Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.
Нормативная база
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Обязательно ли применять унифицированную форму
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Скачать бесплатно бланк Т-7
Разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов.
Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:
- нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
- должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).
Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.
В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.
Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Чьё мнение учитывать
Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.
А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.
Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.
График отпусков: пошаговая инструкция
Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.
Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.
Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:
- графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
- графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
- графа 3 – имя, фамилия и отчество;
- графа 4 – табельный номер;
- графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
- графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.
Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Шаг 2. Согласование с профсоюзом
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.
Шаг 3. Подписание
Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.
Шаг 4. Утверждение
Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.
Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)
Шаг 5. Ознакомление
Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.
Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:
- завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
- предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
- собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Хранение графика отпусков
График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 8 февраля 2021 г.
Отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Право на отпуск имеет каждое лицо, работающее по трудовому договору (ст. 21 ТК РФ). Отпуск относится к времени отдыха работника, т. е. в этот период он освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей и вправе использовать это время так, как считает нужным (ст. 106, 107 ТК РФ).
Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). На период очередного отпуска по Трудовому кодексу-2021 за работником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). То есть оплачивается отпуск за счет работодателя.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику независимо от места его работы, сменности, формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора, организационно-правовой формы работодателя и т.д. Поэтому отпуска предоставляются в том числе тем, кто работает:
- по совместительству (ст. 287 ТК РФ);
- на условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ);
- на дому (ст. 310 ТК РФ);
- дистанционно (ст. 312.4 ТК РФ).
Вместе с тем отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но есть категории работников, которым положен:
- удлиненный ежегодный отпуск (на большее число дней);
- дополнительный отпуск, предоставляемый помимо основного.
Очередной оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления
По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января (ст. 123 ТК РФ).
Что касается первого года работы у нового работодателя, то право на отпуск у работника возникает по истечении 6 месяцев. Но по согласованию с руководством пойти в отпуск новоиспеченный сотрудник может и раньше (ст. 122 ТК РФ).
Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Каждый работодатель утверждает такой график не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ).
Если работник собирается в отпуск по графику, то брать у него заявление на очередной отпуск не нужно. В этом случае необходимо за 2 недели до начала отпуска работника или ранее направить ему под роспись уведомление об отпуске (ст. 123 ТК РФ). Утвержденной формы такого уведомления нет, поэтому работодатель вправе сам решить, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Например, уведомление может быть составлено так:
Общество с ограниченной ответственностью ООО «Калейдоскоп»
Ведущему инженеру Кунгурову И.С.
Уведомление от 26.03.2021 № 2
Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на 2021 год, с 12 апреля 2021 года Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Дата выхода на работу – 26 апреля 2021 года.
Начальник отдела кадров 
Петренко О.Н.
Уведомление получил 26.03.2021 
Кунгуров И.С.
Кроме уведомления надо будет оформить приказ о предоставлении отпуска работнику или работникам по форме № Т-6 либо № Т-6а соответственно (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Оплачен отпуск должен быть не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Очередной отпуск в кадровых формах
В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) дни отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».
Также отметку об отпуске работника нужно отразить в разделе VIII личной карточки работника по форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Бланк заявления на отпуск
Если ваш работник собрался в отпуск не по графику, то он должен написать на имя руководителя компании заявление на отпуск. Текст заявления зачастую начинается со слов «Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск…». А вот сам период отпуска может быть указан по-разному:
- с конкретной даты на определенное количество дней;
- с одной даты по другую дату.
И тот, и другой вариант допустимы. Но если в период отпуска попадут праздничные дни, то количество используемых календарных дней отпуска может получиться разным в зависимости от формулировки в заявлении.
Обязательность предоставления отпуска
В силу производственной необходимости или по иным причинам работник может так и не использовать свой отпуск в течение года. В этом случае накопленные отпускные дни переносятся на будущие периоды. Но в течение двух лет подряд оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу в обязательном порядке должен быть предоставлен работнику. Кроме того, запрещено непредставление отпуска в течение года работникам в возрасте до 18 лет, а также лицам, занятым на работах с опасными (вредными) условиями труда (ст. 124 ТК РФ).
Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен
ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда отпуск должен быть продлен или перенесен с учетом пожеланий работника. Это относится к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ):
- заболел или получил травму. При этом пособие за дни временной нетрудоспособности выплачиваются работнику в общем порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830);
- исполнял государственные обязанности, при которых законодательством предусмотрено освобождение от работы. К примеру, был присяжным заседателем в суде (ст. 10, п. 3 ст. 11 Закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ).
Если работник, находясь в отпуске, сразу уведомил своего работодателя о болезни или исполнении им гособязанностей, то его отпуск может быть автоматически продлен на соответствующее количество дней (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). При этом отдельный приказ о продлении издавать не нужно. В итоге на работу сотрудник выйдет позже изначально установленной даты окончания отпуска.
Если же работник выйдет на работу в соответствии с графиком отпусков и только тогда сообщит работодателю, к примеру, о том, что болел, то с ним нужно будет согласовать вопрос о переносе части отпуска на другой срок. Работник должен будет написать заявление о переносе отпуска.
Кстати, если больничный был оформлен в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то отпуск на период нетрудоспособности не продлевается и не переносится (п.46 Порядка к Приказу Минздрава от 01.09.2020 N 925н, Письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).
Другие случаи переноса отпуска
Как уже было сказано выше, работник:
- не позднее чем за 2 недели до начала отпуска должен быть о нем извещен;
- не позднее чем за 3 дня до начала отпуска должен получить полагающиеся ему отпускные выплаты.
При несоблюдении указанных требований работодатель по письменному заявлению работника должен будет перенести изначально запланированный отпуск на согласованный с сотрудником иной период (ст. 124 ТК РФ).
Также отпуск должен быть перенесен, если работник в связи с производственной необходимостью согласился не ходить в отпуск в текущем рабочем году, либо был отозван из отпуска.
Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли
Оплата отпускных дней работников учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об отпускных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ. То есть это оплата:
- основного ежегодного отпуска (обычной продолжительности или удлиненного);
- ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников;
- учебного отпуска, на период которого за работником сохраняется средний заработок (ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст. 255 НК РФ).
А вот если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом ваши работники бывают в отпусках в течение более долгого времени, чем это установлено законодательством, оплата дополнительных отпускных дней в расходах не признается (п. 24 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, не учитывается в расходах оплата дополнительного отпуска, предоставляемого работнику для санаторно-курортного лечения производственной травмы или профзаболевания (пп. 3 п. 1 ст. 8, пп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Поскольку эти суммы оплачивает ФСС. Напомним, что с 2021 года все регионы РФ перешли на систему прямых выплат от ФСС.
Оплата отпуска работникам: НДФЛ и страховые взносы
Отпускные, выплачиваемые работникам в связи с уходом в ежегодные оплачиваемые отпуска, подлежат обложению НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ), поскольку это доход сотрудников. Собственно по этой же причине, т.к. отпускные представляют собой выплаты работнику в рамках трудовых отношений, с их суммы должны быть начислены страховые взносы (п.1 ст.420 НК РФ).
Согласно ТК каждое лицо, работающее по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. Неважно, работает сотрудник полный или неполный рабочий день, с предоставлением рабочего места или дистанционно, а также по совместительству.
Сотрудник, работающий больше года, имеет право на отпуск длительностью не менее 28 дней. Отдельным категориям лиц этот период может быть увеличен. Отдых можно разбить на части, но с условием, что одна из частей будет не менее 14 дней.
Стоит учесть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый рабочий, а не календарный год. То есть он берет начало со дня, когда сотрудник устроился на работу.
В первый год сотрудник имеет право взять отпуск по истечении 6 месяцев работы, но по согласованию с работодателем может выйти на отдых и раньше.
Документы по предоставлению отпуска начинают формироваться задолго до того, как сотрудник отправится отдыхать. Необходимо следовать четкому алгоритму.
Такском-КЭДО — быстрый юридически значимый обмен электронными документами между работодателем и сотрудниками. Подключение за 7 дней, работа без бумаг, более 150 видов электронных документов, безопасно и удобно.
Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное предложение.
Этап 1. График отпусков
Первым этапом является составление графика отпусков. Он оформляется в конце каждого календарного года путем сбора заявок у всех сотрудников или составления опросного листа. Здесь, с одной стороны, должны учитываться пожелания сотрудников, а с другой стороны — уходы в отпуск не должны негативно сказываться на деятельности бизнеса.
В компаниях с профсоюзом график сначала необходимо согласовать с ним. Также следует ознакомить каждого сотрудника с графиком. Обычно сотрудники просто расписываются в отведенной для этого графе или в списке, приложенному к приказу об утверждении графика.
Руководитель обязан утвердить график отпусков не позднее чем за 2 недели до конца календарного года. Составляется он по унифицированной форме Т-7 или по форме, самостоятельно разработанной и принятой в компании.
В течение года, безусловно, возможны случаи, когда сотрудник желает отдохнуть не по графику, или работодателю сотрудник оказывается нужным в период отпуска. Но изменения в графике происходят по согласованию обеих сторон.
Этап 2. Уведомление работников
При выходе сотрудника в отпуск по графику работодателю необходимо уведомить его об этом за две недели. Законодательно не установлена форма уведомления, поэтому компании составляют его в свободной форме. Главное, чтобы в нем были зафиксированы, кому оно адресуется, даты начала и окончания отпуска. Уведомление предоставляется под роспись.
В случаях, когда сотрудник пишет заявление об отпуске вне графика, а работодатель его подписывает, уведомление не требуется.
И в случае с графиком, и в случае с уведомлением удобно сообщать сотрудникам о них массово (особенно, когда штат большой). Для этого можно использовать решения по электронному кадровому документообороту. Работодатель рассылает оповещения сотрудникам, они ним знакомятся с ним и ставят электронную подпись об ознакомлении.
Этап 3. Оформление отпуска — приказ
После уведомления сотрудника издается приказ о предоставлении отпуска. Можно использовать унифицированную форму Т-6 (Т-6а) или самостоятельно разработать свою форму. Документ подписывает руководитель, с ним должен быть также ознакомлен сотрудник под роспись. После этого приказ направляется в бухгалтерию для проведения оплаты.
Этап 4. Оплата отпуска
На основании приказа составляется записка-расчет отпускных согласно форме Т-60 или бланку, разработанному компанией самостоятельно.
На бланке расписывается бухгалтер, который произвел расчет отпускных. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Перечислить отпускные можно на карту или выдать наличными. Если речь об иностранном сотруднике, то ему перечислить отпускные, как и другие выплаты, связанные с работой, можно только в безналичном порядке.
Этап 5. Отметки в кадровых формах
Чтобы отметить факт выхода сотрудника в отпуск, в табеле учета рабочего времени вносятся сведения: код «ОТ» для основного отпуска и код «ОД» — для дополнительного.
По возвращению сотрудника из отпуска в его личную карточку (по форме Т-2) вносятся сведения о виде отпуска, за какой период работы он предоставлен, длительности и реквизитах приказа. Согласно Постановлению Правительства от 24.07.2021 № 1250 ведение этих карточек уже необязательно, но если компания продолжает их в сети, то вносить данные нужно.
По такому алгоритму оформляют ежегодный отпуск сотрудникам, которые его используют по графику. Но возможны случаи, когда отпуск переносится, продлевается, работодатель отзывает из отпуска или сотрудник вовсе не использует его.
Отпуск можно продлить в следующих случаях:
- Работник во время отпуска заболел и оформил больничный.
- Работник исполнял государственные обязанности, например, был присяжным в суде.
Если сотрудник не хочет продлевать отпуск на эти дни, а собирается перенести их (присоединить к другой части отпуска), то он должен согласовать перенос с руководителем. Издание приказа на продление отпуска необязательно.
Чтобы перенести отпуск, работнику следует написать заявление о переносе. Если работодатель согласовывает перенос, издается соответствующий приказ и вносятся изменения в график отпусков.
Отозвать из отпуска можно лишь по согласию сотрудника. Но оставшиеся дни он сможет использовать в любое другое время или добавить к следующему отпуску.
Если по каким-то причинам сотрудник так и не воспользовался оплачиваемым отдыхом в течение года, или остались неиспользованные дни, то они переносятся на следующий год. Но согласно Трудовому кодексу нельзя не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. В любом случае, если у работника накопились неиспользованные дни отдыха, он может получить за них компенсацию при увольнении.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Документы на отпуск — их требуется целый пакет. В нашем материале расскажем, какие документы нужны для отпуска в стандартной и нестандартных ситуациях, и предложим подходящие для этого бланки и образцы.
Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.
Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.
Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Документы по оформлению отпуска: уведомление
Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):
- Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:
«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 11.07.2022 по 24.07.2022. Согласно графику отпусков от 16.12.2021 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».
- Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
- Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
- Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.
Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.
Подробнее об этом читайте:
- «Можно ли уйти в отпуск по графику без заявления?»;
- «За сколько дней пишется заявление на отпуск».
Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):
- Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете здесь.
- Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте тут.
Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.
Подробнее читайте в статье «Как оформить перенос отпуска по желанию работника».
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.
В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.
Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.
Итоги
Стандартная схема документооборота по отпускам такова:
- в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
- за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
- за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
- во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.
Но от нее могут быть отступления.
Единственный случай, когда работодатель можете определить период ежегодного оплачиваемого отпуска работника без согласования с ним — при включении отпуска в график отпусков. При этом должны быть соблюдены одновременно два условия:
— работодатель планирует предоставить отпуск полной продолжительности (например, 28 календарных дней);
— работник не относится к тем, кто имеет право на отпуск в удобное для них время. Например, это работник, имеющий трех или более детей до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет.
Если же работодатель желает предоставить отпуск по частям или у работника есть право на отпуск в удобное время, он должен согласовать даты отпуска с работником. Это следует из ч. 1 ст. 115, ч. 1, 2, 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2 Трудового Кодекса РФ.
После утверждения графика работодатель не вправе в одностороннем порядке изменить предусмотренные в нем периоды отпусков. Даже перенести отпуск по производственной необходимости возможно только с согласия работника (ч. 2 ст. 123, ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Прокуратура Кошехабльского района
Может ли работодатель не согласовывать с работником период его ежегодного оплачиваемого отпуска?
Единственный случай, когда работодатель можете определить период ежегодного оплачиваемого отпуска работника без согласования с ним — при включении отпуска в график отпусков. При этом должны быть соблюдены одновременно два условия:
— работодатель планирует предоставить отпуск полной продолжительности (например, 28 календарных дней);
— работник не относится к тем, кто имеет право на отпуск в удобное для них время. Например, это работник, имеющий трех или более детей до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет.
Если же работодатель желает предоставить отпуск по частям или у работника есть право на отпуск в удобное время, он должен согласовать даты отпуска с работником. Это следует из ч. 1 ст. 115, ч. 1, 2, 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2 Трудового Кодекса РФ.
После утверждения графика работодатель не вправе в одностороннем порядке изменить предусмотренные в нем периоды отпусков. Даже перенести отпуск по производственной необходимости возможно только с согласия работника (ч. 2 ст. 123, ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Прокуратура Кошехабльского района