Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы на государственные или собственные деньги. В зависимости от этого и ведется учет ГСМ в бюджетной организации. Но нужно соблюдать инструкции Минфина.
Как вести учет ГСМ
В Приказе Минфина № 157н от 01.12.2010 разъясняется, как принять и как правильно списать масло моторное в бюджетном учреждении: все правила учета горюче-смазочных материалов закреплены в инструкции № 157н. ГСМ относятся к материальным запасам. Фактической стоимостью материальных запасов, которые приобрели за оплату, признают суммы, уплачиваемые по договору или контракту поставщику (п. 102 инструкции № 157н).
Материальные запасы учитываются на аналитических счетах счета 10500. Для матзапасов предусмотрены различные аналитические коды группы синтетического счета. ГСМ соответствует код 3: учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях ведется по счету 105 03. Аналитику ведут по группам и видам ГСМ, их наименованиям, сортам, возрастным группам и количеству.
Горюче-смазочные материалы учитывают в разрезе ответственных лиц, местонахождений объектов, адресов и мест хранения, и при необходимости — правовых оснований поступления с учетом отраслевых особенностей. Руководители организации назначают ответственных лиц, которые ведут учет запасов в книге или карточке учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству. Обычно ответственными назначают бухгалтеров, водителей, кладовщиков, механиков и других сотрудников, которые непосредственно работают с ГСМ.
В инструкции № 157н указано, что относится к горюче-смазочным материалам в бюджете, — это все виды топлива, горючего и смазочных материалов. Бензин, керосин, мазут, автол, торф, уголь, дрова — все это ГСМ. Такие материалы обеспечивают функционирование топливных систем.
ГСМ полностью вырабатываются, их надо постоянно списывать. Учет горючего ведут по первичным документам:
- товарно-транспортным накладным;
- путевым листам;
- актам списания, ведомостям.
Для ГСМ ведется раздельный учет — по направлениям расходования материалов. Отдельно учитывают топливо для транспорта, горючее для производства, смазку для отопления. Порядок учета обязательно закрепляют в учетной политике.
Как закупать горючее в бюджете
При необходимости бюджетники закупают ГСМ за наличный расчет, оформляя все необходимые. Но по правилам, закупки за счет бюджетных средств надо проводить в рамках Федеральной контрактной системы, то есть по 44-ФЗ.
Пошаговая инструкция, как закупить ГСМ по 44-ФЗ.
Шаг 1. Опишите объект закупки. Определите цель заказа, установите количественные, качественные и функциональные характеристики товара.
Шаг 2. Рассчитайте начальную (максимальную) цену контракта. НМЦК на ГСМ определяется методом сопоставимых рыночных цен — путем анализа рынка (ч. 6 ст. 22 44-ФЗ).
Шаг 3. Определитесь со способом закупки. Нефтепродукты (ОКПД2 19.2) и химические вещества (ОКПД2 20) есть в аукционном перечне. Если нет оснований для закупки у единственного поставщика или применения электронного запроса котировок, проводите электронный аукцион (ч. 6 ст. 24 44-ФЗ, РП РФ № 471-р от 21.03.2016). Открытый конкурс для ГСМ проводить нельзя.
Электронный запрос котировок проводят, если:
- НМЦК не больше 3 млн рублей, и заказчик не израсходовал годовой объем закупок для котировок (п. 1 ч. 10 ст. 24 44-ФЗ);
- заказчик расторгнул заключенный контракт на поставку горюче-смазочных материалов в одностороннем порядке. В этом случае необходимо закупить ГСМ в объеме, который недополучили по расторгнутому контракту (пп. «б» п. 2 ч. 10 ст. 24, ч. 18 ст. 95 44-ФЗ).
Закупите топливо у единственного поставщика, если стоимость контракта не превышает 600 000 рублей или 3 млн рублей для электронных площадок (п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).
Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы и по 223-ФЗ, но только за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности. Чтобы работать по 223-ФЗ, надо разместить положение о закупке в ЕИС и прописать порядок проведения каждой закупочной процедуры.
Иногда бюджетному учреждению ГСМ передают безвозмездно — физические и юридические лица. Ни законом, ни учетными инструкциями это не запрещено.
Некоторые организации приобретают не горюче-смазочные материалы, а топливные карты или талоны, по которым получают топливо. Топливная карта — это особая форма оплаты ГСМ. Их выпускают в форме пластиковой карточки с магнитной полосой или встроенной микросхемой. Выдают:
- лимитированные — карты с оплаченным количеством топлива, которое заправляют в течение определенного периода;
- нелимитированные — карты, по которым получают топливо без временных ограничений.
