С целью руководства в работе

Грамотно ли составлена фраза: «Принять к руководству в работе»?

М_Г's user avatar

М_Г

21.9k5 золотых знаков34 серебряных знака76 бронзовых знаков

задан 10 ноя 2016 в 11:50

I.O.B.'s user avatar

РУКОВОДСТВО, 2. То, чем руководствуются или следует руководствоваться.

Принять к руководству в работе. Грамматически фраза составлена верно, в качестве краткой резолюции (без подробностей) можно использовать.

На документе обычно делается отметка «Принять к руководству и исполнению». Или: Принять постановление к руководству.

В других случаях указывается вид деятельности, например: При планировании и проведении артиллерийского наступления принять к руководству следующее.

ответ дан 10 ноя 2016 в 13:02

Sharon's user avatar

SharonSharon

131k33 золотых знака90 серебряных знаков194 бронзовых знака

[Принять к руководству в работе].

Фраза построена неверно. Ср.: Принять (использовать) как руководство к действию.

ИЛИ: Принять как руководство в работе.

ответ дан 10 ноя 2016 в 15:12

Екатерина's user avatar

ЕкатеринаЕкатерина

23.2k6 золотых знаков34 серебряных знака50 бронзовых знаков

2

Фраза неверная.
«Принять к руководству» можно что-либо только в смысле «возглавить», «начать руководить». А не руководствоваться. Но тогда и не «в работе».

Откуда такое взялось, не берусь судить. Скорее уж от «принять к исполнению». При том, что Екатерина Каштанова в одном, видимо, права. Канцеляпизм.

ответ дан 14 июн 2017 в 21:25

behemothus's user avatar

behemothusbehemothus

77.3k22 золотых знака71 серебряный знак160 бронзовых знаков

3

Достижение глобальных целей обычно делят на шаги, чтобы достичь результата организованно и поступательно. В бизнесе придерживаются того же принципа. Это могут быть как квартальные цели, например, по доходу от холодных продаж, так и общие, такие как формирование миссии или tone-of-voice.

При этом достижение этих целей напрямую зависит от результатов работы каждого сотрудника: доход организации растет, когда менеджер по продажам выполняет план, новые клиенты придут после того, как маркетолог проведет рекламную кампанию. Александр Григорян, директор по развитию digital-интегратора «Улей», рассказал, как ставить цели сотрудникам так, чтобы они положительно влияли на работу компании.

Зачем ставить цели сотрудникам:

  • увеличение производительности компании. Четкие цели вносят ясность в рабочий процесс. Сотрудники понимают, что от него ждут и к чему нужно стремиться, а выполнение или невыполнение целей прозрачно;
  • погружение в корпоративную жизнь. Люди не просто выполняют свою часть задач, а понимают, зачем они это делают;
  • повышение морального духа и мотивации персонала. Когда сотрудники достигают своих целей, они понимают, что делают свою работу хорошо. Это добавляет стимул в достижении новых высот;
  • сплочение команды на удаленке. В эпоху дистанционной работы важно создавать и удерживать связь между сотрудниками. Ясное видение целей компании и их совместное достижение способствуют сближению каждого, кто к этому причастен;
  • развитие сотрудников. Это немаловажная часть, которая также является мощным мотиватором для людей. А конкретные достижения служат основой при планировании для руководителя.

Главная задача руководителя — максимально точно поставить цели сотрудникам и уметь управлять ими. Это требует ответственности, так как любое неверное решение влияет на моральный дух и производительность людей, а значит, и на эффективность работы организации. 

Как ставить цели сотрудникам

  • Привяжите цели сотрудников к глобальным целям компании

Каждый шаг, который делает каждый сотрудник, должен быть направлен на развитие вашей компании. Эксперты из Paychex (американский сервис по расчету заработной платы) советует привязывать индивидуальные цели к глобальным целям организации. Таким образом вы убьете двух зайцев. 

Во-первых, работники понимают, что происходит в компании и какой вклад они вносят в ее успех, а это как минимум мотивирует. Во-вторых, достижение целей, которые отвечают стратегии компании, быстрее приведет отдел, департамент и компанию к той самой заветной глобальной цели.

  • Пользуйтесь удобным инструментом для управления целями

В технологичный век большинство процессов в компании должны быть в цифровом пространстве, а действия автоматизированы. Особенно если речь идет об управлении целями сотрудников.

В современных платформах для управления целями можно планировать и ставить цели, а также контролировать их выполнение. Это очень удобно, поскольку все важные элементы взаимосвязаны и находятся в едином пространстве. Руководитель не тратит время на переходы из одной вкладки в другую и поиск данных в Excel-таблицах. В решениях на базе «Битрикс24» это выглядит так:

Более того, такие системы могут пригодиться не только руководителям отделов, так как предусматривают постановку целей для отдельных проектов, подразделений и организации в целом. 

  • Ставьте трудные, но достижимые цели

Как ни крути, ответственность за достижение индивидуальных целей несут сами сотрудники. Поэтому у человека должна быть возможность выбирать и изменять их.

