Шаблоны писем руководству

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Одним из способов выразить свое мнение или сообщить важную информацию другим людям может быть официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя при этом простые, лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, который должен соблюдаться на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясним, что такое официальное письмо и как его написать, а также приведем шаблон и пример официального письма для ознакомления.

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Вступительный абзац

5. Заключительный абзац

6. Бесплатное закрытие и подпись

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как официальное письмо, это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнесмена. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении заинтересованности в вакансии или благодарности. Официальные письма часто пишутся с использованием простых и прямых предложений с формальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует соблюдения очень структурированного и конкретного формата.

Как написать официальное письмо

Создание краткого и четкого официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цели таким образом, чтобы ваша аудитория могла легко понять их. Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и просто для чтения. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, установите поля по одному дюйму с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman, размером 12 пунктов придаст вашему официальному письму чистый вид, а также.

2. Создайте заголовок

После того как шрифты установлены, можно приступать к оформлению письма. Сначала напишите свое имя в левом верхнем углу страницы. Укажите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и электронную почту, если вы просите о дальнейших контактах.

Теперь вы можете вводить адресную информацию получателя прямо под своей. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, затем адрес. Просмотрите имя и адрес получателя несколько раз, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите свое приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. В официальных письмах обычно используется следующее приветствие, Уважаемая госпожа. или господин. Фамилия . Если вы знаете как имя, так и фамилию собеседника, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать, Уважаемый Алекс Смит . Если вы знаете их пол, вы можете написать, Уважаемый господин. Алекс Смит или Уважаемая госпожа. Алекс Смит . Если вам неизвестно имя получателя, рассмотрите альтернативные варианты использования Уважаемый господин или госпожа.

4. Используйте основные абзацы для изложения причин написания письма

В основных абзацах вы можете изложить свои основные положения и профессионально объяснить адресату свои проблемы, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины написания этого письма. Вы можете использовать такие фразы, как, Я пишу вам сегодня, потому что…

После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить изложение в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете рассказать о профессиональных качествах человека, которого вы рекомендуете, сказав, Тайм-менеджмент и организационные навыки Эйвери повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала.

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что читатель ясно понял вашу мысль. Держите предложения короткими, простыми и понятными для читателя.

5. Добавьте заключительный абзац и подпись

Чтобы завершить письмо, вы можете написать заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершает документ, повторяя вашу главную мысль, объясняя возможные дальнейшие шаги или благодаря получателя за то, что он нашел время прочитать ваше письмо.

После закрытия письма вы можете поставить подпись в конце документа. Примерами распространенных подписей к письмам являются:

• Искренне

• Искренне ваш

• С благодарностью

• спасибо

• С уважением,

• Искренне Ваш

• С уважением, Ваш

Выберите завершающую подпись и напишите свое имя в нижней части письма.

6. Упомяните и добавьте ваши приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавляемые к письму для поддержки документа, подобно тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму. Если вы прилагаете к письму документ, который дополняет ваше письмо, вы должны упомянуть о нем в конце письма. Чтобы сообщить читателю, что к письму прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово вложение в конце письма после вашего имени. Вы также можете сократить это слово, написав, приложить.

7. Проверьте и отправьте письмо

После того, как вы закончили писать, вы можете прочитать письмо, чтобы найти грамматические и орфографические ошибки. Вы также можете пересмотреть его, чтобы убедиться, что оно имеет смысл и достаточно понятно для получателя. После вычитки вы можете отправить письмо адресату. Выберите обычный белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверт.

Напишите свое имя и адрес в левом верхнем углу конверта, а затем имя и адрес получателя в середине. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального письма

Поскольку и официальные, и неофициальные письма — это письменные документы, используемые для передачи сообщений другим людям, их легко спутать.

Официальные письма часто бывают:

• Напечатанное и никогда не написанное от руки

• Соблюдение строгих, стандартных правил грамматики и английского языка

• Содержащие короткие и лаконичные предложения

• Использование определенной, профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют такой строгой структуры, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык

• Слова, написанные от руки или напечатанные на машинке

• Нет определенного типа форматирования или структуры, которой они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма по разным причинам, которые включают в себя профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий. К распространенным типам официальных писем относятся:

Письма об отставке

Когда работник покидает свою текущую должность, он может отправить работодателю или менеджеру по найму краткое письмо об увольнении, чтобы объяснить причину ухода и разработать план процесса перехода на новую должность.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных видов использования официальных писем. Соискатели могут писать сопроводительные письма при подаче заявки на новую должность, грантовые программы или образовательные программы.

