Смена адреса обособленного подразделения в 2022 году пошаговая инструкция

---

Что такое обособленное подразделение

У компаний, которые приняли решение о расширении своих коммерческих интересов, может возникнуть необходимость в ведении деятельности через новые подразделения — филиалы или представительства (согласно ст. 55 ГК РФ), к примеру, в другом регионе нашей страны. Они будут преследовать те же цели, выполнять те же задачи, что и головная организация. Также обособленные подразделения наделяются всеми функциями главной компании либо их частью. Это позиция ГК РФ.

Позиция налогового законодательства отличается от гражданского. НК РФ выделяет как филиалы и представительства, так и просто обособленные подразделения. Согласно п. 1 ст. 83 НК РФ компания обязана поставить на учет каждое новое подразделение по месту его нахождения. Понятие обособленного подразделения можно найти в п. 2 ст. 11 НК РФ. Это отделение компании, фактическое местопребывание которого отличается от основного юридического адреса. Обособленное подразделение может быть образовано в другом регионе, городе или районе городского округа, то есть в другом муниципальном образовании. Одним из главных условий признания подразделения как обособленного выступает наличие в нем хотя бы одного стационарного рабочего места. При этом место должно быть организовано на срок больше 1 месяца (ст. 11 НК РФ).

В качестве примера можно привести такие структуры, имеющие подразделения, находящиеся в разных регионах страны и разных районах одного города, как:

• торговые розничные сети;
• банковские организации.

Обособленные подразделения могут быть разными и создаваться в силу разных причин. При этом регистрация по ГК РФ и НК РФ отличается. По ГК РФ регистрируются только филиалы или представительства, а по НК РФ — любое обособленное подразделение (по месту нахождения имущества, по месту установки ККМ). Для налоговой инспекции достаточно уведомления о том, что на ее территории находится, к примеру, ККМ или объект недвижимости. Это необходимо для контроля за налогообложением. Если ваше предприятие решило регистрировать обособленное подразделение по ГК РФ (как филиал или представительство), приготовьтесь к полномасштабной регистрации по всем правилам. И здесь вам понадобится подробная пошаговая инструкция по регистрации обособленного подразделения в 2023 году.

О том, возможно ли наличие обособленного подразделения у «упрощенца», читайте в статье «Открываем обособленное подразделение при УСН».

Пакет документов для регистрации 

Итак, компанией было принято решение о создании обособленного подразделения. Прежде чем его зарегистрировать, ей нужно будет подготовить пакет определенных документов.

На этом этапе действия организации заключаются в следующем:

1. Решение о создании обособленного подразделения выносит орган управления предприятием — совет директоров, наблюдательный совет, собрание акционеров.
2. На основании этого решения органа управления, представленного в виде протокола, издается приказ о создании подразделения.

В приказе должно быть отражено:

• название нового подразделения;
• основание для его создания, например, протокол общего собрания акционеров (номер и дата);
• местонахождение подразделения;
• руководитель, который назначается и снимается с должности решением органа управления головного предприятия, например, решением наблюдательного совета, общего собрания акционеров;
• в какой срок подразделение должно быть поставлено на учет.

Пример приказа подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Документ подписывается руководителем головной компании.

1. На основании приказа разрабатывается внутренний локальный акт — Положение об обособленном подразделении (филиале или представительстве). Оно закрепляет:
• степень правоспособности и полномочия нового подразделения;
• виды деятельности;
• функции;
• структуру управленческого аппарата;
• другие аспекты, которые касаются деятельности и действий подразделения.
2. Также приказ является основанием для внесения изменений в учредительные документы, если речь идет о филиале или представительстве. Их можно оформить в виде:
• отдельного документа, который прилагается к действующему уставу либо учредительному договору, например, изменения № 1;
• новой редакции учредительного документа.

Подготовить Положение об обособленном подразделении вам поможет образец, который составили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно, получив бесплатный доступ к правовой системе.

После того как необходимая документация была собрана, переходим к следующему этапу.

Регистрация обособленного подразделения в налоговой в 2023 году: пошаговая инструкция

На юридическое лицо возложена обязанность сообщить о создании обособленного подразделения в налоговую инспекцию в течение месяца после принятия решения об этом, например после даты протокола общего собрания акционеров. Согласно п. 3 ст. 83 НК РФ новое подразделение предприятия должно пройти процедуру постановки на налоговый учет и включения в ЕГРЮЛ.

Регистрацию обособленного подразделения проводят налоговые органы. Для этого предприятию необходимо обратиться в ту налоговую инспекцию, в ведении которой будет находиться подразделение по территориальному признаку (муниципальному образованию).

Для регистрации филиала или представительства в налоговые органы необходимо подать документы по следующему перечню:

• копия решения органа управления о создании обособленного подразделения;
• копия утвержденного положения об обособленном подразделении;
• копия учредительной документации и ее изменений (отдельным документом или в виде новой редакции);
• копия свидетельства о государственной регистрации главного предприятия;
• копия приказов о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера нового подразделения;
• копия платежного поручения или банковской выписки об оплате пошлины за государственную регистрацию, заверенную печатью и подписью руководителя кредитной организации;

На нашем сайте вы можете скачать образец платежного поручения для уплаты госпошлины «Платежное поручение на уплату госпошлины — образец».

• выписка из ЕГРЮЛ для головной компании;
• заявление о регистрации изменений по форме Р13014.

Все копии должны быть заверены в нотариальном порядке. Если обособленное подразделение будет вести свою деятельность в арендованном помещении, то необходимо наличие копии договора аренды площади. Документы можно подать и в электронной форме по соответствующим каналам связи в виде сканов. В этом случае они будут заверены электронной цифровой подписью.

Регистрация проводится налоговым органом в течение 5 дней со дня фактической подачи пакета документов или поступления на сервер через электронный документооборот. В качестве документа, подтверждающего постановку на учет подразделения, выступает соответствующее уведомление.

При регистрации обособленному подразделению не присваивается ИНН, а только код причины постановки (КПП). В своей документации подразделение будет применять ИНН головной компании. При этом оно не является самостоятельным юридическим лицом.

ВНИМАНИЕ! КПП подразделения будет отличаться от кода головной организации на 5-ю и 6-ю цифру: 43 — филлиал, 44 — представительство, 45 — иное ОП. Как узнать КПП обособленного подразделения? В ЕГРЮЛ эти сведения регистрируются только если ОП зарегистрировано как филиал или представительство. Сведения об иных ОП в ЕГРЮЛ отсутствуют. Следовательно узнать КПП подразделения можно только в свидетельстве о постановке ОП на учет. 

Для прочих обособленных подразделений специального пакета документов не требуется. В этом случае достаточно представить в налоговый орган сообщение по форме С-09-3-1, утв. приказом ФНС от 04.09.2020 № ЕД[email protected]

Рассмотрим порядок заполнения документа более детально.

Заявление на регистрацию иного обособленного подразделения по форме С-09-3-1

Само заявление представляет собой бланк на 1 листе. С его заполнением у предприятия не должно возникнуть сложностей.

В заявлении указываются:

• ИНН/КПП головной компании;
• ее полное наименование;
• код налоговой инспекции;
• ОГРН головного предприятия;
• количество новых подразделений;
• Ф. И. О. руководителя компании, его ИНН;
• контактные сведения (телефон, адрес электронной почты);
• круглая печать предприятия.

Действующий бланк заявления формы С-09-3-1 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Сообщение о создании обособленного подразделения (форма С-09-3-1)

Скачать

Как заполнить сообщение о создании ОП пошагово, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Если заявление подается не лично руководителем, а представителем, то в документе заполняются его данные. При этом его полномочия должны быть подтверждены документально. Обычно для этих целей применяется типовая форма доверенности.

Заявление подается в 2 экземплярах. Можно также в качестве второго экземпляра предоставить копию заявления. Это необходимо для отметки на нем о дате принятия специалистом налоговой инспекции.

Подать заявление можно и через личный кабинет налогоплательщика.

Бухгалтерский учет в филиале и представительстве

Обособленное подразделение осуществляет деятельность в соответствии с целями и задачами головной компании. Функции, виды деятельности, уровень правоспособности и полномочий определяются головной организацией и закрепляются в положении об обособленном подразделении. В т. ч. и  ведение бухгалтерского учета возможно в двух вариантах.

• Вариант 1: подразделение не имеет собственного баланса.

В этом случае отделение не имеет собственного бухгалтерского отдела и расчетного счета. Все расчеты с контрагентами, в том числе с персоналом по заработной плате, осуществляет бухгалтерия головного офиса. При этом подразделение имеет право выписывать, к примеру, товарно-сопроводительные документы, но приниматься к учету они будут в головной бухгалтерии.

• Вариант 2: подразделение находится на самостоятельном балансе.

Этот вариант предполагает создание бухгалтерской службы и ведение учета внутри подразделения. Оно имеет расчетный счет в кредитной организации и расчеты с контрагентами может осуществлять самостоятельно. Данные из бухгалтерской отчетности подразделения учитываются в общем своде по предприятию. Обособленное подразделение осуществляет учет по правилам учетной политики головной компании.

Как правильно составить учетную политику для своего предприятия, вы узнаете из нашего материала «Как составить учетную политику организации?».

Закрытие обособленного подразделения в 2023 году: пошаговая инструкция 

Порядок закрытия филиала или представительства отличается от закрытия иного обособленного подразделения. Согласно подп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ предприятие обязано уведомить налоговый орган о закрытии филиала, представительства или иного обособленного подразделения в течение 3 дней со дня прекращения деятельности.

Порядок закрытия филиала и представительства похож на порядок открытия. Такие обособленные подразделения снимаются с налогового учета с полным пакетом документов: заверенная копия распорядительного документа о закрытии подразделения (например, протокол собрания совета директоров), изменения в устав и ЕГРЮЛ, заявление по форме Р13014.

Для закрытия иного обособленного подразделения достаточно подать в налоговый орган заявление по форме С-09-3-2, утв. приказом ФНС от 04.09.2020 № ЕД[email protected]

Действующий бланк заявления формы С-09-3-2 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Сообщение о закрытии обособленного подразделения по форме № С-09-3-2

Скачать

В заявлении так как и раньше указываются:

• ИНН и КПП головной организации;
• полное наименование;
• код налогового органа;
• ОГРН головной организации;
• количество закрывающихся подразделений;
• Ф. И. О. руководителя предприятия, его личный ИНН;
• контактные сведения (номер телефона, адрес электронной почты);
• печать предприятия.

Образец заполнения заявления о закрытии ОП вы можете увидеть в системе КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ к системе.

При этом заявления на постановку и снятие с учета подразделения практически идентичны. Отличие состоит только в самом названии документа. Заявление также составляется в 2 экземплярах. Можно предоставить оригинал документа и его копию, на которой специалист налоговой инспекции проставит отметку о принятии.

Если закрываемое ОП было ответственным за централизованную уплату налога на прибыль, то помимо вышеуказанных документов в ФНС следует направить уведомления по форме 1 и 2.

Подробности см. здесь.

Итоги

Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом. Решение о создании нового подразделения выносит орган управления предприятием. После этого предприятию необходимо обратиться в налоговый орган по месту нахождения подразделение и предоставить необходимый пакет документов в течение месяца после принятия решения (для филиала или представительства). Для регистрации иного обособленного подразделения по налоговому законодательству достаточно уведомить налоговую инспекцию в форме заявления.

После регистрации подразделение получает собственный КПП, а ИНН применяет относящийся к головной организации.

Постановка на учет (снятие с учета) в налоговых органах организации при изменении места нахождения обособленного подразделения

Постановка на учет (снятие с учета) в налоговых

органах организации при изменении места нахождения

обособленного подразделения

12. В случае изменения места нахождения обособленного подразделения организации постановка ее на учет в налоговом органе по новому месту нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации осуществляется соответственно на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, об изменении места нахождения филиала (представительства), Сообщения о создании обособленного подразделения, представляемого (направляемого) этой организацией в соответствии с пунктом 2 статьи 23 Кодекса, содержащего сведения об изменении места нахождения иного обособленного подразделения, полученных от налогового органа по прежнему месту нахождения обособленного подразделения организации не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения сведений в ЕГРН о снятии с учета организации.

Постановка на учет в налоговом органе по новому месту нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации по основанию, предусмотренному настоящим пунктом, осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня получения сведений, указанных в первом абзаце настоящего пункта, и в тот же срок налоговый орган обязан выдать (направить заказным письмом) организации уведомление о постановке на учет в налоговом органе по форме, установленной ФНС России.

Датой постановки на учет в налоговом органе организации по основанию, предусмотренному настоящим пунктом, является календарный день, следующий за датой снятия ее с учета в налоговом органе по прежнему месту нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации.

По запросу организации налоговым органом может быть направлено ей уведомление о постановке на учет в электронном виде в порядке, указанном в пункте 4 настоящего Порядка.

Запрос (подается) направляется в соответствии с пунктом 5 настоящего Порядка.

13. При изменении организацией места нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации снятие ее с учета в налоговом органе по прежнему месту нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации осуществляется соответственно на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, об изменении места нахождения филиала (представительства), Сообщения о создании обособленного подразделения, представляемого (направляемого) этой организацией в соответствии с пунктом 2 статьи 23 Кодекса, содержащего сведения об изменении места нахождения иного обособленного подразделения, переданных налоговым органом по месту нахождения организации не позднее следующего рабочего дня после дня получения соответствующих сведений ЕГРЮЛ или Сообщения о создании обособленного подразделения, содержащего указанные сведения.

Снятие с учета в налоговом органе по прежнему месту нахождения филиала (представительства), иного обособленного подразделения организации по основанию, предусмотренному настоящим пунктом, осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня получения данным налоговым органом сведений об изменении места нахождения филиала, представительства, содержащихся в ЕГРЮЛ, или со дня получения от этой организации в соответствии с пунктом 2 статьи 23 Кодекса Сообщения организации о создании обособленного подразделения налоговым органом по месту нахождения организации.

В тот же срок налоговый орган обязан выдать (направить заказным письмом) организации уведомление о снятии с учета в налоговом органе по форме, установленной ФНС России.

По запросу организации налоговым органом может быть направлено ей уведомление о снятии с учета в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в порядке, утвержденном ФНС России, и в формате, утвержденном ФНС России.

Указанное уведомление, направленное организации в электронном виде, должно быть заверено электронной цифровой подписью лица, подписавшего это уведомление. При этом указанное уведомление в бумажном виде хранится в учетном деле организации.

Запрос (подается) направляется в соответствии с пунктом 5 настоящего Порядка.

Датой снятия с учета в налоговом органе по прежнему месту нахождения обособленного подразделения организации по основанию, предусмотренному настоящим пунктом, является:

для филиала (представительства) — дата внесения в ЕГРЮЛ сведений об изменении места нахождения филиала (представительства);

для иного обособленного подразделения — дата внесения изменений в сведения о месте нахождения обособленного подразделения, указанная в Сообщении о создании обособленного подразделения.

Учетное дело (сведения ЕГРН) организации пересылаются в налоговый орган по новому месту нахождения этого обособленного подразделения организации в течение трех рабочих дней со дня (не позднее следующего рабочего дня после дня) внесения сведений в ЕГРН о снятии ее с учета в налоговом органе по прежнему месту нахождения обособленного подразделения.

Обособленные подразделения должны уплачивать взносы на страхование и сдавать отчеты в налоговую по месту учета только в том случае, если их сотрудники-физлица получали вознаграждения. Раньше обязанность возникала, если ОП имели собственные банковские счета и отдельный баланс. Но это уже в прошлом — теперь только при наличии вознаграждений.