Для начала попросите сотрудника самостоятельно определить свои цели. Затем посмотрите, насколько эти цели реалистичны и соответствуют его возможностям (по результатам «Оценки 360») и стратегии компании. Не забывайте, что каждая цель должна нести ценность для общего дела независимо от его должностных обязанностей и уровня ответственности. Чувство того, что человек может влиять на результаты бизнеса, будет мотивировать и заряжать его.

Не ставьте слишком простых или чересчур сложных целей. Легкие цели человек может воспринять как недооценивание его способностей или отсутствие зоны роста. Вместе с тем труднодостижимые цели могут быть ему не по силам. Он побоится вам отказать, а в будущем потерпит неудачу. 

Для удобства процесса согласования следует использовать систему для управления целями. В ней все действия отражаются в реальном времени. Сотрудник может выбрать цели, а руководитель согласовать или изменить их.

  • Создайте стратегию достижения целей сотрудником

После установки целей спросите сотрудника, как он планирует их достигать. Пусть он разобьет цели на маленькие шаги и пропишет, что нужно сделать чтобы их выполнить. Paychex предлагает уточнить:

  1. Какие показатели будут определять промежуточный результат?
  2. Какие могут быть подводные камни на пути к достижению результата?
  3. Как он планирует решать возникающие проблемы? 
  4. От каких людей (коллег, клиентов, подрядчиков и т.д.) зависят его достижения? 

Помогите подчиненному ответить на эти вопросы и попробовать предотвратить потенциальные проблемы, например, познакомить его со всеми необходимыми людьми

  • Следите за прогрессом

Наблюдение за прогрессом сотрудников поможет предотвратить любые неприятности на раннем этапе, когда ошибки еще не стали фатальными. Не ждите, когда вам принесут проект на блюдечке. Проверяйте как долгосрочные, так и краткосрочные цели еженедельно/ежедневно. 

Помните, что даже самым эффективным работникам требуются обратная связь. Особенно, если задача сложная или выполняется человеком впервые. Заранее узнайте, какой вид мониторинга и обратной связи будут для человека наиболее конструктивными.

Следить за прогрессом проще всего на интерактивной доске, вроде этой:

  • Награждайте за выполнение целей

Не оставляйте выполненные цели без внимания. Поощряйте сотрудников даже за маленькие шаги. Придумайте, что может служить мотивацией для ваших коллег в зависимости от возможностей компании. Это может быть как личное признание от руководителя или директора, так и премиальная или бонусная программа.

  • Уделяйте внимание личным целям

Некоторые руководители в веренице рабочих вопросов забывают, что сотрудник — это человек, у которого есть и личные цели. Однако Стюарт Д. Фридман, профессор Уортонской школы бизнеса при Университете Пенсильвании, говорит следующее: «Если я буду интересоваться человеком в общем, а не только его рабочей стороной, я смогу получить от него намного больше».

Допустим, человек мечтает выиграть в хакатоне или обучиться навыкам эффективных переговоров, хоть это и не входит в его специализацию. Поговорите с ним и найдите способы для достижения и этих целей. Так вы получите счастливого сотрудника, а значит, более продуктивного и лояльного к своей работе.

Цели все равно не достигаются — в чем может быть дело?

Очень немногие достигают целей без каких-либо препятствий на пути. Первое, что может помешать хорошим результатам, — неправильно поставленная цель или шаги, которые приведут к ней. В таком случае:

  • перепроверить формулировку цели;
  • продумать детально шаги достижения цели, найти узкое место.

Другой вопрос, когда причины не лежат на поверхности. Бывает так, что между руководителем и подчиненными нет доверительных отношений. Люди чувствуют себя некомфортно и боятся спросить, когда нужно оперативно решить проблему. Или, к примеру, руководитель неправильно расставляет приоритеты, когда льется поток задач. Обнаружить такую проблему можно только комплексным подходом с анализом взаимоотношений в команде или организации.

Фото на обложке: stockfour/shutterstock.com

Умение ставить четкие практические цели и задачи — это одна из основных базовых компетенций эффективного топ­менеджера, но, как показывает практика, этап постановки целей вызывает сложность у многих руководителей.

И прежде чем говорить об ошибках, хотелось бы еще раз уделить внимание одному из самых распространенных, простых и действенных способов постановки целей — использованию системы S.M.A.R.T. В соответствии с данной системой цели должны быть:

S (Specific) — конкретные

M (Measurable) — измеримые

A (Achivable) — достижимые

R (Result­oriented) — ориентированные на результат

T (Timed) — ограниченные по времени

Конкретные цели (S) — цель должна быть четко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.

Измеримые цели (M) — если у цели не будет каких­либо измеримых параметров, то невозможно определить, достигнут ли результат.

Достижимые цели (A) — цели используются в качестве стимула для решения каких­то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперед за счет достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни. Достаточно ставить сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь в виду, что они должны быть достижимыми.

Ориентированные на результат цели (R) — цели должны характеризоваться, исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый результат, то данный час можно провести, попивая кофе или просто болтая.

Ограниченные по времени (T) — любая цель должна быть выполнима в определенном временном измерении.

Еще римский оратор Марк Анней Сенека (ок. 55 г. до н. э. — ок. 37 г. до д. н.) говорил: «Каждому человеку свойственно ошибаться, но никому, кроме глупца, не свойственно упорствовать в ошибке». Как это ни странно, но руководители совершают в основном одни и те же ошибки, что переходит в определенный момент в чрезмерную зависимость от системы. Чтобы избежать такой систематической зависимости, выделим основные ошибки руководителей при постановке целей и задач.

Эффективное выполнение начинается с постановки четких целей. Давно замечено, что при передаче информации смысл ее часто искажается, поскольку один и тот же набор сведений воспринимается разными людьми по­разному. Корень непонимания (когда, казалось бы, совершенно очевидное не выполняется или игнорируется) между руководителем и подчиненными кроется именно в неспособности людей одинаково оценивать одну и ту же ситуацию. Это приводит к существенному искажению конечного результата по сравнению с желаемым. Стоит также обратить внимание, что корректно поставленная цель должна отражать движение к желаемому результату, а не стремление убежать от проблемы. Например, если поставленная цель имеет формулировку «уменьшить численность рекламаций», то здесь возникает большое количество запретов, что зачастую сковывает инициативу сотрудников. В итоге они боятся действовать, чтобы не навлечь на себя гнев руководителя. Поэтому желательно перефразировать цель следующим образом: «улучшить качество выпускаемой продукции». В данной интерпретации цель более понятна, доступна подчиненным и подразумевает активные действия.

Одной из основных компетенций руководителя является способность делегировать полномочия. Однако некоторые руководители вместо того, чтобы поставить задачу перед подчиненным, выполняют ее сами, обосновывая это тем, что слишком долго объяснять, все равно ошибутся, это слишком ответственно и сложно и т. п. Подобные топ­менеджеры либо не умеют, либо не хотят делегировать полномочия своим подчиненным, что приводит к тому, что руководитель буквально тонет в рутинной работе, становится «слепым» и не имеет возможности посмотреть на себя и подчиненных со стороны, правильно организовать рабочий процесс. Проект, который на первый взгляд кажется подавляющим, вполне управляем, если распределяется между различными сотрудниками. Кроме того, при распределении работы создается возможность для развития лидерских навыков.

Выбор исполнителей. Задачи не должны ставиться перед сотрудниками, которые в виду низкой квалификации, недостаточного опыта либо большой загрузки на данный момент другой работой не могут выполнить это задание.

Каждый должен отвечать за свою работу. Прежде всего, необходимо навести элементарный порядок, разграничить функции, определить полномочия и сферу ответственности сотрудников. Если два и более исполнителя будут вместе делать одно и то же — ждите провала, понадеются друг на друга и не сделают.

При выборе исполнителей также необходимо уделять внимание взаимоотношениям между сотрудниками и руководителями, они могут быть слишком субъективны и мешать выбору. Из­за каких­то предубеждений выбор может пасть «не на того». Предубеждения могут оказать положительное или отрицательное влияние. Или какой­то из сотрудников может быть «святым». Здесь же имеют место контрасты, сравнения сотрудников или их достижений, стереотипы, сложившиеся по отношению к сотрудникам или наоборот первое впечатление о сотруднике. Как правило, первое впечатление складывается при подборе персонала. Руководитель должен обладать способностью отсеивать «ненужные» кадры при собеседовании. Каждый сотрудник должен соответствовать занимаемой должности. Французская пословица гласит: «Если кто глуп, то это надолго». Профессионалы должны работать у нас, а все остальные пусть идут к конкурентам!

Сроки имеют большое значение в постановке задачи, сотрудник должен четко понимать, к какому времени задача должна быть выполнена. Сроки должны быть достаточными для выполнения задачи, но не более того, так как у сотрудника может сложиться мнение, что время еще есть и он может приступить к ее выполнению позже.

Отсутствие контроля и обратной связи между руководителем и подчиненными. Дело подобно автомобилю: само по себе оно будет двигаться только под гору. (Заповедь американских менеджеров.)

Отсутствие контроля, несомненно, приведет к отрицательному результату, поскольку даже те сотрудники, которые никогда не ошибались, могут допустить ошибку в связи с чрезмерной самоуверенностью. Что касается обратной связи, подчиненному нужно дать возможность сообщить руководителю о тех или иных проблемах, возникающих на этапах выполнения задачи. Как показывает практика, подчиненные редко сообщают заранее о возможной проблеме, а ставят перед фактом, когда ничего уже исправить нельзя. Причины могут быть разные: недостаточная ответственность, недальновидность либо просто страх перед руководителем. Довольно часто руководитель настолько вселяет страх в подчиненных, что их бросает в дрожь только при мысли, что руководитель на них косо посмотрит, а уж про то, что будет их ругать и наказывать, и говорить нечего… Поэтому стоит давать подчиненным возможность сообщать о возникающих проблемах.