В бухучете учитывают только форму расчета: денежные или литровые. Операции с топливными картами проводят по счету 020105000 «Денежные документы». Оплаченные талоны тоже учитывают по этому счету. И карты, и талоны хранятся в кассе учреждения и передаются материально-ответственному сотруднику, который занимается обеспечением автомобилей топливом.
В аналитическом учете по топливным картам бензин приходуется и списывается в том количестве, которое указано в сопроводительных документах с заправки. Стоимость горючего определяют по виду карты: в литровых ведут учет по цене приобретения, в рублевых — по цене на дату заправки.
Какие КОСГУ и КВР применяются для учета ГСМ
Топливо и бензин в КОСГУ учитывают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» и детализируют по статье 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» (Приказ Минфина № 209н от 29.11.2017).
Матзапасы относят на подстатьи КОСГУ по целевому назначению материалов. На подстатье 343 регистрируют операции по поступлению ГСМ и расходы по оплате государственных контрактов и договор на покупку топлива. То есть и бензин, и керосин, и масло моторное в КОСГУ в 2023 году проводят по одной подстатье 343. Здесь учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, присадок и других материалов, которые используют для топливных систем.
Для регистрации операции в учете КОСГУ увязывают с КВР — кодом вида расходов. Соответствие видов расходов и статей классификации операций сектора государственного управления Минфин приводит в специальной таблице. Увязку КВР и КОСГУ обновляют каждый год.
И в 2023, и в 2024 году для горюче-смазочных материалов в бюджете используют увязки с КВР:
- 221 «Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа»;
- 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Обычно закупки топлива для государственных и муниципальных нужд бюджетники проводят по КОСГУ 340 (если требуется, то с детализацией до 343 подстатьи) и КВР 244.
Как установить нормы расхода ГСМ
Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.
Базовые нормы расхода на 100 км закреплены в рекомендациях Минтранса (Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008). Но если нормируете расход по документам изготовителя с учетом коэффициентов корректировки по условиям эксплуатации, это не нарушение, поскольку нормы Минтранса носят рекомендательный характер (письмо Минфина № 02-10-010/55111 от 13.12.2013).
Как списать ГСМ
Поступление и списание бензина в бюджетных организациях проводится по правилам, закрепленным в учетной политике организации. По правилам, количество списываемого топлива определяется на основании:
- путевых листов, если организация занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). В путевых листах заполняют все обязательные реквизиты и для первичного документа, и для самого листа;
- путевых и маршрутных листов, справок и отчетов о перемещении автомобиля, пройденном пути на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS. Но только если организация не занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов (письма ФНС № ШС-37-3/6848 от 16.07.2010, УФНС России по г. Москве № 16-15/116577@ от 09.07.2019, Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16.06.2011). В эти документы надо включать обязательные реквизиты первичных учетных документов.
Для учета горюче-смазочных материалов надо документально подтвердить приобретение, расход и служебный характер поездки. Приобретение по топливной карте подтверждают накладной от поставщика, покупку за наличные — чеками с заправки и кассовым отчетом от водителя. Расходы и служебный характер поездки подтверждают отчеты из электронной системы контроля. Если электронной системы контроля расхода топлива нет или она не предоставляет бухгалтеру необходимые данные, для списания понадобятся путевые листы.
Порядок, как списать антифриз в бюджетных организациях (и другие горюче-смазочные материалы), описан в инструкции № 157н и инструкции № 174н (Приказ Минфина № 174н от 16.12.2010). Обязательно воспользуйтесь нормативами из федерального стандарта для учреждений госсектора «Запасы» (Приказ Минфина № 256н от 07.12.2018).
Поступление ГСМ отражают по счету 0 105 03 000 (п. 117, 118 инструкции № 157н). Списание горюче-смазочных материалов проводят по фактической стоимости каждой единицы топлива или по средней фактической стоимости (п. 108 инструкции № 157н). Учреждение закрепляет метод списания в учетной политике и непрерывно применяет его в течение всего финансового года.
Бухгалтерские записи для проведения ГСМ в бюджетном учете
Стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет:
- Дт 010503340 Кт 0302022730;
- Дт 0302022830 Кт 020101610.
Стоимость топлива, приобретенного за наличный расчет подотчетными лицами:
- Дт 010503340 Кт 020822660.
Списание ГСМ, израсходованного на текущие нужды по основной деятельности бюджетного учреждения:
- Дт 140101222 (140101272) Кт 110503440.
Учет горюче-смазочных материалов
Горюче-смазочные материалы — это топливо (бензин, дизтопливо, керосин и т.д.) и различные жидкости и масла, применяемые для работы двигателей и механизмов. Как определено в приказе Минфина России от 29.11.2017 № 209н (ред. от 29.09.2020), это расходные материалы, которые полностью вырабатываются и подлежат постоянному списанию. В бухучете они относятся к материально-производственным запасам, учет ГСМ в федеральном учреждении или бюджетной организации имеет ряд особенностей и отличий от учета в коммерческих организациях. Это связано с особым порядком приобретения и списания ТМЦ и специальным планом счетов, действующим для бюджетников.
Для учета ГСМ обязательно применяются первичные документы, которые составляют бухгалтеры, механики, водители, кладовщики и другие уполномоченные лица:
- путевые листы;
- ведомости;
- акты списания;
- товарно-транспортные накладные.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены на унифицированных и утвержденных бланках с соблюдением требований к содержанию и оформлению.
Бюджетные и казенные учреждения учитывают топливо, масла и другие жидкости на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы». Горюче-смазочные материалы принимают к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Порядок определения затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, и учет ГСМ в казенном учреждении установлены п. 52 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (ред. от 14.09.2020). Этим же приказом утвержден Единый план счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, местного самоуправления, государственных (муниципальных) учреждений.
В зависимости от направлений использования горюче-смазочных материалов (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) предусмотрен их раздельный учет. Все расходы на ГСМ в казенных учреждениях учитываются по установленным нормативам. Порядок действий прописывают в учетной политике.
Закупка ГСМ в бюджетном учреждении
Для того чтобы учесть топливо, масло или смазку, их необходимо приобрести. Бюджетные учреждения приобретают ГСМ:
- за наличный расчет через подотчетных лиц;
- за безналичный расчет с учетом требований № 44-ФЗ.
Применение норм Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ (ред. от 01.07.2021) допускается только при приобретении ГСМ за счёт собственных средств или грантов и при условии утверждения специального положения по закупкам.
Бюджетные организации вправе получать горюче-смазочные материалы безвозмездно от физических или юридических лиц.
Для того чтобы организация или учреждение могли закупить топливо и масла, у них на балансе необязательно должны находиться транспортные средства или иные механизмы, для работы которых требуется топливо или иные жидкости. Закупка допускается для отопления помещений и других нужд.
Для удобства учреждение или организация вправе приобрести не само топливо, а талоны или топливные карты на его получение. В этом случае осуществляется учет ГСМ по талонам в казенном учреждении или бюджетной организации. Талон или топливная карта являются эквивалентом определенного количества топлива, но отличаются по типу учета. Талон — это денежный документ, который учитывается и выдается в кассе, так как имеет номинальную стоимость. Топливная карта не имеет номинальной стоимости, ее разрешается пополнять по мере надобности, поскольку не приравнивают к денежным средствам и не учитывают на счете 020135000.
При отпуске топлива по картам или талонам поставщик регулярно выставляет единую накладную или счет-фактуру за определенные периоды времени — раз в неделю или раз в месяц, в которой суммирует отпущенные ГСМ. На основании этого документа осуществляется оприходование материальных ценностей. Водители предоставляют документы, подтверждающие получение топлива, — чеки электронного терминала. После оприходования полученных объемов происходит списание ГСМ в бюджетной организации на основании путевых листов или актов, составленных о расходовании материалов на определенные цели.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Бюджетники учитывают материальные ценности, к которым относятся и горюче-смазочные материалы, на основании:
- инструкции, утвержденной приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н;
- инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н;
- приказа Минфина от 29.11.2017 № 209н;
- федерального стандарта «Запасы», утвержденного приказом Минфина № 256н от 07.12.2018.
Кроме счетов бухучета, используются коды КОСГУ и КВР. При закупках ГСМ в бюджетной бухгалтерии увеличение стоимости отражается по КОСГУ 343 и применяется КВР в зависимости от типа операции:
- 221 — обеспечение топливом в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Распределение по КВР и КОСГУ осуществляется по инструкции — в позициях 1517 к счету 010533 применяются коды 221 или 244 в зависимости от источника средств на приобретение.
Нормы расхода горюче-смазочных материалов
Списывать горюче-смазочные материалы бюджетникам разрешено по нормам, утвержденным в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Они устанавливаются для каждого вида расходного материала и для каждого транспортного средства и механизма отдельно. На основании данных Минтранса составляется собственное Положение о нормировании ГСМ, которое утверждает приказом руководитель.
Для транспортных средств используются путевые листы, в которых указывают фактический и нормативный расход. Если фактический расход превышает нормативный, то учитывают установленную норму. Если он меньше, то списывают по фактическому расходу.
Проводимая регулярно инвентаризация ГСМ в бюджетных учреждениях в случае постоянного превышения фактического расхода над нормативным выявит недостачу. Ее спишут на виновных, если они будут найдены, или руководитель примет решение об источнике покрытия ущерба.
Списание горюче-смазочных материалов
Бухгалтеры списывают израсходованные ГСМ на основании документов — путевых листов, ведомостей или актов, составленных уполномоченными лицами. Как часто происходит эта операция, определяет порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях, установленный в учетной политике. В небольших организациях, в которых нет автопарка и расход топливных материалов небольшой, удобно делать это ежемесячно. Вот так выглядят основные проводки:
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 040120272 | 010533443 | Списание на текущие расходы |
| 0109хх272, где «хх» нужный код | 010533443 | Списание на себестоимость |
При составлении бухгалтерской отчетности осуществляется проверка списания ГСМ в бюджетных учреждениях за весь период и при необходимости делаются корректировки.
Об авторе статьи
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Если в бюджетной организации имеются транспортные средства или оборудование, использующие для функционирования ГСМ, то необходимо учитывать особенности учета таких материалов.
Учет горюче-смазочных материалов
Содержание транспортных средств сопряжено с возникновением расходов на покупку ГСМ.
Законодательное регулирование учета горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях основано на Инструкции № 157н, Инструкции № 174н, Приказе Минфина № 209н, федеральном стандарте для организаций госсектора «Запасы», утвержденном Приказом Минфина от 07.12.2018 г. № 256н, иных нормативных актах.
Вот перечень, что относится к горюче-смазочным материалам в бюджете в соответствии с п. 118 Инструкции по применению плана счетов бух. учета для органов государственной власти, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н и п. 11.4.3 приказа Минфина № 209н:
- к топливу относят: бензин, дизтопливо, сжиженный газ, моторные и другие специальные масла, тормозные и охлаждающие жидкости, мазут, керосин, дрова, уголь и пр.;
- смазки: масла моторные/трансмиссионные/специальные, другие смазки;
- присадки, жидкости тормозные/охлаждающие.
В учреждениях, использующих различные виды горюче-смазочных материалов, должен организовываться их раздельный учет в зависимости от направлений использования (для нужд транспортного обеспечения, для обеспечения работы машин и механизмов, для отопления и т.п.).
Закупка ГСМ в бюджетном учреждении
ГСМ приобретается бюджетной организацией с использованием наличного расчета либо по безналу и с использованием топливных карт.
Также возможно безвозмездное получение от физических и юридических лиц.
За наличный расчет ГСМ приобретают водители непосредственно на АЗС. Порядок выдачи денег в подотчет, формирования отчета об их расходовании, отражения в учете расчетов с подотчетными лицами прописан в п. 212–219 Инструкции № 157н.
В учетной политике бюджетного учреждения при необходимости прописываются дополнительные условия, соответствующие его требованиям.
Процесс покупки горюче-смазочных по безналу для бюджетников регламентирован федеральным законом № 44-ФЗ.
Использование закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» допускается только при приобретении материалов за счет грантов или собственных средств и при условии, что в учреждении разработано специальное положение по закупкам. Закупка проводится следующими способами: конкурс, электронный аукцион, запрос котировок, запрос предложений, заключение контракта с единственным поставщиком.
По результатам закупки заключается госконтракт, в котором прописываются условия закупки.
Топливная карта является эквивалентом определенного количества ГСМ, но не относится к категории денежных документов, так как не имеет номинальной стоимости, может быть пополнена или заблокирована, а срок ее действия не ограничен.
Для учета ГСМ в бюджетной организации по топливным картам поставщик за определенные периоды времени (например, ежемесячно) суммирует данные об отпущенных нефтепродуктах и выставляет единую накладную или счет-фактуру. Водители обязаны представлять документы, подтверждающие получение топлива по карте, в составе которых обязательно должны присутствовать чеки электронного терминала.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Как распределяются расходы на бензин по КОСГУ и КВР по таблице соответствия:
| Вид расходов | КОСГУ | ||
| Код | Наименование | Код | Наименование |
| 220 Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны | |||
| 221 | Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа | 222 | Транспортные услуги |
| 224 | Арендная плата за пользование имуществом (за исключением земельных участков и других обособленных природных объектов) | ||
| 226 | Прочие работы, услуги | ||
| 229 | Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами | ||
| 310 | Увеличение стоимости основных средств | ||
| 343 | Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов | ||
| 224 | Продовольственное обеспечение вне рамок государственного оборонного заказа | 226 | Прочие работы, услуги |
Для примера рассмотрим, по какой статье отражать масло моторное по КОСГУ в 2023 году бюджетнику.
Для отнесения расходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ, организации бюджетной сферы применяются положения приказа № 209н. На подстатью 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) горюче-смазочных материалов, в том числе все виды топлива, горючих и смазочных материалов, присадок, иных материалов, используемых в качестве топлива и (или) смазочных материалов для обеспечения функционирования топливных систем (п. 11.4.3 Порядка № 209н).
Для учета горюче-смазочных материалов предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы».
Поступление от поставщика отражается на основании счета-фактуры и товарной накладной либо на основании УПД проводкой Дт 0 105 33 343 Кт 0 302 34 73х.
Нормы расхода горюче-смазочных материалов
Нормы расхода ГСМ утверждаются в виде отдельного документа на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, в редакции от 20.09.2018 № ИА-159-р.
Они предназначены для автотранспортных предприятий и организаций, эксплуатирующих автомобильную технику (п. 1 методических рекомендаций).
Названный документ регламентирует порядок применения нормативов, формулы и методы расчета норматива ГСМ и другие данные, в том числе таблицы с установленными нормами. Эти таблицы предназначаются для ознакомления с нормируемым расходом топлива и качественного контроля работы в транспортных компаниях, государственных и коммерческих организациях, которые используют в своей деятельности передвижные транспортные средства.
Показатели нормы списания ГСМ и нормы расхода топлива установлены в зависимости от (п. 4 методических рекомендаций):
- модели;
- марки;
- модификации эксплуатируемых автомобилей.
Нормирование соответствует определенным условиям работы автотранспортных средств в зависимости от их классификации и назначения. Нормируются значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) показателей, топлива на работу специальных автомобилей, справочные нормативные данные по расходованию смазочных материалов и специальных жидкостей, установлены зимние нормы расхода ГСМ и сроки их применения.
Скачать текст методических рекомендаций и полную таблицу с нормами для различных автомобилей можно на сайте Министерства транспорта РФ.
Нормативное значение топлива для легкового автомобиля рассчитывается по формуле (в литрах):
Установленный порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете соответствует нормам, разработанным Минтрансом России. В соответствии с п. 5 методических рекомендаций нормы расхода топлива повышаются при обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта (пробег определяется производителем техники) до 10 %.
Списание горюче-смазочных материалов
Производить списание ГСМ в бюджетном учреждении в 2023 году следует ежемесячно на основании путевых листов.
В разделе «Движение горючего» путевого листа заполняются графы «Расход по норме» и «Расход фактически».
Фактический расход определяет и проставляет водитель на основании данных об остатках в баке на начало и конец рабочего дня и о получении топлива на АЗС.
По факту происходит списание бензина в бюджетных организациях в пределах установленной нормы.
В случае когда расход по факту меньше нормативного, списывается фактическое количество затраченного ГСМ; если фактический расход больше нормативного — списание следует выполнять в пределах норматива.
Порядок, как правильно списать моторное масло в бюджетном учреждении, как правило, устанавливается учетной политикой организации. Так, учетной политикой регулируются вопросы группировки указанных материальных запасов на счетах бухгалтерского учета, применения нормирования при списании, выбора единиц измерения материальных запасов. Аналогично устанавливается порядок, как списать антифриз в бюджетных организациях в расходы.
Пример
Учреждение купило 8000 литров бензина на сумму 352 000 руб., в том числе на сумму 52 000 руб. за наличный расчет.
Израсходовано:
— на перевозки 5000 литров;
— в целях использования техники и оборудования — 1000 литров.
В бюджетном учете будут сделаны записи:
|
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Описание |
|---|---|---|---|
|
0302022830 |
020101610 |
300 000 |
стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет |
|
010503340 |
020822660 |
52 000 |
стоимость топлива, приобретенного подотчетными лицами |
|
140101222 (или 140101272) |
110503440 |
220 000 (5000 * 44 руб.) |
израсходовано на текущие расходы по основной деятельности |
|
110601310 |
110503440 |
44000 |
израсходовано ГСМ в целях использования техники и оборудования |
Что относится к денежным документам
Денежными документами являются оплаченные:
- талоны на нефтепродукты;
- талоны на питание;
- санаторно-курортные путевки;
- авиационные, железнодорожные, проездные билеты;
- карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета;
- полученные извещения на почтовые переводы;
- марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
- маркированные конверты.
