Смена директора через эцп пошаговая инструкция - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

Дата публикации: 24.12.2019 09:51

Порядок внесения изменений в сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ), регулируется Федеральным законом от 08.08.2001 №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон № 129-ФЗ).

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусмотрено создание и выдача квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи. Из сертификата ключа проверки электронной подписи должно следовать, что лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица обладает полномочиями выступать от имени юридического лица.

Таким образом, для внесения сведений о вновь назначенном руководителе постоянно действующего исполнительного органа (лице, имеющем право действовать без доверенности) в электронном виде представляется «Заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц» по форме № Р14001 (утв. Приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@), подписанное усиленной электронно-цифровой подписью вновь назначенного руководителя юридического лица. В сертификате ключа обязательно должно быть наименование юридического лица и ФИО вновь назначенного руководителя.

Аналогичный порядок предусмотрен для внесения сведений о назначении ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии).

Для этого в электронном виде документы на государственную регистрацию могут быть представлены только с использованием сервиса «Государственная регистрация ЮЛ и ИП». Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) должностного лица в этом случае является обязательным условием.

Пошаговую инструкцию для использования данного сервиса можно скачать на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Контакты», регион «03 Республика Бурятия», в разделе «Список инспекций» — Межрайонная ИФНС России №9 по Республике Бурятия (Единый регистрационный центр), раздел — «Информационные материалы для налогоплательщиков».

Источник

Директор может захотеть уволиться или вовсе пропасть и не выходить на связь. Кажется, все просто — старого уволить, нового принять. Но поскольку у директора широкий круг обязанностей и он отвечает за все действия организации, менять его надо строго по уставу и закону. Иначе смену могут признать недействительной. Расскажем, как сменить директора ООО и нигде не ошибиться.

Причины смены генерального директора ООО

Полномочия директора закреплены в уставе, регламентах и договоре. На нового директора нужны новые документы. Главное — знать почему меняется директор, и тогда будет понятно, что подготовить.

Увольнение по собственному желанию

Самый спокойный случай — по обоюдному согласию, когда директор хочет уволиться, а учредители не возражают. В этом случае директора увольняют, как обыкновенного сотрудника: вносят запись в трудовую книжку и выдают справки. Перед увольнением извещают каждого участника общества о внеочередном собрании, на котором решат — принять нового директора или назначить исполняющего обязанности.

Увольнение по решению учредителей

Может так произойти, что участники общества соберутся и решат досрочно расторгнуть с директором трудовой договор. Причины могут быть разные — нет результатов от работы, жалуются сотрудники или директор не исправляет замечания. Вообще Конституционный суд считает, что учредителям не нужно аргументировать, почему они решили уволить директора.

Нельзя расторгнуть договор с беременной женщиной и в период больничного или отпуска.

Здесь никому отправлять уведомления не надо — учредители соберутся сами, решат и составят протокол.

Неизвестно, где директор

Порой случается непредвиденное — директор пропал: длительное время не отвечает на звонки и сообщения. Это тормозит деятельность компании. Потому что некому подписывать договоры с клиентами, приказы и платёжные документы.

Ситуация сложная, но есть решение — направить письменное уведомление в налоговую и банк об исчезновении директора. Печати и штампы аннулировать, и сообщить в «Налоговый вестник».

После этого учредители назначают нового директора. Действуют по шагам, которые мы описали ниже. С условием, что к нотариусу новый директор пойдёт вместе с учредителями — нотариус потребует подтвердить реальность смены директора.

Если закончился срок договора, никуда сообщать не надо. Бывает, когда в уставе прописано, что директор избирается ежегодно. Тогда с ним заключают договор на один год: каждый раз увольняют и избирают вновь. По закону максимальный срок срочного договора — 5 лет. В трудовую книжку запись в таком случае не делают и налоговую не предупреждают, просто переизбирают директора на новый срок.

Что делать, чтобы сменить директора ООО

Процедура смены директора стандартная. Она прописана в законе. Но бывают случаи, когда в уставе общества закреплено иное, и тогда действовать надо по правилам устава.

