Заполнение одв 1 за 2021 год инструкция по заполнению декларации

Не позднее 1 марта работодатели должны отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ за 2021 год. Заполняют её теперь по обновлённым правилам. Читайте подробную инструкцию по заполнению с учётом изменений.

Кто и когда сдаёт СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ — это годовая отчётность по персонифицированному учёту в системе обязательного пенсионного страхования. В ней отражают сведения по каждому застрахованному лицу, на основании которых ему будут назначать пенсию. Сдавать отчёт обязаны все страхователи, то есть работодатели застрахованных лиц.

Организации и ИП сдают СЗВ-СТАЖ по тем, кто работает у них по трудовому или гражданско-правовому договору. Исключение — самозанятые, с которыми заключены договоры ГПХ. По ним страховые взносы не начисляют и в отчёт не включают. Если же самозанятый работает с организацией или ИП по трудовому договору — это обычный работник, по которому начисляют взносы и сдают СЗВ-СТАЖ.

Отчитаться нужно даже когда в ООО числится только директор — единственный учредитель без трудового договора. В отчёт включают и работников, которые весь год находились в отпуске без сохранения зарплаты или по уходу за ребёнком и не получали от работодателя никаких выплат. Нулевого отчёта СЗВ-СТАЖ не бывает.

ИП-одиночки платят страховые взносы только за себя и трудовой договор сами с собой заключать не могут, поэтому им сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ — ежегодно, не позднее 1 марта следующего за отчётным года. Но бывают ситуации, когда отчёт нужно сдавать и в течение года, например:

1. Работник оформляет пенсию. СЗВ-СТАЖ сдают в течение трёх календарных дней со дня заявления от работника или запроса из Пенсионного фонда. В отчёте нужно выбрать тип сведений «Назначение пенсии».
2. ООО или ИП закрываются. СЗВ-СТАЖ сдают в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса ООО или решения о закрытии ИП. Тип сведений в отчёте — «Исходная».
3. ООО начало процедуру банкротства. СЗВ-СТАЖ сдают до представления в арбитражный суд отчёта управляющего о результатах конкурсного производства. Тип сведений — «Исходная».

Куда и как сдавать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ сдают в территориальное отделение Пенсионного фонда, в котором организация или ИП стоят на учёте как страхователи. Способ сдачи зависит от численности работников, включённых в отчёт:

• более 10 человек — только электронно по телекоммуникационным каналам связи;
• 10 и менее человек —- есть выбор: сдать на бумаге (лично или почтой) либо в электронном виде по каналам ТКС.

Электронный отчёт нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Бумажный СЗВ-СТАЖ можно сдавать лично и через уполномоченного представителя с доверенностью, в том числе электронной.

Форма отчёта СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ сдают по форме, утверждённой Постановлением ПФР № 507п от 6 декабря 2018 года.

Всего в отчёте СЗВ-СТАЖ пять разделов:

• 1-3 — заполняют для типа сведений «Исходная»;
• 4 и 5 — только для формы с типом сведений «Назначение пенсии».

К отчёту СЗВ-СТАЖ всегда прикладывают форму ОДВ-1. Она представляет собой опись — в ней отражают сколько всего в отчёте застрахованных лиц.

Правила заполнения СЗВ-СТАЖ

При заполнении бумажного бланка СЗВ-СТАЖ вручную придерживайтесь правил:

• используйте шариковую или перьевую ручку любого цвета, кроме красного и зелёного;
• пишите заглавными печатными буквами, без помарок и исправлений;
• если каких-либо показателей нет, ставьте прочерки — прямую линию посередине клетки.

Информацию о зарплате и других выплатах в пользу работника, о начисленных страховых взносах берут из зарплатных ведомостей. О периоде работы — из приказов и других документов кадрового учёта, договоров ГПХ.

Отчёт подписывает руководитель или представитель с доверенностью. Обязательно заполняют наименование должности и расшифровку подписи. Печать ставят, если она есть.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2021 год

С 12 декабря 2021 года действует обновлённый порядок заполнения СЗВ-СТАЖ. Его применяют начиная с отчёта за 2021 год. Изменения в основном коснулись работников, у которых есть право на досрочную пенсию.

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Заполните регистрационный номер в ПФР. Его берут из уведомления, которое присылают организации или ИП после регистрации в качестве страхователя.

ИНН — заполняют, начиная с первой ячейки слева. Для него предусмотрено 12 ячеек, поэтому организации в последних двух ячейках ставят прочерки, например: «1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 — -».

КПП — только для организаций. Обособленные подразделения указывает КПП как в уведомлении о постановке на учёт в ИФНС по месту своего нахождения.

Укажите сокращённое наименование организации как в учредительных документах (можно в латинской транскрипции) или ФИО предпринимателя.

Отметьте знаком «X» тип сведений «Исходная», если за 2021 год сдаёте СЗВ-СТАЖ впервые.

Раздел 2 «Отчётный период»

Календарный год — тот, за который отчитываетесь, то есть 2021 год. Если заполняете СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии», укажите текущий год — 2022.

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»

Заполните таблицу из 14 граф:

• 1 — порядковый номер;
• 2-4 — ФИО работника в именительном падеже. В годовой отчёт включают и тех, на кого в течение 2021 года подавали СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии»;
• 5 — страховой номер работника в формате «023-456-789-12»;
• 6 и 7 — даты начала и окончания работы в пределах 2021 года. Если человек отработал отчётный период полностью, поставьте 01.01.2021 и 31.12.2021. Если были неотработанные периоды, например, отпуска по уходу за ребёнком или за свой счёт, их указывают отдельными строками, а ФИО и СНИЛС заполняют один раз. Порядковый номер тоже будет один. Несколько периодов работы бывают ещё, когда в течение года у работника был и трудовой договор, и гражданско-правовой. Если заполняете СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии», в графе 6 будет 01.01.2022, а в графе 7 — предполагаемая дата выхода работника на пенсию;
• 8 — код территориальных условий труда из классификатора. Заполняют, когда условия работы отличаются от нормальных и в связи с этим у работника есть право на льготную пенсию. Например, для тех, кто работает в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, указывают код «МКС» или «МКСР» — в зависимости от вида льготы;
• 9 — коды особых условий труда берут из классификатора и указывают по вредникам, у которых есть право на льготную пенсию. Графу заполняют, если за соответствующие периоды работы были уплачены страховые взносы по доптарифу. Например, кодом 27-2 обозначают работу в тяжёлых условиях труда;
• 10 — специальные коды основания исчисления страхового стажа по льготникам;
• 11 — заполняют, когда есть дополнительная информация по периодам работы. Обозначают кодами из классификатора. Например, неотработанные периоды: «ВРНЕТРУД» — больничный, «НЕОПЛ» — отпуск без сохранения зарплаты, «ДЕТИ» — отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Код «ДЛОТПУСК» заполняют только для вредников, когда они находятся в ежегодном отпуске и за этот период нет начисленных страховых взносов по доптарифу. По обычным работникам период ежегодного отпуска никак не обозначают. Период работы по договору ГПХ обозначают кодом «ДОГОВОР», если в отчётном периоде по нему была начислена оплата. Если оплаты ещё не было — кодом «НЕОПЛДОГ». По новым правилам заполнения если в графе 11 указан код «ПРОСТОЙ», обозначающий время простоя по вине работодателя, графы 8 и 9 будут пустыми. Такой период не входит в стаж для льготной пенсии. Ещё из нововведений: код «КВАЛИФ» — для периодов профобучения работников с отрывом от производства. По вредникам его можно указывать одновременно с заполненной графой 8 или 9 — кодами территориальных или особых условий труда. Но только при условии, что вредник с отрывом от работы проходил профобучение или получал дополнительное профобразование. Такой период входит в льготный стаж. Если же работник проходил независимую оценку квалификации, код «КВАЛИФ» в графе 11 заполняют, а графу 8 или 9 — нет. Если в графе 11 указан код «ДЕТИ» — отпуск родителю по уходу за ребёнком до 1,5 лет, графа 8 должна быть пустая или с кодом «СЕЛО», обозначающим работу в сельском хозяйстве;
• 12 и13 — специальные коды оснований для условий досрочного назначения страховой пенсии и дополнительные сведения по таким льготникам.
• 14 — заполняют только по работникам, которые уволились 31 декабря 2021 года. То есть в последний день отчётного периода, за который сдают СЗВ-СТАЖ. В этом случае в графе 14 ставят дату 31.12.2021.

Разделы 4 и 5

Оставьте их пустыми, если сдаёте отчёт за 2021 год. Эти разделы заполняют только при сдаче СЗВ-СТАЖ на работника, который уходит на пенсию в 2022 году.

ОДВ-1

Опись ОДВ-1 входит в один комплект с формой СЗВ-СТАЖ. Она бывает с типом сведений «Исходная» — для первичного отчёта, а также «Корректирующая» или «Отменяющая» — если нужно исправить саму ОДВ-1. При сдаче СЗВ-СТАЖ за 2021 год в форме ОДВ-1 заполняют разделы:

1. «Реквизиты страхователя, передающего документы» — по аналогии с заполнением реквизитов в СЗВ-СТАЖ.
2. «Отчётный период (код)» — код «0» и год «2021».
3. «Перечень входящих документов» —- в графе «Количество застрахованных лиц» указывают количество работников, по которым подают СЗВ-СТАЖ за 2021 год.

Раздел 4 не заполняют, если ОДВ-1 сопровождает форму СЗВ-СТАЖ. Он нужен только если сдают СЗВ-ИСХ за периоды до 01.01.2017 или СЗВ-КОРР с типом «Особая».

Раздел 5 заполняют, если опись ОДВ-1 идёт в комплекте с СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ, в которых есть информация о работниках с правом на досрочное назначение пенсии.

Как исправить ошибки после сдачи СЗВ-СТАЖ

Если после успешной сдачи отчёта СЗВ-СТАЖ вы обнаружили в нём ошибки, нужно сдать уточнённый отчёт. В каком виде его сдавать зависит от того, в чём именно ошиблись:

• забыли включить работника в отчёт — в форме СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая» заполните информацию только по этому человеку;
• неправильно указали период работы — заполните специальную форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР» только по людям, по которым нужно внести исправления;
• включили в отчёт лишнего человека — заполните по нему СЗВ‑КОРР с типом «ОТМН».

Вместе с уточнёнкой сдайте опись ОДВ-1 с типом «Исходная».

Ошибки может обнаружить и сам Пенсионный фонд. Тогда отчёт не примут — полностью или частично. Также СЗВ-СТАЖ могут сначала принять, а потом прислать протокол ошибок и уведомление об исправлении неточностей. Если ошибки выявил Пенсионный фонд, нужно сдать уточнёнку в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления, иначе будут штрафные санкции.

Штрафы за опоздание, несдачу и ошибки в СЗВ-СТАЖ

Если вы опоздали со сдачей СЗВ-СТАЖ, штраф составит 500 рублей за каждого работника, по которым не отчитались. Если в отчёте неполная и или недостоверная информация, штраф тот же, но умножат его на количество работников, по которым вы подали неправильные сведения (ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Также могут оштрафовать через суд должностных лиц организации — директора или главбуха на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ). ИП по такому основанию к административной ответственности не привлекают.

Если ошибки в СЗВ-СТАЖ привели к тому, что Пенсионный фонд переплатил кому-то пенсию, с работодателя в судебном порядке могут взыскать ущерб за перерасход бюджетных средств.

Если вы обязаны сдавать СЗВ-СТАЖ в электронном виде, а сдали на бумаге, за нарушение способа представления сведений будет штраф — 1000 руб.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.