Денежные документы, учитываемые на счете 0 201 35 000 «Денежные документы», учреждение обязано хранить в кассе. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) с проставлением на них записи «Фондовый», а также в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции № 157н, Приложение № 5 к Приказу Минфина РФ № 52н).
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции № 157н, Приложение № 5 к Приказу Минфина РФ № 52н).
Поступление денежных документов в кассу
Прием в кассу денежных документов оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) с оформлением на них записи «Фондовый». Указанные приходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами (п. 170 Инструкции № 157н, п. 86 Инструкции № 174н, п. 89 Инструкции № 183н).
Рассмотрим отражение операций по учету разных видов денежных документов.
Талоны на ГСМ
По договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС. Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере нужно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
Как правило, для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.
Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.
- Получены талоны на ГСМ в кассу учреждения
Дт 0 201 35 510 Кт 0 302 34 730 - Выданы из кассы талоны подотчетному лицу
Дт 0 208 34 560 Кт 0 201 35 610 - Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам
Дт 0 105 33 340 Кт 0 208 34 660
Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета
Такой вид платежей за корпоративную мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением, должны быть учтены как денежные документы.
- Получены карты оплаты в кассу учреждения через подотчетное лицо
Дт 0 201 35 000 Кт 0 208 21 000 - Выданы карты оплаты подотчетному лицу
Дт 0 208 21 000 Кт 0 201 35 000 - Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным картам оплаты
Дт 0 109 80 221 Кт 0 208 21 000
Почтовые марки и конверты с марками
Также распространенными и востребованными остаются услуги почтовой связи. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые, согласно Инструкции № 157н, необходимо учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам. Подтверждающим документом для авансового отчета может являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.
- Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов
Дт 0 201 35 510 Кт 0 302 21 730; 0 208 21 660 - Выдача под отчет марок и маркированных конвертов
Дт 0 208 21 560 Кт 0 201 35 610
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Возможно, вам будет интересно
- Главные изменения в учете основных средств в 2018 году
- Изменения в порядке заполнения сведений по форме СЗВ-СТАЖ
- Закупки в «1С»: проводки для участия в тендере
- Контроль задолженности. Исправление ошибок в «1С»
- Бюджетная смета: как составить смету в бюджетной организации
- Внесение исправлений в забалансовый учет бюджетной организации
Возможно, вам будет полезно
7 400
«1С:Управление торговлей». Базовая версия
Подробнее
50400
«1С:Медицина. Диетическое питание»
Подробнее
33500
«1С:Предприятие. Управление Автотранспортом. Стандарт»
Подробнее
30 700
«1С:Бухгалтерия». Комплект на 5 пользователей
Подробнее
от 35 000
«1С:Производственная Безопасность — Охрана Труда»
Подробнее
Сообщит менеджер
«1С:Мобильная касса»
Подробнее
92 000
«Модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP»
Подробнее
3 600
«1С:Бухгалтерия». Базовая версия
Подробнее
495000
«1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»
Подробнее
96000
«1С:Полиграфия 2. Модуль для 1C:ERP, «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:Управление торговлей»
Подробнее
90000
«1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и «1С:Коплексная автомматизация 2»
Подробнее
47000
1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости. Модуль для 1С:ERP
Подробнее
10 800
«1С:Бухгалтерия крестьянско-фермерского хозяйства». Базовая версия
Подробнее
16100
«1С:Бухгалтерия строительной организации»
Подробнее
23 000
«1С:Предприятие. Производственная безопасность. Пожарная безопасность»
Подробнее
144000
«1С:ERP Управление предприятием 2. Лицензия для дочерних обществ и филиалов»
Подробнее
276000
«1С:Государственные и муниципальные закупки»
Подробнее
Сообщит менеджер
«1С:Розница» Базовая
Подробнее
от 59 500
«1С:Предприятие». Комплект прикладных решений на 5 пользователей
Подробнее
72 000
«1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»
Подробнее
70 000
«Модуль 1C:Аренда и управление недвижимостью для 1С:ERP»
Подробнее
499000
«1С:ERP Управление строительной организацией 2»
Подробнее
138 800
«1С:Документооборот государственного учреждения»
Подробнее
120000
«1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
35 000
«1С-Рарус:Амбулатория. Регистратура» + Лицензия на 10 рабочих мест
Подробнее
110000
«1С:Управление деревообрабатывающим предприятием. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2». Электронная поставка
Подробнее
90000
«1С:Производство мясной и рыбной продукции 2. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
