Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.
Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.
Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.
Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
Когда должностная инструкция не обязательна
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.
Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.
Как изменить должностную инструкцию
Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.
Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:
-
утверждено новое штатное расписание;
-
изменились полномочия и обязанности работников;
-
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
-
внедрили новые технологии;
-
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.
Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции
Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:
-
в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
-
в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
-
при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.
Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:
-
типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
-
статуса работника: до принятия на работу или после;
-
сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.
Как оформляется изменение должностной инструкции
Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.
Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:
-
утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
-
внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
-
изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.
Если инструкция оформлена как отдельный документ
Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.
Если инструкция — часть трудового договора
В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.
Если вводится новая трудовая функция
Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.
Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.
Изменение должностной инструкции по соглашению сторон
Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.
Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон
-
Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
-
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
-
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
-
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
-
В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.
Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.
Изменение должностной инструкции без согласия работника
Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.
Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.
Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.
Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника
-
Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции.
-
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
-
Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
-
Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.
Приказ об утверждении должностных инструкций — образец его мы приведем в нашей статье. А кроме того, расскажем, какова специфика составления данного документа, обосновывающего процедуру использования фирмой должностных инструкций.
Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций
Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.
Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой. Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса. Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.
Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? Ответ на этот вопрос дал инспектор Министерства труда и социальной защиты Р.А.Исмаилов. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Структура приказа о введении должностных инструкций
Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:
- блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о…»);
- текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью…»);
- текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю…»).
Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.
В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).
Где скачать образец приказа о должностных инструкциях
Загрузить образец приказа о введении во внутрикорпоративный оборот должностных инструкций вы можете, кликув по ссылке ниже.
Образец приказа об утверждении должностной инструкции
Скачать
Итоги
Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.
Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец».
Шаблоны и формы
Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции
Приказ об утверждении должностной инструкции — это распорядительный документ, который вводит в действие локальный нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность работника.
Как утверждают инструкции
Должностная инструкция включает перечень функциональных обязанностей, обозначает структуру подчиненности и пределы ответственности, перечисляет квалификационные требования, предъявляемые к должности, содержит иные аспекты в зависимости от кадровой политики организации. Трудовой кодекс не обязывает работодателей иметь такой документ, но он весьма полезен. Трудовая функция указывается в трудовом договоре, но неудобно описывать там подробно обязанности, поэтому для этого используется отдельный документ. Является локальным нормативным актом организации и утверждается, как другие нормативные акты. Может являться приложением к трудовому договору или самостоятельным ЛНА. При внесении изменений рекомендуем руководствоваться письмом Роструда №4412-6 от 31.10.2007.
Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.
Обязательно ли готовить приказ
Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.
В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 утверждение осуществляется либо должностным лицом, либо распорядительным документом, либо решением коллегиального органа. Исходя из этого, должностная инструкция утверждается приказом или руководителем организации. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу.
Так выглядит гриф утверждения руководителем:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванов И.И. Иванов
12.12.2020
Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:
УТВЕРЖДЕНА
приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
от 12.12.2020 №99-од
Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.
Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.
Как составить приказ
Специальных требований к составлению нет. Есть рекомендованные формы различных ведомств. Оформляется следующим образом:
- На бланке организации.
- Имеет необходимые реквизиты: дата, номер, место издания (населенный пункт), наименование документа.
- Констатирующая часть содержит обоснование и причины создания. Например: «В связи с введением новой должности», «В связи с переименованием отдела», возможна ссылка на нормативный акт (утвержденный профстандарт, распоряжение конкретного ведомства).
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Примерный текст: «Утвердить ________ с __.__.___ (дата) должностную инструкцию по должности ______________. Инструкцию от __.__.____ (дата) признать недействительной. Ознакомить всех заинтересованных лиц. Контроль за исполнением возложить на ____________».
- Должность руководителя, подпись, расшифровка.
Образец
Вот примерный образец приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции:
Порядок ознакомления с приказом
С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.
Срок хранения документа
Определяем срок хранения исходя из того, к каким приказам относится приказ об утверждении должностной инструкции — по основной деятельности; хранится постоянно или до ликвидации организации (для компаний, не являющихся источниками комплектования госархивов) (п. 19 Перечня, утвержденного Федеральным архивным агентством 20.12.2019). Индивидуальные ДИ должны храниться в личных делах работников 75 лет, если утверждены до 01.01.2003, и 50 лет, если после. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми (пункты 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).
Об авторе статьи
Ивашева Светлана
HR-специалист
В 1998 году закончила СПбГИК (информационный менеджмент), в 2001 — ЛИМТУ «Юридические аспекты кадровой работы», в 2008 — СПбГУЭФ ВЭШ, управление персоналом. Опыт начальником отдела кадров в банке, СМИ, на производстве. Оказываю услуги по КДП (аутсорсинг).
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома — это документ, необходимый для придания юридической силы принятым решениям на голосовании по повестке дня. Он является основанием для легитимного урегулирования вопросов, возникающих при управлении МКД. Составляется в электронной и письменной форме.
27 апреля 2021
Характеристика на бухгалтера с места работы — это документ, отражающий профессиональные качества и ценность финансового работника для предприятия. Он требуется в разных ситуациях. В зависимости от назначения есть отличия по его составлению.
24 августа 2021
Ознакомить работников под подпись с ЛНА и распоряжениями руководителя компании — обязанность работодателя (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, абз. 21 ст. 22 ТК РФ). А если сотрудник откажется поставить подпись? Составляем акт. Рассказываем, как составить акт об отказе работника подписать документ, чтобы избежать штрафов за нарушение трудового законодательства.
26 января 2023
Акт о недостаче товара при инвентаризации — это документ, который составляют при выявлении несоответствий в зарегистрированной и фактической номенклатуре. Его составляют не только при ревизии, но и при приемке, если в партии обнаружены расхождения.
16 августа 2021
Приказ об утверждении должностных инструкций – это локальный нормативный акт, вводящий в действие внутренние документы, которыми закрепляются основные обязанности, права и ответственность сотрудников в зависимости от их рабочей функции. Всегда ли необходимо издавать распоряжение, или достаточно визы руководителя на самой должностной инструкции – поясним на примерах.
Трудовая функция каждого сотрудника содержится в его трудовом договоре. На вопрос детализации трудовой функции, должностных обязанностей и прав, пределов ответственности существуют два взгляда:
- первый – вся детализация излагается в трудовом договоре или в приложении к нему;
- второй – необходимые положения утверждают отдельным локальным нормативным актом, который имеет название должностная инструкция.
Приказ об утверждении должностных инструкций, образец
Скачать
Когда необходим
- при создании новых штатных единиц в структуре предприятия;
- при изменении технологии производства;
- в случае изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию работника и т.д.
Порядок подготовки
Персонал и руководство коммерческих организаций, как правило, к данному вопросу подходят намного проще:
- руководитель своей визой утверждает новый документ;
- сотрудник отдела кадров доводит его положения до сведения персонала (кого касается);
- сотрудники знакомятся с новым документом, ставят свои подписи в подтверждение ознакомления и получают копию.
В бюджетных организациях или в компаниях с присутствием государственного капитала – все намного более формализовано.
Детский сад
Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ выглядит примерно следующим образом:
Трудовая функция воспитателя или нянечки в садике стабильна уже на протяжении многих лет, однако и здесь периодически возникает необходимость внесения изменений. Распоряжение в данном случае будет выглядеть следующим образом:
Школа
Приказ об утверждении должностных инструкций в школе аналогичен детсадовскому, с разницей в наименовании учебных заведений.
Механизм внесения изменений такой же.
Госкорпорация
Здесь работают настоящие бюрократы.
Например, приказ об утверждении должностных инструкций Газпрома:
- ставит задачи сразу нескольким подразделениям;
- устанавливает контрольные сроки;
- определяет конкретных ответственных должностных лиц;
- уточняет порядок взаимодействия при подготовке данных документов и т.д.
Образец выглядит следующим образом:
Скачать
Общие моменты
Четко определенных требований к формулировкам такого вида распоряжения в трудовом законодательстве не существует, однако он должен содержать:
- наименование документа;
- текстовый блок с формулировкой, объясняющей причину издания распоряжения «В связи с необходимостью…»;
Далее текст разбивается на пункты. В них входит информация об:
- утверждении и введении в действие инструкции с указанием профессий и даты;
- положение об ознакомлении принятых на работу сотрудников с содержанием инструкции;
- сведения о контроле руководителя за выполнением данных указаний.
Документ должен быть подписан руководителем фирмы.
Приказ о введении инструкций в организации считается нормативным актом, по которому с работника можно спросить за качество и объем выполняемой работы, снизить или увеличить размер премиального вознаграждения.
На заметку
Отдельными ведомственными приказами утверждены типовые документы, которые можно использовать при подготовке распоряжений на местах.
В качестве примера приведем следующие правовые акты:
- Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645;
- Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379 ;
- Приказ МВД России от 12.01.1998 N 19.
Приказ о введение в действие должностных инструкций – это распорядительный документ, в соответствии с котором на предприятии утверждаются официальные бумаги, более подробно регламентирующие трудовую функцию работника.
Файлы для скачивания:
Должностная инструкция
Должностная инструкция – это отдельный документ, в котором обуславливаются условия труда сотрудников, занимающих конкретную должность. Его наличие на предприятии необязательно. Вопрос о необходимости инструкций определяет руководитель организации лично. Как правило, должностные инструкции широко применяются в государственных и муниципальных предприятиях, а также в крупных коммерческих организациях. Субъекты малого и среднего бизнеса обходятся трудовым договором.
Зачем нужна инструкция
Статья 57 Трудового кодекса гласит, что трудовой договор в качестве одного из обязательных пунктов должен содержать положение, раскрывающее функцию работника в компании. Сделать это можно двумя способами:
- подробно регламентировать деятельность в самом трудовом соглашении;
- оставить ссылку на утверждённую должностную инструкцию, указать её в качестве приложения.
Второй вариант видится более предпочтительным по следующим причинам:
- во-первых, это более подробное описание трудовой функции. Должностная инструкция содержит чёткое указание на рабочее место работника, подробно расписывает то, чем он должен заниматься в течение дня. Ссылаясь на инструкцию, сотрудника можно легко привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушения трудовой дисциплины;
- во-вторых, это упрощённая процедура изменения трудовой функции. По общему правилу любой изменение в трудовой договор требует согласия обеих сторон соглашения. При внесении изменений в должностную инструкцию согласия подчинённого не требуется.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что утверждение должностных инструкций осуществляется в первую очередь в интересах работодателя.
Кто разрабатывает документы
Разработка должностных инструкций – это ответственное задание, требующее определённой подготовки, уровня образования и степени квалификации. Речь идёт в первую очередь о познаниях в области трудового права. Строго не допускается наличие в документе противозаконных положений. Работодатель не вправе требовать от подчинённого совершения действий, прямо не регламентированных Трудовым кодексом РФ.
На практике разработкой инструкций занимается юрисконсульт организации или директор лично.
На кого распространяется действие инструкции
Должностная инструкция разрабатывается не под конкретного сотрудника, а под должность в штатном расписании. Соответственно, документ обязателен для исполнения всеми лицам, замещающими эти должности.
Кто пишет и исполняет приказ
Все распоряжения издаются от имени директора предприятия, тем не менее составлением приказа не всегда занимается лично начальник. Руководитель поручает эту задачу одному из своих подчинённых. Выбранный работник должен уметь работать с документами. Как правило, приказы пишут секретари, юристы и работники кадровой службы. Директор получает на подпись уже готовый вариант документа.
Под исполнением принято понимать воплощение в жизнь обозначенных на бумаге положений. В настоящем случае исполнение будет заключаться в уведомлении всех работников, занимающих определённые должности, о вступлении в силу должностных инструкций. Этим обычно занимается начальник отдела кадров. Именно в его ведении находятся все взаимоотношения сотрудников с работодателем.
Форма документа
В настоящий момент действующее законодательство не требует составлять распорядительную документацию, пользуясь общеобязательными унифицированными бланками. Зачастую можно встретить рекомендованные формы, но пользоваться ими необязательно. Приказы пишутся на предприятиях в свободной форме. Необходимо учесть, что документ в свободной форме также имеет свои тонкости. Речь идёт о:
- деловом языке речи;
- обозначении реквизитов организации;
- подписании официальной бумаги всеми упомянутыми в ней лицами;
- наличии основания и обоснования.
Написать распоряжение рекомендуется на фирменном бланке компании. Также всегда имеется возможность воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, однако фирменная форма видится более предпочтительной, так как на ней уже изложены все реквизиты фирмы. Если писать приказ с чистого листа, сведения об организации придётся прописывать вручную.
Исполнить текст распоряжения можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта обладают равной юридической силой, выбор лежит на плечах составителя.
Объясняем, как правильно составить приказ
В шапке документа указываем полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Ниже по документу посередине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер. Затем обозначаем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором территориально располагается предприятие.
Переходя к основной части, начать следует с обоснования. Указываем действительную причину введения должностных инструкций. Обычно используется общая формулировка, мотивирующая процедуру повышением производительности и дисциплины труда.
С красной строки пишем слово «приказываю» и по очереди утверждаем следующие положения:
- вводим в действие должностные инструкции. Указываем их номера, обозначаем дату вступления в силу;
- если новые инструкции пришли на замену старым, признаём предыдущие утратившими силу;
- отдаём распоряжение начальнику кадровой службы ознакомить весь персонал с содержанием настоящего документа и должностных инструкций;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Это может быть также начальник кадровой службы или директор фирмы лично.
Примерный образец
На этом составление приказа подходит к концу. Знакомим всех упомянутых в официальной бумаге лиц с её содержанием под подпись (с расшифровкой). В последнюю очередь на документе расписывается руководитель компании. С обозначенной даты должностные инструкции вступят в силу.