Структура практического руководства - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

На чтение 10 мин Просмотров 1.2к. Опубликовано 30.10.2021

Здесь мы рассмотрим правильную структуру, которую можно использовать при создании практического руководства, и как написать подробное руководство. Мы также рассмотрим несколько хороших примеров практических руководств для вдохновения.

Зачем писать практические руководства?

Практические руководства — это ценная возможность привлечь новую аудиторию с помощью полезного высококачественного контента. Как для B2B, так и для B2C, практические руководства часто необходимы для здоровой стратегии лидогенерации.

Например, посчитайте, сколько людей каждый день ищут в Google «Как [любое слово]»:

Эти поисковые запросы демонстрируют одну из основных причин, по которой люди обращаются к Интернету: чтобы узнать, как что-то сделать.

Если ваш бизнес сможет достучаться до этих потребителей информативными и релевантными ответами на их вопросы, эти пользователи начнут рассматривать ваш бренд как авторитет в данной теме. В будущем те же читатели, которых вы впервые привлекли с помощью практического руководства, могут стать клиентами и лояльными защитниками бренда, которые распространят информацию о ваших продуктах или услугах.

Достаточно сказать: практические руководства стоит добавить в ваш арсенал контента.

Как сделать практическое руководство

Проведите исследование, чтобы убедиться, что ваше руководство является наиболее полным по теме.

В зависимости от темы вы хотите написать что-то, что ориентировано на конкретную аудиторию, на которую вы нацелены. Например, если вы пишете практическое руководство, ориентированное на механику, есть определенные термины и описания, от которых вы можете отказаться, поскольку вы предполагаете, что механик уже хорошо разбирается в этом. Однако, если вы ориентируетесь на среднего владельца автомобиля, ваш контент должен быть без жаргона и достаточно описательным, чтобы находить отклик у этой аудитории.

Таким образом, важно, чтобы ваш первый шаг в создании практического руководства состоял в том, чтобы ваш контент был всеобъемлющим. Вот как это сделать:

Проведите исследование ключевых слов, чтобы узнать, что люди хотят узнать.
Используйте Ahrefs, SEMrush или любой другой инструмент SEO для определения похожих ключевых слов и запросов. Это может помочь вам создать всестороннюю статью, которая ответит на все вопросы ваших читателей и поможет вам получить рейтинг в Google.
Посмотрите на своих конкурентов, чтобы увидеть, как они пишут свои руководства.

Даже если вы очень хорошо знаете тему, исследование — это не тот шаг, который вам следует пропускать. Полагайтесь на свое исследование, чтобы убедиться, что вы включаете всю необходимую информацию.

Понять проблемы и проблемы вашей целевой аудитории.

На этом этапе используйте форумы, онлайн-сообщества или другие данные, чтобы выявить проблемы, которые могут возникнуть у вашей целевой аудитории. Эта информация поможет вам определить контент для включения в ваше руководство.

Например, если вы пишете «Как создать стратегию контент-маркетинга», вы можете выполнить следующие действия:

Начните с ответов на вопрос «Что такое контент-маркетинг?» На Яндекс.Кью, например. Эти пользовательские ответы могут помочь вам определить общие темы, заблуждения или путаницу в контент-маркетинге.
Обратитесь к своей исследовательской маркетинговой группе, чтобы определить общие болевые точки или вопросы, которые они видели в опросах или фокус-группах относительно «контент-маркетинга». Например, вы можете обнаружить, что большая часть вашей аудитории считает контент-маркетинг для них приоритетом, но они не знают, как это сделать в рамках бюджета.
Проведение подобного качественного исследования предоставит вам информацию, необходимую для того, чтобы в вашем практическом руководстве были рассмотрены все актуальные проблемы по данной теме.

Структурируйте свои шаги в правильном порядке для вашего читателя и, когда возможно, используйте скриншоты.

Ваши читатели откажутся от чтения вашей страницы, если им будет слишком сложно быстро найти ответ на свой вопрос. Помня об этом, покажите его как можно быстрее и в правильном порядке.

Многие читатели будут использовать ваше практическое руководство как список инструкций. Например, если вы пишете «Как сделать снимок экрана на Mac», вы захотите записать каждое конкретное действие, необходимое для создания снимка экрана. По возможности используйте визуальные эффекты, такие как GIF, изображения, снимки экрана и видео, чтобы дополнить свои инструкции.

Для менее тактических, более неоднозначных тем используйте маркированные списки и примеры для облегчения чтения и понимания.

Расскажите читателю, почему это важно.

Последний шаг в написании практического руководства — спросить себя: «Почему мои читатели нуждаются в этом или хотят знать это?» Понимание высокоуровневой цели темы может побудить вас писать сочувственно. Кроме того, это поможет вам создавать контент, который точно соответствует ожиданиям и потребностям вашего читателя.

Как написать практическое руководство

Когда вы будете готовы приступить к написанию своего практического руководства, вы можете задаться вопросом, должен ли ваш тон или стиль письма отличаться от постов других типов.

Когда люди ищут «Как…», они часто спешат найти нужную информацию, а это значит, что очень важно, чтобы вы писали короткие, лаконичные предложения, чтобы быстро дать ответ. Кроме того, практические руководства должны предлагать тактические практические советы по теме, чтобы читатели могли немедленно приступить к выполнению шагов.

Существует огромная разница между читателями, которые ищут «Что такое запрос предложения?», И теми, кто ищет «Как написать запрос предложения?».

В то время как первая группа ищет определение и, возможно, пример или два, вторая группа, вероятно, уже имеет хорошее представление об этом и должна создать один как можно скорее.

При написании практического руководства следует помнить о некоторых методах:

При написании шагов используйте глаголы. Скажите: «Напишите историю компании», а не «Ваш запрос содержимого должен начинаться с краткого описания вашей компании».
Используйте нумерованные списки, заголовки и маркеры, чтобы разбить текст и упростить просмотр содержимого.
Используйте и снимки экрана, и письменный текст для читателей, которые не могут загрузить изображение на свой экран или не понимают, что вы пытаетесь им сказать по самому изображению.
Делайте ссылки на другие соответствующие сообщения в блогах , основные страницы или электронные книги, чтобы читатели могли найти дополнительную информацию по определенным темам, упомянутым в вашем практическом руководстве.
Приведите примеры, чтобы показать вашим читателям, что вы имеете в виду.
Пишите с сочувствием, признавая, что это может расстраивать при изучении или совершенствовании нового навыка.

Практические руководства часто привлекают широкий круг читателей, каждый с разным уровнем знаний.

Например, «Как создать канал на YouTube», вероятно, привлекает новичков на YouTube, которые просто заинтересованы в создании канала для просмотра и комментирования сообщений друзей. Однако это, вероятно, также привлекает профессиональных маркетологов, которым необходимо создать канал для своего бизнеса, чтобы привлекать и конвертировать потенциальных клиентов.

С такой разнообразной аудиторией критически важно, чтобы вы писали четко, но не снисходительно, чтобы обеспечить удержание читателей независимо от уровня навыков или опыта.

Есть ли разница в том, как вы пишете руководство пользователя и практическое руководство?

Учебники и руководства часто используются как взаимозаменяемые для определения содержимого, объясняющего, как выполнить конкретную задачу. Хотя некоторые утверждают, что один из них более описательный, чем другой, вы обнаружите, что он варьируется от одного бренда к другому.

Возможно, наиболее заметное различие между практическим руководством и руководством пользователя. Практическое руководство, как правило, представляет собой часть контента в верхней части воронки, предназначенную для привлечения пользователей и генерации потенциальных клиентов.

Руководство пользователя обычно создается для тех, кто уже приобрел продукт или услугу и нуждается в пошаговых инструкциях по их использованию.

В то время как один подпадает под маркетинговые материалы, другой больше относится к продукту.

Примеры практического руководства

Практическое руководство по рецептам.На сайте Гастроном аккуратно структурированы рецепты, поэтому читатели могут быстро определить: сколько времени займет приготовление, ингредиенты, которые им понадобятся, количество порций и т.д. Если читатель уже знает ингредиенты, он может щелкнуть «Инструкции», чтобы сразу начать. В качестве альтернативы, скажем, читатель предпочитает просматривать инструкции, а не читать, он может щелкнуть «Посмотреть видео с практическими рекомендациями». Это предлагает хороший выбор для посетителей, которые по-разному потребляют контент.

Вывод: когда вы структурируете свое собственное руководство, подумайте, как вы можете его лучше организовать, чтобы читатели могли сразу перейти к тому, что им нужно. Кроме того, учитывайте среду, которую предпочтет ваша целевая аудитория.
Практическое руководство для B2B.В статье Atlassian «Как написать идеальный 90-дневный план» приведены важные контекстные детали для 90-дневного плана, в том числе «Что такое 90-дневный план?» и «Что должно быть включено в 90-дневный план?» Публикация хорошо проработана и написана с сочувствием.Лучше всего то, что в руководстве есть загружаемый PDF-файл с 90-дневным планом, так что читатели могут сразу загрузить и использовать план Atlassian со своей командой.

