Руководитель ― это идейный вдохновитель, мотиватор, лицо компании. Он должен уметь правильно расставлять приоритеты и делегировать полномочия. В его обязанности не входит выполнение задач по узкоспециализированным направлениям, например, бухгалтерская деятельность. Грамотный управленец распределяет такие функции между квалифицированным персоналом, но сохраняет контроль над выполнением поручений. Делегирование позволяет не тратить время на рутинные задачи, а ставить перед собой глобальные сложные цели, анализировать общую ситуацию на рынке, масштабировать компанию.
Основные задачи руководителя
Перечень обязанностей зависит от типа и размера организации. Если это небольшая компания, где начальство выполняет функции отдела продаж, закупок, рекламы, бухгалтерии, то список работы будет огромным. Но в крупных компаниях, в которых функционирует несколько отделов, отвечающих за определенную сферу деятельности бизнеса, есть перечень основных обязательств, которые выполняют все топ-менеджеры.
1. Организация выполнения.
Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, от руководителя требуется грамотная организация по выполнению всех процессов. Для этого крупные задачи делятся на несколько небольших, каждая из которых делегируется ответственным лицам, квалифицированным в данном вопросе.
Организация выполнения ― одна из главных, но сложных целей. Управленец должен выстроить систему работы компании таким образом, чтобы бизнес не застаивался, а постоянно рос и развивался в соответствии с требованиями современного рынка. Для этого выполняются мелкие функции:
- назначаются ответственные лица;
- расставляются приоритеты;
- решается вопрос о привлечении посторонних людей или материалов в производственный процесс;
- задачи разделяются в соответствии с квалификацией сотрудников.
Эта задача направлена на организацию работы предприятия, создание условий для успешного завершения проектов. Ее выполнение занимает довольно много времени, но для перспективы развития компании она очень важна.
2. Распределение обязанностей.
Управленцы, которые не умеют распределять обязанности, перегружают сами себя. Это негативно сказывается на эффективности работы и здоровье. Нельзя рассчитывать на то, что сотрудники самостоятельно будут назначать себе задания и их распределять.
Делегирование обязанностей входит в задачу «организация выполнения», но часто игнорируется руководителями. Это приводит к снижению продуктивности труда персонала и компании в целом.
3. Обеспечение взаимодействия.
Важно грамотно обеспечивать взаимодействие коллег друг с другом, а также начальства с подчиненными. Только в слаженном коллективе, где сотрудники умеют выстраивать конструктивный диалог между собой и работать в тандеме, есть высокая эффективность выполнения целей.
Не менее важен рабочий контакт руководителя и подчиненных. От начальства требуется создание условий для взаимодействия всех сотрудников компании, чтобы персонал не боялся обращаться к директору напрямую по важным вопросам, если это помогает развивать бизнес. Управленец должен проводить беседы с каждым специалистом тет-а-тет, интересоваться его желаниями, намерениями, проблемами. Понимать общий настрой коллектива, чтобы предотвращать конфликтные ситуации в самом начале.
При реализации этой задачи важны совещания и собрания, на которых сотрудники могут рассказать о своих идеях и мыслях по поводу развития компании. В такой обстановке управленец может увидеть, насколько слаженно работает его команда.
4. Контроль межличностных отношений.
Во время работы между подчиненными могут возникать конфликты, что неблагоприятно сказывается на выполнении плана. От начальства требуется сохранение нейтральных межличностных отношений, чтобы они не становились слишком напряженными или, наоборот, чрезмерно теплыми. Здоровая конкуренция идет на пользу компании ― специалисты работают над саморазвитием, претендуя на более высокую должность, проходят тренинги, обучения, проявляют инициативу и активность.
Конфликты приводят к текучке штата, к частой смене специалистов. У персонала наблюдается плохое настроение, нежелание работать. Даже при лояльном начальстве такие взаимоотношения сотрудников не идут во благо компании, а рушат выстроенную систему.
Когда коллеги становятся друзьями, между ними возникают хорошие отношения, они с удовольствием идут на работу, не стремятся уволиться, но могут прикрывать друг друга и утаивать информацию от руководства. Поэтому начальника должен создать границы взаимоотношений, за рамки которых выступать нельзя.
5. Анализ результатов.
Не все управленцы могут объективно оценивать собственную работу. Это приводит к серьезным проблемам ― то, что делается неправильно, считается единственно возможным вариантом. Руководители не хотя признавать ошибки, ищут причину неудачи в другом: в действиях сотрудников, партнеров, общей ситуации на рынке. Чтобы компания была конкурентоспособной и активно развивалась, начальству нужно научиться проводить анализ результатов. Он включает оценку своих действий и функционирования проектов, выявление причин их неудачного завершения.
6. Аудит.
Работа любого руководителя связана с аудитом эффективности процессов. Он проводится с целью выявления путей решения поставленных задач, для оценки развития конкурентов, поиска способов собственного развития. Заниматься аудитом должно первое лицо компании, поскольку в его интересах повысить престиж организации и вывести ее на новый уровень.
Обязанности руководителей при многоступенчатой системе управления
Многоступенчатая система управления ― когда начальники есть на каждом уровне, соответственно, задачи у менеджеров будут разными. Если взять в пример ресторан, то руководитель высшего звена ― это владелец сети ресторанов, среднего звена ― директор конкретного ресторана, низшего ― администратор смены.
Руководители высшего звена
Основная задача главного начальника ― это определение целей и миссий компании. Он должен построить грамотную систему управления, выявить направление работы организации, а также представлять интересы организации в проверяющих органах.
Руководители высшего звена берут на себя ответственность за переговоры с партнерами и принятие решений по заключению контрактов. Также они отвечают за соглашения с поставщиками, найм топ-менеджеров.
Работа топ-менеджера заключается в том, чтобы анализировать, исследовать, думать, наблюдать. На производстве он появляется редко, закупкой оборудования и сырья не занимается. Он постоянно в командировках, на совещаниях с партнерами и потенциальными клиентами, поэтому у младшего персонала может складываться впечатление, что генеральный директор не работает.
На самом деле он несет огромную ответственность за работу всех подразделений и направлений ― производство, персонал, пожарную и экологическую безопасность, налоги, бухгалтерию, связи с общественностью, репутацию.
Руководители среднего звена
К ним относятся начальники отделов. На крупном предприятии их много: за каждую сферу отвечает один директор (бухгалтерия, отдел закупок, отдел продаж, отдел рекламы). Руководителей среднего звена нанимает генеральный директор или владелец бизнеса. От них требуется исполнительность, инициативность, отличное знание той сферы, в которой они работают, практический опыт, лидерские и коммуникативные навыки.
Обязанности начальника отдела:
- получение указаний от вышестоящего руководства;
- распределение задач и выдача их подчиненным;
- соблюдение техники безопасности в том отделе, в котором они руководят;
- контроль состояния вверенного им имущества и оборудования;
- найм сотрудников в свой отдел;
- участие в совещаниях;
- участие в переговорах с контрагентами и поставщиками.
На этом уровне находятся топ-менеджеры, которые отвечают за выполнение плана перед генеральным директором, а у них в подчинении находятся начальство низшего звена.
Руководители низшего звена
К ним относятся бригадиры, старшие кассиры, начальники смены, мастера и другие должности, в подчинении которых находится определенная группа людей. Это орган исполнительной власти, отвечающий за правильное исполнение приказов руководителей высшего и среднего звена.
Специалисты на этой ступени в большинстве случаев участвуют в работе, как и подчиненные. Но несут больше ответственности и, соответственно, имеют более высокую зарплату. Таких начальников несколько в одном отделе, что позволяет сохранять здоровую конкуренцию на предприятии.
К их задачам относится:
- получение поручений от топ-менеджеров среднего и высшего звена;
- контроль персонала ― его работы, соблюдения должностной инструкции, техники безопасности;
- ведение табеля выхода на работу при отсутствии автоматической системы контроля;
- общение с клиентами, если работа компании связана с обслуживанием людей;
- ведение заказов, контроль остатков сырья и состояния инвентаря.
Как правило, руководители низшего звена не участвуют в кадровых вопросах ― они не нанимают и не увольняют персонал. Но вправе посодействовать в назначении премии лучшим работникам или наказании провинившихся коллег.
Задачи для успешной работы руководителя
От руководителя зависит успех компании, поэтому от него требуется постоянное саморазвитие, анализ рынка и компании, грамотное выполнение поставленных задач. И некоторые из них влияют конкретно на развитие лидерских качеств.
- Делегирование полномочий. Если руководитель будет выполнять работу своих подчиненных, то о сохранении лидерства можно и не думать. Компания получит неквалифицированных специалистов, во главе которых уставший, раздраженный начальник, не умеющий разделять обязанности.
- Управление подчиненными. Чем выше должность, тем меньше ценится работник как специалист. Его задачей становится управление персоналом. Выполнение ее тесно связано с продвижением компании и увеличением прибыли. Если коллектив работает слаженно, каждый выполняет задания по силе и в соответствии с профессиональными навыками, то половина успеха гарантирована.
- Мотивирование подчиненных. Директор должен продумать систему мотивации ― поощрения, награждения, депремирования. Но важна не только финансовая сторона, но и моральный настрой. Если команда не переживает за успехи компании, не готова вкладывать «душу» в ее развитие, то эффективность работы будет сильно страдать. Поэтому от начальства требуется создание правильной мотивации для персонала.
- Решение конфликтов. В случае возникновения проблемных ситуаций руководитель должен предпринять меры по его устранению.
- Сохранение хороших взаимоотношений. Это повышает эффективность и продуктивность работы, позволяет избежать коллективного настроя против директора.
- Поддержка специалистов. У руководителя должен быть заместитель или человек, способный выполнять его работу во время отпуска, больничного. Это еще одна причина грамотно делегировать задачи, поскольку в отсутствии управленца команда может столкнуться с тем, что делать работу некому, раздать указания никто не может. Это сильно снижает продуктивность и становится причиной конфликтов.
Такие основные задачи, которые стоят перед руководителем, нужны для сохранения лидерских позиций. Они выполняются на постоянной основе, требуют внимательности, целеустремленности и профессионализма.
