Вопросы для руководства на собрании

• Эксперты рекомендуют задать хотя бы один из этих восьми вопросов во время встречи с генеральным директором.
• Вы будете выглядеть умным, осведомлённым и вовлечённым.
• Среди этих вопросов: «Что является успехом в вашем представлении?» и «Как вы считаете, мы могли бы увеличить наш доход, если бы делали X?».

Во время встречи с генеральным директором возникает соблазн промолчать, чтобы не выглядеть глупо.

Но если вы чувствуете, что вам есть, что сказать, то для вас существует простой набор рекомендаций, помогающий понять, стоит ли озвучивать свои мысли.

По словам Линн Тейлор, национального рабочего эксперта и автора книги «Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job», ваш вопрос должен сделать, по крайней мере, одно из следующих:

1. Проявить заинтересованность в общей картине
2. Продемонстрировать, что вы способны решать проблемы
3. Показать, что вы – новатор с нестандартным мышлением

Издание Business Insider попросило Тейлор и Майкла Керра, международного бизнес-спикера и автора книги «The Humor Advantage», рассказать о нескольких вопросах, которые соответствуют вышеперечисленным критериям. Ниже мы привели список их лучших рекомендаций.

Прежде чем задать вопрос своему генеральному директору, Керр посоветовал задать вопрос себе: «Вы просто пытаетесь покрасоваться и выглядеть умнее? Или ваш вопрос действительно способен продвинуть беседу вперёд?».

«Все мы были в таких ситуациях, когда, может быть мы и ошиблись, но мы уловили, что своим вопросом сотрудник просто пытался покрасоваться», — рассказал Керр.

Поэтому не будьте таким работником. Изучите нижеприведённые идеи о самых умных способах сформулировать те вопросы, которые уже сложились в вашей голове.

1. «Чем я могу вам помочь?»

Этот вопрос решает сразу две вещи, рассказала Тейлор.

Во-первых, это показывает, что вы мыслите, как предприниматель, а не как винтик в колесе. Вы пытаетесь выйти за рамки своих должностных обязанностей.

Во-вторых, это показывает, что у вас есть лидерский потенциал, потому что вы ставите себя на место генерального директора: что ему может понадобиться от вас?

Если вам неловко выделять только себя, то Керр порекомендовал другой вариант этого же вопроса: «Что может сделать моя команда, чтобы помочь в работе над проектом X?».

2. «Судя по всему, компания ABC входит в область XYZ. Как вы думаете, они могут составить нам угрозу на рынке?»

Вы демонстрируете, что вы провели свое исследование и знаете о тенденциях в своей отрасли, сказала Тейлор.

3. «Как вы думаете, мы могли бы увеличить наш доход, если бы делали X?»

Таким образом вы показываете, что вы – новатор, способный решать проблемы.

Убедитесь в том, что вы полностью изучили своё предложение, рассказала Тейлор, а затем подведите под него хорошую аргументацию. Ваш генеральный директор может запросить у вас дополнительную информацию.

4. «Что это может означать в долгосрочной перспективе? Это часть нашей стратегии на будущее?»

Этот вопрос будет уместен в том случае, если ваш генеральный директор только что упомянул о расширении компании за рубежом или о каких-то других важных переменах внутри компании.

В любом случае, вы выставите вашего генерального директора в позитивном свете, потому что он сможет рассказать о своих долгосрочных планах касаемо работы организации. И наоборот, генеральный директор сформирует о вас позитивное впечатление.

5. «Вы думали поручить эту задачу Сергею?»

Таким образом, рассказала Тейлор, вы продемонстрируете свою способность использовать новые таланты для уже имеющихся потребностей компании. И мы вновь возвращаемся к вопросу вашего лидерского потенциала.

Обратите внимание: вы не должны быть менеджером Джона, чтобы задавать этот вопрос. Если недавно Сергей случайно упомянул вам о том, что ему было бы интересно поучаствовать в каком-то проекте, то не стесняйтесь рекомендовать его кандидатуру, если на горизонте появится подходящий вариант.

Если же Сергей пока не успел рассказать вам своё мнение об этой возможности, то вы всегда можете сказать так: «Я не знаю, что он сам об этом скажет, но мне кажется, что у него есть хорошие навыки в этой области».

6. «Я уверен, что эта идея очень и очень поможет моему отделу. Но я немного беспокоюсь о том, как это скажется на наших продавцах. Есть ли у нас какая-то стратегия работы с ними?»

Керр рассказал, что такой вопрос проявляет вашу заботу обо всей компании в целом, а не только о своей команде, что означает, что вы являетесь обладателем лидерского мышления.

«Генеральных директоров просто сводят с ума люди, работающие в сумасшедшей разрозненности», — рассказал он.

7. «Что на ваш взгляд является успехом?»

Вы можете задать этот вопрос своему генеральному директору, когда компания приступает к серьезным изменениям или новому проекту, сказал Керр.

В качестве альтернативы вы можете спросить: «Как, по вашему мнению, мы должны коллективно определять наш успех?».

8. «Как вы думаете, какой вопрос нам следует задать, если мы его еще не задали?»

Возможно, вы не захотите задавать этот вопрос на собрании всей компании, сказал Керр. Но на небольшой встрече это может стать очень умным вопросом, побуждающим к раскрытию более широкой картины и к более творческому мышлению.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Как задавать вопросы руководителю компании

Задавая вопросы руководителю, можно улучшить производительность и повысить вовлеченность в работу. Это позволяет обсуждать широкий спектр тем на рабочем месте, включая ваш прогресс в достижении целей и любые идеи относительно рабочих процессов. Вы также можете задавать вопросы директору компании для обсуждения должности и возможности получения повышения по службе.

Любому сотруднику важно получение обратной связи. Известная фраза «отсутствие новостей — это хорошие новости» не всегда применима в работе.

Хороший начальник будет регулярно предоставлять конструктивную обратную связь и поощрять вас. Коммуникация — это улица с двусторонним движением. Если у вас есть вопросы к руководителю компании, задавайте. Если их нет, то подумайте, что стоит обсудить. Задавая вопросы директору, вы сможете увидеть перспективы, которые не рассматривали, получить ценные рекомендации по карьере и показать своему директору, что заинтересованы в профессиональном развитии.

Почему вы должны задавать вопросы начальнику?

Задавать вопросы новому руководителю полезно тем, что вы получите ценную обратную связь о вашей работе, которая поможет лучше понять сферу работы и даст полезные идеи. Например, можете узнать о новой вакансии в вашей организации, созданной в результате увольнения другого сотрудника.

Какие вопросы можно задать руководителю

Рассмотрим вопросы генеральному директору от сотрудников на следующих примерах.

1. Какой тип обучения вы бы порекомендовали мне для продвижения по карьерной лестнице?

Это хорошая тема, которую следует поднимать ежеквартально. С каждым кварталом и с течением времени босс может подумать о некоторых новых возможностях карьерного роста, которые помогут вам продвигаться и получать новые знания.

2. Какие виды сетевых мероприятий и профессиональных организаций считаете наиболее выгодными для себя?

Нетворкинг поможет продвинуться по карьерной лестнице и даже может помочь найти другую работу, должность или повышение в будущем. Независимо от того, имеет ли ваш начальник немного больше опыта, чем вы, ценно узнать его мнение и то, что хорошо сработало для него. Эту информацию можно спрятать в вашем арсенале ресурсов для управления карьерой.

Если у вас есть какие-либо сомнения по поводу того, чтобы спрашивать о чем-то своего босса, или чувствуете себя обеспокоенным, сделайте шаг назад и попытайтесь понять такую точку зрения: многие менеджеры хотят быть рядом, чтобы поддержать своих подчиненных, но им трудно найти для этого время. Как только начнете поднимать подобные проблемы, это поможет наладить профессиональные отношения, что облегчит регулярное обращение за обратной связью и информацией.

Вы имеете право задавать вопросы руководителю компании от сотрудников, но и можете проявлять инициативу, предоставляя ценную информацию для роста и развития организации.

3. Вы присоединитесь ко мне за обедом?

Подобные вопросы генеральному директору от сотрудников могут смутить. Многие стесняются делать такие предложения своим начальникам. Кроме того, боссы иногда избегают общения вне работы, так как боятся быть отмеченными за фаворитизм, но вы можете проверить, как они воспримут такое предложение. Если у вас с начальником хорошие отношения и он всё-таки придет к вам на обед, постарайтесь придерживаться нерабочих и нейтральных тем.

4. Почему вы наняли меня?

Думая о том, какие вопросы можно задать директору, обратите внимание на этот. Такие высказывания могут показаться странными, если зададите их резко и в неподходящее время. Следует спрашивать об этом с легкостью, убедившись, что ваш собеседник знает, что вы спрашиваете просто из любопытства.

Ваш начальник, возможно, провел собеседование с несколькими кандидатами. И вас, скорее всего, наняли потому, что хорошо подходили для этой работы и обладали некоторыми яркими качествами, которые больше всего понравились вашему боссу. Если получите конкретный ответ, то сможете узнать свое лучшее качество и поработать над ним дальше, чтобы его отточить.

5. Какими были сотрудники, работавшие до меня?

Подобный интерес поможет узнать симпатии и антипатии вашего руководителя. Это даст конкретную обратную связь или четкое представление об ожиданиях менеджера. Кроме того, вы узнаете, ценит ли вас руководитель или плохо отзывается обо всех людях.

Самые важные отношения в офисе —  это отношения между сотрудником и начальником. Чтобы учиться и расти, нужно построить прочные и доверительные отношения с ним.

Некоторые сотрудники всегда путаются в том, как наладить хорошие отношения со своим начальником, поэтому они прибегают к тому, что вовсе избегают с ним общения. Такая пропасть в коммуникациях не может привести к долгосрочным и прочным отношениям.

Вот некоторые дополнительные преимущества, которые можете получить от поддержания активного общения с вашим директором.

• Можете узнать, до какой степени подняли свою производительность.
• Можете найти способы профессионального роста и увеличить свои шансы на повышение по службе или увеличение зарплаты.
• Можете понять, чего ожидает от вас руководитель.
• Сможете улучшить свои отношения с вашим начальником.
• Ваш руководитель может решить конкретные проблемы, которые могут возникнуть у вас на рабочем месте.
• Директор лучше узнает, что вас мотивирует и вдохновляет.
• Это заставит вашего начальника чувствовать себя важным.
• Это покажет вашему руководителю, что вы серьезно относитесь к своей работе.
• Это позволит вам продемонстрировать свои знания и опыт директору.

Какие еще вопросы можно задать руководителю компании

Далее представлен список дополнительных вопросов по разнообразным тематикам, о которых можно также спросить директора.

Вопросы, которые помогут понять ваши ожидания от работы

Важно знать, чего ожидает от вас работодатель. Если хотите узнать какие вопросы задать директору, то узнайте, хорошо ли продвигаетесь по службе или вам нужно внести некоторые корректировки.

• Каковы мои самые ценные навыки? Что я могу улучшить?
  
• Можете ли вы рассказать мне больше о своем стиле управления?
  
• Что я делаю хорошо и почему?
  
• Нужно ли мне что-то менять? Почему и как?
  
• Есть ли что-то, что я мог бы сделать по-другому?
  
• Как бы вы хотели, чтобы я предоставил обратную связь? Вы хотите, чтобы я следовал какому-либо определенному методу или формату?
  
• Как думаете, в каких областях мне следует работать усерднее?
  
• Какими достижениями вашей команды вы больше всего гордитесь?
  
• Как я могу помочь вам сэкономить время или облегчить вашу работу?
  
• Где вы видите компанию через два года? Как я могу помочь вам в достижении этого видения?
  
• Каковы самые большие проблемы для команды в ближайшем будущем? Как мы можем лучше подготовиться к этим вызовам?
  

Вопросы, чтобы узнать больше о возможностях карьерного роста

Карьерный рост и личностное развитие являются важными аспектами в работе. Вот несколько тезисов, направленных на продвижение по службе:

• Какие будущие роли подойдут для моих навыков и карьерного роста?
  
• Какие новые навыки я должен приобрести, чтобы лучше выполнять свои обязанности?
  
• Как я могу улучшить свои навыки и компетентность?
  
• Какие дополнительные обязанности я могу взять на себя, чтобы получить больше опыта и развить свою карьеру?
  
• Не могли бы вы спонсировать мою учебную программу?
  
• Есть ли что-то, что, по вашему мнению, сдерживает меня в моей работе? Если да, то что это и почему?
  
• На ваш взгляд, в чём мои самые сильные стороны? На каком из них мне следует сосредоточиться больше?
  
• Есть ли кто-то, с кем вы хотели бы, чтобы я развил лучшую сеть? Могли бы мы вместе поработать над проектом?
  

Вопросы, чтобы понять приоритеты руководителя

Чтобы убедиться, что работаете продуктивно и фокусируетесь на правильных проектах, выясните, что начальник считает главными приоритетами в организации. Вы можете узнать больше об этих приоритетах, задав следующие вопросы директору завода.

• На каких целях мы должны сосредоточиться в первую очередь?
  
• Каковы наши первоочередные задачи на данный момент? Есть ли какие-либо способы их упорядочить?
  
• Есть ли что-нибудь, что вы хотели бы, чтобы я знал о компании или команде?
  
• Не хотели бы поделиться какими-либо метриками более высокого уровня о моей работе?
  

Вопросы для понимания требований и ресурсов вашей работы

Узнайте, какие ресурсы руководитель считает достаточными для работы. Понимание его точки зрения поможет лучше согласовать свои обязанности с имеющимися ресурсами. Вы также можете запросить дополнительные ресурсы, если это поможет вам достичь поставленных целей.

• С какой самой большой проблемой сталкивается сейчас наша команда?
  
• Что я могу сделать, чтобы лучше поддержать вас?
  
• Что бы вы изменили, если бы были на моем месте, и почему?
  
• Есть ли что-нибудь, что хотели бы знать о моей работе?
  
• Можете ли предоставить больше ресурсов, чтобы помочь мне завершить мой текущий проект?

Вопросы для поддержки начальника

Это создает больше счастья на работе, если ваш начальник знает, что вы всегда готовы помочь и поддержать его. Вот темы, которые можете поднять, чтобы продемонстрировать свою готовность внести свой вклад.

• Чем я могу вам помочь?
  
• Что заставляет вас больше всего беспокоиться о компании или команде?
  
• Есть ли что-нибудь, чего вы хотели бы достичь в ближайшее время? Как я могу внести свой вклад?
  
• В чем ваша самая большая проблема как менеджера? Как я могу поддержать вас в преодолении этой проблемы?
  

Спрашивая себя, какой вопрос задать руководителю, сконцентрируйте свое внимание на существующей ситуации и этапах работы. Спрашивайте о конкретных проблемах и возможностях на вашем рабочем месте. В глазах своего руководителя будете выглядеть как внимательный сотрудник, который действительно интересуется делами на работе и готов вкладываться в них.

---

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

---

Количество просмотров:
2 955

Молчать во время собрания с генеральным директором из-за боязни показаться глупым – не лучшая идея. Особенно когда существует простая методика, которая позволяет узнать, стоит ли задавать возникший у вас вопрос. 

Линн Тейлор (Lynn Taylor), известный американский эксперт по развитию карьеры и автор книги «Побороть офисного тирана: как обуздать инфантильное поведение босса и преуспеть на рабочем месте» (Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job), советует, чтобы ваш вопрос подходил хотя бы по одному из следующих параметров:

1. Демонстрировать ваш интерес к пониманию глобальной картины;
2. Показывать, что вы нацелены на решение задач;
3. Говорить о вас как о человеке, который мыслит инновационно и нестандартно.

Издание Business Insider попросило Тейлор и Майкла Керра (Michael Kerr), участника международных бизнес-конференций и автора книги «Преимущество юмора» (The Humor Advantage), привести примеры вопросов, удовлетворяющих этим критериям.

Есть одна оговорка: прежде чем задавать вопрос главе компании, Керр советует спросить себя: «Вы просто хотите выглядеть умным и обратить на себя внимание? Или же вас это действительно интересует и поможет развить беседу?»

«Всем нам знакомо ощущение – возможно, ошибочное – что сотрудник, задающий вопрос, просто хочет обратить на себя внимание», – объясняет Керр.

Не будьте таким сотрудником. Используйте предложенные ниже идеи, чтобы оформить в более удачную форму действительно волнующий вас вопрос.

1. Могу ли я принять в этом более активное участие?

Этот вопрос решает сразу две задачи, поясняет Тейлор. Во-первых, он говорит вас как о предпринимателе, а не просто человеке, который крутится в колесе. Вы пытаетесь выходить за пределы своих обязанностей и делать больше. Во-вторых, этот вопрос показывает ваш лидерский потенциал: вы ставите себя на место руководителя и спрашиваете, что ему может потребоваться от вас.

Если вы боитесь показаться выскочкой, Керр предлагает спросить: «Чем может помочь моя команда, чтобы быстрее довести проект Х до успешного окончания?»

2. «Похоже, что компания А делает шаги по выходу на рынок Б. Вы считаете это серьезной угрозой нашим позициям?»

Так вы показываете, что следите за актуальными тенденциями и новостями индустрии.

3. «Как вы считаете, сможем ли мы увеличить прибыль, сделав X?»

Вы даете понять, что нацелены на решение задач и нестандартное видение. Тейлор также советует детально изучить все аспекты своего предложения и сделать его в правильный момент. Руководитель может заинтересоваться подробностями.

4. «Чем это обернется для нас в будущем? Это часть долгосрочного стратегического решения?»

Такой вопрос будет уместен, если CEO рассказал вам о решении выходить на зарубежный рынок или о другом серьезном изменении в компании.

В результате, директору представится удачная возможность рассказать о долгосрочных планах организации, а вы, в свою очередь, получите его уважение.

5. «Вы думали назначить на это задание Джона?»

Таким образом, объясняет Тейлор, вы показываете свою способность использовать перспективных сотрудников для решения задач компании. Это еще одно свидетельство вашего лидерского потенциала.

Вы не обязаны быть руководителем «Джона», чтобы делать такие предложения. Если этот человек когда-либо говорил о своей заинтересованности в выполнении таких задач, не стесняйтесь рекомендовать его.

Если вы не уверены, хотел бы этот сотрудник взяться за работу, вы всегда можете сказать: «Не знаю, что он сам об этом думает, но мне кажется, что он располагает идеальным набором навыков для работы в этой области».

6. «Я согласен с тем, что эта идея действительно очень поможет нашему отделу. Но мне кажется, что она может негативно повлиять на работу отдела продаж. У нас есть решение на этот счет?»

Вы демонстрируете заботу об интересах всей компании в целом, а не только своей команды, что свидетельствует о лидерских задатках.

«CEO приходят в восторг, когда видят людей, думающих об интересах всей компании», – объясняет Керр.

7. «Что для вас успех?»

Этот вопрос стоит задавать генеральному директору, когда компания находится на пороге крупных перемен или готовится к началу нового проекта, советует Керр.

Можно задать этот вопрос в немного ином виде: «Как, по-вашему, нам всем стоит определять успех?»

8. «Как вы считаете, какие еще вопросы из пока не заданных нам стоит задать?»

Возможно, это не лучший вариант для общего собрания компании, отмечает Керр. Но при работе в более тесных группах этот вопрос может оказаться очень удачным и показать вашу способность смотреть на задачи глобальнее и мыслить творчески.

