Внесение изменений в должностную инструкцию беларусь

Если в организации происходят структурные изменения, вводится новая или изменяется трудовая функция работника, то это должно быть отражено в соответствующих документах, в т.ч. и в должностных инструкциях работников.

В данной статье мы рассмотрим, как правильно изменить или дополнить должностные инструкции.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, регламентирующим правовое положение работника в организации, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность каждого работника в конкретных организационно-технических условиях (ст. 194 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).

Должностные инструкции в организации разрабатывает и утверждает наниматель на основании Перечня должностных обязанностей служащих, а также их прав и ответственности, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, установленных в типовых должностных инструкциях (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1; далее – ЕКСД).

Внесение изменений и дополнений в указанные локальные нормативные акты осуществляют в таком же порядке, как и утверждение данного документа. Главное условие таких актов – они не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД).

ЭТО ВАЖНО! Так как в должностной или рабочей инструкции закрепляется, как правило, содержание основной трудовой функции, которая соответствует трудовому договору, то наниматель должен обосновать причину внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию работника. Например, указать, что проведение изменения организационной структуры, сокращение численности персонала, смена вида деятельности организации и т.д. требуют внесения изменений в функциональные обязанности некоторых работников.

Порядок изменения должностной инструкции зависит от того, является позиция свободной, т.е. вакантной, или на должности уже трудится работник. В первом случае согласия специалиста не требуется, а во втором – это обязательно.

Изменение инструкции по вакантной должности

Внесение изменений и дополнений в инструкцию по должности, которая является вакантной, оформляют приказом руководителя, если принято решение о необходимости принять на работу специалиста для выполнения определенных функций.

Ситуация 1

В кадровой службе организации существует вакантная должность специалиста по кадрам. В связи с расширением производства и ростом численности работников необходимо разделить обязанности между специалистами более рационально и принять на работу нового работника. Решено поручить новому специалисту по кадрам работу по персонифицированному учету, ведение кадровой электронной базы и воинского учета в организации.

В данном случае можно изменить функциональные обязанности всех сотрудников кадровой службы и разработать новую инструкцию для вакантной должности.

Руководитель отдела, в подчинении которого находится вакантная позиция, составляет новую редакцию должностных обязанностей. Новые должностные инструкции согласовываются с остальными работниками отдела и утверждаются руководителем организации. Необходимо ознакомить с новыми нормативными актами профсоюз, если такой имеется в организации. В новом документе права работников не должны быть нарушены в части условий труда.

ЭТО ВАЖНО! При заключении трудового договора наниматель и работник в обязательном порядке согласовывают трудовую функцию, закрепленную именно в должностной инструкции, которая является частью трудового договора.

В связи с этим до подписания трудового договора новый работник должен быть ознакомлен со своими должностными обязанностями, что подтверждается рядом с грифом «С должностной инструкцией ознакомлен» его подписью и датой ознакомления (п. 3 части первой ст. 54 ТК).

Порядок изменения должностной инструкции работающего специалиста

Изменение трудовой функции работника как части трудового договора допускается только по соглашению сторон. Соответственно при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, наниматель должен заключить с работником письменное дополнительное соглашение (часть четвертая ст. 19 ТК), иначе новая редакция должностной инструкции работника будет недействительна. Вот почему перед внесением дополнений в инструкцию по должности, по которой трудится сотрудник, необходимо получить письменное согласие работника. Для этого специалисту по кадрам надо подготовить и вручить уведомление работнику в 2 экземплярах. В документе прописываются обязанности, которыми дополняется должностная инструкция. На уведомлении сотрудник ставит свою подпись, дату ознакомления, один экземпляр возвращается в кадровую службу, второй – остается у работника. Затем стороны подписывают дополнительное соглашение, и работник знакомится с новой редакцией инструкции под роспись.

ЭТО ВАЖНО! Внесение изменений в должностные инструкции необходимо:

– при приведении имеющейся в организации кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства и разработки (доработки) необходимых документов;

– изменении должностных правомочий и обязанностей работника;

– переводе работника на другую должность (работу) у того же нанимателя;

– возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);

– реорганизации юридического лица;

– изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);

– изменении наименования организации (или внесении иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;

– изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной), и др.

Ситуация 2

В связи с закрытием обособленного подразделения ООО «Спектр» в г. N у главного бухгалтера Соколовой Н.В. теперь нет необходимости 2 раза в год направляться туда в командировку.

В данном случае можно оформить отдельный документ, в котором четко прописать:

«На основании приказа директора ООО «Спектр» от 10.12.2014 г. № 114 с 01.01.2015 г. исключить из должностной инструкции главного бухгалтера от 02.01.2012 г. № 5 пункт 3.4:

– направляется в служебную командировку в обособленное подразделение организации в г. N два раза в год с целью участия в проведении финансового анализа и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности».

Затем нужно ознакомить работника с изменениями, что оформляется его собственноручной надписью с проставлением даты и подписи:

«С изменениями в должност-                                Подпись                                   Н.В. Соколова
ной инструкции                                                                                                       10.12.2014»
ознакомлена и согласна.

В некоторых случаях используют персональные должностные инструкции, которые составляются для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать при необходимости конкретизировать функции специалиста. Если инструкция пишется для конкретного человека, а не на должность, то при приеме на работу новый работник не сможет на ней расписаться. В таком случае потребуется внесение в инструкцию соответствующих изменений или утверждение новой редакции должностной инструкции.

Таким образом, для внесения изменений в должностную (рабочую) инструкцию нанимателю следует:

1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;

2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) руководителя;

3) уведомить работника под роспись о конкретных обязанностях, которыми будет дополняться инструкция, или об изменениях, вносимых в нее;

4) ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней (п. 10 ст. 55 ТК);

5) составить в 2 экземплярах дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника будут определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;

6) подписать соглашение и получить подпись работника;

7) передать работнику 1 экземпляр соглашения;

может быть издан приказ (распоряжение) руководителя о внесении дополнений в должностную инструкцию. Работник знакомится с приказом под роспись.

Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения.

Должностная (рабочая) инструкция – основополагающий документ, с которым работники ознакомляются при приеме на работу. Однако в процессе трудовой деятельно­сти либо в силу неполного содержания инструкции работника у нанимателя возникает необходимость внесения в нее изменений (дополнений). В предлагаемом материале рассмот­рим, в каких случаях и как нужно вносить изменения в трудовые обязанности.

В должностной (рабочей) инструкции желательно оговаривать весь объем прав и обязанностей работника при приеме на работу. Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст. 20 ТК).

Возможность и порядок внесения изменений (дополнений) в действующие должностные (рабочие) инструкции зависят от сути и объема предлагаемых нанимателем изменений.

Справочно: изменения и дополнения в должностную (рабочую) инструкцию вносятся в таком же порядке, как и утверждается первоначальная должностная (рабочая) инструкция. Изменения либо оформляются отдельным документом, либо разрабатывается новая должностная (рабочая) инструкция.

Должностная (рабочая) инструкция и изменения (дополнения) в нее относятся к документам, требующим утверждения. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Справочно: при утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, сокращенного наименования организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (п. 52 Инструкции по дело­производству).

Документ: Инструкция по дело­производству в государственных органах, иных организациях, утверж­денная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Условно можно выделить следующие группы изменений трудовых обязанностей:

1. Конкретизация должностных (рабочих) инструкций.

В должностной (рабочей) инструкции определяются конкретная трудовая функция, а также права и ответственность. При этом работник должен выполнять ту же работу, что и до изменения инструкции (т.е. не вводятся дополнительные обязанности, которые влекли бы другие требования к квалификации или специальности работника).

Пример 1. При создании структурного подразделения бухгалтерии было принято на должности бухгалтеров 3 работника. При приеме на работу были использованы типовые должностные инструкции бухгалтера, не отражающие обязанности каждого бухгалтера в отдельности. В процессе трудовой дея­тельности возникли вопросы, каким направлением деятельности должен заниматься каждый бухгалтер в отдельности.

В данном случае нанимателю для изменения (дополнения) должностной инструкции работника не требуется согласие работника, так как фактически происходит не изменение инструкции, а ее конкретизация.

Для изменения должностных (рабочих) инструкций наниматель должен:

1) издать приказ о перераспределении обязанностей и внесении изменений в должностные инструкции работников;

2) разработать должностные инструкции, конкретизирующие обязанности каждого из работников;

3) ознакомить работников с измененными должностными инструкциями под роспись.

В данном случае нет необходимости получать согласие от работника на внесение изменений в инструкцию, уведомлять работника о вносимых (планируемых) изменениях не требуется. Работник будет обязан исполнять обязанности согласно новой должностной (рабочей) инструкции с даты ознакомления с изменениями.

Отказ от письменного ознакомления не освобождает работника от исполнения обязанностей согласно обновленной инструкции. В данном случае составляется акт об отказе от письменного ознакомления в присутствии свидетелей, который прилагается к измененной должностной (рабочей) инструкции. Работник же в случае несогласия в сроки, установленные ст. 242 ТК, может обжаловать решение нанимателя.

2. Распределение обязанностей временно отсутствующего работника либо по имеющейся вакансии.

Пример 2. В бухгалтерии работают 3 бухгалтера. Один из бухгалтеров уволен в связи с истечением срока контракта. На вакантное место пока не принят новый работник. Наниматель принял решение о временном распределении до заполнения вакансии обязанностей уволенного работника между двумя другими бухгалтерами.

В изложенной ситуации имеет место расширение зоны обслуживания. Наниматель не имеет права своим приказом без согласия работника возложить на него дополнительные обязанности, так как речь не идет об их конкретизации или изменении в рамках выполняемой работы (трудовой функции). Данные обязанности должны выполняться работником по другой вакантной должности.

Действия нанимателя в этой ситуации:

1) получить согласие от работников на расширение зоны обслуживания;

2) оформить увеличение объема выполняемых работ приказом со ссылкой на часть вторую п. 2 ст. 67 ТК с доплатой, размер которой определяется соглашением сторон, либо на п. 3 ст. 67 ТК при временном отсутствии (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) основного работника.

Справочно: расширение зон обслуживания (увеличения объема работы) – выполнение работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы по такой же вакантной должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной работнику продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (часть вторая п. 2 ст. 67 ТК).

3. Распределение обязанностей при сокращении штатной единицы.

Пример 3. В ситуации, описанной в примере 2, после увольнения третьего бухгалтера нанимателем принято решение о сокращении численности работников (в данном случае до двух бухгалтеров).

Данная ситуация, хоть и похожа на предыдущую, но имеет кардинальное отличие. Если в предыдущей ситуации должность при увольнении оставалась вакантной, то в этом случае произошло сокращение (т.е. одна единица исключена из штатного расписания) и наниматель может изменить должностную инструкцию работника в пределах должностных обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по соответствующей должности, так как отсутствует вакантная должность.

Наниматель может внести изменения в инструкции работников по правилам конкретизации обязанностей. Критерием объективности и правомерности вносимых в должностную инструкцию изменений будут положения квалификационных справочников (в частности, соответствующая квалификационная характеристика ЕКСД).

Справочно: ЕКСД – Единый квалификационный справочник должностей слу­жащих.

В отличие от простой конкретизации обязанностей, нанимателю необходимо учитывать требования части первой ст. 87 ТК и определить, происходит ли увеличение норм труда и трудозатрат. Для этого существуют различные нормы определения численности и установления норм труда. В случае увеличения у работников объема выполняемых работ, т.е. увеличения норм труда, действия нанимателя должны быть следующими:

1) данное увеличение должно быть согласовано с профсоюзом (часть первая ст. 87 ТК);

2) работник должен быть предупрежден об этом письменно за 1 месяц (часть третья ст. 87 ТК).

4. Изменение должностных обязанностей как изменение существенных условий труда.

Пример 4. В отделе кадров работают 3 инспектора по кадрам. Наниматель своим приказом вменил в обязанности одному работнику ведение новой формы отчетности по труду, второму – регистрацию приказов по кадрам, третьему – регистрацию приказов по основной деятельности.

В отношении первых двух работников работа по ведению установленной отчетности (отчетность установлена законодательством либо вышестоящими органами и имеет кадровую направленность) и регистрации приказов по кадрам относится к квалификационным характеристикам инспектора по кадрам, установленным ЕКСД.

При наличии секретаря приемной руководителя, секретаря-референта либо иной родственной должности возложить обязанности по регистрации приказов по основной деятельности на треть­его кадровика можно только с согласия работника, и это будет изменением существенных условий труда (увеличением объемов работ).

При отсутствии же штатной единицы секретаря у нанимателя есть возможность, не получая согласия работника, расширить круг обязанностей служащих по сравнению с обязанностями, установленными соответствующей характеристикой. По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей служащих, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего (часть третья п. 10 Общих положений ЕКСД).

Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утверж­денные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

Пример 5. В организации имеются специалист по кадрам и юрисконсульт. Наниматель своим приказом внес в должностную инструкцию юрисконсульта обязанность оформления приема на работу и

регистрации контрактов с работниками, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

В данной ситуации частично можно применить норму части третьей п. 10 Общих положений ЕКСД и отнести оформление и регистрацию трудовых контрактов юрисконсультом к выполнению обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности служащего.

Поручение же ведения трудовых книжек ‒ это работа, относящаяся к квалификационным характеристикам работника кадровой службы, и ее нельзя отнести к родственной работе для юрисконсульта. Поэтому поручение ведения трудовых книжек – это изменение трудовой функции без освобождения от основной работы, а в соответствии со ст. 20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

В этом случае поручение дополнительной работы будет являться изменением существенных условий труда, требующим соблюдения порядка, установленного ст. 32 ТК. Наниматель должен уведомить работника о возложении дополнительных обязанностей минимум за месяц, приложив к уведомлению изменения (дополнения) в должностную (рабочую) инструкцию либо новую должностную (рабочую) инструкцию.

Справочно: при отказе работника работать с новыми обязанностями он должен быть уволен по п. 5 части второй ст. 35 ТК (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда) с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).

← Назад к номеру журнала

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Рубрика «Обсуждаем вопрос»

Л.А. Шерснева, юрист

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 5 (232), май 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

---

При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую обнаруживает ошибки при составлении и оформлении должностных и рабочих инструкций работников (далее — ДИ, РИ). В результате наниматели могут привлекаться к административной ответственности. Более того, если в ДИ работника, к примеру, не будет закреплена обязанность сдать отчеты ПУ и работник их не сдаст, наниматель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом на организацию за данное нарушение может быть наложен штраф органами соцзащиты.

Как избежать ошибок при разработке, подписании, утверждении и изменении ДИ и РИ, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.

Как и кем разрабатываются ДИ?

ДИ является локальным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно <*>.

Законодательством не установлено, кто именно из должностных лиц нанимателя уполномочен на разработку ДИ, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. На практике разработку ДИ иногда поручают специалисту по кадрам (инспектору по кадрам, менеджеру по персоналу, юрисконсульту), обосновывая это тем, что данный работник в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к актам законодательства, т.е. соответствующим выпускам ЕКСД и ЕТКС, а также тем, что ДИ, как правило, хранятся у него (в отделе кадров, юридическом отделе, секретариате, канцелярии).

Однако это в корне неверный подход.

Разрабатывать ДИ должно то лицо, которое непосредственно определяет, какие должностные обязанности должен выполнять конкретный работник в этой должности, распределяет их между работниками одного структурного подразделения, а также контролирует их выполнение. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает лицо, на которого разрабатывается ДИ. Такой вывод оправдан, поскольку именно непосредственный руководитель может четко определить функционал работника с учетом специфики своей организации, своевременно вносить в него корректировки при изменении или добавлении обязанностей работника, распределять ответственность между работниками.

На заметку
Совместно с руководителем структурного подразделения участие в разработке ДИ могут принимать и другие отделы или работники, например отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел. Они могут оказывать методическую помощь на стадии разработки проекта ДИ или согласовывать готовый проект ДИ, внося в него свои корректировки.

Для каких работников разрабатываются ДИ?

ДИ разрабатываются для служащих, чьи должности, по которым осуществляется квалификационное категорирование, можно найти в соответствующих выпусках ЕКСД.

РИ разрабатываются для рабочих, чьи профессии, по которым присваиваются тарифные разряды, указаны в соответствующих выпусках ЕТКС.

ДИ могут не разрабатываться на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Их права, обязанности, полномочия и ответственность должны быть предусмотрены соответственно в учредительных документах и положениях об этих подразделениях <*>.

Обратите внимание!
Если в организации не разработаны положения о структурных подразделениях или в таких положениях нет функционала и ответственности их руководителей, то ДИ для них следует разработать.

Что касается заместителей руководителя организации или структурных подразделений, то ДИ на них разрабатываются исходя из квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей <*>. В учредительных документах организации и в ДИ заместителя руководителя организации обязательно должно быть указано на выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии.

Обратите внимание!
ДИ и РИ должны быть обезличены, они разрабатываются на определенную должность/профессию, а не на конкретного работника, поэтому указание в ДИ (РИ) Ф.И.О. работника недопустимо.

Какая информация включается в ДИ?

ДИ должна содержать следующие разделы <*>:

— общие положения;

— должностные обязанности;

— права;

— взаимоотношения (связи по должности);

— оценка работы и ответственность.

Информацию для разработки ДИ следует брать из Общих положений ЕКСД, а также разделов «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования» квалификационной характеристики занимаемой должности соответствующего выпуска ЕКСД <*>. Шаблон, или так называемую рыбу, документа можно найти в УСОРД, определенных справочных правовых системах или на специализированных сайтах в интернете (к примеру, ilex.by).

Обратите внимание!
Нанимателю следует избегать формального подхода к разработке ДИ, это должен быть актуальный и прикладной документ для работника и нанимателя. ДИ должна соответствовать реальному положению дел в организации и фактическому распределению функций работников. Ответственность, предусмотренная в ДИ по конкретной должности, также должна соответствовать работе, выполняемой по этой должности. Если данное требование не соблюдено, то, как показывает практика, за нарушения, выявляемые по результатам проверок соответствующими госорганами, могут отвечать не те работники, которые допустили данные нарушения, а те, в ДИ которых предусмотрена такая ответственность. В этом случае наниматель также может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований законодательства <*>.

Наниматель вправе дополнить должностные обязанности работника обязанностями из квалификационных характеристик других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации работника <*>. Например, когда юрисконсульт организации дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам. При этом напоминаем, что эти обязанности, а также ответственность за их выполнение должна быть четко изложена в ДИ работника.

На заметку
В ДИ работников рекомендуется вносить норму о взаимном замещении во время отсутствия (больничного, отпуска и др.). Если эта норма есть, то функции отсутствующего работника должны выполняться замещающим работником без доплаты. Если такой нормы в ДИ нет, то полагаем, что наниматель должен будет за выполнение функций отсутствующего работника насчитывать доплату в рамках совмещения должностей или расширения зоны обслуживания.

В каком порядке вступают в силу ДИ?

Следует различать этапы вступления ДИ в силу:

— подписание. Подписывает ДИ тот, кто ее разрабатывает. Как уже отмечалось выше, целесообразнее, чтобы это был руководитель структурного подразделения, в котором числится работник;

— согласование. На этом этапе проект ДИ согласовывают некоторые работники или структурные подразделения, которые имеют отношение к определенным положениям (правам, обязанностям, связям по должности, ответственности), перечисленным в ДИ. Это может быть отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел,
бухгалтерия и др.

Обратите внимание!
Даты согласования не должны быть позже даты утверждения ДИ. Это связано с тем, что соответствующие структурные подразделения, согласовывая проект ДИ, подтверждают ее законность и правильность составления в своей части перед руководителем организации, утверждающим ДИ;

— утверждение. ДИ утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Утверждение производится путем издания распорядительного документа (в частности, приказа) с последующим проставлением на ДИ грифа утверждения с реквизитами приказа или путем проставления грифа утверждения с собственноручной подписью напрямую руководителем (уполномоченным лицом).

Полномочия на утверждение ДИ также должны быть предусмотрены соответствующими документами. Если речь идет о руководителе, то эти полномочия, как правило, указаны в учредительных документах организации, а также в локальных актах, например в положении о порядке разработки ДИ и РИ. Что касается иных уполномоченных лиц, то соответствующие полномочия могут быть также предусмотрены локальными актами или ДИ данных лиц.

Иногда на практике для делегирования полномочий по утверждению ДИ руководитель организации выдает доверенность уполномоченному лицу. Однако полагаем, что такой подход нежелателен, поскольку сфера применения доверенности как документа регулируется гражданским законодательством, а не трудовым. Руководителю целесообразнее издать приказ (распоряжение) о делегировании соответствующих полномочий.

Обратите внимание!
ДИ вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным лицом.
Если ДИ утверждена лицом, у которого не было соответствующих полномочий, ДИ не считается утвержденной, а значит, работником или проверяющим госорганом могут быть оспорены ее положения, в частности ответственность работника за неисполнение должностных обязанностей;

— регистрация. После утверждения ДИ подлежит регистрации, например, в журнале регистрации ДИ и РИ. Регистрация служит цели упорядочивания имеющихся ДИ, периодического пересмотра для сохранения актуальности, внесения сведений об изменениях ДИ.

Где и как должны храниться ДИ?

Законодательство не содержит требований по месту и порядку хранения ДИ. Они хранятся, как правило, в отделе кадров, канцелярии, секретариате и др. Конкретное место хранения ДИ нанимателю следует определить в качестве постоянного, закрепить его в локальном акте организации и довести до сведения работников, с тем чтобы каждый работник или руководитель при необходимости мог беспрепятственно ознакомиться с ними в любое время.

На заметку
Для удобства обращения к ДИ руководителю структурного подразделения и соответствующему работнику может выдаваться заверенная копия ДИ. Также ДИ может храниться в электронном виде (к примеру, скан оригинала) в локальной сети организации.

ДИ хранятся 50 лет. Этот срок начинает течь с момента утверждения новой ДИ или после ее замены на новую в рамках пересмотра <*>. Вместе с ДИ хранятся и листы ознакомления работников с ДИ, если ознакомление оформлялось на листах ознакомления.

В каком порядке работник ознакомляется с ДИ?

Работник должен быть ознакомлен с ДИ под подпись в следующих случаях:

— при приеме на работу перед началом ее выполнения <*>;

— при изменении ДИ;

— перед началом выполнения работы по другой должности.

Обратите внимание!
Если работник не ознакомлен под подпись с ДИ, то его невозможно будет привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Ознакомление с ДИ — это процесс прочтения и изучения ее работником с простановкой отметки об ознакомлении. Отметка представляет собой собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Отметку об ознакомлении можно поставить:

— на последней странице ДИ;

— в листе ознакомления с ДИ;

— в журнале ознакомления (при его наличии).

На заметку
На практике иногда после увольнения работника его вычеркивают из списка ознакомившихся с ДИ или перепечатывают лист ознакомления без указания выбывшего работника. Так делать не следует. Список ознакомившихся с ДИ необходимо вести дальше, не внося в него никаких изменений.

Как внести изменения в ДИ?

ДИ работника может изменяться в следующих случаях:

— при изменении в структуре организации (например, название или подчиненность структурного подразделения), штатном расписании;

— изменении названия должности (в РИ — профессии);

— изменении в трудовом законодательстве (например, в 2018 году изменились квалификационные требования к бухгалтеру);

— изменении в должностных обязанностях, ответственности работника и др.

Как правило, в первых трех случаях функционал работника фактически не меняется и изменения в ДИ имеют более формальный характер, т.е. приводят ее в соответствие с реальным положением дел в организации и законодательством. В последнем случае характер изменений значительнее, вплоть до ухудшения правового положения работника (в частности, при расширении должностных обязанностей, увеличении ответственности). Тогда можно говорить об изменении существенных условий труда, а это значит, что инициатору внесения изменений в ДИ необходимо соблюсти предусмотренную законодательством процедуру (предупреждение работника, получение его согласия и т.д.).

Обратите внимание!
Какие бы изменения ни вносились в ДИ, работник в любом случае должен быть с ними ознакомлен под подпись.

Оформление изменений в ДИ зависит от того, в каком виде ДИ была утверждена. Если ДИ представляет собой отдельный документ, то изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Изменения могут представлять собой:

— изложение в редакции изменяемого положения;

— дополнение к ДИ в виде отдельного документа;

— изложение ДИ полностью в новой редакции.

Если ДИ является приложением к трудовому договору (контракту) с работником, то изменения в нее оформляются путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Обратите внимание!
Если ДИ оформлена в виде отдельного документа, но в трудовом договоре (контракте) с работником приведены ее реквизиты (номер и дата), то при изменении ДИ также необходимо вносить изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Предыдущая статьяСледующая статья

• Трудовые отношения
• Должностная инструкция

Правила внесения изменений в должностные инструкции работников

Может ли должностная инструкция быть приложением к трудовому договору (контракту)?
Да, может.

Каковы последствия для нанимателя при внесении изменений в должностную инструкцию работника в пределах его обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой?
Правовых последствий не наступает.

А если наниматель вносит в должностную инструкцию работника обязанности, не предусмотренные его квалификационной характеристикой по занимаемой им должности?
Это будет считаться изменением существенных условий труда для работника.

В редакцию поступил вопрос: «При приеме на работу заместитель заведующего был ознакомлен со своей должностной инструкцией. Спустя год работы заведующий хочет включить в должностную инструкцию заместителя дополнительный функционал, который не прописан ни в должностной инструкции, ни в контракте. Как правильно всё оформить?»

Давайте разбираться.

3376
Shape 1 copy 6Created with Avocode.

В соответствии с ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных в числе прочих сведения о трудовой функции (работа по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной (рабочей) инструкцией, технологическими картами и другими документами).

Подпунктом 2.1 п. 2 Примерной формы контракта нанимателя с работником (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Примерная форма контракта) определено, что работник, в частности, обязан добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, перечисленные в данном подпункте или должностной (рабочей) инструкции (прилагается к контракту).

Купите доступ к порталу erudo.by

и через 30 секунд
читайте статьи журнала и скачивайте образцы и формы документов

Получите доступ к статье всего за 6,00 руб.

Доступ к статье откроется сразу после оплаты

3376
Shape 1 copy 6Created with Avocode.