Сэд 1с документооборот инструкция для пользователя

Контакты

664003 г. Иркутск, ул. Карла Маркса, 1

Канцелярия: (3952) 521-931, office@admin.isu.ru

Приемная комиссия: (3952) 521-555, 521-777, priem@isu.ru

Пресс-служба: (3952) 521-971, isupress@isu.ru

Телефонный справочник

Скачать:

Для эффективного использования системы 1С Документооборот необходимо создание и настройка видов документов, папок, в которых они хранятся, а также настройка шаблонов. Для того, чтобы вам было проще разобраться в этом вопросе, предлагаем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

В системе 1С Документооборот все документы делятся на 3 основных вида: внутренние, входящие и исходящие, которые доступны в разделе «Документы и файлы». Входящие и исходящие документы используются для переписки с другими организациями, внутренние — для ведения документации своей организации (или нескольких своих организаций).

Настройка видов документов доступна в разделе «Нормативно-справочная информация» по ссылке «Виды документов».

Виды документов разделены на три группы вкладками «Внутренние документы», «Входящие документы» и «Исходящие документы». Для удобства использования виды документов можно разделять на группы. Чтобы создать новый вид документа, нажимаем «Создать».

В открывшемся окне создания нового вида документа требуется выбрать необходимый набор реквизитов, которые будут использоваться в документах данного вида.

Выделяем флажком те реквизиты, которые будут использоваться. Если каких-то реквизитов не хватает, их можно добавить с помощью обращения к ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

Рассмотрим подробнее каждый из доступных реквизитов:

• «Использовать срок исполнения» — если этот вид документа подразумевает исполнение, (как, например, приказ) то могут понадобиться данные по срокам, которые можно будет увидеть в карточке документа, не открывая приложенный к документу файл.
• «Использовать гриф утверждения» — при включенной опции, документам такого вида будет доступен статус «Утвержден». Проставляется статус в результате отправки «На утверждение» ответственному должностному лицу.
• «Использовать подписание должностным лицом» — при включенной опции, документам будет доступен статус «Подписан», а также будет проставляться должностное лицо, подписавшее этот документ. Проставляется данный статус в результате отправки «На подписание» ответственному должностному лицу, либо вручную в документе.
• «Вести учет по номенклатуре дел» — если в организации используется ведение учета документов по номенклатуре дел, то включаем данную опцию, заполняем номенклатуру дел, а в документах будет обязательна к указанию номенклатура дел.
• «Вести учет по организациям» — в документах будет доступен выбор организации к которой относится документ.
• «Вести учет по контрагентам» — в документах будет доступен выбор контрагента.
• «Вести учет сторон» — включает выбор сторон: указание контрагента, его роли, выбор лица, подписавшего данный документ со стороны контрагента, а также проставление аналогичных данных со стороны нашей организации.
• «Вести учет по адресатам» — в документах будет выбираться адресат.
• «Учитывать срок действия» — в документе будет указываться срок действия. Актуально для договоров.
• «Учитывать сумму документа» — включает проставление суммы документа.
• «Вести учет товаров и услуг» — добавляет табличную часть товаров и услуг в документ.
• «Вести учет по статьям ДДС» — включает проставление статей ДДС в документе.
• «Учитывать недействующие документы» — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа появляется флаг «Не действует» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• «Является договором» — включает сразу несколько опций, необходимых для учета договоров: «Вести учет по контрагентам», «Учитывать срок действия», «Учитывать сумму документа», «Учитывать недействующие документы» и сбрасывается признак «Является комплектом документов».
• «Является комплектом документов» — признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить его можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• «Обязателен файл скан-копии оригинала» — в списке файлов появляется столбец, в котором можно указать, что данный файл является скан-копией оригинала. Если данный флажок не будет проставлен ни одному из прикрепленных файлов, то при попытке регистрации система предупредит, что скан-копия не прикреплена к документу.
• «Обязательно указание ответственного» — включение проверки на заполнение реквизита «Ответственный».
• «Использовать этапы обработки документов» — для документов будет доступна таблица с указанием этапов обработки документа. При прохождении определенного этапа, пользователь проставляет отметку о выполнении этапа, заполняется дата выполнения. Эта опция удобна для отслеживания документов, находящихся на определенном этапе обработки.
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы» — в случае если пользователь отсутствует в рабочей группе документа, но ему отправили задачу на согласование документа (или исполнение и т.д.), то система автоматически добавит данного пользователя в рабочую группу документа.
• «Заполнение рабочей группы является обязательным» — для документов соответствующего вида рабочая группа заполняется автоматически при записи вида документа.
• «Подписывать резолюции электронной подписью» — включает использование электронной подписи при проставлении резолюции.