Жалобные письма

Многие частные лица или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные записки

После собеседования соискатель может написать профессиональное благодарственное письмо, чтобы выразить свою признательность работодателю за встречу с ним и рассмотрение его кандидатуры на должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит ни одной вакансии на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором сообщит, что хотел бы получить работу в компании, если появится такая возможность.

Рекомендательное письмо

Когда соискатель подает заявление о приеме на работу или на образовательную программу, учебное заведение может попросить у него рекомендательное письмо. Лицо, пишущее письмо, часто является человеком, который тесно работал с кандидатом и ручается за его квалификацию на должность.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных перемен, пишут деловое объявление, которое публикуется для общественности. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, о замещении руководящей должности или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включить в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюсти этикет официального письма, вам следует включить в него перечисленные ниже элементы:

• Заголовок, в котором указывается ваш адрес и адрес получателя

• Формальное приветствие

• Один абзац с указанием причин, побудивших вас написать письмо

• Еще один абзац, развивающий вводный абзац

• Заключительный абзац, завершающий письмо

• Подпись к заключительному письму

• Необходимые приложения, подтверждающие документ

Что не следует включать в официальное письмо

При составлении официального письма для желаемой аудитории необходимо придерживаться профессионального стиля изложения и тона на протяжении всего документа. Для этого при написании официального письма следует избегать следующих элементов:

• Фраза Мисс в вашем приветствии

• Слишком формальный подход, из-за которого ваше письмо звучит невнятно, безлично и трудно воспринимается

• Сокращения

• Неполные предложения

• Красочный шрифт или канцелярские принадлежности

• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Приведенный ниже шаблон покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, штат почтовый индекс]

[Название компании]
[название и номер компании]
[Город, штат почтовый индекс]

[текущая дата]

[Имя получателя]
[должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет причину, по которой вы пишете письмо адресату. Следующие два-три предложения вы можете использовать для дальнейшего изложения темы вашего письма. Постарайтесь воздержаться от подробностей и примеров до второго абзаца.]

[Второй абзац более подробно опишет вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы донести до читателя ваше мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и понятным.]

[Последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они уделили время чтению этой статьи, и предложить любые необходимые последующие шаги.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [сопроводительный документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать его в качестве образца при написании собственного официального письма.

Эйвери Мэй
123 Kansas Ln
Канзас-Сити, МО 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Канзас Сити, МО 64105

17 декабря 2019 г

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожа. Камерон Джонс,

Я пишу, чтобы сообщить вам о своем уходе из Roberts Media Group в качестве координатора по работе с клиентами, начиная с двух недель от текущей даты.

Я ценю всю поддержку, поощрение и мотивацию, которые я получил за время работы на этой должности. Я решил занять должность, на которой я смогу применить свои навыки по формированию команды и лидерству. В течение следующих двух недель я буду продолжать посвящать свое время завершению оставшихся проектов и проведу все необходимые тренинги, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказываете, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения, я буду рада поговорить, когда вы свободны.

Искренне,
Эйвери Мэй

Прилагается:
Список моих текущих проектов
Составить график, чтобы выполнить их все

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Деловое письмо — основной метод коммуникации компании с контрагентами, партнерами, клиентами, сотрудниками. Оно помогает доносить до адресатов информацию в привычной форме и в соответствии с правилами бизнес-среды. Бизнес-корреспонденция составляется по определенным канонам и может отправляться как в классическом бумажном виде, так и в электронном.

Технические правила оформления деловых писем

В классическом варианте бизнес-корреспонденция рассылается на бланках организации, в визуальном оформлении присутствует шапка, которая содержит всю необходимую информации об отправителе. В последние годы допустимым считается оформление писем и просто на листе А4 с соблюдением некоторых правил.

В левом верхнем углу (чаще) или посреди листа (реже) размещается следующая информация:

• название организации;
• ее почтовый адрес;
• ИНН компании/организации;
• КПП компании/организации;
• банковский идентификационный код — БИК;
• номер банковского расчетного счета:
• контактные данные;
• адрес электронной почты;
• дата и номер.

В правом верхнем углу размещают полное название компании-адресата, должность получателя, его фамилия, имя и отчество.

Ниже располагается обращение к получателю или группе получателей и основной текст.

Под основным текстом указывают:

• должность руководителя, имя, фамилия, подпись;
• указание на приложения (если они есть);
• фамилия и инициалы ответственного исполнителя;
• контактные данные исполнителя.

На гарантийной корреспонденции, оферте или рекламации обязательно проставляется печать компании.

Для оформления коммерческой корреспонденции традиционно используется шрифт Times New Roman, размер — 12 или 14.

Нумерация необходима в случае, если послание занимает больше чем 1 лист.

 

Достаточно обращения, текста, данных об отправителе и его должности, указания на приложенные к письму документы. Это более современный, гибкий и оперативный вариант коммуникации, требующий меньше времени на оформление и не предполагающий передачи корреспонденции в бумажном варианте.