Созвать общее собрание участников

Только учредители ООО могут на общем собрании решить — сменить генерального директора или нет. По Закону 14-ФЗ общее собрание участников общества — это высший орган ООО. Поэтому, если не будет решения учредителей, смена директора будет считаться недействительной.

Судебная практика. Арбитражный суд г. Москвы по делу № А40-17052/21-117-117 признал неправомерной запись налоговой о внесении изменений в ЕГРЮЛ общества, потому что не было решения учредителей о досрочном прекращении полномочий генерального директора.

Важна и процедура сбора учредителей — ее тоже можно оспорить в суде. В законе сказано, что участников общества необходимо известить за 30 дней до проведения собрания. Каждому отправить заказное письмо по почте, в котором указаны время и место, а также повестка собрания — ст. 36 Закона 14-ФЗ.

В уставе можно написать, что оповещать участников будут по электронной почте — законом разрешено. Кроме этого, в уставе можно менять сроки извещения. Главное, чтобы юристы сделали это грамотно.

Перед собранием есть еще одна формальность — зарегистрировать всех участников. Директор или секретарь собрания сверяет паспорта и записывает сведения в протокол.

Статья 38 Закона об ООО разрешает участникам общества заочно решить поменять директора. Для этого в уставе надо прописать все нюансы процедуры: как оповещают участников, в каком виде проходит опрос, куда отправляют подписанные бюллетени.

При таком виде голосования не надо выдерживать 30 дней для уведомления — можно закрепить другой срок в уставе.

Составить протокол общего собрания участников

После собрания и обсуждения повестки составляется протокол — ст. 37 Закона 14-ФЗ. Он отражает всю информацию о собрании: место и время проведения, кто участники, результаты голосования. В ст. 181.2 ГК РФ сказано, что писать в протоколе.

На повестке собрания должно быть два вопроса:

прекращение полномочий действующего директора;
избрание и назначение нового директора.

По ст. 67.1 ГК РФ протокол заверяют нотариально, только когда в уставе ничего не написано про способ заверения. Например, если в уставе закрепить, что протокол заверяют все учредители подписями — устав побеждает.

На практике все гораздо проще — часто решение принимает единственный участник общества. Он же и подписывает протокол.

Получите юридическую помощь по любым вопросам в Ак Барс Банке. Устные и письменные консультации, помощь с составлением документов — наши специалисты на связи круглосуточно.

Оставить заявку

Расторгнуть с директором трудовой договор и передать дела

В увольнении директора нет ничего особенного. Все кадровые документы и выплаты такие же, как с обыкновенным сотрудником:

Издать приказ об увольнении.
Сделать запись в трудовую книжку.
Выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.
Выдать на руки трудовую книжку или форму СТД-Р (если книжка электронная), расчетный лист, выписки из СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.

Помимо этого, хорошо бы, чтобы уходящий директор передал дела и имущество по акту новому директору. Акт отражает передачу:

учредительных документов;
бухгалтерской, налоговой и прочей отчетности;
данных по имуществу организации — инвентаризации, остаткам на складах, документам на недвижимость и прочее;
реестров доверенностей и договоров;
лицензий и иных документов организации;
печатей, ключей электронных подписей.

По закону передавать дела и документы не обязательно. Но на практике отсутствие такого акта часто приводит к неоднозначным спорам.

Судебная практика. Общество должно доказать, что документы были у бывшего директора, а уволенный, что все передал или таких документов у него не было — дела № А32-12031/2016, А56-5459/2020.

Специальное предложение для клиентов Ак Барс Банка: личный робот-юрист со скидкой до 30%. Работает быстро, не требует зарплаты, не уходит в отпуск и на больничный. Затраты на порядок меньше!

Известить налоговую о смене директора

Сведения о генеральном директоре и лицах, действующих по доверенности от имени организации, вносятся в ЕГРЮЛ. Поэтому о смене директора сообщают в налоговую — ст. 17 ФЗ № 129-ФЗ.

Чтобы предупредить налоговую, надо заполнить заявление по форме Р13014. Эта форма отражает изменение сведений об организации и учредительных документах.

Новый директор с заполненным заявлением идет к нотариусу и там заверяет свою подпись. Нотариусу надо показать оригинал устава, свидетельство о регистрации ООО, ИНН и протокол собрания участников общества.

Заверенное заявление относят в налоговую. Главное — сделать это в течение трех рабочих дней со смены директора, в противном случае штраф 5 000 рублей — п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ.

Никуда не надо идти, если отправить заявление электронно через сервис налоговой «Подача электронных документов на государственную регистрацию». Для этого понадобится электронная цифровая подпись, которую можно получить в ФНС или в удостоверяющем центре (до 31 декабря 2021 года), аккредитованном по новым правилам. С 1 января 2022 года ЭЦП руководителям будет выдавать ФНС или ее уполномоченные представители.

Налоговую выбирайте по месту регистрации ООО. Если в учредительных документах стоял адрес прежнего директора — новый адрес надо внести в заявление Р13014, устав (если требуется) и поменять в ЕГРЮЛ.

Чтобы каждый раз при увольнении директора не менять адрес, можно в уставе указать только город, в котором работает организация, — закон это разрешает.

Уведомлять ли ФСС и ПФР о смене директора? Нет, не нужно.Налоговая сама сообщит в фонды о смене директора организации.

Известить банк о смене директора

Сообщить банку новые данные нужно. Это делают уже после того, как налоговая внесет запись о новом директоре в ЕГРЮЛ. По закону на это дается пять дней.

Банк может попросить:

решение о смене директора;
приказ о назначении нового директора;
выписку из налоговой;
устав.

Строгих сроков для оповещения банка о смене директора нет. Но без подписи нового директора невозможно делать платежи. В банке замените карточку с образцами подписей, а для интернет-банка измените электронную подпись, логин, пароль, телефон, куда приходят оповещения. Это защитит финансы организации — у прежнего руководителя не останется допуска к ним.

Оповестить партнеров о смене директора

Можете этого не делать. Но извещение поможет сохранить спокойные отношения с партнерами. В будущих сделках они не будут сомневаться в подлинности подписи на документах.

Иногда вам потребуется предоставить контрагентам новые документы, подтверждающие полномочия директора и смену данных в ЕГРЮЛ. Это связано с общей настороженностью в связи с политикой ФНС — налоговики требуют проверки добросовестности деловых партнеров, в противном случае сделки с ними могут признавать не соответствующими законодательству, а расходы в налоговом учете по таким сделкам придется исключить.

Миф. Доверенности, подписанные прежним директором, перестают действовать, а договоры с работниками и контрагентами надо перезаключать. Это ошибочное мнение. Потому что договоры заключали от лица организации, а не лично прежним директором: права и обязанности по договорам сохраняются.

Откройте счет в Ак Барс Банке на выгодных условиях и подключите личного робота-юриста со скидкой 30%.

Быстрое открытие счета

Бизнес карта – 0 руб. на 6 месяцев, подключение онлайн-банка с PayControl — бесплатно

Источник

Директор – это единоличный исполнительный орган, который действует от имени общества и в его интересах. Сведения о действующем директоре публикуются в ЕГРЮЛ, и при заключении любых сделок контрагенты обязаны проверить полномочия конкретного лица. При смене руководителя необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и внести изменения в ЕГРЮЛ.

Как сменить директора в ООО? Читайте нашу подробную пошаговую инструкцию о смене директора ООО в 2023 году.

Смена генерального директора ООО

Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор. Недопустима также ситуация «безвластия» — директор уволен, а на его должность никто не назначен.

Пошаговая инструкция о том, как поменять директора в ООО:

Шаг 1. Подготовить протокол общего собрания участников или решение единственного участника о смене директора. На повестке дня должны быть два вопроса:

прекращение полномочий прежнего директора и расторжение с ним трудового договора;
избрание нового директора и заключение трудового договора.

