Управление предприятием руководство учет

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

Автор статьи

Почётный член ACCA — международной ассоциации бухгалтеров. Профессиональный финансист с опытом более 20 лет в бухгалтерском учёте, аудите, финансовом и кредитном анализе. Руководила отделом кредитного анализа крупного бизнеса в международном банке. Приглашённый преподаватель в РЭУ имени Плеханова. Автор курсов по финансовому и кредитному анализу для сотрудников финансовой сферы и собственников бизнеса.

Соавтор и преподаватель курсов Skillbox «Финансовый аналитик» и «Финансовый менеджер».

Ведение бизнеса всегда связано с принятием решений. Цена неверного решения может быть очень высока — вплоть до банкротства компании. Поэтому важно, чтобы у руководителей была вся необходимая для принятия решений информация. Это можно обеспечить, грамотно выстроив систему управленческого учёта.

Этот материал Skillbox Media поможет в нём разобраться.

• Что такое управленческий учёт и чем он отличается от бухгалтерского и налогового
• Цели и задачи управленческого учёта: кому и когда он нужен
• Каким должен быть управленческий учёт: главные принципы
• Какие есть виды управленческого учёта
• Что такое объекты управленческого учёта
• Какие методы используют для ведения учёта
• Как внедряют управленческий учёт в компаниях

---

Управленческий учёт — система сбора, хранения, представления и структурирования информации для принятия управленческих решений. Ведение учёта позволяет собрать финансовую и нефинансовую информацию из внутренних и внешних источников, детализировать её до нужной степени и предоставить лицам, принимающим решения, — например, генеральному директору компании.

Вот как это работает. Допустим, в компании собирают данные о разных группах товаров: например, сведения о расходах на производство, затратах на маркетинг, выручке от продаж, стоимости обслуживания заказов, текущем и потенциальном спросе. Анализируя эти данные, руководитель понимает, что одна группа товаров приносит прибыль, а другая убыточна, и принимает решение убрать из ассортимента убыточные товары. Благодаря этому прибыль компании растёт.

Существует ещё бухгалтерский и налоговый учёт.

• Бухгалтерский учёт — это формирование систематизированной информации о фактах хозяйственной деятельности, активах и обязательствах, доходах и расходах, источниках финансирования. На основе этой информации составляют бухгалтерскую и финансовую отчётность.
• Налоговый учёт — система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов. Первичными называют документы, которые подтверждают факты хозяйственной деятельности компании: например, акты приёма-передачи, накладные, платёжные поручения и кассовые чеки.

Управленческий учёт значительно отличается от бухгалтерского и налогового учёта. Вот его главные отличия.

Вести управленческий учёт не обязательно. По закону компании обязаны вести бухгалтерский и налоговый учёт и предоставлять бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации государственным органам. Ведение управленческого учёта не обязательно, компании могут работать и без него.

Отчёты составляют для внутренних пользователей. Компания передаёт бухгалтерскую и налоговую отчётность государственным органам и третьим лицам — например, кредитным учреждениям и контрагентам. Данные, полученные в рамках управленческого учёта, часто являются коммерческой тайной, поэтому их предоставляют только внутренним пользователям — лицам, принимающим управленческие решения.

При учёте используют прогнозную информацию. Бухгалтерская и налоговая отчётность основаны на исторических данных — они отражают то, что уже произошло. Управленческий учёт работает не только с исторической информацией, но и с прогнозами. Они нужны для долгосрочного планирования деятельности компании.

Компания сама устанавливает правила учёта. Правила ведения бухгалтерского и налогового учёта, формы отчётности, отчётные периоды и сроки сдачи документов определяет законодатель. Например, порядок учёта доходов и расходов при расчёте налогов чётко установлен. Отклоняться от правил нельзя — это может привести к административной или даже уголовной ответственности.

Правила ведения управленческого учёта разрабатывает сама компания. Она определяет:

• на каких участках деятельности вести учёт — его могут внедрить для продаж, склада, логистики, маркетинга и так далее;
• какими будут отчёты и когда их нужно составлять;
• насколько сильно нужно детализировать отчёты;
• какие единицы измерения использовать для отчётности.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность составляют только в денежных единицах. Управленческие отчёты можно составлять в натуральных единицах — например, указывая данные о количестве обработанных заявок, сроках отсрочки платежа, процентах вовремя полученных документов.

Главная цель управленческого учёта — предоставить руководителям информацию, которая поможет им решить разные управленческие задачи. Например, управленческий учёт помогает:

• определить текущее состояние компании в целом и отдельных направлений деятельности или продуктов;
• разработать долгосрочную стратегию развития и краткосрочный план действий;
• проконтролировать исполнение плана и найти причины расхождений, если фактический результат не соответствует плану;
• проанализировать принятые ранее управленческие решения;
• организовать и улучшить внутренние процессы производства, продаж, маркетинга, логистики, ценообразования и другие;
• установить KPI сотрудникам и оценить их выполнение.

Задачи управленческого учёта можно перечислять бесконечно, потому что у каждой компании они свои. Например, кто-то внедряет учёт, чтобы управлять денежными потоками и контролировать долги, кто-то — чтобы рассчитывать себестоимость продукции и искать точки роста.

Когда компании начинают использовать управленческий учёт? С момента создания бизнеса руководителям нужно получать информацию для принятия решений. Но пока компания небольшая, данные предоставляют нерегулярно и руководитель принимает решения на основании своих наблюдений и информации от бухгалтера, полученной по запросу.

Когда бизнес растёт, руководителю нужно получать всё больше информации. Наступает момент, когда отсутствие системности и регулярности перестаёт устраивать: например, отчёты формируются слишком долго или не отражают важные данные. Тогда компания выстраивает систему управленческого учёта. Появляется человек, ответственный за ведение учёта, — например, финансовый менеджер.

Система управленческого учёта уникальна в каждой компании. Но есть общие принципы — требования к информации, которые позволяют сделать учёт эффективным. Вот они:

• Полезность. Информация должна соответствовать целям, для которых её собирают, и не содержать лишних данных. Например, если цель — понять себестоимость продукции, данные о количестве заявок на сайте будут лишними. Если не соблюдать этот принцип, компания будет тратить ресурсы на сбор информации, которая не соответствует её целям.
• Своевременность. Информация должна быть актуальной, её нужно получать в установленный срок. Без этого невозможно принять хорошие управленческие решения. Если руководитель получает данные о продажах с задержкой в полгода, он не может быстро отреагировать на изменения спроса на продукцию.
• Доступность. Отчёты нужно формировать в удобном формате, чтобы информация в них была понятна пользователю и её можно было легко проанализировать.
• Аккуратность. Информация должна быть точной. Любые ошибки могут привести к неверным решениям, которые повлияют на прибыль компании.
• Полнота. В отчётах должны быть все данные, которые могут понадобиться для принятия решений.
• Гибкость. Система учёта и отчётность должны легко адаптироваться к целям компании, к меняющимся внутренним и внешним условиям.
• Обособленность. Управленческий учёт ведут отдельно от бухгалтерского и налогового учёта.

Есть ещё один важный момент: ценность получаемой информации должна превышать затраты на ведение учёта — сбор, обработку, хранение и предоставление информации. Иначе вести его просто невыгодно.

Видов управленческого учёта много. Чаще всего компании пользуются производственным, маржинальным, бюджетным и стратегическим учётом. Разберём каждый вид подробнее.

Производственный учёт — сбор данных, анализ, прогнозирование и контроль себестоимости производимых товаров, работ или услуг. Он помогает понять, сколько стоит производство каждого вида продукции, выявить динамику, понять причины текущих изменений, сделать прогнозы изменения затрат, принять решение о прекращении производства или начале выпуска какого-то вида продукции.

Для ведения управленческого производственного учёта все затраты обычно разделяют:

• по месту возникновения, или центру затрат, — например, они могут возникнуть в производственном цехе, цехе сборки, транспортном цехе;
• по видам расходов — например, существуют расходы на материалы, оплату труда, ремонт оборудования;
• по объекту учёта — можно учитывать единицы каждого вида сырья, полуфабриката или готового товара либо услуги.

Виды затрат компания определяет в соответствии со своим циклом производства.

Маржинальный учёт нужен, чтобы определить доходность бизнеса в целом, а также доходность отдельных видов деятельности или продукции, работ и услуг. Для этого рассчитывают маржинальный доход — разницу между выручкой и переменными затратами.

Такой вид учёта помогает управлять ценообразованием и принимать решения о прекращении или развитии деятельности разных видов. А ещё он позволяет найти точку безубыточности — минимальный объём продаж, который нужен для покрытия постоянных расходов.

Бюджетный учёт помогает предсказывать результаты деятельности компании. Его основная цель — повысить эффективность работы на каждом этапе.

Для этого проводят бюджетирование деятельности всей компании и её подразделений. Бюджетированием называют разработку бюджета: распределение ресурсов так, чтобы использовать их максимально эффективно. В рамках учёта устанавливают KPI и контролируют исполнение бюджета — это позволяет понять, сколько денег компании понадобится в будущем.

Стратегический учёт — сбор данных, которые нужны для определения долгосрочных целей развития компании. При нём используют не только внутреннюю, но и внешнюю информацию. Это могут быть сведения о динамике рынка, действиях конкурентов, изменениях в законодательстве, об экономической и политической ситуации, об инновациях и технологиях, которые влияют на рынок.

Стратегический управленческий учёт помогает понять, как развивать бизнес и что делать, если условия меняются. Благодаря ему можно подготовиться к негативным факторам, влияющим на рынок, и так обогнать конкурентов.

Объектами учёта называют всё, что нужно учесть, проанализировать, спланировать и проконтролировать. Объектами учёта могут быть любые хозяйственные операции, проводимые в компании и влияющие на её прибыль.

Обычно к объектам управленческого учёта относят:

• доходы и расходы;
• финансовый результат;
• обязательства;
• активы;
• собственные средства.

Кроме того, управленческий учёт часто внедряют в ценообразование, бюджетирование, отчётность и контроль.

Объекты учёта будут различаться в зависимости от размера компании, её целей и вида деятельности. Например, производители стандартных товаров будут анализировать единицу продукции — сколько денег тратят на производство и продажу и сколько прибыли получают. Компании, выпускающие уникальную продукцию, будут учитывать и анализировать каждый заказ. В сфере строительства тоже смотрят на показатели каждой сделки.

Методами управленческого учёта называют способы сбора и анализа информации. Они зависят от того, какой вид учёта использует компания и какие данные она обрабатывает.

В качестве примера расскажем о методах, которые используют в производственном учёте для оценки себестоимости продукции:

• Нормативный, или standard costing, — расчёт себестоимости по нормам расходов. Затраты и выручку учитывают по плановым показателям. Отклонения от этих норм учитывают отдельно, благодаря чему рассчитывают фактические результаты.
• Директ-костинг (direct costing) — расчёт себестоимости на основе только прямых затрат. Прямыми называют затраты, размер которых зависит от объёмов производства, — например, затраты на сырьё, материалы, заработную плату производственному персоналу. Постоянные косвенные затраты, такие как заработная плата административного персонала или аренда административных помещений, не распределяются по видам продукции, а в полном размере относятся на финансовый результат.
• Метод полного поглощения затрат, или absorption costing, — расчёт себестоимости на основе прямых затрат и части косвенных затрат, которые распределяют между всеми видами товаров, работ или услуг в определённой пропорции. Этот метод позволяет рассчитать полную себестоимость продукта.
• Попроцессный метод — расчёт себестоимости одного процесса или одного этапа производства. Его часто используют в компаниях с непрерывным производством или на производствах однотипной продукции.
• Позаказный метод — расчёт себестоимости одного заказа. Этот метод используют, когда компания выполняет индивидуальные заказы или выпускает уникальную продукцию.

Компания может использовать любые существующие методы или разработать свои. Главное, чтобы они отвечали целям и задачам, стоящим перед организацией.

Обычно управленческий учёт начинается с таблиц Excel. В них собирают нужную информацию, а потом на основе этих данных составляют отчёты для руководителей. Чаще всего первые отчёты, которые появляются в компании, это отчёты:

• о продажах;
• о стоимости производства;
• о доходах и расходах: как по всей компании, так и по отдельным направлениям деятельности и продуктам.

По мере роста бизнеса появляется всё больше таблиц, а их заполнение отнимает много времени. Случается, что данные в разных таблицах противоречат друг другу, потому что их заполняют разные люди. Они могут использовать разные вводные или допускать неточности в расчётах.

Чтобы избежать ошибок, упростить сбор и обработку информации, компании автоматизируют управленческий учёт. Часто для этого используют специальные сервисы — например, программы на базе «1C». Их настраивают так, чтобы отчёты формировались автоматически по данным, занесённым в сервис.

Крупные компании часто разрабатывают свои программы для автоматизации управленческого учёта. Эти программы учитывают особенности деятельности и поэтому закрывают все потребности бизнеса. Обычно за разработку, внедрение, ведение управленческого учёта и представление отчётов в таких компаниях отвечают специализированные службы — финансовые отделы и департаменты.

Управленческий учёт — система сбора, хранения, представления и структурирования информации для принятия управленческих решений. Она позволяет собирать информацию из разных источников и формировать понятные отчёты, которые можно легко проанализировать.

Главная цель управленческого учёта — предоставить руководителям информацию, которая поможет им принять решения. С его помощью решают самые разные задачи — определяют текущее состояние компании, планируют деятельность, создают и корректируют бизнес-процессы, анализируют ранее принятые решения.

Чтобы учёт был эффективным, важно соблюдать требования к информации. Она должна быть полезной, своевременной, доступной, аккуратной, полной, гибкой и обособленной.

Существуют разные виды управленческого учёта. Самые распространённые — производственный, маржинальный, бюджетный, стратегический. Но управленческий учёт каждого бизнеса всегда уникален, как уникальна каждая компания.

Объектами управленческого учёта называют всё, что нужно проанализировать, учесть, спланировать, проконтролировать. Чаще всего к объектам относят доходы и расходы, финансовый результат, обязательства, активы и собственные средства.

Методами управленческого учёта называют способы сбора и обработки информации. Их очень много — компании даже могут разрабатывать свои методы.

Часто управленческий учёт начинают вести в таблицах Excel. Когда это становится неудобно, его автоматизируют — например, используют программы на базе «1C» или создают собственные.

• Данные в управленческом и бухгалтерском учёте частично совпадают, а некоторые компании выстраивают управленческий учёт на основе бухгалтерского. В этом материале Skillbox Media можно почитать о бухгалтерском учёте — зачем он нужен, как устроен и как его организовать.
• Отчёт о финансовых результатах отражает доходы, расходы и прибыль. Эти данные обязательно используют в управленческом учёте. Почитайте, как заполнять этот отчёт и как рассчитывать показатели.
• Иногда в управленческом учёте используют отчёт о движении денежных средств — чтобы понимать, когда и на что тратятся деньги и откуда приходит прибыль. Вот материал о том, как работать с этим отчётом.
• За управленческий учёт в компании может отвечать финансовый менеджер. Приходите на курс Skillbox «Профессия Финансовый менеджер», чтобы освоить принципы управленческого учёта. Студентов учат оценивать бизнес и проекты, составлять финансовые модели и понимать бухгалтерскую отчётность.

Научитесь: Профессия Финансовый менеджер
Узнать больше

В этой статье мы разберемся, кто осуществляет управленческий учет на предприятии, как это правильно делать и для чего. Только благодаря использованию этой системы удается анализировать текущее финансовое состояние компании и спрогнозировать будущее, верно распределить ресурсы, оптимизировать затраты. Все это делается с определенными целями — улучшить экономику фирмы, вывести ее на новый уровень и научиться ставить корректные задачи. Это одинаково нужно маленькому бизнесу и огромным корпорациям, ведь с первого взгляда невозможно выявить проблемы развития и устранить параметры, тормозящие увеличение прибыли.

Что это такое

Обязательный управленческий учет на предприятии в системе бухгалтерского и финансового — это форма сбора, фиксации, представления и изучения деятельности организации с целью всесторонне увеличивать эффективность и решать различные сложности предпринимательства.

Чтобы постоянно улучшать компанию, необходимо следить за положением дел в динамике, активно действовать и принимать решения, которые помогут справиться с нуждами, избавиться от недостатков или минимизировать их, оптимизировать затраты на разные сектора.

С его помощью руководство видит реальную картину происходящего, внутреннее и внешнее состояние предприятия и всех объектов, ставит цели и прописывает план мероприятий по его достижению. Поэтому важно, чтобы он был регулярным, а не одноразовым.

Ведение финансового и бухгалтерского учета обязательно в отличие от управленческого. Но желательно этим заниматься несмотря на отсутствие государственного регулирования, ведь это отличный способ увеличить прибыль и решить препятствующие развитию нюансы.

Так как нет госконтроля, то не разработана структура и функции. Все приходится продумывать самостоятельно и сопрягать с другими системами. В разных компаниях они похожи, поэтому можно воспользоваться многолетним опытом и сложившейся практикой. С их помощью можно создавать автоматизированные решения для организации и оптимизации бизнеса.

Ведение задается учетной политикой и специальным сводом правил. Согласно ему сотрудники регулярно фиксируют все хозяйственные операции для создания и будущего анализа отчетности, а затем — для подготовки мероприятий по повышению эффективности.

При правильной реализации формируется системность координат и ценностей. Если она будет формализованной и периодически обновляемой, то пользоваться ею можно годами, а также использовать в качестве основы для принятия стратегических решений.

Задача управленческого учета состоит в том, чтобы выбирать корректны вектор движения для предприятия. Без него все действия будут предприниматься по факту свершившихся событий. Без планово-предупредительных мер компания обречена оставаться позади всех конкурентов.

Что можно рассчитать:

• распределение маржинальной прибыли по видам;
• деление накладных расходов;
• изменения рентабельности по типам выпускаемой продукции;
• точку безубыточности и рычаг.

Формирование основных задач управленческого учета: в чем состоят и что ими не является, способы их реализации

Если ввести и регулярно использовать этот метод изучения состояния фирмы, можно упростить принятие самых разных решений:

• ведение хозяйственной деятельности через бюджетирование;
• контроль и оптимизация всех расходов, так как информация поступает оперативно;
• проверка целевых показателей и анализ причин отклонения от них на основании отчетности.

Все начинается с изучения 3 видов документов:

• бюджет по доходам и расходам;
• отчет по движению денежных средств;
• плановый прогноз.

Они составляются по окончании каждого периода. Важно их правильно составить, а затем разобраться в значениях.

Давайте разберемся в схеме.

Как строится политика

Организация всегда основывается на определенных принципах. Среди них можно отметить:

• внедрение бюджетирования;
• длина цикла, его периодичность и повторяемость;
• постоянное и многократное применение информации;
• достоверность полученных сведений и их полнота;
• использование основных показателей управленческого учета предприятия;
• оперативность доставки данных и возможность их анализа;
• общепринятые единицы для измерения.

Требования к системности

Чтобы успешно автоматизировать часть бизнеса и начать исследовать состояние компании, необходимо, чтобы все соответствовало правилам:

• одинаково понятно всем пользователям;
• все факты деятельности отражены полно и объективно;
• значения релевантны;
• комплекс целостный;
• информация своевременно фиксируется, определяется и отправляется руководству;
• мероприятия выполняются регулярно, через равные промежутки времени.

Объекты учета в системе управления

Отслеживание, фиксация и оптимизация затрат относится к одной из наиболее важных задач. От того, насколько быстро и корректно передаются руководителям сведения по расходам, а также от их объективности, зависит, насколько эффективны будут принятые решения, особенно в части издержек.

Поэтому процесс необходимо наладить так, чтобы все актуальные параметры быстро доходили до руководства и было реально проанализировать их. Для налаживания системы в текущем состоянии предприятия нужны специальные программы.

Чтобы ускорить пересчеты, наладить e-commerce и производство, обращайтесь в «Клеверенс». Наши сотрудники помогут подобрать софт, который справится с вашими задачами, эффективно автоматизирует часть бизнес-процессов и исключит лишние затраты.

Бюджетирование

Это один из разделов управленческого учета и отчетности в компании, который охватывает все направления деятельности. С его помощью удается систематизировать процесс, распланировать траты и доходы, конкретизировать показатели по всем сферам и подразделениям.

Вся организация заключается в оформлении центров ответственности, распределении функционала и полномочий, выявления отдельных видов с максимумом деталей и возможностью формирования разновидностей планов.

С таким подходом становится возможным:

• достичь запланированных целей;
• разобраться в затратах и сократить те, что возможно;
• пользоваться имеющимися ресурсами рационально;
• распределять деньги фирмы оптимально и вдумчиво;
• повышать результаты хозяйственного функционала в общем.

Давайте рассмотрим примерную схему бюджетирования.

Прогнозы в компании

Чтобы правильно построить бюджетную модель развития организации, необходимо учесть специфику и виды работы предприятия.

Планирование — это инструмент для учета управленческой деятельности, в создании которого используют одинаковые принципы:

• Интеграция. Чтобы обеспечить эффективное прогнозирование, следует готовить несколько бюджетов, оперативных и финансовых. Их можно составлять для структурных подразделений и для фирмы в целом. Все они взаимосвязаны и представляют собой комплекс. Главным среди них стоит считать генеральный.
• Последовательность. Каждый составляется в соответствии с регламентом, увязывается и согласовывается с остальными планами. Первичные — операционные, они сводятся в основной бюджет по доходам и расходам. А на его основе формируют бюджетирование — по движению средств, прогнозам, капиталу.
• Нормативность. Все реализуется на фоне регламентов и норм.
• Сквозная аналитика. Существует сводный баланс, который объединяет в себе все.
• Сопоставимость. При формировании всех разновидностей бюджетирования задействуют одни и те же методологии и подходы. Это требуется, чтобы анализ был качественным, а также чтобы можно было проследить за исполнением планов.

Что позволяет делать организация современной системы процессов управленческого учета

Все подвиды отчетов относятся к источникам для проведения анализа. Все это считается основой, которую используют для:

• определения слабых звеньев и продумывания мероприятий для исправления ситуации;
• подготовки и принятия решений;
• корректирования планов;
• выявления финансового и экономического состояния, а также ее ликвидности;
• определение будущей динамики развития предприятия;
• оптимизирования всех расходов;
• выяснения, насколько рационально распределяются доходы;
• запрет на кассовые разрывы;
• насколько системно руководство управляет ресурсами;
• контроля наличия финансов для участия в инвестиционных проектах;
• готова ли компания к внедрению новых технологий и основных фондов;
• изучения перспективных направлений для будущего развития;
• реализация мероприятий, которые направлены на улучшение результатов хозяйственной деятельности фирмы.

Главная цель всего комплекса — найти резервы и денежные средства на развитие и оптимизацию функционирования. Все данные, которые удается зафиксировать и подготовить к анализу, необходимо передавать руководителям всех звеньев. Информация должна быть экономически обоснованной и важной. Все мероприятия ориентированы на позитивное развитие предприятия во всех направлениях.

Примерная схема, как может готовиться отчет.

Виды систем отчетности управленческого учета

Задача всех разновидностей в устранении неопределенности и выделении четких мероприятий для развития компании. Поэтому автоматизация представляется как комплекс связанных показателей с большим набором характеристик. Все они требуются, чтобы дальнейшие решения были объективными и стоящими.

Основных подвидов 3:

• баланс — помогает разобраться, соотносятся ли затраты и доходность;
• отчет о движении денежных средств — легче понять, куда тратится большая часть денег;
• отчетность о прибыли фирмы и ее убытках — чтобы разобраться, сколько добывает предприятие, а в каких направлениях деятельности у него сплошные минусы.

Как формируется

Управленческий учет — это подсистема другого, бухгалтерского, которая самостоятельно ведется компанией в соответствии с установленными в организации нормами.

Чтобы корректно составить все это, необходимо сгруппировать все данные в 3 блока:

• положение, перемены и результативность;
• основные показатели функционирования;
• исполняемость бюджетов.

Чаще всего на объектах, где хотят внедрить грамотное управление, используют разные форматы отчетов — по закупкам, о ГП, задолженностях, продажах или запасах.

Чтобы однозначно истолковывать полученную информацию, на нее смотрят с различных сторон, включают разнообразные классификаторы. Сколько и каких именно — определяется исходя из направления деятельности компании, ее объемов и сложности. Можно поделить все по разновидностям потребителей, товарам, ответственности или активам.

В чем похожи и чем отличаются финансовая и управленческая отчетность

Первый — рекомендован для использования всеми фирмами на территории РФ, которые функционируют легально. Его задача — предоставлять сведения внешним пользователям, например, в ФНС. Цель — формирование и демонстрация объективных данных, которые помогут принимать эффективные решения для оптимизации. Это база для анализа, основной предмет коммерческой тайны.

Обязательные отчеты нужны для показа инвесторам и кредиторам, а также всем лицам, которые заинтересованы во вложении капитала. Управленческий учет нужен для внутреннего корректного менеджмента. Он помогает разобраться в текущем состоянии, оперативно решать, что требуется, чтобы организация активно развивалась. С его помощью руководство своевременно реагирует на перемены во внешней ситуации и корректирует мероприятия, чтобы удалось достигнуть стратегических целей.

Формат финансового отчета стандартизирован и одинаков для всех компаний. Отчетность же разнообразна и утверждается каждой фирмой отдельно, в соответствии со своими требованиями. После того как они будут унифицированы, то оформление будет всегда одинаковым для каждого структурного подразделения.

Что общего:

• один и тот же объект;
• первичные данные вводятся однократно;
• похожие принципы составления;
• одинаковые методики;
• общий подход к выявлению целей и способу их достижения.

Существенные различия:

Параметр	Управленческий	Финансовый
Частота	В зависимости от желания руководства	Регламентируется госактами
Характер	Стоимость и другие меры измерения	Все показатели в стоимостном виде
Детализация	Более подробный обзор	Краткая аналитика
Как группируются данные	Разные принципы построения
Насколько точна информация	могут быть погрешности и обобщения	недопустимы неточности

Главные этапы, по которым ставят и внедряют управленческий учет

Основные вехи включают в себя:

• разрабатывается и согласовывается техническое задание;
• определяется стратегия компании, цели и направления;
• анализируется текущее состояние;
• создается информационная база для внедрения новой системы;
• готовится финансовая структура, выделяют центры ответственности;
• формируется план, по которому будут управлять затратами, вводят классификаторы;
• продумывается системность, по которой будут отслеживать все важные показатели;
• строится примерная структура бюджетирования, а потом и более подробная;
• вводится административный учет;
• автоматизируется большая часть процессов.

На каждом выполняемом этапе будут формироваться собственные нормы и регламенты, в том числе и для проверки деятельности.

Какие правила способствуют эффективному внедрению

Автоматизация всегда должна быть системной. Нельзя всего один раз заняться этим, а потом никогда не повторять. Чтобы избежать ошибок, добиться оптимизации затрат и других целей, рекомендуется учитывать следующие советы:

• в отчетности должна быть только необходимая информация и форма, в которой она воспринимается;
• оценивать элементы можно лишь на основании финансовых методик;
• внедрение стоит начинать только после анализа и детальной диагностики;
• в формирование желательно вовлечь сразу много людей, так как измененными правилами будет пользоваться большое количество сотрудников;
• во время подготовки автоматизации следует точно определить последовательность бизнес-процессов, чтобы не было дублирования разных должностных обязанностей;
• нельзя забывать о совершенствовании целей и мероприятий.

Как это реализовано в «WA: Финансист»

В программном обеспечении есть сразу несколько возможностей:

• множество инструментов, которые помогают контролировать и учитывать все показатели;
• оперативное получение сведений и передача их руководству;
• все модули легко настраиваются по политике деятельности организации;
• средства отлажены таким образом, что можно мгновенно обрабатывать большие объемы информации.

Как оптимизировать

Так как управленческий учет не обязателен, но желателен для каждой фирмы, стоит пользоваться специальными программами, которые помогут в этом вопросе. Такие, что справятся с различной спецификой и большими объемами документооборота.

Если вы не знаете, какой софт вам потребуется, обратитесь в «Клеверенс». Наши специалисты помогут подобрать то ПО, которое справится с оптимизацией и повышением эффективности бизнеса.

Удобные модули

Если необходимо обеспечить непрерывную работу казначейства и создания БДДС, стоит воспользоваться частью «Управление денежными средствами».

В случаях, когда требуется следить за бюджетами прибыли и расходов, рекомендуем включить уровень «Бюджетирование».

Если сложности с управлением и корпоративными стандартами, то подойдет «УпрУчет/МСФО».

Методика бюджетов

Если требуется постоянно решать задачи, связанные с выделением средств на разные сегменты, и полным комплексом контроля потраченного, стоит пользоваться модулем «Бюджетирование».

Для фирм, где достаточно легко следить за деньгами, можно использовать просто часть «УДС».

Как организовать оперативный учет

Чтобы быстро наладить управленческие инструменты и автоматизировать их, можно задействовать такие подпрограммы, как «УДС» или «УпрУчет/МСФО».

Что делать с отчетностью

Отлично подойдут для формирования отчетов такие программы, как «Управление денежными средствами» и «УпрУчет». Они подойдут для создания внутренних и внешних отчетных данных.

Как реализовать все это в компании

Чтобы добиться результатов, каждому предприятию придется действовать последовательно.

Сначала нужна база — основа для будущих анализов. Обычно его строят на уже существующей системе финансов.

Затем проводится внимательное и детальное изучение всех факторов. После — прогнозируются будущие перемены и результаты. Назначаются лица, которые будут ответственны за изменения.

Готовится эскиз и примерная структура в общем, потом по отдельным подразделениям. Обрабатываются получаемые сведения. Внедрять автоматизацию можно только после выполнения всех шагов, о которых мы говорили выше.

Используемые методы

Одна из основных задач учета — распределение всех имеющихся трат по объектам. Введению присуща следующая методология действия:

• по процессам, делить в зависимости от группы продукции;
• попередельно, удобно для массового производства;
• позаказно, в соответствии с тем, что было заказано, нетиповые спецификации;
• нормативно, учитываются все затраты, составляются планы, контролируется перерасход;
• по видам деятельности, подходит для организаций, где много крупных и разных направлений и сфер.

Какой из них выбрать — зависит от предприятия, его внутренних условий и возможностей. Важно использовать для составления не только количественные, но и качественные показатели.

Выводы

Мы разобрались в том, что является особенностью требования, предъявляемым к формируемой в системе управленческого учета информации. Рассмотрели, как наладить автоматизацию и через какие модули это удобнее сделать. Поговорили о том, чем отличается от него финансовая отчетность и как организовать процесс в любой компании. Но главное — не просто его проводить, но и грамотно задействовать для развития фирмы.

Количество показов: 17346

Для управления предприятием важно понимать текущее состояние дел в динамике, поэтому необходимо вести адекватный нуждам предприятия учет, по данным которого руководители и ключевые сотрудники предприятия будут контролировать это состояние. Исходя из целей управления внутри компании, данный учет получил название управленческого.

С его помощью руководство получает интересующее его отображение состояния и деятельности не только всего предприятия, но и внутренних объектов – подразделений и направлений, процессов и проектов.

Управленческий учет не задается никакими государственными актами, как это делается для бухгалтерского или налогового учета. В нем заинтересованы субъекты внутри предприятия, поэтому, исходя из их потребностей, и определяется его структура, функции и сопряженность с другими системами управления. С другой стороны, они схожи в компаниях, поэтому есть смысл говорить если не о стандартах, то о сложившейся практике, по которой можно создавать как системы по управленческому учету, так и автоматизированные решения для ведения управленческого учета. При этом это именно учет управления, а не тот же учет налогов, к примеру.

Бесплатно подберем программу для автоматизации управленческого учета

Ведение управленческого учета задается управленческой учетной политикой, сводом правил и способов планирования и отражения факта хозяйственных операций. Согласно управленческой учетной политики сотрудники предприятия регулярно отражают все хозяйственные операции для формирования управленческой отчетности.

Управленческая учетная политика и ее правила определяют саму систему координат, по которой работает предприятие

Адекватная, точно формализованная, периодически обновляемая управленческая учетная политика дает понимание состояния дел в компании и основу для принятия управленческих решений. Без нее решения будут во многом приниматься по факту свершившихся событий, а не планово-предупредительно, из-за чего эффективность работы компании будет страдать.

При помощи управленческого учета рассчитывается:

• маржинальная прибыль по видам деятельности;
• маржинальная прибыль по этапам передела продукции;
• разносятся накладные расходы;
• рассчитывается себестоимость;
• рассчитывается рентабельность по видам продукции;
• рассчитываются точки безубыточности и операционный рычаг.

С управленческим учетом тесно связано бюджетирование и ценообразование. При организации управленческого учета, при определении управленческой учетной политики, как правило, исследуют специфический для данного предприятия цикл воспроизводства капитала. Он помогает определить моменты смены форм капитала предприятия, важнейшие, критичные факторы на каждом этапе цикла деятельности.

Автоматизация всех контуров финансового учета на базе лучших технических решений

Нет общепризнанных стандартов в управленческом учете: целесообразна организация управленческого учета на основе разработанной специально для вашего предприятия управленческой учетной политики. Но есть общие принципы построения. Построение управленческого учета эффективнее во взаимосвязи с бюджетированием, мотивацией для обеспечения развития деятельности предприятия. При этом выстроенная система управленческого учета подразумевает проведение мероприятий внутреннего аудита в его отношении, ключевым в котором является организация проверок.

Когда же настает критически важное время внедрения управленческого учета? Чем раньше, тем лучше, так как именно он нацелен на достижение стратегических целей компании через ее повседневную деятельность. Но до поры до времени пользователям хватает других видов учета, например, бухгалтерского. Финансовый учет, он же бухгалтерский, направлен на иные цели, поэтому закономерно исчерпание его возможностей по мере развития управления на предприятии. О связи между бухгалтерским и управленческим учетом можно также прочитать на нашем сайте.

Признаки необходимости перехода именно к управленческому учету следующие:

• существующий учет не дает адекватных ответов;
• существующий вид учета дает ответы слишком поздно;
• применяемый учет не позволяет проанализировать и смоделировать деятельность компании в экономическом смысле, хозяйственная деятельность отражается лишь частично, неполно;
• существующий вид учета противоречив, по одному и тому же участку деятельности существуют различные показатели и значения, по которым можно принять диаметрально противоположные решения;
• отчеты по применяемому учету непонятны пользователям, руководителю постоянно приходится прибегать к помощи своеобразных переводчиков из финотдела.

Бесплатный аудит на предмет готовности бизнес-процессов вашей компании к автоматизации управленческого учета

Задачи управленческого учета

Основной задачей управленческого учета является подготовка управленческих отчетов, необходимых исключительно для внутреннего пользования руководителям подразделений, проектов, предприятий в целом, чтобы показать как результаты деятельности, так и этапы их создания

Для собственников данные управленческого учета необходимы в том случае, если они являются одновременно и директорами предприятия, иначе их требования могут вполне удовлетворяться внешней финансовой отчетностью.

Сводный отчет по управленческому учету, как правило, содержит сведения о движении капитала в компании в целом и по участкам цепочки создания стоимости компании, а также ключевые показатели эффективности, из которых можно сделать вывод о наличии или отсутствии узких мест, мешающих воплотить текущую стратегию компании.

Структура, периодичность составления и содержание отчетов меняется в зависимости от субъекта управления и его запросов к ним.

К сведениям, необходимым для субъектов управления, относятся все целесообразные метрики, критичные для производства стоимости предприятием, например:

• маржинальная рентабельность каналов сбыта;
• удельный вес дефицитных трудовых ресурсов на производство различных видов товаров в общей структуре затрат труда;
• динамика стоимости основных средств, внеоборотных активов в целом и их обесценивания по управленческой учетной политике.

К задачам управленческого учета относятся следующие пункты:

• представление структуры компании, исходя из экономико-управленческого содержания деятельности структурных единиц;
• анализ состояния капитала в материальной, трудовой и денежной форме в динамике и в удельном содержании их в общем капитале предприятия;
• нормирование с точки зрения управленческого учета расходов и доходов компании;
• вычисление различных видов стоимости и маржинальных прибылей по единицам структуры, функциональной деятельности предприятия;
• ведение контроллинга, связанного с отображением достижения стратегических целей предприятия в оперативной деятельности. Есть при этом различные трактовки, когда управленческий учет включают в контроллинг, мы придерживаемся точки зрения на их тесное взаимодействие;
• контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия и его структурных единиц;
• планирование деятельности центров финансовой, продуктовой, проектной, процессной ответственности;
• планирование экономической деятельности компании в целом;
• основания для управления рисками в части особенной, присущей только управленческому учету, информации;
• обоснование для актуализации управленческой учетной политики в связке с другими видами учета;
• разработка, актуализация отчетных форм и их предоставление заинтересованным в них лицам из числа управленческого персонала, принимающим решения.

Объекты управленческого учета

Объектами управленческого учета являются показатели:

• затраты и доходы предприятия
• бизнес-процессы и их совокупности с экономико-управленческой точки зрения, их эффективности
• маржинальная эффективность каналов, продуктов, проектов, клиентов
• факторы прибыльности и их удельный вес в динамике
• ценообразование по категориям
• стоимость компании.

Требования к управленческому учету

Система управленческого учета должна отвечать вышеизложенным требованиям:

• достоверность – отсутствие ошибок и искажений информации, отражение истинного, реального положения дел у объекта управленческого учета;
  полнота – всесторонность собираемых сведений об объекте управленческого учета, чтобы была не только необходимая, но и достаточная информация для принятия решений. Обеспечивается, в том числе, методом двойной записи, аналитическими разрезами, возможностью строить многомерные отчеты;
• адекватность – адекватными являются сведения, сообразные принятой управленческой учетной политике, стратегии, цели и задачам компании, условиям принятия решений и вариантам решений;
• оправданность – издержки по ведению показателей управленческого учета должны быть оправданными, потенциальный эффект от их применения должен покрывать как минимум такие издержки;
• целостность – управленческий учет дает целостную систему, обеспечивающую информацией по всем элементам предприятия, из которых составляется целостная, непротиворечивая картина происходящего, принципиально несводимая только лишь к элементам учета;
• понятность – доступность сведений, представляемых системой управленческого учета, для восприятия заинтересованными пользователями. Понятность может быть дополнена наглядностью рассчитанных показателей КПЭ, многомерных отчетов, графиков и диаграмм;
• оперативность – одно из ключевых требований к управленческому учету. Нет времени ждать закрытия очередного периода, нужны свежие данные для быстрейшего принятия решения. Поэтому точность приносится в жертву оперативности, разумеется, в адекватной мере;
• сопоставимость – управленческие отчеты по одним и тем же объектам должны быть сопоставимы по времени их составления, чтобы можно было оценить динамику их показателей. В этом случае сопоставляются характеристики одного и того же объекта управленческого учета.

В связи с вышеизложенным, система управленческого учета, с одной стороны, дает понимание узких мест функционирования и развития компании, рискованных мест в ее деятельности, а с другой дает понимание возможностей для развития компании.

Данные управленческого учета широко используются в оптимизационных моделях, направленных на оптимизацию тех или иных целевых критериев (доход с единицы сырья при планировании ассортимента, операционная прибыль, чистая прибыль с учетом финансовых потоков, стоимость компании) при варьировании сроков, объемов, цен, отсрочек, кредитов, вложений. Без настройки управленческого учета данные проблемы разрешить будет трудно, если вообще возможно.

Настроим управленческий учет в системах 1С

Методы управленческого учета

Первичной задачей управленческого учета было определение рентабельности, а, соответственно, и определение затрат с калькулированием себестоимости. Предприятие должно выбрать само для себя наиболее подходящий для специфики его деятельности метод или создать свой метод, собранный из нескольких методов, с учетом описанных выше требований к управленческому учету. Одной из основных задач, решаемых методами, является распределение затрат по объектам управленческого учета.

Управленческому учету присущи следующие методы:

• Попроцессный метод. Привязкой является группа производственных процессов за определенный период, применяемых для производства однородной серийной продукции или при непрерывном производственном цикле. Затраты учитываются за период относительно продукции, произведенной в ходе него.
• Попередельный метод. С его помощью работает учет на массовом производстве, где происходит поточное преобразование сырья и полуфабрикатов в готовую продукцию. Этапы передела характеризуются выпусками различных товаров – полуфабрикатов, которые могут быть как использованы на своем предприятии, так и реализованы на рынке. Одним из примеров являются химические производства;
• Позаказный метод. При нем на каждый товар составляется и отдельный заказ, и отдельная, особенная, не типовая спецификация. Расходы по сырью, полуфабрикатам, затраченной рабочей силе, условно-постоянные затраты, общехозяйственные расходы относятся на каждый отдельный заказ или на серию товаров;
• Нормативный расчет затрат. По каждому продукту используются нормы расходов для расчета плановой калькуляции нормативных затрат, а по факту создания продукта подсчитываются случившиеся отклонения как отрицательные, связанные с перерасходом, так и положительные в связи с экономией, при этом могут быть и условные отклонения, появляющиеся в результате методических различий;
• Инвентарно-индексный метод учета затрат. Отличие от предыдущего метода заключается в том, что учет затрат за период проводится без норм и отклонений, на базе проводимой периодически инвентаризации и оценки остатков незавершенного производства.
• Расчет себестоимости по видам деятельности – ABC (Activity-Based Costing). Общие расходы, очевидным образом не переносящие свою стоимость на конкретный продукт, проводят за счет привязки затрат компании по всем видам используемых в производстве ресурсов. Пропорциональность часам загрузки оборудования, использования труда персонала – примеры применения метода. Имеют место распределения расходов, исходя из имеющихся зависимостей, которые выясняются в ходе применения метода.
• Калькуляция затрат на базе жизненного цикла – Lifecycle Сosting. При производстве товара берутся в учет не только обычные прямые и косвенные затраты, но и затраты по исследованиям, проектированию и разработкам, усилия по исследованию рынков, продаже товара, а также затраты по сервисному обслуживания после перехода товара покупателю, расходы по выводу товара с рынка и даже утилизации использованной продукции, оборудования по его производству – по сути весь жизненный цикл товара. Целью ставится в ходе применения этого метода оптимизация затрат, а, следовательно, эффективности производства такого товара;
• Директ-костинг – Direct Costing. При его применении расходы разделяются на постоянные и переменные. Себестоимость продукции определяется исходя из переменных затрат, а постоянные расходы относятся в общей сумме. Исходя из различной степени, градации переменности затрат можно рассчитывать целую систему маржинальных доходов;
• Целевая калькуляция затрат – Target Costing. Себестоимость определяется исходя из планируемой цены продажи и прогнозируемой маржинальности продукции. Этот метод противоположен по месту применения кайзен-костингу, так как он имеет место при проектировании продукции, а кайзен-костинг уже по ходу производства. В управленческом учете данный метод используется уже в готовом к использованию наборе целевых показателей. Сами же расчеты происходят за пределами собственно управленческого учета и здесь мы переходим в каком-то смысле к стратегическому управлению, что еще более явно показано в следующем методе;
• BSC (Balanced Scorecard) — сбалансированная система показателей (ССП). Эта система управленческого учета базировалась на управлении ключевыми бизнес-процессами, подразделяющимися в исходном виде первого поколения ССП на четыре перспективы: финансовая, клиентская, внутренние бизнес-процессы, обучения и роста. К данному моменту используется уже третье поколение ССП, в котором используются Заявление о видении, Модель стратегических связей, Набор определений для каждой из стратегических целей, Набор определений для каждого обозначенного измерителя. В настоящий момент данный метод ССП позволяет использовать управленческий учет для оценки взаимодействия внутренних процессов и внешних условий предприятия. Альтернативным, но и дополняющим в то же время, вариантом для метода BSC является метод KPI, метод ключевых показателей эффективности.

Выбор методов ведется руководством предприятия, исходя из функциональной специфики и структуры деятельности с тем, чтобы получить эффективный экономико-управленческий инструмент, подходящий для масштабов предприятия, его возможностей в части управленческого учета и автоматизации. Методы дают способ достижения выбранных ранее стратегических целей и задач предприятия, при том, что они работают как передаточное звено от стратегии, принятой в рамках правления, к повседневной, операционной деятельности каждого подразделения и сотрудника. Наряду с финансовыми показателями стоимости в последнее время используются нефинансовые количественные и качественные показатели.

Бесплатная консультация по организации управленческого учета в 1С

Как организовать управленческий учет

Ключевым при организации управленческого учета является наличие специалистов, представляющих себе весь процесс от начала и до конца и умеющих доводить его до завершения. Подчеркнем, что ключевым является не только и не столько опыт, ведь можно и десять раз криво внедрить управленческий учет. Проблема в том, что знание, как не надо делать управленческий учет, не дает осознания, как же надо его ставить. И здесь важно именно понимание на основе выстроенного теоретического обобщения как своего, так и стороннего опыта. И консультанты, и специалисты, способные обобщить, а затем и применить общие методы, понятия и категории к конкретной ситуации на конкретном предприятии, именно этим и ценны для предприятия, поскольку его затраты быстро окупятся. И их практика успешных внедрений лишь может подтвердить верность предпосылок, оценок ситуаций, из которых они исходили при постановке и внедрении управленческого учета.

Наличие профильных специалистов в штате или привлеченных консультантов позволяет перейти к разработке и последующей автоматизации. Разработка системы связана с содержанием управленческого учета, в частности с методами, рассмотренными выше. Что касается автоматизации, то, учитывая всеохватность управленческого учета, необходим такой же по мощности и объему инструментарий, способный воплотить на деле развернутый параллельный учет хозяйственной деятельности предприятия, представить обширные средства управленческого учета, которым и является управленческий учет. На рынке не так много программных продуктов, позволяющих провести разнообразный спектр операций этого учета, особенно без внесения изменений кода в типовой конфигурации.

Разберем в данной статье два примера того, как реализуются задачи управленческого учета с помощью автоматизации управленческого учета на базе программ 1С.

Пример с переклассификацией задолженности

Так как задолженность отражается по балансовым счетам, то необходимо учитывать тот план счетов, по которому и будут происходить первичные операции учета.

Базовые операции в данном учете задаются документом «Операция (международный учет)» с вкладками основных настроек и собственно операции по плану счетов управленческого, в данном случае на международном плане счетов 1С:ERP 2.

Список всех операций по этому виду учета представлен в форме, открываемой через пункт «Операции (международный учет)».

Настройки международного учета в 1С:ERP 2 достаточно обширны, чтобы удовлетворить базовые потребности заказчиков.

Есть и раздел по закрытию отчетного периода. Называется он «Закрытие месяца», а не как в 1С:ERP.УХ – «Закрытие периода МСФО», и содержит в себе пошаговую процедуру закрытия.

Что касается учета задолженности, то в 1С:ERP 2 задаются в «Группах финансового учета расчетов», например, категории, по которым учитываются расчеты с партнерами. На данном слайде они подразделяются на расчеты по заемным средствам и финансовым вложениям, расчеты с дебиторами и кредиторами, лизинговые расчеты. Соответственно, переклассификация расчетов ведется в единицах данной категории.

Например, перевод из «Прочей задолженности» в «Прочую задолженность (внутригрупповые расчеты)».

Проводки по управленческому, международному учету ведутся в отдельном журнале.

Автоматизация управленческого учета на базе 1С:ERP

Пример с переклассификацией затрат

В WA:Финансисте есть документ «Сторно и рекласс», при помощи которого корректируют данные в управленческом учете. Он дает возможность вручную проводить корректировки или проводить автоматические корректировки при помощи шаблонов проводок. Его рекомендуется использовать для разовых, ручных корректировок.

Сами же документы трансляции с проводками видны в одноименных документах. Они формируют исходный массив данных, к которым уже и применяются те же корректировки.

Что касается оттранслированных данных вообще, то для хранения правил сохранения данных используется регистр сведений «Трансляция управленческий учет», сама же обработка называется «Трансляция данных УУ».

Для настройки получения данных из внешних баз используются «Источники данных».

По ним и задаются шаблоны проводок в управленческом учете.

В итоге заполненная форма элемента регистра сведений «Трансляция управленческий учет» имеет следующий вид.

Автоматизация управленческого учета на базе специализированного решения WA:Финансист

Этапы постановки, внедрения и автоматизации управленческого учета

К базовым этапам относятся постановка управленческого учета, заключающаяся в разработке положений, правил и регламентов, внедрение его в повседневную деятельность организации и автоматизация с использованием одного или нескольких программных решений. Но если взять не только непосредственно упр. учет, но и его контекст, то картина сложится и более полная, и более противоречивая. Этапы эти следующие:

1. Определение ключевых лиц, заказчиков и их потребностей в управлении организацией, предприятием.
2. Анализ их потребностей с переходом через учет существующей системы управления к требованиям.
3. Формализация цели и задач предприятия.
4. Постановка стратегического управления предприятия.
5. Описание экономической деятельности компании, цепочки создания стоимости предприятием
6. Описание существующей структуры предприятия с экономической, функциональной точки зрения
7. Определение требований к содержанию деятельности предприятия, его структуре и функциональным единицам
8. Методологическое создание управленческого учета, его базовых единиц, используемых категорий, взаимосвязей, параметров, показателей деятельности
9. Разработка положений и регламентов по управленческому учету
10. Разработка Управленческой учетной политики
11. Формальное принятие созданных ранее документов
12. Внедрение документации по управленческому учету в повседневную практику компании
13. Подготовка Концепции по автоматизации управленческого учета
14. Разработка Технического задания по автоматизации управленческого учета
15. Собственно работы по автоматизации управленческого учета
16. Обучение пользователей, составление документации, завершение работ и приемо-сдаточные эксплуатационные испытания.

Пункты с первого по четвертый предваряют собственно управленческий учет, создавая предпосылки к ситуации, когда управленческий учет вообще имеет смысл внедрять. Пункты с пятого по десятый расшифровывают этап постановки управленческого учета, а два следующих пункта – говорят о внедрении его. Автоматизации посвящены последние четыре пункта списка.

Остановимся на этих этапах подробнее:

Определение ключевых лиц, заказчиков и их потребностей в управлении предприятием

Осознана ли ключевыми лицами, потенциальными заказчиками их потребность в управленческом учете? Объективно ведь он действительно может быть уже нужен, но если нет субъективного осознания, полной включенности в ситуацию, то бессмысленно что-либо делать, не разрешив эту задачу.
Ключевых лиц на предприятии может быть много, их интересы различны, но на данном этапе важна именно осознанность и запрос на изменения, пусть даже и нечетко сформулированный покамест.

Анализ их потребностей с переходом через учет существующей системы управления к требованиям

Опрос и интервьюирование ключевых заинтересованных лиц со сведением собранных данных позволяет их проанализировать с выделением как типичного, так и особенного в их запросах. Анализу так же подвергается и возможность ответа на их запросы через применяемый учет, насколько его хватает для удовлетворения потребностей. Если налицо нехватка предоставляемых им возможностей, надо формулировать далее сведенные в единую систему требования по управленческому учету с указанием приоритетов, акцентов.

Формализация цели и задач предприятия

Немаловажно соотнесение запросов по управленческому учету с целями и стратегией компании. Ведь этот вид учета представляет из себя систему отслеживания и выдачи решений в связи с реализацией стратегии. Неплохо для начала сформулировать цель и задачи предприятия на обозримую перспективу с тем, чтобы иметь точки опоры в выстраивании и эксплуатации системы управленческого учета. При этом надо добиваться того, чтобы по задачам были четко очерчены критерии их решения.

Постановка стратегического управления предприятия

Реализаций цели и задач требует соответствующей системы управления, в данном случае стратегической, оперирующей не операционными управленческими циклами, а стратегическими долгосрочными периодами. Словом, здесь мы выстраиваем не систему управления (manage), а систему правления (govern) с тем чтобы последовательно актуализировать как стратегию, так и акценты в ее реализации с учетом других видов бизнеса и интересов ключевых лиц, формально находящихся за рамками проекта, но фактически воздействующих на предприятие постоянно. Система стратегического управления подразумевает перманентное проведение стратегического анализа.

Описание экономической деятельности компании, цепочки создания стоимости предприятием

Предприятие представляет из себя участника цепочки создания стоимости, зачастую у многих предприятий нет всей цепочки внутри ее операционного цикла, так как они производят полуфабрикаты и комплектующие для производителей, чья продукция уже непосредственно потребляется конечными потребителями. Тем не менее, цепочка создания стоимости (value chain) проходит красной нитью сквозь всю деятельность предприятия, так как в экономическом смысле предприятие не производит ровным счетом ничего кроме стоимости. Своеобразие этой цепочки определяет объективные особенности и характеристики системы управленческого учета.

Описание существующей структуры предприятия с экономической, функциональной точки зрения

Описывая функциональную структуру предприятия, мы описываем его ключевой ряд процессов, объединенные в уровни: вспомогательный, основной операционный, управляющий, стратегический. При ее описании обычно вскрываются лакуны и противоречия в ней, требующие своего разрешения.

Определение требований к содержанию деятельности предприятия, его структуре и функциональным единицам

Описание текущей структуры и вскрытые недостатки приводят к необходимости изменений в организационной структуре предприятия, причем во многих разрезах. Уточнение полномочий и ответственности, делегирование и сужение прав, ликвидация дублирования и появление новых функций – вот что происходит на данном этапе.

Разрабатывается функциональная структура, которая является исходной для финансовой, проектной, продуктовой, канальной и других структур предприятия. Матрицы взаимодействия, пересечения сфер ответственности являются неотъемлемым компонентов данного участка.

Методологическое создание управленческого учета, его базовых единиц, используемых категорий, взаимосвязей, показателей деятельности

Один из основных этапов постановки управленческого учета, с его помощью мы структурно описываем систему управленческого учета. Переход от требований к единицам системы не так прост, так как требования противоречивы, заданы зачастую различными заинтересованными лицами, а вот структура и ее составляющие части должны быть уже от данных противоречий быть свободы. Описанная структура предполагает своим устройством те отчеты, которые могут быть запрошены в системе.

Разработка Управленческой учетной политики

Управленческая учетная политика определяет базовые характеристики ведения управленческого учета. Методологические концепты, сущностные характеристики системы управленческого учета находят свое воплощение именно здесь. Происходит разбор всей деятельности до первичных операций с их расшифровкой. Формулируется и система контроля, предназначенная для выверки занесенных данных, предотвращения ошибок ввода с формулированием контрольных точек.

Разработка положений и регламентов по управленческому учету

Какие формы, когда и кто их заполняет, согласовывает, что делает в соответствии с ними, какие отчеты, аналитические записки и с какой периодичностью создаются. Как собираются и регистрируются данные, как они хранятся. Многие эти и другие вопросы находят свои ответы на данном этапе.

Формальное принятие созданных ранее документов

Этот важный акт в виде подписания приказов по введению управленческого учета может занять буквально несколько минут. Но именно он дает старт изменениям, имевшим место только на бумаге ранее, в жизнь компании, каждодневную деятельность ее сотрудников, преобразования в формах отчетности, появлении новых подразделений и функций в связи с управленческим учетом.

Внедрение документации по управленческому учету в повседневную практику компании

Один из самых долгосрочных этапов, чья длительность может многократно перекрыть другие этапы. Это этап вхождения практики управленческого учета в организационную культуру компании, закрепления в умениях, навыках персонала.

Подготовка Концепции по автоматизации управленческого учета

Параллельно с внедрением может идти и автоматизация, Концепция дает ответы на вопросы, исходя из сформулированных потребностей, созданной документации, как именно в целом будет работать автоматизированная система управленческого учета.

Разработка Технического задания по автоматизации управленческого учета

Основное предназначение технического задания – быть основой при настройке и программировании системы, сформулированные четкие требования и структуры дают возможность проанализировать имеющиеся программные решения, определить и оценить доработки, после чего происходит выбор программной платформы, конфигурации и переход к собственно разработке.

Работы по автоматизации управленческого учета

Ядро этапа автоматизации, собственно автоматизация сформулированных ранее требований. Настройки справочников, форм, маршрутов согласования, прав доступа, отчетов, а также доработки функционала происходят на данном этапе.

Автоматизация управленческого учета в сжатые сроки

Обучение пользователей, составление документации, завершение работ и приемо-сдаточные эксплуатационные испытания

После создания системы происходит ее запуск. С обученными пользователями, написанной эксплуатационной документацией и завершением испытаний при приемке происходит завершение всех работ по автоматизации управленческого учета.

Выводы

Основной задачей управленческого учета является обеспечение актуальной информацией управляющего состава предприятия для принятия решений в каждодневной деятельности в ходе реализации стратегии. Его разрезы отсюда задаются исключительно внутренними потребностями и регламентируются внутренними документами, что, однако, не делают управленческий учет абсолютно уникальным во всех его единицах на предприятиях. Именно повторяемые его элементы, типичные для экономических потребностей управленцев, позволили воплотить в программных продуктах 1С – 1С:ERP 2, 1С:Управления холдингом и WA:Финансист, необходимые модули управленческого учета.

Управленческий учет — это система сбора, регистрации, обобщения и предоставления объективной информации по деятельности организации, необходимой для принятия решений управленческим звеном организации (руководителей). Благодаря организации и внедрению системы управленческого учета появляется возможность анализа финансово-экономического состояния предприятия, распределения ресурсов, оптимизации издержек, улучшения показателей финансового результата.

Задачи управленческого учета, способы и средства их реализации

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно и оперативно решать комплекс задач:

• Осуществлять планирование хозяйственной деятельности посредством бюджетирования;
• Контролировать и оптимизировать затраты с помощью оперативного получения информации;
• Анализировать отклонение фактических показателей от плановых на основании управленческих отчетов.

Способы реализации задач управленческого учета:

• Управленческая (внутренняя) и финансовая (внешняя) отчетность;
• Оперативный учет;
• Бюджетирование.

Средствами реализации являются:

• Бюджет доходов и расходов;
• Бюджет движения денежных средств;
• Прогнозный (плановый) баланс.

В соответствии со всеми видами бюджетов, используемыми на предприятиях в Москве или же в малых городах удаленных регионов России, автоматизация управленческого учета предприятия позволяет осуществлять контроль реализации планов, анализировать отклонение фактических показателей от бюджетных, производить корректировку, принимать управленческие решения. По окончании планового периода составляются:

• Отчет о движении денежных средств;
• Отчет о прибылях и убытках;
• Баланс.

Основные принципы политики организации системы управленческого учета

Организация управленческого учета базируется на определенных принципах управленческой политики компании. К ним относятся:

• Периодичность, соответствующая производственным циклам.
• Преемственность информации и многократное ее использование.
• Формирование показателей отчетности, приемлемых для всех уровней управления.
• Применение бюджетирования.
• Оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений (ЦФО).
• Достоверность, полнота, оперативность информации, возможность анализа.
• Применение единых единиц измерения.

Требования к системе управленческий учет на предприятии

Автоматизация управленческого учета предприятия должна соответствовать определенным требованиям:

• Полнота и объективность отображения всех фактов хозяйственной деятельности.
• Своевременность фиксации и предоставления данных.
• Релевантность показателей.
• Целостность системы управленческого учета.
• Понятность для всех пользователей.
• Регулярность.

Объекты управленческого учета

Учет затрат является одной из наиболее важных задач управленческого учета предприятием. Объективность и оперативность получаемой информации руководителями всех уровней, особенно в части издержек, влияет на эффективность принимаемых ими решений. Поэтому процесс своевременной фиксации показателей использования ресурсов является весьма актуальным в текущей деятельности предприятий в Москве и других регионах РФ. Его эффективная реализация возможна посредством использования программы для управленческого учета. Совокупность объектов управленческого учета, можно объединить в группы:

• Производственные ресурсы;
• Хозяйственные процессы;
• Доходы и затраты;
• Структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).

Бюджетирование в управленческом учете

Процесс бюджетирования позволяет систематизировать управление предприятием, определить цели и пути их достижения, благодаря планированию и конкретизации показателей по всем направлениям деятельности и структурным подразделениям. Организация бюджетирования осуществляется по центрам финансовой ответственности, путем распределения функций, полномочий и обязанностей, определения зоны ответственности, формирования отдельных видов планов с максимальной детализацией. Такой подход позволяет:

• достигать запланированные цели;
• оптимизировать затраты;
• рационально использовать ресурсы;
• оптимально распределять денежные средства;
• улучшать результативность хозяйственной деятельности в целом.

Прогнозирование на предприятии

Формирование бюджетной модели зависит от специфики и вида деятельности предприятия. Но в ее создании все же используются единые принципы.

1. Бюджетная интеграция. Для обеспечения эффективности планирования может создаваться значительное количество видов бюджетов: операционных и финансовых. Они могут формироваться для каждого ЦФО индивидуально. Но все они взаимосвязаны и объединяются в общую бюджетную систему. Генеральным планом является сводный бюджет компании.

2. Принцип последовательности. Все бюджеты составляются в соответствии с определенным регламентом и взаимоувязаны друг с другом. Первичными являются операционные бюджеты, показатели которых сводятся в общий Бюджет доходов и расходов, иногда его называют Бюджетом прибылей и убытков. На его основании составляются финансовые виды бюджетов: Бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс, бюджет капитала.

3. Система бюджетирования реализуется на основе регламентов (определенных норм и нормативов).

4. Сквозное бюджетирование. Сводный бюджет объединяет все виды планов предприятия, все они взаимоувязаны друг с другом.

5. Методическая сопоставимость. При составлении всех видов бюджетов используются единые методологии и подходы. Это необходимо для того, чтобы осуществлять качественный анализ и контроль исполнения планов на основе сопоставимых показателей.

Организация управленческого учета

Все виды отчетности, сопровождающие ведение управленческого учета, являются источниками информации для проведения анализа. В синтезе с отчетами, используемыми в бюджетировании, они являются основой для:

• принятия решений,
• оценки финансового состояния компании, ее платежеспособности и ликвидности,
• прогнозирования динамики развития в перспективе,
• инвестиционной привлекательности,
• определения узких звеньев и формирования мероприятий для их ликвидации,
• корректировки планов,
• контроля исполнения планов,
• оптимизации затрат,
• рационального распределения доходов,
• недопущения кассовых разрывов (текущего дефицита средств),
• системного управления ресурсами,
• оптимизации количества товарных запасов,
• определения достаточности собственных средств для реализации инвестиционных проектов,
• необходимости привлечения заемных средств для успешного внедрения новых технологий и покупки основных фондов;
• определения перспективных направлений развития,
• анализа отклонений фактических показателей от плановых с целью контроля исполнения бюджетов и их корректировки для достижения поставленных целей;
• реализации мер, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности в целом.

Основная цель управленческого учета – это изыскать резервы для повышения эффективности деятельности предприятия. Вся информация, получаемая благодаря автоматизации управленческого учета, должна быть востребована руководителями всех уровней, представлять для них экономический интерес и являться основой для принятия рациональных решений, способствующих дальнейшему позитивному развитию компании.

Виды управленческой отчетности

Все виды управленческой отчетности должны устранить неопределенность и определить объективную картину, которая необходима для выполнения управленческих функций. Поэтому, например, автоматизация управленческого учета представляет собой систему связанных показателей, обладающих полным набором характеристик, необходимых для обоснования решений на базе объективных данных.

Все виды управленческой отчетности имеют стандартные формы (в соответствии с утвержденными Положениями учетной политики), но они могут быть детализированы в зависимости от потребностей компании в расшифровке данных. Например, для определения категорий потенциальных покупателей или приоритетных групп товаров, может быть использован специальный отчет, предполагающий обобщение номенклатуры товаров и целевых покупателей по ряду признаков.

Формирование управленческого учета

Формирование управленческого учета можно сгруппировать в три основных блока:

• Отчетность о финансовом положении компании и его изменениях, результатах деятельности.
• Отчетность по основным показателям деятельности.
• Отчетность об исполнении бюджетов.

Наиболее часто на предприятиях, где реализованы проекты с целью административного учета, используются следующие формы отчетности:

• Отчет о движении денежных средств
• Отчет о продажах
• Отчет о произведенной продукции
• Отчет о закупках
• Отчет о запасах сырья
• Отчет о готовой продукции
• Отчет о дебиторской задолженности
• Отчет о кредиторской задолженности.

Для однозначной трактовки объектов могут использоваться различные классификаторы. Их виды и количество определяется, исходя из потребностей компании, и закрепляется в положениях управленческой политики, которую формирует управление административного учета.

На предприятиях в Москве и других городах в РФ наиболее часто используются следующие виды классификаторов:

• Виды продукции
• Виды работы
• Виды услуг
• Виды доходов
• Места возникновения затрат
• Центры финансовой ответственности
• Виды затрат
• Виды активов
• Виды собственного капитала
• Виды обязательств
• Направления инвестиций
• Проекты
• Основные и вспомогательные бизнесс-процессы
• Категории персонала
• Категории контрагентов.

План счетов управленческого учета «WA: Финансист» может соответствовать стандартным бухгалтерским (финансовым) счетам. Он является инструментом системного отображения информации и ее группировки по обобщающим признакам. План счетов может формироваться и в соответствии с задачами компании, он позволяет системно аккумулировать всю информацию о хозяйственной деятельности предприятия.

Общие черты и различия управленческой и финансовой отчетности

На всех предприятиях в Москве и других городах России обязательно ведется финансовый учет, так как он регламентируется законодательством РФ. Его предназначение – предоставление информации для внешних пользователей, в том числе государственных органов (например, налоговой инспекции). Целью внедрения инструментов управленческого учета является предоставление полноценной и объективной информации для внутренних пользователей, которая может способствовать принятию эффективных управленческих решений. Внутренняя информация может являться предметом коммерческой тайны и ее распространение вне рамок компании может сопровождаться санкциями по отношению к нарушителям. Финансовая отчетность является базой для анализа финансовой состоятельности компании, используемой инвесторами, кредиторами или другими лицами, заинтересованными во вложении капитала. Формирование управленческого учета является в первую очередь основой для эффективного менеджмента, так как она отображает объективную информацию о текущем финансовом состоянии предприятия. С ее помощью могут приниматься оперативные решения с целью своевременного реагирования на изменения внешней ситуации или корректировки путей, способствующих достижению стратегических целей.

Формы финансовой отчетности стандартизированы, поэтому понятны для внешних пользователей и сопоставимы по показателям. Формы внутренней управленческой отчетности могут быть разнообразными, утверждаются в соответствии с регламентами компании. Но в свою очередь они также должны быть унифицированы, для того чтобы показатели деятельности были сопоставимы в разрезе функционирования отдельных структурных подразделений.

Управленческая и финансовая системы взаимосвязаны и имеют общность:

• Единые объекты;
• Общий подход к определению целей и контролю их достижения;
• Сходные принципы, если используется идентичный план счетов;
• Однократный ввод первичных данных;
• Информационная база используется для анализа и принятия управленческих решений;
• Применение сходных методик.

Многие хозяйственные операции в финансовой и управленческой системах отображаются идентично, иные все же требуют специфического подхода, в зависимости от политики компании, применяемой для управленческой системы. Эти два вида учета имеют и существенные различия, они касаются следующих аспектов:

• Периодичность. В управленческом — отчетные периоды регламентируются внутренними Положениями, в финансовом – государственным законодательством.
• Характер показателей. В финансовом — все показатели измеряются в стоимостном выражении, в управленческом — спектр единиц измерения более широк, помимо стоимостных критериев могут использоваться натуральные величины и качественные показатели.
• Степень детализации. В управленческой отчетности представляется аналитическая информация более подробно.
• Способ группировки данных. В двух системах могут использоваться разные принципы для группировки информации.
• Степень точности информации. В управленческом — возможны допуски, то есть определенные погрешности, что недопустимо в финансовом.

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета включают в себя:

1. Разработка и согласование технического задания
2. Разработка стратегии компании с определением целей и приоритетных направлений
3. Анализ и диагностика существующей организационной структуры, системы финансово экономических отношений, организации производства, систем планирования и ведения бухгалтерского учета.
4. Создание информационной базы для внедрения управленческой системы.
5. Разработка финансовой структуры компании и определение центров финансовой ответственности.
6. Разработка системы управления затратами, классификация затрат.
7. Формирование системы управленческой отчетности.
8. Построение системы бюджетирования.
9. Введение административного учета.
10. Автоматизация процессов.

На каждом этапе постановки задач и внедрения автоматизации управленческого учета разрабатываются соответствующие регламенты, которые определяют нормы и правила. Они отображаются в конкретных Положениях, которые являются документами, отражающими политику компании.

Методологические подходы

Инструменты управленческого учета может классифицироваться по различным признакам, в зависимости от методологических подходов.

1. В зависимости от объемов обрабатываемой информации формирование управленческого учета может быть:

• Систематизированным.
  Ведется на регулярной основе, в него включается измерение, оценка и контроль затрат по всем видам процессов (снабжения, производства, сбыта). Все затраты группируются по статьям и элементам, источникам возникновения и носителям. Осуществляется составление внутренней, содержание, сроки и периодичность предоставления которой удовлетворяют внутренних пользователей и позволяют сделать оценку деятельности предприятия в целом и отдельных структурных подразделений.
• Дифференцированным.
  Содержание является выборочным, зависит от поставленных задач.

2. В зависимости от целей и задач менеджмента формирование управленческого учета может быть:

• Стратегическим.
  Ориентируется на определение перспектив развития компании и обеспечение информацией высшего управления.
• Оперативным.
  Обеспечивает достижение целей в краткосрочном периоде
• Производственным.
  Задача обстоит в обеспечении информацией о себестоимости продукции, величине прибыли, стоимости запасов.

3.В зависимости от методологических подходов к организации управленческого учета могут использоваться:

• Интегрированная (монистическая) система. Управленческая система взаимосвязана с финансовой. План счетов в управленческой системе имеет привязку к счетам финансовой.
• Автономная (дуалистическая) система Предполагается обособленное создание управленческой и финансовых систем. План счетов управленческой системы не привязан к финансовой. Процесс ориентируется только на потребности управления.

4. По охвату видов деятельности и организационной структуры предприятий управленческая система может представлять собой:

• Полную систему. Такой вид распространяется на деятельность предприятия в целом и его отдельные структурные подразделения
• Достаточную систему (с ограниченным набором показателей). Сущность такого вида, заключается в том, что он ведется только по индивидуальным объектам или их группе.

5. По оперативности и контролю данных может применяться учет:

• Фактических данных.
  Используется метод отнесения на затраты фактически потребленных ресурсов, расчета фактической себестоимости и финансовых результатов от реализации продукции.
• Нормативных данных.
  В этом случае предполагается разработка определенных норм затрат и учет ведется также по нормам (стандартам) с выделением отклонений.

6. По полноте затрат могут выделяться виды:

• Полных затрат.
  Себестоимость исчисляется с отнесением всех затрат
• Маржинальных.
  Исчисляется сокращенная себестоимость.

Правила, способствующие эффективному внедрению управленческого учета на предприятие

Автоматизация управленческого учета должна быть системным процессом. На практике же при решении этой задачи руководители компаний даже в Москве – центре сосредоточения бизнес информации, допускают ряд типичных ошибок, исправление которых приводит к дополнительным финансовым затратам и потерям времени. Во избежание таких проблем следует учитывать следующие правила.

1. Внутренние управленческие отчеты должны содержать только необходимую информацию и иметь удобную для восприятия форму. Они должны быть структурированными, легко читаемыми, наглядными. В них должны включаться только те реквизиты, которые необходимы для целей управления. Такой подход не только сокращает время обработки документов, но и делает их более информативными и полезными.

2. Оценка элементов отчетности должна производиться не только на основании финансовых методик, но и с использованием других методологий. При создании правил должны применяться наряду с российскими правилами и международные стандарты.

3. Эффективное внедрение автоматизации управленческого учета может быть осуществлено только после детальной диагностики компании и проведения разъяснительной работы среди менеджеров о необходимости такого действия.

4. В процесс формирования управленческого учета должно вовлекаться значительное количество сотрудников, так как информационной базой в целях управления и реализации процесса продаж будет пользоваться достаточно широкий круг персонала. Эту задачу нельзя возлагать только на бухгалтеров, экономистов и финансистов.

5. При внедрении автоматизации управленческого учета необходимо точно определить схему бизнесс-процессов, произвести ее оптимизацию и распределить функции, создать должностные инструкции. Такой подход позволит избежать дублирования функций.

6. Внедрение управленческого учета предполагает решение целого комплекса задач, с целью повышения оперативности и качества управления и улучшения результатов деятельности по всем направлениям. Поэтому он не может быть ориентирована на решение какой-то одной проблемы. Например, обеспечение документооборота.

7. Процесс совершенствования формирования управленческого учета должен носить постоянный характер. Нельзя допускать, чтобы проведенная единожды оптимизация считалась достаточным действием. Система регулярно должна улучшаться, внедряться новые программные продукты и использоваться инновационные методологии.

8. Необходимо обязательно создавать регламент документооборота, в котором прописаны сроки предоставления документов, сдачи отчетности, мотивация персонала за соблюдение правил. Эффективным решением может стать график документооборота.

9. Корпоративная культура предполагает обмен информацией в точно определенные сроки. Внедрение информационных технологий позволяет эффективно реализовать этот процесс.

10. Инструменты управленческого учета должна соответствовать задачам, поставленным в компании. Ограничение возможностей по техническому фактору не должно быть причиной возникновения дополнительных проблем на предприятии.

Управленческий учет в «WA: Финансист» (платформа 1С – современное решение

По мере развития компании ее организационная структура усложняется, а объемы обрабатываемой информации увеличиваются. Возникает необходимость автоматизации процессов. Эффективная организация управленческой системы неизбежно связана с применением различных программных продуктов. Значительное количество хозяйственных операций, большая номенклатура товаров, масштабный список контрагентов — это малая часть из перечня критериев, которые способствуют усложнению процесса.

На первых этапах после создания предприятия в Москве или другом городе России управленческий учет может вестись с помощью простых таблиц EXEL. Такой подход эффективен при незначительных объемах хозяйственных операций. Вполне закономерно, что при незначительном размере стартового капитала небольшие предприятия прибегают к тем способам, которые можно получить бесплатно. По мере развития компании увеличивается не только количество хозяйственных операций, которые подлежат обработке, но и размер капитала, который можно инвестировать в информационные технологии и программное обеспечение. Систематизацию и оперативность получения информации обеспечивают специальные программы. Наиболее популярным решением задачи является внедрение инструментов управленческого учета в «WA: Финансист».

Крупные компании используют ERP-системы, позволяющие вести все виды учета одновременно. Но такие решения являются весьма дорогостоящими.

Ведение прогнозирование на предприятии с помощью автоматизированного управленческого учета позволяет оперативно обрабатывать значительные объемы информации. В сочетании с дополнительными модулями функции систему могут быть расширены. Пользователи получают ряд преимуществ:

• широкий набор инструментов для учета и контроля, позволяющий получать оперативно информацию и анализировать ее в различных ракурсах;
• применяемые системы и модули легко настраиваются в соответствии с политикой учета и спецификой деятельности компании;
• высокая производительность средств автоматизации позволяет мгновенно обрабатывать значительные массивы информации.

Автоматизация управленческого учета

Программы для управленческого учета позволяют решить задачи автоматизации процессов, контроля и формирования отчетности. Универсальными и эффективными решениями является линейка программных продуктов «WA: Финансист». Они могут использоваться на предприятиях с различной спецификой и объемами документооборота на предприятиях в Москве и других регионах России. Они эффективны для применения в организациях с выделенной финансовой службой, а также в компаниях, которые оперируют сводными данными, получаемыми из внешних систем.

Предлагаемые модули для автоматизации:

• Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
• Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
• Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «УпрУчет/МСФО»;

С использованием программных продуктов «WA: Финансист», можно реализовать различные варианты для обеспечения автоматизации процессов учета и бюджетирования.

А. Бюджетирование.

Для решения задач бюджетирования и автоматизации процессов можно использовать различные продукты «WA: Финансист»:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».

2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС может применяться модуль «WA: Финансист. УДС».

Б. Оперативный управленческий учет.

Для эффективной организации оперативного управленческого учета и автоматизации процесса с помощью продуктов «WA: Финансист» можно использовать следующие решения:

3. Для оперативного учета движения денежных средств используется модуль «WA: Финансист. УДС» (Управление денежными средствами);

4. Для управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО»;

5. Если для оперативного учета и анализа оборотных средств необходимо использование функций резервирования товаров, сложного расчета себестоимости и других специфических торговых операций, то модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» используется как дополнительный к специализированной программе для управленческого учета (например, в 1С 8 Управление торговлей). В этом случае система обеспечит автоматизацию функции закупки и продажи, а модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» — функции финансовой службы по трансляции данных оперативного анализа.

В. Управленческая отчетность.

Для формирования и анализа отчетности могут использоваться следующие модули:

6. По движению денежных средств — «WA: Финансист. Управление денежными средствами»;

7. «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО» — для формирования управленческой (внутренней) отчетности и финансовой (внешней) отчетности, в том числе по стандартам МСФО.

Дата последнего обновления: 10.08.2017 15:57

Смотрите также «Бюджет движения денежных средств (БДДС)»

Управленческий учет – это система сбора и представления информации о деятельности компании, призванная облегчить контроль над ней и принятие управленческих решений. Предлагаем обсудить, кому и зачем нужен управленческий учет, какие задачи позволяет решать и, главное, как его внедрить с наименьшими потерями времени, денег и нервных клеток сотрудников.

Зачем нужен управленческий учет

Представьте себе производственно-торговую компанию, выросшую из небольшого частного бизнеса, где учредители сами считали объемы выпуска продукции и себестоимость, что называется, «на коленке». Ежедневно они проводили совещания в небольшом коллективе и знали, сколько продукции заказал тот или иной клиент, какие условия оплаты у него по договору и сколько товара осталось после отгрузки на складе. Бухгалтер в этой компании тоже попался толковый, вел бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывался вовремя перед налоговой. И ни у кого в такой связке не возникало претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос.

Все бы хорошо, но компания увеличилась до таких оборотов, что

• менеджеры по продажам ежедневно продавали не один, а сто заказов,
• был сформирован целый отдел закупок, который обеспечивал остатки товара на складах,
• появились бухгалтеры на участках – касса, запасы, зарплата и так далее,
• возникли обособленные подразделения в регионах, оргструктура которых повторяла центральный офис.

При новом масштабе, естественно, собственники не могли самостоятельно контролировать все участки бизнеса, да и не хотели. Теперь за работу отвечали приглашенные топ-менеджеры. Но вот беда, каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а межотдельные коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки этих таблиц по электронной почте.

При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:

• какова маржинальность производимой продукции и сколько продукции нужно продать, чтобы достичь точки безубыточности;
• сколько и какой продукции нужно продать, чтобы достигнуть целей по прибыли, поставленных перед компанией на этот год;
• какой магазин работает хуже, а какой лучше и почему;
• что для компании выгоднее – продавать в розницу, оптом, в интернете или в магазине;
• превышают ли наши остатки на складах оптимальные, и, может быть, стоит скорректировать закупочную политику;
• сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции в Москве, Санкт-Петербурге, другом городе;
• а может нам следует закрыть обособленное подразделение в Екатеринбурге, как нерентабельное;
• основываясь на каких показателях, мы сформируем бюджет следующего года;
• и другие.

Обычно в этот момент перед собственниками и топ-менеджерами встает вопрос о внедрении управленческого учета, как новой философии функционирования предприятия, где все бизнес-процессы объединены одной целью – получить прозрачную и управляемую деятельность, где каждая итоговая цифра может быть расшифрована по нажатию нескольких кнопок.

Управленческий учет – это система сбора и структурированного внесения информации о хозяйственной деятельности предприятия, призванная облегчить контроль над предприятием  и принятие управленческих решений.

Сознательные собственники настаивают на ведении управленческого учета с начала функционирования предприятия, но никогда не бывает поздно внедрить управленческий учет с нуля даже в крупном бизнесе.

Из личного опыта

Меня пригласили участвовать в проекте внедрения управленческого учета с нуля в российскую группу компаний, которую недавно приобрел немецкий холдинг «Билфингер».

Положение дел было следующим.

Российская группа занималась обслуживанием коммерческой недвижимости в Москве и многих других городах России, Казахстана, Украины. Среди направлений деятельности были – непосредственно инженерная эксплуатация здания, строительный консалтинг, инфраструктурный менеджмент, написание технических документаций и заключений, разовые строительные проекты.

В каждом крупном регионе присутствия было открыто дочернее ООО, базы всех обществ велись в «1С:Бухгалтерии». Аналитиками учета были только статьи затрат на затратных счетах и номенклатурные группы, а именно инженерная эксплуатация и далее по списку.

Материнской же компании требовалась управленческая отчетность в разрезе клиентов, обслуживаемых зданий, статей затрат из плана счетов МСФО, да еще и нужно было разделить длительные контракты (например, годовые с ежемесячным закрытием) и разовые дополнительные проекты. Веселее работу делало то, что информацию нужно было предоставлять на третий рабочий день после окончания отчетного периода.

Сказать, что российские реалии ведения бухгалтерского учета не укладывались в необходимую детализацию и необходимые сроки – это не сказать ничего.

Собственно поэтому материнская компания настояла на приеме на работу технически подкованного финансового директора и старте программы внедрения управленческого учета.

Перед постановкой управленческого учета. Несколько важных правил

Внедрение управленческого учета – это процесс масштабный, затрагивающий всех работников предприятия, хотя, казалось бы, он должен затрагивать только сотрудников финансовых служб. Но нет, настраивая управленческий учет, вы должны сделать стройную систему, в которую исходные данные попадают в самом начале процессов (данные о заказе – из CRM, данные о начислении заработной платы – из табеля и т.д.), и лишь обрабатываются далее.

Иначе получится повторение уже пройденной многими лоскутной автоматизации. Доказано опытом – лоскутная автоматизация это дорого и неудобно.

Любой масштабный проект требует нескольких важных шагов:

1. Он должен быть однозначно одобряем и стимулируем руководством компании и собственниками. На совещаниях и в любых других коммуникациях руководство должно занимать активную позицию и «продвигать» внедрение.
2. Под внедрение должна быть сформирована команда. Это могут быть приглашенные консультанты, собственные сотрудники, вновь нанятые сотрудники, любые комбинации из них. Численность группы внедрения зависит от масштабов бизнеса. Но эти люди должны главной своей обязанностью иметь внедрение, а не рутинные процессы.
3. В каждом отделе, задействованном во внедрении, нужно выделить ключевого сотрудника (желательно технически подкованного) и вести все коммуникации по внедрению с ним.

Из личного опыта

«Билфингер» решил проводить внедрение управленческого учета собственными силами, поэтому на работу были приняты два сотрудника финансового отдела, имевшие богатый опыт автоматизации на базе «1С». Несколько раз в течение проекта привлекались внешние консультанты на отдельные блоки внедрения.

Основы постановки управленческого учета предприятия

Как и в любом масштабном проекте, первым и самым важным шагом к построению системы управленческого учета будет построение методологической модели, т.е. определение ситуации as is («как есть») и to be («как должно быть»).

Анализ текущей работы предприятия – это описания состояния as is. Нужен он для того, чтобы:

• ознакомиться с бизнес-процессами (см. также, как их описать),
• понять, кто и куда вносит какую информацию,
• по каким каналам информация распределяется внутри предприятия,
• какие информационные системы используются,
• где хранится база знаний – накопленная информация за период работы предприятия,
• найти полезные практики и бизнес-решения в текущем состоянии,
• снизить объем того, что нужно внедрять заново и тем самым снизить бюджеты, время внедрения и уровень стресса у сотрудников.

В идеале модель as is должна быть начерчена в виде бизнес-процессов, но если вы этого не умеете, то не страшно – любой понятный вам, группе внедрения управленческого учета и ключевым работающим сотрудникам формат подойдет.

Второй итерацией будет построение модели to be.

Вам необходимо описать, как должны строиться бизнес-процессы по-новому. Методология управленческого учета основана на:

• определении конечной цели – какие синтетические показатели вам важно получить в итоге (EBITDA, ROA, WC, и .т.д.);
• аналитическом разрезе этих показателей – по каким аналитикам вам будет удобно видеть цифры и управлять предприятием (по ЦФО, по заказам, по видам продукции и т.д.);
• формировании бизнес-процессов для достижения агрегирования информации на всех уровнях учета по указанным аналитикам.

Без преувеличений, этот шаг – самый ответственный из всего проекта. Цена ошибки здесь высока, поэтому убедитесь, что вы выполнили все пункты из приведенного ниже списка:

1. Вы правильно интерпретировали запросы главных пользователей управленческой отчетности – собственников (инвесторов) и топ-менеджмента и знаете, какие показатели они хотят видеть в управленческих отчетах. Идеальной ситуацией будет получение от инвестора гайдлайнов или образцов отчетов, но и техническое задание, выполненное в любой понятной всем участникам процесса технике подойдет.
2. Вы разобрались в особенностях ведения бизнеса и знаете операционные бизнес-процессы от момента точки «входа» (получения заказа или получения плана производства на период) до точки «выхода» (продажи продукции или услуг или получения оплаты от покупателя).
3. Вы определили все аналитики, по которым будете формировать управленческий учет. Введение дополнительных аналитик дорого обойдется, так как придется переоформлять всю первичную документацию, поэтому список аналитик должен быть готов до начала разработки форм ввода и отчетов.
4. Вы начертили схему формирования управленческих отчетов из первичных форм ввода. На этой схеме должно быть видно как информация, единожды попав в систему, агрегируется по аналитикам и не теряется. Одна и та же информация не должна заноситься в систему дважды. Процессы обработки первичной информации не должны задваиваться. Для однотипной информации должны использоваться одинаковый набор аналитик учета.

В роли схемы формирования управленческих отчетов хорошо выступает ментальная карта (майнд-мэп) – карта взаимосвязей аналитик в различных формах и отчетах.

Мусор на входе – мусор на выходе

Из личного опыта:

В частном случае внедрения управленческого учета в группе компаний «Билфингер» нам повезло, ведь материнская компания спустила нам сверху корпоративные гайдлайны, в которых четко было прописано, как в итоге должны были выглядеть управленческие отчеты, дан консолидационный план счетов с расшифровкой по каждому счету и субсчету. Было представлено понимание структуры себестоимости, объяснено, что понимается под ЦФО. Были представлены формы отчетов по оборотному капиталу и по портфелю договоров. Бери и делай, что называется.

Сложностями в нашем случае были:

• отсутствие ЦФО, как аналитики учета. Напомню, компания занималась обслуживанием коммерческой недвижимости и ЦФО для нее были конкретные здания (бизнес-центры, торговые центры). На договоре обслуживания здания работала постоянно команда из техников и инженеров, которые были закреплены за зданием, на которое покупались расходные материалы, приобретались услуги субподрядчиков. Список согласующих лиц тоже зависел от здания. Выручка по договорам тоже была в разрезе зданий. Но! При этом учет по зданиям никто не вел. Техники и инженеры были приняты просто в отдел экплуатации, затраты вешались на номенклатурные группы. Первая аналитика, нарисованная нами в майнд-меп была ЦФО, без нее мы не могли отчитываться по маржинальности проектов;
• отсутствие заказа, как аналитики учета. Вернее не так, заказы покупателей были подменены номенклатурными группами. Представляете, в компаниях были тысячи номенклатурных групп и, таким образом закрывалась себестоимость при формировании финансового результата. Мы определили, что нужно структурировать отношения с клиентами как договор – заказ покупателя. При этом так как долгосрочные договора закрывались выручкой ежемесячно, на каждом договоре висело по одному заказу покупателя на месяц, куда шли «договорные» затраты и по одному договору на каждую дополнительную работу, куда шли только затраты на эту дополнительную работу. На заказы покупателя закрывались все затраты – и субподряд, и материалы, и заработная плата, поэтому заказ покупателя стал второй аналитикой майнд-мэп;
• отсутствие плана счетов материнской компании в виде структурированных статей затрат. Вообще отсутствие структурированных статей затрат. Это на самом деле классика, когда нет регламентированного учета, бухгалтеры создают статьи затрат на свое усмотрение и разносят документы на них тоже неоднородно. Малоценка, например, может быть списана как со статьей «амортизация», так и «инструмент». И еще бухгалтера грешат статьей «Прочие расходы». Контролеры на это говорят: мусор на входе – мусор на выходе.

Поэтому следующее, что мы сделали – структурировали статьи затрат и заполнили их как  третью аналитику майнд-мэп.

Так, разделив учет всего на три аналитики, и проанализировав бизнес-процессы, мы получили майнд-меп управленческого учета.

Немного отклонясь от темы статьи, скажу, что еще мы ввели номенклатуру учета запасов. Это был, наверное, самый «больной» вопрос, но теперь на складе материалов лежали действительно ТМЦ, а не «материалы» одной строкой.

Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.

Выбор программного обеспечения

Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.

Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и  процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.

Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.

Из личного опыта

Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.

Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.

Еще одной особенностью нашего бизнеса было формирование себестоимости на 20 счете и потом его закрытие на 90-й, ведь бизнес по сути был – услуги. В этой логике классическая связка «1С:Управление производственным предприятием» {Заказ покупателя – Заказ в производство – Заказ поставщику} была чрезмерна для наших бизнес- процессов, поэтому мы доработали механизм закрытия и формировали себестоимость прямо на заказ покупателя.

Доработкой было также и создание формы коммерческого предложения для дополнительных работ, а потом формирование из нее заказа покупателю.

Были доработаны табели и кадровое делопроизводство с тем, чтобы персонал можно было принимать по управленческому учету на конкретный ЦФО – здание, и можно было переводить между зданиями и формировать табели в разрезе ЦФО, а не только отдела эксплуатации.

Была проделана большая работа.

Оговорюсь по срокам: мы начали проект в сентябре, разрабатывали майнд-меп и объединяли базы в «1С:Управление производственным предприятием» вплоть до декабря, а с января начали вести учет по-новому. При этом январь – март мы вели сами в офисе, не посвящая в новости производственный персонал на местах, а с апреля начали потихоньку подтягивать пользователей в систему.

Активная фаза внедрения

Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).

Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.

Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.

Из личного опыта

В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.

Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».

После внедрения. Поддержка и исправление ошибок

Однозначно правильно заполнять формы, не пытаться сократить время на заполнение и не пропускать важные этапы станут только образцовые сотрудники (помните про ключевого сотрудника ответственного за коммуникацию с группой внедрения в каждом отделе?).

Несколько месяцев после активной фазы в группе внедрения должна быть открыта горячая линия поддержки пользователей. Ключевые сотрудники в отделах должны своим примером показывать правильное заполнение базы. База должна регулярно проверяться на ошибки, которые должны в мягкой форме быть разъяснены пользователям. Рано или поздно наплыв ошибок и вопросов спадет. И нас ушло на это полгода.

Формирование итоговых управленческих отчетов

Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть во многих ПО.

В «1С:Управление производственным предприятием», допустим, есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных ЦФО, есть отчет по заказам, который разворачивает структуру себестоимости по каждому заказу покупателя.

Отчет по оборотному капиталу также присутствует – это дебиторская и кредиторская задолженность по срокам долга. Остатками запасов можно управлять  через отчет по заказам поставщику и так далее.

Конечно, настраивать отчеты и дописывать свои тоже придется, но это не сложно сделать опять же при структурированных исходных данных.

Из личного опыта

Мы в «Билфингере» настроили отчет по заказам покупателя в разрезе  Заказчиков, договоров и ЦФО, таким образом, закрывали потребность учредителей видеть рентабельность проектов.

Общий PnL делали через трансляцию в МСФО (но это уже другая история).

Оборотный капитал формировали через дебитору по срокам долга.

Был у нас еще отчет по портфелю договоров, его дорабатывали в «1С:Управление производственным предприятием» отдельно.

Общими усилиями нам удалось достичь нормы закрытия финансового месяца на третий рабочий день, при этом требовалась работа только двух финансовых аналитиков.

Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения.