Служба охраны труда отчитывается перед руководством организации не реже чем

Подготовить отчетную (статистическую) документацию работодателя по вопросам условий и охраны труда — трудовая функция специалиста по охране труда согласно требованиям профстандарта, утв. Приказом Минтруда России от 04.08.2014 № 524н.

Содержание:

• Какую отчетности по охране труда сдают работодатели
• В какой форме подавать отчеты в Росстат
• Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)
• Как отчитаться по форме № 7-травматизм за 2022 год
• Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм
• Какие типичные ошибки допускают специалисты при подготовке отчетности по охране труда и как их избежать

Про изменения в профстандарте читайте в материале наших экспертов.

Какую отчетность по охране труда сдают работодатели

Статистическая отчетность в сфере охраны труда для организации состоит из двух форм:

1. Форма № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда».
2. Форма № 7-травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях». Эта форма бывает ежегодной и подается каждые три года при наличии событий.

Отчеты в Росстат сдают только те организации, которые вошли в сплошное наблюдение. Узнать, какой отчет вы должны подавать в Росстат, можно в территориальном управлении или на сайте Росстата. Например, некоторые предприятия сдают только 7-травматизм и не сдают 1-Т (условия труда).

Наталья Герасименко, юрист, к.ю.н., эксперт по охране и экономике труда, руководитель направления «Охрана труда» в Контур.Школе:

«Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то предоставлять отчетность следует как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без обособленных подразделений.

При заполнении отчета в кодовой части титульного листа вместо кода ОКПО проставляется 14-значный идентификационный номер головного подразделения, увязанный с кодом ОКПО юридического лица и оканчивающийся на 001.

Головное подразделение организации — обособленное подразделение, где находится администрация или местонахождение которого соответствует зарегистрированному юридическому адресу.

Если у организации нет обособленных подразделений, в кодовой зоне проставляется код ОКПО юрлица. Помимо перечня форм организации, нужно проверять перечень форм головного подразделения».

• Кроме статистической, работодатели готовят финансовую отчетность по охране труда. Ее сдают в территориальные органы ФСС России.

Результаты отчетности применяются:

• для корректировки стратегии государственной политики в области охраны труда;
• для анализа причин травматизма или отсутствия таких сведений, что может являться фактом сокрытия нарушений соблюдения требования охраны труда на рабочих местах.

В какой форме подавать отчеты в Росстат

C 1 января 2022 года статистические отчеты подаются в Росстат исключительно в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. Новые правила, утвержденные Федеральным законом от 30.12.2020 № 500-ФЗ, распространяются также на ИП и на субъекты малого и среднего предпринимательства.

Чтобы отправить отчет в электронном виде:

1. Приобретите усиленную квалификационную электронную подпись у удостоверяющего центра, который сотрудничает с Росстатом.
2. Установите на компьютер криптографическую защиту для сохранения документов в электронном виде.
3. Пройдите регистрацию на сайте регионального отделения Росстата.

• Не пытайтесь представить отчетность по охране труда на бумаге — это будет расценено как непредставление отчетов и вам назначат штраф.

Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)

Чтобы отчитаться по форме № 1-Т «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»:

• заполните форму № 1-Т, утв. Приказом Росстата от 30.07.2021 № 457;
• подайте отчет в Росстат до 21 января 2023 года.

В шпаргалке в конце статьи скачайте новую форму отчета № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» и пошаговый алгоритм заполнения отчета.

Подать отчет по форме № 1-Т (условия труда) должны организации с ОКВЭД:

• сельское, лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство (раздел A);
• добыча полезных ископаемых (раздел B);
• обрабатывающие производства (раздел C);
• обеспечение электрической энергией, газом и паром, кондиционирование воздуха (раздел D);
• водоснабжение, водоотведение, организация сбора и утилизации отходов, деятельность по ликвидации загрязнений (раздел E);
• строительство (раздел F);
• транспортировка и хранение (раздел H);
• деятельность в области информации и связи (раздел J).

Как отчитаться по форме № 7-травматизм за 2022 год

Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях нужно подать до 25 января 2023 года по форме № 7-травматизм, утвержденной Приказом Росстата от 22.06.2020 № 326.

Такой отчет сдают все организации, за исключением микропредприятий и организаций с видом деятельности:

• финансовая и страховая деятельность;
• госуправление и обеспечение военной безопасности;
• социальное обеспечение;
• образование;
• домашние хозяйства как работодатели;
• недифференцированная деятельность частных домашних хозяйств по производству товаров;
• деятельность экстерриториальных организаций.

Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной, действует обычное правило переноса: срок сдачи переносят на следующий рабочий день. Проверить, какие отчеты вам необходимо подать за 2022 год в Росстат, можно на сайте ведомства.

Организации с обособленными подразделениями сдают отдельную форму по каждому подразделению. Отдельно отчитайтесь по организации без учета подразделений.

Если место регистрации организации и ведения деятельности не совпадают, форму сдавайте в органы Росстата по месту ведения деятельности.

В шпаргалке в конце статьи скачайте пошаговый алгоритм, как заполнить отчет по форме № 7-травматизм.

Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм

Очередной отчет по приложению к форме № 7-травматизм организации должны представить в территориальные органы Росстата до 25 января 2023 года. Такие сведения подаются один раз в три года. В 2020 году отчитывались за 2019 год, а следующий раз — это будет уже отчетность в 2023 году за 2022 год. И сдать ее надо не позднее 25 января 2023 года.

На этот срок должны ориентироваться и вновь созданные компании, для которых этот вид отчетности обязателен. Отсчитывать три года от даты регистрации компании не нужно — ближайший срок един для вновь созданных и уже давно действующих компаний, и он приходится на январь будущего года.

Приложение к форме № 7-травматизм содержит данные о произошедших несчастных случаях и раскрывает их причины. Отчет по приложению подают те же организации, которые сдают и сам отчет по форме № 7-травматизм. После того как заполните приложение, проверьте связь формы с приложением. Например, в обеих формах должно совпадать количество несчастных случаев, в том числе со смертельным исходом.

Если расследование несчастного случая в отчетном году не закончилось, отражать его в приложении не нужно.

• Не успеете сдать статистическую отчетность в срок или предоставите недостоверные сведения, привлекут к административной ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ и наложат штраф: на должностных лиц — от 10 0000 до 20 000 руб., на юридических лиц — от 20 000 до 70 000 руб. Нарушите требования повторно — компанию могут оштрафовать на сумму до 150 000 руб.

Какие типичные ошибки допускают специалисты при подготовке отчетности по охране труда и как их избежать

Комментирует Марина Шобохонова, специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда

Ошибка 1. Готовите статистический отчет, но не входите в перечень организаций, которые должны его сдавать

Узнайте у главного бухгалтера, какие отчеты в статистику сдает в этом году ваша организация. Росстат может прислать запрос на получение сведений за требуемый период с приложением актуальной формы для заполнения. Если запрос не поступал, нужно узнать, попали ли вы в выборку на сайте Росстата в разделе электронной отчетности.

Несмотря на то что есть три статистических отчета: 1-Т  по условиям труда, ежегодная форма 7-травматизм и сдаваемый один раз в три года отчет-приложение к форме 7-травматизм, — организацию могут исключить из выборки.

Подготовить отчеты можете, но передавать их не требуется, система откажет в приеме, направив отчет об ошибке.

