Стоит на контроле у руководства - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

Всего найдено: 3

подскажите, очень срочно! Деятельность ООО —на контроле прокуратуры или у прокуратуры.

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта возможны.

Здравствуйте, уважаемая Грамота! Вызывает сомнение выражение «держать на контроле» или «находится на контроле кого-либо», которые последнее время часто используется. Можно ли так говорить? Вроде всегда говорили «под контролем»?

Ответ справочной службы русского языка

Держать на контроле, находиться на контроле — это обороты канцелярской речи, не являющиеся ошибочными.

как пишется «не действителен на контроле«?

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно слитное написание.

Источник

Содержание

Задачи и преимущества контроля персонала
5 правил контроля персонала
Виды контроля персонала
Проверка результата
Предварительный контроль
Проверки на каждом этапе работы
Периодический контроль
Контроль в реперных точках
Методы контроля персонала
Контроль различных категорий сотрудников
Контроль за сотрудниками, действующими по регламенту
Контроль за персоналом, чья работа не регламентирована
Кадры, выполняющие творческую работу
Нюансы контроля удаленных сотрудников
Программы для контроля персонала
Ошибки в контроле персонала

О чем речь? Контроль персонала необходим для любой компании, но, как бы велико не было желание следить за каждым шагом сотрудника, следует грамотно внедрять методы наблюдения и проверки.

На что обратить внимание? В первую очередь стоит определить, как часто будет проводиться контроль. Также влияет категория сотрудников – регламентирована их работа или нет. Далее выбираются подходящие инструменты и проводится необходимая работа с персоналом компании.

Задачи и преимущества контроля персонала

Основой и движущей силой любой организации являются её работники. И именно они во многом формируют репутацию компании, что косвенно влияет на её коммерческий успех. Важно, чтобы сотрудники были не только квалифицированными, целеустремлёнными, порядочными и с развитыми навыками коммуникации, но и креативными, умели работать в команде и решать конфликты, действовать быстро. В любом случае, действия персонала необходимо координировать. Этим занимаются начальники разных уровней.

Везде, где люди выполняют те или иные задачи, требуется контроль. Он должен быть систематическим, но не чрезмерным. Оптимально, если в компании выработана целостная система контроля персонала, ориентирующая сотрудников выполнять регламент и планы, стремиться к выходу на заданные KPI.

Грамотное управление персоналом в демократическом или деловом стиле даёт возможность:

улучшить показатели эффективности выполнения бизнес-задач;
определить и устранить уязвимости;
создать благоприятный психологический климат в коллективе;
повысить производительность труда каждого работника;
укрепить репутацию фирмы, повысить её финансовые показатели;
избежать нежелательных издержек, вовремя предсказав их.

А вот авторитарные стили управления с тотальным контролем за персоналом, напротив, демотивируют людей, разрушают отношения в команде и в целом влияют очень негативно. Подобные стили управления никогда не делают труд более продуктивным.

В открытом доступе до 21 мая

Полезные материалы для руководителей от Егора Соколова

Каждый владелец бизнеса вынужден предпринимать радикальные действия, чтобы выжить при нестабильной мировой экономике. Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Чек-лист. 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса.

Чек-лист: как делегировать задачи, чтобы их выполняли с первого раза.

Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах.

Как найти точки роста бизнеса.

Если никакого контроля персонала на предприятии нет вообще, то последствия могут быть ещё более драматичными, а именно:

вся компания в целом и её подразделения работают менее эффективно;
бизнес-процессы потихоньку разваливаются;
договорённости перестают соблюдаться;
клиенты и партнёры всё меньше доверяют компании;
бизнес проигрывает в рыночной конкуренции.

5 правил контроля персонала

Следить за тем, чтобы подчинённые соблюдали договоренности

Приучите весь персонал компании к тому, что договорённости обязательно должны выполняться. Если нужно пересмотреть договорённость или отменить её, следует предупредить об этом.

Чтобы исключить ситуации, когда игнорируются договорённости, необходим тщательный контроль за их соблюдением и оперативное реагирование на все случаи нарушений. Иначе усилия начальника пойдут прахом.

Продумать план контроля за персоналом заранее

Давая любое поручение сотруднику и желая отследить, как оно будет исполнено (уложился ли подчинённый в сроки, предоставил ли отчётные документы, и т. д.), начальник должен помнить о мониторинге и специально поставить себе такую задачу.

Для проектов, процессов и задач из нескольких компонентов нужно выделить и описать ключевые этапы — те точки невозврата и высокого риска, ошибки сотрудников на которых сулят компании огромные потери и убытки. Чтобы избежать столь серьёзных проколов, задолго до точек невозврата должен осуществляться промежуточный контроль.

Определение контрольных точек зависит от специфики работы того или иного сотрудника, области его развития.

Классифицировать и анализировать задачи с точки зрения контроля персонала, делать выводы

Составьте список задач (как разовых, так и повторяющихся), которые необходимо контролировать. По каждой из них определите, достаточно ли обычного надзора или необходим особый.

Мониторинг выполнения задач должен быть как можно более объективным. Чтобы сделать его таковым, задайте себе следующие вопросы:

Бывало ли подобное раньше с этим работником (или с аналогичными задачами)?
Как выстроить процессы в компании или отделе так, чтобы не приходилось каждый раз контролировать работу этого специалиста? Может быть, перепоручить какие-то задачи более опытным коллегам или вообще внедрить новые технологии работы?
Кому ещё можно (и можно ли) передать эту задачу?

Ответы на вопросы подскажут вам, как поступить, чтобы решить проблему с контролем за тем или иным работником.

Делегировать функции контроля персонала подчинённым, автоматизировать контроль

Руководителю следует оптимизировать затраты времени на контроль персонала в организации: привлечь других специалистов к выполнению этих функций.

Альтернативный вариант — переложить обязанности по контролю не на человека, а на технику или технологию, автоматизировать контрольные мероприятия и сбор данных для отчётности.

Самый простой пример автоматизации — чек-листы для работников: по ним каждый может сам проверить себя, насколько правильно он выполняет работу. Для повторяющихся задач алгоритм решения должен предусматривать самопроверки для исполнителя: специалист должен иметь возможность понять, есть ли ошибки, недоделки. Всё это относится к методикам самоконтроля.

Если нет возможности провести срочный мониторинг, проводить отложенный

Не всегда руководитель может сразу же проверить результаты работы подчинённого, как только тот её закончил. Но что же делать, если проверка необходима? Иногда начальникам приходится откладывать более приоритетные дела ради контроля за результатами труда персонала.

В большинстве случаев мониторинг нужен сразу же, поскольку без одобрения руководителя, например, нельзя браться за следующий этап работы.

Но есть случаи, когда контроль вполне можно отложить на время. Для подобных ситуаций необходимо особым образом организовать трудовую деятельности команды:

фиксировать все промежуточные стадии;
сохранять обсуждения, комментарии;
хранить всю историю правок документа;
отмечать задачи, выполненные в течение дня, и затраченное на них время.

Виды контроля персонала

Проверка результата

Это самый простой вариант контроля за персоналом: начальник проверяет лишь результат работы. С точки зрения экономии времени это очень удобно (если, конечно, работники достаточно ответственны и компетентны).

Ограничивать мониторинг лишь результатами можно тогда, когда персонал способен самостоятельно принимать решения, а если появятся проблемы, посоветоваться с начальником и запросить необходимые ресурсы. Но если у задачи есть жёсткие дедлайны, вызванные внешними обстоятельствами, то этот вид контроля окажется неэффективен.

Предварительный контроль

Бизнес-процессы с большим количеством работников либо охватывающие длительное время и большие объёмы информации требуют предварительных проверок. Этот пред-мониторинг сокращает риск того, что задачи будут выполнены не вовремя и кое-как. Эксперты в области управления советуют осуществлять такой контроль, когда 60-70 % времени до предполагаемого дедлайна уже истекло, чтобы оставался баланс между самостоятельностью работников и необходимостью во вмешательстве руководства.

Например, для государственных организаций предварительный мониторинг обязателен за пять дней до установленного срока окончания работ. Исполнитель ещё может попросить дополнительное время или уточнения по задаче.

Чтобы этот вид контроля приносил эффект, качество было на высоте и дедлайны соблюдались, нужны доверительные отношения в команде и её нацеленность на результат.

Проверки на каждом этапе работы

Поэтапный контроль персонала должен быть описан в техническом задании либо поручении (особенно моменты, когда он начинается и завершается). Следует чётко описать момент, когда та или иная стадия работ заканчивается, и привести в ТЗ параметры для приёмки.

Поэтапные проверки как метод контроля за персоналом целесообразны, если:

Задача относится к новым, а исполнители достаточно самостоятельны, опытны и профессиональны. Между этапами нужно только корректировать цели.
Предстоит подготовить нового работника, хорошо владеющего теорией, но не имеющего достаточного опыта. В этом случае поэтапные проверки дополняются обучением.

Периодический контроль

На предприятиях, бизнес-процессы которых регулярны и не являются творческими, нужно чёткое планирование контроля персонала, а именно — ежедневных или еженедельных проверок. Допустимо использовать и устные, и письменные отчёты подчинённых руководителю. Частота этих проверок фиксируется во внутрикорпоративных правилах.

Во многих фирмах сотрудников обязывают периодически заполнять отчёты, и проверочные процедуры становятся частью их рабочего процесса. Это уменьшает стресс у персонала. Однако во время решения крупных, ответственных и сложных задач, таких как разработка новых устройств по заказу ключевого клиента, нужно контролировать процесс каждый день и даже чаще, чтобы исключить срыв заказа.

В некоторых случаях необходим регулярный надзор за отдельными работниками, которые часто не справляются, чтобы по итогам проверок уволить их, отправить на повышение квалификации или перевести на другие должности.

Контроль в реперных точках

Этот вид контроля персонала предполагает, что руководитель самолично решает, когда ему проводить контрольные мероприятия. Эти моменты определяются по следующим принципам:

Нужен надзор за персоналом в периоды, когда исполнительская дисциплина обычно падает (в предпраздничные дни, например).
Грядёт глобальный аудит процессов в компании вышестоящим начальством.
Необходимо выявить слабые места бизнес-процесса.

Руководители, организующие проверки в самые непредсказуемые моменты и самыми оригинальными способами, должны отдавать себе отчёт, что поначалу персонал будет сильно демотивирован. У подобных решений должны быть серьёзные основания, поскольку внезапные проверки влияют на производительность труда всей команды и эффективность бизнеса.

Контроль персонала в ключевых точках бизнес-процесса целесообразен, если:

Проверяется соблюдение стандартов, регламентов, методик (к примеру, если предстоит сертификация по качеству). Это происходит либо в ключевых точках, либо в произвольно выбранное время и охватывает весь персонал компании, поэтому демотивация не так сильна.
В компании имеется сотрудник или отдел, постоянно показывающий плохие результаты, и его работу нужно проконтролировать.
Наняты новые работники, которых надо обучать (либо внедряются новые производственные процессы, и всему персоналу требуется переподготовка). Придётся постоянно проверять, усвоили ли люди новые навыки и знания.

Для каждого случая необходимо подробно аргументировать все отступления от стандартного регламента проверок.

Методы контроля персонала

Планёрки

Этот традиционный для управления персоналом метод контроля отличается тем, что мотивирует сотрудников, сплачивает команду, даёт возможность увидеть перспективу проекта, рассказать об успехах. Не позволяйте рабочему коллективу утонуть в рутинных операциях и выбиться из ритма! Даже когда люди и так понимают, чем им заниматься, всё равно устраивайте планёрки.

Тайный покупатель

Чтобы проверить качество обслуживание в сфере сервиса и торговле, руководство компаний часто подсылает тайных покупателей — подготовленных людей со стороны, которые выступают в роли клиента и оценивают работу персонала, соблюдение регламентов. Внедрение тайных покупателей не способно повредить работникам, а начальнику даёт массу ценной информации о том, как выглядит компания или отдельная торговая точка в глазах покупателей.

Назначение метрик эффективности (KPI)

Один из самых честных и ясных методов контроля деятельности персонала. Каждый работник знает, до каких показателей ему нужно дотянуться. Но реалистичность KPI нередко становится проблемой. Метрики должны быть достижимыми, однако в то же время мотивирующими работать активнее, чтобы выйти на новые рубежи. Тут нужно доверять сотрудникам и великолепно разбираться в бизнес-процессах.

Доска мотивации (задачи и достижения)

Есть и позитивные методы контроля. Такие, как доска мотивации.

На этой доске вывешиваются все задачи и планы, а также KPI. Ежедневно (или с иной периодичностью) работники добавляют свои достижения на доску. Когда твои успехи всегда видны, это очень вдохновляет и повышает энтузиазм — никакие штрафы и рядом не стоят по эффективности! Кроме того, фокус внимания на коллективных достижениях сплачивает команду. Такая доска может быть физической и висеть на стене либо иметь чисто виртуальный формат в виде раздела CRM.

Скрытое наблюдение и шпионаж

Есть множество технологий для тихого и ненавязчивого контроля: специальные программы-шпионы для ПК, прослушивающие устройства и скрытые камеры, наблюдение по GPS. Вроде бы никакого надзора не заметно, однако офис может быть буквально нашпигован подслушивающими и подглядывающими устройствами, на каждом компьютере стоят программы, отслеживающие трафик и расход рабочего времени.

По закону работодатель обязан письменно уведомить персонал о применении таких средств и получить разрешение сотрудников. Вот основные средства шпионажа:

Трекеры времени и ПО для слежения за рабочим столом. Подходят для контроля за линейным персоналом в офисе: в приложении видно, какие сейчас запущены программы на компьютере и сколько времени их использовал работник. Средства блокировки развлекательных порталов, соцсетей — сюда же. Кроме того, шпионское ПО позволяет руководителю:

отслеживать начало рабочего дня (чтобы штрафовать опоздавших);
смотреть рабочие столы компьютеров, чтобы знать, чем заняты работники;
слушать разговоры с клиентами, чтобы оценивать, например, мастерство продажников;
обнаруживать кражи, мошенничество, использование корпоративных ресурсов в личных целях;
выявлять конфликты, источники утечки внутренней информации.

GPS-трекинг. Используется для контроля работников с разъездным характером труда: курьеров, экспедиторов на грузоперевозках, торговых представителей и т. п. Каждому такому работнику, помимо планшета, выдают трекер. Работодатель всегда видит, находится ли его подчинённый там, где должен, или гуляет где-то вне маршрута.

Открытые и скрытые системы видеонаблюдения. Цеха и офисы повсеместно оснащают камерами, чтобы оценивать эффективность работы и расходование времени. Желательно, чтобы камеры могли записывать звук, если видеонаблюдение ведётся в отделе продаж, колл-центре.

Наличие камер повышает дисциплину. Сотрудники помнят, что за ними каждую минуту следят, поэтому стараются не нарушать правил и не заниматься ерундой на рабочем месте. Но и стресс повышается. Некоторые эксперты советуют сочетать скрытое и открытое видеонаблюдение: даже если хитрый персонал научится обходить видимые камеры, он не будет знать о скрытых девайсах.

Запись телефонных звонков. Прослушивание таких записей порой просто необходимо для контроля персонала, чтобы повысить качество обслуживания, найти и устранить ошибки в скриптах, усовершенствовать бизнес-процессы, урегулировать конфликтные ситуации.

Оптимально хранить все эти записи в CRM — так, чтобы они попадали прямо в карточку клиента. Таким образом собирается полная история общения с клиентами, чтобы затем анализировать её и разбираться, какие тактики переговоров наиболее эффективны.

Методология DISC

Автор этой методологии, психолог из США Уильям Марстон, в 1928 г. разделил все поведенческие реакции на четыре вида:

господство (dominance);
побуждение (inducement);
подчинение (submission);
согласие (compliance).

На основе его концепций в 1970 г. был разработан опросник, ставший классическим в определении профиля человека — преобладающих черт характера, склонностей, слабых мест.

Опросники, основанные на DISC, активно применяются в ходе профайлинга на собеседованиях. Но и уже нанятый персонал можно типировать по DISC, чтобы выявить:

самых агрессивных, склонных к риску и конкуренции, ориентированных на результат;
самых энергичных и социальных, стремящихся больше общаться и быть популярными, командных игроков;
самых надёжных и скромных, но при этом медлительных и эмпатичных;
аналитиков, действующих по расчёту.

Анализ характеров по DISC сегодня — это способ формирования команд, распределения задач между работниками, выбора инструментов мотивации в зависимости от психотипа человека.

Отчётность в CRM

Ещё один высокотехнологичный метод контроля персонала — использование CRM для формирования и хранения отчётности. CRM-системы созданы для автоматизации бизнес-процессов, ведения статистики и сбора данных, аналитики.

Современные руководители не ждут, пока каждый сотрудник пришлёт им отчёты, а просто смотрят статусы интересующих задач, цифры, сроки и планы в CRM. Кстати, CRM позволяет эффективно контролировать дистанционных работников. Это такие популярные продукты, как AmoCRM, Мегаплан, Битрикс24.

Контроль различных категорий сотрудников

Нельзя применять форматы контроля в случайном порядке, они должны соответствовать категории контролируемых работников, специфике их труда и целям руководителя. Только в этом случае есть шансы выстроить эффективный контроль персонала. Мониторить работу инженеров в НИИ и сотрудников колл-центра необходимо по-разному. Задача руководителя — разобраться в специфике процессов в компании и отобрать наиболее подходящие методики контроля.

Контроль за сотрудниками, действующими по регламенту

Помимо линейного персонала вроде продавцов и сотрудников колл-центров это все прочие операционисты и операторы, клерки в банке, а также экономисты и бухгалтера.

Следует контролировать два параметра их деятельности:

Как используется рабочее время.
Насколько точно выполняется каждый шаг регламента процесса. Например, бухгалтер, не успевший обработать и внести в базу первичные документы, подаст недостоверную квартальную отчётность.

Чтобы грамотно организовать мониторинг работы персонала, сперва необходимо описать и отразить в специальной программе (такой как BizAgi, например) весь бизнес-процесс, затем провести мероприятия по проверке в его ключевых точках. Оценка качества работы сотрудников даётся по степени её соответствия правилам, регламентам, скриптам, графикам.

Контроль за персоналом, чья работа не регламентирована

Это большинство офисных должностей, предполагающих реагирование на внешние сигналы или коммуникацию; отделы кадров; службы безопасности; системные администраторы; руководители маленьких отделов; трейдеры. Чтобы проконтролировать их работу, нужно задать основные метрики эффективности и затем проверять, насколько сотрудник их выполнил и каково качество результата.

Как правило, оценка качества работы топ-менеджеров является прерогативой совета директоров, причём для этого должны быть разработаны дополнительные регламенты.

Кадры, выполняющие творческую работу

Это начальники подразделений, а также проектировщики и дизайнеры. Их работу тоже нужно проверять, но более тонко. Творческий процесс сам по себе не поддаётся контролю, а результат можно оценить только тогда, когда он начнёт приносить доход компании, а это, как правило, происходит далеко не сразу. Поэтому нужно сочетать два направления: KPI и экспертную оценку (проверку качества результата ведущими профессионалами отрасли на некоторых этапах его готовности).

Если совсем не проверять, как ведутся работы, риски оказываются очень велики. К примеру, компания разработала дорогостоящий аппарат и поставила его клиенту, а техника отказала. Причина может крыться как в некачественной сборке, так и в самой конструкции, и если первое ещё как-то можно проконтролировать, то инженерный дефект — намного сложнее.

Нюансы контроля удаленных сотрудников

Во многих фирмах целые коллективы работников переводятся на удалёнку, и всё взаимодействие внутри отдела, с руководителем и клиентами осуществляется онлайн. Благодаря удалённому формату работы предприятия неплохо экономят на производственных расходах. И в этом случае на первый план выходит проблема организации контроля деятельности персонала.

Есть несколько практических рекомендаций на эту тему:

Работникам организуют удалённый доступ в корпоративную локальную сеть.
Устанавливаются программы для автоматического учёта рабочего времени, чтобы следить за активностью каждого сотрудника, менять статусы задач, формировать отчёты о выполненной работе.
Иногда в компаниях составляют график виде созвонов руководителя с подчинёнными.

В трудовых договорах работников, которые трудятся дистанционно, должны быть чётко прописаны все обязанности. Необходимо оговорить такие аспекты, как:

использование программ контроля отработанного времени, доступа в корпоративную сеть, рабочей техники;
соблюдение графика видеосвязи, созвонов и т. д.;
при необходимости — регулярное посещение офиса для передачи документов и т. д.

Корпоративные сервисы для контроля за персоналом сегодня предлагают даже мобильные операторы. Это, в частности, «Контроль кадров» от «Мегафона». Сотрудники, подключенные к этой программе, легко отслеживаются: руководитель не только видит, как они используют рабочее время, но и где находятся, поэтому может координировать их перемещения и график.

Программы для контроля персонала

Во многих компаниях погоня за комфортными условиями для работников приводит к тому, что персонал чересчур расслабляется в атмосфере уюта и заботы, и продуктивность труда падает. Чтобы предотвратить эти неприятные последствия, внедряют следующие инструменты контроля за деятельностью персонала.

«Босс-Контроль»

В данный облачный сервис входят терминалы для проверки доступа и специальный сервис, где обрабатываются все данные. Система формирует статистику посещаемости на основе информации о сотрудниках, которые фиксируют свой приход с помощью терминала, висящего на стене.

Этот сервис очень удобен для целей контроля сотрудников. Руководитель сразу получает информацию о том, кто опоздал или ушёл раньше, кто прогулял часть рабочего дня без веских причин, и т. д. Кроме того, работники стараются соблюдать дисциплину и больше времени тратить собственно на работу.

Pay Punch

Ещё одна система учёта отработанного времени, основанная на биометрии. Работает практически так же, как и «Босс-Контроль»: при входе и выходе надо отметиться. Но к аппарату прикладывают не пропуск, а собственный палец или всю руку. Результат — точный учёт рабочего времени (это особенно важно в компаниях, где оплата труда почасовая).

С помощью подобных сервисов руководство фирмы следит за приходом персонала на работу и узнаёт, сколько времени было потрачено на производственные задачи. Кстати, бухгалтерии эти данные тоже могут быть интересны. Систему распознавания невозможно обмануть: ведь, в отличие от магнитных карт, чужие пальцы нельзя одолжить на время.

CrocoTime

Простое присутствие в офисе — ещё не показатель того, что сотрудник эффективно решает поставленные задачи. Изображать бурную деятельность могут все, и некоторые так и поступают, строя свою жизнь по принципу «чем бы заняться, чтобы ничего не делать?».

На рабочем месте люди серфят в соцсетях, смотрят фильмы и занимаются иной активностью, не имеющей отношения к их должностным обязанностям. Это может нанести серьёзный ущерб компании. А если сложить подобные потери по всей стране, то они составят миллиарды рублей!

Контроль за расходованием рабочего времени персонала осуществляет CrocoTime. Он позволяет точно определить, сколько времени работник действительно решал производственные задачи, а сколько развлекался. На основе собранных данных этот сервис вычисляет КПД работника, чтобы руководство видело, кто насколько занят и полезен для фирмы.

Ошибки в контроле персонала

Есть ряд типичных ошибок, допускаемых при контроле персонала компании:

Эпизодический характер контроля. Если следить за результатами работы раз от раза, нерегулярно, то сотрудники будут дезориентированы, что приведёт к большему количеству ошибок.
Всесторонний мелочный контроль за каждым действием работников. Когда люди не могут вздохнуть свободно, проявлять инициативу и самостоятельность они вряд ли будут.
Использование скрытого контроля (в некоторых случаях нелегальное) однозначно портит отношения в команде: такая мера унижает не только сотрудников, но и руководство.
Пристальный надзор за персоналом только одного подразделения. Люди, работающие на этом участке, теряют мотивацию к работе и доверие к работодателю.
Условный контроль, когда руководитель только изображает, что следит за работой подчинённых, а на самом деле ленится или не решается это делать, поскольку боится вызвать гнев работников, испортить отношения с ними.
Контроль по причине недоверия к сотрудникам. Исправить ситуацию он не поможет, а вот психологический климат станет ещё хуже.
Контроль персонала без обратной связи. Эффективность этих мероприятий непонятна, работу просто невозможно оценить и как-то улучшить.
Слишком поверхностный контроль. Пользы от него тоже не очень-то много, поскольку всесторонней картины происходящего в компании он не обеспечивает.
Контроль, дезориентирующий работника. Когда человек понимает, что его положение нестабильно, перспективы неясны, а оценка усилий предвзята, то и трудится хуже.

Контроль персонала всегда был сложной задачей, требующей особых компетенций. Чтобы он начал приносить пользу не только руководству фирмы, но и подчинённым, нужно выстроить его осознанно и грамотно.

Источник

Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Требования к процессу контроля исполнения

Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).

При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:

разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства);
разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).

Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).

В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?

Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).

Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу

Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.

Контроль исполнения – функция секретаря

Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.

Почему контроль исполнения – функция секретаря? Во-первых, контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя. В том числе устные. В том числе срочные или требующие постоянного доклада руководству о ходе исполнения. Порой приемная становится настоящей «горячей точкой» – центром, контролирующим и распределяющим потоки этой информации.

Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.

В-третьих, большинство топ-менеджеров сегодня рассматривают контроль исполнения документов и поручений как главную функцию секретаря или помощника, таких работников чаще назначают ответственными за выполнение именно этой задачи. В ответ на такой запрос руководителей эту трудовую функцию подробно описали разработчики Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[4] (далее – Профстандарт № 447). В Таблице 1 приведем предписанные Профстандартом № 447 трудовые действия секретаря руководителя и помощника руководителя по контролю исполнения поручений и организации исполнения решений руководителя.

Главный инструмент секретаря – информация

Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.

Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.

При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.

Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).

Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:

Подумать над моделью организации контроля исполнения документов (поручений), отвечающей специфике организации и стилю работы конкретного руководителя, а также существующим требованиям к контролю исполнения.
Наладить информационное взаимодействие «руководитель–секретарь», «секретарь–исполнители».
Обеспечить регламентацию процесса контроля исполнения документов (поручений). При этом особое внимание стоит уделить вопросам разграничения ответственности между участниками процесса.
Своевременно и точно выполнять установленные операции.

Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):

Фиксация поручения и постановка на контроль.
Доведение поручения до сведения исполнителя.
Координация деятельности по исполнению поручений.
Фиксация исполнения и снятие с контроля.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.

Источник

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Источник

Контроль работы сотрудников: наиболее эффективные методы

25.08.2020

Автор: Academy-of-capital.ru

Из этого материала вы узнаете:

11 причин внедрить контроль работы сотрудников
5 видов контроля работы сотрудников
5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками
7 основных методов контроля качества работы сотрудников
Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников
4 способа контроля удаленной работы сотрудников
3 распространенные ошибки при контроле работы сотрудников
5 причин чрезмерного контроля работы сотрудников
Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников
Шаблон расчета 5 ключевых показателей

Скачать бесплатно

В современном бизнесе контроль работы сотрудников крайне необходим. Он может быть постоянным или периодическим, разных степеней жесткости. Но факт остается фактом: успех предприятия в значительной степени зависит от компетентности персонала.

