Образец ведения журнала должностных инструкций
- Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
- Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
- Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?
Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.
Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным. Ведь основной функцией такой инструкции является конкретизация должностных обязанностей наемного сотрудника.
ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда. Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей. Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.
Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.
Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?
Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:
- Порядковый номер записи.
- Дата утверждения документа.
- Дата постановки документа на учет.
- Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
- Наименование структурного подразделения.
- Дата внесения изменений в документы.
- Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
- Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
- Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
- Место хранения копии.
- Примечания.
Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций, имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.
- Главная /
- Бланки /
-
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций относится к внутренним документам компании. Его ведение необязательно. Ниже по ссылке вы можете бесплатно скачать бланк журнала выдачи должностных инструкций и заполнить его по своим данным.
Бланк журнала выдачи должностных инструкций
Проверено экспертом
Для чего применяют журнал выдачи должностных инструкций
Порядок регистрации и учета должностных инструкций организации разрабатывают сами. Его закрепляют в локальных актах предприятия. Форма журнала становится приложением к положению о документообороте или положению о составлении должностных инструкций. Ведение книги регистрации выдачи должностных инструкций возлагают на ответственного сотрудника приказом руководителя. Как правило, он хранится и его заполнением занимается работник в службе персонала.
Основные функции журнала – регистрационная и учетная. В нем записывают факт передачи инструкции сотруднику для ознакомления. Это полезно при возникновении споров с персоналом на предмет исполнения должностных обязанностей, которые якобы не регламентированы его инструкцией или когда трудящийся заявляет, что не знал о них.
Также должностную инструкцию может запросить не работник, а например проверяющий, этот факт также нужно зафиксировать. Журнал позволяет упорядочить работу с должностными инструкциями и обеспечить соблюдение абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Бланк и оформление журнала выдачи должностных инструкций
На практике регистрационные журналы включают обложку, основную часть и лист для заверения, прошивки. Исходя из этого подобный документ должен включать следующую информацию:
- Обложка: название компании, структурного подразделения, название журнала, срок хранения, даты начала и окончания;
- Основной раздел в виде таблицы с графами:
- порядковый номер записи;
- номер регистрации инструкции и дата ее утверждения;
- дата приема сотрудника;
- ФИО, должность, номер приказа о приеме трудящегося;
- Личная подпись сотрудника в получении инструкции и дата ознакомления;
- ФИО ответственного сотрудника.
- Заключительная часть для прошивки: общее количество листов, ФИО и название должности заверяющего, его подпись и дата заверения.
Прошито, пронумеровано
Страницы нумеруют и прошивают. Приведенный вариант оформления бланка примерный, так как обязательной законодательной формы нет. Окончательный бланк журнала, срок его хранения в архиве, порядок предоставления сторонним пользователям компания определяет собственным решением. Стандартный срок хранения составляет 3 года, но может быть и больше по усмотрению предприятия.
Итоги
Журнал регистрации выдачи должностных инструкций необязательный, но полезный для компании документ. Он позволяет зафиксировать факт предоставления сотруднику для изучения его должностной инструкции. Типового бланка документа нет и фирмы сами определяют его бланк и порядок оформления.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Наименование организации
КНИГА (ЖУРНАЛ)
регистрации должностных инструкций
«___»______________ ____ г.
--------T-----------------------T---------------T---------------T---------------¬
¦ N п/п ¦ N должностной ¦ Дата ¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦
¦ ¦ инструкции ¦ утверждения ¦ ¦ работника ¦
+-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+
¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+
¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+
¦ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+
¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+
¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-----------------------+---------------+---------------+----------------
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Журнал регистрации должностных инструкций — образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.
Для чего нужен журнал учета должностных инструкций
Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.
Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа
В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:
- порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
- даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
- названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
- наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
- названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
- отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).
В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.
Неправильное хранение документов может привести к штрафам. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте ответ эксперта об установленных законодательно сроках хранения должностных инструкций.
Как инструкции регистрируются в журнале
Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификатора.
Где скачать образец документа
Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.
Итоги
Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.
Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:
- «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)»;
- «Как провести инструктаж по технике безопасности (нюансы)».
Книга (журнал) регистрации должностных инструкций
Тематика документа: Журнал
Файл текстовой версии: 1,4 кб
Образец документа:
Наименование организации
КНИГА (ЖУРНАЛ) регистрации должностных инструкций
«___»______________ ____ г.
--------------------------------------------------------------------------------- ¦ N п/п ¦ N должностной ¦ Дата ¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ инструкции ¦ утверждения ¦ ¦ работника ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------+-----------------------+---------------+---------------+----------------
Приложения к документу:
- Книга (журнал) регистрации должностных инструкций.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Содержание граф журнала учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела
- Контрольный журнал для записи исходящих переводных телеграмм. Форма N 26
- Лабораторный журнал бактериологических анализов минеральной воды и оценки санитарного состояния производства. Форма N 1
- Лабораторный журнал санитарно-бактериологического контроля качества мойки и дезинфекции оборудования. Форма N 2
- Лабораторный журнал контроля минеральной воды при ее карантинизации. Форма N 3
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте