Задачи представителя высшего руководства

Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (Американское общество качества – American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. В сфере качества Марк работает с 1994 года. Автор статьи имеет практический опыт в области аудита, улучшения процессов, подготовки процедур для систем качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Также Марк Хаммар – сертифицированный ведущий аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100 и ISO 14001.

Возникает вопрос: почему ISO 9001 требует, чтобы топ-менеджмент назначил в системе менеджмента качества своего представителя? Значит ли это, что у органа по сертификации теперь есть одно контактное лицо, которому его сотрудники могут звонить, если возникла такая необходимость? А может, это контактное лицо для клиентов? Один определенный номер телефона, по которому они могут позвонить и подать жалобу. Еще вопрос: почему такой человек должен быть обязательно из состава руководства? Нет способа лучше ответить на поставленные вопросы, чем присмотреться: какие же обязанности в системе менеджмента качества (СМК, – ред.) возлагаются на «представителя высшего руководства», как его называет стандарт ISO 9001.

Сфера ответственности представителя высшего руководства

Стандарт в этом вопросе совершенно прозрачен: он требует назначить представителя топ-менеджмента. Если даже у выбранного руководителя есть другие обязанности, помимо тех, которые связаны с СМК, он должен взять на себя полномочия и ответственность за три направления работы, связанных с функционированием системы. В стандарте есть некоторые уточнения, которые, если возникнет соответствующая ситуация, расширят сферу ответственности представителя высшего руководства. Обычно в организациях его роль принимает на себя менеджер по качеству, но в стандарте нет требования о том, чтобы представителем был именно он. Любой высший руководитель может взять на себя эту роль. Поверьте, создатели стандарта ISO 9001 имели веские причины ограничить круг возможных кандидатов на организационную роль, о которой мы здесь говорим, именно представителем менеджмента. Точно так же, как важно, чтобы топ-менеджеры были вовлечены в проект внедрения СМК, имеет критическое значение и сохранение за менеджментом контроля над верхними процессами мониторинга и измерений в системе, на которые выводится вся информация снизу.

Однако вернемся к трем обязанностям (и одной дополнительной, на случай необходимости, – ред.), которые стандарт возлагает на плечи представителя руководства.

Поддержка функционирования процессов СМК. В соответствии со стандартом, представитель высшего руководства должен проверять разработаны ли процессы СМК, внедрены ли, поддерживаются ли в рабочем состоянии. Для этого выбранный менеджер может анализировать результаты внутренних аудитов, беседовать с хозяевами процессов или даже анализировать заинтересовавший процесс лично, чтобы убедиться, что он функционирует как надо. Если бы этой работой не занимался представитель высшего руководства по качеству, то данный функционал был бы распределен между хозяевами процессов, на практике это означало бы, что за них не отвечает никто. Держа в своих руках нити от процессов СМК, представитель руководства может оценить работу каждого процесса системы в отдельности, но и увидеть, сохраняется ли связь между всеми процессами. Только после того, как приняты во внимание связи между процессами можно начать оптимизировать какой-нибудь один из них, так как далеко не каждая перемена, которая будет хороша для отдельного вида деятельности, будет хороша и для всей системы в целом.

Доведение информации о работе системы менеджмента качества. Представитель руководства должен отвечать за еще одну функцию. В его задачу входит доведение до руководства информации о том, насколько хорошо или плохо функционирует система. Также именно он обращает внимание менеджеров на те или иные возможности по улучшению СМК – это тоже часть этой работы. Как мы уже здесь говорили, топ-менеджмент должен делом поддерживать проект внедрения системы качества, если только, конечно, хочет получить от него реальную пользу для организации. Без того, чтобы представитель обращал внимание на возможности по улучшению, руководство не сможет фокусироваться на отдельных элементах СМК и эффективно принимать решение о выделении ресурсов на их совершенствование. Наличие голоса СМК в высшем руководстве, – это и есть представитель, – может сыграть критически важную роль в том, вернутся ли инвестиции в систему или нет.

Информацию об эффективности системы менеджмента качества представитель руководства получает от процессов мониторинга и измерений и представляет ее на встречах «топов» в рамках процессов анализа со стороны руководства.

Доведение до сотрудников компании требований потребителя. Последней зоной ответственности представителя высшего руководства является доведение до всех сотрудников организации информации о потребительских требованиях к продукции. Поскольку удовлетворенность потребителей – один из важнейших аспектов для СМК, жизненно важно, чтобы все в организации понимали потребности клиентов. Они должны быть в курсе и о том, как сами, персонально, могут влиять на этот показатель. Удовлетворение потребительских требований – один из Семи принципов менеджмента качества, лежащих в основе ISO 9001 и в компании должен быть защитник этого принципа – представитель высшего руководства. Если он станет «голосом клиента» в компании, то сделает огромный шаг по направлению к довольному потребителю. Если организация создавала СМК, чтобы лучше отвечать потребностям клиентов, то будет только разумно, если кто-нибудь будет ответственен за продвижение видения пользователей продукции в компании. Представитель высшего руководства как нельзя более хорошо подходит для решения этой задачи.

