкладывайте информацию и фото в свои личные аккаунты социальных сетей. Сегодня виртуальный мир на 100% процентов соединился с реальным. Одно неверное слово, пост, видео или действие и можно лишиться доверительных отношений не только с сотрудниками, но и с руководством. Люди даже теряют свои должности и разрушают «карьеры». Пример такого поведения я рассказал в видео.

Смотрите видео про советы для управленцев

---

---

Совет №5 опасайтесь тирании

У меня в начале пути закрадывались мысли, что раз я имею возможность оштрафовать или уволить, нужно обязательно проявить свою жесткость, чтоб боялись. Но этого не требуется. Я сразу гнал эти мысли, понимая, что излишняя жесткость со своей командой к понимаю и сплочению не приводит. Как только поймали себя на мысли, что нужно действовать угрозами и штрафами, выдохните и реализуйте альтернативный вариант с убеждением и переговорами. Вам нужно прокачивать навыки делегирования задач подчинённым, чтобы вы знали, что задуманное исполняется и тирания не нужна.

Совет №6 учитесь выступать публично

Мы все не любим в школе «скучных» учителей на уроках, которых хочется максимум что делать, это спать. Чтобы вас слушали и реагировали на ваши идеи, задачи вам нужно учиться навыкам ораторского мастерства. Кому-то больше кому-то меньше их досталось от природы, главное, что это приобретаемый навык, который нужно развивать не только начинающему, но и опытному начальнику. За харизматичным наставником, который умеет зажечь своей речью коллектив готовы идти толпы. Вся мировая история подтверждает тот факт, что люди доверяют тому, кто умеет формулировать свои мысли грамотно и доносить их до публики.

Совет №7 помогайте становиться лучше сотрудникам

Будьте тренером и учителем для своих сотрудников. Помогайте подтягивать новичков и развивать знания уже опытным сотрудникам. Для роста и развития персонала применяют:

• отраслевые семинары по специфике работы
• тематические курсы
• корпоративные бизнес-тренинги
• тимбилдинги

Обучение и постоянный рост дают команде избежать превращения рабочего процесса в нудную и скучную рутину, а работникам перевоплощения из мотивированных менеджеров в зомби, «пасущихся» только в курилке и у кофе-машины. Помогайте набираться новых компетенций работникам и стройте сильную команду.

Совет № 8 настройте систему наказаний и поощрений

Если вы не хотите столкнуться с недопонимаем, кто за что отвечает и кто какую должен получить справедливую оплату труда, тогда вам необходимо установить единые правила:

• в работе с клиентами
• в соблюдении бизнес-процессов и ведении CRM-cистемы
• в объеме должностных обязанностей
• в начислении заработной платы
• систему сдачи отчетности

Совет №9 демонстрируйте уверенность в своих силах

У всех команд бывают взлеты и падения. Есть удачные и неудачные месяца по показателям, а также глобальные кризисы, которые влияют на всё вокруг, что доказала пандемия в мире. Какой бы кризис не охватывал ваше предприятие, сохраняйте внутренне спокойствие и демонстрируйте его своим коллегам. Во все времена ценятся навыки управления командой в кризис. Я консультирую и обучаю многие коллективы компаний и наблюдал, что тот, кто не поддается сиюминутным эмоциям, а держит свое эмоциональное состояние в тонусе не дает команде развалиться даже в сложные времена. У вас всегда должен быть план или стратегия развития отдела.

Совет №10 развивайте свои навыки управления

Начинающий вы или опытный начальник это не важно. Для того, чтобы оставаться грамотным и эффективным специалистом нужно постоянно повышать свою компетенцию и квалификацию. Иначе вы рискуете оторваться от действительности и пытаться пользоваться методами управления, которые давным-давно уже не актуальны в современном мире. Как многие люди из 90-ых, которым удалось незаконным путем «отжать» бизнес, сейчас либо давно разорились, либо сводят концы с концами не понимая, как работать в сегодняшних бизнес реалиях.

Я уверен, что данная статья вам понравилась и пригодится. Пишите комментарии и ваши истории из управленческого опыта.

---

---

Читайте статью:

На фоне переизбытка секретарей на рынке труда работодатель при трудоустройстве все чаще предпочитает бросать секретарей-новичков, как котят в пруд: выплывут – хорошо, утонут – не страшно, наймет других. Поэтому мало где для вас подготовят сносную программу адаптации и процедуру плавного введения в должность[1].

Поговорим о «кошмарном ужасе» секретаря – первом рабочем дне/днях в компании:

• где отсутствует делопроизводство;

• где придется совмещать должность секретаря и личного помощника руководителя. 

«Первый бой» в новой должности очень важен для вашего будущего: от того, какое первое впечатление вы произведете на вашего руководителя, сможете ли наладить взаимоотношения с коллективом, проявить себя как грамотный, серьезный и ответственный сотрудник, – будет зависеть ваша дальнейшая судьба в компании.

Рассмотрим основные этапы первых рабочих дней. При их описании укажем, на что нужно обратить внимание, какую информацию и сведения необходимо будет раздобыть. Помните, что в правильно заданном вопросе уже содержится половина ответа. Вы должны уметь вовремя задать нужные вопросы, тем самым показывая свою компетентность и серьезный настрой на работу. С первых минут вашего появления в компании держите под руками записную книжку и ручку. Это полезно для сохранения нужной информации и позиционирования вас как серьезного и ответственного сотрудника.

Идем в отдел кадров

Обычно первый рабочий день начинается с отдела кадров и вашего оформления.

Согласно Трудовому кодексу кадровая служба при приеме на работу, после того как подпишет с вами трудовой договор, обязана ознакомить вас с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, регламентирующими внутреннюю и внешнюю экономическую безопасность, рабочее время. Если это условие проигнорировали, советуем запросить эти документы у кадровиков самостоятельно.

Должностная инструкция

Это документ, в котором описаны все права, обязанности и полномочия сотрудника при работе в конкретной должности. При устройстве на работу сотрудники кадровой службы должны ознакомить вас под роспись с вашей должностной инструкцией (далее – ДИ). Обязательно возьмите свой экземпляр этого документа – он должен храниться у вас на рабочем месте.

Тщательно изучите все пункты ДИ – теперь это ваше руководство к действию.

Допускаю вариант, что ДИ для вашей должности еще не существует. Поэтому будьте готовы разработать этот документ самостоятельно. Это не является делом первого рабочего дня. И вообще, разработка ДИ – обязанность кадровой службы. Поэтому не паникуйте. Пока что вы можете удивленно и слегка возмущенно поднять брови: «Как это – “должностная инструкция пока не разработана”?!»

Правила внутреннего трудового распорядка

Это внутренний локальный нормативный акт (далее – ЛНА), обязательный элемент кадрового учета, содержащий положения о порядке найма и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон трудового договора, режим труда и отдыха, меры дисциплинарного взыскания, требования дресс-кода, принятого в организации, и т.д. Ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) вновь поступившего работника – обязанность кадровой службы. Часто ПВТР вывешивают на информационных стендах.

Попросите себе копию этого документа или запишите его основные положения в записную книжку. Нарушение ПВТР чревато большими неприятностями, вплоть до увольнения.

Документы, регламентирующие внутреннюю и экономическую безопасность организации

С ними вас может ознакомить кадровая служба или служба безопасности.

В перечень таких документов могут входить:

• положение о коммерческой тайне;
• положение о работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования»;
• положение о конфликте интересов;
• положение о подарках;
• положение о пропускном режиме;
• правила парковки личного и служебного транспорта на территории предприятия и прилегающих территориях.

Отнеситесь к этим документам очень серьезно – вам предстоит постоянно сталкиваться с ситуациями, которые они регламентируют. Например, вы будете работать с множеством документов, многие из которых будут содержать в себе сведения, составляющие коммерческую тайну; или приобретать подарки, которые от имени вашей организации будут вручать различным высокопоставленным лицам, и т.д.

Учет рабочего времени

При выдаче вам пропуска на предприятие поинтересуйтесь (если сами не расскажут) особенностями табельного учета рабочего времени: кто ведет табель, как отслеживается выполнение ПВТР, как можно отпроситься с работы (какие заявления или иные документы нужно заполнить, кто должен их подписать, как они будут учтены в вашем отработанном времени и в зарплате и т.д.).

Знакомимся с рабочим местом и вникаем в обязанности

После того как вас ознакомили со всеми первостепенными документами, вас должны проводить на ваше рабочее место, показать, где находятся бытовые помещения (раздевалка, туалет, столовая, место для разогревания и приема пищи, холодильник, курилка и пр.), и представить коллективу.

Если коллектив многочисленный, а организация имеет достаточно разветвленную структуру, то вас могут представить заочно путем электронной рассылки или публикации на внутреннем электронном ресурсе (портале).

И вот после этого начинается самое страшное – выполнение служебных обязанностей!

При поступлении на работу может быть два варианта:

1. Вы приходите в уже функционирующий отдел, у которого есть руководитель и штат сотрудников, т.е. вы будете не одна в этом поле воин и иметь четко очерченный круг обязанностей.
2. Вы приходите на место, где до вас никого не было или был только один сотрудник, который собирается уволиться.

При этом вам нужно будет совмещать должность секретаря и личного помощника.

Честно говоря, не могу сказать с уверенностью, что из этого лучше. Лично я предпочла бы прийти на пустующее место, где можно все организовать по своему усмотрению, чем разгребать чужие ошибки и недоработки, которые теперь станут вашими, и быть объектом сравнения с вашей предшественницей.

Первый вариант проще – у вас будет непосредственный руководитель отдела, который обязан ввести вас в курс дел и обучить всем тонкостям работы. Вы будете ведомым – делайте, что велят.

Рассмотрим второй вариант: вы поступаете на должность секретаря и личного помощника руководителя одновременно. Эта ситуация значительно сложнее и потребует от вас высокой самоотдачи, организованности и самообладания.

Ну что ж, вас представили коллективу, показали ваше рабочее место: вот ваш ПК, пароль от него. На столе беспорядок: свалены папки и документы, директор уже вызывает вас в свой кабинет. Не тушуйтесь! Сохраняйте спокойствие, достоинство и хладнокровие. Поверьте, будет гораздо хуже, если непосредственный начальник не вспомнит о вас на протяжении всего дня, а то и нескольких. Возьмите ваш ежедневник и ручку и отправляйтесь на аудиенцию. И не забудьте выключить звук на мобильном телефоне.

Как вести себя на первой беседе с руководителем:

• улыбайтесь сдержанно, но искренне, т.е. не только губами, но и глазами;
• смотрите в глаза собеседнику. Если это сложно, то фокусируйте внимание на его переносице;
• записывайте в ежедневник важные сведения:

– Ф.И.О. и должность руководителя, если вам это не сообщили раньше и он представился сам;

– номер телефона руководителя;

– все высказываемые им пожелания и задания;

– распорядок дня руководителя и вашу роль в этом распорядке;

– Ф.И.О. руководителей и специалистов, отвечающих в организации за различные направления деятельности: главного бухгалтера, ИТ-специалиста, представителя службы эксплуатации, завхоза, шофера и пр.;

• уточните, кто вел до вас делопроизводство (кто печатал приказы, есть ли реестр и где папка с подшитыми оригиналами приказов).