|
Должностные инструкции |
|||
|
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
Организации |
3 года после замены новыми |
ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Должностные регламенты (инструкции) работников |
Организации |
50/75 лет <2> |
ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.
Ситуация
Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?
О сроке хранения должностных инструкций
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.
И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.
Как формировать должностные инструкции в дела?
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.
Сроки хранения кадровых документов
|
Вид документа |
Организации |
Срок хранения |
Основание |
|
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
Общие вопросы |
|||
|
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) |
Организации |
75 лет |
ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
|
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) |
50 лет |
||
|
Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.) |
|||
|
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): — руководителей организации |
Организации |
Постоянно <2> |
ст. 656 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— работников |
75 лет <1> |
||
|
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел |
Организации |
75 лет <1> |
ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел |
Организации |
5 лет |
ст. 665 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных |
Организации |
75 лет <1> |
ст. 666 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: — по месту разработки и утверждения |
Организации |
Постоянно |
ст. 655 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— в других организациях |
3 года после замены новыми |
||
|
Трудовые книжки |
Организации |
До востребования. Невостребованные — 75 лет |
ст. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним |
Организации |
3 года |
ст. 686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Книги, журналы, карточки учета: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений |
Организации |
75 лет |
ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним |
75 лет |
||
|
— бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
5 лет |
||
|
Штатные расписания организации, изменения к ним: — по месту разработки и/или утверждения |
Организации |
Постоянно <2> |
ст. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— в других организациях |
3 года |
||
|
Документы по учету рабочего времени (журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.) |
|||
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Организации |
5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет |
ст. 586 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Графики предоставления отпусков |
Организации |
1 год |
ст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников |
Организации |
1 год |
ст. 784 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
Организации |
5 лет <1>. Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет <1> |
ст. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Книги, журналы, карточки учета: — отпусков |
Организации |
3 года |
ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован |
5 лет. В зарубежные командировки — 10 лет |
||
|
— выдачи командировочных удостоверений |
5 лет |
||
|
Листки нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
Приказы по основной деятельности и кадровые приказы (в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки) |
|||
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: — по основной (профильной) деятельности |
Организации |
Постоянно <2>. Присланные для сведения — до минования надобности |
ст. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) |
75 лет <1>. О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет |
||
|
— по административно-хозяйственным вопросам |
5 лет |
||
|
Должностные инструкции |
|||
|
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): — по месту разработки и/или утверждения |
Организации |
Постоянно <2>. Индивидуальные работников — 75 лет |
ст. 77 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
|
— в других организациях |
3 года после замены новыми |
||
|
ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА |
|||
|
Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования |
Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания |
В течение 75 лет |
п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967 |
|
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования |
Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве |
В течение 45 лет |
ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ |
|
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования |
Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай |
В течение 45 лет |
|
|
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве |
Работодатели |
В течение 45 лет |
Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 |
|
Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования |
Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая |
В течение 45 лет |
|
|
Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования |
Работодатели |
В течение 45 лет |
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) {КонсультантПлюс}
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
234
297
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
Постоянно
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
237
299
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
Постоянно
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
238 – 240
300
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
Финансирование, кредитование деятельности
265,266
369, 379
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
Бухгалтерский учет и отчетность
270
354
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
272
–
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) квартальные;
в) месячные
–
а) постоянно;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
в) 1 год
275
358,351
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая;
б) промежуточная
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
277
362
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
281
458
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
284
–
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
–
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
285
407
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
287
410
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
292
459
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг;
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
329
459
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
–
459
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
5 лет при условии
проведения
проверки
–
Учет оплаты труда
295
412
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
5 лет.
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
6 лет.
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
296
413
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
75 лет
*50/75 лет
301
657
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет
Налогообложение
303
382
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
305
–
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
–
5 лет
308
390, 395
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
*50/75 лет
309
905
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
6 лет.
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
310
–
Налоговые декларации ИП
–
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
310
392
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
313
397
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
75 лет
5 лет
314
398
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
315
399
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
6 лет
317
368
Счета-фактуры
4 года
5 лет
318
401
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Постоянно
5 лет
319
–
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним
–
5 лет
Учет имущества
321
427
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)
Постоянно (на усмотрение архива).
О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет
5 лет
323
429
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов
Постоянно (на усмотрение архива)
5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов
324
–
Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации
–
До ликвидации организации
325
432
Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)
Постоянно (на усмотрение архива)
5 лет после выбытия недвижимого имущества
329
Пп. «д» п. 459
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
б) материальных ценностей и иного имущества
5 лет после ликвидации основных средств
а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
Обеспечение работы ТКС
570
232
Сертификаты ключа проверки электронной подписи
Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра
5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
571
237
Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи
15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора
5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
572
238
Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи
15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
574
240
Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи
Постоянно
5 лет после замены новыми
Трудовые отношения
Организация труда и служебной деятельности
373,374
561, 563
Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
5 лет
376
566
Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников
Постоянно
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
377
567
Заявки о потребности в привлечении иностранных работников
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год
387,
389
579
Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора
Постоянно
3 года
390
584
Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год после принятия решения
Нормирование и оплата труда
397
569, 589
Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)
Постоянно
1 год после замены новыми
398
590
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год после утверждения разработанных норм
399
592
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов
5 лет
3 года
400
593
Тарификационные списки (ведомости) работников
75 лет
*50/75 лет
403, 404
599
Документы (протоколы, акты, справки, сведения):
а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы
а) – ;
б) 75 лет
*50/75 лет
Охрана труда
408
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
–
5 лет после истечения срока действия сертификата
409
606
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Постоянно
5 лет
413
–
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
–
*50/75 лет
414
613
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
75 лет
*50/75 лет
415, 416
–
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков
–
1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
419
622
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет
423
–
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда
–
а) 45 лет;
б) 5 лет
424
630
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Постоянно (на усмотрение архива)
45 лет
425
632
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
45 лет
Кадровое обеспечение
Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
434
Пп. «б»п.19
Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
б) о служебных проверках;
в) о направлении в командировку работников;
г) о дисциплинарных взысканиях
а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
б) – ;
г) 5 лет
а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;
б) 5 лет;
в) 5 лет.
Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;
г) 3 года
435
657
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
436
–
Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем
–
3 года
440
–
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения
–
Постоянно
441
666
Согласие на обработку персональных данных
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
442
77
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности
Постоянно (на усмотрение архива)
3 года после замены новыми
443
77
Должностные регламенты (инструкции) работников
75 лет
*50/75 лет
444, 463
658, 695
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
445
656
Личные дела руководителей и работников организаций
Постоянно (на усмотрение архива)
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
448
–
Листы собеседования, стажировочные листы водителей
–
5 лет
451
–
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий
–
1 год
453
693
Графики отпусков
1 год
3 года
454
19
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий
5 лет
3 года
455
649
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
3 года
457
685,690
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе
3 года
5 лет
458
–
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе
–
5 лет после снятия с учета
461
82
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
1 год
463
695
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) лиц, подлежащих воинскому учету;
б) отпусков;
в) прихода и ухода работников, местных командировок;
г) выдачи командировочных удостоверений
а) 3 года после увольнения;
б) 3 года;
в, г) -;
а, б) 5 лет;
в) 1 год;
г) 5 лет
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…