Внешние связи. Есть дополнительное примечание в пункте 5.5.2 стандарта ISO 9001. Примечание гласит: «обязанности [представителя высшего руководства] могут включать внешние связи по вопросам, имеющим отношение к системе менеджмента качества». Именно в таком качестве представитель топ-менеджмента и становится контактным лицом для органа по сертификации, которому его сотрудники могут позвонить для решения того ил иного вопроса. Согласуется с этой ролью и возможность клиентов позвонить конкретному человеку из состава менеджмента. Пользователи систем качества обычно совершают ошибку, считая, что эти внешние функции – главная миссия представителя, но их-то могут выполнять многие другие без последствий для эффективности СМК. Не так с функциями, которые являются главными в действительности.

Используйте потенциал организационной роли представителя высшего руководства

Как, я надеюсь, мне удалось показать, если назначенный представитель руководства действительно стал лидером СМК, появляется уверенность в ее эффективности и результативности, система со временем улучшается на практике. Чтобы все шло хорошо, нужно выбрать самого подходящего человека для работы представителя руководства. Тут так же, как с любым другим руководящим назначением. Потому что, если назначить не того человека, то в лучшем случае система будет не такой работоспособной, как планировалось, а в худшем – весь проект закончится полной неудачей и ненужной тратой ресурсов.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту

Успешные проекты – это как правило результат тщательного планирования, навыков и взаимодействия команды проекта. Проекты реализует команда, но не всегда понятно, из кого она состоит и кто какую роль играет. В этой статье мы объясним роли в управлении проектами — руководитель проекта, участник проекта, спонсор проекта, главный спонсор и бизнес-аналитик — и опишем их обязанности.

Роли в управлении проектами: руководитель проекта

Руководитель проекта несет основную ответственность за успешное завершение проекта. Роль руководителя проекта заключается в том, чтобы обеспечить выполнение проекта в установленные сроки и в рамках установленного бюджета и достичь поставленных целей. Руководители проектов следят за тем, чтобы проекты получали достаточно ресурсов и управляют отношениями с участниками и заинтересованными сторонами.

В обязанности руководителя проекта может входить:

• Разработка плана проекта
• Управление результатами в соответствии с планом
• Подбор проектного персонала
• Руководство и управление командой проекта
• Выбор методологии, используемой в проекте
• Составление графика проекта и определение каждой фазы
• Постановка задач команде проекта
• Общение с высшим руководством

Роли в управлении проектами: участник команды проекта

Участники команды проекта — это лица, активно работающие над одной или несколькими фазами проекта. Это могут быть штатные сотрудники или внешние консультанты, работающие над проектом полный или неполный рабочий день. Роли участников команды проекта могут различаться в зависимости от каждого проекта.

Обязанности участников команды проекта:

• Вклад в достижение общих целей проекта
• Завершение отдельных задач
• Предоставление экспертных знаний
• Работа с пользователями для установления и удовлетворения потребностей бизнеса
• Документирование процесса

Роли в управлении проектами: Спонсор проекта

Спонсор проекта — это главный драйвер проекта. Как правило, спонсор проекта — представитель высшего руководства, заинтересованный в результатах проекта. Спонсор проекта тесно сотрудничает с руководителем проекта. Он утверждает цели проекта и участвует в планировании проекта на высоком уровне. Спонсор проекта также часто помогает разрешать конфликты и устранять препятствия, возникающие на протяжении всего жизненного цикла проекта, и утверждают решения, необходимые для продвижения каждого этапа проекта.

В обязанности спонсора проекта обычно входит:

• Принятие ключевых бизнес-решений для проекта
• Утверждение бюджета проекта
• Обеспечение наличия ресурсов
• Распространение целей проекта по всей организации

Роли в управлении проектами: главный спонсор проекта

Главный спонсор как правило является топ-менеджером компании. Он принимает окончательные решения, финально утверждает все этапы, результаты и изменения содержания проекта.

В обязанности главного спонсора входит:

• Утверждение всех изменений содержания проекта
• Предоставление дополнительных ресурсов для изменения содержания проекта
• Утверждение результатов проекта
• Главная ответственность за реализацию проекта и его результаты

Роли в управлении проектами: бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик определяет потребности бизнеса и рекомендует решения, которые сделают организацию лучше. Участвуя в проектной группе, они гарантируют, что цели проекта решают существующие бизнес-проблемы или повышают производительность, а также повышают ценность организации. Они также могут помочь максимизировать ценность результатов проекта.

В проектной команде в обязанности бизнес-аналитика входит:

• Помощь в определении проекта
• Сбор требований от бизнес-подразделений или пользователей
• Документирование технических и бизнес-требований
• Проверка того, что результаты проекта соответствуют требованиям
• Тестирование решений для проверки целей

ADVANTA решает проблемы всех участников проектной деятельности. Начните бесплатно сегодня!

Оригинал статьи

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Также будет интересно:

Высшее руководство должно назначить представителя из состава руководства организации, который независимо от других обязанностей должен нести ответственность и иметь полномочия, распространяющиеся:

a) на обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых системой менеджмента качества;

b) на представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента качества и необходимости ее улучшения;

c) на содействие распространению понимания требований потребителей по всей организации.

Примечание — В ответственность представителя руководства может быть включено поддержание связи с внешними сторонами по вопросам, касающимся системы менеджмента качества.

5.5.2 Представитель
от высшего руководства

1. ISO 9001:2008	ISO 14001: 2004	OHSAS 18001:2007
   5.5.2 Представитель руководства	4.4.1 Ресурсы, роли, ответственность и полномочия	4.4.1 Ресурсы, роли, ответственность, подотчетность и полномочия

   Представитель от высшего
   руководства по ИСМ назначается приказом
   Генерального директора.

2. Представитель
   от высшего руководства по ИСМ, независимо
   от других обязанностей наделен
   соответствующими полномочиями и несет
   ответственность за:

• осуществление
  общего руководства и координацию работ
  по разработке, внедрению и совершенствованию
  ИСМ;

• организацию,
  регламентацию, внедрение и обеспечение
  результативного функционирования
  процессов, необходимых для ИСМ;

• оценивание
  состояния, результативности ИСМ,
  обеспеченности ее ресурсами;

• принятие
  решений по спорным вопросам и вопросам,
  требующим оперативного вмешательства
  Высшего руководства, в сфере своей
  компетенции;

• организацию
  и контроль доведения до работников
  предприятия необходимой информации о
  требованиях потребителей и других
  заинтересованных сторон;

• представление
  Генеральному директору предприятия
  информацию о разработке ИСМ и предложений
  по ее внедрению, включая определение
  конкретных целей, уточнение функций и
  взаимодействия подразделений, определение
  потребности и обеспечении необходимыми
  ресурсами;

• представление
  предприятия в сторонних организациях
  по всем вопросам, связанным с ИСМ, в том
  числе по вопросам проведения внешних
  аудитов;

• организацию
  проведения анализа ИСМ руководством
  предприятия;

• руководство
  подготовкой отчета для анализа ИСМ
  высшим руководством и контроль реализации
  принятых на основе анализа решений.

Представитель от
высшего руководства по ИСМ имеет право
запрашивать от владельцев процессов и
других должностных лиц, задействованных
в ИСМ, данные и выдавать оперативные
задания по выполнению действий,
необходимых для внедрения, разработки,
поддержания результативной работы этой
системы.

1. Ответственность
   и полномочия

1. ISO 9001:2008	ISO 14001: 2004	OHSAS 18001:2007
   5.5.1 Ответственность и полномочия	4.4.1 Ресурсы, роли, ответственность и полномочия	4.4.1 Ресурсы, роли, ответственность, подотчетность и полномочия

   Согласованное и
   сбалансированное определение
   обязанностей, полномочий и взаимодействия
   в рамках ИСМ осуществляется при
   разработке базовых документов системы:

– Руководства по
ИСМ,

– Книги процессов
ИСМ,

– стандартов
предприятия, положений и инструкций по
направлениям деятельности.

1. На
   основе документов всех уровней,
   регламентирующих деятельность работников
   в рамках ИСМ, разрабатываются (уточняются
   при пересмотре) положения о подразделениях
   и должностные инструкции персонала
   ОАО «ТАНЕКО».

2. Должностные
   инструкции, Положения о подразделениях
   и изменения к ним разрабатываются
   руководителями подразделений в
   соответствии с СТП ПП 01.05 «Порядок
   разработки ОРД, регламентирующих
   деятельность подразделений ОАО «ТАНЕКО».

3. Контрольные
   экземпляры положений о подразделениях
   и должностные инструкции хранятся в
   ООТиЗ предприятия.

4. Положения
   о структурных подразделениях, должностные
   инструкции и изменения к ним доводятся
   до работников ОАО «ТАНЕКО» под подпись.

5. Персонал
   ОАО «ТАНЕКО» несет персональную
   ответственность за выполнение
   законодательных и иных требований,
   установленных во внутренних нормативных
   документах, применимых к области
   распространения ИСМ в соответствии с
   должностными инструкциями.

6. Экологическая
   ответственность, ответственность за
   безопасное выполнение работ/эксплуатацию
   производственного оборудования/объектов
   при необходимости закрепляется ОРД
   по предприятию или по структурному
   подразделению в дополнение к установленным
   требованиям во внутренних нормативных
   документах ИСМ.

Билет №19

Соседние файлы в папке 02-07-2015_16-22-41

• #
• #