Для добавления дополнительных свойств перейдем по ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

В открывшемся окне слева представлены объекты базы, которым доступно использование дополнительных свойств, справа — набор дополнительных свойств для выбранного объекта.

Для добавления нового дополнительного свойства нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем «Добавить» — «Новый».

Задаем наименование реквизита, указываем «Тип значения» путем выбора из списка. Если «Тип значения» оставить «Дополнительное значение», то на вкладке «Значения» можно задать список доступных для выбора значений.

Настройки нумерации доступны на вкладке «Нумерация» раздела «Вид документа». Нумераторы для документов настраиваются отдельно, в форме настройки вида документа можно выбрать один из созданных вариантов нумерации.

На вкладке «Шаблон документа» можно задать значения реквизитов документа по умолчанию. На вкладке «Настройки» можно настроить доступность шаблона и установить некоторые запреты.

На вкладке «Реквизиты документа» доступны значения реквизитов по умолчанию. Можно задать правило присвоения наименования документа по введенным реквизитам, выбрать организацию, которая будет проставляться в данном виде документов по умолчанию.

Также на вкладке «Реквизиты документа» можно задать папку, в которую будет по умолчанию сохраняться документ, подразделение, ответственный и другие реквизиты.

В разделе «Файлы» можно добавить файлы, которые будут заполняться реквизитами, введенными в документ. Удобно для использования с договорами: в документ достаточно ввести реквизиты, а система сама сформирует файл договора по шаблону. Для настройки заполнения шаблона файла нажимаем на значение в колонке «Настройка заполнения».

После нажатия в поле «Настройка заполнения» откроется окно, в котором будет предложено выбрать реквизиты документа, а также в каком количестве мест их нужно вставить в шаблоне файла. Когда все необходимые реквизиты выбраны, нажимаем «Готово».

После нажатия на кнопку «Готово», открывается редактор файла, в котором созданы гиперссылки, вместо которых будут стоять в документе выбранные реквизиты. Данные гиперссылки можно переместить в нужные места документа, отредактировать формат. Сохраняем отредактированный шаблон, закрываем файл.

Когда документ открывается для редактирования, он становится недоступным для изменения другим пользователям. До тех пор пока редактирующий не нажмет «Закончить», введенные настройки не будут применены. Чтобы проверить как сработали настройки, можно нажать «проверить настройку заполнения» и выбрать документ на основе которого будет заполнен шаблон.

На вкладке «Согласующие» можно установить список согласующих, в «Категориях» можно проставить категории, к которым по умолчанию будет относиться данный документ. Следующая вкладка — рабочая группа. В виде документа можно установить список пользователей, которым будет по умолчанию предоставлен доступ к данному документу. В рабочей группе могут быть выбраны пользователи, группы пользователей, роли.

Как оптимизировать работу с программой?

Кроме решений текущих вопросов или возникновения ошибок, существует также необходимость обновления 1С, подключение программы к периферическим устройствам и много других задач, отнимающих время ваших сотрудников и замедляющих рабочие процессы.

Для того, чтобы обновления происходили без проблем, а на все вопросы вы могли получать ответы, предлагаем обратиться за сопровождением 1С к профессионалам, в компанию «ПРОГРАММЫ 93».

Почему нас выбирают?

ООО «ПРОГРАММЫ 93» — это компания с большим штатом сотрудников, в который входят не только специалисты 1С, но и бухгалтера, юристы и множество других экспертов смежных областей. Вы больше не зависите от одного сотрудника и вам не нужно тратить деньги на приглашенных специалистов для решения каждой задачи.

Мы рады предложить вам:

• внедрение и настройку 1С Документооборот;
• доработку программы под ваши нужды;
• поддержку продуктов 1С;
• интеграцию программы с сайтом;
• внедрение других продуктов 1С;
• сопровождение бухгалтерского и налогового учета.

Позвоните по номеру телефона, указанному на сайте или заполните форму обратной связи, чтобы мы могли ответить на все возникающие вопросы и рассказать о том, как начать сотрудничество!

