Сроки ознакомления с должностной инструкцией при изменении обязанностей

В какой срок нужно ознакомить работников с должностной инструкцией при приеме на работу или изменении должностной инструкции?

Сообщаю Вам следующее:

При приеме на работу работника необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора.

При изменении  должностной инструкции в процессе работы, например при переводе на другую должность, при изменении трудовой функции, ознакомьте работника с должностной инструкцией до подписания соглашения.

При отсутствии изменений существенных условий трудового договора в новой должностной инструкции согласие работника не требуется. Например, текстом инструкции уточняются, детализируются трудовые обязанности, квалификационные требования, фиксируются фактически выполнявшиеся функции. В таком случае должностная инструкция должна лишь быть доведена до сведения сотрудника под роспись в порядке ознакомления с локальными актами работодателя. С локальными актами, принимаемыми работодателем в процессе трудовой деятельности работников, обязывает знакомить ст. 22 ТК РФ. Однако какого-либо конкретного общего срока ознакомления законом не установлено.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

…Необходимо ознакомить будущего работника с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Такими, в частности, являются:

— правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

— коллективный договор (если он есть);

— положения об оплате труда, о премировании, о хранении и использовании персональных данных работников, о государственной тайне (если работник будет с ней работать), об аттестации, о командировках (если характер работы предусматривает командировки);

— должностная инструкция (если должностные обязанности не установлены трудовым договором);

— правила и инструкции по охране труда.

Факт ознакомления с документами подтвердите подписью работника. Каким способом — законодательством не установлено. На практике применяются следующие:

— к локальному акту подшивают лист ознакомления;

— оформляют «Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами».

…Факт ознакомления можно зафиксировать в трудовом договоре, включив в него фразу о том, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, с перечислением этих актов. Конкретный порядок ознакомления с локальными актами можно установить, например, в ПВТР.

Запомнить всю информацию, с которой его ознакомили, работник, скорее всего, не сможет, поэтому на этапе ознакомления обратите внимание на основные моменты: режим рабочего времени, размер заработной платы, должностные обязанности, условия труда и т.п. Если в дальнейшем работник захочет еще раз ознакомиться с тем или иным локальным актом, предоставьте ему эту возможность.

…ПЕРЕВОД НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

Шаг 2. Ознакомление с должностной инструкцией

Если работник согласен на перевод, до подписания соглашения ознакомьте работника с должностной инструкцией по новой должности и иными локальными нормативными правовыми актами, непосредственно связанными с его новой трудовой деятельностью.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами работодателя может быть закреплен в одном из них. Каким способом это можно сделать — см. в разд. 2.1.2 книги.

«От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику — 2020» (под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева) («БиТуБи», 2020) {КонсультантПлюс}

Документ 2

Каков порядок внесения изменений в должностную инструкцию?

Если изменения в должностную инструкцию влекут изменение обязательных условий трудового договора с работником, то их следует вносить в соответствии с порядком изменений условий трудового договора.

Если в связи с изменениями в должностную инструкцию условия трудового договора с работником не меняются, то изменения вносятся работодателем в соответствии с ЛНА.

Понятие «должностная инструкция» в ТК РФ не закреплено. Должностная инструкция по своей правовой природе является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников (п. 4 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Кроме того, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). При этом должностная инструкция не является обязательным документом (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).

В связи с этим должностную инструкцию, по нашему мнению, можно отнести к локальным нормативным актам, право на принятие которых предоставлено работодателю (ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Порядок принятия указанных документов ТК РФ не регулируется, поэтому организация вправе определить его самостоятельно.

Если внесение изменений в должностную инструкцию не влечет за собой изменение обязательных условий трудового договора с работником, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

В случае когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ст. 74 ТК РФ).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

В данном случае изменения вносятся дополнительным соглашением к трудовому договору, которое является неотъемлемой частью трудового договора.

В связи с этим должны быть соблюдены требования ст. ст. 72 и 74 ТК РФ о согласии работника на такие изменения, а также о заблаговременном письменном уведомлении работника о предстоящих изменениях в должностную инструкцию и трудовой договор.

Работодатель, усматривающий необходимость в изменении условий трудового договора с работником, направляет работнику мотивированное предложение изменить ранее оговоренные в трудовом договоре условия (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве N 77/10-18732-ОБ/18-1299).

Изменения в должностную инструкцию, которая является приложением к трудовому договору, вносятся только после того, как работник дал согласие на соответствующие изменения.

Отметим, что по 15.11.2021 работодатели согласно Перечню, утвержденному Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме работников, направленных временно работодателями по договору о предоставлении труда) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н).

{Вопрос: Каков порядок внесения изменений в должностную инструкцию? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) {КонсультантПлюс}}

Документ 3

…Порядок оформления изменения трудовой функции работника

Для изменения трудовой функции работника следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. ст. 72, 72.1 ТК РФ).

Для этого работодателю рекомендуется придерживаться следующего порядка:

• подготовить для работника соответствующее предложение в письменной форме с указанием наименования новой или дополнительной профессии (должности), по которой будет выполняться работа, содержания и объема работы, даты, с которой работник должен начать выполнять новую (дополнительную) работу, срок, в течение которого работник будет выполнять эту работу, а также условия оплаты труда;
• получить от работника письменное подтверждение его согласия с данным предложением (проставление соответствующей записи, подпись);
• работодателем оформляется соглашение о внесении изменений в трудовой договор, являющееся дополнением (неотъемлемой частью) трудового договора, подписываемое работником и работодателем. В соглашении оговариваются все условия изменения трудовой функции работника. Кроме того, если содержание и объем новой или дополнительной работы раскрываются в должностной инструкции по новой или совмещаемой должности, то с этой инструкцией работника необходимо ознакомить под подпись до подписания им соглашения.

У каждой из сторон соглашения остается подписанный сторонами экземпляр.

Получение работником экземпляра соглашения должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя (ст. ст. 67, 72 ТК РФ);…

Вопрос: Как изменить трудовую функцию работника? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) {КонсультантПлюс}

Документ 4

Локальный нормативный характер должностной инструкции создает условия для возможного распространения на нее действия ст. ст. 22 и 68 Трудового кодекса РФ. Согласно нормам, закрепленным в данных статьях, ряд локальных документов должен быть доведен до сведения работника под расписку. Прямого указания на ознакомление с должностной инструкцией в законодательстве о труде нет. Однако сложившаяся практика однозначно предполагает такое ознакомление. Отсутствие подтверждающей ознакомление работника подписи означает, что по общему правилу содержание инструкции на него не распространяется. С наличием подписи об ознакомлении с инструкцией связаны проведение аттестации работника, доказывание фактических трудовых отношений в суде, проблемы обоснования неравных заработных плат. Наказать работника в отсутствие подписи о прочтении должностной инструкции можно, только если обязанности указаны в ином акте, подписанном работником (трудовом договоре, приказе, распоряжении, локальном нормативном акте). Однако по традиции именно должностная инструкция — наиболее подробное описание трудовой функции, точный и удобный инструмент трудового воздействия, управления и контроля. С доведением до сведения работника содержания должностной инструкции суды связывают возможность применения материальной ответственности <6> и невыплату премии <7>. Такой подход основан на невозможности вменить в вину работнику совершение действий, которые не являются его обязанностями или не разъяснены ему в инструкции.

…Однако, несмотря на критичную важность подтверждения ознакомления работника с должностной инструкцией, правовое регулирование порядка и способа ознакомления с ней в трудовом праве отсутствует. В этих условиях особое значение приобретает судебная практика. Наработки судов по изучаемой проблематике позволяют выявить ряд закономерностей и сформулировать рекомендации.

…При изменении должностной инструкции работник также должен быть ознакомлен с нею. Однако ознакомление сотрудника с локальным актом не равно согласию с его содержанием, и в этой связи возможны два сценария развития событий. Если модификация должностной инструкции изменила существенные условия трудового договора, закрепленные в ст. 57 ТК РФ, это требует применения ст. 74 ТК РФ. Работник должен быть письменно уведомлен о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца, должно быть получено его письменное согласие на работу в новых условиях, при отказе от продолжения работы должны предлагаться имеющиеся вакансии, подходящие ему по уровню квалификации и состоянию здоровья <15>. При отсутствии изменений существенных условий трудового договора в новой должностной инструкции согласие работника не требуется <16>. Например, текстом инструкции уточняются, детализируются трудовые обязанности, квалификационные требования, фиксируются фактически выполнявшиеся функции. Должностная инструкция должна лишь быть доведена до сведения сотрудника под роспись. Следует учитывать, что к существенным изменениям содержания трудовой функции может относиться не только расширение круга обязанностей, но и их уменьшение — особенно если это связано со снижением размера заработной платы.

<15> См.: Кассационное определение Волгоградского областного суда от 26 августа 2010 г. N 33-8837; решение Аскизского районного суда Республики Хакасия от 10 августа 2012 г. N 2-734 // СПС «КонсультантПлюс».

<16> См.: решение Кировского районного суда г. Иркутска от 17 января 2011 г. N 2-211 // СПС «КонсультантПлюс».

Обширная судебная практика позволяет говорить, что суды игнорируют несогласие работника с новой должностной инструкцией, если ее текст носит уточняющий характер. См.: решение Дудинского районного суда Красноярского края от 24 января 2011 г. // СПС «КонсультантПлюс».

{Статья: Ознакомление работника с должностной инструкцией: анализ судебной практики (Демидов Н.В.) («Законы России: опыт, анализ, практика», 2017, N 1) {КонсультантПлюс}}

См. также:

Статья: Меняем должностную инструкцию: споры работников и работодателей (Вишнепольская И.) («Трудовое право», 2017, N {КонсультантПлюс}

Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу {КонсультантПлюс}

Ответ подготовил эксперт Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Гадисламова Ирина Мидхатовна

Ответ актуален на 25.05.2021 г.

Вопрос: Об ознакомлении работников с должностной инструкцией, разработанной после приема их на работу, а также с изменениями в должностной инструкции.
(Письмо Минтруда России от 27.09.2022 N 14-6/ООГ-6058)Вопрос: В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работника его необходимо ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью. Если должностная инструкция была разработана позже приема работников на работу, то достаточно ли просто ознакомить с ней работников под подпись? В каком порядке следует ознакомлять работников с изменениями в должностной инструкции?