Задачи, возникающие в реальных условиях бизнеса
В процессе работы гендиректор делает определенные функции ежедневно. Некоторые из них выполняются единожды, но в долгосрочной перспективе. При этом руководству необходимо находиться в нескольких ролях одновременно. Он выступает:
- исполнителем, ответственным за выполнение поручений вышестоящего начальства;
- стратегом, который заботится о перспективах и развитии бизнеса;
- наставником и психологом, который помогает своим подчиненным развиваться, получать новый опыт и знания;
- представителем, действующим в интересах компании;
- мотиватором, заряжающим персонал на работу.
Руководитель, грамотно исполняющий все эти роли, становится образцом для подражания, его уважают, ценят, а компания успешно развивается. В реальных условиях бизнеса начальство должно:
- Ставить цели и стремиться к ним. Без целей компания не может существовать. Цель должна быть одна основная, в долгосрочной перспективе исполнения (например, увеличить прибыль в 3 раза или выйти на международный рынок). Также обязательно наличие нескольких подцелей, на достижение которых отводится несколько месяцев.
- Создавать команду профессионалов. При трудоустройстве специалистов начальник должен обращать внимание не только на опыт и образование кандидата. Потенциальный работник должен нравиться, особенно если речь идет о приближенных к руководителю должностях. Лучше, чтобы его ценности совпадали с корпоративной культурой и политикой компании.
- Правильно расставлять приоритеты. Руководитель должен уметь это делать, выделяя основные цели и задачи, которые требуют незамедлительного решения. Очень важно умение быстро принимать решения, что позволит компании выходить из любой сложной ситуации без неприятных последствий.
- Анализировать бизнес. Руководитель не должен зацикливаться на своих ошибках ― их допускают все. Ошибки позволяют учиться на собственном опыте, чтобы избежать их в следующий раз. И для этого нужно регулярно анализировать бизнес, выполненные задания, реализованные проекты.
- Постоянно повышать качество продукции. Еще одна важная задача ― регулярно развиваться и стремиться к лучшему. Если сейчас потребителю нравится качество продукции, то стремительные изменения на рынке и огромная конкуренция могут всё изменить. Поэтому качество, внешний вид и ассортимент в целом не должны стоять на месте.
- Баланс работы и жизни. Важный момент ― управленец, отдающий все свое свободное время работе, рискует остаться одиноким, несчастным, выгоревшим. Успех компании во многом зависит от успешности ее лидера, поэтому начальник должен уметь отдыхать, строить личную жизнь, качественно проводить время с семьей и друзьями, заниматься хобби и спортом.
По долгу службы у руководителей много задач. Большинство из них очень интересные, хоть и требуют огромной ответственности, вложения сил, времени, профессионализма. Но в качестве вознаграждения выступает уверенный рост компании, увеличение прибыли, довольный и лояльный персонал.
Автор публикации
0
Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022
Получайте новую статью каждую неделю
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.
Понравилось?
Расскажите друзьям
Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]
Как же так? Еще вчера вы радовались тому, что, наконец-то, взяли наемных работников. Думали, появится время позаниматься глобальными задачами. Но все, как обычно, пошло не по плану. Работники ничего не понимают, бегают за уточнениями и вообще безобразничают. Не спешите записываться на дорогущие курсы руководителей. Скорее всего, проблема лежит на поверхности. Прочитайте нашу статью и убедитесь сами. А поможет нам в этом Плохой Начальник. Он все делает не так — учитесь на его ошибках!
Какие бывают задачи
Любые задачи различаются по статусу, срочности и значимости. Постановка текущих целей сильно отличается от планирования стратегических вопросов. Это не значит, что на рутину можно махнуть рукой. Из маленьких шагов и складывается большое целое. Неважных задач не бывает.
Важные долгосрочные задачи
Это все, что касается глобальных задач развития бизнеса. Например, войти в ТОП-10 интернет-магазинов вашего сегмента за 3 года. Или поднять выручку до ста миллионов в месяц в течение года. А может быть, сделать мир чуточку лучше. Такие задачи не раздаются между делом или на очередной планерке. Для этого нужна особая атмосфера и состав участников.
Важные текущие задачи
То, что можно сделать и завтра, но тянуть, все-таки, не стоит. Как пример: сменить поставщика, заключить договор с другой курьерской службой и так далее. Тоже требует определенной подготовки и планирования.
Ежедневные задачи
Это те поручения, которые вы раздаете менеджерам каждый день. Позвонить клиенту, сделать рассылку, заказать партию товара. Вроде бы, ерунда, но именно из таких задач складывается результат работы компании. Но эти вопросы решаются по ходу дела и не требуют особого планирования или подготовки.
Прочие задачи
Переезд в другой офис, покупка новой кофе-машины, организация корпоратива — все это может и подождать. Сделать бы надо, но не горит. За исключением корпоратива, разумеется. Корпоратив — это святое. А все остальное легко можно отодвинуть на второй или даже третий план.
Как делает Плохой Начальник
Но не таков наш герой. Он валит все задачи в одну кучу и смешивает мух с котлетами. Принести в жертву важный проект и заставить заниматься корпоративом лучшего сотрудника? Легко. Забыть о важной цели и сосредоточиться на сиюминутных перспективах? Без проблем. Ну можно же подождать полгода и не покупать новый “Мерседес”, а вложить деньги в развитие бизнеса. Но это же — Плохой Руководитель. А “Мерс” такой блестящий и быстрый — как тут устоять. И друзья на таких ездят.
