Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу
(в ред. Федерального закона от 11.06.2022 N 160-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее — контрактный управляющий).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:
1) утратил силу с 1 октября 2019 года. — Федеральный закон от 01.05.2019 N 71-ФЗ;
(см. текст в предыдущей редакции)
2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке) и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.
6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
7. Руководитель заказчика, руководитель контрактной службы, работники контрактной службы, контрактный управляющий обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе с учетом информации, предоставленной заказчику в соответствии с частью 23 статьи 34 настоящего Федерального закона.
(часть 7 введена Федеральным законом от 11.06.2022 N 160-ФЗ)
Контрактная служба и контрактный управляющий
05.05.2021
Закупочную деятельность заказчиков, работающих по Закону № 44-ФЗ, обеспечивают работники контрактной службы и контрактные управляющие. Данная деятельность стала востребованной именно благодаря принятию Закона № 44-ФЗ, которых ввел достаточно жесткие правила осуществления закупок, а также предусмотрел необходимость составления и размещения в ЕИС различных документов.
Нужно отметить, что работник контрактной службы и контрактный управляющий – это ни одно и тоже. При схожести функционала и предъявляемых к ним требований они отличаются друг от друга. Такие различия мы разберем в настоящей статье. Также в данной статье мы рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются сотрудники заказчика, занятые в сфере закупок.
Читайте также: «КОМИССИЯ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ЗАКУПОК»
Надеемся, что материал, представленный в статье, окажется полезным как для лиц, только присматривающихся к данной сфере деятельности, так и для лиц, уже непосредственно работающих в сфере закупок. Если это окажется так, пожалуйста, не забудьте оценить материал после прочтения, оставив соответствующий комментарий.
В каком случае заказчик создает контрактную службу, а когда определяет контрактного управляющего?
В каком случае заказчик создает контрактную службу, а когда определяет контрактного управляющего?Для осуществления закупок по Закону № 44-ФЗ заказчик должен назначить контрактного управляющего или создать контрактную службу. Ключевой момент здесь заключается в слове «или».
Центр закупок и продаж «Закон.гуру» полагает, что в одной организации не может быть создана контрактная служба и определены одновременно контрактные управляющие. Наличие одного исключает другое, в том числе в случае, когда заказчик имеет обширную сеть филиалов.
При необходимости организации закупочной деятельности в филиалах и при наличии контрактной службы в головном подразделении работников филиалов следует включить в контрактную службу головной организации с передачей им полного функционала по осуществлению закупок в филиалах.
Решение о создании контрактной службы в учреждении зависит от размера денежных средств, выделенных заказчику на закупки товаров, работ, услуг на соответствующий финансовый год (без учета денежных средств, полученных из бюджета на выплаты персоналу, социальные отчисления и прочие выплаты, не являющиеся закупками) – СГОЗ (совокупный годовой объем закупок).
Заказчик, СГОЗ которого превышает 100 млн руб., обязан создать контрактную службу. Остальные же заказчики вправе это сделать, но в отсутствие контрактной службы должны определить одного или нескольких контрактных управляющих.
Различия между контрактной службой и контрактным управляющим
| Контрактная служба | Контрактный управляющий |
|---|---|
| коллегиальный орган заказчика | должностное лицо заказчика |
| в состав должно входить не менее 2 человек | может быть один |
| только одна в организации | может быть несколько |
| действует на основании положения, которое составляется в соответствии с типовым положением (приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н) и не может ему противоречить | действует в соответствии со своей должностной инструкцией и трудовым договором |
| обязанности по проведению закупок разделяются между работниками службы (конкретный работник контрактной службы, например, может только планировать закупки, другой — занимается только обоснование цены и т.д. | отвечают за одну или несколько закупок полностью (делает все сам — планирует закупки, обосновывает цену, размещает информацию в ЕИС и др.) |
Сходства между контрактной службой и контрактным управляющим
Работниками контрактной службы и контрактными управляющими могут быть только штатные сотрудники заказчика, а не привлеченные лица. Такие лица должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
До настоящего времени не утихают споры о том, достаточно ли таким лицам иметь просто высшее образование либо такое высшее образование должно быть получено именно в сфере закупок. Центр закупок и продаж «Закон.гуру» убежден, что словосочетание «в сфере закупок» относится не только к словам «дополнительное профессиональное образование», но и к словам «высшее образование», т.к. в противном случае к выполнению соответствующей трудовой функции могли бы быть допущены лица, ничего не понимающие в закупках.
Наличие у должностного лица заказчика просто высшего образования, например, педагогического, не делает его еще специалистом в сфере закупок. К слову отметим, что даже наличие профильного образования (т.е. образования в сфере закупок) также, на наш взгляд, не делает его специалистом, т.к. потребуется не меньше года, чтобы освоить базовые положения законодательства. Однако, в силу Закона № 44-ФЗ наличие у должностного лица «корочки» является достаточным условием для включения его в состав контрактной службы или определения его контрактным управляющим.
К большому сожалению, наличие просто «корочки» в отсутствие реальных знаний, относительно невысокие зарплаты при достаточно высокой ответственности (в том числе административной, а иногда и уголовной), приводят к «текучке кадров»: приходит новый сотрудник, получает «корочку» за счет учреждения, а затем административные штрафы, несопоставимые с уровнем его заработной платы (прим.: штрафы по Закону № 44-ФЗ во всех случаях оплачиваются за счет самого сотрудника), после чего увольняется, а дальше начинается новый круг. Поэтому лицам, которые потенциально рассматривают данную сферу в качестве трудоустройства мы предлагаем предварительно взвесить все «за» и «против», а еще лучше обратиться за предварительной консультацией в Центр закупок и продаж «Закон.гуру».
Читайте также: «БИЗНЕС НА ГОСЗАКУПКАХ»
Отсутствие соответствующей «корочки» у должностного лица, включенного руководителем учреждения в состав контрактной службы или назначенного контрактным управляющим, может повлечь за собой привлечение руководителя организации к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому в интересах руководителя такие «корочки» данным лицам обеспечить.
Какое образование требуется для работника контрактной службы и контрактного управляющего?
Какое образование требуется для работника контрактной службы и контрактного управляющего?Выше мы уже отменили, что работники контрактной службы и контрактные управляющие должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. Высшее образование в сфере закупок уже реализовывается отдельными учебными заведениями. Оно реализуется по классической схеме приема выпускников школ на базе результатов ЕГЭ. Об этом виде образования мы рассказывать не будем, т.к. большая часть лиц, которые приходят в сферу закупок, делают это сознательно и уже имеют какое-либо образование.
Вторая причина того, что мы не будет описывать высшее образование в сфере закупок, заключается в постоянно меняющемся законодательстве. Опытные специалисты хорошо знают, что если «выпасть» из сфере закупок на два-три месяца, то уже сложно отследить все произошедшие за это время изменения. Что уж говорить про 6 месяцев и более? Поэтому выпускники ВУЗов, получающих высшее образование в течение 4-6 лет, будут обладать лишь поверхностными теоретическими знаниями, отдаленно имеющими отношение к реальной действительности (прим.: исключительно наше мнение).
Центр закупок и продаж «Закон.гуру» полагает, что существует два подхода к получению образования в сфере закупок:
- для себя (чтобы не оштрафовали, не посадили);
- для «галочки» (чтобы соответствовать формальным требованиям Закона № 44-ФЗ).
Большая часть выбирает или вынужденно выбирать (ввиду отсутствия средств) второй подход. Мы, конечно, рекомендуем следовать первому. При этом нужно понимать, что обучение госзакупкам – это уже сложившееся направление бизнеса в России. Поэтому не стоит возлагать особых надежд на то, что по результатам обучения конкретный человек сразу станет специалистом. «Корочку» человек получит, а вот знания – не факт.
Идеальная ситуация, когда первое время «новоиспеченного» контрактного управляющего, а тем более руководителя контрактной службы «ведут», т.е. подсказывают ответы на возникающие у него в ходе практической деятельности вопросы.
В частности, Центр закупок и продаж «Закон.гуру» реализует «горячую линию» по возникающим вопросам посредством WhatsApp, помогая «не наломать дров» в первое время. Стоят такие консультации относительно недорого, особенно принимая во внимание размеры потенциальных штрафов, которые могут быть возложены за допущенные ошибки.
Вместе с тем, вернемся к вопросам получения контрактными управляющими, работниками контрактных служб образования в сфере закупок. Основным образованием для них будет выступать «дополнительное профессиональное образование», которое, согласно Закону об образовании, имеет две формы:
- «повышение квалификации» (по результатам успешного освоения программы слушателю выдается удостоверение о повышении квалификации установленного образовательной организацией (не государственного!!!) образца);
- «профессиональная переподготовка» (по результатам прохождения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образовательной организацией (не государственного!!!) образца).
Две указанные формы являются равнозначными. Отличаются они только объемом образовательной программы: повышение квалификации реализуется объемом до 250 акад. часов, профессиональная переподготовка – от 250 акад. часов и выше. Реализовывать две указанные формы дополнительного профессионального образования могут только организации, имеющие соответствующую лицензию (ИП не праве реализовывать программы по дополнительному профессиональному образованию).
Объем часов в образовательной программе значения (для знаний) не имеет. Важно столько из этого объема приходится на очные аудиторные или семинарские занятия. Довольно часто можно встретить ситуации, когда образовательная программа включает в себя 500 акад. часов, но очно из них реализуется только, например, 16. Соответственно знаний будет на 16 часов, а не на 500, при наличии у лица диплома о профессиональной переподготовке.
Для проверки реальных знаний специалистов в сфере закупок Центр закупок и продаж «Закон.гуру» запустил сервис тестирования. Вопросы в тестах подобраны таким образом, чтобы охватить максимально все возможные темы и проблемные точки госзакупок. Лицам, прошедшим тестирование, выдается сертификат специалиста, который подтверждает наличие у них реальных знаний в сфере закупок, а не «корочки». Надеемся, что данный сервис окажется полезным, в том числе для представителей работодателей, которые могут с его помощью проверить знания свой сотрудников.
Обязанности контрактной службы и контрактного управляющего
Функциональные обязанности контрактной службы и контрактного управляющего примерно равны и определены в ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ. Следует отметить, что Закон № 44-ФЗ устанавливает лишь базовые обязанности:
- разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в ЕИС план-график и внесенные в него изменения;
- осуществляют подготовку и размещение в ЕИС извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
- обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
- участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
- организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
- осуществляют иные полномочия, предусмотренные Законом № 44-ФЗ.
Их расшифровка для контрактной службы содержится в приказе Минфина от 31.07.2020 № 158н, устанавливающего типовой регламент (положение) о контрактной службе. Для контрактного управляющего расшифровка должна быть приведена в должностной инструкции.
Важно отметить, что приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н не распространяется на деятельность контрактного управляющего, и, следовательно, функционал контрактного управляющего может отличаться от функционала контрактной службы (прим.: если это не входит в противоречие с ч.4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Например, приказом Минфина от 31.07.2020 № 158н определено, что контрактная служба готовит техническое задание и обосновывать начальную (максимальны) цену контракта. Контрактный управляющий в организации может этого не делать, если соответствующий функционал не закреплен за ним его должностной инструкцией.
Обратите внимание, что Закон № 44-ФЗ использует различные формулировки при установлении функциональных обязанностей контрактной службы и контрактного управляющего: где-то используются слова «разрабатывают», «осуществляют», «участвуют» (т.е. исполняют соответствующие обязанности самостоятельно, без возможности передачи такого функционала кому-либо, в том числе иным сотрудникам заказчика), а где-то «обеспечивают» (т.е. сами не осуществляют, а координируют работу по данному направлению). Это важно учитывать при составлении положения о контрактной службе и разработке должностной инструкции контрактного управляющего.
Например, п. 3.2.2.1 Типового положения (регламента) о контрактной службе, утв. Приказом Минфина от 31.07.2020 № 158н, закреплено, что контрактная служба заказчика «определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта». Соответственно работники контрактной службы осуществляют данную функцию самостоятельно, без возможности ее возложения на сотрудника (ов) заказчика, не входящего в состав контрактной службы. Аналогичное требование установлено п. 3.2.2.2 Типового положения: контрактная служба «осуществляет описание объекта закупки».
Ответственность работников контрактной службы и контрактного управляющего
Работники контрактной службы, контрактные управляющие несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий. Такая ответственность может быть дисциплинарной, административной или уголовной в зависимости от состава совершенного данными лицами правонарушения.
Если у Вас остались какие-либо вопросы, связанные с организацией работы контрактной службы, определением должностных обязанностей контрактного управляющего, мы с радостью ответим на них через WhatsApp или службу поддержки клиентов.
Удачных закупок и не забудьте оставить свой комментарий о прочитанном, а также предложить новую тему для разбора, о выходе которой можно узнать вступив в нашу группу ВКонтакте.
Контрактная служба — это внутренний орган в структуре заказчика, который организуют закупочный процесс. Создавать ее нужно не всегда.
Как выбрать: служба или управляющий
В ФКС закреплено, как правильно создать контрактную службу: все зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ). Если он больше 100 миллионов рублей, то заказчик обязан создать службу. А если СГОЗ меньше 100 миллионов рублей, то назначает то или другое по своему усмотрению. Это указано в ч. 1 ст. 38 44-ФЗ.
ВАЖНО!
Все случаи, когда не может быть назначен контрактный управляющий, перечислены в ст. 38 Федерального закона № 44. Возможность назначения этого специалиста ограничена только годовым СГОЗ в 100 миллионов рублей. Если годовой объем закупок меньше установленного лимита, назначается ответственное должностное лицо (ч. 2 ст. 38).
В положениях этой же статьи разъясняется, нужен ли контрактный управляющий, если создана контрактная служба, — нет, это равнозначные органы. Заказчик либо созывает специальный отдел по закупкам, либо назначает управляющего по контрактам.
Как работает управляющий по 44-ФЗ
По 44-ФЗ, работа контрактного управляющего по 44-ФЗ заключается в проведении всех закупок в организации или одной конкретной процедуры. Это указано в ч. 2 ст. 38 44-ФЗ. Определяйте сами, сколько управляющих нужно, чтобы организовать закупочный процесс. Рекомендуем распределять закупки по видам товаров (работ, услуг) и назначать управляющего, который обладает специальными знаниями в конкретной сфере (автомобили, компьютерная техника, строительство и т. п.).
Основные требования к контрактному управляющему по 44-ФЗ в 2023 году заключаются в том, чтобы:
- обеспечивать цикл закупки (от планирования до исполнения контракта);
- взаимодействовать с третьими лицами, если возникли спорные ситуации.
Вот кто вправе отвечать за закупочную деятельность заказчика:
- Работник организации. Это указано в ч. 2 ст. 38 44-ФЗ и письме Минэкономразвития № Д28и-2996 от 10.11.2016.
- Сотрудник с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок. Это указано в ч. 6 ст. 38 44-ФЗ.
Вот актуальный пример постановления, которое утверждает назначение контрактного управляющего и должностную инструкцию по его работе.
Как работает отдел
В приказе Минфина № 158н от 31.07.2020 указано, что делает контрактная служба на предприятии: планирует закупки, определяет поставщика и заключает с ним контракт, отвечает за исполнение, внесение изменений и расторжение соглашений.
В состав контрактной службы 44-ФЗ входят минимум 2 образованных сотрудника заказчика: руководитель и работник. Вот краткая инструкция, как организовать работу закупочного отдела:
- Выберите форму.
- Подготовьте положение.
- Утвердите его приказом.
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Шаг 1. Выбираем форму
Различают такие формы:
- с выделением в отдельное структурное подразделение;
- без такого выделения.
Выделяйте отдел по закупкам в отдельное структурное подразделение по желанию. Ориентируйтесь на штатные возможности, объем и интенсивность тендеров. Решайте сами, выделять КС в отдельное структурное подразделение или наделить этими функциями состав работников, который действует в организации. Такой способ организации привлекателен тем, что сотрудники не совмещают разные трудовые функции, это обеспечивает равномерное распределение нагрузки. Если выбираете этот тип организации, предусмотрите отдельную должность для руководителя.
Если не выделяете отдельное подразделение, это означает, что сотрудники исполняют функции КС, не отрываясь от основных трудовых обязанностей. Учитывайте нагрузку по закупкам и другой работой, чтобы не возникало авралов.
Шаг 2. Готовим положение
КС работает только на основании положения или регламента. Название этого документа выбирайте сами. Разработайте его на основании типового положения, которое утверждено приказом Минфина № 158н от 31.07.2020. Это указано в ч. 3 ст. 38 44-ФЗ.
ВАЖНО!
Отдельная контрактная служба и контрактный управляющий начинают свою работу с определения обязанностей. В положении закрепите, как действует отдел заказа на этапах закупочной деятельности, и пропишите условия взаимодействия с закупочной комиссией, подразделениями заказчика, другими лицами, которые участвуют в организации тендера. Например, специализированные организации или независимые эксперты.
Чтобы эффективно распределить нагрузку, укажите в положении, участвуют ли работники КС в работе комиссии по закупкам. Региональные или местные акты субъекта РФ иногда предусматривают для некоторых заказчиков обязанность включать работников в состав комиссии.
Шаг 3. Издаем приказ
Приказ о создании КС фиксирует факт появления такого подразделения и утверждает положение (регламент) его работы.
В приказ включается информация:
- О лице, которое назначено руководителем. По регламенту, начальник контрактной службы — это специалист, который контролирует и несет ответственность за работу всего закупочного отдела.
- Список сотрудников, которые вошли в состав (если создаете без выделения подразделения).
- Срок подготовки руководителем документов, которые определят должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников службы.
Особых требований, кто может быть руководителем контрактной службы по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в 2023 году, не предусмотрено. Руководить отделом вправе только специалист с высшим или дополнительным образованием в сфере закупок.
ВАЖНО!
Ознакомьте с приказом лиц, которые задействованы за два месяца до запланированной даты создания службы.
Разъяснения по теме
| Основные тезисы | Реквизиты документа | Скачать |
|---|---|---|
| Если СГОЗ меньше 100 млн руб, заказчики сами выбирают службу или управляющего | Письмо Минэкономразвития № ОГ-Д28-4077 от 31.03.2017 |
Скачать |
| Функции работника КС и другие должностные обязанности совмещаются | Письмо Минэкономразвития № Д28и-3860 от 30.12.2015 |
Скачать |
Об авторе этой статьи
- Дмитрий Сидаев
-
Высшее и специальное образование по закупкам: ХГУЭП, диплом с отличием по специальности «Юриспруденция» и ГАПМ им. Н.П. Пастухова, диплом с отличием по программе «Управление закупочной деятельностью».
Автор и идейный вдохновитель проектов «GoodWin Project: Тендеры по-простому» и «Антидот 44-ФЗ: лекарство от головной боли в закупках».
Обучает закупкам по 44-ФЗ, консультирует поставщиков и заказчиков, работает как приглашенный руководитель тендерного отдела.
Другие публикации автора
Контрактную службу для организации закупок создают в соответствии с требованиями № 44-ФЗ. В этом же федеральном законе предусмотрена альтернатива — назначение контрактного управляющего. Критерий выбора между первым или вторым вариантом — объём годовых закупок. То есть контрактная служба и управляющий при организации закупок на предприятии выполняют аналогичные функции. Различия кроются в суммах с которыми им приходится иметь дело.
Когда нужно создавать контрактную службу
В компании обязательно открывается контрактная служба, если сумма годовых контрактных закупок превышает 100 миллионов рублей. При меньшей сумме закупок руководитель организации самостоятельно решает вопрос о том, что выбрать: нанять на работу управляющего или нескольких сотрудников на эту должность или создать полноценный отдел внутри соответствующего подразделения.
В сумму ежегодных закупок, которая определяет порядок работы управляющего или контрактной службы, входят все закупки услуг или товаров, кроме средств, выделяемых из бюджета на оплату работы штатных сотрудников, отчисления социального плана и любые другие траты, не касающиеся закупок.
В рамках одной компании одновременно нельзя иметь и службу, и нанятых на должности профильных специалистов — это взаимозаменяемые понятия. Это правило действует и в случае нескольких региональных филиалов, которые также будут обеспечиваться специалистами контрактной службы. Если в головном филиале организована контрактная служба, то все специалисты региональных филиалов, отвечающие за закупки, должны являться её сотрудниками. У каждого сотрудника при этом будет в обязанности вменено обслуживание филиала, в котором он выполняет свою работу. Выделяются следующие особенности работы контрактной службы:
- Контрактная служба это коллегиальная структура в составе организации, совершающей закупки в рамках госконтрактов и в частных целях.
- В рамках контрактной службы одновременно работает не менее двух специалистов.
- В одной компании может быть только одна подобная структура.
- В приказе Министерства финансов РФ № 158-Н от 31 июля 2020 года, строго определяет основные параметры работы сотрудников контрактной службы вне зависимости от специфики работы вашей организации. Противоречий между должностными инструкциями и требованиями приказа быть не должно.
- Все обязанности внутри службы равномерно распределяются между сотрудниками. Пример — один специалист отвечает за обоснование закупок, второй — утверждает перечень закупаемых товаров, третий — отслеживает оплату и взаимодействие с контрагентами.
Законодательное регулирование
В основном работа контрактной службы регулируется федеральным законом №44-ФЗ. Однако в дополнение к нему есть еще регламент Минэкономразвития РФ № 631. По закону служба, занимающаяся закупкам на предприятии может быть как в форме структурного подразделения, так и без него. В последнем случае просто утверждается список сотрудников, которые будут заниматься тендерами.
Структура службы жестко не регламентируется, но в ее составе было не менее двух человек. Независимо от выбранной формы, у службы должен быть руководитель. Как правило, если контрактную службу не выделяют в отдельное структуру, то во главе ее становится директор предприятия или один из его заместителей. Отдельно оговаривается, что нельзя включать в состав службы людей по гражданско-правовым договорам. Закупками могут заниматься только те, кто состоит в полноценных трудовых отношениях с заказчиком.
В законе оговаривается также требования к уровню образования сотрудников контрактных служб. Они должны иметь высшее образование в области закупок или профобразование в какой-то сфере, но при этом дополнительно пройти обучение закупкам.
Есть и ряд ограничений для людей, которые связаны с руководителем контрактной службы. Например, нельзя привлекать близких родственников к экспертизе закупочной документации. И, разумеется, законодатели учли самый очевидный путь возникновения конфликта интересов — какую-либо связь поставщиков с людьми, которые определяют победителей тендеров, аукционов или конкурсов.
В каких случаях контрактная служба не нужна?
Создавать контрактную службу не обязательно, когда совокупный годовой уровень закупок меньше 100 млн рублей. В этом случае, функции отдела может выполнять один человек — контрактный управляющий (КУ), который будет занимается закупками и выполнением заключенных контрактов. В рамках одной компании без открытия отдела может работать и сразу несколько таких специалистов, которые занимаются конкретным направлением закупок и контрактов. К примеру, первый КУ начинает заниматься закупками по профилю ремонта и строительных работ, второй отвечает за компьютерную технику, а в должностные обязанности третьего заложено обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.
- КУ нанимается в штат компании, занимающейся закупками в рамках государственных контрактов и частных нужд, в качестве штатного работника.
- В одной компании может быть один такой сотрудник или несколько человек по разным профилям закупок.
- Направлений, в рамках которых работают КУ, в одной компании может быть сразу несколько. Они никак не пересекаются друг с другом и совершенно при этом независимы.
- Рамки рабочих обязанностей любого КУ закреплены перечнем должностных обязанностей в трудовом договоре и дополнениях к нему.
- Управляющие выполняет самостоятельно все обязанности — от планирования конкретной закупки и поиска контрагента до обоснования цены и размещения информации в ЕИС.
Должностные обязанности управляющих и служб
Должностные рабочие обязанности КУ или созданной на базе вашей организации контрактной службы фактически одинаковы. Они определены и прописаны в 44-ФЗ, в 4 части ст. 38. При этом важно понимать, что установленные законом обязанности являются минимально возможными для работы сотрудника:
- разработка графика и плана закупок, подготовка любых согласованных изменений для внесения в этот документ, размещение документации в ЕИС и внесение необходимых изменений, установленным в 44-ФЗ способами;
- подготовка и своевременное внесение в ЕИС извещений о том, что компания объявляет закупки, выкладка документов о контрактах и документации об проводимых закупках, а в случае закупок по закрытому типу, КУ или специалист контрактной службы отбирает подрядчиков или поставщиков;
- от начала до конца контролируют закупки и заключение контракта с победителем конкурса;
- в случае, если от одного или нескольких участников конкурсного производства поступает жалоба на процесс выбора победителя, то контрактный управляющий принимает участие в рассмотрении этих жалоб и начале претензионной работы по разбору жалобы;
- при выборе победителя конкурса, в случае, если нужны консультации с участниками конкурсного производства, специалисты контрактной службы организует совещания для выявления особенностей конкурентной среды в исследуемом сегменте рынка.
Основная разница тут состоит в том, что, если специалист контрактной службы строго руководствуется требованиями, указанными в соответствующей статье 44-ФЗ. В то время как КУ работает согласно перечня функциональных обязанностей, указанных в его трудовом договоре и должностной инструкции. Например, в 44-ФЗ чётко указано, что специалист контрактной службы должен подготовить ТЗ для публикации в ЕИС и определить максимальную цену контракта. А вот управляющий может этого не делать, если это не указано в его должностной инструкции.
Основные сходства между контрактной службой и работой управляющего
На эти должности может быть назначен только человек, занимающий постоянную должность в штате компании, а не привлеченный со стороны на временную работу специалист. Обязательно высшее образование в сфере закупок или прохождение специальных курсов.
Наличие непрофильного высшего образования, к примеру, в педагогической или технической сфере, не позволит специалисту, назначаемому на такую должность обладать достаточной квалификацией для работы в сфере закупок. Даже профильное образования без соответствующего профессионального опыта не хватит для ведения работы в этой сфере. При этом, по требованиям законодательства, наличие профильного высшего образования достаточно для работы конкурсным управляющим. Отсюда и довольно большая текучка специалистов, работающих на этой должности, а также досадные ошибки, ведущие к срывам контрактов, административной, а иногда и уголовной ответственности. Поэтому стоит предварительно хорошо подготовиться к работе на подобных должностях, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.
Отсутствие высшего образования или пройденных курсов квалификации у специалиста контрактного отдела или у лица, назначенного на работу с функционалом конкурсного управляющего, влечёт за собой административную ответственность руководителя компании или замещающего его лица.
Ответственность контрактной службы
При нарушении правил закупок на должностное лицо могут накладываться санкции. В зависимости от типа нарушений это могут быть следующие типы воздействия.
- Административные. Решение о применение таких мер могут принимать лишь уполномоченные контролирующие органы. Санкции назначаются на основании положений действующего Кодекса об административных правонарушениях.
- Дисциплинарные. В связи с тем, что такие санкции выносятся в соответствии с действующим трудовым законодательством, назначить их может работодатель. Решение о назначении определенного типа воздействия на представителя контрактной службы может приниматься после проведения внутренней проверки.
- Уголовные. Такие санкции в отношении контрактной службы могут применяться только в том случае, если нанесен существенный ущерб государству. Меры воздействия применяются в отношении физических лиц, если доказано умышленность их нарушений с целью получения выгоды. Тип воздействия в отношении нарушителя может выбирать только суд.
В отношении контрактной службы могут применяться одновременно несколько типов воздействия.
Какие изменения произошли в закупках в 2021 году
С 1.01.2021 года в работе КУ и контрактных служб введен ряд законодательных изменений, которые нужно иметь в виду:
- внесены изменения в процесс внесения любых изменений в информацию, размещенную в ЕИС;
- участники конкурсного производства теперь дополнительно проверяются перед определением победителя на приводы к административной ответственности. Ранее это было дополнительной опцией, а теперь стало обязанностью для членов комиссии;
- меняется механика внутренней проверки контрагентов и поставщиков в рамках ЕИС;
- устанавливается минимальная доля отечественных товаров или услуг, которые должны обязательно быть в составе контрактов;
- изменяется порядок работы с графиками и планами закупок.
Резюмируя, можно сказать, что специалисты контрактных служб или КУ должны иметь профильное высшее образование и релевантный опыт работы. Их обязанности схожи, но в некоторых моментах отличаются. Для организации контрактной службы в вашей компании, нужно, чтобы общая сумма закупок было больше чем 100 млн рублей в год. В иных случаях можно нанять несколько управляющих, каждый из которых может вести отдельное направление по закупкам и контрактам.
Для размещения заказов госучреждения создают контрактные службы или назначают управляющих. Разбираем, когда создание службы необходимо и кто может быть назначен контрактным управляющим по 44-ФЗ в госучреждении.
Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной
Что такое контрактная служба
Общие правила создания контрактной службы закреплены в 44-ФЗ. Также нюансы изложены в Приказе Минфина России от 31.07.2020 № 158н. Особые условия работы для новых регионов установлены постановлением Правительства РФ от 31.12.2022 № 2599.
Контрактная служба по 44-ФЗ — это служба заказчика, которой вверено проведение закупок от планирования до исполнения контрактов. Её создают как отдельное структурное подразделение либо без его образования.
В состав службы берут не менее двух человек — руководителя и работника. Закон уточняет: включить в подразделение любого работника не получится. У сотрудников подразделения должно быть высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере госзаказа. Исключение: заказчики из ДНР, ЛНР, Запорожской области, Херсонской области. Послабление действует до конца 2023 года.
Контрактная служба создается в случае, если совокупный годовой объем заказов в соответствии с планом-графиком превышает 100 миллионов рублей (ч. 1 ст. 38 44-ФЗ). Заказчики с небольшим годовым объемом госзакупок не обязаны формировать у себя целую службу. Если она отсутствует и совокупный годовой объем заказов не превышает 100 миллионов рублей, то необходимо назначить лишь одного специалиста, управляющего государственными заказами.
Что делает контрактный управляющий
Заказчик определяется с функциями управляющего с учётом Типового положения № 158н. Прописывают функционал в должностной инструкции. Некоторые заказчики вносят ясность в приказе о назначении.
По 44-ФЗ контрактный управляющий — это сотрудник заказчика, ответственный за все этапы проведения закупок. Специалист по закупкам проводит все или определенные закупки (ч. 2 ст. 38 44-ФЗ). Закон допускает назначение нескольких управляющих с распределением между ними работы по закупкам. Подобные действия обязательно отражают в приказе о назначении.
Вот требования к контрактному управляющему по 44-ФЗ в 2023 году: наличие высшего или дополнительного профессионального образования в сфере госзаказа. В 2023 году правило не применяют к заказчикам из ДНР, ЛНР, Запорожской области, Херсонской области.
В законе не сказано, кто может быть контрактным управляющим по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в 2023 году. Обычно заказчики назначают на эту должность специалиста по закупкам, заместителя директора по экономике, главного бухгалтера или директора.
Документы, которые регулируют деятельность
В своей деятельности специалисты по закупкам руководствуются Конституцией Российской Федерацией, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами и внутренними положениями заказчика-работодателя. Общие требования определены законом № 44-ФЗ.
Образец положения о контрактном управляющем по 44-ФЗ в 2023 году законом не установлен. При приеме на работу сотрудника, на которого на постоянной основе будут возложены обязанности управляющего, или при вменении таких обязанностей сотруднику, ранее их не выполнявшему, заказчику необходимо отразить обязанности контрактного управляющего по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в трудовом договоре, должностной инструкции или регламенте. Назначение ответственного специалиста оформляют в виде приказа.
Образец положения о создании службы госзакупок
Создание службы начинается с издания приказа и утверждения положения — его готовят на основе Типового положения № 158н. Примерный образец:
Образец приказа о назначении управляющего
Примерный образец приказа о назначении:
Должностные обязанности
И служба, и управляющий по госзакупкам осуществляют организацию всего цикла госзакупок: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате товаров, оказанных услуг, выполненных работ (ч. 4 ст. 38, Приказ Минфина России от 31.07.2020 № 158н).
Перечисляем должностные обязанности контрактного управляющего и сотрудников службы при планировании закупок:
- разрабатывают плановую документацию (план закупок и план-график) и готовят изменения к ним (при необходимости);
- размещают в ЕИС план закупок, план-график и внесенные изменения;
- подготавливают документальное обоснование закупок;
- проводят и принимают участие в консультациях с поставщиками для дальнейшего определения состояния конкурентной среды на рынках товаров, работ, услуг, выбора наилучших технологий и оптимальных решений для обеспечения нужд заказчика.
При организации закупок контрактная служба или контрактный управляющий по 44-ФЗ ответственны за:
- разработку и размещение в ЕИС извещения, закупочной документации и проекта контракта;
- формирование и рассылку приглашений для принятия участия в определении поставщиков закрытыми способами;
- расчет и обоснование НМЦК;
- организацию обязательного общественного обсуждения заказов;
- обеспечение работы закупочной комиссии;
- привлечение экспертных организаций и индивидуальных экспертов.
При проведении закупок ответственные лица:
- непосредственно осуществляют закупки и дальнейшее заключение контрактов;
- изучают банковские гарантии;
- принимают участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов закупочных процедур.
В процессе заключения и исполнения контрактов специалисты по закупкам обязаны:
- обеспечить заключение контракта;
- организовать приемку товаров или результатов выполненных работ, оказанных услуг, в том числе отдельных этапов;
- санкционировать проведение экспертизы;
- создать приемочную комиссию;
- обеспечить оплату поставщику.
В случае изменения и расторжения контракта управляющий или работники службы:
- связываются с исполнителем;
- включают в РНП сведения о недобросовестном поставщике;
- направляют подрядчику требования об оплате штрафных санкций;
- организуют выплату по банковской гарантии;
- обеспечивают сбор всех необходимых материалов для дальнейшего ведения претензионно-исковой работы.
Как видим, перечень не является закрытым. Его расширение допустимо, исходя из потребностей заказчика, с учётом Типового положения № 158н.
В случае если в организации назначен контрактный управляющий, должностные обязанности на такого работника возлагаются как в соответствии с занимаемой им должностью, так с его назначением на эту должность.
Пример должностной инструкции
Примерный образец должностной инструкции:
Ответственность
Ответственность специалистов по закупкам прописана в ч. 1 ст. 107 № 44-ФЗ. Все задействованные в закупочном процессе организации-заказчика работники несут за совершенные правонарушения следующие виды ответственности:
- административную;
- дисциплинарную;
- гражданско-правовую;
- уголовную.
В том случае, если контролирующие органы в ходе проверок или работы над жалобой выявят значительные нарушения законодательства, регулирующего госзакупки, в отношении ответственных работников открывают дело об административном правонарушении (п. 1 ч. 22 ст. 99 закона № 44). На таких работников будут выписаны штрафы как на должностных лиц (ст. 7.29–7.32, 7.32.5, ч. 7 и 7.1 ст. 19.5, ст. 19.7.2 КоАП РФ).
При этом заказчику грозит:
- представление об устранении причин и условий совершения административных правонарушений (п. 1 ч. 22 ст. 99 44-ФЗ, ст. 29.13 КоАП РФ);
- предписание об устранении нарушений, обязательное к исполнению (п. 2 ч. 22 ст. 99).
Дисциплинарную ответственность ответственные за закупки лица несут в случае нарушения действующего законодательства РФ и ненадлежащего исполнения своих обязанностей. В законе № 44 нет прямых указаний о порядке привлечения данной группы лиц к дисциплинарному взысканию. Следовательно, при возникновении необходимости наказания заказчику надлежит руководствоваться действующим трудовым законодательством.
Также в 44-ФЗ не указан регламент о привлечении работников закупочных служб к гражданско-правовой ответственности. Порядок правоприменения норм такой ответственности наступает согласно общим основаниям.
Существует следующее правило: если организация-заказчик компенсировала третьим лицам вред, причиненный неправомерными действиями работников закупочных служб (ст. 1068 ГК РФ), то такой заказчик вправе предъявить обратное требование к нарушителям (п. 1 ст. 1081 ГК РФ).
Уголовная ответственность наступает в случае совершения таким работником опасных и противоправных деяний и злоупотребления своими полномочиями в области госзакупок (ст. 200.4 УК РФ).
Еще по теме:
- как разработать положение о контрактной службе;
- что должен знать специалист по электронным торгам;
- как составить должностную инструкцию специалиста по госзакупкам.