Срок хранения инструкций по охране труда в номенклатуре 2021

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
• для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте	45 лет
Результаты СОУТ (п.407)	45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия	5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работ	после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья	75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда	5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)	от 3 до 5 лет
Заключения к договорам	5 лет

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Каневской ЦЗН

407.	Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):		(1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
а) по месту проведения;	45 лет (1)
б) в других организациях	5 лет
408.	Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия сертификата
409.	Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда	5 лет
410.	Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
411.	Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
412.	Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
413.	Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников	50/75 лет
414.	Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда	50/75 лет
415.	Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ	1 год (1) (2)	(1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
416.	Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ	1 год (1) (2)	(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет
417.	Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
418.	Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций	5 лет ЭПК
419.	Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний	50/75 лет
420.	Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
421.	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда	5 лет
422.	Протоколы результатов обучения по охране труда	5 лет
423.	Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);	45 лет
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда	5 лет
424.	Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий	45 лет
425.	Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:		(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно
а) по месту составления;	45 лет (1)
б) в других организациях	5 лет
426.	Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:		(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	3 года (1)
427.	Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года (1)	(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет
428.	Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	1 год
429.	Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств	5 лет ЭПК
430.	Переписка по вопросам охраны труда	5 лет

Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т. д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Читайте о сроках хранения бухгалтерских документов в тематической публикации в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года нужно информировать работников об условиях и охране труда на предприятии.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Об организации системы охраны труда на предприятии рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк».

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• Трехлетний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
• Пять лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
• 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в специальном материале.

Узнайте больше о классификации инструктажей по охране труда.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения.

Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

7.1. Организация труда и служебной деятельности

561

Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 л. ЭПК

562

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников

5 л. ЭПК

563

Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан

5 л. ЭПК

564

Переписка по вопросам трудоустройства

5 л.

565

Направления, уведомления на/о трудоустройство/е

3 г.

566

Предложения органов власти субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации

Пост.

567

Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации

5 л. ЭПК

568

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда

5 л. ЭПК

569

Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

Пост.

570

Перечни профессий:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

571

Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

572

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

573

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий

5 л. ЭПК

574

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности (1)

(1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.

575

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о повышении производительности труда

5 л. ЭПК

576

Коллективные договоры

Пост. ** (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

577

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Пост.

578

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

3 г.

579

Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Пост.

580

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора

5 л. ЭПК

581

Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника

5 л. ЭПК

582

Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению

Пост. **

583

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю

5 л. (1) ЭПК

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

584

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

5 л. ЭПК

585

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

3 г.

586

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. (1)

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

587

Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

3 г.

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

588

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

589

Нормы выработки и расценок (1):

(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

590

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

5 л. ЭПК

591

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

592

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

5 л.

593

Тарификационные ведомости (списки)

75 л.

594

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания

5 л. ЭПК

595

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

5 л. ЭПК

596

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

5 л. ЭПК

597

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

5 л.

598

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности

75 л.

600

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 л.

601

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 л.

7.3. Охрана труда

602

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. (1) ЭПК

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

603

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭПК

604

Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

Пост.

605

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

5 л. ЭПК

606

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Пост.

607

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 л. ЭПК

608

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л.

609

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

5 л. ЭПК

610

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 л. ЭПК

611

Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

612

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

613

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 л.

614

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Пост. **

615

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

75 л.

616

Правила по охране труда работающих инвалидов:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

617

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

75 л. ЭПК

618

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 л. ЭПК

619

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

620

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

621

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

5 л. ЭПК

622

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

75 л. ЭПК

623

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.

624

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л.

625

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л.

626

Журналы, книги учета:

а) профилактических работ по технике безопасности

10 л.

б) инструктажа по технике безопасности

10 л.

в) проведения аттестации по технике безопасности

5 л.

627

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности

5 л. ЭПК

628

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 л.

629

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭПК

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **

630

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. **

631

Переписка об авариях и несчастных случаях

5 л. ЭПК

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **

а) по месту происшествия

75 л. (1) ЭПК

б) в других организациях

5 л.

633

Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

75 л. ЭПК

634

Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

10 л. ЭПК

635

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению

5 л. ЭПК

636

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 л. ЭПК

637

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием

3 г. (1)

(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л.

638

Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:

(1) После замены новыми

а) по месту составления и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

639

Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 г.

640

Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

5 л. ЭПК

641

Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации

5 л. ЭПК

642

Журналы учета исполнения постановлений о штрафах

3 г. (1)

(1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале

643

Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил

3 г.

644

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 г.

645

Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

646

Переписка о проведении медицинских осмотров работников

5 л

647

Анкеты обследования условий труда работников

5 л. ЭПК

18.02.2020