Ошибка 2. Отчет с подразделениями сделали в одном отчете по головной организации

Статистическая отчетность по охране труда при условии попадания в выборку предоставляется отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (далее — ОСП) и по организации в целом, но уже без ОСП, чтобы не дублировались данные.

Сдача отчетности с нарушением этих требований в конечном итоге приведет к передаче неправильной информации, искажению показателей, а следовательно — к штрафам.

В отчетах по головной организации без ОСП в кодовой части формы титульного листа вместо ОКПО бухгалтер указывает 14-разрядный идентификатор головного подразделения, взаимосвязанный с кодом ОКПО работодателя и оканчивающийся на 001. Узнавайте в Росстате свои коды статистики. По организации подайте данные без учета подразделений. В адресной строке укажите фактическое местонахождение конкретного подразделения и почтовый индекс.

Пример. У организации есть основная база в Москве, Сызрани и Краснознаменске. В таком случае составляют три отчета: главный по юридическому лицу — в него включают цифры только по Москве, второй и третий — по Сызрани и Краснознаменску оформляют отдельными отчетами с указанием разных ОКПО.По итогам проверки отчета вы получите протокол. В нем будут указаны дата получения отчета, дата обработки, ОКПО и ошибки — если они будут, их нужно поправить и направить корректировку.

• Когда результат контроля будет «Ошибок не обнаружено», можете считать, что отчитались успешно. В период сдачи отчета и не позже крайней даты постоянно узнавайте в бухгалтерии судьбу вашего отчета, чтобы вовремя его поправить.

Ошибка 3. Подготовили отчет на старом бланке

Форма № 1-Т (условия труда) составляется за год. Бланк меняется ежегодно. В 2023 году придется сдавать отчет на бланке, который приведен в Приказе Росстата от 30.07.2021 № 457.

Сроки сдачи отчета также могут быть разными. Если дата отчета выпала на выходной день, отчет сдайте не позже следующего рабочего дня.

Отчеты по отмененным приказам Росстата загрузить не получится, поэтому всегда применяйте актуальные формы. Отчет № 1-Т (условия труда) при попадании в выборку сдают юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства всех форм собственности.

• Если у вашей организации основной вид экономической деятельности относится к указанным на титульном листе, сдавайте отчет в обязательном порядке. Если ваша организация входит в этот перечень и не попала в выборку, отчет составлять и передавать в Росстат не требуется, его не примет программное обеспечение. Форму № 7-травматизм в 2023 году сдавайте согласно форме по  Приказу Росстата от 22.06.2020 № 326.
• Если у вас не было несчастных случаев, отчет все равно нужно подавать каждый год всем работодателям, попавшим в выборку.

Ошибка 4. Указали сведения о травматизме по несчастному случаю, расследование которого еще не завершено

Численность пострадавших при несчастных случаях с больничными листами на 1 рабочий день и более или со смертельным исходом должна быть указана в соответствии с утвержденным актом расследования несчастного случая. Если расследование еще проводится, а вы не успеваете сдать отчет в установленный срок, придется подавать эти данные в следующем, 2023 году.

Если несчастный случай произошел, к примеру, в декабре 2022 года и по состоянию на 21 января 2023 года расследование еще проводится и не завершено, сведения об этом случае травматизма придется подать уже в следующем году.

Многие специалисты по охране труда задают вопрос, зачем мы заполняем этот отчет, если у нас не было несчастных случаев за отчетный период. Отвечаем: ставьте нули в графах о количестве пострадавших. В отчете указываются не только эти данные.

Ошибка 5. Не сверили данные о численности работников с отделом кадров

Все отчеты должны совпадать с отчетами организации по численности штата. Средняя численность работников (штатные сотрудники и внешние совместители) за отчетный год — показатель переменный, эту цифру вам должен дать отдел кадров или главный бухгалтер, потому что эта цифра указывается и в других статистических отчетах, например в № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Если этот показатель по численности работников не будет «биться» с другими отчетами вашей организации, форму не примут как не соответствующую другим отчетам и особенно сведениям о численности и заработной плате работников.

В успешной сдаче отчетов в Росстат должны быть заинтересованы все: и бухгалтерия, и кадры, и служба охраны труда. Будьте внимательны.

Ошибка 6. Не сверили данные по затратам с бухгалтерией

4-ФСС сдают бухгалтеры, а не специалист по охране труда, но сведения они могут запросить и у вас. Для отчета сообщите бухгалтерии, на каком количестве рабочих мест провели спецоценку условий труда и скольким из них установили вредные условия. Укажите, сколько сотрудников прошли обязательные предварительные и периодические медосмотры (таблица 4 в приложении № 1 к Приказу ФСС от 14.03.2022 № 80).

Ошибка 7. Забыли отчитаться за предупредительные меры в ФСС России

Отчет по возмещению средств нужно сдавать каждый квартал после издания приказа отделения ФСС о возмещении — разрешении не платить взносы на травматизм. Отчет подготовьте по форме из приложения № 1 к Письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Общее число застрахованных узнайте в бухгалтерии, численность работников, занятых на работах с вредными условиями труда, укажите согласно отчету о СОУТ и сверьтесь в кадрах.

Ошибка 8. Сдали отчет не вовремя

С 1 января 2022 года Росстат установил новое правило: срок сдачи статистических отчетов теперь ограничен не фиксированной датой, а диапазоном, в рамках которого принимается отчетность.

Диапазоны отчетных дат для форм по охране труда:

Форма	Приказ, утвердивший форму	Периодичность представления	Срок
№ 1-Т (условия труда)	Приказ Росстата от 30.07.2021 № 457	годовая	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 21 января
№ 7-травматизм	Приказ Росстата от 22.06.2020 № 326	годовая	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 25 января
Приложение к форме № 7-травматизм	Приказ Росстата от 10.08.2018 № 493	1 раз в три года	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 21 января

Если вы попали в выборку, подайте сведения о состоянии условий труда по форме № 1-Т  в территориальный орган Росстата до 21 января. Форма № 7-травматизм (годовая) должна поступить в Росстат до 25 января. Не тяните до последнего: при высокой нагрузке серверы Росстата могут работать недостаточно оперативно.

Ежеквартально бухгалтерия сдает в ФСС России отчет по форме 4-ФСС (форма утверждена Приказом ФСС России от 14.03.2022 № 80). Подача этой отчетности — задача бухгалтера, но у специалиста по охране труда запросят данные о спецоценке условий труда и медосмотрах. Предоставить их нужно до 25 января, если отчет сдают в электронном виде, или до 20 января, если в печатном виде. Такие же даты установлены для сдачи другого квартального отчета в ФСС России — за финансовое обеспечение предупредительных мер (Приказ Минтруда от 14.07.2021 № 467н).

Ошибка № 9. Сдаете отчет об использовании страховых взносов, но приказа на возмещение не издали

После подачи заявления на финансирование предупредительных мер ФСС России принимает решение, отказать в финансировании или принять заявление.

• При положительном решении издается приказ. В приказе указывается сумма для возмещения. На эту сумму сможете уменьшить платежи на социальное страхование от травматизма и профзаболеваний.
• Если разрешение не было получено, взносы придется платить в полном объеме и отчет составлять уже не потребуется. Отчет по возмещению затрат на охрану труда сдают ежеквартально, если был издан приказ о возмещении средств нарастающим итогом. За год отчетность сдают до 10 декабря текущего года. Если деньги не возмещали, так как не был издан приказ, то и отчет составлять не нужно.

Первая основная цель общения и передачи информации — достижение единства взглядов всех работников на охрану труда, создание и поддержание коллективистского духа взаимоотношений между работодателем и работниками, совместными усилиями которых решаются не только производственные задачи, но и задачи по эффективному функционированию СУОТ.

Важную символическую роль в информационном взаимодействии играет явная приверженность делу охраны труда высших руководителей организации.

Ставя перед работниками задачи по выполнению требований охраны труда, руководителям следует формулировать их таким образом, чтобы найти общие интересы с простыми работниками. Желательно предварительно провести с ними работу в рамках «консультаций с работниками» для выработки общего понимания стоящих перед ними проблем.

Необходимо поддерживать личные контакты (диалоги между руководителями, работниками и их представителями) и проводить частые короткие встречи между заинтересованными сторонами, учитывая, что соответствие поведения руководства его заявлениям (отсутствие противоречий между словом и делом) благоприятно сказывается на адекватном усвоении информации.

Вторая цель общения и передачи информации — исключительно информационная. Для ее достижения в рамках информационного обеспечения системы корпоративного управления охраной труда решаются три основные задачи:

— получение организацией «внешней» информации («извне» и «сверху»), обмен информацией и передача «вовне» отчетной либо имиджевой информации;

— получение отчетной информации из подразделений организации, обмен информацией с ними и передача «вниз» руководящих либо информационных материалов;

— анализ поступающей «входящей» информации и подготовка «исходящей» информации.

Информационные потоки по охране труда организуются в рамках общего порядка (в том числе по документообороту) у данного работодателя и осуществляются в соответствии с этим уже установленным порядком с учетом специфики работы по охране труда.

Регулярное рассмотрение состояния условий труда на рабочих местах, функционирования системы корпоративного управления охраной труда на собраниях работников трудовых коллективов (смен, бригад, участков, цехов, других подразделений), на совещаниях руководителей и специалистов подразделений и организации в целом, включая совет директоров, является одной из форм участия работников в управлении охраной труда и входит в информационное обеспечение функционирования системы корпоративного управления охраной труда.

Эффективная организация работ по охране труда немыслима без внутренней отчетности подразделений перед службой охраны труда, службы охраны труда — перед руководством организации, руководства организации — перед собственником (учредителем), а также государственными органами в установленном национальным законодательством порядке.

Структурные (функциональные) подразделения отчитываются (предоставляют информацию):

а) периодически в установленные в организации сроки:

1) о проведенных проверках состояния охраны труда с указанием выявленных нарушений и выданных предписаний;

2) о выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с указанием невыполненных документов и причин невыполнения;

3) о привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;

4) об изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;

5) о производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых мер по обеспечению безопасности при производстве работ;

6) о количестве рабочих мест, на которых осуществлен мониторинг условий труда (аттестация рабочих мест по условиям труда, специальная оценка условий труда и т.п.);

7) о количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным методам труда;

о выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников, которым улучшены условия труда;

9) и другое;

б) немедленно и в сроки, установленные соответствующими нормативными документами для окончания расследования несчастных случаев на производстве:

1) о случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;

2) о происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях, дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и т.п.) с указанием обстоятельств и причин;

3) о случаях производственного травматизма, острых профессиональных заболеваниях с указанием числа пострадавших, в том числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер.

Служба охраны труда отчитывается (предоставляет информацию) перед руководством организации (ее собственником или его представителями, например, советом директоров) по мере необходимости, но, как правило, не реже чем один раз в год.

Организация-работодатель отчитывается (предоставляет информацию) перед органами государственной власти в сроки и по формам, установленным этими органами.

Документирование и документация по охране труда

Документирование проводимых работ в сфере
охраны труда является
важным элементом системы управления охраной труда и предназначено для
накопления базы данных о выполнении государственных нормативных требований
охраны труда.

Наличие и правильное ведение документации по охране
труда позволяет качественно проводить анализ состояния условий и охраны труда
на рабочих местах, оценку профессиональных рисков, своевременно устранять или
уменьшить недопустимый риск, а также осуществлять корректирующие и
профилактические мероприятия по обеспечению безопасных и безвредных условий
труда.

Документация в области охраны труда также необходима
для проведения специальной оценки условий труда с последующим подтверждением
соответствия организации работ по охране труда государственным нормативным
требованиям охраны труда, при планировании мероприятий по безопасности и охране
труда, при расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и
выявления истинных причин их наступления.

Виды документации по охране труда

1. Документы организационно-распорядительного и
устанавливающего характера

·                  
Приказы
об
организации работ по охране труда, о назначении ответственных лиц за электрохозяйство,
газовое хозяйство, исправное состояние и безопасную эксплуатацию тепловых
энергоустановок, лифтов, сосудов, работающих под давлением, осуществление
производственного контроля за соблюдением санитарно-эпидемиологических и
экологических требований, сбор и утилизацию ртутьсодержащих предметов,
утративших потребительские качества, и медицинских отходов, о создании комитета
(комиссии) по охране труда и комиссии по трудовым спорам, о назначении комиссий
по проверке знаний требований охраны труда, по приемке спецодежды, спецобуви и
других средств индивидуальной защиты, по организации работы автотранспортных
средств, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов по
вопросам охраны и безопасности труда и др.;

·                  
Положения
о
системе управления охраной труда и профессиональными рисками, о комитете
(комиссии) по охране труда, о службе (специалисте) охраны труда, об
уполномоченном (доверенном) лице по охране труда профсоюза или трудового
коллектива и др.;

·                  
Инструкции
по охране труда для работников исходя из их должностей, профессий
и видов работ;

·                  
Порядки
о
проведении инструктажа по охране труда и об учения работников безопасным
приемам и методам выполнения работ, о многоступенчатом
административно-общественном контроле за условиями и охраной труда и др.;

·                  
Регламенты
выполнения
государственных нормативных требований охраны труда, о безопасном и
устойчивом функционировании организации и др.;

·                  
Программы
вводного
и первичного на рабочем месте инструктажей по охране труда, обучения по
охране труда руководителей и специалистов, работников рабочих профессий и
др.;

·                  
Планы
работы
службы охраны труда (специалисты по охране труда), комитета (комиссии)
по охране труда, кабинета охраны труда, мероприятий по улучшению и
оздоровлению условий труда по результатам специальной оценки условий труда и
др.;

·                  
Перечни
и списки работников,
освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте, подлежащих
обязательным медицинским осмотрам, должностей и профессий, которым выдаются по
нормам средства защиты и смывающие средства, требующих присвоения соответствующей
группы по электробезопасности, подлежащих 1 раз в 5 лет психиатрическому
освидетельствованию и др.;

·                  
Правила,
нормы, стандарты организации и другие документы.

2. Документы фиксирующего и учитывающего характера

·                  
Журналы
регистрации
несчастных случаев на производстве, вводного инструктажа, первичного
инструктажа на рабочем месте по охране труда, учета инструкций и учета
выдачи инструкций по охране труда, учета присвоения 1 группы по
электробезопасности, не электротехническому персоналу, учета проверки знаний
норм и правил работы в электроустановках, учета и содержания средств защиты,
учета работ по нарядам и распоряжениям, учета и периодических осмотров
механизмов и агрегатов, не подконтрольных Ростехнадзору, приемки и осмотра
лесов и подмостей, учета проверок состояния условий и охраны труда на рабочих
местах и пр.;

·                  
Личные
карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих
средств;

·                  
Акты
и протоколы замеров
сопротивления изоляции электропроводки и заземляющих устройств, испытаний
электрозащитных средств, метрологических поверок контрольно-измерительных
приборов, проведенных медосмотров, проверок знаний по охране труда
руководителей, специалистов и лиц, занятых на работах повышенной опасности и
пр.;

·                  
Наряды-допуски,
распоряжения на выполнение работ повышенной опасности;

·                  
Материалы
и документы по расследованию несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваниях, инцидентов и аварий: извещения, сообщения,
акты, протоколы, выписки, эскизы, фото- и видеоматериалы,
экспертные заключения и др.;

·                  
Документы
специальной оценки условий труда и подтверждения соответствия
организации работ по охране труда государственным нормативным
требованиям охраны труда (приказы, протоколы, перечни, карты, ведомости,
таблицы, планы, заключения, предписания, сертификаты соответствия);

·                  
Другие
материалы и документы.

3. Документы информационно-коммуникационного характера

Это документы государственной
статистической отчетности:

·                  
Форма
N 7-травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных
заболеваниях» (далее – форма N 7) и приложение к форме N 7-травматизм;

·                  
Форма
N 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за
работу во вредных и (или) опасных условиях труда» (далее форма N 1-Т).

К данному виду документов относятся также: предписания,
заключения, акты обследования должностными лицами органов
государственного контроля (надзора), предписания специалистов по охране труда,
представления органов общественного контроля и отчеты об их исполнении, письма,
заявления, жалобы работников по вопросам безопасности и охране труда и решения
по ним, переписка в сфере охраны труда, служебные, докладные, аналитические,
объяснительные записки по вопросам охраны труда и др.

Государственная статистическая отчетность по охране
труда

Годовую статистическую форму N 7-травматизм
представляют юридические лица, кроме микропредприятий, всех форм собственности,
осуществляющие все виды экономической деятельности, кроме финансовой
деятельности, обеспечения военной безопасности, социального страхования,
образования, деятельности экстерриториальных организаций к 25 января в
территориальные органы Росстата и, при необходимости, в вышестоящие органы по
подчиненности.

Указанная форма содержит сведения о численности
пострадавших, о числе человеко-дней нетрудоспособности у пострадавших с утратой
трудоспособности на 1 рабочий день и более, о численности пострадавших,
частично утративших трудоспособность и переведенных с основной работы на другую
на один рабочий день и более в соответствии с медицинским заключением, о
численности лиц с впервые установленным профзаболеванием, о финансовых
средствах, израсходованных на мероприятия по охране труда, а также справочное
средней численности работников и наличии здравпункта.

Приложение к форме N 7-травматизм «Сведения о
распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по
основным видам происшествий и причинам несчастных случаев» представляется также
к 25 января выборочно по отраслям экономики 1 раз в 3 года.

Государственная статистическая форма N 1-Т
(условия труда) представляется юридическими лицами, осуществляющими
деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, в
строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого
предпринимательства) к 21 января в территориальные органы Росстата и, при
необходимости, в вышестоящие органы по подчиненности.

Данная форма содержит сведения о состоянии условий
труда, о компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.

Руководитель юридического лица обязан назначить
должностных лиц, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от
имени юридического лица или отразить эту обязанность в должностных инструкциях.

Организация документооборота по охране труда в
организации

Согласно требованиям всех современных систем
управления, работодатель должен разрабатывать и обеспечивать ведение
документации (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой
устанавливаются и описываются все основные процедуры управления охраной труда в
их взаимодействии.

Документация должна быть удобочитаемой, легко
идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока
действия документа. Документация должна храниться в течение установленного
срока. Должен быть установлен порядок разработки, обновления, хранения и
уничтожения документов различного вида. Этот порядок должен по мере
необходимости корректироваться. При этом следует помнить, что документация
обязательно должна быть в объеме, достаточном для ее результативного
использования.

Делопроизводство по охране труда организуется в рамках
общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляется в
соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по охране
труда.

При организации документооборота следуют
выделять:

·                    
Внешнюю
документацию;

·                    
Документацию
управления организацией;

·                    
Документацию
подразделения;

·                    
Документы
на рабочих местах.

Организация документооборота должна
отвечать следующим требованиям:

·       
Прохождение
документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально
осуществляться.

·       
Следует
исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные
деловой необходимостью.

·       
Каждое
перемещение документа должно быть оправданным.

По окончании года проводится отбор документов, которые
подлежат включению в опись и сдаче в архив. Заметим, что всю документацию по
охране труда следует выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений,
связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране
труда, вплоть до ее потери.

С 1 января 2021 года, вступившие в
силу новые Правила по охране труда, установили возможность
ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием
электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать
личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перечень необходимых документов по охране труда в
организации:

Приказы:

·                    
Приказ
об организации работы по охране и обеспечению безопасных условий труда;

·                    
Приказ
о создании службы охраны труда (для работодателя, численность штата работников
которого превышает 50 человек), введении должности специалиста по охране труда
или договор о передаче функций по охране труда на аутсорсинг;

·                    
Приказ
о создании комитета (комиссии) по охране труда;

·                    
Приказ
о назначении лиц, ответственных за безопасную эксплуатацию оборудования и
установок;

·                    
Приказ
о назначении лиц, ответственных за проведение работ с повышенной опасностью;

·                    
Приказ
о назначении лица, ответственного за электрохозяйство;

·                    
Приказ
о назначении лица, ответственного за пожарную безопасность;

·                    
Приказ
о назначении лиц, ответственных за техническую эксплуатацию зданий и сооружений;

·                    
Приказ
о назначении лица, ответственного за газовое хозяйство;

·                    
Приказ
о разработке инструкций по охране труда и назначении лиц, ответственных за их
разработку;

·                    
Приказ
об утверждении инструкций по охране труда;

·                    
Приказ
о продлении срока действия инструкций или пересмотре инструкций по охране труда;

·                    
Приказ
об утверждении инструкций о мерах пожарной безопасности и плана действий на
случай возникновения пожара;

·                    
Приказ
о порядке присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому
персоналу организации;

·                    
Приказ
о создании комиссии по специальной оценке условий труда;

·                    
Приказ
о проведении обучения и проверке знаний по охране труда работников;

·                    
Приказы
по созданию комиссий по проверке знаний требований охраны труда и безопасных
методов труда.

Перечень необходимых документов по охране труда
является примерным и должен уточняться в зависимости от специфики и видов
хозяйственной деятельности организации, штатной численности работников и иных
факторов.

Перечни и списки:

·                    
Перечень
действующих инструкций по охране труда (по профессиям, должностям и видам
работ) ;

·                    
Перечень
профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения инструктажа на
рабочем месте;

·                    
Перечень
профессий и должностей работников из числа неэлектротехнического персонала,
которым необходимо присвоение I группы по электробезопасности;

·                    
Перечень
профессий и должностей электротехнического персонала, которому необходимо иметь
группу по электробезопасности не ниже II (ответственный за электрохозяйство,
инженер-электрик, электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования и
т.д.);

·                    
Перечень
работ с повышенной опасностью;

·                    
Перечень
рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда;

·                    
Перечень
профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная специальная
одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты (с указанием вида
средств, нормы их выдачи, сроков носки);

·                    
Перечень
профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная выдача
смывающих (обезвреживающих) средств;

·                    
Список
контингента и поименный список работников, которые обязаны проходить
предварительный и периодический медицинские осмотры (обследования).

