Содействие руководства компании

Чтобы написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса лицу, занимающему высокую должность, необходимо знать правила оформления такого письма. Желательно кратко и четко изложить суть обращения. Из данной статьи можно узнать, как написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса губернатору. Можно написать, например, о решении проблем, связанных с городом и областью, будь то недочеты в жилищно-коммунальных услугах или просьба личного характера. Важно отметить, что прошение не должно выходить за рамки возможностей уполномоченного лица.

Общие сведения

Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.

Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы. Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.

Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:

1. ПК с доступом в Сеть.
2. Бумага.
3. Ручка.
4. Конверт.
5. Принтер.

Форма

Существует специальная форма написания письма губернатору с просьбой оказать содействие, на которой указаны ФИО заявителя, а также ФИО и должность губернатора, краткое содержание письма и другие важные пункты. Желательно распечатать обращение на отдельном листе. Найти бланк формы можно на сайте администрации или в приемной губернатора. В некоторых областях он может отсутствовать, тогда необходимо написать его самому с помощью ПК или вручную. При отправке письма-просьбы о содействии в решении вопроса без такой формы можно не получить ответа.

Заявление

После окончания работы с формой необходимо приступить к написанию самого письма.

1. Сначала оформляется шапка. Справа пишутся должность, фамилия, имя и отчество чиновника. Внизу пишутся ФИО и вся контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта) автора обращения. Все данные государственного служащего указываются в дательном падеже. Личные данные – в родительном падеже.
2. Далее, отступив немного, посередине следует начать обращение со слова «уважаемый».
3. После можно излагать суть проблемы.

Письмо не должно быть большим. Не стоит писать основную часть на несколько страниц. Для этого хватит одного листа А4. Главное – изложить суть проблемы, чтобы, читая, человек понимал, о чем идет речь. Всю необходимую информацию можно указать в приложении. Его не стоит растягивать на десять страниц, можно написать несколько листов, полностью раскрывая проблему. Не стоит писать в приложении что-то лишнее.

От того, как написана основная часть, зависит, будет ли письмо прочитано губернатором или нет. В завершение письма необходимо сделать надпись «Приложение» и указать листы с дополнительной информацией. В конце письма снова нужно описать просьбу в двух-трех предложениях и поставить подпись. К примеру, можно написать письмо о просьбе в содействии в решении вопроса в сфере города.

Структура заявления

Письмо пишется по стандартному образцу. В нем должны содержаться:

1. Причина обращения. Кратко описывается причина: в связи с чем гражданин обращается к данному должностному лицу, а также почему обращается именно к этому должностному лицу.
2. Цель. Для чего пишется письмо. Здесь необходимо изложить суть проблемы, а также показать, почему адресату необходимо откликнуться на просьбу.
3. Ссылка. Описание итога решения. В случае если губернатор откликнется на проблему, какие изменения произойдут в компании, жизни общества и др. Это самая важная часть. Она убеждает адресата в необходимости оказании помощи, от нее зависит, откликнутся ли на просьбу.

Если просьба не одна, лучше всего сделать несколько абзацев для каждой из проблем. Все детали можно написать, как было сказано выше, в приложении. Структура заявления расписана для основной его части.

Отправка

После того как работа с письмом-просьбой о содействии в решении вопроса закончена, нужно вложить в конверт все свидетельства и официальные обращения, а также само письмо. Все дополнительные вложения только увеличивают вероятность прочтения письма получателем.

Упаковав все в конверт, нужно узнать юридический адрес администрации региона или района и отправить письмо. Перед тем как отправить его, следует сделать копии всех бумаг. Лучше всего отправлять их, так как само письмо с важными документами может быть утеряно на почте или в администрации.

Варианты отправки

Отправить письмо-просьбу в содействии решения вашей проблемы можно не только по обычной почте. Если существует опасение за сохранность бумаг или за то, что письмо не дойдет, можно сделать следующее:

1. Заказать доставку представителю канцелярии губернатора. Такой функцией обладает «Почта России» и коммерческие предприятия по доставке писем. Таким образом, письмо будет доставлено намного быстрее и пойдет прямиком к губернатору.
2. Электронная почта. На дворе 21-й век. Любое обращение можно отправить по электронной почте. Следует лишь посетить сайт администрации, узнать почту для связи с общественностью и, заполнив все формы и бланки, сделав сканы всех документов, отправить их в виде файлов по почте. На некоторых сайтах существуют электронные приемные, где нет нужды вкладывать файлы, можно заполнить личные данные и оставить обращение там.

