Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.
Здравствуйте.
В должностную инструкцию работника его руководителем включен следующий пункт: «Выполняет разовые поручения руководителя» без конкретизации характера разовых поручений и их привязки к обязанностям, предусмотренным должностной инструкцией и трудовым договором работника.
После чего руководитель, ссылаясь на указанный пункт должностной инструкции, поручает работнику выполнение работы, не предусмотренной ни должностной инструкцией работника, ни его трудовым договором.
Какие-либо документы на совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, на работника не оформлялись.
Своего письменного согласия на совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работник не давал и руководитель не предлагал ему оформить такое согласие.
Прошу Вас разъяснить следующее:
1. Должен ли характер разовых поручений (работы), поручаемых руководителем работнику, быть связан с должностными обязанностями работника и обязанностями, определенными трудовым договором работника?
2. Имеет ли право руководитель включить в должностную инструкцию работника пункт о выполнении разовых поручений руководителя (работы) без конкретизации характера разовых поручений (работы) и их привязки к обязанностям, предусмотренным должностной инструкцией и трудовым договором работника и требовать исполнение от работника любых разовых поручений (работы), в том числе не обусловленных трудовым договором работника и его должностной инструкцией?
3. Имеет ли право работник в указанной ситуации отказаться от выполнения разовых поручений (порученной работы), письменно уведомив об этом руководителя, на основании того, что разовые поручения (их характер) (порученная работа) не входят в должностные обязанности работника и не обусловлены его трудовым договором, и поручены работнику с нарушением требований статей 60, 60.2, 151 Трудового Кодекса Российской Федерации?
4. Имеет ли право руководитель (работодатель или его представитель) применить к работнику дисциплинарное взыскание либо применить иные меры воздействия за отказ работника от выполнения разовых поручений руководителя (порученной работы), не обусловленных трудовым договором работника и его должностной инструкцией и порученных работнику в нарушение статей 60, 60.2, 151 Трудового Кодекса Российской Федерации?
5. Куда в данном случае работник может обратиться за защитой своих прав?
СПАСИБО!
Ответ:
1, 2. Если в трудовом договоре и/или должностной инструкции работодатель устанавливает обязанность работника выполнять «любые иные поручения непосредственного руководителя и/или работодателя», заставляя тем самым выполнять работника любую порученную ему дополнительную работу, такие действия работодателя неправомерны. Любые поручения непосредственного руководителя и/или работодателя могут иметь место исключительно в рамках трудовой функции работника.
3, 4 Если работник не согласен на дополнительную работу, то работодатель не вправе требовать от работника ее выполнения и налагать на работника взыскания за невыполнение.
5. Если порядок поручения дополнительной работы Вашим работодателем не соблюдается, и Вы считаете, что Ваши права нарушены, Вы можете обратиться за защитой своих прав в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда (в том числе через данный ресурс), а также в суд.
Правовое обоснование:
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ).
Согласно статье 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
В соответствии со ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.
В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать?
Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо?
Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?
Составление распорядительных документов может регламентироваться Положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в Инструкцию по делопроизводству. Данная статья может помочь вам описать в этих документах методику составления текстов распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, указаний, постановлений)1.
Для точного и грамотного составления текста приказа необходимо знание языковых норм официально-деловой речи. К особенностям официально-делового стиля относятся: точность, стандартизированность (соответствие речевым шаблонам, приветствуется использование бланков, специальных унифицированных форм), лаконичность и достаточность информативного содержания, логичность, указательно-предписывающий характер изложения, отсутствие экспрессивности.
Отметим, что заголовок к тексту и сам текст документа – это разные реквизиты. Заголовок должен кратко отражать содержание документа (стараться уложиться в 150 знаков) и отвечать на вопрос «о чем?». Образец оформления целого приказа показан в Примере 20 (заголовок там обозначен цифрой 1, а текст цифрой 2).
Текст приказа состоит из 2 взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Деталями их составления мы дальше и займемся.
Констатирующая часть текста приказа
В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний:
- «На основании…»,
- «В целях…»,
- «Во исполнение…»,
- «В связи с…»,
- «В соответствии…».
При выборе того или иного словосочетания необходимо понимать, что означают эти выражения и правильно их использовать в зависимости от конкретной ситуации.
