Заявка на расходование денежных средств в 1с упп инструкция

Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:

1. Бухгалтер по закупкам формирует заявку на расходование денежных средств, для того чтобы осуществить предоплату поставщику ИП Добронравов за поставку материалов;
2. Финансовый директор должен рассмотреть и утвердить заявку;
3. Бухгалтер по закупкам на основании утверждённой заявки формирует расходный кассовый ордер (без отметки «Оплачено», но с отметкой «Отразить в оперативном учёте»);
4. Старший кассир, проверив расходный кассовый ордер, выдаёт денежные средства (и проставляет в документе отметку «Оплачено»);
5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Рис. 1

Рис. 2

Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками и в зависимости от указанного в заявке подразделения.

Обратите внимание, что одному подразделению должен соответствовать только один маршрут согласования. На каждое подразделение нужно прописывать маршрут согласования, иначе процесс согласования для всех заявок, которые созданы по данному подразделению, не будет вступать в силу.

1. Бухгалтер по закупкам создаёт документ «Заявка на расходование средств».

В выбранном нами интерфейсе «Управление денежными средствами» переходим к пункту меню «Планирование» — «Заявки» — «Заявка на расходование средств» (рис. 3). Создадим «Заявку на расходование средств»  с видом состояния «Подготовлен» (рис. 5) 

Рис. 3

У Заявки существует несколько видов операций, которые повторяют виды операций «Расходного кассового ордера» и «Платежное поручение исходящее» (рис. 4)

Рис. 4

Рис. 5

В «Заявке на расходование средств» на закладке «Расчеты с контрагентами» указывается основная информация: контрагент, на оплату которому требуется выдать денежные средства, а также договор, сумма, организация, подразделение и состояние.

На закладке «Описание» можно указать дополнительную информацию в произвольной форме.

На закладке «Размещение» предусмотрена возможность резервирования и размещения денежных средств (рис. 6). Это означает, что в нашем примере бухгалтер по закупкам может зарезервировать денежные средства для того, чтобы оплатить аванс поставщику, и указать, из какой кассы будет производиться выдача денежных средств. Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение».  Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести». Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать.

Рис. 6

Данные на закладке «Бюджетирование» могут использоваться как связующее звено между подсистемой бюджетирование и подсистемой управления денежными средствами. Сведения, отражаемые на данной закладке, служат для контроля над объемом планируемых к выдаче денежным средств в соответствии с запланированной величиной бюджета (рис. 7).

Рис. 7

Поскольку у бухгалтера по закупкам ограничены права доступа, то он может в документе «Заявка на расходование средств» поставить только статус «Подготовлен», а такие статусы как: «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён» проставляются пользователями, ответственными за утверждение заявки. 

2. Финансовый директор рассматривает и утверждает заявку на расход денежных средств на сумму 120 000 р.

Список заявок, требующих рассмотрения, финансовый директор может проанализировать при помощи обработки «Состояние согласования заявок» (рис. 8).

Рис. 8

При запуске обработки «Состояние согласования заявок» в ней отображается список всех заявок, сгруппированных по определённым статусам (состояниям), таким как: «Подготовлен», «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён». Для удобства, можно сделать отбор «Настройка периода» по кнопке , например за день, неделю, месяц, декаду, квартал, полугодие, год и т.д., и тогда, из всех заявок останутся только те, которые попадают в заданный период.

Для того, чтобы в заявках на расходование средств изменить состояние, например, с «Подготовлен» на «Утверждён», нужно воспользоваться ещё одной обработкой («Состояние заявок»).

В данной обработке можно отобрать из общего списка заявок, например, заявки со статусом «Ожидают согласования», «Отложены», «Ожидают согласования на предыдущих этапах», «Обработки» (рис. 9).

Рис. 9

В обработке выводится список несогласованных заявок и в ней можно изменить статус заявки (рис. 10). Перейти к данной обработке можно через пункт меню «Планирование» — «Заявки» — «Согласование заявок». 

Рис. 10

Финансовый директор может «Согласовать» Заявку на расходование денежных средств, «Отложить» или «Отклонить» её. При выборе «Изменить состояние» — «Согласовать» галочками отмечаются те заявки, которые необходимо утвердить. Оставшиеся заявки, которые стояли в очереди, можно посмотреть в журнале документов «Согласование заявок».

Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не «Утвержден»), то на её основании нельзя оформить платежный документ.

Если заявка начала проходить по маршруту согласования, то изменить заявку может:

• Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка;

• Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования.

Другие пользователи изменить заявку не могут.

Если заявка находится в состоянии «Утвержден», то она недоступна для изменения (становится неактивной для редактирования), поэтому у бухгалтера по закупкам в заявке поля становятся серым цветом и их нельзя изменить. 

3. На основании утверждённой заявки бухгалтер по закупкам оформляет расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику» без отметки «Оплачено» на выдачу аванса поставщику ИП Добронравов (рис.11)

Рис. 11

Обратите внимание, что в расходном кассовом ордере, созданном бухгалтером по закупкам, ставится только галочка «Отразить в управленческом учёте» и «Отразить в оперативном учёте». Галочку «Оплачено» должен поставить старший кассир после того, как проверит правильность формирования расходного кассового ордера. Также в расходном кассовом ордере указываем, на основании какой заявки мы его формируем.

Если в расходном кассовом ордере стоят галочки только по управленческому учету, то такой документ проводок (бухгалтерских записей) не формирует. Но делает записи по регистрам накопления: «Денежные средства к списанию» и «Расчеты с контрагентами» (рис. 12). Данная информация попадает в отчет «Платежный календарь» в раздел «Неоплаченные исходящие документы» (рис. 13).

Рис. 12

Рис. 13

4. Старший кассир проверяет расходный кассовый ордер, устанавливает в нём галочку «Оплачено» и выдаёт наличные денежные средства. 

После того как расходный кассовый ордер Оплачен, поля в документе становятся серыми и недоступны для редактирования бухгалтеру по закупкам и остальным участникам нашего примера. В зависимости от того, какие права доступа настроены для конкретного пользователя, им могут быть доступны для редактирования те или иные документы, поля в документах и т.д.

Примечание: Если расходных кассовых много, и в каждом нужно проставить галочку «Оплачено», можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов (пункт меню «Сервис»). Перейти к данной обработке можно, перейдя к полному интерфейсу, пункт меню «Сервис» (рис. 14).

Рис. 14

Чтобы менять реквизиты, по кнопке «Настройка» должен быть установлен флаг «Разрешить изменение реквизитов объектов». Для удобства анализа установим флаг «Показывать все колонки» (рис.15).

Рис. 15

Групповой обработкой мы хотим в расходном кассовом ордере проставить флаг «Оплачено». Для этого в разделе «Отбор» групповой обработки указываем организацию ООО «СтройТорг»; отбираем только проведённые документы за период с 01.01.2013 по 21.01.2013 г. с вариантом «Оплачено» — «Нет».

При нажатии кнопки «Отобрать» на закладке «Обработка» появятся документы, в которых нужно поставить отметку «Оплачено» (рис. 16). В строке «Действие» выбрать «Изменить реквизит[Ссылка.Оплачено]  — Установить. И «Выполнить».

Рис. 16

После изменения значения реквизита нужно перепровести изменённые документы: в поле «Действие» выбрать «Изменить: [Проведение документов] – Установить  — «Выполнить» (см. рис. 17).

Рис. 17

5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Далее, например, в конце рабочего дня бухгалтер кассовых операций проверяет все расходные кассовые ордера, которые имеют отметку «Оплачено», и проставляет в документе галочки БУ и НУ для того, чтобы документ сформировал проводки по бухгалтерскому и налоговому учётам. (рис. 18)

Рис. 18

Примечание: если расходных кассовых ордеров, в которых нужно проставить галочки БУ и НУ, будет много, то можно воспользоваться «Групповой обработкой справочников и документов» (рис. 19).

Рис. 19

В групповой обработке справочников и документов отбираем документы «Расходный кассовый ордер [ТЧ: Расшифровка платежа]», в табличной части которых, нужно проставить галочку «Отражать в БУ».

В поле «Отбор» указываем, по какой организации нужно отобрать документы, указываем, что нас интересуют только проведённые документы за интервал от 01.01.2013 по 21.01.2013 г. (а также расходные кассовые ордера, в которых не стоит галочка «Отражать в бухгалтерском учете»). После заполнения всех параметров нажимаем кнопку «Отобрать»: будет произведен отбор документов, которые соответствуют указанным условиям. В нижнем части окна обработки выбираем «Изменить реквизит»- «Отражать в бухгалтерском учёте» — «Установить» и нажимаем кнопку «Выполнить». После того как документы обработаются, нужно их перепровести (рис. 16). Затем требуется повторить то же самое, но уже для установки галочки «Отражать в налоговом учете»

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» формируются не только движения по счетам учета, но и по регистрам (рис. 20, 21)

Рис. 20

Рис. 21

Содержание:

1. Настройка подсистемы 1С Казначейство

2. Создание Заявки на расходование денежных средств

3. Связь с системой лимитирования

Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.

Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах. Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.

Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.

Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.  

1. Настройка подсистемы 1С Казначейство

Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.

Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг «Заявки на расходование денежных средств», то использование документа становится обязательным.

Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.

 

2. Создание Заявки на расходование денежных средств

Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки

на расходование ДС».

Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:

·                    Выдача денежных средств подотчетному лицу;

·                    Перечисление денежных средств поставщикам;

·                    Перечисление налогов и взносов;

·                    Таможенный платеж;

·                    Оплата другой организации;

·                    Оплату лизингодателю;

·                    Остальные расходы денежных средств.

От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.

В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.

Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужную операцию (в примере мы использовали «Оплату поставщику»).

Заполняемые поля:

·                    Организация

·                    Подразделение

·                    Дата платежа

В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.

Также необходимо указать статью ДДС на закладке «Расшифровка платежа». При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.

Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку «Распределение по счетам».

При помощи кнопки «Добавить» в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.

Нажимая кнопку «Провести и закрыть», завершаем регистрацию Заявки.

Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:

·                    Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;

·                    спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;

·                    контролировать несогласованные выплаты денежных средств;

·                    проконтролировать величину свободных денежных средств.

Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.

Статусы заявок:

·                    Не согласована – Заявка формируется.

·                    Согласована – Заявка включена в план платежей.

·                    К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.

·                    Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.

Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля «Статья движения денежных средств» на закладке «Расшифровка платежа». Однако, любой другой статус (кроме «Не согласована») требует указания статьи ДДС.

При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате». 
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».

После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.  

3. Связь с системой лимитирования

Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.

В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».

Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).

Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.

При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:

Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».

Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:

Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).

Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Илона Матей.

Использование платежного календаря, создание заявок на расходование денежных средств, контроль лимитов по статьям движения денежных средств.

Настройки программы

Чтобы иметь возможность ведения платежного календаря, нужно включить использование заявок на расходование денежных средств (ЗРС), тут же включается использование лимитов:

Платежный календарь в УТ 11

Все нужные в этом уроке функции программы располагаются в одном месте — раздел Казначейство:

Платежный календарь представляет из себя вполне удобное рабочее место для распределения платежей по времени и источнику денежных средств (определенный банковский счет или касса организации), далее по тексту ИДС.

Основное рабочее окно имеет древовидную структуру, в качестве узлов используются ИДС. В верхней части можно настроить горизонт планирования (выбрать количество дней), а также настроить фильтр по организации, валюте платежей или ИДС:

Также можно выбрать наиболее удобный вариант представления информации:

Для каждого ИДС по всем дням планирования указывается прогнозируемый остаток, а также детализация по суммам поступления и списания. Видим, что у нас в календаре никаких поступлений и списаний нет:

Включаем соответствующие настройки формы:

Теперь картина изменилась, однако все поступления и списания не распределены, т.е. не отнесены к конкретному ИДС. Выбрав любую строку главной таблицы, в нижней части можем увидеть список относящихся к ней платежей:

Впервые на сайте?

Помимо обучающих статей и видеоуроков здесь вы найдете большое количество внешних разработок для типовых конфигураций 1С.

Они позволят вам проще и быстрее выполнять рутинные операции в программе, а также
добавят совершенно новые функции.

99% разработок авторские и представлены
только на этом сайте.

Кликнув на любом из этих платежей, вызываем контекстное меню:

Из него можно легко и просто управлять платежами — переносить на другие даты, переносить между разными счетами и кассами. Однако тут есть ограничение — эти функции работают только для заявок на расходование денежных средств. Кнопки управлению дублируются и в командной панели:

Для удобства отображения платежи можно группировать (на мой взгляд, наиболее удобно группировать по плательщику/получателю):

Первоочередная задача — распределить нераспределенные поступления и списания:

Открываем документ оплаты (заказ поставщику), и в нем смотрим график оплаты:

Данный документ не распределен, потому что не выбрана ни конкретная форма оплаты, ни счет, ни касса:

Исправляем положение:

Теперь картина меняется:

Аналогично делаем и в других ситуациях.