Как выглядит идеальная задача
Поручение должно быть внятно и однозначно сформулировано
Задача, которая может быть истолкована неверно, обязательно будет истолкована неверно. Так уж работает человеческая психика. Для прикола, попробуйте сделать следующее. Опишите человеку предмет, о котором он не знает. Не представляет, как он выглядит. Например, машинку для стрижки бороды. Самое главное, чтобы человек не видел эту вещь раньше.
А теперь попросите оппонента нарисовать то, что вы описали. Догадайтесь, насколько изображение будет близко к реальному облику вещи? Наверняка оно не будет напоминать его даже отдаленно. И это нормально.
С постановкой задач все то же самое. Если бросить менеджеру между дел “ты бы звякнул клиенту” — будьте уверены: позвонит не тому покупателю. Или не по той теме, которую вы имели в виду. У менеджера свои мысли и заботы, и он воспримет поручение по своему.
Поэтому максимум подробностей никогда не будет лишним. Рассказывайте детали и тонкости. Но не перегибайте палку. Как только заметили, что человек начал раздраженно кивать и в глазах читается “да понял я, понял” — прекращайте рассуждения.
Как делает Плохой Начальник
А он вообще никак не делает. Он не считает нужным раздавать текущие поручения. Считает, что персонал и так все знает. Менеджеры должны звонить покупателям, бухгалтер — считать прибыль и налоги, курьер — развозить товар клиентам. Зачем отвлекать людей от работы? Сами разберутся.
Плохой Начальник заходит в отдел по утрам, спрашивает, все ли в порядке и чинно удаляется. Зачем спрашивать о ходе выполнения задач и возможных проблемах — сами скажут, если что. Молчат — значит, все ок.
Задача должна быть ограничена во времени
Сотрудник всегда должен знать, сколько времени ему дается на выполнение задания. Поверьте: все ваши работники очень заняты и сами расставляют временные приоритеты. Все задачи делятся для них на срочные и не срочные. Забудете сказать, к какому времени нужно решить вопрос, и задача будет поставлена в конец очереди. А потом вам скажут: “ты же не сказал, что срочно”.
Лайфхак: никогда не ставьте крайние сроки. Если презентация назначена на 1 сентября, ни в коем случае не делайте дедлайн накануне. Пусть ответственный сотрудник сделает проект к 20 августа. Это страховка на случай, если что-то пойдет не так — скорее всего, так и будет. Либо работник просто не успеет, либо сделает что-то не так. А тут — бац! Есть время для маневра. Можно не спеша все доделать и исправить.
Как делает Плохой Начальник
Плохой Начальник начитался умных книжек, но ничего не понял. Раз работники охотнее выполняют срочные задачи, значит все поручения нужно сделать срочными! Красота: на любое, даже самое пустяковое задание, сотрудники бросают все свои силы и умения. На самом деле все происходит с точностью до наоборот: у подчиненных вырабатывается иммунитет на слово “срочно” и они перестают различать действительно важные задачи и те, которые могут подождать.
Задачи должны быть измеримыми
Разговаривать в формате “нам нужно поднять выручку” — не вариант. Нужно поднять — говорите, на сколько. До миллиона, до миллиарда — конкретно. Расширить штат сотрудников — на сколько штатных единиц. Открыть новые филиалы — сколько и в каких городах. Только цифры, только конкретика. Если преподносить информацию абстрактно — толку не будет. Работники отчитаются о результатах, но цифры будут отличаться от тех, которые вы имели в виду. Поэтому показатели нужно озвучивать. Особенно, если речь идет о количественных показателях.
Как делает Плохой Начальник
Наш герой собирает всех у себя на ковре и начинает топать ногами, делать серьезное лицо и устраивает разнос сотрудникам. Дескать, не такой рост он имел в виду. Не таких финансовых показателей ожидал от вас, растяп. Ну, а то, что не сказал сразу — так вы сами должны были додуматься, выжспециалисты. И за что я вам только деньги плачу?
Поручения должны быть выполнимыми
Здесь мы сразу начнем с Плохого Начальника. Наш горе-босс считает, что нужно ставить сотрудникам невыполнимые задачи. Он прочитал в умной книжке метафору: “требуй невозможного и получишь максимум”. И воспринял это как руководство к действию. А результат получил обратный.
Сколько бы ни старались подчиненные, цель никогда не бывает достигнута. Вроде бы и результаты неплохие, а удовлетворения нет: задание не выполнено. Босс просил поднять продажи в 3 раза, а мы подняли только в 2 с половиной. Облажались, ничего не скажешь. Никому и не придет в голову, что поручение нельзя было выполнить в принципе. У всех в голове — только горечь поражения.
Если такое безобразие продолжается долго, это входит в привычку. Сотрудники перестают чувствовать вкус победы, радоваться достигнутым целям и праздновать результаты. Кругом только тлен и безысходность. Именно так хорошие работники становятся офисным планктоном. Еще пара штрафов за невыполнение плана — и готово.
Именно поэтому цели должны быть осязаемыми и достижимыми. Достигнутая цель — это как один шаг навстречу большой идее. Сотрудники должны видеть результаты своей работы. Если этого не будет — они потеряют интерес.
Как ставить задачи — полезные советы предпринимателям
Выбирайте время и место
Убедитесь, что сотрудник, которому выдается поручение, готов вас видеть и слышать. В идеале нужно раздавать задания в одно и то же время. Лучший вариант — оперативные совещания. Работники всецело ваши, слушают, записывают и усваивают информацию.
Как делает Плохой Начальник
Он фурией врывается в офис и бежит к первому попавшемуся менеджеру. Неважно, что то разговаривает с клиентом по телефону и вряд ли готов выслушать. Он вываливает на бедолагу поток своих мыслей и чинно удаляется. Менеджер, положив трубку, спрашивает у коллег: “А что шеф то прибегал?”. Он ничего не услышал и не понял. А Плохой Начальник уверен в обратном.
Соблюдайте субординацию
У вас есть отдел продаж, во главе которого стоит начальник отдела. Он подчиняется вам, а ему — менеджеры по продажам. Раздавайте поручения относительно работы продажников начальнику отдела, а не его подчиненным. Помните древнее правило: вассал моего вассала — не мой вассал.
Как поступает Плохой Начальник
Наш герой считает, что он главный босс, а значит, ему подчиняются все. Вообще все. Он дает указания уборщицам относительно мытья полов, менеджерам — касательно отношений с клиентами, а водителям напоминает правила дорожного движения. Бежит впереди паровоза, только наоборот.
Простой менеджер не может ослушаться хозяина — все-таки он тут решает все. Приходит горе-босс, говорит — “звони клиенту” — и тот приступает к выполнению распоряжений. Только вот беда в том, что тот забыл предупредить начальника отдела, что его подчиненный делает не ту работу, которую ему поручил непосредственный руководитель. И все идет наперекосяк.
Грамотно выбирайте адресатов
В зависимости от статуса и срочности задачи, ее нужно правильно адресовать. Глупо поручать менеджеру стратегические вопросы, да еще и между делом. Для этого нужно провести собрание учредителей или партнеров, хорошо подготовившись к встрече. Да еще и хорошенько подготовиться к встрече.
Как действует Плохой Начальник
Наш герой нервно курит в сторонке. Он слабо разбирается в делегировании полномочий, поэтому поручает задачи всем подряд, вне зависимости от статуса и сроков. А если сомневается — пытается тащить все сам. Потом жалуется, что ничего не успевает.
Назначайте ответственных
Опять дадим слово нашему герою. Он делает так: собирает подчиненных в своем кабинете и транслирует на них свои великие мысли. “Друзья, нам нужно повысить ключевые показатели” — вещает он. “Компании требуется улучшить клиентский сервис” — добавляет наш герой. “А в конце осени требуется провести выездную поездку на природу с шашлыком, пейнтболом и женами.”
Довольный собой, Плохой Начальник заканчивает оперативное совещание. Он удовлетворен и счастлив: поручения раздал, мысли высказал, цели поставил. Сотрудники отнеслись с пониманием: кивали головами, улыбались и даже предлагали варианты решения вопросов. Скоро все идеи воплотятся в жизнь — как пить дать.
Да только не воплотятся, вот в чем беда. Плохой Начальник забыл одну маленькую деталь — назначить ответственных за выполнение конкретных поручений. Кто должен заняться повышением позиций? Непонятно. А кто отвечает за выезд на природу? Да кто ж его знает.
А надо было, всего лишь, назвать фамилии ответственных сотрудников. Петров, ты отвечаешь за это, а ты, Иванов — за то. В идеале составить протокол оперативного совещания и собрать подписи. Чтобы не отвертелись.
Хвалите и мотивируйте персонал
Эх жалко, что Плохой Начальник об этом не знал. Даже простое человеческое спасибо способно сотворить чудеса. Но наш герой считает, что не стоит до этого опускаться — он же босс. Общается только официально и не позволяет перехода на личности.
На самом деле похвалить сотрудника, отлично справившегося с заданием — совершенно нормально. Это мотивирует к дальнейшим свершениям. В сознании формируется четкая связь: сделал хорошо — начальник заметил и оценил.
Можете мотивировать на опережение. Если сказать работнику: “Ты получил это задание, потому, что хорошо справился с прошлым поручением и я тебе доверяю” — он свернет после этого горы.
Подытожим
Раздавать поручения не так просто, как кажется на первый взгляд. Не берите пример с нашего героя. Этот несерьезный собирательный образ мы придумали для того, чтобы показать вам возможные ошибки. Если вы узнали себя в Плохом Начальнике — пора задуматься о смене формата общения с персоналом. Удачи!
Возможно вам также будет интересно:
У вас в скором времени планируется повышение по службе? Значит, пора к нему готовиться. С какими задачами руководители сталкиваются ежедневно? Что нужно знать человеку, который в будущем собирается взять на себя груз ответственности за других людей? Обо всем этом читайте ниже.
Обязанности
Ответственная должность – это не только хорошая зарплата. Это еще и задачи, которые требуют не только временных затрат, но еще и активной мозговой деятельности. В чем заключаются задачи руководителя?
- Общаться с клиентами. Если фирма, которую вы возглавляете, небольшая, то выполнять данную функцию будет именно руководитель. Он должен налаживать поставки продукции или же заключать договоры на поставку услуг. Руководитель обсуждает все условия, составляет контракты, а также решает все спорные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы.
- Принимать звонки. Некоторые люди думают, что человек, у которого есть секретарь, к телефону не подходит. Но это не так. Персона, заинтересованная в развитии компании, будет ежедневно самостоятельно общаться с многочисленными клиентами и отвечать на их письма по электронной почте.
- Следить за ведением проекта. В задачи, решаемые руководителем, входят все ответственные решения, которые нужно принять по тому или иному проекту.
- Проводить планерки и совещания. Человек, который стоит у руководящего руля, должен наставлять людей, мотивировать их и рассказывать о перспективах развития. Также руководитель должен просматривать отчеты о выполняемых сотрудниками задачах.
Требования
Руководители бывают разными, а вот их обязанности редко отличаются. Что же входит в задачи руководителя?
- Брать на себя ответственность за неудачи. Если человек не может отвечать за принятые решения, значит, он никогда не сумеет добиться успеха на месте руководителя. Только у персоны, которая берет на себя ответственность и понимает, что все обвинения в случае неудачи лягут на ее плечи, получится добиться многого.
- Хладнокровие. Человек, занимающий руководящую должность, не должен быть другом сотрудников. Панибратские отношения в коллективе разлагают рабочую атмосферу и порождают множество пересудов.
- Приверженность общей цели. Человек, являющийся руководителем компании, в первую очередь должен видеть перед собой не цель в виде заработка, а цель в виде помощи людям. Конечно, мало кто согласится работать за идею, но идея должна быть. Работать без нее и без веры в нее будет невозможно.
Черты характера
Как выглядит хороший руководитель? Это уверенный в себе человек, знающий, чего он хочет. Какими же чертами характера должна обладать личность, которая будет успешно справляться с задачами руководителя?
- Критичный. Критика – это двигатель прогресса, естественно, если она справедлива и объективна. Руководитель не должен бояться осудить своих подчиненных или же задеть их тонкую душевную натуру. Осуждать других всегда легко, поэтому первая критика всегда должна быть направлена в свой адрес.
- Требовательный. Чтобы компания росла и развивалась, ей нужен хороший руководитель, способный не только мотивировать сотрудников, но и заставить их работать. Когда начальник справедливый, но требовательный, персонал не расслабляется и выполняет свои обязанности в полную силу.
- Справедливый. Начальник должен понимать и хорошо относиться к каждому члену своего коллектива. Заработная плата, а также прочие дивиденды должны распределяться между сотрудниками честно, а не по прихоти руководства. Когда все члены коллектива видят прозрачную систему поощрения, они могут спокойно работать, не боясь быть обманутыми.
Роли
Цели и задачи руководителя будут зависеть от того, как он поставит себя в коллективе. Все люди по жизни играют какие-то роли. Как же должен выглядеть хороший руководитель? Роли кого ему нужно играть?
- Лидер. Человек, стоящий у руководства компании, умеет вести людей за собой. Сотрудники должны доверять своему руководителю. Вера в светлое будущее поможет людям добиться больших высот.
- Администратор. Руководитель должен быть в курсе всего, что происходит у него в компании. Не стоит полагаться на других людей. Секретари и администраторы помогают организовать рабочий процесс, но проверять их работу время от времени просто необходимо.
- Предприниматель. Любая компания будет работать качественно в том случае, если у нее будет хорошее финансирование. А будет ли оно таковым, зависит только от руководителя и его правильного подхода к расходам фирмы.
- Планировщик. Чтобы прийти к светлому будущему, его нужно спланировать. Если у фирмы есть план развития, который время от времени корректируется, то компания будет расширяться и развиваться.
Типы
Как вы уже узнали, задачи руководителя организации одинаковые во всех сферах деятельности. А вот подход людей к этим задачам будет отличаться. Условно руководителей можно разделить на четыре типа:
- Шаблонный работник. Человек, который руководит так, как его учили это делать в бизнес-школе, никогда не сможет вырастить большую компанию. Такие руководители – хорошие исполнители. Они могут следить за развитием небольшого бизнеса, и при хороших экономических условиях их предприятие будет оставаться на плаву.
- Инноватор. Такие руководители не любят использовать устаревший подход к организации рабочего процесса и бизнеса. Они все время что-то меняют, совершенствуют и улучшают.
- Дипломат. Руководители такого типа предпочитают большую часть времени уделять развитию своих социальных связей. Они посещают всевозможные мероприятия, налаживают контакты с поставщиками, находят места сбыта и редко посещают свое предприятие.
- Мыслитель. Люди такого склада любят поразмышлять о том, как бы все было хорошо, если… Процесс размышления у них занимает так много времени, что на реализацию придуманных проектов его просто не остается.
Функции
Достижение целей. Что должен сделать любой руководитель? Добиться поставленных целей. Именно в этом случае предприятие будет развиваться. Человек планирует расширение бизнеса, добивается поставленной цели и пишет себе новый план. Это идеальная схема развития.
Сплочение группы. Руководитель должен следить за тем, как настроены его сотрудники. Хорошо мотивированные люди, которые знают, за что они работают, будут справляться с поставленной задачей лучше тех персон, которые плохо представляют результат своей деятельности.
Достижение цели
Какая задача руководителя самая важная? Правильно, достичь поставленных целей. Как же этот процесс будет выглядеть поэтапно?
- Постановка цели. Прежде чем начать двигаться, нужно определиться с направлением. Если человек имеет план действий, реализовать его будет его очень просто.
- Корректировки. По ходу движения могут возникать некоторые трудности. Нужно уметь их устранять и не застопоривать рабочий процесс.
- Организационная работа. Хороший руководитель знает, как распределить работу между сотрудниками наилучшим образом.
- Контролирование сотрудников. Работа, которая находится под постоянным присмотром, движется всегда лучше той, за которой никто не наблюдает.
- Проверка. Каждую неделю нужно проводить планерки, чтобы смотреть, как продвигается работа, а заодно и планировать будущие действия.
Опыт
Человек, который знаком с основами работы, будет справляться с ней лучше, чем новичок. Основные задачи руководителя были описаны выше. Найти человека на должность руководителя компании бывает сложно, так как некоторые люди не внушают к себе доверия, а некоторые персоны не умеют управлять людьми. Руководитель должен удачно сочетать в себе качества психолога и администратора, планировщика и координатора. Чтобы рабочий процесс шел хорошо и без сбоев, у руля должен стоять человек, который в прошлом уже занимал подобный ответственный пост.
Весь штат сотрудников сосредоточен на работе. Каждый чувствует свою самостоятельность и уверенность, что выполняет часть общего дела. Идеальная ситуация для руководителя, который умеет донести до подчиненных четкие задачи и добиться результата.
Поставить задачу правильно – умение, талант, который отличает эффективного руководителя разного уровня. Кто мыслит ясно, кто знает, в чем цель его действий, в каком направлении держит путь его фрегат, верно ориентирует подчиненных. Собрать штат, в котором все будут думать в унисон, нелегко. Но правильно донести до них изложенное, избавиться от двусмысленности суждений, добиться нужного вполне осуществимо.
Правильная постановка задачи
Насколько плодотворно будет трудиться команда, зависит от четкости целей. Для начала разобраться в них предстоит самому боссу. Иначе ожидания и итоги не совпадут. Памятка для действий заключена в глубокомысленной аббревиатуре S.M.A.R.T. Пять слов лаконично подсказывают, какие и как обрисовать задачи, чтобы их решали, как орешки щелкали:
S (Specifik) — конкретные;
М (Measurable) — измеримые;
A (Achivable) — достижимые;
R (Resultoriented) — ориентированные на результат;
T (Timed) — ограниченные по времени.
Какой дорогой придешь к окончательному ориентиру, сквозь тернии или без препятствий и трудностей, определит старт. Первый шаг – рассчитать ресурсные затраты и время, разбить цель на мелкие части, найти кадры для реализации программы. Объяснить выполняемое задание, которое, как минимум, не приведет в тупик и, как максимум, принесет удовольствие от ее разрешения – в этом победа сотрудничества.
Правильная постановка задач сотрудникам
“Делай скорее, а там посмотрим, что исправить”, – хуже не скажешь. Если не звучат существенные указания, как можно требовать точного их выполнения. Время и энергия сотрудника уйдут на додумывание, разгадывание, чего же хотят от него старшие. Последним стоит учесть загруженность членов предприятия, их компетентность, психологию:
- опытный или новичок;
- перфекционист, кто неустанно совершенствует планы, или копуша, кто непроизвольно затягивает дни;
- психотип — сангвиник, холерик, меланхолик, флегматик.
Кажется, что вникать в тонкости ведения дела придется неоправданно дотошно. Но оно того стоит. При формулировке проблемы необходимо составить ТЗ – техническое задание. При условии, конечно, что оно объемное по содержанию. Поинтересоваться, нет ли вопросов, ответить на них, уточнить все до мелочей.
Убедиться, наконец, что всё уяснили верно, и ничто не вызовет трудностей. Так можно оценить, на каких стадиях потребуется проверить работу и при необходимости способствовать доделать начатое.
Итак, директор выбирает исполнителей. Первым вспоминают квалифицированный костяк, кто работает без ошибок и все успевает. Постоянно возлагать полномочия на тех, кто зарекомендовал себя с наилучшей стороны, соблазнительно и опасно. Одни будут заняты сверх меры, другие — невостребованными. Так что следует выяснить задействованность сослуживцев и расставить приоритеты.
Делегировать задания новичкам — действовать на перспективу сообщества. Начинающий может допустить промах, подвести сотоварищей. Лучше не отпускать его в самостоятельное плавание, а организовать процесс в группе. Ответственность за конечный продукт возьмет на себя лидер. Он сориентирует, подскажет, разделит полномочия.
Без личной заинтересованности выполнять обязанности не обойтись, как ни крути. Каждый видит свой стимул, и с ним нужно считаться. Одни еще только заявляют о себе, создают репутацию и будут выкладываться на сто процентов. Других волнует карьерный рост и возможность почувствовать себя шефом, самому формулировать условия, стать объединяющим центром.
Таким образом, взаимодействовать с сотрудниками, знать их настроение — благоприятный фон для замыслов, обоюдного желания продвигаться вперед уверенно и быстро.
Правильная постановка задач в проекте
Чтобы выполнить проект, стоит его спланировать. Опять же идейные вдохновители устанавливают приоритетные цели. Ведь без идеи, теории развития вряд ли можно что-то говорить о судьбе предприятия. Картину будущего, расписанную в деталях, по праву партнерам представляет основатель фирмы.
Сценарий формирования, продвижения компании связан с миссией и стратегией. Учредитель формулирует идею еще при зарождении организации. Понятно, для своих целей, получения прибыли. Но все это невозможно без служения потребителю, без миссии предоставить оригинальный продукт или услугу заказчику, определить собственное лицо.
В итоге создать имидж, на поддержание которого будет трудиться вся команда. Определить ценности бизнеса – начать двигаться от представления цели к ее исполнению. И далее строить стратегические планы. Они более узкие по сравнению с миссией. Здесь имеет значение раскрыть и реализовать потенциал предприятия.
Стратегические цели для их успешного претворения в жизнь конкретизируют. Они рассчитываются с учетом интересов управляющей группы, положения компании на внутреннем и внешнем рынках. Предложить задачу также можно. Есть стили и методы обозначить задачи:
- Руководитель действует единолично, не снисходит до советов с персоналом. При таких условиях люди могут даже не знать стремлений фирмы. А просто исполняют трудовые обязательства. Минус такого менеджмента – пассивность и малая заинтересованность в конечном раскладе.
- По другому принципу ставятся общие и индивидуальные задачи. Коллектив совместно обсуждает концепцию, что уже мотивирует его быть деятельным. Нет пограничного разделения на свои и чужие обязанности: я свое дело сделал, остальное меня не касается. Есть сознание, как важна взаимопомощь.
- При демократическом способе управления каждый понимает, какую роль он играет в компании, какое положение занимает в ней. Руководство регулярно озвучивает цели. Общие совещания по улучшению и итоговые собрания делают работников сопричастными общему предназначению, вдохновляют трудиться на благо родной фирмы.
Правильная постановка задачи даже важнее, чем её решение
Можем продолжить выражение: лучше решить половину правильно поставленной задачи, чем до конца определенную неверно. Все это потянет за собой ряд проблем:
- малую эффективность;
- нарушение сроков;
- демотивацию служащих.
Как избежать этого? Взаимодействовать с личным составом, обговаривать задачу. При обмене мнениями должна полностью раскрыться её суть. Здесь вряд ли подойдет авторитарное общение. Испуганный коллега побоится уточнить непонятные стороны, а потом в состоянии ступора будет додумывать, что от него просят.
Лучший вариант – коллегиальный разговор. Компетентный координатор непременно переспросит, какие остались вопросы, какие пункты вызывают опасения и тревогу. Было бы неплохо обсудить с исполнителем, как он представляет себе поручение и сумеет его представить. В таком диалоге выходят на свет все недопонимания. Взаимный анализ возможных подводных камней убирает трудности и приводит к ожидаемому результату. Что и требуется:
- экономия времени руководителя и подчиненного;
- возможность контролировать этапы выполнения плана;
- получение результата нужного качества и вовремя.
Постановка задач подчиненным и контроль за их выполнением
Как холодный душ, на работоспособность влияет дедлайн. Ёмкий англицизм, вошедший в деловую сферу, держит работников в тонусе. Но сроки могут «гореть огнем» в разных случаях:
- назначен нереально короткий промежуток для претворения задачи в жизнь;
- у сотрудника слишком много времени до осуществления поручения, и он «тянет резину», оставляет все на потом;
- дата отчета проговаривается приблизительной фразой «плюс-минус один день»;
- непонимание, почему нужно успеть именно к такому-то числу.
Необходимо строго зафиксировать схему контроля: планирование, графики, диаграммы. Они помогают избегать обстоятельств, когда начальник вынужден отчитывать помощника за нарушения дисциплины, призывать к совести, штрафовать и все равно пролетать со сроками.
Планировать деятельность, сподвигать сотрудника, повышать его эффективность поможет Crocotime. Программное обеспечение узнает, насколько продуктивен человек. Действительно ли он выполняет свой функционал, или ему интересны социальные сети.
Инструменты контроля отслеживают активные окна, где в данный момент берется информация. Таймер учитывает время, затраченное на эти действия. Кроме того, если в часы службы и клавиатура, и мышка находятся в покое, ПО сочтёт, что сотрудника нет за компьютерным столом.
Система Crocotime несет положительный эффект для служащих. С началом введения этой системы надзор работодателя часто вызывает недовольство. Но при уяснении основ ПО протесты исчезают. Контроль времени стимулирует делать все минута в минуту. Психологический бонус – нет смысла оставаться сверхурочно на работе, есть чувство удовлетворения, нужности себя среди своих. Менеджер получает возможность держать все в своих руках, не нарушая личного пространства подчиненных, не докучая излишним любопытством к ходу событий. Crocotime дает ряд преимуществ:
- выявлять недобросовестных работников;
- повышать трудовую дисциплину;
- отслеживать рабочие процессы, напоминать о главном и игнорировать второстепенное;
- находить системные ошибки;
- мониторить выполнение условий на этапе реализации;
- составлять порядок операций на день/неделю/месяц отделу или конкретному профи.
Добиваться результата – цель каждого руководителя предприятия. В этом и есть смысл бизнеса, успеха. Универсальная система CrocoTime подходит для контроля ситуаций в стартапах и в крупной развитой организации. При наличии ПО CrocoTime ничто не мешает управленцу просто спросить у коллеги, как идут дела, все ли хорошо, чем подсобить? И этого бывает достаточно, чтобы люди принялись за работу с новой силой .