Прочие документы:

·                    
Правила
внутреннего трудового распорядка организации;

·                    
Должностные
инструкции работников (в том числе, с указанием их обязанностей по охране
труда) согласно штатному расписанию;

·                    
Положение
об организации работы по охране труда;

·                    
Программа
вводного инструктажа по охране труда;

·                    
Программы
проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте для профессий, должностей
и видов работ;

·                    
Инструкции
по охране труда для профессий, должностей и видов работ;

·                    
Инструкция
о мерах пожарной безопасности в организации;

·                    
Программа
проведения инструктажа с неэлектротехническим персоналом организации для
присвоения I группы по электробезопасности;

·                    
Программы
обучения мерам пожарной безопасности работников организации;

·                    
Программы
обучения по охране труда для профессий, должностей и видов работ;

·                    
График
проведения проверки знаний по результатам обучения по охране труда;

·                    
Экзаменационные
билеты (контрольные вопросы, тесты) для проверки знаний требований охраны труда
по результатам обучения;

·                    
Удостоверения
о проверке знаний требований охраны труда работников и протоколы проверки
знаний по охране труда;

·                    
Удостоверения
о проверке знаний норм и правил работы на электроустановках (для
электротехнического персонала – например, для ответственного за
электрохозяйство, инженера-электрика, электромонтера по ремонту и обслуживанию
электрооборудования и пр.);

·                    
Удостоверения
о проверке знаний пожарно-технического минимума;

·                    
Акты
о расследовании несчастных случаев и профессиональных заболеваний, материалы
расследований;

·                    
Личные
карточки учета выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной
защиты;

·                    
Личные
карточки учета выдачи смывающих (обезвреживающих) средств;

·                    
График
проведения периодических медицинских осмотров;

·                    
Заключительные
акты по итогам медицинских осмотров;

·                    
Документация,
по специальной оценке, условий труда;

·                    
График
проведения контроля за состоянием охраны труда;

·                    
Комплект
нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии
со спецификой деятельности организации.

Журналы:

·                    
Журнал
регистрации вводного инструктажа по охране труда;

·                    
Журнал
регистрации инструктажа на рабочем месте;

·                    
Журнал
регистрации несчастных случаев;

·                    
Журнал
учета инструкций по охране труда;

·                    
Журнал
учета выдачи инструкций по охране труда;

·                    
Журнал
учета инструктажей по пожарной безопасности;

·                    
Журнал
учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;

·                    
Журнал
регистрации работ по охране труда.

Номенклатура дел по охране труда

Примерная номенклатура дел службы охраны
труда в организации:

·                    
Структура
организации. Положения и инструкции о правах и обязанностях руководящих
работников и специалистов по охране труда. Должностные инструкции работников
отдела охраны труда;

·                    
Законодательные
и иные нормативные правовые акты, содержащие государственные нормативные
требования охраны труда;

·                    
Постановления,
решения, приказы, распоряжения территориальных подразделений федеральных
органов надзора и контроля в сфере охраны труда и безопасности производства;

·                    
Приказы,
распоряжения работодателя;

·                    
Текущие
информационно-предписывающие документы органов государственного управления,
надзора и контроля: циркуляры, указания, директивные письма;

·                    
Акты
и предписания государственной инспекции труда и других органов государственного
надзора и контроля;

·                    
Доклады,
докладные записки, справки, отчеты и информация о состоянии охраны труда;

·                    
Протоколы
совещаний по вопросам охраны труда;

·                    
Коллективные
договоры. Материалы;

·                    
Утвержденные
программы, планы и сметы мероприятий по улучшению состояния и охраны труда;

·                    
Отчеты
об освоении средств на мероприятия по охране труда;

·                    
Планы,
графики работы комитета (комиссии) по охране труда;

·                    
Документы
по специальной оценке условий труда;

·                    
Протоколы
инструментальных измерений опасных и вредных производственных факторов на
рабочих местах;

·                    
Акты
обследования условий труда и переписка по вопросам улучшения условий труда;

·                    
Акты,
протоколы и другие документы по расследованию несчастных случаев на
производстве. Копии актов по форме Н-1. Материалы по расследованию острых
отравлений и профессиональных заболеваний;

·                    
Документы
по расследованию несчастных случаев, признанных не связанными с производством;

·                    
Утвержденные
нормы выдачи средств индивидуальной защиты и специального питания. Переписка по
обеспечению, выдаче, хранению и использованию средств индивидуальной защиты
(СИЗ);

·                    
Заявки,
переписка и другие документы по обеспечению структурных подразделений нормативными
документами, правилами, нормами, типовыми инструкциями, СНиП. Переписка по
применению и разъяснению правил, инструкций и циркуляров по охране труда
(бюллетени, справочники и др. издания министерств, ведомств и организаций).
Переписка по разработке должностных инструкций и положений о правах и
обязанностях должностных лиц по охране труда;

·                    
Программа
вводного инструктажа по охране труда;

·                    
Протоколы
заседаний экзаменационной комиссии по проверке знаний требований охраны труда у
работников и специалистов;

·                    
Подготовка
и переподготовка кадров. Переписка по организации обучения, проведения
краткосрочных курсов по охране труда с отрывом и без отрыва от производства.
Учебные планы и программы краткосрочных курсов по охране труда. Переписка по
вопросам проведения консультаций, курсов, семинаров;

·                    
Договоры
и документы по оказанию услуг и проведению НИР по охране труда. Сводные
перспективные и годовые тематические планы ведения этих работ;

·                    
Материалы
о передовом опыте и участии в выставках по охране труда;

·                    
Переписка
по вопросам охраны труда (входящая) ;

·                    
Переписка
по вопросам охраны труда (исходящая).

Документация по охране труда на рабочих местах

Для каждого функционального подразделения определяются
места постоянного хранения рабочих и контрольных экземпляров документации по
охране труда с конкретным Перечнем документов по каждому рабочему месту и
указанием лица, ответственного за комплектность и состояние этих документов в
указанном месте.

Среди этих документов в первую очередь следует иметь в
виду Инструкции по охране труда на все рабочие места и на все виды производимых
работ. Журналы учета первичного инструктажа и специального инструктажа для
работ с повышенной опасностью. Закрытые наряды на работы с повышенной
опасностью. Журналы учета микротравм. Журналы учета инцидентов и аварий (для
опасных производственных объектов). Здесь же необходимы журналы первой ступени
контроля и пр.

Руководители функциональных подразделений
обеспечивают укомплектование нормативными правовыми документами, организуют
работу по своевременному обновлению и представлению своим работникам информации
о состоянии нормативной базы в области охраны труда.

Отчетность организации по охране труда

Эффективная организация работ по охране труда
немыслима без документов внутренней отчетности подразделений перед управлением,
управления перед собственником (учредителем).

Структурные (функциональные) подразделения
отчитываются перед организацией в целом:

1. Ежемесячно:

·                    
о
проведенных проверках выполнения требований охраны труда комиссиями вышестоящих
органов, органов государственного надзора и своими силами с указанием
выявленных нарушений и выданных предписаний;

·                    
о
выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с
указанием невыполненных документов и причин невыполнения;

·                    
о
привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной
ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;

·                    
об
изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;

·                    
о
производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых
мер по обеспечению безопасности при производстве работ.

2. Один раз в полугодие:

·                    
о
количестве рабочих мест, подлежащих специальной оценке условий труда, с
указанием количества рабочих мест;

·                    
о
количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным
методам труда;

·                    
о
выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с
указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников,
которым улучшены условия труда.

3. Немедленно и в сроки, установленные
соответствующими нормативными документами:

·                    
о
случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;

·                    
о
случаях производственного травматизма с указанием числа пострадавших, в том
числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер;

·                    
о
происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях,
дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и пр.) с указанием обстоятельств и
причин.

Служба охраны труда отчитывается перед руководством
организации (ее собственником или его представителями) не реже, чем один раз в
год.

Организация-работодатель отчитываются перед органами
государственного надзора, статистическими управлениями в сроки и по формам, установленным
этими органами.

Срок хранения документов по охране труда

Документация в работе специалиста по охране труда (ОТ) занимает одно из первых мест в его списке.  Все статистические данные заполняются, согласно правилам профстандарта, утв. Приказом Минтруда России от 04.08.2014 № 524н.

Специалисты по ОТ должны уметь заполнять документы, правильно вести документацию, выполнять все требования, учитывая возложенную на них работу и профстандарт.

Отчетность по ОТ труда бывает двух типов:

1. Статистическая — документы передаются в исполнительные органы Росстата.
2. Финансовая — документы передаются в исполнительные органы ФСС России.

Зачем нужны подобные статотчеты?

1. Статотчетные данные служат основой для формирования единой стратегии госполитики по ОТ.
2. Они создаются для анализирования всех причин травматизма, а также являются основанием для дополнительной проверки соблюдения всех требований по ОТ на работе.

Виды статотчетности по ОТ

Все виды статотчетов по ОТ можно поделить на такие составляющие:

Форма № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда».

Форма № 7 (травматизм) «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях». Подобную форму готовят каждые 3 года.

Росстат принимает статотчеты от тех предприятий, которые находятся в зоне наблюдения. Узнать, какой именно статотчет нужно предоставить в Росстат, можно в местном отделении или на официальном сайте. К примеру, многие организации сдают статотчеты, только с седьмым травматизмом, а также сдают Форму № 1-Т.

При формировании статотчета предприятия, вместо ОКПО ставится идентификационный номер, который связан с кодом ОКПО юр. лица, имеющий в конце 001.

Главное подразделение предприятия — это основное отделение, где можно найти юрадрес предприятия, по которому оно расположено.

Если у предприятия нет подобных отделений, то тогда в коде документа ставится код ОКПО юридического лица. Также, кроме перечня форм предприятия, можно будет проверить список форм главного подразделения

Статотчеты для Росстата

Статотчеты для Росстата подаются различными методами, согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ:

• на бумаге;
• отправка документации в электронном формате.

Стоит отметить, что скоро в Росстат документы будут подаваться только в электронном формате, согласно принятого проекта № 1024255-7.

В данный момент нужно увеличить процесс обработки данных и уменьшить количество возможных недоработок в документе. Для представителей среднего и большого бизнеса, подобный закон начнет свою работу сразу, после принятия. Мелкие предприятия могут отчитываться на бумаге в течении всего следующего года.

На бумаге все статотчеты нужно будет сдавать в отделение Росстата, согласно юридическому адресу работы предприятия или подразделения. Все документы также можно отправить почтой, бумажные статотчеты подписывает руководитель предприятия, и уполномоченный работник предприятия.

Чтобы отправить документы в электронном формате нужно:

• Получить электронную подпись от представителей Росстата.
• Сформировать на ПК криптографическую защиту для работы с документами.
• Зарегистрироваться на сайте Росстата, согласно юридическому адресу предприятия.

Как подготовить документацию по форме № 1-Т:

• для начала нужно заполнить форму № 1-Т;
• готовый документ нужно подать в Росстат до 21.01.2021 г.

Документ по форме № 1-Т (условия труда) должны готовить предприятия с ОКВЭД:

• представители сельхоз, лесхоз объединений, рыболовной и рыбоводной сферы деятельности (подраздел A);
• представители разработки месторождений и их добычи (подраздел B);
• промпредприятия, которые занимаются обработкой (подраздел C);
• процесс обеспечения газом, электричеством, паровыми установками и т.д. (подраздел D);
• обеспечение подачи воды, прием и очистка сточных вод, процесс утилизации промотходов, ликвидации аварий (подраздел E);
• строительство (подраздел F);
• перемещение объектов и грузов и их хранение (подраздел H);
• работа в информационной сфере и связи (подраздел J).

Как заполнить форму № 7-травматизм?

Данные про все виды травматизма на предприятии и профзаболевания необходимо заполнять:

— до 25.01.21 согласно форме №7-травматизм, который подписан Приказом Росстата от 22.06.2020 № 326.

Подобный документ готовят все предприятия, кроме мелких организаций, занимающиеся:

• финансовыми вопросами и страхованием;
• государственным управлением и военной сферой деятельности;
• соцобеспечением;
• образовательной сферой;
• предприятия, которые занимаются домашним хозяйством;
• организации, которыми управляют иностранные граждане.

Согласно закону, если документ нужно сдавать в установленный срок, а дата выпала на выходной, то тогда этот день переносится на рабочий день.

Если на предприятии действую подразделения, то тогда нужно заполнить форму для подразделений.

Всю документацию нужно подавать в Росстат, по месту регистрации юрадреса предприятия.

Приложение по форме № 7-травматизм

Согласно статотчетных данных приложения формы № 7-травматизм, предприятие обязано предоставить в Росстат (по месту его регистрации) до 25.01.2023 г. Подобные данные подаются один раз в 3 года. В этом году подается статотчет за прошлый год, уже следующий статотчет будет представлен в 2023 г.

Согласно приложению формы № 7, прописываются все сведения про травматизм, а также причины почему произошли подобные события. Приложение подают те же предприятия, что и сдают форму № 7-травматизм

Все данные в приложении и основной форме должны быть идентичны. Если подобный статотчет не сдать вовремя, тогда может быть наложена админответственность, согласно ст. 13.19. КоАП РФ до 70000 руб.

Все типичные ошибки специалистов по ОТ»

Главный бухгалтер должен дать полную информацию, какие в этом году нужно сдавать статотчеты. Также Росстат может прислать письмо и запросить актуальные данные за определенный период времени. Если письма не было, нужно выяснить на сайте Росстата, необходимо ли сдавать документы в этом году?

Учитывая, что есть 3 вида статотчета для предприятия, подобные фирмы могут не попасть в список Росстата. Таким образом, готовить статотчет можно каждый год, но отправлять его нужно только тогда, когда это скажет Росстат.

Вся статотчетность, которая попала в поле зрения Росстата должна заполняться отдельно по каждому подразделению, и как главный отдел предприятия, при этом не должно быть дублирования в документах.

Все неправильно заполненные данные, влекут за собой штрафные санкции.

В главном отделе предприятия, вместо ОКПО указывают идентификатор головного отделения. В Росстате можно узнать все коды для заполнения документов. Также нужно указать адреса всех подразделений и их почтовый индекс.

В конечном итоге формируется статотчет, где будет зафиксирована вся информация и если будут, то перечислят ошибки. Необходимо узнавать все данные по статотчету в бухгалтерии, именно туда должно будет прийти письмо с информацией.

Каждый год меняется бланк заполнения Формы № 1-Т, поэтому к этому вопросу нужно подойти довольно серьезно. На следующий год нужно сдавать статотчет по новой форме, согласно Приказа Росстата от 24.07.2020 № 412.

Статотчет сдается, согласно запланированной дате. Если в этот день выпал выходной, то тогда переносится сдача на следующий рабочий день.

Нельзя отправлять на сайт старые виды отчетов, сайт Росстата не примет их. Статотчет № 1-Т сдают все виды юр. лиц.

Если на предприятии главный вид – это экономическая сфера деятельности, то сдавать статотчет нужно в любом случае, однако если предприятие не попало в список сдачи документов, то тогда ничего передавать Росстат не нужно.

Форма № 7-травматизм сдается на следующий год, согласно Приказа от 22.06.2020 № 326. Подобный статотчет имеет обязательное значение, поэтому его нужно готовить, даже если на предприятии нет травматизма.

Количество людей, которые пострадали от несчастных случаев или умерли, должны быть указаны, согласно результатам расследования произошедшей ситуации. Если нельзя подать документы, так как еще проводят расследование, то тогда нужно их будет готовить в 2022 г.

Если произошел травматизм на предприятии, например, в декабре этого года, а статотчет надо сдавать 21.01.2021, но расследование еще продолжается, то тогда нужно будет готовить статотчет на следующий год.

Также многих интересуют, зачем нужно заполнять данные про травматизм если его нет. Просто надо ставить ноль в данной графе, и заполнять другую информацию, которая также очень важна.

Статотчет нужно будет составлять, согласно количеству людей, работающих на предприятии. Средняя численность работников – этот показатель, который должен предоставить работник кадровой службы или бухгалтерия для заполнения статотчета.

4 «Сведения о количестве работников и их зарплате». Подобные данные нужно соблюдать во всех статотчетах, если будут разногласия, то тогда документы не примут.

Все работники предприятия, должны работать вместе, чтобы сдать статотчет.

Статотчеты 4-ФСС сдаются бухгалтерами, но все данные должны предоставлять специалисты по ОТ, нужно четко знать сколько проведено СОУТ и какие рабочие места имеют вредные условия.  Также нужно отметить, сколько пройдено медосмотров.

Данные про возмещение финансов, нужно сдавать каждые 3 месяца, после издания приказа ФСС России о возмещении. Готовить документ нужно, согласно приложению № 1 к Письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685.

Количество застрахованных людей, нужно узнать в бухгалтерии, а также выяснить, сколько людей работают на местах с вредными условиями труда. Необходимо проверить данные по СОУТ и провести сверку на местах.

Данные в Росстат по форме 1-Т должны быть отправлены до 21.01.2021 г. Форма № 7-травматизм до 25.01.2021.

Каждые 3 месяца сдаются документы в ФСС России, согласно, формы 4-ФСС. Специалист по ОТ, должен сообщить все данные по СОУТ, и проведенных медосмотрах. Сведения заполняются до 25 января (электронный формат) или до 20 января (бумажный формат).

После подачи такого заявления, в конечном итоге ФСС России принимает статотчет или отклоняет его.

Если ответ положительный, то готовят приказ и сумму о возмещении. За уплату данной суммы можно уменьшить оплату на соцстрахование, от получения травм на предприятии и профзаболеваний.

Если не было дано разрешение, тогда сумма платится в полном объеме. Статотчет о затратах составляются каждые 3 месяца, если подписан документ возместить средства по нарастающим итогам. Годовой документ готовится до 10 декабря. Если приказ не создан, тогда деньги оплачивать не нужно.

Читайте наши свежие публикации

Перейти ко всем новостям

В I квартале 2023 года специалистов по охране труда ждут большие изменения в порядке сдачи отчетности. Прежде всего, в связи со слиянием ПФР с ФСС в Социальный Фонд России, появится новый отчет ЕФС-1, в котором главбух будет указывать сведения о медосмотрах и спецоценке. Впервые за три года придется сдавать отчет «Приложение с 7-травматизм», но не всем. Об этих и других отчетах по охране труда расскажем в нашей статье.

Виды отчетов по охране труда, общий порядок сдачи отчетности

Существуют следующие виды отчетов по охране труда, которые компании обязаны сдать в 2023 году. Для вашего удобства мы собрали их в таблицу и указали, сроки сдачи и документы, в которых утверждена форма отчета.

Индекс формы; Код по ОКУД	Нормативный акт, утвердивший форму	Периодичность и срок представления
Форма № 1-Т (условия труда); ОКУД 0606004	Приказ Росстата от 29.07.2022 № 532	Годовая с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 21 января
Форма № 7-травматизм (годовая) ОКУД 0609304	Приложение № 1 к приказу Росстата от 1 июля 2022 года № 485	Годовая с 20 февраля по 1 марта
Приложение к форме № 7-травматизм ОКУД 0609303	Приложение № 2 к приказу Росстата от 1 июля 2022 года № 485	1 раз в 3 года с 20 февраля по 1 марта

Важно! Подать отчеты в Росстат по охране труда за уходящий  2022 год можно только в электронном виде.

Федеральный закон от 30.12.2020 № 500-ФЗ устанавливает, что работодатель должен передавать отчетность в электронном формате, самостоятельно, или через специализированную организацию по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Чтобы подать отчет в электронном виде:

• приобретите усиленную квалификационную электронную подпись в  удостоверяющем центре, найти который можно на сайте Росстата по ссылке;
• пройдите регистрацию на сайте регионального отделения Росстата согласно процедуре 2.5 и 3.5.3 унифицированного формата, утвержденного приказом Росстата от 07.07.2011 № 313 в редакции от 4 мая 2018 года № 281.

Не все работодатели сдают указанные отчеты. Некоторые компании, например, не должны подавать отчет № 1-Т (условия труда), но обязаны сдавать отчет № 7-травматизм (годовая), и Приложение к форме № 7-травматизм (ОКУД 0609303), но только в том случае, если в организации были указаны в годовых отчетах несчастные случаи.

Как сдавать отчет по форме 1-Т (условия труда) в 2023 году

Отчет по форме «1-Т (условия труда)» юридические лица сдают ежегодно. В этом отчете компании указывают сведения о состоянии условий труда и компенсациях за вредную и опасную работу.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса по форме «1-Т (условия труда)» не отчитываются. Также не сдают этот отчет организации, которые не относятся к следующим отраслям:

• сельское и лесное хозяйство, охота, рыбная ловля и разведение рыб;
• добыча полезных ископаемых;
• обрабатывающие производства;
• обеспечение электроэнергией, газом, паром, кондиционирование воздуха;
• водоснабжение, водоотведение, сбор и утилизация отходов, ликвидация загрязнений;
• строительство;
• транспортировка и хранение;
• информация и связь.

Срок сдачи. Сдать форму за год нужно в территориальное отделение Росстата до 21 января года, следующего за отчетным. Поскольку в 2023 году 21 января выпадает на субботу, по правилам статистической отчетности, подать отчет нужно не позднее понедельника 23 января включительно. С 00:00 часов 24 января 2023 года наступает период привлечения к административной ответственности.

Форма сдачи. Сдавать форму необходимо следующим образом. Код формы отчета по ОКУД — 0606004. Бланк формы и указания по его заполнению утверждены приказом Росстата от 30.07.2021 № 457 в редакции от 29 июля 2022 года № 532 (по состоянию на дату написания статьи в ноябре 2022 года).

Напоминаем, что, если у организации есть обособленные подразделения, отчет сдают по каждому такому подразделению, и в целом по юридическому лицу без таких подразделений. При этом обособленными подразделениями являются любые территориально обособленные от головного предприятия подразделения, в которых оборудованы стационарные рабочие места.

Особенности отчета. По строке 29 отчета нужно указать списочную численность вредников, которым установлен хотя бы один вид гарантий и компенсаций. Здесь ориентируйтесь на доплату за работу с вредными условиями труда. Укажите один этот вид гарантий, независимо от того, имел ли он право на один или несколько видов компенсаций.

После того, как бухгалтер вместе с вами передаст отчет, не торопитесь. Вначале вы получите уведомление о приеме, а затем — отчет об ошибках. Когда ошибки будут исправлены, вам придет уведомление об успешном приеме отчета. Только в этом случае вы убедитесь в том, что отчет ушел в Росстат, и вашу организацию, а следовательно, вас, не упрекнут в Росстате.

Как сдавать отчет по форме 7-травматизм в 2023 году

Отчет сдают работодатели, даже в том случае, если несчастных случаев и профзаболеваний зарегистрировано не было.

Отчет № 7-травматизм сдают юридические лица (кроме микропредприятий), исключая тех, у кого в ОКВЭД указаны виды:

• финансовой и страховой деятельности;
• деятельности по операциям с недвижимым имуществом;
• государственного управления;
• обеспечения военной безопасности;
• социального обеспечения;
• образования;
• деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров и оказанию услуг для собственного потребления, деятельности экстерриториальных организаций и органов.

При отсутствии случаев производственного травматизма и профессиональных заболеваний в отчетном году заполняются строки 17-25.

Срок сдачи. Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях нужно подать с 20 февраля по 1 марта 2023 года.

Форма сдачи отчета. Отчет № 7-травматизм сдают по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу Росстата от 1 июля 2022 года № 485. Учтите, что затраты на мероприятия по охране труда заполняют по данным бухгалтерской отчетности, то есть показывают фактические суммы расходов организации без НДС за отчетный год. Поэтому попросите бухгалтера рядом с цифрой расходов карандашом указать данные без учета НДС.

Особенности отчета. Работники, заключившие гражданско-правовой договор с отчитывающейся организацией, в строки 23, 24 не включают. В нем указывают только лиц, с которыми заключен трудовой договор.

Есть в отчете строка о наличии здравпункта — 25. Ее заполняют только учреждения, в том числе лечебно-профилактические организации, которые имеют в штате медперсонал, оказывающий первичную неотложную помощь. Если такого персонала нет, то в сведениях о наличии здравпункта нужно выделить «нет».

Кому положено сдавать отчет «Приложение к форме 7-травматизм»

Когда нужно подавать отчет. В 2023 году нужно сдавать приложение к отчету 7-травматизм для тех организаций, в которых произошли несчастные случаи.

Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев подают каждые три года начиная с 2013 года. Поэтому отчитайтесь в 2023 году за 2022 год, если были несчастные случаи на производстве. Если таких случаев не было, то подавать этот отчет не нужно.

Приложение к форме федерального статистического наблюдения № 7-травматизм «Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев» заполняют сдающие отчет 7-травматизм при наличии наблюдаемого события — зарегистрированного в отчетном году несчастного случая.

Когда не нужно подавать отчет. Если несчастный случай в компании произошел в ноябре 2022 года, и акт еще не утвержден по каким-либо причинам до 31 декабря 2022 года включительно, сведения об этом несчастном случае вы будете сдавать только в следующий отчетный период.

Форма сдачи отчета. Сведения подают по приложению № 2 к форме приложения к № 7-травматизм, утвержденной приказом Росстата от 01.07.2022 № 485. Если несчастный случай произошел в обособленном подразделении за границей, то в отчет эти данные не вносите. А вот если у иностранных компаний есть филиалы в России, то они обязаны отчитаться.

Особенности отчета. В форме отражают данные о пострадавших при несчастных случаях на производстве, расследованных в соответствии со статьями 227-231 ТК РФ и оформленных Актом о несчастном случае на производстве по форме Н-1 или Актом о несчастном случае на производстве по форме Н-1ПС. Сведения из этих актов должны быть основой для заполнения отчета «Приложение к № 7-травматизм» и к собственно самой форме 7-травматизм.

Мы помним, что отчет формируют один раз в три года, поэтому если у горе-работодателя были НС в 2019, 2020 и 2022 году, в отчете нужно указать об этом суммарные сведения. Обязательно в этом случае проверьте, чтобы цифры не шли вразрез с ежегодно сдаваемым отчетом 7-травматизм. Между ними есть логическая связь.

Форма № 7-травматизм	Приложение к форме № 7-травматизм
строка 01 графа 4	строка 01 графа 3
строка 07 графа 4	строка 01 графа 4

Какие сведения нужно подать в новом отчете ЕФС-1 по охране труда

Как правило, отчеты в социальные фонды готовит бухгалтерия. Но в некоторых компаниях сведения в отчет 4-ФСС сдают специалисты по охране труда по запросу бухгалтера. В этом отчете произошли грандиозные изменения.

Важные изменения! Форму ЕФС-1 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» с 2023 года необходимо сдавать в новый единый социальный фонд.

ЕФС-1 — это новый отчет, который с 2023 года нужно будет сдавать в социальный фонд России (СФР). Этот отчет заменит собой четыре формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Отчет по этим четырем формам в последний раз нужно будет сдавать за соответствующие отчетные периоды 2022 года.

В отчете будут содержаться сведения о трудовой деятельности и стаже, зарплате, дополнительных пенсионных взносах, взносах на травматизм и сведениях о медосмотрах и СОУТ.

В разделе 2 отчета ЕФС-1 указывают те же показатели, что и в 4-ФСС, но есть дополнения. Вместо численности физлиц, в пользу которых производят выплаты и иные вознаграждения, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по ОСС на НС и ПЗ. В расчет сумм взносов добавили графу «На начало отчетного периода».

В сведениях об облагаемой базе нужно выбрать тип страхователя:

• СКЕ;
• частичное финансирование;
• страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям.

Для государственных (муниципальных) учреждений добавили специальный раздел по определению облагаемой базы. Убрали раздел с численностью пострадавших в связи со страховыми случаями в отчетном периоде.

Форма сдачи отчета. Как сдавать отчет ЕФС-1: в электронном виде или бумажном, зависит от количества застрахованных. Так, электронно отчет сдают работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Если работников в компании меньше, можно сдавать отчет в бумажном виде.

Срок сдачи. Раздел 2 в новом отчете, который ранее был отчетом 4-ФСС сдают по старой схеме, также, ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Внимание! Отчет впервые сдается за 1 квартал 2023 года до 25 апреля 2023 года.

Особенности отчета. Будьте готовы и передайте вашему главбуху две цифры:

• сколько работников охвачено медосмотрами, как предварительным, так и периодическим, на начало года
• сколько рабочих мест было оценено в ходе СОУТ на начало года.

Эти цифры у вас есть уже сейчас, поэтому не задерживайте бухгалтерию. Форма самого отчета находится в стадии проекта на сайте регулейшен. ID проекта — 01/02/09-22/00131496. Познакомьтесь с формой здесь. Предполагается, что постановление вступит в силу с 1 января 2023 года.