Источник

---

Материалы по теме: 

Советы по развитию карьеры для социофобов

Как создать правильный имидж: 5 правил и 4 практических приема

«Есть ли у тебя мечта?». Какие вопросы российские топ-менеджеры любят задавать на собеседовании

Улыбаемся и машем первые несколько недель: как влиться в новый коллектив

Фото на обложке: agatha/Twenty20

Чтобы продуктивно обсудить карьерный рост с вашим начальником, важно заранее подготовиться и продумать ключевые моменты, Лучший способ продвинуться по карьерной лестнице — разговор, в котором прозвучат правильные вопросы. Чтобы подготовиться к обсуждению, сначала определите для себя, чего вы желаете достичь, какова ваша мотивация и жизненные приоритеты.

Неплохо сформулировать краткосрочную и долгосрочную программу собственного пути по служебной лестнице. После того, как вы ответите на эти вопросы, наступит время поделиться этой информацией. Спросите своего руководителя о ваших целях карьерного роста и о том, считает ли он их разумными и достижимыми.

Прежде чем поговорить со своим начальником о продвижении по службе, убедитесь, что вы приобрели навыки и опыт, необходимые для более ответственной должности.

Вы можете узнать требования, поговорив с кем-нибудь из отдела кадров или с другим человеком в вашей компании, который знаком с этой работой.

Получив эту информацию, объективно оцените, достаточна ли ваша текущая квалификация.

Пришло время запросить официальную встречу с вашим руководителем. Это позволит ему или ей оценить вашу работу перед разговором. Это хороший приём «застолбить» время для обсуждения вашего профессионального развития. В идеале ваш руководитель согласится, что вы готовы к повышению, и пообещает предупредить вас, когда появится вакансия.

Тем не менее, важно быть готовым к конструктивной критике. Ваш руководитель может посчитать, что вам нужно больше опыта, прежде чем вы будете готовы к следующему шагу. Он предложит вам взять на себя больше обязанностей на текущей должности.

Вместо того, чтобы принимать это на свой счет, поймите, что ваш босс не повысит работника, если он не обладает необходимыми навыками. В то же время, в зависимости от вашей конечной карьерной цели, руководитель может предложить горизонтальный карьерный рост. Независимо от результата разговора всегда благодарите своего руководителя за его или её идеи.

Предлагаем шпаргалку с примерным списком вопросов и тем для обсуждения с начальством, которые способствуют продвижению в компании.

Довольны ли вы моей работой

С этого вопроса следует начать. Возможно, вам не понравится ответ, но его надо задать своему начальнику. Если вы получите положительный ответ, например «У вас все хорошо» или «Всё в порядке», то вы можете приступить к другим вопросам. В противном случае переходите к следующей рекомендации.

Какие навыки, по вашему мнению, мне надо улучшить

Это один из самых страшных вопросов о карьере. Здесь вы находитесь в уязвимом положении.

Когда вы задаете этот вопрос, готовьтесь принять любые жёсткие отзывы. Ваш начальник или наставник пытается вам помочь. В конце концов, вы задаете эти вопросы о карьере потому, что хотите стать лучше, верно? У каждого есть то, в чём он может совершенствоваться. Как говорится, никто не идеален, даже ты!

Не позволяйте себе упасть духом и уйти с мыслью «я — отстой». Вместо этого начните совершенствоваться.

Почему вы приняли меня на работу, выбрав среди многих кандидатур

Ответ на этот вопрос поможет вам понять, что руководители считают вашими сильными сторонами. Опирайтесь на это знание и проанализируйте его. Определите, как лучше всего использовать сильные стороны, чтобы повысить собственную ценность.

Есть ли у меня в компании перспектива руководящей должности и какая?

Вопрос о том, где менеджер или директор видит вас через 5 или 10 лет, должен быть номером 1 в списке вопросов о карьере.

Другие люди нередко видят в вас таланты, которых вы не видите в себе. Обычно это связывают с так называемым «синдромом самозванца». Это психологический паттерн, при котором кто-то сомневается в своих достижениях и имеет постоянный внутренний страх быть разоблаченным как «обманщик».

Если форма вопроса кажется вам резковатой, замените фразу на одну из следующих.

1. Чему мне нужно научиться, чтобы лучше выполнять свои обязанности?
2. Как мне улучшить профессионализм?
3. Какие дополнительные обязанности я могу взять на себя, чтобы развить свою карьеру?
4. Вы бы хотели спонсировать мою программу обучения?
5. Есть ли что-то, что, по вашему мнению, сдерживает меня в работе? Если да, то что и почему?
6. Есть ли кто-нибудь, с кем вы бы хотели, чтобы я наладил лучшее общение? Могли бы мы вместе работать над проектом?

Какой совет вы мне дали бы на данном этапе моей карьеры?

Хотя у вас могут быть собственные карьерные цели, вы не сможете адекватно оценить следующие шаги. Обретите взгляд со стороны, спросив того, кто уже миновал нынешнюю ступеньку. Они внесут ясность. Такой ход вынуждает порекомендовать конкретные шаги.

Это особенно актуально для тех, кто находится всего на шаг или два выше вашего текущего положения. Например, если занимаете должность начального уровня и стремитесь однажды стать генеральным директором, шаги для достижения этой цели потребуют сотен небольших действий. Это выглядит скорее теоретическим, чем конкретным. Позиция ближе к вашей даёт вам видимую краткосрочную цель, к которой нужно стремиться.

Как обстоят дела у организации в данный момент?

Когда задаёте этот вопрос, покажите, что вам небезразличен ответ начальника. Хотя он или она может быть слишком занят, чтобы дать пространный ответ, подлинный интерес не останется незамеченным.

Ответ на этот вопрос также даёт некоторое представление о том, почему менеджер может вести себя определенным образом в ближайшие дни и недели. Например, если кажется, что они излучают негативные эмоции, это может быть из-за того, что тяжёлая неделя или не соблюдаются дедлайны.

В то же время, не ждите, что начальник предоставит массу подробностей. Это считается непрофессиональным в некоторых компаниях. Но если обладаете интуицией, сможете читать между строк в зависимости от тона, языка тела и слов, которые слышите от босса.

Какие сетевые мероприятия и организации вы мне порекомендуете?

Личные контакты — важный шаг в развитии лидерских качеств. Связи помогут лучше понять сферу своей карьеры и перейти на ответственные должности.

Ваш руководитель знает места, где можно познакомиться с новыми людьми из одной сферы вне работы. Возможно, организация проводит сезонные необязательные мероприятия. Такие сборища предоставляют отличные возможности для установления контактов и встреч с влиятельными людьми.

Хотя хороший начальник будет регулярно давать конструктивную обратную связь и побуждать задавать вопросы, в конечном итоге вы управляете своей карьерой. Общение — улица с двусторонним движением. Если есть вопросы, задавайте.

Или, если нет вопросов, перечитайте эту статью и задумайтесь. Вдруг тут есть точка зрения, которую вы не рассматривали. Покажите руководителю, что вы заинтересованы в своем профессиональном развитии. При необходимости сменить работу, сайт карьерист.ру предлагает сотни вакансий в различных областях. Продолжайте читать наши статьи, и у вас всё получится!

Разместить резюме
Добавить вакансию

Предыдущие публикации на эту тему смотрите здесь

Введение

Что обсуждать на совещаниях, какие пункты включать в повестку дня, на какие проблемы обращать внимание и не забывать выводить на обсуждение, а какие можно и опустить, как увязать вопросы повестки дня с планами и основной деятельностью предприятия и т.д. Такие и им подобные, кажущиеся очевидными и не требующие какого — либо специального анализа истины, встают перед руководителем при подготовке очередного совещания и успешно в рабочем порядке разрешаются им, обычно волевым решением, лично или с учетом мнения ближайших коллег.

Подобная практика естественна, но не безупречна, поскольку со временем повестка дня теряет требуемую гибкость и становится догмой, к которой привыкает руководитель (а потом и участники). При этом остаются за бортом действительно важные вопросы, которые или не рассматриваются вовсе, или вводятся в повестку дня случайным образом, например, только при возникновении каких-то экстренных событий в жизни компании.

Но, очевидно, имеются общие вопросы, на которые руководителю следует обратить внимание и периодически просматривать, хотя бы как справочный материал, чтобы не упустить из виду при формировании как долговременной, так и текущих повесток дня служебных совещаний. На основании анализа достаточно большого количества повесток дня совещаний от различных государственных, муниципальных и коммерческих организаций, автором была выявлена определенная совокупность сфер и направлений в деятельности организаций, которая может рассматриваться как практический спектр (не исчерпывающий и не бесспорный) источников для вопросов повестки дня совещаний.

Ниже приводится краткое обоснование источников вопросов для формирования повестки дня совещаний компании, которые, с учетом естественной адаптации, можно использовать и для подготовки совещаний на уровне подразделений или проектов.

1. Постановка целей и планирование работ

Как при становлении новой компании, так и в процессе деятельности предприятий, давно существующих, вопросы оценки обстановки, постановки задач, уточнения, корректировки целей и планов, вопросы организации работ, носят систематический характер, требуют подготовки, обсуждения и принятия управленческих решений на различных уровнях менеджмента.

Поскольку никто не обладает монополией на истину, здесь важен учет различных точек зрения или хотя бы выслушивание существующих позиций и мнений на служебных совещаниях, что позволяет консолидировать коллектив и соответственно настроить и организовать работу руководителей и сотрудников согласно принятым планам.

2. Организация и контроль исполнения планов

Самые правильные и оптимальные планы ничего не стоят без повседневных усилий менеджмента по организации выполнения планов работ компании, систематического контроля хода работ и своевременного вмешательства и корректировки бизнес – процессов в случае значимых отклонений фактических показателей от плановых. Иногда эта деятельность воспринимается высшим руководством как малозначащая, второсортная, связанная с механическим исполнением, которую подчиненные просто обязаны вести хорошо, поскольку оно, руководство, уже приняло все принципиальные решения для этого и от других сотрудников требуется только исполнять планы и указания. В простейших случаях предприятие может работать и таким образом.