Шаг 2. Уволить прежнего директора и принять на работу нового.

Обратите внимание, что при увольнении старого директора, доверенности, которые он выдавал, не перестают действовать автоматически. Подробнее: общая доверенность на представление интересов юридического лица .

Шаг 3. Заполнить заявление по форме Р13014 и заверить его у нотариуса. Нотариус запросит также свидетельство ИНН и ОГРН, устав ООО, решение о смене директора. Вопрос о необходимости актуальной выписки из ЕГРЮЛ надо уточнять у нотариуса. Некоторые нотариусы принимают электронную выписку из сервиса ФНС или самостоятельно запрашивают сведения из реестра, а есть и те, кто требует только бумажную выписку. Узнайте об этом заранее, т.к. если вам нужна именно бумажная выписка, ее надо будет сделать до подачи документов.

Скачать актуальный редактируемый бланк Р13014.

Шаг 4. Оформить внесение изменений в ЕГРЮЛ при смене директора. Для этого в течение семи рабочих дней с даты принятия решения надо подать заверенное заявление Р13014 в налоговую инспекцию. За нарушение этого срока может быть наложен штраф по статье 14.25 КоАП РФ (5 000 рублей).

Какие еще документы о смене директора нужно представить? В регламенте предоставления госуслуги по регистрации изменений указан только один документ – заявление Р13014. Однако на практике ИФНС может запросить еще и решение о смене директора и приказ о назначении нового руководителя. Госпошлина при регистрации смены директора не оплачивается.

Обратите внимание: подавать документы о смене директора надо в ту налоговую инспекцию, где происходила регистрация ООО. В крупных городах существуют специальные регистрирующие инспекции, например, в столице это ИФНС № 46 по Москве. На официальном сайте ФНС вы можете узнать контакты регистрирующей ИФНС по вашему юридическому адресу.

Шаг 5. Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений о руководителе ООО в реестр. Срок смены генерального директора установлен законом «О государственной регистрации» № 129-ФЗ — пять рабочих дней, не считая дней подачи и получения документов.

Шаг 6. Уведомить банк о смене директора. Для этого в банк, где открыт расчетный счет ООО, надо представить следующие документы:

протокол или решение о смене директора;
лист записи ЕГРЮЛ;
приказ о назначении нового директора;
карточку с образцами подписи нового руководителя.

Кроме того, если расчетный счет подключен к системе интернет-банкинга, надо сгенерировать новый электронный ключ.

Заполнение формы Р13014 при смене директора

Правила заполнения Р13014 при смене директора аналогичны правилам заполнения формы Р11001: только заглавные буквы; заполнять можно вручную черными чернилами или на компьютере шрифтом Courier New высотой 18 пунктов; печать только на одной стороне листа и др. Узнать полностью все требования к заполнению вы можете в приказе ФНС от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.

Мы написали пошаговую инструкцию о заполнении формы Р13014 при смене директора.

Какие листы формы Р13014 заполнять при смене директора? Всего 7 страниц:

титульный лист, где указывают сведения об организации;
лист И — страница 1 (для прежнего директора);
лист И — страницы 1 и 2 (для нового директора);
лист П – все 3 страницы (сведения о заявителе).

Кто подает заявление о смене директора — старый или новый директор? С одной стороны, сведения о новом директоре еще не внесены в ЕГРЮЛ, с другой – прежний директор уже лишен своих полномочий. Больше 10 лет назад существовала практика подписания заявления старым директором, как лицом, сведения о котором были включены в госреестр (письмо ФНС от 26.10.2004 N 09-0-10/4223). Позднее решением ВАС РФ от 29.05.2006 N 2817/06 это положение было признано недействующим, как несоответствующее закону «Об ООО».

Более того, суды не раз подчеркивали, что полномочия прежнего руководителя прекращаются с момента принятия соответствующего решения участников (например, определение ВАС РФ от 23.09.2013 № ВАС-12966/13). Исходя из этого, заявление по форме Р13014 может подписывать только новый руководитель, прежний директор уже не имеет никакого отношения к ООО.

Обратите внимание: в отличие от формы Р11001, которую можно не заверять нотариально, если заявитель лично явится в ИФНС, заявление Р13014 заверяется обязательно. По этой причине личная подпись заявителя на последней странице проставляется только в присутствии нотариуса.

Пример заполнения формы Р13014 при смене директора вы можете найти по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения формы Р13014 при смене директора

Образец акт приема-передачи документов при смене директора

Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.

Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.

Скачать пример акта приема-передачи документов при смене директора

Решение о смене директора ООО: образец с одним учредителем

Как сменить директора в ООО, если учредитель в нем один? Отличие смены директора в ООО с единственным учредителем от общества с несколькими участниками будет только в том, что вместо протокола общего собрания учредитель принимает единоличное решение о смене генерального директора.

Если директором является не учредитель, а наемный работник, то проводится обычная процедура увольнения. В случае же, когда единственный учредитель является директором по трудовому договору, он не имеет права на компенсацию при увольнении, т.к. действие главы 43 ТК РФ не распространяется на такой случай. Подробнее о том, может ли единственный учредитель заключить с собой трудовой договор читайте в этой статье.

Мы подготовили образец решения единственного учредителя о смене директора, в котором учредитель и директор – разные лица.

Скачать образец решения о смене директора ООО с одним учредителем

Смена учредителя и генерального директора одновременно в 2022 году

Очень часто генеральным директором ООО является его учредитель. По статистике нашего сервиса только в 20% случаев директор нанимается со стороны. Какие особенности существуют в смене генерального директора и учредителя одновременно?

Если в ООО несколько участников, то возможна продажа доли или выход участника (условие о возможности выхода из ООО должно быть предусмотрено в уставе). Подробнее об этом читайте в статье «Выход участника из ООО: пошаговая инструкция 2023». Если же учредитель единственный, то он не может выйти из общества, пока в него не войдет новый участник.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять смену единственного учредителя ООО, т.к. для этого надо оформить ввод нового участника с изменением устава и увеличением уставного капитала по форме Р13014 и последующий выход участника либо продажу доли. Это достаточно сложно, поэтому стоит обратиться к специалистам-регистраторам.

В 2022 году действуют следующие правила смены учредителя в ООО. Надо заверять у нотариуса:

заявление участника о выходе из ООО;
решение общего собрания участников об увеличении уставного капитала;
предложение оставшимся участником выкупить долю;
требование участника о выкупе его доли.

Рассмотрим достаточно простой вариант смены директора с выходом участника из общества.

В обществе два участника, один из них принят на должность генерального директора по трудовому договору. Директор решает сложить полномочия руководителя и выйти из ООО. В уставе право выхода из ООО предусмотрено, один участник в обществе остается, поэтому такой вариант допускается законом.

Решение о смене генерального директора и выходе участника из ООО принимается на общем собрании участников и оформляется протоколом. В заявлении Р13014 можно одновременно сообщить о выходе участника и смене директора, оформив соответствующие листы. В налоговую инспекцию в течение трех рабочих дней со дня принятия решения подают форму Р13014 и заявление участника. Если доля участника будет сразу распределена, то нужен еще и протокол о распределении.

В остальном же процедура не отличается от пошаговой инструкции по смене генерального директора в ООО 2023, которую мы рассмотрели выше.

Источник

Электронная подпись

Что делать с ЭЦП при смене генерального директора

Согласно п. 3 ст. 40 Федеральному закону № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена. Впрочем, на практике ЭП управляющего часто пользуются другие сотрудники. Например, бухгалтер, сдающий отчётность.

Важно! Использовать электронные подписи сотрудника юрлица можно до 31 декабря 2022 года. Далее работнику потребуется использовать ЭП физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Подробнее об МЧД читайте в нашей статье.

Таким образом, существует два пути, в зависимости от ситуации.

Руководитель уволен и больше не числится в штате компании. В этом случае оформляется новая ЭЦП на нового директора. При этом ЭЦП уволенного директора не должна использоваться!
Руководитель смещён с должности, но остаётся в штате организации. На владельца ЭЦП (бывшего управляющего) выдаётся доверенность на право пользования подписью от имени компании до тех пор, пока новый сотрудник не получит свою ЭП.

Получить ЭЦП для физического лица, в том числе усиленную квалифицированную, можно в течение одного рабочего дня.

Как поступить с ЭЦП при смене директора

Назначается протоколом (решением) новый директор.

Подготавливается документ для налоговой инспекции по форме № Р13014 (форма по КНД 1111520).
Дополнительно его необходимо заверить у нотариуса.

Изменения регистрируются в ИФНС от имени нового руководителя.

На основании новых данных ЕГРЮЛ директор получает электронную подпись на себя, как на должностное лицо организации.
Сделать это можно только в Удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц

Новый руководитель должен подъехать в УЦ лично с оригиналами документов.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение, идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ).
Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечёт юридических последствий. А её участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

Банковские риски

В случае списания денежных средств со счёта организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несёт клиент.

Участие в госзакупках

Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Взаимодействие с налоговой

Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.

Компрометация ЭП

Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия будут признаны мошенническими.
И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию. Во избежание подобных проблем нельзя допускать использование ЭЦП уволенного сотрудника а следует вовремя оформить электронную подпись новому гендиректору.

Комментарии для сайта Cackle

Продукты по направлению

Астрал Подпись

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

1С-ЭТП

Сервис получения ЭП и поиска аукционов из программы 1С

Источник

Если директор юрлица изменился, то ключевое действие для участника закупок — смена руководителя в ЕИС и актуализация данных. Рассказываем, как внести изменения и какие документы оформить.

Оформляем документы

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

Оформить документы.
Получить ЭЦП.
Отобразить изменения в ЕСИА.
Добавить нового пользователя в Единую информационную систему.

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

приказом о назначении нового директора;
протоколом собрания;
решением учредителя.

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

Заполните форму Р13014 — заявление о внесении изменений.
Приложите документ, который подтверждает факт назначения директора.
Обратитесь в налоговую для корректировки ЕГРЮЛ.

В нормативах ИФНС разъясняется, как проверить смену директора в ПАО — перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», ввести ИНН общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

закрывающие документы за новый период (акты и т. п.) содержали ФИО нового руководителя;
полномочия нового подписанта не вызвали сомнений;
юридически значимые действия были правомочны.

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

Подготовьте копии документов, которые подтвердят тот факт, что сменилось руководство, — копию приказа о назначении и копию выписки из ЕГРЮЛ.
Составьте письмо, которое содержит предложение заключить дополнительное соглашение к договору, подписанному предыдущим управленцем.
Направьте деловому партнеру письмо и документы, которые подтвердят полномочия в бумажном виде (с отметкой о вручении) и с помощью электронного документооборота, чтобы ускорить процесс внесения изменений.

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допсоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

Шаг 2. Обратитесь в любую налоговую инспекцию. Ключ на имя директора оформляют только в ФНС, удостоверяющие центры вправе оформить ЭЦП на сотрудников. В налоговой доступна предварительная запись для получения электронной подписи. Если записаться не получилось, то услугу оказывают по живой очереди.

Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

Оригинал паспорта нового директора.
Копии документов, которые подтверждают полномочия нового руководителя (выписка ЕГРЮЛ, приказ и т. п.).
Оригинал СНИЛС руководителя или выписку из личного кабинета Социального фонда.

ВАЖНО!

С 01.07.2021 руководители организаций, ИП и нотариусы получают электронную подпись в ФНС или у доверенных лиц (их список — на официальном сайте налоговой). Для первичного получения руководитель приезжает в отдел сам для подтверждения личности: доверенных представителей отправлять нельзя. Он показывает оригинал паспорта и СНИЛС сотруднику, после чего ему оформляют квалифицированную электронную подпись в течение 15 минут. Следующую КЭП разрешено оформить через доверенного представителя, удостоверив личность дистанционно или по биометрическим данным (п. 25 Приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020).

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе. Данные в ЕИС и на Госуслугах связаны: из Госуслуг информация подтянется в ЕИС.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах и в ЕИС:

Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

Обновите ЭЦП в личном кабинете. Для этого выполните вход в личный кабинет с новой электронной подписью. Новый руководитель как физическое лицо заходит в личный кабинет на сайте Госуслуг и добавляет в информацию о себе данные компании, в которой назначен руководителем.
Подайте заявку на прекращение полномочий пользователя Единой информационной системы управления закупками. Вот как сменить руководителя организации на Госуслугах и в ЕИС для участия в закупках — подать заявление на блокировку, отправив его на электронную почту оператора ЕАСУЗ.

Изменение пароля — функция оператора ЕАСУЗ. Основание — заявка, которая поступила от организации.

Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

версия браузера;
отсутствие блокировки всплывающих окон;
включение сайта системы в список доверенных IP-адресов и т. п.

Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. После входа в личный кабинет от лица нового руководителя, данные обновятся автоматически.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

в верхнем правом углу страницы нажмите на кнопку «Добавить организацию»;
выберите тип организации;
подгрузите ЭЦП и внесите данные.

Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

В личном кабинете Госуслуг зайдите на вкладку «Организации».
Проверьте данные в блоке «Доступы к системам». Порядок, как добавить полномочия в Госуслугах на участие в торгах, таков: при отсутствии прав «Единая система идентификации и аутентификации», что означает права на доступ в ЕИС, внесите коррективы и выберите необходимые информационные системы (для закупок — ЕИС).

Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе. Вот как в ЕИС поменять руководителя организации:

зайти в личный кабинет ЕИС;
перейти на вкладку «Регистрация представителя юридического лица», проверить правильность данных руководителя и нажать кнопку «Зарегистрировать».

Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

ВАЖНО!

Права пользователя и данные о руководителе автоматически подгружаются с сайта Госуслуг.

Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы:

Директор оставил пост во время участия компании в тендере, полномочия нового управленца в налоговой еще не подтверждены, ЭЦП не оформлена. Что делать в этом случае: воспользуйтесь цифровым сертификатом второго лица организации — сотрудника, который правомочен подписывать документы во время отсутствия главы компании. Утверждение документов подписью прежнего руководителя неправомочно. Уклонение от заключения контракта — наказуемо. Организация попадет в перечень недобросовестных поставщиков.
При проведении процедуры регистрации нового пользователя, система выдает ошибку. В этом случае целесообразно проверить совместимость версии интернет-браузера требованиям Единой информационной системы.
После нажатия кнопки действия (например, «Зарегистрировать» или «Продолжить») новая страница не отображается. Внесите коррективы в настройки безопасности, и браузер перестанет блокировать всплывающие окна.
Новый руководитель прошел процедуру регистрации на сайте Госуслуг, осуществил присоединение к организации, но пользователь с его данными не добавился в ЕИС. Зарегистрируйте нового пользователя непосредственно в информационной системе и проверьте наличие у руководителя прав администратора организации.

Еще по теме:

какие из условий госконтракта можно менять, и как это сделать;

как составить письмо о смене названия организации;

как составить дополнительное соглашение о смене реквизитов по 44-ФЗ;

как составить письмо о смене реквизитов для госзакупок.

Об авторе этой статьи

Элла ЗалужнаяЭксперт проекта

Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС (финансы и кредит), Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (юриспруденция)

В 2013 году — СЗИУ РАНХиГС по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году — ОЦ «Гарант» по программе переподготовки: «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

С 2008 по 2009 год работала экономистом отдела закупок на скорой помощи. С 2009 г. — ведущим экономистом госзаказа в театре им. Н.П. Акимова. В 2011 г. — специалистом Управления торгов Биржи (торги для Газпрома, Транснефти). С 2012 года — заместитель директора по финансово-хозяйственной деятельности в ГБУ. С 2020 года — эксперт проекта «Госзаказ». Сейчас консультирует заказчиков и поставщиков.

Другие публикации автора

Источник