Текст руководству на обучение

Современный мир меняется и развивается очень бурными темпами, так же быстро устаревают знания, которые еще пять-десять лет назад были актуальными. Большинству предприятий, чтобы оставаться на плаву, приходится периодически повышать квалификацию своих работников. Инициатором получения направления на обучение может быть, как руководство, так и непосредственно работник организации.

Служебная записка на дополнительное обучение — первичный документ, который информирует руководство, что для дальнейшей плодотворной работы сотруднику необходимо получение новых знаний и он готов для этого.

Грамотный образец приказа в 2022 году

Вы можете прямо сейчас скачать образец служебки и заполнить его по нашим рекомендациям:

Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…

Правовая сторона

Обучение за счет работодателя, берущее начало со служебной записки, подразумевает инициативу со стороны работника, а не руководителя. В этом случае успех предприятия зависит от того, разрешит ли работодатель пройти сотруднику необходимый учебный курс, поскольку так или иначе работодателю придется нести определенные затраты.

При положительном решении на обучение служебная записка будет служить основанием для приказа руководителя организации, а возможно, и для заключения ученического договора. Поэтому оформлять ее необходимо по правилам и стандартам, применяемым в деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Срок хранения документа в архиве канцелярии – не менее 5 лет (ФЗ-125).

Кто и когда создает документ

Служебка на повышение квалификации сотрудника может быть написана как работником компании, который хочет повысить уровень своих знаний, так и его непосредственным руководителем, который ощущает нехватку компетентных специалистов в какой-либо из сфер деятельности его отдела.

В последнем случае руководителю необходимо предварительно переговорить со своими сотрудниками, выяснить, кто из них готов пройти курсы по повышению квалификации, и заручиться его согласием (желательно в письменном виде). Уже после этого руководитель составляет служебную записку, указывая в ней как необходимость обучения, так и остальные вопросы, связанные как с местом и сроками учебы, так и с тем, как будут осуществляться замещение работника.

Документ предварительно регистрируется в канцелярии и подается непосредственно руководителю организации.

Правила составления и оформления

Унифицированной формы для подобного документа не существует. Записка пишется в свободном стиле на стандартном листе писчей бумаги. Поскольку документ может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно, в лаконичном и последовательном ключе.

Обязательными для деловой документации такого рода являются следующие структурные элементы:

• «шапка» стандартной формы — наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя записки и лица, которому она адресована;
• вид документа, его название;
• основная информативная часть;
• дата составления записки, подпись автора;
• отметки, относящиеся к внутреннему документообороту – входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция директора.

Специфика оформления документа

Отличительной особенностью служебной записки c просьбой о направлении на обучение является то, что кроме четко выраженного желания (или согласия) работника на дополнительное обучение, в документе должна быть перечислена вся сопутствующая информация:

• учебное заведение, в котором планируется проведение учебного курса;
• название курса или будущей специальности;
• сроки;
• форма обучения;
• способ оплаты (при платном варианте).

                         ТРУДко, ИНФО

Обучение — это важный шаг в продвижении по карьерной лестнице и достижении профессиональных целей. Чтобы получить дополнительные возможности обучения, вам, скорее всего, придется либо оплатить обучение самостоятельно, либо попросить работодателя покрыть расходы. Если вы решили запросить дополнительное обучение через своего работодателя, вы можете написать письмо с просьбой об обучении, в котором будут описаны преимущества обучения как для вас, так и для компании.

В этой статье мы расскажем, как написать письмо-просьбу, которое поможет вам получить желаемое обучение.

Что такое письмо-запрос на обучение?

Письмо с просьбой об обучении — это документ, который вы предоставляете своему работодателю, чтобы попросить компанию оплатить дополнительное обучение, которое поможет вам в вашей работе или в приобретении новых навыков. Постоянное обучение и тренинги могут помочь вам продвинуться по карьерной лестнице, развить новые навыки и улучшить свои способности, сделав вас более ценным членом команды.

Многие компании поощряют профессиональное развитие своих сотрудников, потому что они видят ценность дополнительного обучения для устранения пробелов в навыках и создания более сильных команд. Ваш работодатель может быть готов оплатить возможность обучения, если он считает вас лояльным и трудолюбивым. Изучите все доступные варианты, чтобы представить письмо, в котором будут описаны наилучшие возможности для развития навыков, которые вы хотите получить.

Как написать письмо с просьбой об обучении

Следуйте этим шагам, чтобы составить эффективное письмо с просьбой об обучении:

1. Изучите сайт

Начните процесс с изучения того, какие навыки вы хотели бы улучшить и как эти навыки помогут вам в вашей карьере или карьере, которую вы хотите продолжить. Вы можете изучить конференции, онлайн-тренинги или другие возможности, связанные с вашей сферой деятельности, или спросить у своих коллег, какие виды обучения они искали в своей карьере. После определения навыков, которые вы хотите развить, узнайте, какие варианты обучения доступны.

2. Обратитесь за помощью

Подумайте о коллегах, которые могут помочь вам развить определенный навык, или о руководителях, которые могут порекомендовать вам пройти обучение. Если вы хотите научиться графическому дизайну, вы можете найти наставника в своей компании, например, старшего графического дизайнера или специалиста по маркетингу.

3. Представьте преимущества

При написании письма работодателю с просьбой об обучении вам необходимо четко изложить преимущества обучения, а также то, как развитие ваших навыков принесет пользу вашей команде или компании в целом. Например, если вы заметили недостаток навыков в вашей команде, сформулируйте письмо таким образом, чтобы указать на этот недостаток и описать, как обучение поможет его устранить.

4. Покажите свою приверженность компании

Ваш работодатель может опасаться, что после того, как компания оплатит ваше обучение, вы возьмете свои новые навыки и перейдете на другую должность. Решите эту распространенную проблему в своем письме, выразив свою лояльность и показав, как вы будете использовать свои новые навыки на благо компании.

5. Опишите возможные варианты

Полезно обсудить несколько вариантов, которые помогут вам приобрести необходимые навыки. Если ваш работодатель не может покрыть расходы на программу для выпускников, он может направить вас на семинар или конференцию, где вы сможете пройти обучение в определенной области. Представляя варианты, вы показываете работодателю, что потратили время на изучение имеющихся возможностей и готовы идти на компромисс.

6. Покажите потенциал окупаемости инвестиций

Когда компания выделяет средства и время на то, чтобы сотрудник развивал свои навыки, руководители хотят знать, каков будет результат. Скорее всего, вам нужно будет отчитаться о том, чему вы научились и как это поможет вашему карьерному росту, а также о том, как вы сможете применить свои навыки в своей роли. Если программа обучения является непрерывной, как, например, программа высшего образования, вам, возможно, потребуется регулярно представлять отчеты о проделанной работе и описывать случаи, когда вы смогли использовать свои навыки.

Советы по написанию письма с просьбой об обучении

Рассмотрите эти советы, которые сработали для других сотрудников, запрашивающих возможности обучения у своих работодателей:

Используйте профессиональный формат

Составьте письмо в типичном деловом стиле, используя стандартный легко читаемый шрифт и однодюймовые поля. Если вы отправляете письмо на бумаге или в виде вложения в электронную почту, используйте профессиональный заголовок, включающий вашу контактную информацию, дату и контактную информацию вашего работодателя. Если вы отправляете письмо по электронной почте, используйте четкую тему письма. Начните письмо с профессионального приветствия, например, Уважаемый Х , и включите вежливое завершение, например, Искренне , перед своей подписью.

Похвалите своего руководителя в письме

Подумайте о том, чтобы похвалить их стиль руководства с помощью ободряющих и благодарных слов об их роли в качестве наставника для вас. Вы можете написать: Я восхищаюсь вашим стилем руководства и хочу развить аналогичные навыки или Поскольку вы были для меня примером для подражания на моей должности, я хотел бы попросить вас высказать свое мнение о возможности развить дополнительные навыки .

Подчеркните свои усилия

Когда вы будете писать о том, что вы сделали в своей карьере, укажите, как ваши усилия принесли пользу команде или компании. Демонстрируя свою готовность упорно трудиться и вносить свой вклад, вы можете увеличить шансы на то, что ваш запрос на обучение будет одобрен. Вы можете упомянуть о том, как вы потратили дополнительные часы, чтобы расширить влияние маркетинговой команды, или о своем времени, потраченном на внедрение новой системы, которая улучшает то, как компания управляет запросами поддержки клиентов. Увяжите эти усилия с вашим запросом, выразив желание, чтобы компания инвестировала в вас в знак признательности за вашу работу.

Выразите благодарность

Выразите свою признательность за готовность работодателя рассмотреть и учесть ваш запрос. В этом разделе вы можете объяснить, как ваши новые навыки могут принести пользу и команде. Примеры такого типа выражения: Я ценю ваше внимание к моей просьбе и с нетерпением жду ваших мыслей и Спасибо, что рассмотрели эту просьбу . Я предан этой компании и хотел бы повысить свою квалификацию таким образом, чтобы это помогло мне больше отдавать для достижения своих целей и целей компании.

Образец письма с просьбой об обучении

При составлении письма с просьбой об обучении ознакомьтесь с примером, который может помочь вам более эффективно сформулировать письмо:

Уважаемая миссис. Уотерс,

В рамках моего профессионального развития в этой компании я хотел бы пройти дополнительное обучение, которое поможет мне еще больше улучшить и развить мои навыки. Я заметил, что в нашем отделе маркетинга, похоже, есть пробел, когда дело доходит до генерации и обработки входящих лидов для нашего продукта. Чтобы восполнить этот пробел, я прошу компанию покрыть расходы на обучение, которое позволит мне научиться генерировать большее количество предложений и обрабатывать их своевременно и эффективно.

Я изучил несколько вариантов обучения и нашел несколько, которые, по моему мнению, принесут наибольшую пользу компании и нашему отделу:

• Курсы HubSpot Lead Generation: HubSpot предлагает 45 курсов, посвященных генерации и управлению лидами. Все эти курсы предоставляются в режиме онлайн и могут быть пройдены в любое время. Некоторые из этих курсов также позволяют получить сертификаты на определенные навыки. Стоимость доступа к полной библиотеке тренингов составляет $500.

• Demand Metric Lead Generation: Demand Metric предлагает шесть обучающих видеокурсов, которые помогут мне научиться разрабатывать комплексный план по генерации лидов. Стоимость доступа к полной библиотеке тренингов составляет $1,000.

• Econsultancy Masterclass in Lead Generation Training: Это двухдневный очный семинар, посвященный тому, как цифровой маркетинг помогает генерировать лиды, привлекать потенциальных клиентов, расширять возможности и удерживать клиентов. Стоимость конференции составляет $1 600 плюс дорожные расходы.

Я считаю, что очный семинар был бы наиболее полезен для достижения моих целей, хотя программа по созданию лидов Demand Metric была бы моим вторым выбором. Рассмотрев каждый вариант, я обнаружил, что библиотека курса HubSpot Lead Generation не содержит столько информации о разработке сильного плана действий и внедрении концепций в мои собственные обязанности и задачи. В программу очного тренинга включены подробные образцы планов действий и то, как их использовать для реализации стратегии генерации лидов в любой отрасли.

Я намерен продолжать работать на своей нынешней должности во время прохождения дополнительного обучения и не предвижу необходимости вносить какие-либо изменения в свой график. Я также намерена применить эти навыки так, чтобы принести пользу компании в ближайшие годы. Предоставляя такую возможность для обучения, я считаю, что компания увидит увеличение количества лидов, что поможет получить дополнительный доход и повысить осведомленность о нашем продукте.

Если у вас есть альтернативные программы обучения или курсы, которые вы могли бы порекомендовать и которые помогли бы мне получить знания и навыки, к которым я стремлюсь, мне интересно узнать о них. Я признателен вам за рассмотрение моего запроса на обучение. Если вы хотите, мы можем назначить повторную встречу в следующую среду, чтобы рассмотреть мой запрос и ответить на любые вопросы, которые у вас могут возникнуть.

Я смотрю на вас как на наставника и ценю ваше время, потраченное на рассмотрение этого письма.

Искренне,
Даниэль Сантос

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.

ShareTwitterLinkedInFacebookEmailCopy to Clipboard

0

Работодатели заинтересованы в квалифицированных работниках, поэтому иногда направляют своих работников на обучение (ст. 196 ТК РФ). Инициатором направления на обучение может выступать непосредственный начальник работника, а может и сам работник. Основанием для направления на обучение будет выступать служебная записка о направлении на обучение.

Служебная записка на обучение сотрудника (образец)

Служебная записка на обучение не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде на имя руководителя организации.

В такой служебной записке необходимо указать причину, по которой предлагается направить обучение того или иного сотрудника, а также учебное заведение.

В случае согласия руководителя с необходимостью направления работника на обучение издается соответствующий приказ.

С примером служебной записки о необходимости обучения сотрудников можно ознакомиться ниже.

Служебная записка на обучение сотрудника: пример

Приведем образец служебной записки об обучении персонала.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Что важно знать при направлении сотрудника на обучение

Если инициатором направления работника на обучение выступает работодатель, то работник вправе отказаться от прохождения обучения, и за такой отказ работника нельзя наказать. Правда, если без прохождения соответствующего обучения работника нельзя допустить к работе, работодатель имеет право отстранить от работы сотрудника, отказавшегося от обучения (ст. 76 ТК РФ).

Кроме того, стоит отметить, что работодатель может заключить с работником ученический договор, в соответствии с которым работник обязуется отработать определенное время после окончания обучения (ст. 198 ТК РФ). Подробнее об ученическом договоре можно прочитать в отдельной статье.

Обучение работника и налоги

Рассчитывая налог на прибыль, организация вправе включить в состав прочих расходов затраты, связанные с обучением работников, при соблюдении следующих условий (пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ):

• договор на обучение заключен с российской образовательной организацией (иностранной организацией, имеющей право на образовательную деятельность);
• обучение проводится по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам;
• сотрудник, обучение которого было оплачено, работает в компании на основании трудового договора.

Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, организация обязана хранить в течение всего срока действия договора обучения и одного года работы сотрудника, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Стоимость обучения, которое работодатель оплатил своему работнику, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3, 21 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Если вы когда-либо просили своего руководителя о повышении зарплаты, то наверняка знаете: это не тот разговор, которого ждешь с нетерпением. Вот почему многие, даже амбициозные, специалисты откладывают его и надеются, что руководство просто заметит их и даст прибавку. Ну или хотя бы оплатит дополнительное обучение.

«Обучайте людей настолько хорошо, чтобы они могли уйти, — и обращайтесь с ними настолько хорошо, чтобы они хотели остаться». — Ричард Брэнсон

К сожалению, не каждая компания согласится с американским бизнес-гуру, — особенно в той части цитаты, которая касается обучения. Если мечтаете о профессиональном и карьерном росте, придётся взять дело в свои руки, а именно, убедить руководителя, что вас необходимо обучить за счет компании.

Почему разговор может получиться непростым

Логика проста: сотрудника нанимают в надежде и с условием, что он достаточно обучен и квалифицирован, чтобы качественно выполнять свои должностные обязанности.

Заведя разговор о дополнительном обучении, тем более за счет компании, вы можете столкнуться и с другими возражениями:

• получив дополнительное образование (особенно если речь об МВА, курсах профессиональной переподготовки и т.п.), вы уйдёте к конкурентам;
• в компании есть корпоративное обучение, и незачем тратить деньги на внешнее;
• у компании сложные времена, не выполнены планы продаж, нет денег на обучение сотрудников, уже распределены бюджеты на год вперед и т.д.;
• вы и так нормально работаете, вами, в целом, довольны (возражение может прозвучать в том числе потому, что вышестоящий руководитель подозревает, что вы мечтаете занять его место).

Сейчас, в разгар «коронакризиса», получить компенсацию обучения от работодателей вдвойне сложно, ведь одни компании переживают кризис, другие — состояние неопределенности. Зачем им вас обучать, если скоро может понадобиться уволить?

Тем важнее «сделать всё правильно»: подготовиться, выбрать удачный момент, продумать возражения и аргументацию, справиться с синдромом самозванца или внутренними сомнениями (если они есть). Предлагаем советы и подсказки.

Сделайте «домашнюю работу» качественно

Начните с того, что выберите учебную программу и школу. Досконально разберитесь в нюансах, преимуществах, ценовых предложениях. Сформулируйте для себя ожидаемые результаты, временные обязательства и полные затраты на обучение, которое вы собираетесь пройти. Стоит вам запнуться в ответ на простые и предсказуемые вопросы, вас заподозрят в сомнениях и неуверенности, и шансы на продолжение разговора сойдут на нет.

Выясните у коллег или в HR-отделе, существует ли (существовала ли прежде) в вашей компании практика компенсации профессионального обучения, кому и на каких условиях помогали получить дополнительное образование. Если работодатель раньше оплачивал обучение кому-то из сотрудников, поговорите с ними, поищите параллели и сходства, на которые можно опереться в аргументации.

Сделайте акцент на репутацию школы, так как для многих работодателей это важно. Например, City Business School входит в топ-3 бизнес-школы в сфере дистанционного образования для специалистов и руководителей, а также имеет аккредитацию НАСДОБР. Если кто-то из сотрудников вашей компании уже получил диплом интересной вам школы (пусть и за свой счет), обратите внимание руководства на профессиональные успехи этого сотрудника.

Наконец, вспомните, что вам обещали на собеседовании или на этапе приглашения на работу: возможно, речь шла в том числе о компенсации обучения, просто об этом забыли на фоне вашей быстрой адаптации и профессиональных достижений.

Сформулируйте преимущества программы и пользу для компании

Ваша задача — «продать» руководителю будущий результат. Заранее продумайте, а затем объясните, как именно полученное вами образование пойдёт на пользу компании. Например, подчеркните, что знания и навыки, полученные на курсе, относятся к вашей текущей работе и повысят производительность труда; или что вы сможете помочь коллегам в областях, выходящих за рамки вашей работы. 

Упомяните, что возмещение расходов на ваше дополнительное обучение обойдётся компании дешевле, чем наём, адаптация и обучение аналогичным знаниям и навыкам нового сотрудника.

Подумайте о формулировке причин: вариант «потому что мне это надо» не подойдёт. Возможно, за время вашей работы в компании произошли существенные изменения на рынке, в отрасли, в профессии. У вас могли измениться/расшириться должностные обязанности — и нет соответствующего образования. Или вы готовы взять на себя смежный функционал (то есть сэкономить компании деньги на аутсорсе или найме новых сотрудников), но для этого необходимо дополнительное образование.

Докажите, что вы стоите этих денег

Придётся забыть о скромности и тактично напомнить руководителю о своих измеримых достижениях и результатах, о вашей ценности для компании.

Сотрудникам отделов продаж в этом отношении проще: подсчитайте ваше влияние на продажи, их положительную динамику, долю в них. Если же вы работаете в бухгалтерии, в отделе маркетинга или  логистики — подсчитайте, как и сколько вы сэкономили денег компании за период работы.

Приведите пример своего предыдущего дополнительного обучения (пусть даже за свой счет). Сформулируйте, по возможности — подсчитайте, насколько положительно оно отразилось на результатах деятельности компании.

Определитесь с деталями

Нацелены вы на обучение онлайн или офлайн? Планируете работать в период обучения, перейти на частичную/проектную занятость или вообще уйти в учебный отпуск?

Продумайте, как будете справляться с рабочими обязанностями во время обучения: работодателю важно услышать от вас, что компания от ваших профессиональных и учебных амбиций не пострадает — даже временно.

Ищите положительные аспекты в выбранных программах, курсах, форматах. Например, если решили учиться дистанционно, обязательно подчеркните, что учеба будет происходить без отрыва от работы, вам потребуется минимум отлучек или учебных отпусков (если вообще они будут нужны). Кроме того, у вас будет возможность привносить улучшения в работу компании еще в процессе учебы.

Расходы на обучение сотрудников (при соблюдении требований Налогового кодекса) снижают налогооблагаемую базу компаний по налогу на прибыль. Уточните этот момент в бухгалтерии — возможно, он пригодится в аргументации.

Предложите «больше»

Возможно, вы готовы делиться экспертизой, полученной в процессе обучения, в корпоративном блоге или на внешних площадках, проводить внутреннее обучение для коллег или клиентов. Если так, это станет аргументом в пользу вашего обучения.

Отработайте возражения

Помните список в начале этой статьи? Придумайте веский ответ на каждое. Так, вы можете предложить подписать контракт, в котором будет указано, что вы соглашаетесь проходить обучение в вечернее время или в выходные дни без отрыва от работы. 

Распространенная практика — подписание соглашения о том, что вы продолжите работать в компании в течение определенного количества лет после окончания оплаченной учёбы. Будьте готовы вернуть всю стоимость обучения или ее часть, если по какой-либо причине не выполните обязательства.

Придумайте «план Б» 

Если не получается убедить работодателя возместить все расходы на обучение или повышение квалификации, предоставьте ему альтернативные варианты. Например, можно попросить компенсацию половины расходов. Или даже оплатить учебу самостоятельно с обещанием со стороны работодателя возместить часть стоимости, в случае если после получения диплома или сертификата вы за определенный период докажете, что ваша продуктивность выросла — наряду с объёмом продаж или прибылью фирмы.

Попросите прибавку к зарплате

…в виде оплаты обучения. Возможно, руководителю будет психологически проще согласиться на решение, которое в долгосрочной перспективе более выгодно для отдела или компании.

Что точно не нужно делать (в случае отказа)

• Не заводите разговор об оплате профессионального обучения, если у компании очевидные даже со стороны финансовые трудности, если в течение недавнего времени руководство сократило часть сотрудников. Вас (справедливо) заподозрят в отсутствии лояльности. Возможны исключения: если компания не использует возможности ситуацию исправить, например, перевести часть бизнеса в онлайн, а вы мечтаете о развитии digital-навыков, — есть смысл завести разговор о дополнительном обучении.
• Не приводите результаты исследований, которые показывают, как обучение мотивирует сотрудников и повышает их вовлеченность. К сожалению, именно сейчас на рынка труда много желающих «вовлечься» без всякой дополнительной мотивации, кроме зарплаты.
• Не саботируйте свою работу — ваши действия сразу логически свяжут с отказом платно вас обучать, что плохо отразится на вашей репутации и перспективах в компании.
• Не требуйте прибавку в зарплате, раз отказали в оплате обучения. Возможно, момент в принципе выбран неудачно.
• Не угрожайте уходом — вас могут поймать на слове.

***

Прежде чем подписывать соглашение с компанией, согласно которому она компенсирует расходы на вашу учебу, ещё раз задумайтесь о своих карьерных целях и убедитесь, что они совпадают с перспективами в этой компании. Если вы будете вынуждены себе честно признаться, что не хотите оставаться в компании после получения диплома МВА или сертификата о повышении квалификации, то лучше найдите другие способы оплатить обучение — не связывая себя обязательствами на несколько лет вперед.

Автор: Елена Тимофеева

Хотите получать статьи по теме Карьера?

Подпишитесь на наш еженедельный дайджест