Однако по мере усложнения производимых продуктов и услуг, роста квалификации сотрудников, увеличения числа связей внутри и вне компании, одних команд и указаний начальства для эффективной работы уже недостаточно. Поэтому вопросы исполнения планов составляют значительную часть повседневной деятельности менеджмента, что включает систематический анализ, обсуждение и выработку управленческих решений в сфере реализации и контроля исполнения планов на служебных совещаниях компании.

3. Продвижение продуктов и услуг компании

Коммерческие структуры, предприятия и организации очевидным образом заинтересованы в создании, предложении и продвижении своих продуктов и услуг на рынке, поскольку только устойчивый поток финансовых средств от потребителей, заказчиков, покупателей может обеспечить существование и развитие компании. Однако изменчивость рыночного спроса, поведение клиентов, активность конкурентов, новации в законодательной базе и политике властей создают сложную обстановку, в которой практически невозможен достоверный долговременный расчет объемов продаж. Рыночные риски производства и поставок продуктов и услуг могут быть значительно снижены за счет всестороннего коллегиального обсуждения и выработки согласованных решений и планов действий на служебных совещаниях компании.

4. Обслуживание клиентов компании

Покупатели, заказчики, пользователи продуктов и услуг компании могут сравнительно быстро перестать быть таковыми, если топ-менеджмент не будет постоянно заботиться об обслуживании клиентов. Эта прописная истина очень часто выпадает из поля зрения даже тех компаний, которые называют себя клиентоориентированными, сервис рассматривается как нечто вторичное, менее важное, чем продажи. Чтобы хорошо обслуживать потребителя, неплохо было бы знать, что он собой представляет, каковы его истинные интересы и что он ожидает от сервисной компании. Также необходимы объективные сведения о качестве представляемого обслуживания, предпочтительно в поддающихся измерению и проверке количественных показателях. Даже если обслуживание осуществляется одним специалистом или одним отделом, в большинстве случаев за результаты несут ответственность и многие другие сотрудники и подразделения организации, в различной степени причастные к сервису.

Разобраться в реальном положении дел с обслуживанием клиентов в одиночку бывает непросто, поэтому целесообразно данную проблематику иметь как постоянный вопрос повестки дня служебных совещаний, привлекая к его обсуждению широкий круг сотрудников компании.

5. Юридическое обеспечение деятельности

Не только виза юриста на договорах, заключаемых компанией, относится к юридической поддержке компании. Вопросы ведения устава предприятия, получения и своевременного обновления лицензий на те или иные виды деятельности, различные аспекты управления собственностью предприятия, договорные отношения с сотрудниками компании, правильное разрешение трудовых споров, взаимоотношения с многочисленными контролирующими и проверяющими структурами и много другое составляет сферу юридического обеспечения компании.

Цена недостаточной юридической подготовки может быть очень высокой для компании, как в смысле прямых финансовых потерь, так и в смысле судебной ответственности должностных лиц, в первую очередь, высшего руководства. На служебных совещаниях, с приглашением необходимых руководителей, целесообразно периодически рассматривать состояние юридического обеспечения компании, своевременно информировать о важных событиях в этой сфере, а также проводить своего рода экспресс – обучение участников основам юридической грамотности.

6. Управление основными ресурсами компании

Финансовые, производственные, технологические, кадровые и другие виды ресурсов являются необходимым условием достижения целей и выполнения планов компании и, соответственно, предметом конкуренции между направлениями работ, подразделениями и сотрудниками предприятия. Служебные совещания являются гласной формой (насколько это возможно с учетом стиля руководства и общей культуры компании) обоснования, распределения, использования и контроля всегда дефицитных ресурсов. Это позволяет снять (или существенно снизить) внутреннее сопротивление претендующих на ресурсы подразделений, направлений работ, проектов, вплоть до отдельных исполнителей и без дополнительных затрат существенно поднять эффективность компании в целом.

7. Распределение обязанностей между сотрудниками

Эта на первый взгляд простая задача разрешается, как правило, нелегко. Редко так бывает, что штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции перекрывают весь спектр конкретных обстоятельств, связанных с организацией исполнения работ, так, что сотрудники автоматически и безропотно воспринимают очередные обязательства. В большинстве случаев руководство при распределении работ вынужденно искать компромисс между несколькими исполнителями и как-то объяснять свой выбор.

Причем, сотрудники, в зависимости от ситуации, могут как претендовать на очередное поручение, так и стремиться избежать лишней нагрузки. Учитывая естественную чувствительность исполнителей на личностном уровне, чтобы сохранить деловой настрой и доверие в коллективе, такого рода решения целесообразно вырабатывать на служебных совещаниях, в допустимо открытой форме, путем обсуждения и обоснования выбора руководства.

8. Координация работы внутри компании

Как и в механических системах, так и в организациях, с течением времени нарастают рассогласования в работе отдельных составных частей машин и коллективов, приводящие к ухудшению выходных результатов. В механизмах соответствующие рассогласования выбираются настройкой, а в организациях – периодической координацией работы подразделений и своевременным устранением неизбежно возникающих между ними напряжений. При этом, если механическая настройка может быть полностью автоматической, то координация между сотрудниками всегда носит личностный характер и наилучшим образом осуществляется в производственных контактах между людьми.

Удобной формой таких контактов являются систематические и хорошо организованные служебные совещания, учитывая последующее закрепление обсужденных и скоординированных действий в соответствующих решениях, протоколах и регламентах.

9. Коммуникации между сотрудниками

Если бы никаких других целей не ставилось перед служебными совещаниями, их бы стоило проводить только ради профессионального и личностного общения сотрудников, что исключает (сокращает) негативное влияние различных слухов, предположений, мнений и создает всегда востребованный позитивный настрой в компании. Коммуникации и взаимодействие в компании сегодня рассматриваются не только как желательный, но скорее как обязательный элемент эффективного управления, например, в компаниях с проектной организацией работ. Руководящие материалы по управлению проектами предусматривают подготовку и проведение широкого спектра отчетных материалов и мероприятий, обеспечивающих высокий уровень коммуникаций (статус — отчеты по проектам, совещания управляющего комитета, отчеты руководству компании и т.д.).

При этом современные информационные системы, всесторонняя и оперативная отчетность, четкая и формально прописанная регламентация работ будут способствовать экономии и более эффективному использованию рабочего времени сотрудников, в т.ч., и на служебных совещаниях, которые останутся действенной формой человеческого контакта в коллективе.

10. Разрешение критических ситуаций и сложных проблем

Жизни без проблем не бывает ни у людей, ни у организаций, что бы об этом не говорили отдельные счастливчики, частные лица и топ – менеджеры успешных компаний. При этом многие проблемы человек разрешает в одиночку или со своими близкими, не беспокоя посторонних. Трудные же вопросы деятельности компании, время от времени возникающие неприятные случаи и даже кризисные ситуации требуют для своего разрешения концентрации ресурсов, сил и коллективного разума предприятия, как бы высокопарно это не звучало. Поскольку проблемных явлений может быть великое множество, начиная от прорыва трубы в офисе до финансового краха и потери всех заказчиков, не представляется возможным расписать заранее и регламентировать действия должностных лиц на все случаи жизни. Хотя управлять рисками необходимо и в этом случае.

Руководству рано или поздно придется собирать сотрудников и проводить служебные совещания по тематике возникшей проблемы, информируя коллег и надеясь услышать от собравшихся дополнительную информацию не только по типу «кто виноват», но и «что делать», а также сделать правильные выводы из происходящего на будущее.

11. Взаимодействие компании с внешним окружением

Хорошей позицией для менеджмента при взаимодействии с внешним миром является та, при которой за все контакты отвечает одно лицо – а именно руководитель компании. Но эта ситуация характерна только для очень малых предприятий, например, для сапожной мастерской или киоска металлоремонта, где с заказчиком имеет дело сам хозяин. Компания, представители которой высказываются и действуют от имени предприятия несогласованно, «от себя», без учета интересов организации в целом, подвергается рискам различных потерь, в первую очередь репутационных, а затем и финансовых.

На крупных предприятиях вопросы внешнего взаимодействия, как правило, регламентированы, распределены с назначением ответственных за ту или иную сферу контактов (финансы, государственные органы, местные власти, заказчики, пресса и т.д.). Тем не менее, существует потребность взаимного информирования и координации действий этих должностных лиц, что можно обеспечить с помощью служебных совещаний, на которых периодически или по мере необходимости на системном уровне рассматриваются вопросы представления компании во внешнем мире.

12. Анализ достижения целей компании

Прогнозы развития, поставленные цели, утвержденные планы и система показателей, на основании которых осуществляется повседневная деятельность в компании, представляют собой с одной стороны, попытки управлять своим будущим, направляя к нему ход предприятия, с другой – получить определенный результат прямо сейчас, обычно в форме финансовых поступлений, что позволяет жить компании в настоящее время. Систематический контроль и анализ исполнения планов по ключевым показателям позволяет получать приемлемые оценки эффективности по трем точкам: «вчера» – «сегодня» – «завтра». Причем экстраполяция траектории от положения «вчера» к «сегодня» с переходом на «завтра», с учетом слабо предсказуемой изменчивости внешнего окружения и внутренних характеристик компании, представляет собой нетривиальную задачу.

Решать, а лучше сказать, систематически разрешать такую задачу следует с привлечением наиболее подготовленных и опытных сотрудников на служебных совещаниях, результаты которых в итоге будут направлены на взаимную адаптацию планов и текущей операционной деятельности компании.

13. Контроль и оценка хода работ

В любой отрасли, на любом предприятии, в любом коллективе, без элементов командно – административной системы и различных форм принуждения, предусматривающих, как минимум, контроль и систематическую оценку исполнения, невозможно создать и поддерживать эффективную деятельность на сколько ни будь длительную перспективу. Тщательно составленные планы и четко расписанные регламенты, великолепно подготовленный персонал, прекрасно исполняющий свои функции, не являются гарантией плавного и беспроблемного хода работ в направлении поставленных целей. Топ – менеджменту и руководителям подразделений в процессе и для корректировки хода работ приходится выдавать различные поручения, которые распространяются по вертикали управления до конечных исполнителей, создавая, таким образом, новое плановое окружение из поручений вокруг формальных планов компании. Иногда эти поручения полностью заменяют принятые планы, переводя компанию в режим оперативного ручного управления, как при кризисных ситуациях, что, естественно, на постоянной основе недопустимо для компании.