Словосочетание «На основании» используется в случаях, когда при пояснении цели издания распорядительного документа основываются на нормативном правовом акте (на каком-либо законе, распорядительном документе министерства или иного ведомства и т.п.). При ссылке на документ следует указать в следующей последовательности (см. Пример 1):
- вид акта вышестоящего органа (с большой буквы пишутся только «Указ», «Федеральный закон», «Конституция»; остальные виды документов, например «постановление», грамотнее писать с маленькой буквы);
- его автора (здесь можно использовать официальные сокращения, например: «РФ» вместо «Российская Федерация», «Минкомсвязи» вместо «Министерство связи и массовых коммуникаций» и т.п.);
- дату документа (можно указывать как цифровым, так и буквенно-цифровым способом, в последнем случае можно добавлять «0» перед однозначной датой2, но это не обязательно, например: 04.10.2012, 4 октября 2012 г., 04 октября 2012 г. При полностью цифровом способе «г.» в конце даты не ставится. Только старайтесь придерживаться единообразия при указании дат по крайней мере в одном документе – см. Примеры 1 и 2);
- регистрационный номер (пробел между знаком «№» и цифрой по правилам русского языка ставится);
- полное наименование документа – заголовок к тесту (его сокращать нельзя, в т.ч. переводить «Российскую Федерацию» в «РФ»).
То есть нужно привести все поисковые данные самого документа.
Но если основанием издания приказа стали конкретные положения закона, то лучше сослаться именно на них, указав абзац, подпункт, пункт, часть, статью (именно в таком порядке – от меньшего к большему). Сокращения здесь тоже уместны:
- «статья» или «ст.» (во множественном числе пушут «ст.», а не «ст.ст.»);
- «часть» или «ч.»;
- «пункт» или «п.»;
- «подпункт» или «подп.», но не «пп.».
Обратите внимание на разную логику именования структурных частей статей в разных законах:
- если внутри статьи идут нумерованные разделы, то они могут оказаться как пунктами, так и частями;
- а ненумерованные могут оказаться как частями, так и абзацами.
Поэтому внимательно читайте текст закона (внутренние ссылки), чтобы понять, что как в нем называется, либо обратитесь за разъяснениями к юристу, либо ссылайтесь только на статью, не погружаясь глубже.
Пример 1. Констатирующая часть текста начинается с «На основании»
На основании постановления Правительства РФ от 04 октября 2012 г. № 1006 «Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг», пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» <. .>
Внутри всевозможных Положений, Правил, Инструкций номер абзаца, как правило, является номером пункта. Данные утвердившего их документа приводятся по правилам, описанным выше, в скобках или через запятую (как в Примере 2).
Если поводом издания вашего приказа стали свежие изменения, внесенные в давно изданный нормативный правовой акт то, указывая его данные в конце в скобках, напишите его редакцию, важную для вас:
Пример 2. В констатирующей части ссылаемся на утвержденные Правила в определенной редакции
На основании Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.07.2017) <. .>
Если целью издания распорядительного документа является исполнение решения (поручения) вышестоящего органа, то применяют словосочетание «Во исполнение» (Пример 3).
Грань между этим вариантом начала констатирующей части и первым тонкая, поэтому их порой используют одновременно! Кстати, в Правилах, упомянутых в Примере 2, формулировка «на основании и во исполнение» претерпела некоторые изменения и была заменена на формулу «на основе и во исполнение», после чего она перекочевала во многие ведомственные акты.
Пример 3. Констатирующая часть текста начинается с «Во исполнение»
Во исполнение поручения Министерства образования Российской Федерации от 12.03.2016 № 12ПР «О создании рабочих групп студентов строительных отрядов» <. .>
Формулировка «В соответствии» предполагает издание вашего приказа в развитие другого «вышестоящего» документа, поэтому:
- «в соответствии с постановлением Правительства РФ» приказ генерального директора акционерного общества издать можно;
- а «в соответствии с» другим своим приказом – нет.
Пример 4. Констатирующая часть текста начинается с «В соответствии»
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.02.2008 № 12/1 «О мерах по борьбе с нелегальной торговлей» <. .>
Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».