Заявки на расходование денежных средств в УТ 11

Для усиления контроля (да и большего удобства) при работе с расходными платежами гораздо удобнее формировать платежный календарь не по графикам оплат заказов и накладных, а по заявкам на расходование денежных средств (ЗРС). Допустим, есть операция закупки у поставщика, и нужно сформировать ЗРС для оплаты поставщику:

Открываем объект оплаты и на основании него создаем ЗРС:

Документ заполняется полностью автоматически, нужно только указать желаемую дату платежа и приоритет (низкий, средний, высокий), документ при этом несогласован:

Расшифровка платежа также заполняется полностью:

На последней вкладке можно сразу указать с какого счета (или кассы, или нескольких ИДС) будет производится оплата. Однако чаще всего инициаторы заявок такой информацией не владеют (или не интересуются):

Теперь ЗРС нужно согласовать (у пользователя должно быть право Согласование заявок на расходование ДС):

Можно согласовывать поштучно, или списком (или отменять согласование, если с заявкой что-то не так):

Теперь, поменяв представление информации в календаре, можем увидеть новую заявку в списке нераспределенных:

Нажав К оплате, мы автоматически добавим ее в календарь для оплаты с того ИДС, на котором есть доступный остаток, после этого заявка из списка пропадает (т.к. отработана):

Кстати, если не хотите использовать ЗРС, можете указывать тип и дату оплаты в приходной накладной:

Лимиты расхода денежных средств в УТ 11

Включив использование лимитов, мы заставим программу проверять каждую заявку при проведении на предмет того, не исчерпан ли доступный оборот средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты вводятся каждый месяц).

При превышении лимита (или если просто их не ввести) программа не дает провести ЗРС:

Лимиты вводятся здесь:

Новый документ можно создавать по данным прошлого месяца или простым подбором всех заведенных в программе статей ДДС (по каждой статье можно ввести собственный лимит, или сделать так, чтобы она была безлимитной). Разумеется, это все имеет смысл только для расходных статей:

Состояние лимитов можно контролировать в отчете:

По каждой статье видно, какой лимит, какая его часть израсходована и на сколько процентов:

Обладая соответствующие правами, пользователи в исключительных случаях имеют право проводить ЗРС с превышением лимита.

Чтобы оставить комментарий, зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на сайте.

Инструкция пользователя по формированию заявки на расходование и отправку на согласование.

1. Заполнение заявки

   1. Заполнение закладки основное

• Тип заявки – основные типы Оплата поставщику и выдача подотчетнику
• Дата платежа – заполняется Ожидаемой к оплате датой.
• Получатель и расчетный счет получателя – Контрагент для типа операции Оплата поставщику (рекомендуем поиск по ИНН) или Подотчетное лицо
• Сумма – заполняется суммой к оплате
• Реквизиты Организация, Подразделение, Заявитель заполняются автоматически, их не меняем.

1. 1. Заполнение закладки расшифровка платежа

• Заполнение объекта расчетов. В случае если платеж Авансовый, то не заполнять, если платеж постоплатный, то в строке «Объект расчетов» нажимаем на Три точки и выбираем документ Поступление товаров и услуг, по которому ранее оприходовали ТМЦ / услуги
• Заполнение статьи ДДС – из списка статей. Уточнение по каким платежам какую статью выбирать либо у коллеги, проводящего аналогичные платежи, либо в фин.отделе.

1. 1. Заполнение Поля назначение платежа

• Нажать кнопку Заполнить ( корректно отработает только для постоплатных платежей с выбранным в п. 1.2. настоящей инструкции Объектом расчетов.

Для авансовых платежей Назначение потребуется заполнить вручную по примеру:
Оплата по счету 111 от 16.01.2022г.на сумму 100,60. За услугу / ТМЦ ( указать за что)
Без НДС / НДС 20 % ( как в счете на предоплату
Договор от 01.01.2020 № 333 (если с контрагентом ранее заключен рамочный договор)

1. 1. Проверить корректность заполнения и нажать кнопку Провести

1. 1. При необходимости ( в большинстве случаев) прикрепить к заявке оправдательный документ (например скан счета)

• Сделать скан
• Перейти на закладку файл
• Нажать Добавить – Файл с диска и выбрать ранее сделанный скан

Еще раз провести заявку.

1. Отправка заявки на согласование в ДО

   1. Перейти на закладку Документооборот
   2. Нажать кнопку создать (создается документ в 1с:ДО)

1. 1. Записать созданный внутренний документ
   2. Нажать кнопку Отправить ( откроется список доступных маршрутов согласования)
   3. Выбрать маршрут Согласование заявки на расходование (ближе к концу списка)