Чтобы поручения не накапливались и не подменяли принятые планы, необходима систематическая проверка исполнения, обсуждение результатов и новые решения, принимаемые на служебных совещаниях с оценкой исполнительской дисциплины всех задействованных должностных лиц.

14. Обеспечение единого источника «правды» о положении дел

В некоторых компаниях топ – менеджмент значительное время и неизмеримые потери нервной энергии затрачивает на получение объективной и непротиворечивой информации о положении дел в компании в целом, по отдельным направлениям работ или проектам. Вопрос этот чрезвычайно важен, поскольку недостоверная информация может привести к ошибочным решениям, ухудшающим положение компании. В большинстве случаев причиной розысков «правды» о положении дел являются реальная сложность объекта управления и не отработанные процессы контроля. Однако руководитель, который, подобно следователю, регулярно разыскивает источники правдивых сведений и сопоставляет различные показатели в попытке найти истину, не только демонстрирует личную неэффективность, но и вводит компанию в туман противоречий, в котором недобросовестные сотрудники успешно скрывают собственные упущения.

Поэтому будет правильно, если на служебных совещаниях большой начальник публично проведет несколько сеансов расследования, найдет истину и определит на дальнейшее процедуры и ответственных за ее получение. После закрепления этих процедур в соответствующих регламентах, данный наглядный урок для всех позволит постепенно исключить искажения (неправду, ложь) в отчетах, а лиц, их допускавших – обучить, перевоспитать или отстранить.

15. Совершенствование бизнес — процессов в компании

Осознается это руководством или нет, бизнес – процессы существуют в компаниях (в формализованном виде или нет), глубоко встроены в деятельность предприятия и фактически постоянно находятся в фокусе внимания менеджмента. Чтобы создавать лучшие продукты по более низкой цене и за меньшее время (условия рыночного успеха) бизнес – процессы должны быть формализованы и представлены в форме регламентов, а действия и ответственность сотрудников при исполнении бизнес – процессов должны быть отражены в соответствующих инструкциях и положениях. Следует отметить, что большинство процессов с течением времени претерпевают значительные изменения и поэтому наличие правильно описанных и закрепленных в регламентах статичных требований по исполнению бизнес – процессов не гарантирует необходимой эффективности.

Бизнес – процессы, неизбежно динамично изменяясь под действием внешних и внутренних факторов, являются предметом постоянного совершенствования. Это, например, достаточно глубоко используется в «бережливом производстве», основанном на стандартизации работ, систематическом анализе процессов, нахождении и устранении потерь на всех участках производственного цикла. Проблематика совершенствования бизнес – процессов относится к основополагающим вопросам развития компании, поэтому данная тема должна быть в числе постоянных пунктов повестки дня служебных совещаний.

16. Вопросы безопасности и охраны труда

Это направление является сферой ответственности не только инженера по технике безопасности, хотя и его тоже. Особенно для руководителя, который может заплатить за нарушение норм безопасности очень дорогую цену, вплоть до потери свободы. Эти вопросы следует рассматривать шире, включая сюда и информационную безопасность, предупреждение утечек важных данных из компании, проникновение в локальные сети предприятия, а также физическую безопасность сотрудников. Серьезные нарушения в сфере безопасности находятся в прямой связи со служебной ответственностью руководства, поэтому здесь, как и в других областях менеджмента, предупреждение нарушений обходится предприятию значительно менее затратно, чем устранение последствий нежелательных событий в сфере безопасности.

Данную простую истину следует не только довести до сведения подчиненных, но и регулярно проверять истинное положение дел по данному направлению на служебных совещаниях компании.

17. Обмен опытом, обучение и использование знаний

Профессиональная подготовка, опыт, квалификация и таланты распределяются по сотрудникам и подразделениям неравномерно, и эта разница может служить либо источником недоверия и противодействия в компании, либо стимулом преодоления этого неравенства за счет роста отстающих и вывода компании на более высокий технологический уровень. В настоящее время предпринимаются усилия по переходу на т.н. «экономику знаний», что во многом связано с формализацией и преставлением нематериальных активов организации в доступной для восприятия форме ( в т.ч., и электронной), а также с использованием накапливаемого на предприятии опыта и обучением сотрудников передовым методам, технологиям и приемам в работе.

Вопросы накопления и передачи опыта, обучения и повышения квалификации сотрудников должны планироваться и периодически заслушиваться на служебных совещаниях для того, чтобы достижения одиночек становились корпоративным активом, задействованным в интересах других сотрудников, подразделений и процессов компании.

18. Вопросы управления и мотивации персонала

Кадры решают все, а хорошо мотивированные кадры могут решить и того больше. Сфера управления кадрами является достаточно тонкой материей и в части публичного анализа требует весьма осторожного подхода. При этом следует отметить неприемлемость крайних точек, как чрезмерную закрытость, когда ничего никому не известно о механизмах мотивации (об этом знает начальник), так и тотальную открытость, когда каждый чуть ли не читает платежную ведомость и может судить о справедливости в заработках других.

Как минимум, на служебных совещаниях следует открыто анализировать, обсуждать и вырабатывать схемы мотивации сотрудников, с включением не только материального, но и морального факторов, проверять эффективность действия принятых алгоритмов, учитывать позиции сотрудников по этому вопросу и своевременно вносить необходимые изменения в мотивационные порядки.

19. Управление офисом и инфраструктурой

Известно, что хороший офис отличается тем, что предоставляемый им сервис кажется естественным, качество услуг не вызывает нареканий, во всем, начиная от пропускной системы и уборки помещений до работы компьютерной сети и выхода в интернет. Когда офис на высоте, то офис – менеджера и его сотрудников не видят и не замечают, их работа говорит сама за себя, ясно и открыто, и это является положительным признаком. Но в отличие от проблем, возникающих, например, в реализации какого-то проекта, о чем знают лишь его разработчики, беспорядок в офисе заметен всем, неубранные помещения, а еще и неработающая сеть вызывает больше, чем просто раздражение.

Время от времени проблемы офиса докатываются и до уровня топ-менеджмента, и не всегда они разрешимы путем простого нагоняя администратору или выделения дополнительных средств. Лучше планировать рассмотрение вопросов, связанных с офисными услугами в сетке служебных совещаний и периодически обсуждать их с учетом мнения основных потребителей услуг – сотрудников компании.

20. Связь вопросов совещаний с планами работ компании

Рассмотренные выше темы составляют базу для формирования повестки дня служебных совещаний. Поскольку количество тематических направлений достаточно велико, следует определить порядок группировки и укрупнения формируемой повестки дня совещаний. На наш взгляд, методологической и документальной основой, на которую должны опираться служебные совещания, является система планирования и контроля исполнения, принятая в компании. Существуют различные системы планирования, уровень планирования также отличается от компании к компании, некоторые предприятия успешно работают без формальных планов вообще, другие используют самые передовые системы планирования.

На наш взгляд, приведенные выше темы и вопросы совещаний являются содержательной основой планирования. Существуют различные системы планирования, уровень планирования также отличается от компании к компании, некоторые предприятия успешно работают без формальных планов вообще, другие для этого используют самые передовые системы. Но везде, в явной или неявной форме, инфраструктурные вопросы управления, рассматриваемые на совещаниях, обычно присутствуют и в планах компаний и предприятий.

Одной из таких продвинутых систем является планирование на основе сбалансированной системы показателей (ССП), широко применяемой для управления предприятиями различных отраслей и форм собственности. Обычно структура планов ССП состоит из нескольких разделов, объединенных цепью причинно – следственных связей. Например, для коммерческих организаций структура планов ССП включает следующие разделы:

Раздел 1. Финансовые показатели (финансы) — доходы, расходы, прибыль, рентабельность, акционерная стоимость и т.д.

Раздел 2. Положение компании на рынке (клиенты, рынок), включая отношения с клиентами, состав и динамика клиентской базы, лояльность клиентов, спрос на продукты и услуги и т.д.

Раздел 3. Показатели внутренних бизнес процессов, отражающие операционную эффективность компании, производительность труда, уровень используемых технологий, качество работ и т.д.

Раздел 4. Показатели человеческого капитала, кадров, квалификация сотрудников, уровень подготовки, обучение, мотивация, возможности накопления и использования передового опыта, знаний и т.д.

21. Привязка вопросов совещаний к планам работ компании

Поскольку количество тематических направлений достаточно велико, следует определить порядок группировки и укрупнения формируемой повестки дня совещаний. В таблице приводится пример такой группировки тематики и вопросов служебных совещаний в привязке к разделам плана, составленного на основе сбалансированной системы показателей.

Группировка планов компании и вопросов совещаний

С целью дальнейшей структуризации тематических вопросов служебных совещаний подчеркнем их явную связь с разделами сбалансированной системы показателей. При этом, для каждого вопроса совещаний находится подходящий раздел плана ССП. И наоборот, позициям плана компании, как правило, соответствуют те или иные вопросы совещаний.

Такая привязка основных тематик служебных совещаний к планам на основе ССП позволяет укрупнить и систематизировать рассматриваемые на совещаниях вопросы, более тесно связать систему планирования работ с системой управления совещаниями, нагляднее представлять позиции отдельных вопросов совещаний в общем спектре планов работ компании, тем самым получить большую отдачу и от планирования и от совещаний.

Внимательное отслеживание повестки дня позволяет, после накопления определенной статистики, в оперативном режиме, перемещать повторяющиеся вопросы из совещаний в плановую систему. То же можно сказать и про пополнение повестки дня позициями из планов компании. Такое двухстороннее взаимодействие обеспечивает взаимное усиление плановой и совещательной составляющих управления компанией.

В 2014 году на повышение по карьерной лестнице, а также на интересные задачи от руководства рассчитывают около 36% москвичей, а роста зарплаты ожидают более 50%, показало недавнее исследование HeadHunter.

Нравится вам, или нет, но от того, как выстроятся ваши отношения с руководителем, полностью зависит ваша карьера. Отличное взаимопонимание с руководством сделает наступление дедлайна похожим не на ураган, а на легкий бриз, а ваш рабочий день в офисе может стать на удивление самым приятным времяпрепровождением, которое у вас когда-либо было. С таким настроением грех не взлететь по карьерной лестнице в самый кротчайший срок. Плюс, хорошие взаимоотношения с начальством могут даже повлиять на уменьшение стресса на работе. В ходе исследования рабочей обстановки Американской Ассоциации Психологов выяснилось, что 75% опрошенных работников считают самым напряженным аспектом в работе своего непосредственного начальника.

Селия Шатсман в своей статье приводит 8 ключевых вопросов к своему непосредственному руководителю, которые могут помочь вам подняться по карьерной лестнице.

1. Как прошли ваши выходные?

Когда спросить: Утро понедельника обычно слишком суетное, у каждого миллион дел, которые необходимо сделать срочно. Необходимо улучить момент и спросить, как прошли выходные вашего руководителя. Это даст вам возможность начать строить доверительные отношения с начальником и разговаривать не только на рабочие темы. Попытайтесь спросить что-то специфическое, например, как прошла игра в футбол его сына, понравился ли ему концерт, на который он собирался пойти в субботу.

Почему важно задать этот вопрос: Чем больше вы знаете своего руководителя, тем лучше. Понимая, как он проводит свое время, когда не находится в офисе, вы узнаете, что для него является важным. Это позволит вам построить реальные отношения, выходящие за рамки трудовых будней и дедлайнов. Также, это даст вам еще одно преимущество: ваш руководитель увидит в вас не только подчиненного, а человека, у которого есть своя собственная жизнь за пределами офиса и другие интересы. Кроме того, если вы будете делиться личной информацией о себе и интересоваться жизнью руководителя, вы покажете себя более зрелым, осознанно выстраивающим отношения с людьми.

2. Над какой задачей вы сейчас думаете? Могу я помочь вам в ее решении?

Когда спросить: Это отличный вопрос, чтобы показать, что вы уже не новичок в команде, потому что у вас есть представления о требованиях по работе. Также, этот вопрос следует задать, когда у вашего департамента появляется новый руководитель. Этот вопрос поможет вам выявить приоритеты нового руководителя в переходном периоде. Но, в принципе, вы можете задавать этот вопрос в любое время, когда замечаете, что ваш босс слишком перегружен. Даже предложением помощи вы покажете, что готовы энергично взяться за решение проблемы. Это в разы повысит ваш авторитет.

Почему важно задать этот вопрос: Это показжет, что вы мыслите стратегически и не ждете, пока вам скажут, что нужно сделать.

3. Когда вы думаете о лучших работниках, которые работают на вас, что, по вашему, выделяет их из общего числа?

Когда спросить: Этот вопрос не из категории неожиданных. Приберегите его на время, когда вы будете серьезно нуждаться в обратной связи от своего непосредственного руководителя. Задавать его можно только в непринужденной обстановке – по пути на конференцию, в обеденный перерыв. Этот вопрос может стать отличным знаком того, что вы хотите подняться по карьерной лестнице, улучшить свои профессиональные навыки, которые впоследствии помогут сделать вашу работу гораздо более легкой.

Почему важно задать этот вопрос: Если у вас хорошие взаимоотношения с начальником, но вы ищете чего-то, что может поднять вас на новый уровень, это отличный способ выяснить, что именно ваш руководитель поощряет больше всего. Если вы это выясните, вы можете в дальнейшем смоделировать ваше поведение.

4. Мне действительно очень нравится работать над этим проектом/задачей. Возможно ли сориентировать меня по поводу дальнейшего курса этого дела?

Когда спросить: Каждый раз, как вы начинаете работать над новым проектом, с новой командой, или над задачей, требующей времени для ее решения и реализации. Дайте вашему руководителю знать о том, что вы хотите переговорить с ним об этом заранее.

Почему важно задать этот вопрос: Когда вы спрашиваете вашего начальника после важной встречи: «Ну, как вы думаете, как все прошло?», он, в лучшем случае скажет, что вы проделали большую работу, и на том вам спасибо. Единственный верный способ внести реальный, значимый вклад в развитие того или иного проекта компании – узнать все тонкости заранее.

5. Я очень хочу сделать эту работу качественно. У вас есть какие-нибудь шаблоны или примеры, на которые я мог бы равняться? Или я мог бы обсудить это с кем-то, кто недавно сделал эту работу хорошо?

Когда спросить: Это лучший вопрос, который вы могли бы задать перед началом проекта.

Почему важно задать этот вопрос: Скорее всего, у вашего руководителя уже есть представление о том, как должен выглядеть готовый проект, и если у вас нет четкого понимания ожиданий босса, то он может быть разочарован результатами. Вам не нужно изобретать велосипед, когда вы получаете новое задание. Будьте находчивым и попросите посмотреть на примеры уже готовых, хорошо сделанных работ. Интересуясь точными инструкциями по работе с вашим заданием, вы экономите не только время – свое и руководителя, но и предотвращаете неудовлетворение от плохо проделанной работы.

6. Я бы понаблюдал за развитием этого проекта в течение следующих нескольких месяцев. Не могли бы мы иметь это в виду, когда он будет отправлен в работу?

Когда спросить: Когда вы уже свободно ориентируетесь в своей текущей работе и готовы к новым задачам, решение которых не повлияет на качество выполнения первых.

Почему важно задать этот вопрос: Руководители поощряют тех сотрудников, которые открыты всему новому, любят учиться, растут и берут на себя все новые обязательства. Когда приходит время продвижения по карьере, такие люди будут в первых рядах, поскольку не только хорошо делают свою работу, но всегда готовы к обучению новым навыкам и стремятся сделать весомый вклад в развитие компании.

7. Что я должен начать делать, что перестать, а что должен продолжить делать, так как у меня это получается хорошо?

Когда спросить: В идеале, конечно, ваш руководитель отвечает на эти вопросы во время проверки вашей результативности, но если таких проверок не бывает или они слишком редки, не стесняйтесь спрашивать первым. Если вы только что получили устный отзыв, но не чувствуете, что этой информации достаточно, отправьте вашему руководителю письмо с просьбой выделить немного времени на личную беседу, в ходе которой он сможет подробнее ответить на ваши конкретные вопросы.

Почему важно задать этот вопрос: Возможно, есть много того, что вы делаете хорошо, и результаты от проделывания такой работы нравятся боссу. Но вероятно, существуют другие задачи, с которыми вы справляетесь плохо, или вовсе безрезультативно. Далеко не все руководители в таких случаях предложат вам перестать это делать. Вопрос, поставленный таким способом, заставит его сказать вам, что, например, те десять часов, которые вы тратите на холодные звонки в неделю, не приведут вас к хорошим результатам, что вам лучше поступить по-другому.

Если ваш руководитель уклоняется от ответов на эти вопросы, говорит, что вы и так делаете большую работу и вам не нужно ничего менять, но вы уверены в том, что есть множество возможностей для самосовершенствования, будьте упорным. Попробуйте сказать следующее: «Мне очень приятно, что вы так меня оцениваете, и все же я бы хотел подниматься по карьерной лестнице и потому хочу проверить себя. Что еще я могу сделать, чтобы убедиться в получении повышения в следующем году?»

8. Я уверен в том, что у меня появятся еще мысли и вопросы, как только я разберусь со всей полученной информацией. Не могли бы мы запланировать их обсуждение на ближайшее время?

Когда спросить: В конце любого разговора, в котором ваш руководитель дает вам ценную, даже если не совсем положительную, обратную связь.

Почему важно задать этот вопрос: Сложно думать на ходу и задавать конструктивные вопросы, когда вы чувствуете себя разбитым. Попросив выделить вам несколько дней, чтобы собраться с мыслями, вы будете иметь время, чтобы тщательно обдумать слова вашего руководителя и варианты решений, которые могли бы заставить вас двигаться вперед. «Последнее, что вы хотите – это потерять над собой контроль и высказать все, что накипело», — говорит Джоди Гликман, автор книги «Стать великим на работе: Что говорить, как говорить: Секреты продвижения по карьере», — «Запомните, целью обратной связи от вашего руководителя является не заставить вас гордиться собой, а сделать вас отличным сотрудником».

По материалам сайта www.fastcompany.com

Фото:
pixabay.com

Проведение собраний с подчиненными – важная функция руководителя. От эффективности ее выполнения зависит производительность труда, результативность решения поставленных задач, психологический климат на предприятии. Являетесь дилетантом в этом вопросе? Наша статья поможет прокачать управленческие и организационные навыки, повысив продуктивность собраний с трудовым коллективом.

Роль руководителя на предприятии

Говоря о важности совещаний, в первую очередь необходимо определить ключевую роль руководителя предприятия. Управленец высшего звена является своеобразным двигателем компании. В круг его ответственности входит укомплектованность штата, оснащенность необходимым оборудованием, выполнение плана, повышение прибыли, решение текущих вопросов.

Очевидно, что топ-менеджер не ведет эти дела самостоятельно. На больших предприятиях такие функции распределяются между главами подразделений. В малых фирмах они могут быть сконцентрированы в руках самого управленца и нескольких помощников. Отказ от рутинных обязанностей важен для руководителя. Необходимо соблюдать баланс между полной осведомленностью о производственных процессах, тонкостях работы каждого из подразделений и отсутствием включения в их выполнение.

Руководитель – это лицо, которое эффективно управляет сотрудниками, а не работает за них. Начав выполнять обязанности подчиненных, топ-менеджер теряет авторитет и медленно идет к профессиональному выгоранию. Распределение задач, постановка целей и контроль за их выполнением осуществляются на деловых совещаниях.

Деловое совещание: понятие, функции

Во время совещания собирается группа людей для обсуждения производственных задач, постановки целей, отчетности о результатах работы. Такой вид взаимодействия позволяет руководителю своевременно распределять задачи и получать обратную связь от подчиненных. Мероприятие может проводиться с управленцами подразделений, активными членами трудового коллектива, работниками разных отделов. Собрания с подчиненными обычно длятся от 10 минут до двух часов. Более продолжительные совещания не продуктивны, так как у коллектива снижается концентрация внимания.

Выделяют следующие функции собраний с подчиненными:

1. Информативная. Она заключается в передаче неизвестных актуальных данных, сборе отчетности о текущих мероприятиях в компании.
2. Координирующая (организационная). Деятельность по планированию производственного процесса, определению уполномоченных для выполнения отдельных трудовых обязанностей.
3. Оценочно-ориентирующая. Эта функция подразумевает объективную оценку текущего положения дел на предприятии, работоспособности, компетентности, исполнительности линейных руководителей и подчиненных.
4. Интегрирующая. Совещание – важный инструмент для формирования командного духа. Оно позволяет каждому участнику почувствовать себя частью единой команды.
5. Контролирующая. Собрание с подчиненными – ключевой инструмент оценки руководителем оперативности, корректности выполнения отданных приказов.
6. Стратегическая. В процессе взаимодействия с трудовым коллективом выстраивается единая стратегия деятельности предприятия, оптимальный план действий по ее внедрению в жизнь.

Кроме этого, во время собраний с подчиненными происходит разумное распределение ресурсов, обязанностей, работа над изменениями, согласование действий. Здесь же уделяется внимание внутренним и внешним коммуникациям. Выслушиваются жалобы, претензии, информация о взаимодействии с партнерами и контрагентами.

Типы собраний с подчиненными

Собрания с подчиненными бывают плановыми и внеплановыми. Информация о первых должна быть прописана в регламенте компании. Они проводятся строго по запланированному графику. Внеплановые встречи организуют для решения оперативных задач. Чаще управленец и подчиненные не располагают временем для подготовки к таким мероприятиям.

Оперативный тип совещания

Оперативное совещание – это деловое мероприятие, на котором происходит обсуждение текущих вопросов, актуализация проблем, поиск путей их решения, а также сдается отчетность. Ключевой признак таких совещаний – регулярность. Обычно они проводятся ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Примерами собраний подобного типа являются планерка, пятиминутка. Они продолжаются не больше получаса. Не пренебрегайте проведением оперативных совещаний, если желаете контролировать положение дел в компании.

Отсутствие планерок влечет за собой снижение авторитета руководителя, низкие результаты работы, ошибки. Регулярные оперативные совещания стимулируют работников на максимальную производительность. Нежелательны при оперативных совещаниях затянутость, обсуждение второстепенных вопросов.

Инструктивный тип совещания

Инструктивное совещание – это информационный формат делового собрания. Его ключевая цель – ознакомление сотрудников с изменениями, новой документацией, проведение инструктажа. Дискуссии, обмен мнениями на инструктивном собрании отсутствуют. Такие совещания носят исключительно ознакомительный формат. Иногда на инструктивных собраниях определяется срок выполнения конкретных задач, назначаются ответственные лица.

Примеры инструктивных совещаний: инструктаж, ознакомление с распоряжением, информирование о меняющихся условиях труда. Ошибки на таких собраниях маловероятны, но чаще от них можно отказаться вовсе, сделав рассылку необходимой документации по отделам.

Проблемный тип совещания

Совещание проблемного типа часто проходит в формате дискуссий. Продолжительность такого собрания составляет около двух часов. В начале мероприятия актуализируется проблема, ставятся задачи, выслушиваются доклады подчиненных, происходит коллективное обсуждение.

Конструктивный результат проблемного собрания – принятие оптимального решения. На таком совещании управленцу отводится роль председателя, координирующего его ход. Продуктивность собрания зависит от профессионализма, креативности подчиненных. Обычно решения, принятые на проблемном совещании, затрагивают все направления деятельности предприятия. Распространенные ошибки при проведении таких мероприятий: формальность, присутствие подчиненных только из одной отрасли, малая продолжительность.

Стратегический тип совещания

Стратегические совещания – новый тип собраний с подчиненными, который внедряется на современных предприятиях. Цель таких встреч – обсуждение стратегии компании, работа над бизнес-процессами. На стратегическом мероприятии актуализируются вопросы мотивации, развития, внедрения новых идей, происходит обмен опытом. Такие совещания позволяют компании избежать кризисных ситуаций, вовремя внедрять инновационные решения. Ключевая ошибка при проведении стратегических собраний – обсуждение рутинных задач, отсутствие учета актуальной экономической ситуации.

Примеры тем стратегических совещаний: «Разработка антикризисных решений», «Разработка методов нематериальной мотивации». Такие мероприятия длятся достаточно долго. Обычно они не ограничиваются одной встречей. Средняя продолжительность подобного совещания составляет 1–2 часа.

Итоговый тип совещания

Отчетные совещания за квартал или год проводятся на каждом современном предприятии. Их цель – подведение итогов работы за определенный период, постановка новых задач и формирование планов работы. Такие совещания проводит руководитель высшего звена. Среди присутствующих должны быть заместители директора, начальники отделов. Каждый приглашенный подготавливает отчетную документацию, выступление, презентацию. Ключевой ошибкой управленца на таком совещании будет отсутствие заданного вектора для будущего развития – ожидаемого плана работ на следующий период. Итоговые совещания продолжительны по времени. На больших предприятиях отчетность всех подразделений обычно занимает не менее недели.

На деловых совещаниях большое значение имеют статус и позиция работника в сравнении с другими участниками. Это влияет на его продуктивность, самооценку. Рекомендуем проводить итоговые совещания с сотрудниками, которые занимают должности одного уровня.

Собрание с подчиненными: ключевые цели и задачи

Ключевая цель делового совещания – разработка эффективных решений возникающих проблем. Собрание с подчиненными предоставляет возможность руководству отдавать приказы, не используя средства связи и электронную почту. Полезны такие мероприятия и для подчиненных. В процессе деловой беседы появляется возможность актуализировать проблему, поделиться с руководством своими идеями. Нельзя недооценивать важность деловых совещаний.

Можно выделить несколько задач, которые решают производственные совещания:

• поддержка стратегии предприятия, ее формирование, донесение установленных правил до подчиненных;
• интеграция действий всех подразделений компании в соответствии с принятой политикой;
• определение новых задач;
• выработка оптимальных решений по возникшим проблемам;
• оценка эффективности проведенных мероприятий.

Собрание с подчиненными: организация и проведение

Стихийные собрания с подчиненными – ошибка новоиспеченных управленцев. Без четкого плана такое мероприятие превратится в обычные переговоры с коллегами, напрасную потерю времени. Помните, что деловое совещание является рабочим проектом. Оно должно иметь четкие цели, план, регламент, ограничения по времени.

Подготовка к деловому совещанию

Совещание не должно быть формальным мероприятием в компании. Учет следующих рекомендаций к подготовке к деловому собранию повысит его эффективность:

1. Определите цели и желаемые результаты совещания. Если цель расплывчата, с высокой вероятностью собрание не будет эффективным для организатора и участников.
2. Разработайте план и повестку дня. Беседа не должна быть рутинной. Рассматривайте вопросы, которые вызовут оживленные дискуссии.
3. Ознакомьте участников с фактами. Не тратьте время на теорию в процессе совещания. Проинформируйте участников заранее об обсуждаемых показателях. Озадачьте помощника составлением информационной справки и ее рассылкой каждому члену коллектива.
4. Не приглашайте лишних участников. Оптимальное количество подчиненных, присутствующих на деловом собрании, – до девяти человек. Такая численность обеспечивает максимальную вовлеченность сотрудников и активное участие каждого из них во время беседы. При большем количестве присутствующих высоки шансы, что участвовать в беседе будет руководитель и несколько активистов. Остальные займут роли слушателей.
5. Место проведения совещания зависит от его целей. Не всегда кабинет директора или конференц-зал – это лучший вариант для организации делового собрания. При обсуждении производственных вопросов допускается проводить совещание в цехах, у информационного стенда. В обычных условиях важно позаботиться о комфорте. Удобные стулья, оптимальный температурный режим поспособствуют тому, что участники беседы будут оставаться активными на протяжении всего обсуждения.

План делового совещания

Отсутствие плана собрания с подчиненными сделает его бесструктурным. Управленец будет перескакивать с одной мысли на другую, а часть важных проблем так и не будет донесена до работников. Составленный план позволит избежать неловких ситуаций в виде молчания, обсуждения посторонних вещей.

План определяет повестку дня, ответственных лиц. В него вносятся актуальные проблемы и задачи. Наиболее предпочтительный формат перечисления – от более важных к менее существенным. План делового совещания составляется самим управленцем либо его помощником. Делегировать такую обязанность стоит только в том случае, если топ-менеджер уверен в высоком профессионализме работника.

Примерный план делового совещания с подчиненными:

1. Приветственная речь.
2. Подведение итогов результативности работы за определенный период (сутки, неделю, месяц).
3. Актуализация новой проблемы. Рассказ о важности ее своевременного решения.
4. Мозговой штурм.
5. Оценка предложенных идей.
6. Голосование за определенный вариант либо единогласное решение руководителя.
7. Определение ответственных лиц и сроков для решения проблемы.
8. Возвращение к рабочему процессу.

Подготовительный этап к совещанию обязательно включает информированность управленца о проблеме, ресурсах предприятия. Не тратьте личное время на сбор данных, лучшее решение – справка, подготовленная личным помощником.

Проведение совещания

Деловое собрание, как и другие мероприятия, имеет свою структуру – начало, основную и завершающую части. Не пренебрегайте пунктуальностью – проводите совещание в запланированное время. На личном примере демонстрируйте сотрудникам уважение, обязательность. В процессе собрания руководствуйтесь следующими правилами:

1. Огласите план, повестку мероприятия. После этого не уклоняйтесь от заданного курса и не позволяйте приглашенным сменить фокус внимания на решение других задач.
2. Уделите внимание вопросам прошлого совещания. Попросите у ответственных отчеты о решении проблем, озвученных на прошлом собрании. Это позволит постоянно контролировать положение дел в компании.
3. Начало совещания посвятите обсуждению первостепенных задач, переходя к менее важным. Даже если собрание придется прервать на середине из-за срочных дел, мероприятие не будет проведено зря.
4. Не позволяйте участникам совещания перебивать друг друга. Один говорит – другие слушают, и дело не только в уважении. В противном случае беседа приобретет неформальный характер.
5. Избегайте конфликтов. В процессе совещания участники высказывают замечания, которые руководитель либо подчиненные могут принять на личный счет. Если обсуждение плавно перетекает в конфликт, погасите его на корню, вернувшись к обсуждаемой проблеме.
6. Фиксируйте процесс. Протокол совещания необходим любому руководителю. В нём фиксируется информация о процессе, определяются ответственные за выполнение отдельных задач и сроки исполнения отданных распоряжений. В больших организациях протокол собрания ведет помощник руководителя. В начинающих компаниях с малым штатом работников обычно это делает сам управленец либо назначенное лицо.
7. Избегайте повышенных тонов. Говорите уверенно, четко, спокойным тембром на протяжении всего мероприятия. Переход на крик – признак несостоявшегося управленца.
8. Не критикуйте персонал прилюдно. Присутствующий подчиненный совершил ошибку либо отдел продаж не выполнил план? Публичная «порка» в таком случае только демотивирует. Личные претензии высказывайте с глазу на глаз.
9. Не навязывайте свое мнение. Если вы уже приняли решение, обсуждать с подчиненными его целесообразность не стоит. При открытых вопросах позвольте участникам собрания иметь свою позицию.
10. Делайте перерывы. Если совещание продолжается больше двух часов, продолжите мероприятие на следующий день. С высокой вероятностью подчиненные уже не вовлечены в процесс, поэтому он не будет эффективным.
11. Правильно завершайте совещание. В конце мероприятия еще раз вернитесь к его цели и разработанному плану действий. Протокол собрания должен быть составлен немедленно. Двусмысленность изложения недопустима. Документ рассылается каждому из участников собрания в электронном виде.

Помните, что эффективность совещания зависит от стиля руководства управленца. Если менеджер авторитарен, дискуссий и обсуждений на мероприятии не будет вовсе. Собрание займет минимум времени и будет сведено только к раздаче распоряжений. Однако это негативно отразится на продуктивности работы, прибыли предприятия. Современный руководитель прислушивается к мнению других.

Типы участников совещания и стратегии взаимодействия руководителя

Деловое совещание подразумевает не просто передачу информации и приказов, а активное взаимодействие с участниками. Руководитель должен сохранять свой авторитет, не опускаясь до угроз или оскорблений. Игнорирование здесь также будет неэффективно. Мы расскажем об основных типах участников совещания и продуктивных стратегиях взаимодействия с ними. Следуя несложным рекомендациям, контроль за процессом всегда будет находиться в руках управленца:

1. Государственный муж. Стратег, авторитетное лицо. Он не тратит время на открытые прения, уважителен. Любое его предложение на вес золота. Как правило, эту роль выполняет руководитель организации.
2. Доминирующий. Обычно это управленец среднего звена. На собрании занимает активную позицию, перетягивает внимание к своей личности, предложениям. Часто навязывает свою точку зрения, при отсутствующих рамках может перейти в конфронтацию. Задача руководителя – не дать такому подчиненному пересечь границы, но и не демотивировать. Высказывания и предложения лучше комментировать следующим образом: «Ваш способ решения имеет место, но давайте послушаем предложения других участников».
3. Повеса. Много говорит, пускает пыль в глаза, беспечен, циничен. Тратит время совещания впустую, пытаясь перевести тему. Приструнит такого подчиненного замечание по типу «Соответствует ли сказанное основной теме собрания?».
4. Жаждущий признания. Много рассказывает о личном вкладе в общие результаты работы, увлеченно смакует выполненные рутинные дела. Приписывает заслуги отдела только личным достижениям. Такие обсуждения переводят совещания в неуместное русло. Лучший ответ руководителя на подобную полемику: «Как то, что вы нам сообщили, может использоваться для решения поставленного вопроса?»
5. Критик. Подчиненный, ставящий под сомнение любые идеи, высказанные на совещании. Принижает других, обесценивает чужие начинания. Целесообразен встречный вопрос руководителя на подобные выпады: «Что вы конкретно предлагаете для решения вопроса?», «Расскажите о вашем видении разрешения ситуации».
6. Блокировщик. Работник, упрямо возвращающийся к обсуждению пройденных вопросов совещания. Если не взять под контроль ситуацию, совещание будет долгим, но непродуктивным. Руководителю целесообразно напоминать ему о том, что сейчас обсуждается другой вопрос, либо задать вопрос: «Как то, что вы сейчас говорите, относится к теме обсуждения?»
7. Пассивный. Рассеянный подчиненный, не желающий участвовать в обсуждении. На собрании важно, чтобы каждый участник высказывал свои идеи. Вопросы от руководителя, которые помогут вовлечь пассивного члена коллектива в дискуссию: «Что вы думаете по этому вопросу?», «Каковы ваши предложения?»
8. Прыгающий с темы на тему. Участник совещания, актуализирующий посторонние, несущественные вопросы. Целесообразное замечание руководителя такому работнику: «Мы уже закончили обсуждение темы совещания?»
9. Зануда. Работник, пытающийся разобраться в каждом несущественном вопросе. Это тянет время, утомляет других подчиненных, мешает перейти к решению других задач. Лучший ответ руководителя на полемику такого типа работника: «Мы уже закончили обсуждение этого вопроса», «Решение по этой проблеме уже принято».

Неловкие ситуации на деловом собрании: как обойти острые углы?

Любое совещание – непредсказуемый процесс, во время которого могут возникнуть непредвиденные трудности. Эффективный управленец всегда готов столкнуться с неловкими ситуациями и быстро вернуться к цели встречи. Рассмотрим примеры популярных непредвиденных моментов на деловом собрании и эффективных способов их разрешения:

1. Молчание. Вы задали вопрос, актуализировали проблему – и в конференц-зале повисло томное молчание? Такие ситуации не редкость. Вновь актуализируйте информацию, лично обратитесь к любому из сотрудников, компетентному в этом вопросе, чтобы он дал свои комментарии. В крайнем случае скажите, что вернетесь к обсуждению проблемы в конце мероприятия.
2. Конфликт. Ссора может произойти в любой группе, и рабочий коллектив не является исключением. Существует два способа выхода из такой ситуации. Первый вариант – это прекратить спор, не давая любой из сторон высказаться. Кроме того, вы можете выслушать каждую из сторон конфликта, выявить причину спора и стать миротворцем, уладив недоразумение.
3. Страх перед сложными проблемами. Из-за непредвиденной проблемы подчиненные боятся высказать идеи? Простимулируйте их, сказав, что даже неподходящее предложение лучше, чем абсолютное молчание.
4. Возвращение к уже решенной проблеме. Сообщите, что у совещания имеется жесткий регламент и тайминг. Не стоит тратить рабочее время на то, что уже решено.

Распространенные ошибки при проведении совещаний с подчиненными

От ошибок не застрахован никто. Приведем перечень распространенных недочетов, которые допускают управленцы на собраниях с подчиненными. Исключив их, вы сделаете совещания максимально эффективными:

1. Стихийность. Участие в незапланированном совещании – стресс для работника, так как такое мероприятие требует подготовки. Проводите стихийные собрания только при возникновении сложных и неотложных проблем.
2. Продолжительность. Максимальная длительность совещания – два часа. По истечении этого времени происходит снижение концентрации внимания подчиненных, они устают. Если процесс затягивается, перенесите продолжение собрания на другой день.
3. Неподготовленность. Готовиться к совещанию необходимо управленцу и подчиненным. Руководитель должен быть полностью осведомлен о проблеме, уже принятым мерами для ее решения. Необходимо составить план и регламент мероприятия. Готовность подчиненных выражается в наличии необходимой документации, справок, отчетов о выполнении ранее отданных распоряжений.
4. Неформальность. Совещание – рабочий процесс, который должен иметь установленные правила. Опоздания, перебивания коллег, разговоры на повышенных тонах, обсуждение посторонних вопросов и пропуски без уважительной причины недопустимы.
5. Неумение слушать. Совещание не должно представлять собой театр одного актера. Если вы принимаете решение единогласно, необходимость в них вообще отсутствует. Распоряжения можно отдавать по телефону и электронной почте. На собрании прислушивайтесь к мнениям и идеям подчиненных.
6. Отсутствие навыков ораторского искусства. Хотите, чтобы вас слушали и слышали? Работайте над речью, развивайте харизму и уверенный тембр голоса. После прокачки такого навыка проведение совещаний и публичные выступления перестанут быть для вас проблемой.
7. Неуважительное отношение к подчиненным. Руководитель не должен допускать повышения голоса в беседах с подчиненными, угроз, прилюдных оскорблений. Думаете, что таким поведением вызовете страх и уважение в глазах коллектива? Напротив, вы прослывете несостоявшимся, несдержанным человеком, который занимает чужое место.

Совещания – это действенный инструмент решения актуальных вопросов, с которыми сталкивается фирма. Руководитель должен подходить к организации подобных мероприятий серьезно. Помните, что эффективность совещаний во многом определяет вектор развития предприятия. Когда сотрудники понимают, что к ним прислушиваются, их мотивация возрастает, а это влияет на результаты деятельности компании в целом.

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % — визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены — персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно — пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами — спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять — слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, — именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения — это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!