С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
|
Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте |
45 лет |
|
Результаты СОУТ (п.407) |
45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет) |
|
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия |
5 лет ЭПК |
|
Наряды-допуски на выполнение опасных работ |
после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет |
|
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья |
75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях |
|
Документы о прохождении обучению по охране труда |
5 лет |
|
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее) |
от 3 до 5 лет |
|
Заключения к договорам |
5 лет |
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Каневской ЦЗН
|
407. |
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): |
(1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
|
|
а) по месту проведения; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
408. |
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия сертификата |
|
409. |
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
|
|
410. |
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
411. |
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
412. |
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
413. |
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
50/75 лет |
|
|
414. |
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
50/75 лет |
|
|
415. |
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
416. |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
417. |
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
418. |
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет ЭПК |
|
|
419. |
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
|
|
420. |
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
421. |
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда |
5 лет |
|
|
422. |
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
|
|
423. |
Журналы, книги учета: |
||
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
||
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
||
|
424. |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
|
|
425. |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно |
|
|
а) по месту составления; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
426. |
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
(1) После замены новыми |
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
3 года (1) |
||
|
427. |
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года (1) |
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет |
|
428. |
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
|
|
429. |
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет ЭПК |
|
|
430. |
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
18.02.2020
Определены сроки хранения документов по охране труда
Росархивом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним:
- по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
- в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
5) наряды-допуски и журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ:
- в течение 1 года после закрытия наряда-допуска;
- при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
7) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
9) журналы и книги учета:
- инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
- профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
10) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
11) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
12) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Не пропустить утверждение важных документов поможет новостная лента в системе «Техэксперт: Охрана труда».
Как изменится ФЗ «О промышленной безопасности»?
В середине 2019 года был подготовлен проект нового ФЗ «О промышленной безопасности». Согласно плану нормотворческой деятельности, опубликованному на официальном сайте ведомства, Ростехнадзор планирует представить проект в Правительство до конца февраля текущего года.
Проектом предполагается кардинально пересмотреть требования законодательства в области промышленной безопасности, особенно в части тех требований, которые в настоящее время утратили свою актуальность и существенно затрудняют ведение предпринимательской деятельности.
Проект предполагает ряд важных изменений, среди которых:
- введение новой модели государственного регулирования в области промышленной безопасности;
- новые формы контроля: дистанционный контроль и аудит промышленной безопасности, проверки объектов без взаимодействия с организациями;
- обновление подхода к порядку продления срока эксплуатации ЗС и ТУ;
- и т.д.
Заранее изучить и подготовиться к изменениям в основном законе в сфере промышленной безопасности поможет система «Техэксперт: Промышленная безопасность».
Прямо в тексте действующей редакции документа доступен уникальный сравнительный анализ, разработанный экспертом:
В материале вас ждет:
- подробный обзор нововведений;
- наглядная сравнительная таблица изменений.
Вам не нужно тратить драгоценное время на изучение планируемых изменений, наши эксперты сделали это за вас!
В 2020 году вступает в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
|
7.3. Охрана труда |
|||
|
407. |
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): |
(1) При вредных и опасных условиях труда -50/75 лет |
|
|
а) по месту проведения; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
408. |
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия сертификата |
|
409. |
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
|
|
410. |
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
411. |
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
412. |
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
413. |
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
50/75 лет |
|
|
414. |
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
50/75 лет |
|
|
415. |
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1)(2) |
(1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
416. |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1)(2) |
(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
417. |
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
418. |
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет ЭПК |
|
|
419. |
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
|
|
420. |
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
421. |
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда |
5 лет |
|
|
422. |
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
|
|
423. |
Журналы, книги учета: |
||
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
||
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
||
|
424. |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
|
|
425. |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно |
|
|
а) по месту составления; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
426. |
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
(1) После замены новыми |
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
3 года (1) |
||
|
427. |
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года (1) |
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет |
|
428. |
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
|
|
429. |
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет ЭПК |
|
|
430. |
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236
Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.
Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т. д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Читайте о сроках хранения бухгалтерских документов в тематической публикации в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.
Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
ВАЖНО! С 1 марта 2022 года нужно информировать работников об условиях и охране труда на предприятии.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Об организации системы охраны труда на предприятии рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- Трехлетний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Пять лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в специальном материале.
Узнайте больше о классификации инструктажей по охране труда.
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения.
Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.
Итоги
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.