Срок ответа, по официальным данным, составляет 30 дней, но обычно ответ приходит в течение двух–трех дней.

Как лучше написать

Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.

Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса. К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.

Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный – это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.

Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.

Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.

Как лучше изложить просьбу

После подготовки адресата к принятию просьбы необходимо очень лаконично изложить суть. Текст должен быть краток. Длинные предложения совсем не подойдут к такому письму. Необходимо указать все цифры и точные данные.

Если просьба состоит в заказе оборудования для компании, например, то цену, количество и марку нужно отразить в письме. Любые непонятные слова или данные лучше всего пояснять. Излагая мысли, не следует писать предложения с двойным смыслом. Суть должна быть понятна сразу. Это письмо с деловым стилем повествования.

Как написать заключение

В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.

В заключение важно повторить просьбу и то, к чему приведет ее исполнение. На протяжении всего письма следует соблюдать деловой стиль повествования. Это показывает отношение адресанта к проблеме и делу в целом.

Образец письма с просьбой оказать содействие в проведении мероприятия

Уважаемый Иван Иванович!

Предприятие *название предприятия* уже несколько лет подряд организует производственную практику для учеников высших учебных заведений. Это помогает не только закрепить полученные знания, но и применить их на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в поиске новых кандидатов: молодых, энергичных и перспективных специалистов. Профессия эта очень востребована. Я, как и большинство студентов, хотел бы узнать обо всех нюансах такой работы.

В связи с этим прошу Вас организовать встречу главного инженера, Петра Петровича Петрова, с абитуриентами 10 мая в 16.00 в учебном корпусе нашего института.

Показав молодым людям перспективы профессии сегодня, Вы помогаете им больше узнать о ней, а также закладываете почву для правильного выбора в будущем. Вероятно, выбрав данную профессию, некоторые из них станут трудиться на Вашем предприятии и помогут выйти ему на новый уровень.

С уважением и благодарностью,

Ректор Института В. В. Астапов.

Какие языковые конструкции лучше всего вставить

При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:

1. Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
2. Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».

Рекомендации

Следует учесть следующие пункты:

1. При изложении следует заострить внимание на заинтересованности в выполнении просьбы обеими сторонами.
2. Никогда не следует начинать письмо со слова «прошу», лучше всего сначала объяснить мотив обращения, а после излагать суть просьбы.
3. Нежелательно сразу же благодарить адресата. Этим можно поставить его в неловкое положение. Лучше всего благодарить человека после того, как он откликнулся на просьбу.
4. Следует описывать значимость стоящей проблемы. Необходимо дать понять, что решение вопроса удовлетворяет потребности не только адресанта, но и других людей в целом. При этом никогда не следует отмечать отрицательную сторону просьбы.
5. Нельзя включать в текст обращения предложения с угрозами (обратиться в другую инстанцию при отказе в помощи, например). Это однозначно оттолкнет адресата, и письмо отправится в архив.

Заключение

Изучив стиль делового повествования подробнее, а также сделав наброски собственных мыслей, можно легко написать письмо, прочитав которое, адресат откликнется на изложенную в нем просьбу.

Следует всегда помнить, что пишется письмо руководителю о содействии в решении вопроса. Причем данный вопрос в первую очередь интересен адресанту. И только в его силах сделать все, чтобы на письмо откликнулись.

Таким образом, можно по вышеописанному примеру написать свое обращение, соблюдая все выдержки и правила оформления.

1. Не нужно забывать, что на форме должна быть поставлена печать администрации. Лучше всего приобрести бланк в областной администрации.
2. Также можно использовать возможность подачи онлайн-заявки.
3. Нужно собрать все возможные документы и справки, а также подписи, если проблема затрагивает не только конкретного гражданина.
4. Чтобы написать о просьбе в содействии в решении вопроса, следует использовать деловой стиль повествования, а также не забывать об уважительном тоне письма.
5. Письмо должно с самого начала заинтересовать должностное лицо.
6. После написания оригинала нужно сделать копии всех документов, справок и подписей, а также самого письма, отправить копии документов в администрацию, предварительно узнав ее юридический адрес. При этом письмо отправить в оригинале. Лучше всего сделать это с помощью курьера. Тогда рассмотрение документа займет намного меньше времени.
7. После отправки следует терпеливо ждать ответа.

V. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Условия труда в отделе кадров

Факторы, формирующие условия труда, можно разделить на 2 группы:

1) Производственные факторы:

· санитарно-гигиенические;

· психофизиологические;

· эстетические;

· организационно-экономические.

2) Социально-психологические.

Санитарно-гигиенические условия формируются под влиянием на человека окружающей среды (вредные химические вещества, запыленность воздуха, вибрация, освещение, уровень шума, инфразвук, ультразвук, электромагнитное поле, лазерное, ионизирующее, ультрафиолетовое излучение, микроклимат, микроорганизмы, биологические факторы). Приведение этих факторов в соответствие с современными нормами, нормативами и стандартами является предпосылкой нормальной работоспособности человека. Многочисленными исследованиями гигиенистов и физиологов труда установлено, что на организм человека оказывают значительное воздействие санитарно-гигиенические факторы производственной среды. Некоторые из них оказывают неблагоприятное влияние на работника, что снижает работоспособность, ухудшает состояние здоровья и иногда приводит к профессиональным заболеваниям. Санитарно-гигиенические условия в ООО «Андр» допустимые. Для поддержания оптимальной температуры летом и исключения возможности перегрева помещения предприятия оснащены кондиционерами, а для поддержания оптимальной для работы температуры зимой используются обогреватели, так как система центрального отопления не удовлетворяет потребностей работников. В кабинетах отдела стоят пластиковые окна, которые препятствует попаданию в помещение холодного воздуха зимой, а также значительно уменьшают уровень шума. Освещенность рабочего места вполне оптимальная: освещение помещений искусственным светом применяется лишь в вечернее время суток, в остальное время суток достаточно дневного света.

Психофизиологические факторы обусловлены содержанием труда и его организацией, поэтому их называют иногда трудовыми. Это — физическая нагрузка, которая связана с динамической и статической работой; нервно-психическая нагрузка в виде напряжения зрения (точность работы), нервно-эмоционального напряжения и интеллектуальной нагрузки (объем перерабатываемой информации, число производственно важных объектов единовременного наблюдения и т.д.); монотонность трудового процесса (разнообразие, темп труда). Элементы этой группы, за исключением физических усилий и монотонности, не имеют утвержденных нормативов. Работу в отделе кадров можно отнести к легкой категории тяжести, она проходит в оптимальных условиях внешней среды и при оптимальной величине физической и умственной нагрузок. Данная работа требует в основном умственных нагрузок, которые соответствуют возможностям организма. Также при работе с документами идет большое напряжение на зрение, в связи с чем допустимы небольшие перерывы в течение рабочего дня.

Эстетические факторы — это те факторы, воздействие которых может вызывать у человека соответствующее отношение к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды (имеется в виду использование цвета, формы, музыки в трудовой деятельности человека). В окраске помещений отдела доминируют светло-коричневый и светло-желтый цвета. Данные цвета считаются наиболее благоприятными для человека, они оказывают влияние на утомляемость, а также на напряженность глаз. В отделе работает радио, что способствует снятию эмоционального напряжения. Помещения отдела весьма просторные и уютные, здесь много цветов, присутствуют картины, удобно расставлены столы.

Организационно-экономические условия в ООО «Андр» допустимые. Рабочие места хорошо оборудованы: в кабинетах много столов, которые удобно и правильно расставлены, имеется большое количество шкафов для хранения документов, а также сейф. Некоторые рабочие места оснащены компьютером, принтером и другими необходимыми для работы принадлежностями. Однако, на компьютерах не стоит защитного слоя, щадящего зрение, что весьма опасно для специалистов, часто работающих за ним.

Социально-психологические факторы характеризуют взаимоотношения в трудовом коллективе и создают у работника соответствующий психологический настрой.

Под социально-психологическим климатом трудового коллектива понимают систему социально-психологических отношений, отражающих интеграцию отдельных работников и социальных групп для осуществления общих производственных целей. Это внутреннее состояние коллектива, сформировавшегося как результат совместной деятельности его членов, их межличностных взаимодействий.

В целом условия труда в отделе кадров можно охарактеризовать как допустимые.

Сегодня информационные технологии становятся ключевым фактором, способствующим достижению целей компании и реализации ее стратегии, а, следовательно, управление ими является одной из важных составляющих корпоративного управления…

Сегодня информационные технологии становятся ключевым фактором, способствующим достижению целей компании и реализации ее стратегии, а, следовательно, управление ими является одной из важных составляющих корпоративного управления

В современном мире большое количество компаний являются открытыми акционерными обществами. Их руководство управляет деньгами и активами собственников компании — акционеров, к числу которых само может и не относиться.