Структура текста делового письма

• Заголовок. Обозначает тему послания, может содержать указание вида коммерческой корреспонденции, например, «Рекламация» или «Извещение».
• Обращение. Вежливое обращение к адресату или группе адресатов: «Уважаемый Сергей Григорьевич!», «Уважаемые господа!»
• Вводный абзац. Описывает повод обращения, коротко передает суть коммерческого послания.
• Основная часть. Раскрывает подробнее данные, для сообщения которых и предназначена корреспонденция.
• Заключение. Содержит краткий вывод, связанный с основной частью и вытекающий из нее. Может также призывать получателя к совершению какого-либо действия.
• Подпись. Включает должность, имя, отчество и фамилию отправителя, а в идеале и его контакты.

Правила написания текстов деловых писем

• Обозначена конкретная и понятная тема. «Информация для самого важного партнера» — плохо, «Подтверждение получения счета на оплату» — хорошо.
• Использование формул вежливости. Они присутствуют в коммерческой переписке обязательно. Например, «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».
• Простые предложения. Меньше прилагательных, меньше причастных и деепричастных оборотов, больше глаголов.
• Нейтральный тон. Спокойный повествовательный тон без ярко выраженных эмоций оптимален для деловой переписки.
• Информативность. Экскурсы в историю, развернутые вступления, высказывание личного мнения, недосказанность, вопросы в тексте не приветствуются, в отличие от цифр, фактов, конкретики.
• Один абзац — одна мысль. Логичное, последовательное изложение текста с разбивкой на абзацы облегчает восприятие коммерческой корреспонденции.
• Краткость. Оптимальный объем деловой корреспонденции — 1 лист А4.
• Отсутствие исправлений и помарок. Если они появились в тексте, его рекомендуется переделать и распечатать заново.
• Отсутствие сокращений слов кроме единиц мер, весов, мощностей. Не «ул.», а «улица», не «г-н», а «господин», не «с ув.», а «с уважением».
• Обращение на «вы». Даже в случае, если внутрикорпоративный стиль предполагает обращение на «ты», в коммерческой переписке это недопустимо.
• Отсутствие ошибок. Тексты коммерческой корреспонденции проверяйте особенно тщательно.

 

Виды и примеры деловых писем

По количеству адресатов бизнес-корреспонденция может быть:

• циркулярной — направленной в адрес нескольких лиц;
• стандартной, адресованной на один адрес и конкретному человеку.

Мы собрали примеры деловых писем на русском языке и разделили их на основные виды.

Гарантийное письмо. В этом виде корреспонденции содержится просьба о каком-либо действии и предоставляются гарантии по исполнению обязательств, связанных с этим действием. Например, просьба отгрузить товары и гарантии оплаты в указанный срок или признание долга за оказанную услугу с гарантией оплаты до конкретной даты. Нередко гарантийное письмо идет как дополнение к договору.

Коммерческое предложение. Распространенный вид деловой корреспонденции, в котором организация предлагает один продукт или одну услугу получателю, инициируя таким образом сотрудничество. Получателем такого лица обычно становится ЛПР — лицо, принимающее решение, в том числе о сотрудничестве. Может отправляться как после предварительной договоренности, то есть по запросу, так и в виде массовой рассылки.

Извещение. Этот вид деловых посланий уведомляет получателя о каких-то изменениях, важных для дальнейшего сотрудничества. Наиболее часто в таком виде компании извещают контрагентов об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адреса. Также извещения могут рассылаться множеству адресатов, чтобы донести до них информацию о готовящихся мероприятиях, например, совещаниях.

Оферта. Этот вид бизнес-корреспонденции — фактически предложение о заключении сделки. Оферта содержит информацию о важных аспектах сотрудничества: цену и наименование продукта, срок поставки. Документ рассматривается как дополнение к договору поставки или оказания услуг. Отличается тем, что оферту нельзя отозвать (если возможность отзыва не указана в самой оферте) — это своего рода бизнес-обязательства, которые компания-отправитель обязана выполнять.

Сопроводительное письмо. Чаще этим термином обозначают дополнительный мотивационный текст, который отправляют вместе с резюме соискатели при поиске работы. Но в бизнесе это понятие тоже присутствует. Как правило, используется сопроводительное письмо в бумажном варианте — а именно в виде описи документов, отправленных на тендер.

Подтверждение о получении. Правилами хорошего тона в деловой переписке считается уведомить отправителя договора, оферты, приглашения, коммерческого предложения, прайс-листа об их получении. Также будет полезным подтвердить получение товара или денег в рамках договорных отношений. Корреспонденция не заменяет акта о получении товара или услуги, а дополняет или предваряет их, помогает устанавливать прочные деловые связи, повышать лояльность получателей.

Просьба. Очень распространенный и важный вид коммерческой корреспонденции. Содержит обращение-просьбу к адресату — например, о предоставлении бухгалтерских документов, отсрочке платежа, образцов товара или о согласовании каких-то действий в рамках договорных отношений.

Приглашение. Это деловое послание, которое приглашает участников на конференцию, семинар, выставку или другое публичное мероприятие. Смысловая нагрузка отправления состоит и в самом приглашении, и в том, что оно становится поводом напомнить о себе партнерам и контрагентам, поддержать и активизировать отношения.

 

Рекламация, или претензия. Вид коммерческой корреспонденции, указывающий поставщику товара или услуги на частичное или полное невыполнение договорных обязательств. Рекламация — достаточное основание для того, чтобы получатель принял меры к устранению дефектов или недостатков. Текст такого послания опирается на подписанные сторонами документы. Эти документы могут быть приложены к рекламации вместе с актами, подтверждающими, например, ненадлежащее качество поставленного товара.

Напоминание. Вид бизнес-корреспонденции, в котором одна компания уведомляет другую о каком-то значимом событии — например, об истечении срока договора, о дате давно запланированного мероприятия или о том, какие услуги оказывает компания. Фактически это лайт-вариант коммерческого предложения — то есть предложение повторно воспользоваться услугами, продлить договор, принять участие в мероприятии.

Рекомендация. Это вариант делового послания, описывающего процесс и результаты сотрудничества между компаниями, дающего им оценку. Положительные рекомендации помогают компании-получателю находить новых клиентов и развивать бизнес.

Поздравление. Тоже вид деловой корреспонденции, поздравление клиентов, партнеров, чиновников с профессиональными или общепринятыми праздниками — например, с Новым годом и Рождеством.

Также мы собрали примеры деловых писем на английском языке — пригодится для тех, кто ведет переписку с зарубежными партнерами, клиентами, поставщиками. Требования к оформлению практически не отличаются от стандартов внутрироссийской переписки.

Чего не стоит писать в деловом письме: чек-лист

 Убедитесь, что в тесте коммерческого послания нет:

• Красочных эпитетов, оценочных суждений и описательных прилагательных в превосходной форме. Красивейший, великолепный, неповторимый — передают эмоции, но никак не вписываются в деловой этикет.
• Сложных предложений. Избегайте предложений на 4-5 строк, с причастными и деепричастными оборотами — разбивайте их на более простые и короткие.
• Длинных перечислений. Если они не представлены буллитами, а написаны в одну строку — это сложно для восприятия.
• Фамильярности. Уменьшительные имена — Саша, Маша, Паша вместо Александр, Мария и Павел в деловой переписке неуместны.
• Терминов, которые могут не знать получатели. При использовании таких терминов требуется краткая расшифровка.
• Нескольких не связанных между собой месседжей. Например, уведомления о получении оплаты и заодно просьбы о встрече с руководителем.
• Фривольностей и отступлений. Это могут быть сленговые слова, уменьшительные слова, смайлы и эмодзи, апелляция к общим воспоминаниям, рассказы о не связанном с темой делового письма личном опыте.
• Обращения на «Вы» к группе лиц. С большой буквы местоимения «Вы» и «Вас» пишутся только в деловом письме, адресованном конкретному человеку.

Коротко о главном

• Деловое письмо — основная единица коммерческой корреспонденции, которой обмениваются компании и организации. Жанр универсальный — с помощью делового отправления можно напомнить, пригласить, поздравить, предложить сотрудничество и высказать претензии.
• Раньше коммерческая корреспонденция оформлялась только на бланках, сегодня это требования распространяется в основном на государственные структуры и крупные компании, которые с ними сотрудничают. Остальные участники рынка могут вести коммерческую переписку на обычных листах А4 или в электронном виде.
• Деловое письмо предполагает нейтральный тон, краткое и четкое изложение мыслей, наличие не только имен и фамилий, но и должности отправителя.

 

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

• Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
• Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
• В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
• Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
• Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

• Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
• Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
• Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

• Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
• Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
• В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc)

Образец благодарственного письма организации (.doc)

Образец благодарственного письма сотруднику (.doc)

Образцы гарантийных писем:

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc)

Образец рекомендательного письма компании  (.doc)

Образец рекомендательного письма бухгалтеру  (.doc)

Образец рекомендательного письма водителю  (.doc)

Письмо-напоминание. Образец 

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc)

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc)

Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Образец письма-подтверждения (о сотрудничестве) (.doc)

Образец письма-подтверждения (о получении товара)  (.doc)

Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Образец письма-поздравления (.doc)

Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения  (.doc)

Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Образец письма-просьбы  (.doc)

Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Образец письма-соболезнования (.doc)