Вывод: подумайте, какие электронные книги, PDF-файлы, диаграммы, дизайны Canva или Google Таблицы вы можете создать самостоятельно и предложить читателям для загрузки. Читатели оценят возможность немедленно применить то, что они узнали.
Практическое руководство для B2C.Руководство «Как стать фрилансером» от FlexJobs отлично справляется с предоставлением соответствующих ссылок и данных для создания всестороннего обзора того, что такое фриланс. Кроме того, в сообщении используются глаголы действия, чтобы вдохновить читателя.В разделе «Как начать внештатный бизнес». вы увидите такие советы, как «Делайте домашнее задание», «Создайте бренд» и «Планируйте заранее». Язык, использованный в этом посте, во многом побуждает читателей немедленно приступить к работе.

Вывод: используйте глаголы действия и лаконичный язык, чтобы заинтересовать читателя. Когда возможно, начинайте с глагола вместо существительного при перечислении шагов.
Практическое руководство по продукту.Статья How-To Geek под названием «Как найти данные в Google Таблицах с помощью ВПР» не обязательно является самой интересной темой. Тем не менее, бренд эффективно поддерживает интерес к контенту с помощью чутких заявлений вроде: «ВПР может показаться запутанным, но это довольно просто, если вы поймете, как это работает».Кроме того, How-To Geek включает полезные оригинальные изображения, демонстрирующие каждый совет, который они описывают. Эти изображения не обязательно должны быть ультрасовременными визуальными эффектами, созданными профессиональной командой дизайнеров — как показывает этот пост, несколько простых снимков экрана имеют большое значение для того, чтобы помочь читателям понять сложную тему.

Вывод: по возможности создавайте собственные визуальные эффекты / снимки экрана, чтобы читатели могли пройти через каждую пошаговую инструкцию.
Практическое руководство по образу жизни.Еще один пример — пост на Medium под названием «11 способов быстро избавиться от стресса в вашей жизни». Ожидается, что в ней будет нескольких простых и быстрых советов, как избавиться от стресса. Но первый раздел поста — «Влияние стресса на вашу жизнь». В этом случае важно, чтобы читатели понимали, почему, а не как .

Вывод: поиграйте со структурой. Подумайте, что ваши читатели должны знать, чтобы остальная часть сообщения имела для них значение. Например, вы можете начать с раздела «Что такое …?» и «Почему … имеет значение» перед тем, как погрузиться в «Как делать …». Таким образом, ваши читатели будут полностью заинтересованы в том, чтобы узнать, как эти советы могут улучшить их жизнь в небольшом (или большом) смысле.

Шаблон для написания практического руководства можно получить как гуглдок здесь. Чтобы сохранить к себе, нажмите Файл -> Создать копию. Там же шаблоны и других материалов для блога.

Статья является адаптированным переводом https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-guide.

Чек лист подготовки (проведения).

2. Чек лист подготовки (проведения).

3. Сетка с наименованием действий и отметкой о выполнении.

Чек-лист составляется в word, pdf, excel.

1. Word – https://iiorao.ru/prochee/kak-sdelat-chek-list-v-word.html

2. Pdf – http://word-office.ru/kak-sdelat-chek-list-v-word.html

3. Excel – http://word-office.ru/kak-sdelat-chek-list-v-excel.html

Правила составления чек-листа:

1. Один пункт – одно действие.

2. Понятные и конкретные формулировки.

3. Пункты начинаются с существительного.

Приложение 5

Рекомендации по составлению практического руководства

Практическое руководство —издание для самостоятельного овладения приемами и навыками выполнения работы по организации онлайн- мероприятия. Отличается большой полнотой, детализацией и инструктивностью изложения. Руководство носит узкоприкладной характер. В нем отсутствует теоретическое введение, текст состоит из кратких параграфов.

Структура практического руководства

по организации массового мероприятия

1. Титульный лист (образовательная организация, название мероприятия, форма, онлайн платформа, автор).

Параграф 1. Описание мероприятия (направление, на какой возраст рассчитано, временные рамки организации и проведения и т.д.).

Параграф 2. Организация мероприятия (план основных действий по плану подготовки, положение (к конкурсу), анкета участника, сводные таблицы, рекомендации по подготовке детей к мероприятию).

Параграф 3. Техническое сопровождение мероприятия (презентации, заставки).

Параграф 4. Сценарий онлайн мероприятия.

Параграф 5. Описание работы на онлайн площадке (инструкция для учащихся, инструкция для педагогов).

Параграф 6. Сценарий видеоролика.

Параграф 7. Итоги мероприятия (размещение видеоролика, отслеживание просмотров и т.д.).

Источник

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно?

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения»

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы)

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Источник