Если замечено, что сотрудник при выполнении работы отклоняется от намеченного пути, руководитель должен вмешаться и сделать замечание, соблюдая при этом следующие правила:

  • реагировать на ошибку подчиненного сразу же, как только она замечена;
  • делать замечание наедине;
  • за одну ошибку критиковать только один раз;
  • давать возможность сотруднику в ходе беседы объясниться;
  • делать замечание или выговор, только проверив факты.

Ошибки возникают, когда работник только приобретает опыт руководства. Когда вы рядовой сотрудник, у вас есть работа, за которую в конечном итоге отвечаете только вы. Когда становитесь менеджером, все меняется. Теперь вы несете ответственность за результаты группы людей, а не только за себя.

Должность топ­менеджера требует разработки целого ряда новых бизнес­навыков — навыков общения, управления. Некоторые из наиболее талантливых сотрудников, с технической точки зрения, стали худшими менеджерами, потому что они не в состоянии были сделать переход от рабочего до руководителя.

И наоборот, большинство руководителей со стажем привыкли к успеху, и первоначально они узнали достаточно, чтобы далее приобретать навыки. Успешные менеджеры должны уметь найти лучшие способы выполнения задач и достижения своих целей. Бизнес­среда имеет свойство меняться, если менеджер не реагирует, не адаптируется к переменам и не использует изменения в своих интересах, то есть не учится, в результате страдает бизнес­процесс.

Один из известных римских историков, Тит Ливий, говорил: «Исход крупных дел часто зависит от мелочей». Поэтому при постановке целей и задач необходимо учитывать уровень руководителя и исполнителя. От этого зависит, насколько стоит конкретизировать задачи на подзадачи. Если перед нами недавно принятый сотрудник без опыта работы, конечно, до него в отличие от квалифицированного сотрудника придется более подробно довести алгоритм действий, чтобы он в начале своей трудовой деятельности не наломал дров. Но если речь идет об опытном исполнителе, то излишняя детализация постановки целей не нужна, так как мы рискуем впоследствии получить не думающий и безынициативный персонал. Самый лучший способ создать условия — когда сотрудники сами находят решения, вовлекаясь в процесс. Менеджеру, заинтересованному в повышении эффективности работы своих подчиненных, стоит обратить на это внимание. Главное здесь — установить обратную связь и контролировать процесс. Контролировать подчиненных необходимо, но не все подчиненные понимают это правильно. Многие сотрудники видят контроль как сомнение руководителя в их профессионализме. Как быть в такой ситуации? Если при постановке задачи руководитель сразу устанавливает сроки контрольных точек и формат отчета, например с 9.00 до 9.20, каждый рабочий день сотрудник в кабинете руководителя докладывает о проделанной работе, то в данном случае сотрудник воспримет это гораздо спокойнее, чем регулярное выдергивание из рабочего процесса или просто неоднократные расспросы при встрече в коридоре между кабинетами, по нескольку раз в день. В такой ситуации даже самый выдержанный сотрудник начнет нервничать, что непременно скажется на его работе и, скорее всего, далеко не в лучшую сторону.

Достижение целей и задач компании неразрывно связано с взаимодействием сотрудников, которые зачастую находятся в разных подразделениях и, вполне вероятно, что и в подчинении разных структурных топ­менеджеров. В результате мы, например, получаем такую ситуацию.

Генеральный менеджер (директор) ставит ту или иную задачу перед топ­менеджерами по направлениям (заместителями), разделив ее на подзадачи, исходя из направленности (производство, финансы и т. п.), менеджеры по направлениям соответственно ставят подзадачи своим подчиненным и т. п. Такие взаимодействия приводят к необходимости общения сотрудников и подразделений. Современные организации слишком зависят от широкого распространения информации по всей организации. Неспособность установить контакт сотрудников разных подразделений также влияет на конечный результат поставленной задачи или цели. Во многих организациях большинство сотрудников не имеет ни малейшего понятия о том, что происходит. Подразделения существуют изолированно друг от друга. Некоторые руководители уклоняются от социальных ситуаций и, естественно, избегают общения со своими работниками — особенно когда сообщение является в некотором роде отрицательным. Другие просто не прилагают усилий для передачи информации на постоянной основе, позволяя себе выборочно «забыть» сообщить что­либо своим сотрудникам. Так вот наиболее «знающие» являются самыми ценными сотрудниками в организации.

Стивен Джобс увольнял тех, кто сомневался в том, что задача реальна. Возможно, метод Джобса довольно бездушен, но все же достоин внимания, поскольку Джобсу все же удалось собрать под крышей Apple команду талантливых дизайнеров и менеджеров. И в итоге у нас есть компьютер, мышка, iPhone и прочее. Как только сотрудник начинает говорить, что задача нереальна, или пытается найти способ не выполнять ее, необходимо вовремя понять, что он сдался. Продолжать работать с людьми, которые не верят в то, что делают, также будет мешать выполнению поставленных глобальных задач.

В постановке целей мотивация персонала — это всегда кропотливая, ориентированная на сотрудника работа. Ответственность сотрудника неразрывно связана с его мотивацией к выполняемой работе. Ответственность редко появляется, если сотруднику не интересны задания руководителя. Навыки руководителя вызывать желание у сотрудника выполнять поручения или, другими словами, мотивировать ответственность, — это то, чем должен обладать каждый руководитель. И только если руководитель способен добиться нужной мотивации, можно говорить об его умении сформировать ответственность сотрудника. Вредно, когда хвалят слишком часто, это и обесценивает похвалу, и приучает к дешевому успеху. Вдвойне вредно хвалить того, кому что­то дается легко, это снижает побуждение к делу.

В мире существует достаточное количество компаний, которые не наказывают своих сотрудников, а только мотивируют, но данная система становится весьма сомнительной, если работа сотрудника привязана к конкретному плану, где за невыполнение плана должно следовать то или иное взыскание. Или наоборот, в компании только наказывают, а не поощряют. Каждый сотрудник в таком случае будет стремиться выполнить свои обязанности на 100%, а не на 110% или 115%. Зачем? Это же все равно никто не оценит. В любом случае наказание должно быть адекватным и справедливым. При трудоустройстве любой человек берет на себя обязанность надлежащим образом исполнять свои функции, соблюдать график работы, следовать корпоративной культуре и т. д. Лучше всего сразу оповещать работника о системе штрафов за те или иные провинности, чтобы наказание не стало для него неожиданностью. Следует также помнить, что необдуманными штрафами или резкими замечаниями можно напрочь отбить желание работать качественно и честно зарабатывать деньги. Отрицательная обстановка в коллективе, где каждый боится гнева начальника, способствует возникновению ошибок, за которыми следует новое наказание.

Поэтому правильнее будет выстроить систему мотивации сотрудников, где каждый работник будет знать, за что ему дадут премию, а за что — накажут. Повысить эффективность работы коллектива работодатель может с помощью наград, благодарностей и поощрений. Человек должен держаться за должность и бояться потерять свое место работы. Боязнь в один момент лишиться всего этого будет действеннее любого штрафа. За все время, наверное, никто еще не придумал ничего более эффективного, чем метод «кнута и пряника».

Есть еще очень важный момент в рабочем процессе, о котором многие и не задумываются, но он имеет огромное значение. Независимо от тяжести ответственности, которую топ­менеджеры несут на своих плечах, они должны сохранять чувство юмора и способность создать творческую, рабочую обстановку. Работа для сотрудников любого уровня должна быть источником удовольствия, радости и оптимизма.

Мы всегда говорим, что лучше учиться на чужих ошибках, чем на своих, но, тем не менее, из своих ошибок мы чаще делаем правильные выводы и лучше их запоминаем. Безусловно, большинство из того, о чем было сказано выше, проверено на личном опыте. Нет людей, которые родились великими специалистами и руководителями, —
они стали такими путем длительного труда, проб и ошибок. Все приходит со временем, и все время приходится учиться. Развитие компании и выход на другой уровень начинается с управления персоналом, потому что любые изменения создают люди.

Однажды Томас Алва Эдисон сказал: «Я не терпел поражений. Я просто нашел 1000 способов, которые не работают».

Дмитрий Семикашев — начальник службы управления персоналом ООО «УГМК Рудгормаш­Воронеж», эксперт журнала «Управление персоналом»

Главная | Статьи | Как правильно поставить задачу подчиненным: методики, советы, примеры

Как правильно поставить задачу подчиненным

Постановка задач подчиненным ― это регламентированный процесс, который напрямую связан с целеполаганием. Цели и задачи часто считают синонимами.

Действительно, обе должны быть конкретными, измеримыми, ограниченными во времени. Но у терминов есть и различия. Их важно понимать руководителям всех уровней, чтобы получать желаемые результаты. Работники, которым четко озвучивают и объясняют план работы, обычно демонстрируют высокую производительность. Если же сотрудники не чувствуют поддержки руководителей или не видят возможностей достичь поставленных целей, то быстро теряют интерес к работе, у них снижается продуктивность труда и в конце концов они могут уйти на поиски лучшей должности.

Разница между целями и задачами

Цель ― это краткое изложение желаемого результата, который должен быть достигнут в течение достаточно длительного периода времени. Под целью подразумевается некое широкое утверждение с фокусом внимания на желаемых достижениях, но без детального описания методов, используемых для получения намеченного результата.

Задачи ― это конкретные выполнимые действия, которые необходимо сделать в ограниченный период времени, чтобы достичь цели. Два понятия тесно переплетены между собой.

Другие различия между целями и задачами.

● Порядок и приоритизация. Цели формируются, исходя из миссии организации, а задача ставится для достижения цели. Поэтому цели имеют более высокий приоритет.

● Конкретика. Цели представляют собой широкие намерения, иногда не могут быть измерены в количественных единицах. Задачи более конкретные и узкие, описываются детально.

Лучше всего разница видна на конкретном примере постановки задачи подчиненным.

«Обеспечить обслуживание высокого уровня для клиентов» ― это нематериальная масштабная цель. А вот «сократить время ожидания клиента до одной минуты» — конкретное задание, выполнение которого приблизит к достижению глобальной цели.

Почему важно знать, как правильно ставить задачи сотрудникам

Современные менеджеры не особо разделяют цели и задачи. Неудивительно, ведь в последние несколько десятилетий разработано множество методик, призванных исключить «обобщение» при постановке целей. Методички говорят о том, что задача должна быть конкретной, измеримой и ограниченной во времени. Но это справедливо и для цели. Такое упрощение помогает менеджеру, знающему основы целеполагания, с тем, как правильно ставить задачи подчиненным.

Но если руководитель не изучал теорию, самое время восполнить этот пробел, ведь раздавать указания, руководствуясь порывом, опасно. В следующих общепринятых и проверенных методиках есть ряд преимуществ.

1. Повышение вовлеченности сотрудников.

Информировать подчиненных о глобальных целях и объяснять роль каждого в процессе их реализации очень важно. Но только люди, которые обучались менеджменту, могут сами поставить подцели, понять, каким образом достичь желаемого. Рядовым сотрудникам комфортнее работать по четкому плану. Таким образом можно увеличить вовлеченность сотрудников нижних грейдов в работу, а также повысить мотивацию и производительность труда.

2. Конкурентное преимущество.

Некоторые руководители поощряют свободу действий своих подчиненных, предлагают различные возможности достигать поставленных целей доступными и удобными способами. Но многие управленцы считают, что лучше сопровождать постановку целей подробными инструкциями. Польза от такого подхода в плане развития работников сомнительна. Но в краткосрочной перспективе этот тип постановки задач стимулирует рост организации.

3. Снижение текучки.

Одна из частых причин увольнения офисных работников ― непонятные задания, нереализуемые цели. Поэтому топ-менеджерам очень важно следить за тем, чтобы руководители высшего и среднего звена не только спускали информацию «сверху вниз», но и помогали подчиненным. Поощрение развития соответствующих навыков и непрерывное обучение кадров помогает снизить текучесть персонала.

Основные ошибки, которые допускают руководители, не знающие правила постановки задач подчиненным:

● ставят задания, не соответствующие общей стратегии компании;
● возлагают нереалистичные или недостижимые ожидания;
● не отслеживают прогресс, не собирают обратную связь.

Правильная постановка задач подчиненным по отлаженным методикам однозначно имеет много плюсов. Только талантливые топ-менеджеры могут ставить цели, не опираясь ни на какие теории, постулаты, и при этом достигать успеха.

Методы постановки задач подчиненным

Все методики целеполагания справедливы и для постановки задач. Конечно, не стоит проводить тщательный анализ, если нужно всего лишь попросить секретаря отксерить документы. Однако даже это простое задание можно озвучить правильно и неправильно.

Сравните два примера.

«Снимите копии с этой стопки документов» и «К совещанию, которое состоится в 16:00, мне необходимы данные из этого отчета. Снимите, пожалуйста, копии. Страницы с графиками должны быть цветными».

Два варианта постановки простейшего задания. Но в первом случае есть вероятность, что помощник посчитает задание неприоритетным и не успеет подготовить копии к совещанию. Также без уточнения информации неопытный ассистент может сделать все копии черно-белыми и многокомпонентные графики станут нечитаемыми.

Поэтому знание о том, как ставить задачи подчиненным, обязательно поможет и в повседневной работе, облегчив ее, и на глобальном рынке.

Методы постановки задач подчиненным

Как поставить задачу подчиненному по OKR

Методика OKR в переводе расшифровывается как «цели и ключевые результаты». От руководителя требуется определить не только цель, но и перечень приоритетных заданий, которые нужно выполнить. Метод подходит для масштабных проектов и требует значительных временных затрат, при этом в нем не нужно отслеживать каждый шаг. Контроль необходимо осуществлять периодически, только на самых важных этапах.

Такая методика ― оптимальный вариант для тех, кто хочет воспитать самостоятельных сотрудников, но не желает терять контроль над ситуацией.

Пример того, как ставить задачи сотрудникам согласно OKR.

Цель: наладить коммуникации с сотрудниками нового филиала.
Задача 1: до 10.09 разработать схему бизнес-процессов, в которых одновременно задействованы сотрудники главного офиса и нового филиала.
Ключевой результат 1: файл со схемой бизнес-процессов.
Задача 2: до 12.09 проанализировать связи, выписать взаимодействующих лиц.
Ключевой результат 2: перечень сотрудников, взаимодействующих друг с другом.
Задача 3: организовать и провести общее собрание, на котором обсудить, создать и донести до всех работников порядок взаимодействия.
Ключевой результат 3: протокол совещания, подписанный всеми участниками.
Итог: утвержденная схема коммуникации с сотрудниками нового филиала.

Как правильно поставить задачу подчиненному по целям

Управление по целям (management by objectives) ― это стратегия постановки задач, исходя из конечных целей, миссии компании. В качестве основы можно взять построенное дерево целей и трансформировать подцели с «нижних веток» в задания. Иногда ответственных за выполнение вписывают прямо в документ с блок-схемой. Методика МВО способствует повышению эффективности работы как сотрудников, так и компании в целом. Также метод используют как вспомогательный при расчете KPI.

МВО практически полностью исключает ситуацию, когда сотрудники выполняют «бессмысленную работу». Любая деятельность направлена на достижение определенной высшей цели организации.

Трансформация методики SMART под постановку задач

Метод целеполагания SMART известен многим. Аббревиатура в переводе с английского расшифровывается так: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени.

Современные менеджеры немного доработали концепцию для постановки задач подчиненным, добавив в конце аббревиатуры буквы E (эффективность) и R (обратная связь). Метод SMARTER иллюстрирует важность оценки результатов выполнения каждого задания, а также сбора информации непосредственно у работников. Специалисты, которые выполняли задание, могут дать много ценных советов, касательно дальнейших действий.

Хорошему руководителю мало просто поставить задачу. Важно также обеспечить ее выполнение. Прежде чем человек приступит к работе, начальник сначала должен убедиться, что у подчиненного есть необходимое оборудование, время и ресурсы. Если поставленное задание ― критически важное и его невыполнение нарушит всю цепочку стратегического планирования, то стоит организовать установочное совещание, встретиться с ключевыми сотрудниками.

Типы задач

В идеальной организации каждое задание соответствует общей стратегии и помогает выполнению миссии. Но иногда работникам приходится заниматься «текучкой», саморазвитием или социальными вопросами. Исходя из этого менеджер может выделить разные группы заданий и качественно управлять ими.

1. Командные.

Назначаются группам людей, работающим вместе. Обязательно нужно назначить одного ответственного, который будет отчитываться за всех. По возможности необходимо организовать работу, помочь с распределением ролей и разработать командную стратегию.

2. Индивидуальные.

Назначаются лично работникам. Далеко не всегда они связаны непосредственно с должностными обязанностями. Иногда производственные компании участвуют в благотворительных акциях, социальных инициативах. Если руководитель планирует поставить задание «в нагрузку» к основной работе, будет корректным уточнить, есть ли у подчиненного желание заниматься благотворительностью. Даже перед тем, как поставить индивидуальную задачу, касающуюся непосредственно рабочих обязанностей, начальник должен оценить загрузку подчиненного.

Не стоит бояться вовлекать сотрудников в процесс постановки целей и разбивки их на задания. Такой подход прививает ответственность, дает свободу и поддерживает стремление к саморазвитию.

Практические советы

Руководителю приходится ставить десятки задач в день. Держать в голове все выданные поручения нецелесообразно. Разработаны специальные инструменты, облегчающие контроль за выполнением заданий.

1. Использование специальных программ.

Как говорит Зиг Зиглар, американский бизнес-оратор: «Цель без плана — это просто желание». Составить перечень заданий можно на листе бумаги, но современные руководители используют таск-менеджеры: To Do List, Goal Planner. Простейшая альтернатива ― календарь в Outlook или Google-календарь.

Но мало ставить задачи, также необходимо понимать прогресс их выполнения. Здесь пригодятся системы отслеживания, которые можно установить каждому подчиненному. Хороший вариант подобной программы ― Trello.

2. Обучение подчиненных самостоятельности.

Важные стратегические цели необходимо подробно обсуждать с подчиненными. Менее серьезные задачи можно делегировать работникам, не забывая проверять успехи по контрольным точкам. Но не стоит заниматься микроменеджментом.

Разбивка целей на задачи и отслеживание результатов — это ответственный подход. Однако контроль за каждым шагом подчиненных — это токсично и неэффективно. Если у некоторых сотрудников действительно не получается от начала и до конца самостоятельно выполнять сложные многокомпонентные задания, то стоит задуматься о курсах повышения квалификации, профильных тренингах.

3. Понимание того, что работники в первую очередь ищут выгоду для себя.

Опытный топ-менеджер не просто выдает план действий, но и ищет лицо, наиболее заинтересованное в его выполнении. Большая ошибка полагать, что единственное, чего хотят все работники, это развитие компании. Действительно, есть сотрудники, которые готовы пожертвовать личным временем, другими обязанностями ради выполнения задания. Но в большинстве случаев излишнее рвение проявляют работники, которые хотят получить премию, повышение, место в проектной команде.

Стоит периодически беседовать с подчиненными, в том числе и в неформальной обстановке, чтобы понимать мотивацию каждого. Это помогает правильно распределять задания. Но нельзя исключить тот факт, что существуют люди, готовые работать за идею даже в самые кризисные времена.

Практические советы

4. Поощрение сотрудников.

Даже если в компании разработана система ключевых показателей эффективности, а достижение целей и выполнение заданий справедливо оплачиваются, то это не повод забывать о психологической поддержке и мотивации. Иногда слово авторитетного руководителя значит больше, чем выплата премии. Высокий моральный дух позволяет создавать позитивную, процветающую и творческую среду. Но и провалы, невыполнение плана нельзя игнорировать. Следует проводить подробный разбор ошибок, но без «публичной порки». Критиковать работников лучше наедине, за закрытыми дверями.

Правильная постановка задач приближает компанию к достижению целей и стимулирует работников к саморазвитию.

Автор публикации


0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022

Получайте новую статью каждую неделю

Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.

Понравилось?
Расскажите друзьям

Оцените статью

Оценка

[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]

БУКЛЕТ

«ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ»

Цель должности руководителя

Под целью должности подразумевается краткая формулировка того, зачем вообще нужна эта должность. И конечно, работа руководителя нужна для того, чтобы усилия отдельных сотрудников были максимально эффективны, согласованы между собой и приводили к производству нужного продукта.

Когда речь идет о небольших компаниях и подразделениях, возникает одна сложность. В таких компаниях очень часто один сотрудник совмещает работу и специалиста, и руководителя. Например, такое часто бывает в отделе продаж, где есть начальник отдела продаж и пара продавцов. При таком положении дел начальник отдела продаж, как правило, будет также выполнять и работу продавца. Важно понимать, что этот человек выполняет две совершенно разные функции: продавца и руководителя. У каждой из этих функций своя цель.

Например, цель должности продавца можно было бы кратко сформулировать как: “помогать потенциальным покупателям совершить выгодную для них покупку быстро и без лишних колебаний и для этого выяснять их нужды, давать им советы и добиваться оплаты товара”. Целью же должности начальника отдела продаж можно было назвать: “организовать работу продавцов так, чтобы они эффективно направляли свои усилия, выкладывались на 100%, помогали друг другу и благодаря этому делали большой объем продаж”.

Видите, это две совершенно разные цели. И когда кто-либо начинает делать работу руководителя, он должен очень хорошо разобраться в этом различии. Краткая формулировка цели должности, которая указана в самом начале документа с описанием обязанностей, помогает человеку с первых же минут изучения такого документа понять главную идею его работы.

“Принципом руководителя не может быть что-либо иное, кроме как «добиваться того, чтобы люди выполнили свою работу»”1.

Центральной идеей формулировки цели должности любого руководителя является “добиваться эффективной работы” и для этого ему нужно оказывать влияние на людей, чтобы они действовали определенным образом. Что интересно, не для каждого человека приемлема сама идея “влиять” на других. Некоторые предпочитают иметь дело с оборудованием или растениями, а не с людьми. Из таких ребят руководители не получатся никогда, в их руках никакие инструменты руководителя не сработают. Про такого человека можно было бы сказать, что его личные цели в отношении работы не соответствуют целям должности руководителя.

“Таким образом, мы видим, что всякий раз, когда руководитель собственноручно берётся за выполнение какой-либо части любой работы, имеющейся в организации, он совершает ошибку. «Плохой руководитель» может это сделать двумя способами. Первый достаточно очевиден. Руководитель просто пытается выполнять работу, относящуюся к нескольким отдельным должностям, оставляя таким образом без надзора многие другие должности и не координируя множество деталей. Он лишает сотрудников необходимого взаимодействия и не осуществляет надзора над их работой. Другой способ менее очевиден. Он отбирает у людей, занимающих различные должности, «лакомые кусочки», которые требуют «командного решения», оставляя им откровенно утомительную работу, относящуюся к малозначительным деталям. Другими словами, он снимает сливки, по чуть-чуть выполняя каждую работу и порождая таким образом состояние безответственности у этих людей”2.

Распространенный пример такого “второго способа” — руководитель выполняет работу менеджера по продажам или технического специалиста, когда нужно обслуживать старых и преданных компании клиентов, приносящих компании львиную долю дохода. Конечно, такой подход приятен и клиенту, и руководителю — ведь с этим клиентом уже давно налажено взаимопонимание. Это также дает возможность руководителю демонстрировать свою важность и “сбрасывать” на подчиненных оформление всех рутинных действий. Менее очевидный пример подобного подхода, когда начальник отдела продаж, вместо того чтобы дать подчиненным точную систему скидок для постоянных клиентов, оставляет за собой право в “ручном режиме” принимать решения о предоставлении скидок. Его продавцы в результате вынуждены регулярно “идти на поклон”, а он для клиента становится “добрым покровителем”, оставляя продавцам менее приятную работу по продаже и “выбиванию” денег.

Конец ознакомительного фрагмента.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Нитрофунгин ушные капли инструкция по применению цена отзывы
  • Омега 3 миофарм инструкция с витамином е
  • Скачать сервис мануалы на стиральные машины
  • Домогательство со стороны руководства
  • Обогреватель из чугунной батареи с тэном своими руками пошаговая инструкция