Пример 5. Констатирующая часть текста начинается с «В целях»
В целях организации работы по экспертизе ценности документов <. .>
или
В целях совершенствования систематизации документов <. .>
или
В целях приведения нормативной правовой базы отрасли в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации <. .>
Словосочетание «В связи» в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.
Пример 6. Констатирующая часть текста начинается с «В связи»
В связи с очередным отпуском <. .>
или
В связи с завершением работы приемочной комиссии <. .>
Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать, что бывает очень редко.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). Констатирующая часть заканчивается глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Получается: «В связи с… ПРИКАЗЫВАЮ:» или «Во исполнение… ПРИКАЗЫВАЮ:». См. Пример 20.
Чтобы визуально отделить констатирующую часть от распорядительной, данный глагол пишется на отдельной строке от границы левого поля с «пустой строкой» над и под этим словом, без кавычек и с двоеточием в конце – большинство организаций придерживаются этих рекомендаций. А в зависимости от требований, установленных в конкретной организации ее Инструкцией по делопроизводству, это слово может писаться:
- прописными буквами (самый оптимальный вариант), или
- первая прописная, остальные строчные буквы, или
- в разрядку,
- реже жирным шрифтом.
Распорядительная часть текста приказа
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Чтобы поручение было выполнено, оно должно содержать как минимум 3 основные элемента:
- что надо сделать,
- за какое время и
- кто из сотрудников за это отвечает.
Неопытные руководители не придерживаются данных прописных истин, в их приказах часто отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ с такой формулировкой: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно» 
Руководитель другой фирмы решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами, приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что руководитель считает «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.
В качестве исполнителей могут выступать:
- как отдельные должностные лица (Пример 9),
- так и подразделения (Пример 8), организации (Пример 7).
Если исполнителем назначено подразделение / организация, то, переводя на язык персоналий, за выполнение поручения отвечает его руководитель.
Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Первый названный из них считается ответственным исполнителем, а остальные – соисполнителями (чтобы это правило «стало достоянием общественности», его стоит внести в Инструкцию по делопроизводству). Иногда прямо указывают, кто назначен ответственным исполнителем.
Обратите внимание, что в официально-деловом стиле не указываются полностью имя и отчество исполнителя, а только инициалы. В тексте приказа они идут после фамилии. А должность – перед фамилией. Пропуск фамилии после должности недопустим, ничто не вечно под луной – работники сменяют друг друга, и со временем сложно будет понять, например, какому начальнику отдела кадров давалось это поручение: Петрову Б.В. или Сидорову А.К. Для выяснения этого придется обращаться к другим документам, терять время.
Раньше старались всё поручение уместить в едином предложении. Тогда целесообразно придерживаться следующего порядка: кому – что – когда сделать (Примеры 7–9). Но в последнее время распространяется иной подход (Пример 9.1):
- эти 3 части пишутся отдельными предложениями и даже отдельными строками, чтобы их визуально легче было вычленять пользователям документа;
- а срок формулируется без предлога.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».
Пример 7. В распорядительном пункте приказа исполнителем является организация (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Всероссийскому научно-исследовательскому институту разработать методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 не позднее 30 июня 2018 г.
Пример 8. В распорядительном пункте приказа исполнителем является подразделение (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Отделу кадров разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
или
1. Отделу кадров (Петров Б.В.) разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9.1. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (современный вариант формулировки)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании. Срок – 01.03.2018.
или
1. Разработать Положение об аттестации работников компании.
Ответственный – начальник отдела кадров Петров Б.В.
Срок – 01.03.2018.
Пример 10. Исполнители – несколько конкретных должностных лиц
1. Проректору по учебной и воспитательной работе Тарасовой С.И. и проректору по научной и инновационной работе Морозову В.Ю. обеспечить внесение изменений в положения и инструкции о деятельности университета в соответствии с новым наименованием университета и действующим законодательством Российской Федерации в срок до 01.12.2018.
Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).
Пример 11. Исполнители – руководители структурных подразделений (указываются обобщенно)
1. Руководителям структурных подразделений актуализировать положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников согласно Правилам разработки, утверждения и хранения положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, утвержденным приказом ФГБОУ ВО «Аквариум» от 01.02.2018 № 79. Срок – 20.03.2018.
Пример 12. Исполнители – руководители однородных организаций (указываются обобщенно)
1. Директорам средних школ Московской области провести Дни открытых дверей. Срок исполнения – 31 марта 2018 г.
Пример 13. Разнотипные исполнители общего поручения
1. Заместителям директора, руководителям всех подразделений и отделов Центра обеспечить контроль за соблюдением подчиненными работниками требований, установленных Правилами техники безопасности, утвержденными приказом от 01.03.2018 № 123.
Каждый пункт поручения, в большинстве случаев, должен содержать срок исполнения. В тексте приказа (как и в дате издания документа) даты могут указываться цифровым либо буквенно-цифровым способом. Главное – выбрать 1 способ и потом придерживаться единообразия в оформлении дат.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему поручаемых работ.
Много вопросов вызывает значение предлогов для правильного понимания срока: «к 01.03.2018», «до 01.03.2018», «не позднее 1 марта 2018 г.» (см. Примеры 7–9 и 10). Поэтому лучше не объяснять в Инструкции по делопроизводству их значение, а отказаться в ней от их использования и заложить правило, что поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня в конкретно указанную в поручении дату (см. Примеры 9.1, 11 и 12).
Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется глаголом в неопределенной форме («осуществить», «обеспечить», «подготовить», «создать», «организовать» и т.д.).
При употреблении глаголов необходимо знать их правильное сочетание с существительными. Например, «издать приказ», «объявить выговор», «вынести порицание», «направить служебное письмо», «составить отчет», «разработать правила». Глагол «организовать» подразумевает, что исполнитель будет это делать не единолично, а организует работу «подведомственных» ему людей для выполнения поставленной задачи.
Один исполнитель может иметь несколько предписываемых действий. В этом случае он указывается в основном пункте 1 раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт нумеруют и печатают с абзаца (красной строки). Тогда потом точно и легко можно будет сделать ссылку на каждое выданное поручение (Примеры 14 и 15) при контроле их исполнения, оформлении выписки, издании иного документа.
Если сроки их выполнения различаются, то их стоит указывать индивидуально у каждого подпункта поручения (Пример 14). Если срок общий, то лучше его привести единожды для всей группы поручений (Пример 15).
Пример 14. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с разными сроками выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
2.1. Организовать проверку <. .>. Срок – 01.03.2018.
2.2. Подготовить <. .>. Срок – 15.03.2018.
Пример 15. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с единым сроком выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
а) организовать проверку <. .>;
б) подготовить <. .>.
Срок – 15.03.2018.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие локальные нормативные акты (ЛНА), то в распорядительной части могут не указываться исполнители и сроки исполнения. При этом формулировка «срок исполнения – постоянно» не используется. Наименование ЛНА обычно пишется без кавычек, а чтобы легче было глазами «ухватить» его начало, то используют заглавную букву: «утвердить Положение о…», «разработать Инструкцию по…» (еще см. Примеры 11 и 13).
Если приказ отменяет какой-то устаревший документ (или его отдельные положения), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст этого пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…»:
Пример 16. Утверждение документа приказом с признанием утратившим силу другого документа
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Аргон» (прилагаются).
2. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом ООО «Аргон» от 09.12.2015 № 123.
Распорядительные документы могут иметь приложения, но их список не принято приводить отдельным реквизитом ниже текста (как это делают, например, в служебных письмах). Вместо этого при упоминании приложения в тексте приказа сразу здесь же делается оговорка в скобках:
- «(прилагается)», если это единственное приложение к приказу (в Примере 16 это слово согласуется с наименованием прилагаемого документа: правила прилагаются) или
- «(приложение 1)», «(приложение 2)», «(приложение 3)» и т.д., если приложений к приказу несколько.
Встречается и вариант указания этого слова с большой буквы, и использование знака номера: «(Приложение 1)» или «(Приложение № 1)».
Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. В качестве контролеров в приказах должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей, и которые смогут оценить качество выполнения поручений. Если же в организации техническую сторону этого процесса (контроль сроков исполнения, напоминания и отчет об исполнительской дисциплине) осуществляет специалист из службы делопроизводства или целая группа контроля, то их в распорядительном пункте приказа упоминать не принято – они действуют на основании иных документов.
А вот завершать приказ фразой «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» уже не принято. Считается, что если руководитель организации не делегировал эту управленческую функцию кому-либо, то она автоматически остается за ним. Такое правило не регламентируется нормативными документами. Чтобы не было неясности при постановке приказов на контроль, предлагаем в Инструкции по делопроизводству прописать данные правила.
Если в приказе всего 1 распорядительный пункт, то он не нумеруется.
Пример 17. Пункт о возложении контроля за выполнением приказа
7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Иванова Г.И.
Пример 18. Единственный распорядительный пункт приказа не нумеруется
ПРИКАЗЫВАЮ:
Признать утратившим силу подпункт 1.6 пункта 1 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21 марта 2003 г. № 109 «О совершенствовании противотуберкулезных мероприятий в Российской Федерации».
Срок действия приказа
Приказ всегда начинает действовать с даты его издания (подписания), а вот какие-то решения, поручения в нем могут начать действовать позже, если это специально оговорено в тексте. Например, приказ издан 1 марта, а утвержденный им документ может быть введен в действие через 2 недели (15 марта 2018 г.), чтобы сотрудники успели подготовиться к выполнению новых правил или когда закон прямо оговаривает, что на вступление в силу определенных изменений требуется больший срок (см., например, ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Срок действия приказа необходимо отличать от срока его хранения. Срок действия – это период, в течение которого действуют решения, принятые приказом. Он тоже может прямо оговариваться в тексте приказа.
Пример 19. Срок действия решения ограничен 2018 годом
3. Установить ежемесячную надбавку стимулирующего характера к заработной плате в 2018 г. в размере 20% от тарифной ставки 14 разряда архивисту Ворониной В.А.
Если в приказе не оговорен срок его действия, то он действует до тех пор, пока не будет отменен или аннулирован другим приказом. Большинство приказов являются как раз документами с открытой датой.
Отмена приказа влечет за собой:
- отмену последствий, которые могли бы произойти в будущем в результате действия приказа, начиная с даты его отмены;
- при этом последствия, произошедшие в результате издания приказа и наступившие до даты его отмены, остаются в силе.
Ключевая лексическая формула пункта приказа об отмене его действия звучит так: «Считать утратившим силу…» или «Признать утратившим силу…» (см. Пример 18).
Аннулирование приказа – это отмена не только будущих, но и сегодняшних последствий, которые уже возникли в результате издания приказа. Типичной ошибкой в приказе об аннулировании является формулировка: «Отменить приказ от… №…». Надо писать «Аннулировать приказ от… №…» – слово «аннулировать» здесь принципиально!
Может возникнуть ситуация, когда необходимо внести изменения в уже изданный приказ (неправильно указаны фамилии исполнителей, даты и др.). Хотя единого нормативного документа общегосударственного масштаба о порядке внесения изменений в приказ не существует3, необходимо помнить, что внесение любых, даже самых незначительных исправлений непосредственно в текст подписанного распорядительного документа не допускается. Это возможно сделать только путем издания нового распорядительного документа такого же вида (т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.), в котором необходимо указать вносимые изменения.
Пример 20. Образец оформления приказа по основной деятельности
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Письмо Минтруда России от 24 февраля.2022 г. № 15-2/ООГ-367 «О возможности указания ссылок в локальных нормативных актах по охране труда»
Департамент условий и охраны труда разъяснил, что разрабатываемые работодателем правила по охране труда могут содержать ссылку на требования других нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, а в инструкциях по охране труда можно ссылаться на локальные нормативные акты.
[…]
На основании ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению.
В соответствии с положениями статьи 22 Кодекса работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты.
При этом, работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Так, основные требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем, утверждены приказом Минтруда России от 29 октября 2021 г. N 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем» (далее — Основные требования).
Данный приказ зарегистрирован Минюстом России (26 ноября 2021 г., регистрационный N 66015) и является нормативным правовым актом, содержащим обязательные требования.
В соответствии с пунктом 17 Основных требований при необходимости правила по охране труда могут содержать ссылку на требования других нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.
В соответствии с пунктом 22 Основных требований допускается указание в инструкциях по охране труда ссылки на локальный нормативный акт.
С учетом изложенного полагаем, что наряду с правилами и инструкциями по охране труда, разрабатываемыми работодателем, допускается указание ссылок и в иных локальных нормативных актах по охране труда.
[…]
Фото
05.05.2022, 11:51