Сэд smbusiness руководство пользователя

Свободное создание карточек документов

Наличие конструктора в СЭД «SMBusiness» позволяет создавать любые формы регистрационных карточек документов или изменять имеющиеся, а так же справочников и информационных разделов в соответствии с критериями и требованиям учета и обработки документов в организации. Наличие механизма гибкой регистрационной карточки позволяет организовать автоматизацию учета:

• входящих документов;
• исходящих документов;
• обращений граждан;
• организационно-распорядительных документов.

Работа с любыми электронными документами

СЭД «SMBusiness» позволяет регистрировать и сохранять документы в виде файлов, созданных любым приложением. При регистрации документа создается «регистрационная карточка документа». Поиск документов можно осуществлять по реквизитам документа либо используя полнотекстовый поиск.

Для каждой организации СЭД «SMBusiness» позволяет настраивать перечень журналов, в которых сохраняются карточки документов. Каждый журнал можно настроить под определенное подразделение. В системе имеется возможность разграничения прав пользователей на просмотр журналов и различных действий в нем. Реализована возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по определенным условиям.

Получение регистрационного номера документа происходит в автоматическом режиме на основе настроенного шаблона. Номер в журнале может присваиваться как в автоматическом, так и в ручном режиме. Шаблоны нумерации настраиваются в соответствии с номенклатурой дел в организации. При автоматической регистрации документа происходит проверка на факт повторной его регистрации.

В СЭД «SMBusiness» устанавливаются связи между документами в зависимости от действий пользователей, также реализован интерфейс установки и редактирования связей между документами с указанием содержательного типа связи.

Обмен документами и сообщениями организован в системе посредством внутреннего почтового сервиса.

Потоковое сканирование документов

Потоковое сканирование используется в случае множественного ввода бумажных документов в СЭД «SMBusiness». Данный метод сканирования позволяет управлять отсканированными документами на уровне ввода, предварительно просматривать, перестраивать порядок, нумерацию, автоматически сохранять в PDF формат и пр.

Атрибутный поиск

В СЭД «SMBusiness» атрибутный поиск осуществляется по любым реквизитам, которые присутствуют в регистрационной карточке документа. СЭД «SMBusiness» обеспечивает построение поисковых запросов произвольной сложности, позволяющих искать документы, значения реквизитов которых отвечают условиям запроса.

Автоматизированный контроль исполнения поручений

СЭД «SMBusiness» обеспечивает контроль исполнения поручений по документам.

Интерфейс работы с поручениями реализован через задачи (сообщения), содержащие информацию о главном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручений. Для каждой организации система в автоматическом режиме отслеживает просроченные либо приближающиеся к окончанию срока поручения (в зависимости от настроек) и оповещает об этом исполнителя, руководителей, контролеров и т.д.

Автоматизированные маршруты документов

Предусмотрена возможность создавать маршруты либо общие, либо индивидуальные. Маршруты состоят из этапов движения документов. Этапов может быть сколько угодно. Каждый этап состоит из определенных действий, которые также настраиваются. В каждом этапе задействованы определенные пользователи либо группа. Данные пользователи и группы также редактируются

Интеграция с MS Office приложениями

Функционал СЭД «SMBusiness» позволяет вносить документы напрямую из MS Office приложений, а так же из проводника, что существенно упрощает работу при регистрации документов.

Оперативный архив документов

В СЭД «SMBusiness» архив ведется в соответствии с действующей номенклатурой дел в организации.

Подборка по базе: Представьте, что перед Вами стоит цель отбора наиболее перспекти, Практическая работа к разделу 2.6. Антишина Т.Р..docx, Основной целью внеурочной деятельности младших школьников в обла, С целью установления и поддержания благоприятного психологическо, Лабораторная работа исследование столкновения шаров цель работы_, Урок № 29-30 Художники космонавты Равновесие и цельность в компо, Лабораторная работа. Тема. Строение слухового анализатора. Цель_, denisleila_ Дипломная работа Проведение оценки земельного участк, Какова цель управления финансами.docx, Вам необходимо определить.doc

1. Определить цель оценкикачестваСЭД.

Целью оценки качества конечного программного продукта может быть:

• выбор продукта из альтернативных продуктов;

1. Дать определения объекту оценивания (трактовки, назначение, технологии, …)

СЭД «SMBusiness» – гибкая настраиваемая система, легко приспосабливаемая к возможным изменениям при минимуме затрат. При появлении новых видов документов, изменении обязанностей работников или других требований модификация системы не составит труда.

СЭД «SMBusiness» позволяет производить настройку необходимого функционала в области делопроизводственных процессов с учетом особенностей деятельности любой организации. Под конкретного заказчика адаптируются регистрационные карточки документов, журналы, шаблоны документов, отчетов, выстраиваются все процессы жизненного цикла документа: от момента создания до списания документа в архив с учетом требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Благодаря важнейшим характеристикам электронных систем – гибкости и масштабируемости – вы всегда сможете идти в ногу со временем с учетом изменяющихся внешних условий функционирования организации.

Благодаря СЭД «SMBusiness» Вы сможете полностью отказаться от регистрации в бумажном виде. Система позволяет регистрировать документы, поступающие по различным каналам связи (СМДО, почта, e-mail). Основным преимуществом электронной регистрации в СЭД «SMBusiness» является возможность проследить прямо в регистрационной карточке весь дальнейший путь документа, начиная с регистрации и заканчивая списанием в дело, при этом фиксируются сотрудники, работавшие над документом, также производимые ими действия и время их осуществления. А главной особенностью электронной регистрации является возможность подкрепить документ в электронном виде к регистрационной карточке. Данную функцию можно выполнить двумя способами: путем добавления файла с ПК либо сканированием. СЭД «SMBusiness» также предоставляет возможность пользователю сократить время на обработку входящей корреспонденции путем использования функции поточного сканирования, которая позволяет сканировать большое количество документов однократно, но при этом подкреплять необходимые файлы в разные регистрационные карточки. Благодаря возможностям СЭД «SMBusiness» регистрировать документы просто и удобно.

1. Определить понятие «качество СЭД».

Выделяются две группы трактовки понятия: со стороны производителя (разработчика) и со стороны потребителя (заказчика).

Для потребителя качество в первую очередь рассматривается не просто как наличие в нем свойств, которые обеспечивают ему отличное выполнение функций, возложенных на него, но и наличие в объекте тех характеристик, которые способствуют максимальному удовлетворению потребностей и запросов потребителей.

Таким образом, качество СЭД (с точки зрения заказчика) — весь объем признаков и характеристик системы, который относится к ее способности удовлетворять установленным или предполагаемым потребностям специалистов в области информационного/документационного обеспечения управления.

1. Составить перечень источников получения требований к СЭД.

• ГОСТ ИСО/МЭК 9126
• ГОСТ 28806-90
• ГОСТ 28195-99
• ГОСТ 28195 (РФ)
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25001
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25010
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25021
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25040
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25041
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 25045

1. Определить различные группы пользователей.

Пользователи СЭД в программном средстве разделены на группы: «руководители», «службы ДОУ», «администраторы организации», «сотрудники», «администратор СЭД». Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

1. Определить методы получения требований.

Требования предлагается разбить на группы:

• бизнес-требования
• требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

• пользователи системы
• хранилище данных
• работа с документами
• работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования.

1. Составить перечень функциональных и нефункциональных требований.

Нефункциональные требования служат для описания целей и атрибутов качества – дополнительного описания функций продукта, выраженного через описание его характеристик, важных для пользователей или разработчиков. Примерами подобных характеристик являются:

• легкость и простота использования программы,
• степень сложности перемещения системы с одного носителя на другой,
• целостность и устойчивость системы к сбоям,
• эффективность,
• возможность и виды взаимодействия системы и внешнего мира,
• ограничения, связанные с внешним видом (дизайном) и реализацией структуры продукта.

Функциональные требования служат для описания функционала системы. К таким требованиям относят:

• Бизнес-требования – «заказанные» разработчикам функции системы
• Пользовательские требования – описывают цели (задачи) пользователей системы, которые должны или могут достигаться (выполняться) ими при помощи создаваемой системы;
• Функциональные требования – определяют поведение программной системы, которая должна быть создана разработчиками для предоставления возможности выполнения пользователями своих обязанностей в рамках бизнес-требований и в контексте пользовательских требований.

Белорусская СЭД. Возможность адаптации к различным организациям. Простой и понятный интерфейс. Интеграция с офисными приложениями. Контроль исполнительской дисциплины, регистрация и автоматизация жизненного цикла документов, быстрый поиск, кабинет руководителя, формирование любых отчетов
Добавить отзыв

Видеообзор SMBusiness

Альтернативы SMBusiness

Новости и обзоры SMBusiness