Интересы акционеров компании представляет совет директоров, состоящий не только из исполнительных директоров, участвующих в управлении компанией, но и из «внешних», независимых, директоров. Для решения различных специализированных вопросов совет директоров может организовать соответствующие комитеты.

К основным функциям совета директоров можно отнести следующие:

• определение цели компании;
• утверждение стратегии и планов компании для достижения поставленных целей;
• определение политики компании;
• назначение генерального директора компании;
• контроль и оценка деятельности руководства компании (менеджмента);
• оценка собственной деятельности.

Для повышения уверенности акционеров в эффективности управления были разработаны требования и рекомендации в отношении деятельности совета директоров, в которых сформировано такое понятие, как «корпоративное управление» (corporate governance). Одними из первых были Cadbury Report, появившийся в Великобритании в 1992 году, и General Motors Board of Directors Guidelines, выпущенные в США в 1994 году.

Сегодня информационные технологии стали одной из основных движущих сил экономического развития и крайне важным фактором успешной работы компаний, открывая новые возможности получения конкурентных преимуществ и повышения производительности. В рамках данной статьи под ИТ мы будем понимать не только прикладные информационные системы и техническую инфраструктуру, но и соответствующие организационные структуры и процессы.

Например, трудно представить эффективно работающую крупную страховую компанию или банк, которые не используют самые современные решения в области ИТ, а работа телекоммуникационных компаний и вовсе невозможна без них. На первый взгляд может показаться, что информационные технологии являются критически важными только для финансовых учреждений или компаний, основная деятельность которых так или иначе связана с ними. Однако наш опыт показывает, что, например, эффективность работы добывающих предприятий напрямую зависит от точного и своевременного учета расходов на электроэнергию, воду (в нефтедобывающих компаниях) или топливо (в компаниях, занимающихся добычей полезных ископаемых). Прием заказов на производство в режиме реального времени, ведение складских запасов, своевременный учет отгружаемой продукции позволяют значительно сократить издержки производственных предприятий.

Ожидается, что в дальнейшем значимость информационных технологий для развития бизнеса будет только возрастать.

Предназначение и основные принципы

Корпоративное управление ИТ (IT Governance) относится к сфере ответственности совета директоров и исполнительного руководства компании. Это неотъемлемая часть их работы, позволяющая убедиться в том, что:

• направление развития ИТ соответствует целям бизнеса;
• организация получает преимущества от использования ИТ;
• организация управляет рисками, связанными с использованием ИТ;
• ИТ-ресурсы используются рационально;
• ИТ-подразделение функционирует эффективно.

Процесс корпоративного управления ИТ начинается с определения целей ИТ-подразделения (рис. 1), что позволяет задать направление дальнейшего развития. Перечисленные выше высокоуровневые цели вытекают из ожиданий акционеров, служат основой для разработки стратегии компании и должны быть доведены до сведения ее менеджеров.

Рис. 1. Структура корпоративного управления ИТ

С учетом этих целей высшее ИТ-руководство формулирует детализированные задачи для руководителей направлений ИТ-подразделения, которые отвечают, например, за разработку и внедрение прикладных информационных систем или за развитие и поддержку ИТ-инфраструктуры.

Очевидно, что крайне важным для подобной системы управления является как четкая постановка самих целей и определение стратегии их достижения, так и непрерывное сопоставление текущих значений показателей эффективности деятельности с целевыми, то есть мониторинг (например, самооценка, внутренний и внешний аудит). Наличие отклонения от поставленных целей, как правило, служит сигналом для выработки корректирующих действий, которые должны быть одобрены руководителями вышестоящего уровня.

Постановка целей относится к сфере ответственности совета директоров (либо соответствующих его комитетов), в то время как за измерение показателей эффективности отвечает руководство компании. Следует отметить, что поставленные цели должны быть достижимы, а выбранные показатели эффективности деятельности — адекватно отражать степень достижения поставленных целей.

Роли и ответственность

Ответственность за корпоративное управление ИТ лежит на совете директоров и исполнительном руководстве компании. На каждом из этих уровней могут быть созданы соответствующие комитеты, например, Комитет по ИТ-стратегии и управляющий комитет по ИТ.

В то время как комитет по ИТ-стратегии отвечает за формирование стратегии в области ИТ и ее соответствие целям компании, деятельность управляющего комитета по ИТ направлена на определение приоритетов, распределение ресурсов и контроль за выполнением проектов.

Кроме того, могут быть сформированы технологический комитет и комитет по ИТ-архитектуре, которые призваны поддерживать деятельность исполнительного директора и директора по ИТ. Эти комитеты обеспечивают стандартизацию и оптимальное использование ИТ-ресурсов и совместно с комитетом по ИТ-стратегии и управляющим комитетом по ИТ реализуют трехуровневый подход к корпоративному управлению ИТ — стратегия, управление, стандартизация.

Одним из важнейших аспектов корпоративного управления ИТ является организация конструктивного взаимодействия бизнес- и ИТ-подразделений компании. Членам совета директоров следует принимать активное участие в деятельности комитета по ИТ-стратегии или аналогичных комитетах. Исполнительный директор должен обеспечить формирование адекватной организационной структуры, которая позволит реализовать ИТ-стратегию компании. ИТ-директору необходимо быть бизнес-ориентированным руководителем и служить связующим звеном между бизнесом и ИТ, в то время как исполнительное руководство компании должно быть вовлечено в деятельность Управляющего комитета по ИТ и аналогичных комитетов совета директоров.

Подход к внедрению

Для внедрения принципов корпоративного управления ИТ совет директоров должен взять на себя соответствующую ответственность, а также определить направления деятельности для руководства компании. Это может быть реализовано посредством:

• включения вопросов, связанных с ИТ, в повестку дня собраний совета директоров;
• анализа действий руководства компании в отношении ИТ для выявления существующих проблем, связанных с ИТ;
• содействия руководству компании в обеспечении соответствия деятельности в области ИТ потребностям бизнеса компании;
• достижения уверенности в том, что руководство компании понимает, какое воздействие на бизнес оказывают риски, связанные с использованием ИТ;
• формирования требований к измерению эффективности деятельности в области ИТ и подготовке соответствующей отчетности для совета директоров (например, внедрение IT BSC — сбалансированной системы показателей для ИТ, «привязанной» к сбалансированной системе показателей бизнеса);
• учреждения комитета по ИТ-стратегии, отвечающего за взаимодействие совета директоров и руководства компании по вопросам ИТ;
• формирования требований к внедрению концепции корпоративного управления ИТ, основанной на едином подходе (например, CobiT).

При внедрении процесса корпоративного управления ИТ рекомендуется соблюдать ряд очевидных, но необходимых правил. Внедрение должно быть разбито на несколько этапов (рис. 2). Изменения нужно проводить постепенно, шаг за шагом.

Нередко это требует изменения корпоративной культуры, поэтому необходимо уделить самое серьезное внимание мотивации принятия нововведений. Следует убедиться в том, что все участники процесса четко понимают поставленные перед ними задачи. Процесс внедрения может занять определенное время, поэтому следует научиться «управлять» ожиданиями всех его участников. В первую очередь необходимо сконцентрироваться на тех изменениях, которые требуют наименьших усилий, но при этом дают ощутимый результат.

Рис. 2. Внедрение процесса корпоративного управления ИТ

Институт корпоративного управления ИТ (IT Governance Institute, ITGI) в своей публикации Board Briefing on IT Governance предлагает практические рекомендации, которые содержат перечень ключевых вопросов по корпоративному управлению ИТ, методологию корпоративного управления ИТ для совета директоров и исполнительного руководства, роли и зоны ответственности.

Ключевые вопросы по корпоративному управлению ИТ позволяют совету директоров, во-первых, выявить существующие проблемы, связанные с использованием ИТ, например насколько прозрачна деятельность ИТ-подразделений или как часто ИТ-проекты заканчиваются неудачей и не оправдывают ожиданий. Во-вторых, понять, каким образом руководство компании решает проблемы, связанные с использованием ИТ. Например, выяснить какова важность ИТ для предприятия, и какую стратегию выбрало исполнительное руководство компании для управления ИТ с точки зрения поддержания и развития ее деятельности. И, наконец, провести оценку собственной деятельности — например, получает ли совет директоров регулярные отчеты о статусе наиболее важных ИТ-проектов, включаются ли вопросы, связанные с ИТ, в повестку дня собраний совета директоров на регулярной основе и насколько полно и систематизированно рассматриваются такие вопросы.

Методология, предлагаемая Институтом корпоративного управления ИТ, предусматривает определение областей, в рамках которых ведется деятельность совета директоров и исполнительного руководства компании. Рассматривается четыре основных вида деятельности (рис. 3): руководство, планирование, организация и контроль. Например:

1. Руководящие действия совета директоров: определить направление деятельности и ожидаемые результаты.
2. Планирование, выполняемое исполнительным руководством: определить требования к ИТ и необходимые инвестиции.
3. Организационная деятельность, осуществляемая исполнительным руководством: обеспечить поддержку текущей деятельности компании.
4. Контролирующие действия, выполняемые совместно советом директоров и исполнительным руководством: оценка эффективности.

При планировании работы совета директоров и исполнительного руководства необходимо ориентироваться на создание предпосылок для роста эффективности деятельности, учитывая передовой мировой опыт и лучшие практики. Это позволит определить ключевые факторы успеха.

Рис. 3. Методология корпоративного управления ИТ

Например, совет директоров стремится к повышению отдачи от инвестиций в ИТ. Для этого в компании создается ответственная, эффективная и прозрачная структура корпоративного управления ИТ с четко определенными предназначением, задачами и зонами ответственности. Таким образом, в данном случае ключевым фактором успеха является восприятие ИТ как неотъемлемой составляющей основной деятельности компании.

На уровне исполнительного руководства в качестве одной из предпосылок роста эффективности деятельности компании может рассматриваться снижение сроков разработки новых ИТ-решений. Для этого бизнес-цели и цели ИТ доводятся до всех сотрудников компании, а ключевым фактором успеха является вовлечение конечных пользователей ИТ-услуг в ИТ-проекты и участие ИТ-менеджмента в бизнес-проектах.

Области корпоративного управления ИТ характеризуются целями для ИТ, открывающимися для бизнеса возможностями и рисками, которые связанны с новыми технологиями, а также требуемыми процессами и знаниями. Например:

1. Цель: увеличить доходы.
2. Возможности: электронная коммерция (и связанные с нею риски).
3. Требуемые процессы и знания: оценка информационной безопасности и защищенности систем.

Эффективность корпоративного управления ИТ оценивается при помощи соответствующих показателей. Например, показателями эффективности деятельности совета директоров являются измеримый вклад ИТ в быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг; привлечение новых клиентов и отсутствие претензий со стороны существующих; создание новых каналов предоставления услуг. В качестве показателей эффективности деятельности исполнительного руководства компании можно рассматривать, например, доступность информационных систем и сервисов и повышающийся уровень предоставляемых ИТ-услуг; отклонение фактических расходов от запланированных; производительность труда сотрудников и их удовлетворенность.

Рассмотрим роли и зоны ответственности участников процесса корпоративного управления ИТ с точки зрения достижения одной из его высокоуровневых целей — обеспечения соответствия направления развития ИТ целям бизнеса.

Что же дает корпоративное управление?

Являясь частью корпоративного управления компанией, корпоративное управление ИТ позволяет:

• определить систему взаимоотношений между руководством компании, ее собственниками и другими заинтересованными сторонами;
• внедрить процессы, посредством которых задаются цели компании, определяются методы достижения этих целей и описываются способы измерения эффективности деятельности по достижению этих целей;
• получить уверенность в том, что бизнес компании имеет преимущества от использования ИТ, а риски, вызванные использованием ИТ, снижаются до приемлемого уровня.

Денис Липов (dlipov@deloitte.ru), Владислав Дутов (vdutov@deloitte.ru) — старшие консультанты Группы по управлению рисками организаций компании «Делойт и Туш СНГ»

Зачем нужны бизнес-психологи, и какова их реальная ценность для компаний. Кто из сотрудников может выполнять роль такого специалиста и почему. Эти и другие вопросы мы задали HR-эксперту, сертифицированному коучу, M.A.NLP Ольге Прокопенко. Наш эксперт на примерах из личной практики показала, как навыки психологии могут изменить и сотрудников, и компанию.

Кто и когда может выполнять роль психолога

— Я бы назвала бизнес-психологами людей, имеющих специальную подготовку, необходимые знания и навыки для повышения эффективности бизнеса в целом — от эффективности работы команд до персональной эффективности каждого сотрудника компании.

И здесь уместно говорить о специализации, «заточке» бизнес-психолога. Им в компании может быть :

• Эйчар (HR) — специалист по управлению человеческими ресурсами
• Бизнес-тренер — специалист по обучению
• Коуч — специалист по повышению командной и персональной эффективности
• Фасилитатор — специалист по групповым коммуникациям

Каждый из них имеет свой набор специфических инструментов, знаний и компетенций. Задумываясь о таком сотруднике, многие руководители часто совершают ошибку.

Казалось бы, надо просто найти человека, который умеет делать все это одновременно — так будет «дешево и сердито». Но это — заблуждение. И оно так же трудно осуществимо, как найти авто-мото-вело-фото-кино-радио-монтера и вверить его заботам обслуживание всего набора техники одновременно.

К тому же, на разных этапах развития бизнеса будут нужны разные специалисты:

1. На начальном этапе, в принципе, достаточно одного HR-специалиста.

2. При активном росте компании в штат HR-подразделения целесообразно вводить специалиста-рекрутера, специалиста в области удержания ключевых сотрудников и специалиста по развитию персонала.

3. Когда в компании работает более 200 человек, может появиться необходимость в найме внутреннего тренера с функцией фасилитатора.

4. Если у компании большие планы по завоеванию рынка — необходимым становится найм внутреннего коуча или привлечение внешнего специалиста для работы с ключевыми сотрудниками.

Чем занимаются бизнес-психологи

На мой взгляд, основные области применения их компетенций:

• Участие в HR-процессах — от рекрутинга до ассессмента (assessment — оценка персонала) и удержания талантов
• Разработка систем нематериальной мотивации и участие в разработке систем материальной мотивации
• Создание системы обучения в компании, разработка и внедрение индивидуальных программ развития для ключевых сотрудников
• Содействие руководству компании в разработке общей стратегии развития бизнеса, в качестве фасилитатора стратегических сессий
• Все вопросы коммуникаций: между сотрудниками, между командами, отделами или департаментами в компании, между руководителями и сотрудниками, между компанией и потребителями

Ценность любого человека для бизнеса (от грузчика до директора) определяется той прибылью, которую он, прямо или косвенно, для этого бизнеса генерирует.

Если в результате работы психолога по подготовке сотрудника к сложным переговорам этот сотрудник успешно заключает миллионный контракт — ценность такой работы высока.

Некоторые собственники думают, что, нанимая бизнес-психолога для работы с ключевым сотрудником, специалист сотворит с ним чудо за час. Такой подход весьма наивен. Волшебных таблеток не бывает, увы.

Повышение эффективности сотрудника — скрупулезная, методичная и системная работа. Она требует и финансовых, и временных ресурсов. Как показывает практика, чтобы «встроить» сотруднику эффективную стратегию переговоров, нужно:

• Предварительно проработать некоторое количество внутренних «стопов» и ограничивающих убеждений сотрудника
• Вырастить или поднять его самооценку
• Повысить уровень внутренней мотивации каждого члена команды на достижение результата
• И только потом, «вишенкой на торте», тренировать навыки сотрудников, например, в работе с возражениями, до автоматизма

Пример: как развитие сотрудников изменило компанию

Есть несколько основных стратегий повышения эффективности работы сотрудника:

• Наставничество для «новичков» в определенной области деятельности
• Тренинги и семинары для сотрудников, которые освоили все необходимые базовые навыки и которым требуется расширение рабочего инструментария
• Коучинг ключевых сотрудников или команд для преодоления внутренних ограничений, повышения мотивации, постановки и достижения амбициозных целей

Роль бизнес-психолога в том, чтобы правильно оценить, на какой из ступеней развития находится каждый сотрудник и команда в целом, и какой именно путь повышения эффективности выбрать в каждом конкретном случае.

Правда, есть и нюансы, которые показывают, что личностное развитие в компании — палка о двух концах.

Чтобы эта мысль была понятнее, расскажу об одном случае из практики, когда меня наняли в качестве коуча — для повышения эффективности команды отдела продаж.

В мои задачи входило:

• «Раскачать» продавцов
• Повысить самооценку сотрудников
• Повысить их уровень мотивации
• Проработать страхи

По замыслу собственника, «на выходе» компания должна была получить амбициозных, смелых и инициативных сотрудников — в этом плане я свою задачу выполнила. Но вдруг через несколько месяцев мне позвонил собственник и сообщил об увольнении «по собственному желанию» департамента продаж в полном составе.

Оказалось, что:

• Собственник игнорировал или отметал все предложенные командой инициативы
• Смелые проекты были забракованы авторитарным «так в нашей стране никто не работает, ничего не получится»
• Его амбиции ограничивались плохо просчитанной системой материальной мотивации, а сам он оказался не готов к личностному росту своих сотрудников

Как разрешилась ситуация:

• В компанию набран новый штат департамента продаж
• Сотрудники подбирались с учетом определенных личностных особенностей (личного метапрограммного профиля, когда определялись привычные для них процессы мышления)
• Для команды проведено необходимое количество навыковых тренингов (за счет этого также повышена лояльность к компании)
• Для каждого сотрудника создана индивидуальная программа развития на 3 года
• Система материальной и нематериальной мотивации пересмотрена с учетом роста компетенций и возможностей карьерного роста сотрудников

Сам собственник занялся личностным развитием, чтобы быть «на шаг впереди» команды, давая людям дополнительные стимулы для роста. Урок с увольнением команды он оценил адекватно и сделал для себя определенные выводы.

А ребята, которые ушли, создали стартап, успешно работающий на рынках Восточной Европы уже 4 года. От первоначального состава в проекте работают 3 человека из 7 — один ушел в западную компанию, трое создали собственные бизнесы.

Пример подготовки команды для выхода на новые рынки

Покажу еще на одной простой ситуации, чем может быть полезен специалист с навыками психолога. К примеру, перед командой, которая очень профессионально ведет ряд проектов на рынках СНГ, ставится задача выйти на новые рынки в Азии.

Для этого команду необходимо подготовить:

• Нанять консультанта, который даст инструкции о базовых алгоритмах работы в этом регионе
• Провести семинар по изучению особенностей культуры ведения бизнеса в азиатских странах и делового этикета
• Провести тренинг по командообразованию для поднятия боевого духа или коуч-сессию по постановке и достижению цели

Что в данном случае учитывает специалист (бизнес-психолог):

• Команда чаще всего состоит из сотрудников нескольких специальностей, разного уровня компетенций и разного уровня должностных обязанностей и полномочий
• Кому из них какие мероприятия будут более полезны — он определяет на основе поведенческого анализа и анализа компетенций каждого сотрудника
• На основании этого анализа составляется оптимальная программа мероприятий таким образом, чтобы каждый член команды и вся команда в целом была готова к выполнению задачи

Следующие шаги специалиста по развитию:

• Провести внутреннюю работу в команде, чтобы создать мотивацию к получению новых знаний
• Подобрать соответствующих консультантов/тренеров/коучей для необходимых видов подготовки
• Минимизовать затраты
• Оптимизировать весь процесс

Безусловно, выше расписан процесс в идеале.

В реальности ситуация чаще всего выглядит так:

• В большинстве компаний специалиста, профессионально владеющего навыками бизнес-психологии для эффективной подготовке команды, нет
• Проделав большой объем работы, тот специалист, которому поручено заниматься этим процессом, приносит бюджет на утверждение финансовому директору
• Финансовый директор немилосердно «режет» этот бюджет
• В итоге сотрудники готовятся непонятно кем, непонятно как и непонятно к чему
• Команда в ходе реальной работы сталкивается с препятствиями и не умеет с ними справляться
• Проект не оправдывает ожиданий
• Виноватым оказывается специалист, который не сумел эффективно подготовить команду, хотя для этого были выделены некоторые средства и время
• В направлении эффективной работы с сотрудниками бизнес ведется «на авось», цели достигаются с вероятностью 50/50 (в лучшем случае)
• Руководители стенают о невозможности найти компетентных сотрудников, а сотрудники жалуются на руководство, которое ставит невыполнимые задачи

Как психологи помогают по-новому взглянуть на старую проблему

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от цели. Взглянуть по-новому на старую проблему, чтобы что? Если, чтобы признать поражение и двигаться дальше, то применяются одни технологии. Чтобы превратить проблему в задачу — другие, а найти причины и устранить их — третьи.

Для этого даже не нужны специальные мероприятия, достаточно владения простыми техниками типа рефрейминга (методика изменения точки зрения собеседника), чтобы в ходе разговора, тренинга или коуч-сессии с этим справиться.

Что касается выработки креативных решений для «нерешаемых» старых или новых задач, в мире уже довольно давно существуют немало методик креативного решения «нерешаемых» задач (старых и новых), к примеру, дизайн-мышление, траблшутинг, синектика, но это — тема следующего разговора.