Головные организации должны сообщать в налоговую службу по месту своего нахождения о том, что их ОП могут выплачивать зарплату сотрудникам и вознаграждения физическим лицам по форме КНД 1112536 или, наоборот, этого права теперь лишены. На сообщение ИФНС дает месяц со дня изменений.

Небольшая справка об обособленных подразделениях

Обособленное подразделение бывает только у организаций. Это помещение, здание или другой объект, который находится по адресу, отличному от адреса организации в ЕГРЮЛ. 

Необходимость в регистрации ОП появляется, если возникает хотя бы одно дополнительное рабочее место, которое организация оборудовала для сотрудника. При условии, что оно находится на отдельном от головной компании адресе и открыто на срок более 1 месяца.

Обособленным может стать склад, дополнительный офис, переговорная комната и пр. ОП открывается отдельно от головного офиса и платит налоги уже по месту своей регистрации. Согласно российскому законодательству, любая компания может открыть столько обособленных подразделений, сколько захочет.

Как зарегистрировать обособленное подразделение

Чтобы создать филиал или представительство, понадобится решение участников организации и внесение изменений в ЕГРЮЛ. Другие виды ОП могут быть открыты только по приказу руководителя организации.

Об открытии ОП нужно уведомить налоговую (по месту нахождения головной компании) в течение 30 дней после открытия сообщением по форме С-09-03-1. Для регистрации филиалов и представительств отдельные сообщения в ФНС не требуются.

Если филиал или ОП будет начислять и перечислять выплаты работникам со своего банковского счета, дополнительно нужно в течение месяца со дня наделения его такими полномочиями подать в инспекцию отдельное сообщение по форме КНД 1112536 (ст. 23 НК РФ).

Регистрировать ОП в ПФР не нужно. Всю информацию в фонд передаст ИФНС, а он уже поставит на учет ОП, которые платят зарплату и имеют банковский счет.

В ФСС ставить ОП на учет придется самостоятельно. Это также касается только ОП со счетом, которые платят вознаграждения работникам. Сделать это нужно не позднее 30 календарных дней со дня создания подразделения. В отделение ФСС по месту нахождения ОП представьте заявление о регистрации, справку об открытии счета и приказ, подтверждающий право ОП платить зарплату самостоятельно.

Отличия ОП от филиала или представительства:

Ошибка, которую допускают многие, — считать филиалы и представительства обособленными подразделениями. Это не так.

• Наличие ОП нужно отражать в Уставе организации. Филиал или представительство — не нужно.
• О создании ОП нужно уведомить налоговую инспекцию, о создании филиалов и представительств — нет.
• Сведения о филиалах и представительствах указываются в ЕГРЮЛ, по остальным ОП — не указываются.
• Предприятия с ОП могут применять упрощенку, а с филиалом и представительством — нет.

Различия по налогам и отчетности между головной компанией и ОП

Различия есть. Обособленные подразделения платят не все налоги и сдают не все отчеты, которые необходимо сдавать головной компании.

• По доходам работников ОП надо платить НДФЛ и сдавать 6-НДФЛ в инспекцию по месту учета ОП. Подразделение может делать это самостоятельно, если имеет свой расчетный счет и наделено полномочиями на уплату налогов, иначе эта обязанность останется у головной компании.
• Страховые взносы платят по месту учета того ОП, которое само начисляет и выплачивает деньги работникам со своего расчетного счета. Если оно этого не делает, головная организация платит взносы по месту своего учета. Аналогичные правила для сдачи РСВ.
• Транспортный налог по месту учета ОП платится за автомобили, зарегистрированные на ОП.
• Налоги на землю и имущество уплачиваются по месту нахождения земли или недвижимости. Платить налог и отчитываться по месту нахождения ОП нужно только если оно совпадает с местом нахождения недвижимости. Если у ОП есть свой расчетный счет, то его оплата налога не станет нарушением.
• Региональная часть налога на прибыль ОП перечисляется по месту его учета. Если ОП в том же регионе, можно платить налог по месту учета головной организации.
• НДС рассчитывается в целом по организации без разбивки по ОП. Декларации подавать отдельно тоже не надо.

В обособленных подразделениях, которые проводят операции с наличными, имеются собственные кассовые книги. Все эти книги передаются в головную организацию. В кассовой книге головной организации сведения по операциям с наличкой ОП не отражаются, если только ОП не сдает наличные в кассу организации по ПКО.

С января 2020 года в силу вступила новая редакция п. 2 ст. 230 НК РФ. Этот пункт установил, что если организация и ее обособленные подразделения или только подразделения находятся в одном муниципальном образовании, расчет 6-НДФЛ по ним можно сдавать в налоговую по месту учета одного из ОП или по месту нахождения организации. Чтобы воспользоваться этим правом, обособленным подразделениям нужно не позднее 1-го числа налогового периода уведомить о своем выборе все налоговые органы, где они в настоящее время стоят на учете. 

Что касается страховых взносов, то сообщать о наделении полномочиями начислять и платить зарплату или лишении таких полномочий юрлицу-страхователю нужно будет только если у филиала или другого обособленного подразделения есть расчетный счет в банке. Наделение подразделений такими полномочиями — право, а не обязанность.

Кроме того, законодатели уточнили, что отчитываться и перечислять взносы необходимо именно по месту нахождения такого наделенного полномочиями подразделения. Раньше, если у подразделения не было расчетного счета, взносы платили по месту нахождения головного офиса.

Штраф за незарегистрированные ОП в 2022 году

За опоздание с подачей сообщения о создании ОП предусмотрен штраф 200 рублей для организации и 300-500 рублей для директора. Нарушение срока постановки ОП на учет в ФСС грозит штрафом 5 000 рублей при просрочке до 90 дней и 10 000 рублей при просрочке более 90 дней.

Также за несдачу отчетности по незарегистрированному подразделению налоговики вправе оштрафовать организацию. Штраф составит 5% от подлежащей уплате суммы по декларации за каждый месяц просрочки, но не больше 30% и не меньше 1 000 рублей.

Вам нужно вести удобный учет по предприятию с обособленными подразделениями? Попробуйте бухгалтерский онлайн-сервис Контур.Бухгалтерия. В нем удобно начислять зарплату, отправлять отчетность, готовить и уплачивать налоги. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей!

Попробовать бесплатно

Организация нередко осуществляет свою деятельность по адресу, отличному от того, который указан в уставе. И это может привести к созданию обособленного подразделения, что, в свою очередь, повлечет возникновение у организации новых обязанностей, связанных с регистрацией в налоговых органах и уплатой налогов (страховых взносов) по специальным правилам.

Вопросам, связанным с созданием обособленных подразделений, посвящено интервью с экспертом — Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Каковы признаки обособленного подразделения?

На основе определения в статье 11 НК РФ можно выделить три признака:
— территориальная обособленность от места нахождения самой организации;
— наличие стационарного рабочего места;
— создание (использование) указанного рабочего места на срок более одного месяца.

Что означает территориальная обособленность?

Территориальная обособленность — это место расположения подразделения отличное от места нахождения организации. Данное условие формально соблюдается, если адрес места нахождения организации и адрес обособленного подразделения различаются хотя бы на номер строения при совпадении иных составляющих: улица, дом (письмо Минфина от 23.01.2013 № 03-02-07/1-15).

Место нахождения юридического лица указывается в его учредительном документе и в ЕГРЮЛ. Если юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, место нахождения указывается только в ЕГРЮЛ (пункт 4 статьи 52, пункт 5 статьи 54 ГК РФ).

В ЕГРЮЛ должен быть указан также адрес юридического лица в пределах места нахождения этого юридического лица (подпункт «в» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Чем отличается адрес от места нахождения?

Согласно пункту 2 статьи 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется не просто местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации, а еще и наименованием населенного пункта (муниципального образования), в котором оно располагается.

Заметим, муниципальное образование — это городское или сельское поселение, муниципальный район, городской округ, городской округ с внутригородским делением, внутригородской район либо внутригородская территория города федерального значения (статья 2 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»).

Адрес, указываемый в ЕГРЮЛ, — это описание места нахождения объекта, структурированное в соответствии с принципами организации местного самоуправления. Это описание включает в себя наименование элемента планировочной структуры при необходимости, элемента улично-дорожной сети, а также цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение объекта адресации, позволяющее его идентифицировать (статья 2 Федерального закона от 28.12.2013 № 443 – ФЗ «О федеральной информационной адресной системе и о внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»»).

Адрес включает почтовый индекс, наименование субъекта РФ, наименование района, города, улицы, номера дома, корпуса, помещения.

Таким образом, место нахождение, указываемое в учредительных документах, и адрес юридического лица (адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах места нахождения юридического лица), указываемый в ЕГРЮЛ, различаются.

Каким образом различие между местом нахождения и адресом влияет на признание подразделения обособленным?

Место нахождения может быть обозначено в уставе наименованием населенного пункта, например, — «город Москва». Причем, изменение сведений в ЕГРЮЛ в части адреса организации в рамках населенного пункта не потребует изменений в уставе.

Определение представительства и филиала как обособленных подразделений юридического лица, расположенных вне места его нахождения закреплены в статье 55 ГК РФ.

В этой связи можно сделать вывод, что подразделение будет считаться обособленным только в том случае, если оно создано в ином населенном пункте (муниципальном образовании), чем тот, в котором зарегистрирована организация.

Данный подход возможен, если место нахождение организации указано в уставе как населенный пункт. И по желанию организации в устав могут быть внесены соответствующие изменения.

Что еще указывает на создание обособленного подразделения?

Второй признак обособленного подразделения — наличие оборудованных стационарных рабочих мест. Согласно правоприменительной практике для возникновения обособленного подразделения достаточно создания (использования) даже одного стационарного рабочего места.

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибывать в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (статья 209 Трудового кодекса). При этом у организации должны быть заключены трудовые договоры с физическими лицами. Гражданско–правовые договоры не влекут создания рабочего места.

Таким образом, вне трудовых отношений, то есть при отсутствии работников, обособленное подразделение не возникает.

Под оборудованием стационарного рабочего места подразумевается создание условий, необходимых для исполнения трудовых обязанностей, а также исполнение работником таких обязанностей (письмо Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1-265, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 № Ф08-3590/2007-1449А, ФАС Северо–Западного округа от 02.11.2007 по делу А26-11293/2005).

Создание стационарного рабочего места не зависит:
— от способа организации работ — вахтовый метод или командировка;
— режима рабочего времени (продолжительности рабочей недели, работы, смены и т.п.);
— срока нахождения конкретного работника на стационарном рабочем месте или месте приема на работу и выплаты заработной платы (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21.07.2015 № Ф08-4287/2015);
— наличия у организации прав собственности на помещение или его пользование, в котором рабочее место создается.

Влечет ли наличие трудового договора с работником, который трудится вне офиса, необходимость создания обособленного подразделения?

Важно содержание трудового договора. Согласно статье 57 Трудового кодекса обязательными условиями для включения в трудовой договор являются, в том числе, место работы, трудовая функция, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (передвижной, разъездной, в пути, другой).

Рассмотрим примеры.

Работа может носить разъездной характер, когда работники посещают различные организации с целью продвижения товара и установления сотрудничества. Понятно, что они не осуществляют деятельность в офисе организации (собственном или арендованном). При осуществлении деятельности, имеющей разъездной характер, основания для постановки на учет организации в налоговом органе по месту осуществления такой деятельности не возникают (письма Минфина России от 01.03.2012 № 03-02-07/1-50, от 28.07.2011 №03-02-07/1-265).

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых ими за свой счет (статья 310 Трудового кодекса). Но, если организация ведет деятельность с использованием труда надомников без оборудования стационарных рабочих мест, основания для постановки на учет организации в налоговом органе по месту жительства работника-надомника не возникают.

Между сторонами может быть заключен договор о дистанционной работе в том случае, если для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, используется Интернет. Согласно статье 312.1 Трудового кодекса дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне стационарного рабочего места. Следовательно, независимо от того, на какой срок дистанционный работник привлекается, обособленное подразделение не образуется (письмо Минфина от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829).

Не создает обособленное подразделение и организация, которая заключает договор на выполнение работ силами работников, привлеченных другой организацией (статья 341.1 Трудового кодекса). Обособленное подразделение может появиться у организации, предоставивший персонал.

А как быть, если работник выполняет работу по месту нахождения заказчика?

При осуществлении деятельности на территории заказчика, когда работники организации, предположим, консультируют заказчика, настраивают его программное обеспечение, производят уборку помещений, и эта работа выполняется без стационарного рабочего места, обособленное подразделение не создается.

Заметим, положения договора с заказчиком, согласно которым предоставление инвентаря, средств связи является обязанностью заказчика, позволили судам делать выводы об отсутствии стационарного рабочего места у исполнителя, оказывающего услуги (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2010 № КА-А41/15744-10).

А как поступать, если организация занимается, например, строительством линий электропередач, дорог, или чем-то другим, когда стационарные места территориально обособлены от места нахождения организации, но само рабочее место не имеет постоянного адреса?

В случае передвижного характера работ регистрация может быть произведена по согласованию с налоговым органом. Такая процедура предусмотрена пунктом 9 статьи 83 НК РФ.

Соответствующий запрос может быть направлен организацией в налоговый орган по своему месту нахождения или по месту деятельности.

В подобных ситуациях некоторые организации специально арендуют помещение, адрес которого используется для целей постановки на учет обособленного подразделения.

Постановлением Правительства от 19.11.2014 № 122 утверждены Правила присвоения, изменения и аннулирования адресов, согласно которым при присвоении адресов зданиям, сооружениям и объектам незавершенного строительства адреса должны соответствовать адресам земельных участков, в границах которых расположены такие здания, сооружения и объекты незавершенного строительства.

В этой связи при отсутствии у стационарного рабочего места, расположенного на земельном участке, почтового адреса, в качестве такового используется адрес земельного участка.

Какое значение имеет продолжительность работы по месту нахождения обособленного подразделения?

Третий признак, характеризующий наличие обособленного подразделения — временной: рабочее место должно быть создано на срок более одного месяца.

Еще раз обратим внимание на то, что фактическое время нахождения конкретного работника на рабочем месте, которое создано или используется организацией вне места ее нахождения, для признания обособленного подразделения значения не имеет (письмо Минфина от 18.02.2010 № 03-02-07/1-67).

Итак, наличие у подразделения одновременно территориальной обособленности, стационарных рабочих мест сроком более месяца, означает, что это — обособленное подразделение, через которое организация осуществляет свою деятельность. Для целей налогового контроля каждая российская организация должна быть поставлена на учет в ФНС (статья 83 НК РФ) по месту такой деятельности (месту нахождения обособленного подразделения).

Иные признаки (отдельный баланс, счет и т.п.) на признание обособленного подразделения не влияют.

Какие документы подтверждают создание обособленного подразделения?

Локальные акты организации, в которых указано на создание обособленного подразделения. Полномочия этого подразделения принципиального значения не имеют. И подавать их в налоговые органы для постановки на учет не нужно. Документы могут потребоваться только в случае налогового спора о дате возникновения обособленного подразделения.

Создание стационарного рабочего места может подтверждаться:
— договором аренды помещения;
— трудовым договором с работником, в котором рабочее место определено по месту нахождения обособленного подразделения;
— первичными документами, свидетельствующими о ведении деятельности по месту нахождения обособленного подразделения (накладные, акты приемки- передачи и т.д.).

Само по себе право пользования помещением не всегда подтверждает факт наличия оборудованных стационарных рабочих мест.

Если для ведения деятельности необходимо специальное разрешение уполномоченных органов, в частности, лицензия, то дата ее выдачи может быть признана датой создания обособленного подразделения, так как именно с этой даты может начаться деятельность.

Самый ранний из документов, подтверждающих наличие всех признаков обособленного подразделения определяет дату его создания.

Что делать, если организация приняла решение открыть филиал или представительство?

