Руководство по эксплуатации продукта — это документ, прилагаемый к продукту, в котором излагаются процедуры, которым необходимо следовать, чтобы правильно использовать и обслуживать продукт. Его можно считать руководством пользователя продукта. В дополнение к конкретным инструкциям по эксплуатации продукта, руководство по эксплуатации может также включать меры предосторожности, советы по очистке или информацию о гарантийных обязательствах.
Инструкция по эксплуатации продукта часто создаются как часть процесса обеспечения качества компании. Они предназначены для того, чтобы пользователи понимали, как использовать и обслуживать приобретаемые ими продукты, а также чтобы эти продукты эксплуатировались безопасно. Кроме того, в руководствах по эксплуатации продуктов может содержаться ценная информация о гарантийных обязательствах или других аспектах использования конкретного продукта.
Цель руководства по эксплуатации: Обеспечить безопасное и эффективное использование продукта
Целью руководства по эксплуатации является обеспечение безопасного и эффективного использования продукта. Руководство по эксплуатации должно быть легким для чтения и выполнения, и оно должно содержать четкие инструкции о том, как правильно использовать продукт. Кроме того, руководство по эксплуатации должно информировать пользователей о том, как обслуживать изделие, в том числе о том, как его чистить и при необходимости заменять детали.
Процесс разработки
Разработка руководства по продукту может быть сложным процессом, требующим участия многих различных отделов компании. Существуют определенные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать эффективное руководство по эксплуатации, и вот руководство, которое поможет вам в этом процессе.
- Определите свои цели. Первый шаг в создании руководства по эксплуатации — решить, чего вы хотите достичь. Это может включать предоставление четких инструкций по использованию продукта, выделение основных функций или изложение советов по устранению неполадок.
- Составьте свой контент на основе ваших целей. После того, как вы определили, что вы хотите, чтобы руководство делало, начните набрасывать содержание на основе этих целей. Это будет включать в себя написание описаний каждого шага взаимодействия с пользователем, а также предоставление изображений и скриншотов, если это необходимо.
- Тестируйте и пересматривайте свой контент на основе отзывов пользователей.
Советы по созданию руководства по эксплуатации
При создании руководства по эксплуатации сделайте его кратким, ясным и легким для понимания. Держите текст организованным в логические заголовки. Используйте простой язык и избегайте длинных абзацев. Следующие советы помогут вам создать эффективное учебное пособие:
– Четко определите цель руководства. Что пользователи должны узнать, прочитав его?
– Держите текст кратким. Старайтесь использовать не более одного-двух предложений для каждого шага процедуры.
– Используйте заголовки, чтобы разбить текст и облегчить читателям понимание. Например, начинайте каждый раздел с заголовка, такого как «Начало работы», «Использование камеры» или «Управление фотографиями».
– Приведите примеры выполнения заданий, чтобы читатели могли увидеть, что от них ожидается. Это поможет им понять и запомнить то, что они читают.
Руководство по эксплуатации – это нормативный документ, который разрабатывается отдельно на каждый вид продукции и сопровождает товар на протяжении всего срока эксплуатации. Норматив включает полную информацию о товаре, его основных свойствах и назначении, режимах работы и способах обеспечения безопасности.
РЭ относится к эксплуатационной документации, поскольку помогает пользователю обеспечить монтаж и правильное применение товара. Но значение документа более глубокое. Оно необходимо для того, чтобы компания-производитель могла получить сертификат соответствия производства. Государственные органы контроля проверяют не только процесс изготовления продукта, но и документационное сопровождение.
Если в РЭ и иных актах не будут выявлены ошибки и нарушения законодательства, компания быстро пройдет проверки и получит сертификаты. В противном случае производитель будет вынужден тратить время и деньги на корректировки, что значительно увеличивает расходы компании.
Как составить РЭ?
Руководство по организации эксплуатации составляется по указаниям ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.105, в которых приведены рекомендации по содержанию, структуре и способу оформления акта. В зависимости от типа выпускаемого товара структура может незначительно меняться, но основные разделы должны сохраняться:
· введение – обоснование разработки акта, его область применения;
· данные о товаре – его комплектация, сырье, области применения, фактические параметры работы;
· описание способов эксплуатации товара (режимы работы), а также методов монтажа и наладки;
· данные по организации безопасности, соблюдении правил взаимодействия с предметом;
· сведения о частоте технических проверок, методах обслуживания товара;
· перечень типичных неполадок, способов их устранения;
· правила транспортировки, хранения, утилизации.
Разработкой РЭ занимается компания-производитель, в которой для этой задачи должен быть предусмотрена отдельная должность или отдел. Если этого в компании нет, она имеет право делегировать полномочия специализированному экспертному центру.
Сторонняя компания должна иметь опыт в разработке таких документов. Ее сотрудники имеют опыт составления нормативных актов, знают все требования стандартов. Это гарантирует быстрый запуск документа в работу, а также отсутствие вопросов со стороны государственных контрольных органов.
- Понятие руководства по эксплуатации
Руководство по эксплуатации, которое также иногда называют инструкцией по эксплуатации, представляет собой документ, в котором исчерпывающим образом описывается корректный процесс использования продукта, будь то сложный производственный механизм или электронная игра. Поэтому с необходимостью разработки такого руководства сталкиваются компании самого различного профиля.
Навигация по странице:
- Понятие руководства по эксплуатации
- Статус руководства по эксплуатации в ряду прочих технических документов
- Области применения руководства по эксплуатации
- Дополнительные сферы применения РЭ
Понятие руководства по эксплуатации
Содержание термина «руководство по эксплуатации» принято трактовать в соответствии с положениями ГОСТ 2.601-2006 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Эксплуатационные документы». Указанный национальный стандарт определяет данное руководство как важный документ, в котором содержится исчерпывающая информация о характеристиках продукта, его конструкции и принципах работы, правилах безопасной эксплуатации и осуществления работ с применением данного изделий.
Кроме того, в руководстве по эксплуатации принято указывать порядок осуществления оценки технического состояния изделия в разрезе необходимости проведения профилактических, ремонтных или утилизационных работ в отношении всего продукта или отдельных его деталей и частей.
Статус руководства по эксплуатации в ряду прочих технических документов
ГОСТ 2.601-2006 относит руководство по эксплуатации к разряду эксплуатационных документов наряду с инструкцией по монтажу, паспортом изделия, ведомостью наличия прилагаемых запчастей и проч. Таким образом, на данное руководство распространяются соответствующие правила Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). В частности, это относится к положениям ГОСТ 2.610-2006 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов».
Требования ГОСТ 2.601-2006 устанавливают, что разработка руководства по эксплуатации не носит обязательного характера в отношении всех без исключения видов изделий: необходимость формирования этого документа определяется самим создателем продукции с учетом сложности его использования, необходимости применения дополнительной информации для корректной настройки и применения и других факторов. При этом в данном нормативно-правовом документе имеется оговорка о том, что в случае, если разработка конкретного продукта производится по заказу Министерства обороны РФ, именно это ведомство будет выступать в качестве органа, принимающего решение о необходимости разработки руководства по эксплуатации (РЭ).
Для этих случаев и содержание, и форма руководства по эксплуатации должны соответствовать самым последним требованиям государственных стандартов и иных действующих нормативных документов. Чтобы обеспечить уверенность в том, что созданная документация отвечает всем этим условиям, а вместе с тем понятна потребителям и обеспечивает им удобство и безопасность при работе с изделием, целесообразно обратиться в специализированную организацию, которая имеет большой опыт создания таких документов.
Вместе с тем, при решении вопроса о необходимости создания РЭ для конкретного вида продукции разработчику необходимо учитывать, что такой документ позволяет пользователям изделий быть уверенными в правильности порядка его эксплуатации и обеспечивает безопасность персонала, работающего с тем или иным изделием. Поэтому при выпуске специального оборудования, предназначенного для использования в процессе работ на опасных производственных объектах, предоставление заказчикам РЭ является обязательным.
Кроме того, оно может потребоваться для получения ряда разрешительных документов:
- например, РЭ необходимо для получения специального разрешения Ростехнадзора на использование особо сложного и опасного оборудования в случаях, когда получение такого разрешения является необходимым условием для осуществления соответствующих работ;
- также этот документ, как правило, запрашивают исполнители в случае проведения процедуры сертификации для данного вида продукции.
Таким образом, разработка РЭ – это ответственная процедура, к которой компании-производителю необходимо подойти с должной серьезностью.
-
0 ₽ 0 товаров
Каталог инструкций по эксплуатации на русском языке
В нашем каталоге более 90.000 инструкций по эксплуатации и руководств пользователя на русском языке к бытовой технике и электронике. Чтобы скачать инструкцию по эксплуатации выберите интересую вас категорию или воспользуйтесь поиском в верхнем правом углу сайта.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Руководство пользователя — это справочник на бумажном или цифровом носителе (в формате PDF или XPS), в котором приводятся инструкции по эксплуатации чего-либо или описывается правильный порядок действий для совершения какого-нибудь процесса. Хотя когда человек слышит словосочетание «руководство пользователя», он обычно представляет руководство по использованию определенной программы, инструкции по эксплуатации есть у компьютерной и бытовой техники (телевизоры, стерео-системы, телефоны, мп3-плейеры, садовая техника и и т.д.). Хорошее руководство пользователя рассказывает об основных функциях прибора или программы и объясняет, как правильно ими пользоваться, при этом информация обычно хорошо структурирована. Эта статья расскажет, о чем важно помнить при создании и оформлении руководства пользователя.
-
1
Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:
- Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
- Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
- Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.
-
2
Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.
- Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).
-
3
Опишите проблему, с которой может столкнуться пользователь, а затем предложите решение. Когда вы рекламируете какой-то продукт, фразы о том, как он сможет решить определенную проблему, несомненно привлекут много внимания. Но когда пользователь купит этот продукт, ему нужно объяснить, что с ним делать. Опишите, с какими проблемами может столкнуться пользователь в процессе эксплуатации, и включите в руководство инструкции по разрешению этих проблем.
- Если проблема сложная, разбейте ее на несколько частей. Составьте список и сопроводите каждый пункт инструкциями. Это называется разбивкой на блоки.
Реклама
-
1
Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.
- Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
- Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.
-
2
Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел «Как использовать эту инструкцию по эксплуатации», если вы решили, что такой раздел необходим.
-
3
Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.
-
4
Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.
- Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
- Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.
-
5
Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.
- После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
- Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
- Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.
Реклама
-
1
Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.
- У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
- Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста — например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
- Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
- После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.
-
2
Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.
- Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц — с внешней стороны.
- Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
- Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.
-
3
Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:
- Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21×35 см или 11 x 27.5×42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
- Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
- Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.
-
4
Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.
- В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания «стилей», сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей («Заголовок1», «Обычный», «Цитата») или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как «Заголовок1», «Заголовок2»; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
Реклама
Советы
- По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.
Реклама
Что вам понадобится
- Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
- Графический редактор или программа для создания скриншотов
Об этой статье
Эту страницу просматривали 48 878 раз.