Другой вопрос, какие методы для этого использовать, тем более что их не так уж и мало. Тут многое зависит от специфики бизнеса и от квалификации работников, особенностей корпоративной культуры и степени доверия между начальством и подчиненными. Также очень важно не переусердствовать с контролем. То есть прежде чем внедрять ту или иную систему управления, важно к этому самым тщательным образом подготовиться.

11 причин внедрить контроль работы сотрудников

Контроль работы сотрудников важен как для владельца компании, так и для персонала. Какие плюсы получит руководство? Лояльное отношение работников, повышенную результативность труда, эффективную команду. В свою очередь сотрудники также заметят улучшения: фирма станет расти, заработная плата будет стабильной, специалист поймет, что от него требует начальство, по каким правилам нужно работать, станет более мотивированным.

Необходимо, чтобы все понимали, что контроль работы сотрудников выгоден обеим сторонам. Премиальные выплаты за то, что план продаж превышен, установка специальных шпионских программ на ПК работников – все это необходимо для процветания компании и эффективной работы сотрудников.

Работники должны быть уведомлены о том, что вы отслеживаете их передвижение с помощью GPS либо видеокамер. Кроме того, они обязаны осознавать, что данная мера принята не для наказания, унижения или лишения денежных выплат, но для улучшения работы фирмы. В противном случае, если сотрудники не будут выполнять договоренности, компания не сможет эффективно функционировать.

Чтобы стало понятнее, рассмотрим, какую конкретно выгоду получит руководство и работники фирмы, если внедрить контроль работы сотрудников.

Результат работы специалистов будет предсказуемым, поскольку существуют четкие KPI, а также понятные санкции. Так как действия работника отслеживаются, практически невозможно допустить ошибку.
Договоренности всегда исполняются. Компании-партнеры вашей фирмы будут доверять вам, поскольку вы всегда соблюдаете сроки.
Конкурентоспособность компании повысится благодаря контролю работы сотрудников: они выполняют поставленные задачи качественно и в указанный срок. В результате выгоду получают как руководитель, так и работники (их заработная плата повышается, а покупатели станут уважать бренд).
Если деятельность работников контролируется, фирма легко справится с кризисной ситуацией, поскольку процессы управления отлажены, а сотрудники работают в команде.
Получится отследить ошибки и проблемы сразу после их появления. Очевидно, что устранить их на раннем этапе будет проще.
Лояльность работников возрастет за счет понятных правил и санкций. Руководителя, который действует строго, но справедливо, будут уважать.
Контроль работы сотрудников позволит акцентировать внимание на достижениях, а не только ошибках. Такой подход увеличит мотивацию работников, появится личностный и профессиональный рост специалистов. Контроль работы – своего рода эффективный тренинг, за который не нужно платить.
Руководство выявит пониженную мотивацию работников и сможет понять, почему так произошло, устранит причину.
С помощью контроля можно определить тех специалистов, которые работают хуже всего, нарушают договоренности.
Получится определить недочеты в планировании рабочего процесса. Сюда относятся сроки, объем работы, загрузка сотрудников.
Контроль работы сотрудников поможет исключить кражу денег и других ресурсов фирмы. Руководитель сразу узнает, кто из работников мошенничает, участвует в различных авантюрах, сотрудничает с конкурирующими фирмами или ведет подрывную деятельность.

5 видов контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.

Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.

Из всех существующих видов контроля начальник должен подобрать наиболее эффективный для его компании, чтобы контролировать работу сотрудников. Только в этом случае персонал будет работать максимально эффективно.

5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками

Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.

1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.

Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.

Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.

2. Заблаговременно разработайте план контроля.

Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.

Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.

Чтобы определить контрольные точки, важно учесть особенности работы выбранного сотрудника, а также область его развития.

3. Проводите классификацию контроля, выполняйте анализ и делайте выводы.

Создайте перечень задач: однократных, а также регулярных, исполнение которых вы должны отслеживать. Решите, относится ли выбранный пункт к избыточному контролю либо необходимому.

Чтобы при осуществлении мониторинга основываться не на субъективном мнении, а на результатах реальной работы, спросите себя:

Случалось ли такое ранее с данной задачей или подчиненным?
Как поступить, чтобы решение данной задачи происходило так, чтобы не нужно было контролировать деятельность специалиста? Возможно, следует усовершенствовать технологию работы, поручить эту задачу другому сотруднику.
Нужно ли вообще выполнять эту работу? Проведите оценку потраченных ресурсов, времени, стоимости.
Можно ли поручить исполнение данной работы другому специалисту?

После того как вы ответите на поставленные вопросы, решите, что нужно сделать, чтобы устранить возникшую проблемную ситуацию.

4. Поручайте осуществление контроля подчиненным, сделайте его автоматизированным.

Чтобы начальник тратил меньше времени на отслеживание качества работы персонала, следует поручить осуществление контроля работы сотрудников другому специалисту.

Еще одно решение данной проблемы – использовать технологию, с помощью которой контроль станет автоматизированным.

Сделать это можно при помощи check-листов. Используя их, подчиненные будут самостоятельно отслеживать, правильно ли выполнили свою работу. Если задача повторяющаяся, процесс ее реализации должен быть разработан таким образом, чтобы работник мог лично проверить, допустил ли он ошибки, есть ли недочеты. Это называется самоконтроль. Далее в статье мы рассмотрим наиболее эффективные системы автоматизации контроля.

5. Проводите отложенный мониторинг.

В некоторых ситуациях начальник не может осуществить контроль работы сотрудника в тот момент, когда подчиненный ее завершил. Как поступить, если без проверки никак не обойтись? В некоторых случаях руководство вынуждено отложить важные дела, чтобы заняться контролем.

Во многих ситуациях контролировать деятельность сотрудников важно сразу после ее завершения, к примеру, когда нельзя приступать к следующему этапу работы, не проверив сделанного.

В других обстоятельствах допускается отложить осуществление контроля. В этом случае деятельность персонала должна быть организована следующим образом:

Промежуточные этапы фиксируются.
Все комментарии и обсуждения сохраняются.
История внесения правок в документацию также сохраняется.
Фиксируются задачи, выполненные за рабочий день, а также время, которое сотрудник затратил на них.

7 основных методов контроля качества работы сотрудников

Приведем наиболее действенные методы, используя которые, можно осуществлять контроль работы сотрудников. Применять их следует с учетом сферы, в которой работает фирма.

1. Планерки

Собрания следует проводить не только чтобы отчитаться о проведенной работе. Планерка – это действенный метод контроля, заряжающий мотивацией, сплачивающий коллектив. Во время проведения планерок специалисты могут рассказать о своих достижениях, а руководитель увидеть перспективу работы. Персонал должен периодически выходить из рутины, чтобы почувствовать общий ритм. Планерки необходимо проводить, даже если каждый подчиненный знает, в чем заключается его работа.

2. «Тайный покупатель»

Если вы работаете в сфере услуг или торговле, тайный покупатель поможет понять, насколько качественно работают сотрудники. Отправляясь в поле, этот опытный специалист проверит, допускают ли ваши работники нарушения регламента. Данный метод контроля не оказывает негативного влияния на персонал, при этом руководитель увидит работу организации глазами покупателя.

3. KPI (ключевые показатели эффективности)

Главная особенность данного метода контроля – простота и честность. Все работники понимают, какие показатели следует учитывать в своей работе. Если нормативы выполнены, значит, все хорошо. В противном случае придется приложить больше усилий. Однако важно, чтобы ключевые показатели эффективности были реалистичны.

Выбирайте такие показатели, которые сотрудники смогут достичь, при этом они будут мотивированы трудиться лучше, чтобы добиться большего. Руководитель должен хорошо разбираться в бизнес-процессах, а также доверять профессионалам, работающим в вашей компании.

4. GPS-наблюдение, видеонаблюдение, установка шпионских программ, прослушивание телефонных разговоров

Контроль работы сотрудников может быть незаметным. На первый взгляд может показаться, что за персоналом никто не следит. Однако в реальности в офисных помещениях есть скрытые камеры, а для контроля работы сотрудников на компьютере установлены шпионские программы, которые следят, как расходуется трафик и на что тратят свое рабочее время сотрудники. Скрытый контроль можно осуществлять, только уведомив об этом в письменном виде: подчиненные должны дать свое согласие. Лишь такие действия будут признаны законными. Какие программы для контроля работы сотрудников являются наиболее популярными:

Программа, которая наблюдает за рабочим столом и ведет учет рабочего времени

Использовать ее рекомендуется для отслеживания деятельности линейных офисных сотрудников. Приложения отслеживают, какие программы используются на ПК, как долго в них работает тот или иной подчиненный. Также существуют программы, которые блокируют социальные сети и порталы с развлекательным содержимым. Какие возможности появляются у начальника, если он внедряет такие программы:

контроль прихода сотрудников на работу. Если работник опоздал, ему будет выписан штраф;
начальник будет просматривать рабочий стол, чтобы понять, на что тратит свое рабочее время специалист;
прослушает разговоры с покупателями, чтобы понять, насколько эффективно работает персонал;
руководитель устранит мошеннические действия, а также ликвидирует нецелевое использование ресурсов компании;
выявит конфликтные ситуации, а также не допустит утечку корпоративных данных.
GPS-трекинг, используемый для контроля выездных специалистов

Если в компании работают торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузовых автомобилях, им следует выдать планшет с трекером, с помощью которого руководство сможет отследить, в каком месте в данный момент находится работник. Таким образом получится проверить, выполняет ли подчиненный свои прямые обязанности или же занимается посторонней деятельностью.

Использование скрытых или открытых видеокамер

С помощью видеокамер, которые установлены в офисном помещении или на заводе, получится проконтролировать рабочее время сотрудников, а также то, насколько эффективно они его используют. Лучше всего установить камеры, способные записывать звук. Изучив такие видеозаписи, вы сможете проверить, насколько качественно работают специалисты по продажам или в call-центре.

Видеокамеры помогут сделать подчиненных более дисциплинированными. Когда человек понимает, что за ним наблюдают, он будет соблюдать трудовые нормы и прекратит тратить рабочее время впустую. Однако установка видеокамер сделает работу персонала более стрессовой. Но со временем у работников выработается привычка к тому, что их деятельность записывается на видеокамеру.

Профессионалы советуют монтировать как скрытые, так и явные видеокамеры. Объясняется это тем, что со временем персонал поймет, как действовать таким образом, чтобы обмануть камеру. Однако сделать это не получится, если есть скрытое видеонаблюдение. При монтаже видеокамер следует учитывать закон и права работников. В противном случае руководство компании будет оштрафовано.

Прослушивание телефонных разговоров

Это эффективный способ контроля работы сотрудников. С помощью прослушивания получится добиться превосходных результатов: персонал станет работать лучше, руководитель сможет в сжатые сроки обнаружить и ликвидировать нарушение скрипта, усовершенствует бизнес-процесс, устранит конфликтную ситуацию.

Оптимальное решение – хранить в системе CRM аудиозаписи, а также прикреплять их к клиентской карте. Таким образом получится отследить всю работу с данным покупателем, чтобы довести его до совершения сделки.

5. Применение методики DISC

Методика DISC была разработана в 1928 году после публикации работы психолога из Америки У. Марстона под названием «Эмоции нормальных людей». В своем труде он описал 4 вида поведенческих реакций, на их основе и была разработана методика DISC:

dominance (господство);
inducement (побуждение);
submission (подчинение);
compliance (согласие).

Позднее, в 1970 г на основе работы У. Марстона был создан опросник, с помощью которого психологи могли узнать профиль индивидуума, его черты характера, склонности, а также вид деятельности, которую ему сложно выполнять.

Данный опросник применяется для создания профайла человека при прохождении собеседования. Однако его можно использовать для разработки профиля подчиненного по DISC. Это поможет выявить:

агрессивность человека, способность идти на риск, побеждать в соревнованиях и добиваться наилучшего результата;
коммуникабельность и энергичность, желание стать популярным, общаться, способность к командной работе;
скромность и медлительность, надежность и способность к эмпатии;
аналитические способности, навык просчитывать все шаги заранее.

Использование методики DISC позволит создать эффективную команду, между членами которой задачи будут распределены таким образом, чтобы сотрудники были мотивированы, а их сильные и слабые стороны, а также особенности характера учтены.

6. Отмечайте задачи и успехи на мотивационной доске

Сделайте так, чтобы контроль работы сотрудников происходил в позитивном ключе. Наверняка вы сохраняете хорошие оценки и рисунки своих детей? Действуйте похожим образом и с подчиненными: сохраняйте их достижения на мотивационной доске.

Также на доске можно отмечать KPI, планы продаж. Установите, когда (ежедневно или каждую неделю) работники будут отмечать на мотивационной доске свои победы. Поскольку достижения будут всегда на виду, это окажется дополнительной мотивацией. Если на доске отмечать победы коллектива, получится улучшить корпоративные отношения. Мотивационная доска может быть сделана в CRM-системе, однако лучше всего, если она установлена на офисной стене.

7. Используйте CRM для создания отчетов

Чтобы отслеживать деятельность сотрудников, лучше всего подходит система CRM. Помимо удобства, получится сделать бизнес-процессы автоматизированными, отслеживать статистические данные, вести аналитическую деятельность, чтобы постоянно улучшать работу команды.

Не потребуется дожидаться, когда подчиненные предоставят отчеты. Все, что нужно сделать руководителю, это открыть CRM-систему и изучить данные, завершенные задачи, дедлайны, чтобы провести контроль времени работы сотрудников.

Кстати, используя эту систему, получится отследить работу специалистов, которые трудятся удаленно.

Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников

Отслеживать работу сотрудников можно по множеству векторов. Начальство самостоятельно определяет методы контроля, а также то, как они будут реализованы. Это могут быть проверки, изучение мнения покупателей о качестве работы, записи телефонных звонков.

Реализовать все вышеперечисленное получится, когда применяется CRM. Она анализирует множество позиций: человеко-часы, если оплата сдельная, заработную плату для специалистов, работающих удаленно, информацию о рабочем дне персонала офиса. За счет того, что данная система контроля работы сотрудников полностью автоматизированная, начальнику не потребуется тратить свое время.

Есть множество программ, с помощью которых получится отрегулировать рабочий день подчиненных, исключить опоздания и правильно делегировать ответственность.

«Битрикс24»
Эта система добровольного учета рабочего времени специалистов была создана в России. В ней используется множество инструментов, которые позволяют получить отчеты и отследить по этапам воронку продаж. Благодаря инструменту «пульс компании» руководство сможет в любое время понять, как применяется система, какие сотрудники на 100 % выкладываются, а какие занимаются прокрастинацией, также получится отследить тех, кто срывает сроки.
AmoCRM
Руководитель на рабочем столе сможет проконтролировать работу специалистов, внести изменения в актуальные задачи, создать план действий на будущее. Основные инструменты, используемые в данной программе, – сканер визиток, телефонный звонок в один клик, бизнес-переписка. С их помощью директор сможет мониторить деятельность команды, а также проанализировать, насколько эффективно работает каждый из подчиненных. Интегрировать AmoCRM достаточно просто, а интерфейс программы понятный и интуитивный.
«Мегаплан»
Профессионалы рекомендуют использовать эту программу, если предстоит работа в команде. В базовой комплектации есть множество функций, с помощью которых можно отследить рабочее время, установить важные задачи перед подчиненными, проконтролировать, выполнены ли они, сделать мотивационную систему, а также ввести штрафы. За счет того, что программа достаточно гибкая, ее можно подстроить под особенности вашей компании.

Не важно, какую систему контроля работы сотрудников вы предпочитаете. Главное уважать коллектив. Прежде всего каждому подчиненному стоит сообщить о том, что вы контролируете его деятельность. Также стоит мотивировать специалистов, чтобы они использовали данную систему. С ее помощью можно сделать общение более удобным, правильно планировать рабочий день. Коллектив должен осознавать, что контроль ведется для общего блага, а не для того, чтобы получить личные данные человека.

Обратите внимание! Оценивая рабочее время, необходимо принимать в расчет особенности деятельности. К примеру, человек творческой профессии, к примеру копирайтер, имеет право на пятиминутный перерыв (например, чтобы проверить соцсети). А вот банковский специалист не должен отвлекаться.

Чтобы больше не заниматься созданием графиков, а также анализом пере- и недоработок, стоит настроить систему контроля под свою компанию, внеся в программу все необходимые условия. В таком случае система будет полностью автоматизированной. Все, что требуется от руководителя, – провести оценку того, насколько эффективно трудятся сотрудники и назначить премию.

4 способа контроля удаленной работы сотрудников

Многие компании отказываются от сотрудничества с удаленными специалистами, поскольку уверены, что в этом случае невозможно контролировать работу сотрудников. Действительно, как понять, что работник посвящает своим обязанностям весь день, а не занимается прокрастинацией?

Но из-за вируса COVID-19 сотрудникам большинства организаций пришлось работать удаленно.

Каким образом отследить работу специалиста в таком случае, какие способы подойдут лучше всего, чтобы компания функционировала эффективно, а руководитель всегда был в курсе дел?

Прежде всего следует установить условия удаленной работы, главное в этом вопросе – прозрачность. Стремитесь проявить гибкость по всем вопросам. Специалист, работающий удаленно, может трудиться, например, с 8:00 до 17:00 либо же установить свободный график.

Необходимо учитывать специфику работы, которую должен выполнить подчиненный. Когда покупатели живут в другом регионе, важно учесть разницу во времени, иначе рабочие звонки будут совершаться в неудобное для клиента время. Учитывая эти особенности, составляется график работы.

Чтобы отслеживать деятельность специалистов на «удаленке», следует обсудить как график, так и другие нюансы. К примеру, особенности релизов. В указанное время коллектив должен связаться с начальником. Удаленно можно провести как плановые, так и экстренные планерки и совещания.

То, каким образом осуществлять контроль на «удаленке», зависит от требуемого результата работы. При этом обсудить, каким он должен быть, следует заранее, до того, как вы поручите специалисту решение какой-либо задачи. Обычно удаленно работают те, кто нацелен на результат, а не процесс. То есть для заказчика не имеет значения процесс работы, важнее итог. Поэтому работник должен четко осознавать, какой результат от него ждут и в течение какого времени он должен его достигнуть.

Не обязательно отслеживать, как именно подчиненный добивается поставленной цели. Когда руководитель непрерывно дает рекомендации о том, как лучше выполнить поставленную задачу, специалист утратит самостоятельность и перестанет быть ответственным за результат работы. Начальник должен время от времени контролировать достижение промежуточных итогов, чтобы удостовериться, что работа будет выполнена вовремя.

Следует заранее продумать, как осуществлять контроль творческой работы сотрудника на «удаленке». В большинстве случаев у таких специалистов отсутствует жесткий график. Они могут выполнять работу, когда появится вдохновение. Когда люди творческих профессий переводятся на удаленную работу, начальник должен строго определить, при каких условиях подчиненному будет выплачена заработная плата.

К примеру, человек, занимающийся написанием статей, должен по прошествии рабочей недели сделать 15 текстов и подготовить отчет о проделанной работе. При этом ему разрешено сдвигать крайний срок сдачи работ один раз на три дня. Проектный менеджер должен контролировать, чтобы работник соблюдал условия. Если дедлайн будет просрочен, сотрудника оштрафуют.

По итогам месяца руководство получает отчет, где отмечено, какой из сотрудников будет премирован, а кто оштрафован.

Каким образом осуществлять контроль работы сотрудников на «удаленке»:

1. Автоматическая система контроля

Сегодня есть огромное количество таких систем, с помощью которых можно:

отслеживать, чем занимаются сотрудники в течение трудового дня;
мониторить перемещения работников;
учитывать рабочее время;
анализировать работу за ПК;
вычислять время полезной работы;
исключать утечку данных;
отслеживать переписку, документооборот, переговоры;
мониторить перемещение, копирование данных на разных носителях, жестких дисках.

Автоматическую систему контроля стоит применять, если ваши сотрудники всегда работают на «удаленке». Однако нужно ли внедрять ее, когда работники временно переведены на удаленную работу? Чтобы принять правильное решение, следует проанализировать бюджет организации. Дело в том, что цена таких автоматических систем достаточно большая. Чтобы исключить ненужные расходы, рекомендуется использовать альтернативные способы контроля на время самоизоляции из-за COVID-19.

2. Использование органайзеров задач

Органайзер задач позволяет координировать и ставить задачи перед сотрудниками, работающими на «удаленке». Причем существуют бесплатные программы, пользоваться которыми удобно. С их помощью руководитель сможет наилучшим образом распределить задачи между работниками и установить, какие из них следует выполнить в первую очередь. Аккаунт-менеджер сможет контролировать, какой процент работы выполнен.

3. Таск-менеджер

Оптимальное решение для контроля деятельности специалиста вне офиса – использование таск-менеджера, к которому имеют доступ все сотрудники на «удаленке». С его помощью получится отслеживать каждый из этапов работы. К документу создается папка в Google Docs, а также чат. Работники могут воспользоваться ими тогда, когда им будет удобнее. Начальник в любое время сможет проверить сделанные отчеты по всем проектам, а также отследить, на каком этапе находится процесс выполнения поставленных задач.

4. Планерки и совещания

Контролировать сотрудников таким образом проще всего. На планерках и совещаниях руководитель сможет поставить задачи, а также проверить работу как офисных сотрудников, так и специалистов, работающих удаленно.

Начальник должен быть готов к проведению планерки. Сначала необходимо проверить, на каком этапе находится выполнение поставленных задач. Затем следует поручить работникам другие техзадания и указать сроки их сдачи.

3 распространенные ошибки при контроле работы сотрудников

1. Бессистемный мониторинг, выявляющий одни недочеты

Данная ошибка встречается чаще всего. Сначала руководитель вообще не отслеживает работу сотрудников, а затем внезапно начинает проверку. Затем он снова прекращает контролировать действия подчиненных. В случае возникновения ошибок работник получает штраф, выговор.

Однако, когда начальник только заметил, что специалист действует неверно, он должен был указать ему на допущенную ошибку. В случае если руководитель не увидел недочеты в работе подчиненного, значит, он тоже виноват в полученном результате. Но самая большая его вина заключается в недостаточном контроле. Задача мониторинга – не искать причину для штрафов, но помогать сотрудникам скоординировать их действия.

Оценивая действия персонала, следует акцентировать внимание на том, как быстро выполняются задания. Возможно, сотрудник нашел нестандартный выход из ситуации, проявил творческий подход в процессе работы либо принял нестандартное решение. В этих случаях результат деятельности будет ожидаем.

2. Контроль деятельности, в которой руководитель не разбирается

Так поступают многие руководители. Задумайтесь, что получится, если косметолог будет проверять работу молочного завода? Вряд ли такое мероприятие ожидает успех. Проводить контроль работы должен человек, который отлично разбирается в процессе и сможет понять, где сотрудники ошиблись, и устранит недочеты. В противном случае начальник только навредит.

3. Формальный мониторинг

Работники отлично понимают, когда контроль формальный. Например, если начальник отслеживает время, они начнут подольше оставаться на рабочем месте. При проверке частоты встреч с покупателями сотрудники станут назначать их слишком много. Однако поставленные задачи окажутся не достигнуты, команда просто будет действовать таким образом, чтобы удовлетворить формальные требования.

Отслеживать работу коллектива необходимо планомерно и правильно, таким образом, чтобы не оказывать негативного воздействия: работники не должны бояться того, что контроль приведет к наказаниям и увольнениям. Задача руководства не просто проверять, но также формировать сплоченный коллектив, который осознает, зачем контролировать их деятельность.

5 причин чрезмерного контроля работы сотрудников

В некоторых ситуациях в компании возникают проблемы не потому, что руководитель не контролирует работу персонала, но по причине слишком активной слежки. На первый взгляд может показаться, что все сделано правильно, однако в реальности же контроль не помогает развивать процессы и улучшать результат. Причина кроется в том, что отслеживается каждый шаг специалистов. Почему контроль становится чрезмерным? Причины могут быть следующие:

1. Персонал нарушает договоренности. В этом случае руководитель должен понять, почему так происходит. Не нужно сразу обвинять работников в безответственности. Сначала следует исключить очевидные причины нарушения договоренностей:

Начальник сам нарушает установленные правила. В большинстве случаев подчиненные действуют точно так же, как и руководство. Если вы время от времени забываете о данных обещаниях, не удивляйтесь, если сотрудники поступят так же.
В организации не принято соблюдать договоренности. Здесь очень важно, насколько развита корпоративная культура. Специалист должен понимать, что следует предупредить начальника, если он осознал невозможность выполнения договоренностей. Кроме того, к нарушителям должны быть применены жесткие меры.

2. Начальство не доверяет сотрудникам. Такая ситуация возникает чаще всего, когда коллектив нарушает договоренности либо когда руководитель не обладает навыками и опытом управления персоналом. Встречаются также случаи, в которых начальник уверен, что он лучше всех знает, как нужно поступить, при этом считает подчиненных глупыми, бесполезными и безответственными. Такое поведение руководителя приведет к тому, что коллектив действительно станет таким, как описано выше.

3. Неквалифицированные специалисты. Если у вас работают студенты и неопытные сотрудники, придется отслеживать каждое их действие. Если руководитель потеряет бдительность, будет допущено множество ошибок. Чтобы избежать такого поворота событий, работник должен повысить свою квалификацию. Также его можно перевести на другую должность. Если это невозможно, специалиста увольняют.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

4. Некомпетентный начальник. Если руководитель не умеет планировать и делегировать, ему придется постоянно контролировать работу сотрудников. Как понять, что контроль чрезмерный? В этом случае над контролерами будут другие контролеры.

5. Неорганизованное планирование. Чтобы работники смогли планировать свою работу, у них должны иметься все технологии. Об этом должен позаботиться начальник. Неправильный подход руководства – предоставить право выбора технологии подчиненным. Такой подход указывает на то, что у начальника слабый характер. Все это приведет к тому, что поставленные задачи либо вообще не будут достигнуты, либо результат работы окажется неудовлетворительным.

Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Если коллектив подвергается чрезмерному контролю, могут появиться проблемы. Никто не любит, когда каждое его действие отслеживается, а доверие отсутствует. Чрезмерный контроль уместен в редких случаях, однако чаще всего он не требуется. Причины следующие:

мотивация работников падает. Когда отсутствует доверие и начальник всегда вносит коррективы, специалист не будет работать хорошо;
руководство начинает работать неэффективно. Все его задачи сводятся к тому, чтобы контролировать каждый шаг сотрудников. При этом стратегическим планированием никто не занимается;
когда контроль тотальный, у команды не остается времени на нормальную работу.

Руководитель вынужден прибегнуть к тотальному контролю в случае, когда работники не соблюдают правила, нарушают договоренности, корпоративная культура отсутствует, никто не хочет трудиться. При этом начальник предпочитает не сотрудничать, а проявлять авторитаризм. Либо же обладает слишком мягким характером и ничего не делает до тех пор, пока ситуация не выйдет из-под контроля.

Чтобы осуществлять контроль работы сотрудников, в некоторых случаях приходится использовать давление, выписывать штрафы либо вообще увольнять специалистов. Чтобы такого не случалось, следует уважительно относиться к коллективу, давать возможность сотрудникам действовать самостоятельно, доверять их решениям. Когда в специалиста верят, он сможет добиться всех поставленных целей.

Источник