1С:Документооборот на платформе обладает широкими возможностями для формирования настроек как общих для всех пользователей, так и индивидуальных, персонально для пользователей

Чтобы настроить типовое решение 1С:Документооборот на платформе 1С:Предприятие 8, нужно сформировать первоначальную настройку для нескольких разделов. Это необходимо для работы программы в соответствии с заданными параметрами.

Первичная настройка – это настройка основных разделов 1С:Документооборота ПРОФ, которые представлены ниже:

• Настройка и администрирование;
• Персональные настройки;
• Настройки почты;
• Настройки прав доступа для пользователей;
• Настройки работы с документами (делопроизводство);
• Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство);
• Настройки резервного копирования (администрирование).

В статье рассказываем, как для каждого из вышеуказанных разделов должна быть сформирована настройка с нуля, чтобы максимально эффективно использовать типовое решение 1С:Документооборот.

Настройка и администрирование

Общие настройки для решения 1С:Документооборот позволяют включить следующие опции:

• Сроки обработки бизнес-событий;
• Версионирование объектов;
• Дополнительные реквизиты и сведения;
• Контроль самочувствия сотрудников;
• Обсуждения;
• Учет времени;
• Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ;
• Электронные подписи (включая управление сертификатами);
• Шифрование.

Далее мы рассмотрим каждую группу настроек подробнее, чтобы понять, какие возможности они предоставляют по отдельности.

Обработка бизнес-событий включает в себя сроки обработки следующих событий:

• Контроль просроченных задач (автором);
• Назначение ответственным за документ;
• Окончание срока действия документов;
• Отмена выполнения задачи;
• Отсутствует оригинал документа;
• Поступление новой задачи;
• Приближение окончания срока действия документов;
• Приближение сроков выполнения задач;
• Ход выполнения процесса.

Разберем несколько основных понятий.

Инструкция – это файл, который описывает, каким образом нужно оформлять тот или иной документ. Для решения 1С:Документооборот уже подготовлено 55 типовых инструкций (шаблонов), которые можно изменить под особенности своей коммерческой компании или бюджетной организации.

Версионирование объектов – это возможность хранения нескольких версий документов и отслеживание изменений. Опция включается, если требуется дополнительный контроль для пользователей.

Настройка реквизитов и сведений (дополнительные реквизиты и сведения) – это специальная возможность на платформе 1С:Предприятие, которая позволяет расширить типовые документы и справочники.

Контроль самочувствия сотрудников – новая, экспериментальная подсистема, на на данный момент пока лучше не использовать эту опцию.

Обсуждения – это возможность общения, обсуждения документов внутри решения с использованием возможностей сервера взаимодействия.

Учет времени – это очень важная подсистема, которая позволяет отслеживать время выполнения той или иной задачи.

Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ – подсистема, которая позволяет фиксировать каждую попытку доступа к персональным данным в специальном реестре и регулировать права доступа.

Электронные подписи и шифрование – это специальные настройки, которые необходимы для использования юридически значимого электронного документооборота.

Базовая настройка 1С, форм отчетов/документов, обменов данными, расширений, торг. оборудования и пр.

Персональные настройки 1С Документооборота

Персональные настройки для каждого пользователя позволяют:

• управлять возможностью использования тех или иных типов файлов;
• настроить учет времени персонально для пользователя;
• управлять электронными подписями и шифрованием данных;
• определить виды документов, с которыми может работать пользователь.

Также для пользователя можно настроить доступ к электронной почте и перечень уведомлений, которые будут использоваться для оповещения об изменениях данных.

Настройки почты

Подробнее стоит остановиться на настройках так называемой «легкой» почты, которая позволяет собирать данные с почтовой системы и сохранять их по какому-либо фильтру в решении 1С:Документооборот.

Может быть настроена SMPT, MAPI и Microsoft Outlook почта, настроены фильтры для писем, а самое главное – перечень действий бизнес-событий, по которым на электронную почту будут приходить оповещения

Электронная почта и оповещения – это основной инструмент для пользователей решения 1С:Документооборот, поэтому настройке этого инструмента нужно уделить особое внимание.

Для качественной настройки рекомендуем обратиться к нашим сертифицированным специалистам.

Настройки прав доступа для пользователей

Для пользователей можно настроить различные права доступа. Например, настроить использование ограничений прав доступа в принципе или сформировать возможность назначения прав подчиненным в рамках структуры предприятия.

Также возможности системы 1С:Документооборот по управлению правами позволяют создавать группы прав доступа, формировать настройки для входа пользователей через основную версию программы, мобильное приложение и web-доступ.

В системе также существует подсистема восстановления и обновления паролей.

Для пользователя можно определить разрезы доступа по видам входящих, исходящих, внутренних документов, назначить доступ в рамках организаций и подразделений (в этом случае пользователь будет видеть только документы соответствующей ему организации и подразделения).

Настройка организации и подразделений – это обязательная часть настроек для работы документооборота в коммерческой компании или бюджетной организации.

Для особых случаев можно организовать графы (разрезы, сегменты) доступа к информации в целом, к справочнику контрагентов и к данным физических лиц в системе.

Настройки работы с документами (делопроизводство)

Настройки работы с документами позволяют:

• организовать классификацию документов;
• сформировать дела;
• определить состав документов и места их хранения;
• учитывать сканированные копии документов и использовать строго определенный формат для сканирования.

Также можно использовать комплексно входящие, исходящие, внутренние документы либо отдельно любой из видов, назначать для входящих и исходящих документов возможность для присоединения файлов.

Особое внимание нужно обратить на настройки, связанные с передачей дел между пользователями, связями документов, учетом резолюций и виз пользователей для согласования

Также можно сформировать раздельный учет бумажных и электронных документов. Графы доступа к бумажным документам отдельно, а к электронным отдельно.

Подсистема рассылки оповещений может работать не только внутри системы и рассылать сообщения пользователям, но и рассылать сообщения контрагентами по списку рассылки или индивидуально, рассылать сообщения по обращениям граждан.

Отдельное внимание также следует уделить изменениям состояния документа (переход из черновика, например, в рабочее состояние, а из рабочего в согласованное состояние и далее из согласованного в закрытое). Этот процесс можно настроить в автоматическом режиме в зависимости от виз и резолюций пользователей системы.

Настройки документооборота очень гибкие и позволяют поддерживать практически любые регламенты, которые используются в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях.

Для бюджетных организаций очень важной является подсистема учета обращений граждан, которая позволяет регламентировать взаимодействие организации и граждан Российской Федерации в случае существенного количества обращений в организацию.

Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство)

Для пользователей можно настроить опции для работы с процессами и задачами, например, разрешить или запретить пользователю использовать процессы и задачи.

Важными являются и такие настройки решения 1С:Документооборот, как:

• изменение даты исполнения задачи;
• перенаправление задачи на другого пользователя;
• использование времени в сроках задач (то есть, задачу можно сделать не к определенному дню, а к определенному времени);
• формирование вопросов по задачам от исполнителя к автору.

Эти настройки для 1С:ДО позволяют пользователям гибко управлять постановкой и исполнением задач в системе.

Настройки резервного копирования (администрирование)

Резервное копирование позволяет организовать специальные настройки для документооборота по регулярному копированию информации в системе.

Для резервного копирования может быть определен каталог сохранения данных в системе, расписания сохранения резервной копии или опция формирования резервной копии по завершению работы системы.

Также для резервного хранения возможно определить отдельные тома для хранения присоединенных к документам файлов, которых может быть очень большое количество.

Также система резервного копирования позволяет хранить все резервные копии, либо резервные копии за определенный промежуток времени или последние несколько резервных копий.

Хорошим решением для резервного копирования считается возможность хранения резервных копий на стороннем сервере, ежедневное формирование резервных копий для хранения данных по завершению работы пользователей и глубины хранения не менее двух недель работы системы, либо 10 рабочих дней.

Хранение резервных копий может помочь при нарушении сохранности данных откатиться к копии из резерва и продолжить работу.

Настройка не входит в функционал 1С? Предложим расширение или обработку без вмешательства в код

Заключение

Типовое решение 1С:Документооборот представляет широкие возможности для организации обмена документами в электронном виде. Система позволяет организовать в рамках компании или бюджетной организации эффективный электронный документооборот с учетом специфики деятельности.

Настройки для 1С:Документооборот нужны для того, чтобы облегчить обмен документами в электронном виде по различным каналам. В рамках решения можно организовать как простой, так и юридически значимый документооборот

Также решение предоставляет такие возможности, как работа с ботами (например, для мессенджера Telegram), распознавание изображений и даже распознавание речи.

Отметим, что лучше не читать литературу уровня «инструкции для чайников», а доверить настройки конфигурации 1С:Документооборот сертифицированным специалистам федерального 1С-интегратора WiseAdvice-IT.