60 000
«1С-Рарус:Амбулатория. Регистратура + Страхование + Аптека» + Лицензия на 10 мест
Подробнее
330 000
«1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП»
Подробнее
90000
«1С:Управляющая компания ЖКХ. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
Сообщит менеджер
Трактиръ:Front-Office v4
Подробнее
471000
1С:Предприятие 8. ERP Управление мясоперерабатывающим предприятием 2
Подробнее
Сообщит менеджер
Трактиръ: Back-Office
Подробнее
1020
«1С:Бухгалтерия». Аренда в сервисе «Облачная инфраструктура. 1С:Готовое рабочее место»
Подробнее
768800
«1С:ERP Управление предприятием 2» + «1С:Документооборот». Cервер (x86-64). 50 клиентских лицензий
Подробнее
9156
Облачная «1С:Бухгалтерия» в сервисе «1С:Фреш»
Подробнее
от 17 000
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения»
Подробнее
90000
«1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
33 200
«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»
Подробнее
120 000
«1С-Рарус:Управление медицинской организацией»
Подробнее
Сообщит менеджер
1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер
Подробнее
2757600
«1С:ERP Управление предприятием 2. Корпоративная поставка»
Подробнее
120000
«Модуль 1C:PM Управление проектами для 1С:ERP»
Подробнее
42 500
«1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия»
Подробнее
128 700
«1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП
Подробнее
100000
«1С:Заказчик-застройщик. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
от 26 700
«1С:Управление торговлей» ПРОФ
Подробнее
348000
«1С:Мясопереработка MES. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
20 600
«1С:Управление нашей фирмой» ПРОФ
Подробнее
100000
«1С:Управление строительным производством. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
8 900
«1С:Зарплата и управление персоналом». Базовая версия
Подробнее
58000
«1С:Медицина. Больничная аптека»
Подробнее
77600
«1С:Управление автотранспортом. ПРОФ»
Подробнее
45 300
«1С:Медицина. Стоматологическая клиника»
Подробнее
7000
Клиентские лицензии «1С:Предприятие 8»
Подробнее
1950000
«1С:ERP. Управление холдингом». Электронная поставка
Подробнее
108000
«1С:Управление мукомольным, крупяным, комбикормовым и масложировым производством. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
90000
«1С:Управление металлургическим комбинатом 2. Модуль для 1С:ERP»
Подробнее
Сообщит менеджер
Трактиръ:Head-Office
Подробнее
26 400
«1С:Розница.Магазин строительных и отделочных материалов»
Подробнее
1200
«ГЭНДАЛЬФ. Путешествие по Средиземью»
Подробнее
90000
«1С:Предприятие 8. ERP Управление птицеводческим предприятием 2»
Подробнее
35 000
«1С:Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами»
Подробнее
117000
«1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
78600
«1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
90000
«1С:Реализация алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Подробнее
от 26 700
«1С:Зарплата и управление персоналом» ПРОФ
Подробнее
770000
«1С:Предприятие 8. ERP Горнодобывающая промышленность 2»
Подробнее
600000
«1С:ERP Агропромышленный комплекс 2»
Подробнее
26 400
«1С:Розница.Магазин автозапчастей»
Подробнее
28 000
«1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством»
Подробнее
90 000
«1С-Рарус:Амбулатория», редакция 2
Подробнее
9800
«Айлант:Управление ЖКХ». Базовая версия
Подробнее
Сообщит менеджер
Лицензия на Microsoft SQL Server 2019 для «1С:Предприятие» (SQL-сервер для «1C»)
Подробнее
432000
«1С:ERP Управление предприятием 2»
Подробнее
от 72 800
«1С:Комплексная автоматизация»
Подробнее
238000
«1С:MES Оперативное управление производством»
Подробнее
26 400
«1С:Розница. Магазин бытовой техники и средств связи»
Подробнее
26 400
«1С:Розница. Магазин одежды и обуви»
Подробнее
26 400
«1С:Розница.Ювелирный магазин»
Подробнее
20.10.2016
Если в учреждении эксплуатируются транспортные средства или агрегаты, расходующие в процессе работы ГСМ, списание ГСМ должно производиться на основании путевых листов, учетных листов агрегатов с учетом нормативов. При наличии большого транспортного хозяйства, разнообразных видов деятельности, источников финансирования остро стоят задачи автоматизации выписки путевых листов, правильного списания ГСМ по статьям расходов. О возможностях, предоставляемых для решения данных задач редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассказывают эксперты фирмы «1С».
Содержание
- Общий порядок работы
- Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
- Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»
- Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
- Формирование путевых и учетных листов
- Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
- Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Общий порядок работы
В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ, методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.
Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.
Помимо транспортных средств в учреждениях также могут использоваться различные агрегаты, расходующие горюче-смазочные материалы, — бензиновые косы и косилки, мотопилы, мотопомпы, бензогенераторы и прочее оборудование. Поэтому в программе также предусмотрено оформление учетных листов на агрегаты, потребляющие ГСМ.
В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.
Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.
Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.
Проанализировать данные о расчетных значениях нормативного и фактического расходов, экономии, перерасходе по видам ГСМ, основным средствам — транспортным средствам/агрегатам, сотрудникам — водителям/операторам, эксплуатирующим основное средство, можно в различных отчетах.
Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ.
Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:
- формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
- формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
- расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
- расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
- формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
- списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
- сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
- формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
- контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
- сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.
Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.
Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»
Работа в подсистеме основана на следующих принципах:
- настройка типового заполнения путевых листов и учетных листов агрегатов для каждого транспортного средства (указываются постоянный водитель, сопровождающие, прицеп и т.п.);
- быстрый выбор адресов в маршрутах и заданиях водителю из списка часто посещаемых объектов для транспортного средства при подготовке путевых листов;
- заполнение данных об остатках горючего и показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа;
- использование данных о горючем и пробеге из путевого листа при расчете нормативного расхода ГСМ;
- расчет нормативного расхода ГСМ в три клика:
заполнение исходных данных по настройкам типичного использования транспортных средств;
расчет нормативного расхода ГСМ по нормам и поправкам для нескольких видов ГСМ и маршрутов;
заполнение списка списываемой номенклатуры ГСМ по настройкам отражения списания в учете; - автоматический расчет остатков ГСМ для расчета фактического расхода ГСМ.
Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
Перед тем как работать с подсистемой, рекомендуется выполнить ее настройку, что обеспечит в дальнейшем существенное сокращение временных затрат на подготовку и обработку документов учета ГСМ.
В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).
Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.
Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:
- продолжительность работы (ч);
- объем работы (единицы настраиваются);
- показания счетчика.
Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, + 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, + 1 л).
Формирование путевых и учетных листов
Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее — документ Путевой лист.
Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».
Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.
Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).
Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:
- данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) — в справочнике Сотрудники;
- данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) — на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
- данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках — группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.
Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:
- большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
- показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- адресов маршрутов и заданий — выбором из списка частых адресов в путевом листе;
- видов горючего — будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.
Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
Для расчета расхода и списания ГСМ в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2, применяются документы таксировкиТаксировка путевого листа и Таксировка учетного листа агрегата (список документов доступен в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы).
После возвращения ТС из рейса или завершения работы агрегата создается документ таксировки. В нем вводятся данные о первичном документе, работе транспортного средства (агрегата) из путевого (учетного) листа, производится расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) и Справка-расчет расхода ГСМ. При проведении документа производится списание ГСМ — формируются бухгалтерские записи по бухгалтерскому и налоговому учету. Каждому путевому листу (учетному листу агрегата) должен соответствовать один документ таксировки, учитывающий все условия эксплуатации и работы транспортного средства (агрегата).
Документы таксировки могут быть заполнены автоматически — на основании соответствующего документа Путевой лист, Рабочий лист агрегата, Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.
В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.
Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.
На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.
Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов.
Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Использование данной настройки позволит быстро заполнять любые сложные сочетания норм и поправок, характеризующие типичные условия эксплуатации для каждого транспортного средства.
После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.
На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.
Общий порядок действий пользователя следующий:
1. Нажать кнопку Рассчитать нормативный расход ГСМ — кроме расчета нормативного расхода ГСМ, будут заполнены остатки ГСМ при выезде по данным таксировки предыдущего путевого листа для данного транспортного средства.
2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.
3. Нажать кнопку Рассчитать фактический расход всех смазочных материалов — будет выполнен пересчет значения фактического расхода смазочных материалов и специальных жидкостей на основании фактического расхода горючего.
На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.
Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор. Документ позволяет гибко списывать ГСМ по различным значениям реквизитов Номенклатура, ИФО, Подразделение, КФО, Счет учета, КПС, Дополнительная аналитика, МОЛ/Место хранения, Счет учета затрат и субконто счета затрат.
После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».
В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.
Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:
- Движение ГСМ в агрегатах и машинах — отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
- Движение ГСМ в транспортных средствах — отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
- Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) — формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
- Журнал учета движения рабочих листов агрегатов — формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
- Отчет по топливным картам — представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
- Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам — представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.
Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы.
Поделиться с друзьями:
Подписаться на комментарии
Отправить на почту
Печать
Написать комментарий