В случае регистрации изменений в ЕГРЮЛ в связи с созданием филиалов и представительств, постановка на учет по месту их нахождения будет происходить автоматически на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ. Наличие или отсутствие стационарных мест по месту нахождения обособленного подразделения, оформленного как филиал или представительство, для регистрации в налоговых органах не имеет значения.

При этом НК РФ предусмотрены особенности администрирования обособленного подразделения в зависимости от его формы. Например, налоговый орган вправе проводить самостоятельную выездную налоговую проверку обособленных подразделений налогоплательщика, которые оформлены как филиал и представительство.

Если организация создала обособленное подразделение, которое не является филиалом, и не указала его в качестве такового в своих учредительных документах, она вправе применять упрощенную систему налогообложения.

Как для целей применения УСН отличить филиал от обособленного подразделения?

Филиал — это обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения юридического лица и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Филиал должен быть указан в ЕГРЮЛ.

Заметим, организация самостоятельно принимает решение о придании или непридании статуса филиала обособленному подразделению.

Для создания обособленного подразделения организация должна направить в налоговый орган сообщение о создании обособленного подразделения. На основе этого сообщения организация будет поставлена на учет в связи с созданием обособленного подразделения с присвоением соответствующего КПП.

В случае принятия решения о признании обособленного подразделения в статусе филиала указанное решение требует государственной регистрации: внесения в ЕГРЮЛ изменений в порядке главы VI Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.

Как производится постановка на учет по месту нахождения обособленного подразделения?

Организация должна сообщить в налоговый орган по месту своего нахождения о создании обособленного подразделения. Эта обязанность не распространяется на обособленные подразделения, созданные за пределами территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства.

Согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 23 НК РФ сообщение должно быть направлено в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения российской организации.

Сообщение может быть представлено в налоговый орган лично или через представителя, направлено по почте заказным письмом или передано в электронной форме по ТКС.
Форма сообщения о создании обособленных подразделений российской организации и об изменениях в ранее направленные сведения о таких обособленных подразделениях утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ (форма С-09-3-1). При этом ответственность за несоблюдение формы сообщения не установлена.

Регистрация в налоговых органах организации по месту нахождения ее обособленного подразделения осуществляется налоговым органом на основании сообщения в течение пяти дней со дня его получения.

Нужно ли направлять сообщение о создании обособленного подразделения, если организация уже поставлена на учет в налоговом органе по месту ведения деятельности через это обособленное подразделение?

Нужно. Обязанность организации представить в налоговый орган по месту своего нахождения сообщение о создании каждого обособленного подразделения появляется независимо от того, что обособленное подразделение может находиться:
— на территории, подведомственной налоговому органу, в котором организация уже поставлена на учет по месту нахождения (письмо ФНС России от 27.02.2014 № СА-4-14/3404);
— на территории одного муниципального образования, подведомственного налоговому органу, в котором организация уже поставлена на учет по месту нахождения другого обособленного подразделения (письмо Минфина России от 02.09.2011 № 03-02-07/1-314);
— на территории одного муниципального образования, подведомственного разным налоговым органам, в одном из которых организация уже поставлена на учет по месту нахождения другого обособленного подразделения. При наличии несколько обособленных подразделений в одном муниципальном образовании, подведомственных разным налоговым органам, организация может выбрать налоговый орган. Форма уведомления о выборе налогового органа для регистрации приведена в приложении № 4 приказа ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@.

В том случае, если уведомление о постановке на учет по месту нахождения обособленного подразделения получено поздно, необходимо пересчитывать НДФЛ за период с момента создания обособленного подразделения и пересдавать отчетность?

Нередко уведомление о постановке на учет по месту нахождения обособленного подразделения организация получает спустя один–два месяца после создания обособленного подразделения.

Отсутствие КПП из-за позднего получения уведомления о постановке на учет приводит к возникновению ситуации излишнего перечисления НДФЛ по месту нахождения одного обособленного подразделения и недоимки по месту нахождения другого обособленного подразделения, исправление которой возможно с помощью процедуры уточнения платежа (пункт 7 статьи 45 НК РФ) или зачета (статья 78 НК РФ). Осуществление указанных процедур требует представления уточненных расчетов по форме 6–НДФЛ.

Вместе с тем перечисление НДФЛ не по месту нахождения обособленного подразделения (по месту нахождения иного обособленного подразделения) не должно повлечь начисление пени и привлечение налогового агента к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ (письма ФНС России от 07.04.2015 № БС-4-11/5717@, от 02.08.2013 № БС-4-11/14009).

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации расчет по форме 6-НДФЛ по обособленному подразделению может заполняться с месяца получения уведомления.

Как уплачивается налог на прибыль по обособленным подразделениям?

Порядку уплаты налога посвящена статья 288 НК РФ. У налога, подлежащего зачислению в бюджет субъекта РФ, есть некоторая особенность. Если организация и ее обособленные подразделения находятся на территории одного субъекта Российской Федерации, то она вправе принять решение об уплате налога на прибыль за свои обособленные подразделения в бюджет этого субъекта. И в том случае, если головная организациия платит налог на прибыль за свои обособленные подразделения в бюджет субъекта, она вправе представить налоговую декларацию по налогу на прибыль организаций в налоговый орган только по своему месту нахождения (письмо Минфина России от 03.07.2017 № 03-03-06/1/41778).

Что меняется в обязанностях плательщиков страховых взносов при создании обособленного подразделения?

Согласно подпункту 7 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ плательщик страховых взносов обязан отдельно сообщать в налоговый орган по месту нахождения организации о наделении обособленного подразделения полномочиями (о лишении полномочий) по начислению выплат и вознаграждений физическим лицам. Сообщение должно быть отправлено не позднее одного месяца со дня соответствующего события. Причем, данным правилом нужно руководствоваться в отношениях, возникающих с 1 января 2017 года.

На основании указанных сообщений налоговые органы будут учитывать обособленные подразделения, включая филиалы, представительства российских организаций, созданные на территории Российской Федерации, уполномоченные или лишенные полномочий по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц (пункт 3.1 статьи 84 НК РФ).

Уплату страховых взносов и представление расчетов по страховым взносам организация производит по месту своего нахождения и местам нахождения тех обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (пункт 11 статьи 431 НК РФ).

Если адрес места нахождения обособленного подразделения со временем меняется?

Организация в течение трех дней со дня изменения сведения об обособленном подразделении должна направить об этом сообщение в налоговый орган (форма С-09-3-1).

Налоговый орган при изменении места нахождения обособленного подразделения, в котором организация была зарегистрирована, снимает ее с учета в течение пяти дней со дня получения сообщения.

Регистрация организации в налоговом органе по новому месту нахождения обособленного подразделения осуществляется на основании документов, полученных от налогового органа по прежнему месту нахождения обособленного подразделения.

Смена адреса обособленного подразделения отличается от ликвидации обособленного подразделения?

Да. В случае закрытия обособленного подразделения, включая филиал и представительство, в налоговый орган нужно направить соответствующее сообщение в течение трех дней со дня принятия решения о закрытии подразделения.

Снятие с учета организации налоговым органом по месту нахождения обособленного подразделения при закрытии обособленного подразделения осуществляется не ранее составления справки о выездной налоговой проверке организации (для случаев, если решение о проведении выездной проверки было принято до составления уведомления о снятии с учета российской организации в налоговом органе).

Каким образом налоговый орган может обнаружить, что организация создала обособленное подразделение?

В рамках мероприятий налогового контроля самой организации и (или) ее контрагентов, например, арендодателей офисных центров или складских помещений, генподрядчиков и т.п.

Для привлечения к ответственности за непредставление сообщения о создании обособленного подразделения проведение налоговой проверки не требуется. Производство по делу будет проводиться в порядке статьи 101.4 НК РФ.

Какова ответственность в случае, если организация не поставлена на учет по месту нахождения обособленного подразделения?

Непредставление сообщения об обособленном подразделении влечет ответственность по пункту 1 статьи 126 НК РФ. В этом случае штраф составляет 200 рублей (письмо Минфина России от 17.04.2013 № 03-02-07/1/12946).

Трехлетний срок давности по этому налоговому правонарушению исчисляется со дня, следующего за последним днем месячного срока, отведенного для подачи сообщения.

За непредставление в срок сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, наступает административная ответственность в соответствии с нормами части 1 статьи 15.6 КоАП РФ в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Более существенная ответственность установлена пунктом 2 статьи 116 НК РФ. Ведение деятельности организацией без постановки на учет в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения может наказываться штрафом в размере 10 % от доходов, полученных в течение указанного времени в результате такой деятельности, но не менее 40 тысяч рублей.

Когда применяется штраф по пункту 2 статьи 116 Налогового кодекса?

Согласно определению Верховного суда от 26.06.2017 № 303-КГ17-2377 применительно к созданию обособленного подразделения установлена обязанность организации сообщить о его создании посредством направления сообщения в установленный срок. Неисполнение данной обязанности влечет ответственность по пункту 1 статьи 126 НК РФ, а не по пункту 2 статьи 116 НК РФ независимо от факта ведения деятельности.

Но порядок налогообложения некоторыми налогами регламентируется законодательством, в том числе субъектов РФ, и нормативными актами муниципальных образований. Из этого следует, что непостановка на учет по месту нахождения обособленного подразделения не отменяет обязанность организации производить расчет налогов на основании нормативных актов по налогообложению, действующих на территории, где расположено соответствующее обособленное подразделение, даже и не поставленное на учет в налоговой инспекции.

Можно сказать, что игнорирование обязанности по сообщению о созданном обособленном подразделении ограничивается штрафом по НК РФ в 200 рублей при одинаковых условиях налогообложения по месту нахождения организации и месту нахождения непоставленного на учет обособленного подразделения.

Из решения Верховного суда следует, что ответственность по пункту 2 статьи 116 и статьи 122 НК РФ разграничивается следующим образом.

В том случае, если организация была зарегистрирована в налоговом органе (любом), и налоговый орган имел возможность определить объем налоговых обязательств организации, в том числе от деятельности, осуществляемой через обособленные подразделения, и при этом была зафиксирована неуплата налогов, то ответственность наступает по статье 122 НК РФ.

Ответственность по пункту 2 статьи 116 НК РФ применима, когда налоговому органу по тем или иным причинам не удалось установить вид и размер налогов, подлежащих уплате по результатам деятельности, сокрытой от налогообложения. При таком понимании решения Верховного суда, привлечение организации к ответственности за неуплату налогов, возникшую вследствие ее деятельности без регистрации, возможно только по результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки.