From Wikipedia, the free encyclopedia
Guide to Reference, published in 2008 as the online successor to Guide to Reference Books, was a selective guide to the best print and online reference sources. An editorial team of reference librarians and subject experts selected and annotated some 16,000 entries, which were organized by subject. It was a subscription database, published by the American Library Association, and was updated on an ongoing basis. It was intended as a resource for libraries when answering reference questions, planning library instruction, identifying items to purchase, and training staff.
The print edition was published regularly since 1902 by the American Library Association, and had been a staple of academic reference libraries throughout the United States. However, its popularity of use had dropped in recent years with the continued rise of electronic databases.
The online product was closed down on March 31, 2016.[1]
History[edit]
The Guide was written in the first decade of the twentieth century by Alice Bertha Kroeger, head of the Library School at Drexel University in Philadelphia, Pennsylvania. She developed a 104-page volume meant to educate students and professionals within the library community. Filled with short articles and indexes to other publications for further reading, Kroeger used her book to “codify both the principles of education for reference librarianship and reference librarianship’s province of expertise” (Kieft, 331). It also included a series of indexes describing and evaluating reference publications on a variety of topics and was meant to help the aspiring librarian learn about the most useful and reliable reference sources available on the market. The American Library Association published her book as Guide to the Study and Use of Reference Books: A Manual for Librarians, Teachers and Students. Kroeger produced two editions, one in 1902 and a second in 1907.
After Kroeger’s death in 1909 the American Library Association asked Isadore Gilbert Mudge, head of the reference department for the library at Columbia University, to take over the project. Mudge started a trend at Columbia that would last for several decades, pushing their reference staff to essentially “lead four lives-as editors, administrators, collection builders, and front-line reference specialists” (Plotnik, 130). Much of the work for the Guide was accomplished alongside the normal reference work duties of collection development and assisting students and professors with their research requests. During this time the indexes on reference materials expanded and the book went through two title changes: New Guide to Reference Books in 1923 and Guide to Reference Books in 1929.
After taking the volume through three decades and four new editions, Mudge retired and passed the responsibility on to her successor at Columbia University, Constance Mabel Winchell. Winchell reorganized the book, classifying the indexes into different disciplines similar to the academic departments of a university. The indexes were greatly expanded under Winchell; when the eighth edition was published in 1967 it was quite a tome, including entries on some 7500 individual publications.
When Eugene P. Sheehy took over as head of reference at Columbia in 1967 he took on the Guide. Having worked as Winchell’s assistant for several years Sheehy adopted her style, process of selection and organization as his own. He began issuing supplements to the Guide, with versions in 1968, 1970, and 1972. The supplements expanded on the entries of Winchell’s eighth edition, adding indexes of material newly published or newly discovered. A new ninth edition, which required Sheehy and his two assistants to update and correct entries from Winchell’s edition and add in material from their three supplements, was finally published in 1976. This ninth edition was the first version to include listings of early electronic databases. Sheehy continued editing and publishing supplements until he retired in 1986.
The editorship passed for the 10th edition supplement and the 11th edition to Robert Balay of the Association of College and Research Libraries’ Choice magazine. No longer the vision of a lone individual, the Guide became an increasingly cooperative project as reference literature grew and as contributors were drawn from libraries around the country.
Current developments[edit]
Use of the Guide became less and less frequent as research had turned more towards electronic databases such as EBSCOhost and JSTOR. The project to develop a 12th edition of the Guide as an online database was announced in 2000 under the editorship of Robert H. Kieft, then librarian at Haverford College (now college librarian at Occidental College). This online edition was published in 2009 and continually updated. It was the first to include listings of websites and was the first to be issued in electronic form. The online Guide’s last general editor was Denise Beaubien Bennett, engineering librarian at the University of Florida’s Marston Science Library.[2]
ALA Publishing, in collaboration with the Guide to Reference Editorial Review Board, announced that, due to the «current business climate», the Guide to Reference online product had ceased taking further subscriptions and would be closed down on March 31, 2016.[1]
References[edit]
- ^ a b «Farewell, and Thanks». Guide to Reference. Archived from the original on March 23, 2016. Retrieved December 21, 2016.
- ^ «Editorial Review Board». Guide to Reference. Archived from the original on February 23, 2016. Retrieved December 21, 2016.
- Cheatham, Bertha M. “Reviews the Book “Guide to Reference Books” edited by Eugene P. Sheehy.” School Library Journal. 33.7. (March, 1987): 88.
- Galvin, Tom. “Review of The Guide to Reference Books by Eugene P. Sheehy.” Library Journal. (September 15, 1968): 89.
- Harris, Robert R. “Guide to Reference Books (Book Review).” Library Journal. 101.22. (December 15, 1976): 2560.
- Plotnik, Art. “From Winchell’s 8th to Sheehy’s 9th.” American Libraries. 8.3. (March, 1977): 129-133.
- Kieft, Robert. “When Reference Works Are Not Books: The New Edition of the Guide to Reference Books.” Reference and User Services Quarterly. 41.4. (July, 2002): 330-335.
- Rubin, Richard E. Foundations of Library and Information Science. 2nd ed. New York City: Neal-Schuman Publishers, Inc, 2004.
- Sheehy, Eugene P. “Preface.“ Guide to Reference Books. 10th ed. Ed. Eugene P. Sheehy. Chicago: American Library Association, 1986. ix-xi.
- Washburn, Anne. “Guide to Reference Books (Book Review).” Library Journal. 105.13. (July 1, 1980): 1502.
External links[edit]
- «Guide to Reference Home». Archived from the original on February 15, 2015.
Справочное руководство, опубликованное в 2008 году в качестве онлайн-преемника Руководства по справочникам, было выборочным справочником по лучшие печатные и интерактивные справочные источники. Редакционная группа библиотекарей-справочников и предметных экспертов отобрала и аннотировала около 16 000 статей, которые были организованы по темам. Это была база данных по подписке, опубликованная Американской библиотечной ассоциацией, и она постоянно обновлялась. Он был задуман как ресурс для библиотек при ответах на справочные вопросы, планировании библиотечных инструкций, определении предметов для покупки и обучении персонала.
Печатное издание регулярно публиковалось с 1902 года Американской библиотечной ассоциацией и было основным продуктом академических справочных библиотек по всей территории Соединенных Штатов. Однако его популярность упала в последние годы с продолжающимся ростом количества электронных баз данных.
Интернет-продукт был закрыт 31 марта 2016 г.
Содержание
- 1 История
- 2 Текущие разработки
- 3 Ссылки
- 4 Внешние ссылки
История
Руководство было написано в первом десятилетии двадцатого века Алисой Бертой Крегер, главой Библиотечной школы Университета Дрекселя в Филадельфии, Пенсильвания. Она разработала 104-страничный том, предназначенный для обучения студентов и специалистов библиотечного сообщества. Наполненная короткими статьями и указателями к другим публикациям для дальнейшего чтения, Крёгер использовала свою книгу, чтобы «систематизировать как принципы обучения справочному библиотечному делу, так и область компетенции справочного библиотечного дела» (Kieft, 331). Он также включал серию указателей, описывающих и оценивающих справочные публикации по различным темам, и предназначался для того, чтобы помочь начинающему библиотекарю узнать о наиболее полезных и надежных справочных источниках, доступных на рынке. Американская библиотечная ассоциация опубликовала ее книгу как «Руководство по изучению и использованию справочников: руководство для библиотекарей, учителей и студентов». Крегер выпустил два издания: одно в 1902 году, а второе в 1907 году.
После смерти Крегера в 1909 году Американская библиотечная ассоциация спросила Исадора Гилберта Маджа, главу справочника. отдел библиотеки в Колумбийском университете, чтобы взять на себя проект. Мадж положил начало тенденции в Колумбии, которая продлилась бы несколько десятилетий, заставляя своих справочных сотрудников «вести четыре жизни — редакторами, администраторами, составителями коллекций и передовыми справочными специалистами» (Плотник, 130). Большая часть работы над Руководством выполнялась наряду с обычными задачами справочной работы по составлению коллекции и оказанию помощи студентам и профессорам в их исследовательских запросах. За это время указатели справочных материалов расширились, и книга претерпела два изменения названия: Новое руководство по справочным книгам в 1923 году и Руководство по справочным книгам в 1929 году.
После того, как том прошел через три десятилетия и четыре новых издания. Мадж ушла на пенсию и передала ответственность своему преемнику в Колумбийском университете, Констанс Мейбл Винчелл. Уинчелл реорганизовал книгу, классифицируя указатели по различным дисциплинам, аналогичным академическим факультетам университета. При Винчелле индексы были значительно расширены; когда в 1967 году вышло восьмое издание, это был настоящий фолиант, включающий записи примерно о 7500 отдельных публикациях.
Когда Юджин П. Шихи занял должность руководителя справочной службы Колумбии в 1967 году, он взял на себя руководство. Проработав несколько лет помощником Винчелла, Шихи перенял ее стиль, процесс отбора и организацию как свой собственный. Он начал выпускать дополнения к Руководству с версиями в 1968, 1970 и 1972 годах. Дополнения расширили записи восьмого издания Уинчелла, добавив указатели недавно опубликованных или недавно обнаруженных материалов. Новое девятое издание, которое требовало от Шихи и двух его помощников обновления и исправления записей из издания Винчелла и добавления материалов из трех своих приложений, было наконец опубликовано в 1976 году. Это девятое издание было первой версией, включавшей списки ранних электронных баз данных. Шихи продолжал редактировать и публиковать приложения до тех пор, пока не вышел на пенсию в 1986 году.
Редакция 10-го издания и 11-го издания перешла к журналу Association of College and Research Libraries ‘Choice. Руководство перестало быть видением одинокого человека, оно превратилось во все более совместный проект по мере роста объема справочной литературы и привлечения участников из библиотек по всей стране.
Текущие разработки
Использование Руководства становилось все реже и реже, поскольку исследования в большей степени были направлены на электронные базы данных, такие как EBSCOhost и JSTOR. О проекте разработки 12-го издания Руководства в качестве онлайн-базы данных было объявлено в 2000 году под редакцией Роберта Х. Кифта, в то время библиотекаря Хаверфорд-колледжа (ныне библиотекаря колледжа в Западном колледже). Это онлайн-издание было опубликовано в 2009 году и постоянно не имеет даты. Он был первым, в котором были перечислены веб-сайты, и первым, выпущенным в электронной форме. Последним главным редактором Интернет-справочника была Дениз Бобьен Беннетт, технический библиотекарь в Марстонской научной библиотеке Флоридского университета.
Издательство ALA Publishing в сотрудничестве с редакционным советом справочника объявило, что в связи с «текущим бизнес-климат », онлайн-продукт« Справочник по справочникам »прекратил принимать дополнительные подписки и будет закрыт 31 марта 2016 года.
Ссылки
- Читам, Берта М.« Обзор книги »Руководство по справочным книгам »Под редакцией Юджина П. Шихи». Журнал школьной библиотеки. 33.7. (Март, 1987): 88.
- Галвин, Том. «Обзор справочника Юджина П. Шихи». Библиотечный журнал. (15 сентября 1968 г.): 89.
- Харрис, Роберт Р. «Путеводитель по справочникам (книжное обозрение)». Библиотечный журнал. 101.22. (15 декабря 1976 г.): 2560.
- Плотник, Ст.. «С 8-го места Уинчелла на 9-е место у Шихи». Американские библиотеки. 8.3. (Март 1977 г.): 129-133.
- Кифт, Роберт. «Когда справочники не являются книгами: новое издание руководства по справочникам». Справочные и пользовательские услуги ежеквартально. 41.4. (Июль, 2002): 330-335.
- Рубин, Ричард Э. Основы библиотечной и информационной науки. 2-е изд. Нью-Йорк: Нил-Шуман Паблишерс, Инк., 2004.
- Шихи, Юджин П. «Предисловие». Путеводитель по справочникам. 10-е изд. Эд. Юджин П. Шихи. Чикаго: Американская библиотечная ассоциация, 1986. ix-xi.
- Уошберн, Энн. «Путеводитель по справочникам (книжное обозрение)». Библиотечный журнал. 105.13. (1 июля 1980 г.): 1502.
Внешние ссылки
Edit me
Краткое справочное руководство выполняет иную функцию, нежели руководства по началу работы. Хотя руководство по началу работы помогает новичкам ориентироваться, предоставляя сквозную инструкцию для выполнения простого запроса API, краткое справочное руководство помогает пользователям получить представление о системе в целом, часто путем предоставления списка конечных точек API.
Необходимость в кратких справочных руководства
Будь то документация для конечного пользователя или документация для разработчика, в кратком справочном руководстве содержится 1-2-страничное руководство, где кратко описаны основные задачи и функции системы.
Краткое справочное руководство должно предоставить пользователю достаточно информации, чтобы понять суть системы, включая ключевые конечные точки и задачи. Часто конечные точки API имеют связь друг с другом, которые можно изобразить визуально. Вот пример диаграммы API, которую автор курса создал для одной из компаний:
Текст в диаграмме приведен на латинице по соображениям конфиденциальности, поэтому логика может быть не совсем очевидной. Но в этом API конечные точки организованы в разные группы. Некоторые из групп имели несколько уровней в конечной точке, и несколько опций включения для каждой конечной точки. Диаграмма была создана в Adobe Illustrator и опубликована в формате PDF. Разработчики сочли такой формат полезным, потому что был охвачен API в целом, показав, как все конечные точки соединены друг с другом в логической гармонии. Для документации API обычное дело, что в кратком справочном руководстве перечислены сокращенные описания конечных точек. По этой причине вывод Swagger UI часто может служить кратким справочным руководством.
Вне документации API краткие справочные руководства, как правило, больше ориентированы на задачи. Для сервиса установки или настройки, может имеет смысл делать руководство более описательным, меньше используя визуальный формат. Вот пример макета для такого руководства:
В случае документации API, как правило, краткое справочное руководство фокусируется на визуальной группировке или отображении конечных точек, поскольку именно это составляет основную функциональность API.
Преимущества чистой информации для изучения
Поскольку краткий справочник по сути представляет собой краткую сводку или описание всей системы, то информация собирается не только из одного источника. В результате, часто кажется, что у еще одного готового к работе технического писателя нет времени писать. Но для лучшего взаимодействия с пользователем не следует пропускать краткое справочное руководство, поскольку оно предоставляет неисчислимую ценность пользователям.
При создании краткого справочного руководства нужно стараться сжимать наиболее важную информацию в одну или две страницы, которые пользователи могут распечатать и закрепить на своей стене. Под “сжимать” не подразумевается сокращение шрифта до 6 пунктов, уменьшение начального значения и устранение всех пробелов. С помощью краткого справочного руководства нужно брать что-то надежное и сложное и минимизировать его до сути, но так, чтобы оно оставалось ясным для пользователей.
Благодаря такой “чистке” быстрые справочные руководства предоставляют пользователям уникальное преимущество в понимании материала. Предоставление общего обзора системы помогает пользователям получить представление целого, до углубления в детали.
Распределение больших объемов информации в кратко сформулированные заголовки, резюме, заголовки, мини-оглавления и тематические предложения может облегчить потребление и понимание информации. Краткие справочные руководства поднимают принцип очищения на другой уровень, сжимая всю систему в минимальный объем информации.
Краткие справочные руководства похожи на поэзию технического письма. Цель не просто быть кратким или консистентным. С поэзией поэт пытается вызвать настроение или нарисовать момент, и в этот короткий момент захватить сущность целого. Написание краткого справочного руководства требует практически таких же усилий. Дело не в простом сокращении слов, чтобы сделать документацию короче, или ограничении вывода несколькими темами, а в попытках сжать документацию в целом и выразить ее минималистский эквивалент.
Задача, вероятно, невозможна для технического материала. Тем не менее, попытка того стоит, и философия остается прежней. Краткие справочные руководства научат нас пользоваться системой за 5 минут, а не за 5 часов. Это философия упрощения и языковой эффективности.
Не стоит обманываться краткостью и масштабом краткого справочного руководства. При разработке такого руководства можно потратить несколько дней на написание только одной страницы. Но когда финал может быть отлит золотом!
Примеры краткого руководства
Ниже приведены примеры кратких справочных руководств на различных сайтах документации по API.
Eventful
Eventful предоставляет быстрый список всех конечных точек в API на одной странице, упорядоченный по группам ресурсов. Каждая конечная точка описана примерно в половину строки, поэтому можно быстро понять их все. Например, описание для /events/get в их кратком справочнике: «Получить запись о событии». Но если щелкнуть для получения более подробной информации, более подробное определение будет «При наличии идентификатора события возвращает данные о событии, связанные с этим событием». , См. http://eventful.com/events/E0-001-000278174-6 для примера интерфейса».
С первого взгляда на конечные точки можно получить определенное понимание. Взглянув с высоты на лес, можно увидеть форму леса в целом. Можно не знать, какие деревья содержит лес, но можно понять другие детали, которые не видны, когда видишь одно дерево.
Parse
Краткий справочник Parse похож на Eventful в том, что это длинный список конечных точек, на этот раз сгруппированный в таблицы. Эта справочная страница является просто разделом в одной длинной single page странице документации. При их подходе вся документация находится на одной странице, но при прокрутке вниз выделяются разные записи на боковой панели.
Иногда разработчикам нравится одностраничный подход, потому что он уменьшает фрагментацию информации и позволяет им использовать Ctrl + F, чтобы найти все экземпляры ключевого слова. Исследования компромиссов такого одностраничного подхода описаны в Single-page docs versus “Click Insanity”.
При использовании справочной документации OpenAPI на GitHub, заметно, что документация также содержится на одной странице. Разработчики могут использовать Ctrl + F, для быстрого поиска. Тем не менее такая документация обеспечивает много визуальной сложности для понимания пользователям.
Shopify
Краткое руководство Shopify не про API, но оно показывает фильтры, переменные и другие функции, доступные в Liquid, который является языком сценариев для разработчиков. Здесь Shopify использует функциональность свертывания и расширения для сжатия информации.
Такое краткое справочное руководство удобно тем, что позволяет одновременно просматривать все доступные функции в Liquid, чтобы знать, что нужно для получения дополнительной информации. Это как карта местности Liquid. Карта позволяет узнать все существующие функции.
👨💻 Практическое занятие: краткое справочное руководство
В своем найденном опен-сорс проекте найдем краткое справочное руководство. Ответим на следующие вопросы:
- Существует ли краткое справочное руководство по API? Возможно, список конечных точек API?
- Есть ли вывод Swagger UI, который служит кратким справочником по API?
- Если нет краткого справочного руководства, выиграет ли API от этого? Почему да или почему нет?
- Помимо списка сокращенных описаний конечных точек, что еще можно добавить в краткое справочное руководство API? Общие задачи?
- Есть ли несколько важных задач, которые пользователи должны выполнять с помощью API? Обсуждаются ли эти основные задачи в руководстве по началу работы?
🔙
Go next ➡
2.4.3. Информационно-справочные документы
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.
Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.
Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.
К информационно-справочным документам относятся:
1) протоколы;
2) докладные записки;
3) предложения;
4) объяснительные записки;
5) заявления;
6) представления;
7) письма;
акты;
9) справки;
10) сводки;
11) заключения;
12) отзывы;
13) списки;
14) перечни;
15) телеграммы;
16) факсы;
17) электронные сообщения и другие справочные документы.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.
Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.
От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.
Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».
Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.
Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.
По каждому пункту решения указываются результаты голосования.
Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.
Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).
В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).
Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.
Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Докладные записки бывают внешними и внутренними.
Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.
Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.
Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.
Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.
Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.
Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Образец оформления акта приведен в приложении 30.
Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.
Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.
В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.
Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.
Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:
1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;
3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.
В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.
Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.
Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.
Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.
Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.
Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.
По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.
К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.
Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.
Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации;
2) герб субъекта РФ;
3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4) код организации;
5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7) код формы документа;
наименование организации;
9) справочные данные об организации;
10) дата документа;
11) регистрационный номер документа;
12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13) место составления или издания документа;
14) адресат;
15) заголовок к тексту;
16) текст документа;
17) подпись;
18) отметка об исполнителе;
19) идентификатор электронной копии документа.
Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читайте также
Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки
Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки
Маловероятно, что вам в одиночку удастся провести успешную кампанию краудфандинга, а затем реализовать профинансированный проект. Нужна команда, каждый член которой способен помочь своими специфическими
Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем
Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем
Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли
Информационно-аналитические системы
Информационно-аналитические системы
Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы
Основные справочные файлы
Основные справочные файлы
Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если
Приложение 1 Справочные материалы
Приложение 1
Справочные материалы
Ваше финансовое положение
1. Как Вы оцениваете свои доходы?• Отличные• Очень хорошие• Хорошие• Удовлетворительные• Достаточные• Плохие• Очень плохие2. Как Вы оцениваете свое имущество?• Отлично• Очень
Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ
Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ
1. Введение. Краткая историческая справкаУпоминания об использования негласных методов информационно-поисковой работы уводят нас в глубь веков. Причем за примерами
Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ
Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ
1. Государственный комитет статистикиОпределенную информацию о финансовой деятельности предприятия можно получить в Главном межрегиональном центре (ГМЦ) Государственного комитета
Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ
Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ
1. Введение1.1. Краткая историческая справкаНаблюдение — самый древний способ познания мира. С незапамятных времен с его помощью человек изучал окружающую его местность, расположенные на ней объекты и предметы,
Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
1. ВведениеКак известно, в условиях рыночной экономики деятельность хозяйствующего субъекта сопряжена с рисками экономического, криминального, социально-политического, административно-правового и
Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
1. Введение. Краткая историческая справкаОткрытая печать традиционно является самым емким и наиболее используемым каналом получения информации. Этот факт в своих
Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ
Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ
1. Введение. Краткая историческая справкаОдним из первых практиков спецслужб, использовавших «активные мероприятия» для решения поставленных перед ним задач, был… Даниэль Дефо. Так, например, в
Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ
Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ
1. Введение. Краткая истерическая справкаПримеры проведения первых дезинформационных мероприятий мы можем найти уже в произведениях древнегреческого поэта Гомера. Описанная им в «Одиссее» спецоперация
Справочные материалы
Справочные материалы
[43] The new college Latin and English Dictionary by John C. Traupman — Bantam Books, 1996, ISBN 0-553-57301-2[44] Microsoft Encarta Encyclopedia 2002[45] Encyclopedia Britannica 2001, CD Standard Edition[46] История общественно-политических партий и движений в России. / ред. А.В.Хорунжий — Система государственных образовательных порталов,
Справочные руководства по ролям в ТАМ
Справочные руководства по ролям в ТАМ
Как только все роли были упорядочены, лидеры организации начали разрабатывать систему оценки показателей для менеджеров каждого уровня.Отдел персонала разработал, выпустил и вручил каждому из них карманное руководство по ролям для
Инна Смирнова
Эксперт по предмету «Государственное и муниципальное управление»
преподавательский стаж — 15 лет
Задать вопрос автору статьи
Определение 1
Информационно-справочные документы – это материальные носители, фиксирующие информацию о фактическом состоянии дел на объекте управления (в том числе акты, сводки, докладные записки, предложения и пр.), не содержащие поручения и не обязывающие действовать определенным образом, но сообщающие сведения, побуждающие к принятию управленческих решений, выбору того или иного способа управленческого воздействия.
Понятие и значение информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы традиционно содержат информацию, отражающую состояние дел на объекте управления, иными словами, содержат справочно-аналитические сведения. Содержание этих документов отличает их от распорядительных документов, поскольку справочно-информационные документы, в отличие от последних, не содержат властных предписаний, они выступают базой для принятия управленческого решения, инициируют принятие управленческого решения или выбор способа реализации управленческого воздействия.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Получить скидку 3 000 ₽
Информационно-справочные документы фиксируют текущее состояние объекта управления, сведения, характеризующие определенные стороны такого объекта, и являются необходимым условием функционирования организации и в частности системы управления.
Необходимо отметить, что информационно-справочные документы объединяют разные по своему содержанию и видам документы, но общая цель создания и использования таких документов – это:
- передача сведений от одного адресата к другому;
- фиксация значимых для организации и реализации деятельности предприятия сведений.
Разнообразие видов информационно-справочных документов обусловлено в том числе и возможностью создания их разными сотрудниками – от рядовых работников предприятия до руководителей.
Информационно-справочные документы в системе документооборота организации традиционно следуют по маршруту: от сотрудника до руководителя подразделения предприятия, от руководителя подразделения до руководителя предприятия. Эти документы, как отмечалось выше, не требующие исполнения, обеспечивают руководителя необходимой информацией для принятия управленческого решения.
«Информационно-справочные документы» 👇
Виды информационно-справочных документов
К числу наиболее распространенных информационно-справочных документов относят следующие их виды:
- Протокол. Такой документ фиксирует ход обсуждения определенного управленческого вопроса и процесс принятия решения на заседании, совещании, собрании, деловой встрече. Протокол фиксирует деятельность заинтересованных субъектов по выработке совместного решения. Обычно протоколы оформляются на основании черновых записей, которые фиксируют ход проработки проблемы в процессе заседания, собрания и пр. Сегодня для создания протоколов активно используются звукозаписи, а также материалы, которые заранее были подготовлены для заседания, собрания и пр., например, доклады, тезисы, справки и др.
- Докладная записка. Этот тип информационно-справочного документа обычно адресован руководителю предприятия и фиксирует информацию относительно состояния конкретной области управления, по конкретной проблеме или процессу. Иными словами, докладная записка имеет своей целью предоставить руководителю сведения относительно значимых для управления организацией события, факта, процесса, явления, иными словами, об обстоятельствах, требующих принятия управленческого решения. Докладная записка может быть представлена непосредственно руководителю предприятия или его подразделения, она составляется по инициативе работника или по распоряжению руководителя.
- Предложение. Это информационно-справочный документ, который закрепляет перечень предложений для решения конкретного управленческого вопроса. Традиционно в структуре предложения выделяется две части: обоснование и заключение с перечнем предложений.
- Служебная записка. Этот вид документа близок к докладной записке и оформляется работником на имя руководителя другого подразделения или руководителя предприятия. Служебная записка обычно отражает сведения, необходимые для решения какого-либо информационного, материально-технического вопроса.
- Объяснительная записка. Данный вид информационно-справочного документа используется для объяснения причин какого-либо события, факта, действия, происшествия. Составляется такая записка работником и представляется вышестоящему сотруднику.
- Справка. Этот вид информационно-справочного документа содержит описание и подтверждение определенных фактов или событий о деятельности организации. Справки могут характеризовать основную деятельность организации, подтверждать сведения относительно такой деятельности. Названный вид информационно-справочного документа может использоваться внутри организации или формироваться по запросу контрагентов.
-
Служебное письмо. Этот вид информационно-справочных документов используется для взаимодействия физических лиц и предприятий по вопросам реализации хозяйственной деятельности. В соответствии с функциями и задачами, на решение которых направлены служебные письма можно выделить следующие их виды:
- запрос. Такие письма содержат просьбу предоставить сведения, необходимые для принятия того или иного решения при реализации хозяйственной деятельности;
- циркулярное. Это письмо направляется вышестоящим предприятием нижестоящему для сообщения необходимых сведений и установок по организации хозяйственной деятельности;
- гарантийное. Названный вид служебного письма подтверждают согласованные условий и ранее достигнутых соглашений;
- оферта. Этот вид служебного письма содержит письменное предложение одного субъекта другому по заключению договора.
-
Отчет. Этот вид информационно-справочного документа обобщает сводные, итоговые аналитические параметры хозяйственной или конкретно управленческой деятельности предприятия. Формирование отчетной документации производится с установленной периодичностью для представления органу управления и для статистического учета и др.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме