Знаю руководство проектами

Мы собрали этот гид для тех, кто хочет рулить, страдать, ну и проектами управлять. Советы, лайфхаки, ресурсы для получения полезных знаний и даже ссылка на крутую возможность для начала карьеры

Расскажем, как ворваться в проектный менеджмент или развиваться в этом направлении. Разберемся, какие навыки важны для проджектов, как их развивать и как найти работу менеджером проектов, если у вас не техническое образование.

Кто такой менеджер проектов и почему быть им круто?

Ну, во-первых, вы сможете работать в команде интересных людей, если вам повезет, но и вообще тут командная работа прямо в лучших своих проявлениях, без неё не складывается ничего. У вас будет возможность почувствовать себя частью реального проекта, поучаствовать в его создании и разработке. Это одна из тех позиций, на которых вы можете наблюдать от старта какого-то процесса до его окончания. А это особенный кайф, когда видишь результат. Ну и настрадаешься от души.

И ещё один большой плюс для представителей поколений Z и Y — такого рода позиции, как менеджер проектов, всегда располагают к неформальному общению. Просто потому, что вы очень хорошо узнаете всех своих коллег и будете с ними 24/7.

Важно и то, что в процессе работы вы взаимодействуете не только с людьми из вашей команды. Вы общаетесь и с остальными заинтересованными сторонами: обсуждаете правки с руководителем проекта, проводите скрам-планерки и объясняете заказчику, что девять женщин не могут выносить одного ребенка за месяц (ведь большие проекты так не делаются!). Это и делает работу менеджера проектов интересной, но иногда и сложной.

Все приходят к менеджеру проектов с каким-нибудь очередным очень важным вопросом, поэтому приходится быть вовлеченным во все детали процесса. Так что приходить на работу первым, а уходить последним — это не новость. Ну и нужно быть всегда на связи, выслушивать и говорить: “узбагойзя!”. Короче, это не просто работа, а подход к жизни, вынуждающий уметь разруливать разные ситуевины. И это отличный опыт.

Быть менеджером проекта — это точно не скучно. Всегда какой-нибудь новый косяк, задачка, ну или баг. Научитесь справляться с самыми сложными задачами.

Окей, ну и что надо делать

Это всё эмоциональные аспекты работы. Важно, конечно, любить то, что вы делаете, но есть формальные задачи и обязанности, которые нужно будет выполнять.

Итак, чем занимается проджект?

* если хотите реально узнать, чем он занимается, гоу на стажировку сразу проджектом в классный банк

1. Собирает требования к проекту, анализирует бизнес-кейсы для понимания потребностей заказчика / покупателя продукта. PM понимает, что нужно клиентам, умеет ставить цели команде. Хороший менеджер проектов всегда работает вместе с коллегами. В этом суть.

2. Ищет решения. А точнее — вырабатывает их. Менеджер проектов — стратег, который может к правильному решению привести команду. Для этого он фасилитирует брейнштормы, заставляет команду мыслить “out of the box”. Ну или просто достает ремень. Шутка.

3. PM контролирует, чтобы любые коммуникации были запланированы и эффективны. Что, конечно, возможно далеко не всегда. Он точно не будет отслеживать ваши звонки бабушке, ну или куда вы там ещё звоните. В крупных проектах он также может взять на себя мониторинг общения со СМИ.

4. Ещё менеджер проектов обрабатывает задачи: он беспощадно рубит их на маленькие и делегирует, делегирует, делегирует. А ещё является повелителем дедлайнов.

5. Выстраивание последовательности событий. Это вообще краеугольный камень планирования и управления проектом. Надо же точно понимать, что и за каким действием следует? Так что план проекта — это своего рода карта, которой лучше следовать, чтобы не профакапить всё.

6. Доводит проект до конца ценой своей жизни (*опы). Это его основная задача — доделать! Быть “менеджером нереализованного проекта” как-то не круто, согласитесь! Поэтому шутки про PM, которые сами все допиливают в последнюю ночь – не всегда шутки.

7. Контролирует в том числе бумажную работу. И тут без бюрократии никуда: договора, техническое задание, план проекта, устав проекта и еще очень много всяких бумажек. Будьте готовы постоянно менять картридж в принтере.

8. Ну и рассказывает о процессе работы над проектом всем заинтересованным. В основном, конечно отчитывается перед заказчиком.

Навыки, которые следует прокачать будущему менеджеру проектов

Как вы уже поняли, чтобы стать настоящим проджект-менеджером, одной теории об управлении проектами недостаточно. Есть еще soft и hard skills, без которых никуда.

Soft skills

Коммуникации, общение, взаимодействие
Менеджеру проектов приходится общаться с разными людьми и находить общий язык со всеми: и с руководителем отдела, и с младшим разработчиком, и с маркетологом. Главное — уметь доносить информацию так, чтобы всем было понятно. Достаточно понятно для того, чтобы выполнить вашу просьбу или поставить задачу.

Иностранные коллеги и культурные различия
Никакая разница во времени, как и особенности менталитета не должны мешать менеджеру проекта наводить мосты. А книга «Методы убеждения итальянца путем гастрономических кейсов» вообще является вашим настольным пособием.

Знание языка
Да, международные проекты — это всегда круто. Новый рынок, неизведанная аудитория и куча возможностей для компании и менеджера. И вот, руководитель поручает вам провести одну из таких встреч на английском языке, а вы такой «я твоя не понимать».

Бумажная работа
Работа менеджера проектов — это не только брейнштормы, креативный идеи и digital-тусовки. Помните, что предстоит вести большие объемы документов: строить сводные таблицы в Excel, составлять соглашения и согласовывать счета.

ПМ как мозаика из миллиона пазлов
Менеджер проекта должен быть внимательным к деталям, а еще иметь аналитическое, критическое и абстрактное мышление одновременно.

О — ответственность, Р — решительность
Важно быть готовым нести ответственность за свои решения, которые вы будете принимать каждый день. А еще важно находить их быстро — так что решительность тоже пригодится.

3D-мышление вне рамок + взгляд сверху
Чтобы убедиться в верности своих решений, вы должны быть погружены в тему и мыслить шире — уметь посмотреть на ситуацию сверху.

Терпение
Ваша команда постоянно будет задавать тысячу вопросов, а вам как седовласому мудрецу предстоит оценить ситуацию в целом и разделить все по четким задачам. ПМ для команды — альфа и омега, инь и ян.

Менеджер проектов — командный игрок
Он не только лидер, но еще и командный игрок. Вы не можете быть изолированы от команды и просто распределять задачи. Вы — капитан корабля: входите на борт первым, а покидаете последним.

Hard skills

Если рассматривать профессиональные навыки менеджера проектов, то он скорее универсал, а, как уже было сказано выше, не специалист в какой-нибудь одной области.

PM знает разные стороны и особенности своей области, понимает, как устроены бизнес-процессы и даже разбирается в юридической части. Но он не погружается в детали глубоко: достаточно понимания, как связаны процессы, отделы и сотрудники — менеджеру проектов не нужно самому быть исполнителем.

Profit: чтобы быть профессионалом, менеджеру проектов необязательно уметь кодить
А чтобы разработчику стать хорошим менеджером проектов, необходимо понимать психологию, основы коммуникации, постоянно общаться с людьми и быть решительным лидером.

Поэтому, дорогой PM, развивайте свои знания и навыки вширь, а не вглубь.

Не забывайте про постоянное саморазвитие

Изучайте разные особенности и методики управления проектами и никогда не останавливайтесь только на одном. Несмотря на то, что сейчас Agile всему голова, полезно интересоваться другими методиками вроде Waterfall и экстремального проджект-менеджмента.

Подпишитесь на каналы или страницы, где публикуют статьи и лайфхаки по общению с людьми, грамотному управлению, особенностям риск-менеджмента или простой работе с документами — упростите свою профессиональную жизнь и сохраните нервы.

Не тяните время и начните вашу карьеру сегодня

Тем, кто не знает, как начать путь проджект-менеджера, подсказываем: со стажировки в крупной компании, где наставники и коллеги помогут вам быстро вырасти.

Кстати, сейчас в одном крутом банке идет набор на летнюю IT-стажировку — еще успеете подать заявку до 24 апреля и получить возможность развиться в финтехе. Будете работать над реальными проектами с личным наставником и индивидуальным планом развития — через 3 месяца станете уверенным молодым специалистом. Скорее отправляйте заявку.

Получать ли диплом?

Безусловно, образование в сфере IT и бизнес-информатики будут хорошим преимуществом для будущего проджект менеджера. В России релевантными также считаются специальности реклама и маркетинг. Но отсутствие профильного образования отнюдь не означает, что дорога в IT вам закрыта.

На самом деле проджекты с IT бэкграундом часто слишком сильно вдаются в технические подробности и начинают копаться в коде вместо того, чтобы управлять командой. Как мы говорили раньше, хороший PM должен разбираться во многих смежных областях, так что не ограничивайте себя ни в чем. А для пущей уверенности пройдите несколько технических курсов или осмельтесь на второе высшее.

А если я школоло

Если вы еще не получили степень бакалавра, обратите внимание на сферы менеджмента и бизнес управления — попробуйте найти подходящие лекции/курсы в своем университете, изучайте матчасть самостоятельно или попробуйте начать со стажировки.

Конечно, работа в IT проектах требует технической подкованности, поэтому работодатели и требуют соответствующий бэкграунд. Если такого нет — срочно получайте релевантный опыт, он порой значит гораздо больше, чем диплом. Попробуйте начать со стартапа или небольшого проекта: да, придется работать за небольшое вознаграждение, зато вы получите незаменимый опыт, с которым уже можно стучаться в более серьезные компании.

Опыт важнее всего?

Опытные проджекты советуют для начала поработать в сфере, а потом уже получить образование. Почему?

1. Понять, действительно ли вам это нужно. Убедитесь, что вы не приукрашиваете действительность: управлять проектами круто, но не просто так родилась шутка про «ехать на велосипеде, который горит». Постоянный стресс, редкое чувство своей значимости и давление со всех сторон — к такому не каждый готов. Из приятного будет облегчение после разрешения нерешаемой задачи, гордость за найденное изящное решение и выруливание из тупиковых ситуаций. Да, это бывает приятно.

2. Многие сертификаты PMI требуют до 3-х лет опыта работы. Сначала нужно попасть в сферу, получить реальный опыт работы, а потом уже формальное образование. Это значит, что многим вещам придется учиться на своих ошибках, а потом переучиваться, но без опыта вы не сможете понять важных деталей работы.

Как взращивать скиллы проджекта?

Это будет происходить само собой в процессе работы, но мы настаиваем на необходимости самообразования. Читайте статьи и книги — профессиональные и художественные. Задавайте вопросы. Просите советов. Гуглите. Ищите ответы, даже если их нет на первой странице Гугла. Кто ищет, тот всегда найдет.

Потребность в получении новой информации — то, что отличает хорошего проджекта от плохого. Будьте хорошим менеджером, фокусируйтесь на следующих знаниях:

Формальные, проджект-менеджерские. Нет ничего проще: учебник по менеджменту, несколько книг по лидерству и охапка TED Talks. Нужно знать всё и даже больше о том, как управлять, мотивировать и делать счастливыми самых важных людей — вашу команду.

Узкие, специализированные. Вы обязаны знать всё о сфере, в которой работает ваш проект. Создаете медицинские гаждеты — вперед изучать биологию и химию, делаете софт для защиты данных — становитесь асом кибербезопасности. Без таких знаний вы рискуете упустить несколько маленьких, но очень важных деталей.

Личные, софтскилльные. Мы уже об этом говорили: надо развиваться как личность, иначе вам конец. Курсы, книги, общение с умными людьми — не упускайте ни одного шанса.

Как только вы почувствуете, что самообразование уже не прет, идите на курсы. Такое часто случается на втором годе работы, когда мозг начинает требовать постоянных тренировок. Если вы достаточно самостоятельны, учитесь в сети.
Вот маленький список онлайн-школ, где можно получить степень, не отходя от экрана:

→ Open College Courses

→ Distant Learning Courses

→ Free Online Courses from EdX

Вывод

Управление проектами сложная профессия, но зато вам никогда не будет скучно. Мультизадачность, смесь технологий и творчества и адреналин — вот, что вас ждет на этом пути. В процессе вы получите знания, которые позволят вам стать буквально кем угодно, разовьете кучу полезных навыков и привыкните никогда не останавливаться на достигнутом.
Не передумали стать менеджером проектов? Попробуйте себя в стажировке в клевом банке! Вперед

Что такое управление проектами?

Управление проектом — это работа по планированию и организации ресурсов для достижения цели. Например, издать книгу, организовать свадьбу, реконструировать офис. Менеджер проекта делает все, чтобы команда и заказчик достигли цели без срыва дедлайна и раздувания бюджета.

Пять стадий менеджмента проекта

Критически важное свойство проекта — ограниченность во времени. Здесь, как в пьесе, должно быть начало, середина и завершение. В начале расходы и команда невелики, в середине их становится больше, в конце — и затраты, и количество людей в команде как правило сокращаются. Жизненный цикл проекта состоит из нескольких этапов:

• Инициирование. Определяют бизнес-проблему. Обрисовывают ее крупными мазками, отвечая на вопросы «для чего?», «кому принесет пользу?», «выполнимо или нет?». Это делают, чтобы понять, стоит ли браться за дело.
• Планирование. Процесс, который не прерывается на протяжении проекта. Необходимо обсудить с заказчиком техническое задание, поставить цели, нарисовать дорожную карту проекта, определить KPI, бюджет, даты и сроки, распределить роли в команде.
• Выполнение. Команда конструирует результаты и предлагает их заказчику.
• Мониторинг. Идет одновременно с исполнением. Проджект менеджер контролирует сроки, бюджет, загрузку команды и целеполагание, то есть проверяет, нет ли действий, которые уводят от конечных целей.
• Завершение. Как правило, проводят презентацию для заказчика, разбор полетов в команде и, как в случае с ИТ-проектами, передают поддержке.

Материал подготовлен для спецпроекта «Гид по MBA»

Виды управления проектами

В менеджменте есть более 15 методов, подходящих для проектов разного масштаба и тематики. Их можно сгруппировать в пять семейств:

• Классические
• Гибкие
• Методы управления изменениями
• Основанные на процессах
• Для объемных и сложных проектов

Классические методы

Их суть в том, чтобы выполнять действия последовательно: завершили одно — делаем следующее.

Метод водопада, или каскадная модель подходит для создания физических объектов: например, загородного дома или коллекции одежды. Сила в том, что каждый шаг заранее спланирован. Слабость в том, что метод водопада не толерантен к изменениям.

Метод критического пути (Critical Path Method, СРМ). Подходит проектам, где есть взаимозависимые части. Задачи разделяют по длительности и приоритету, выбирают критически важные, и уделяют им максимум внимания. Способ дает увеличить скорость и минимизировать ошибки, но плохо адаптируется к переменам.

Гибкое управление проектами, или Agile

Основная бизнес-ценность метода — скорость. С его помощью новые продукты быстро выводят на рынок. Это получается у 61% компаний, использующих гибкий подход. Поэтому он набирает популярность в России. Доля зрелых Agile-компаний, по данным ScrumTrek, в 2020–21 годах достигла 23% против 13% в 2018–2019 годах.

• Scrum подходит для разработки чего-либо инновационного. Работа идет короткими циклами 2–3 недели, в течение которых выпускают, тестируют и совершенствуют продукт. Команда и заказчик максимально вовлечены в процесс. Плюсы: скорость, адаптивность, вовлеченность команды. Минусы: сложно планировать бюджет.

• Kanban позволяет быстро перестраиваться под новые вводные, менять приоритеты, загрузку. Мигрирует из-под «зонтика» эджайла, позиционируя себя не как метод управлять отдельным проектом, но как способ улучшить бизнес-процессы в компании в целом.

• Экстремальное программирование (Extreme Programming) применимо только для разработки ПО. Смысл в том, чтобы возвести эффективные практики в абсолют. Плюсы — высокая скорость и качество кода, а минусы — сложно внедрить, требует глубоких изменений культуры программирования, подходит только сильной команде.

Управление изменениями

Методы акцентируют внимание команды на рисках, негативных сценариях и переменах.

• Моделирование событий (Event Chain Methodology, ЕСМ). Цель — написать реалистичный сценарий и выявить, как внешние прогнозируемые события повлияют на скорость и реализуемость.
• Экстремальное управление (Extreme Project Management, EXP) создано специально для коротких проектов с большой скоростью изменений, высокой неопределенностью и рисками. Экстрим в том, что здесь разрешено менять план, бюджет и даже результат.

Методы, основанные на процессах

Если проект можно представить в виде конвейера по сборке автомобиля, то к нему вполне применимы метод Lean, возникший в концерне Toyota в середине ХХ века, или Six Sigma, который разработали в Motorola в 80-х.

• Бережливое производство (Lean) имеет целью устранять потери: непроизводственные затраты, дефекты продукта.
• Метод «Шесть сигм» (Six Sigma) направлен на борьбу с потерями и ускорение процессов.

Для грандиозных проектов

Сертифицированные и тщательно задокументированные методы, которые предлагают разбить большую задачу на множество подзадач, определить их длительность, взаимозависимость, степень критичности. К примеру, американский и британский методы:

• PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) создан Министерством госторговли Великобритании, OGC. Носит продуктово-ориентированный способ для сложных проектов с заданными требованиями. Строго документирован.
• PMBOK принадлежит американскому институту PMI. Представляет собой свод правил и практик рекомендательного характера. В нем расписаны 12 принципов управления в 8 областях.

Инструменты управления

Это технические решения для эффективной работы команды: календари, таск-менеджеры, баг-трекеры, системы для совместной работы. Управлять распределенными сотрудниками, ставить задачи, контролировать сроки и вести документооборот помогают:

• Asana
• Slack
• Trello
• Jira
• Pipedrive
• Notion
• MS Project
• Wrike
• Basecamp
• Monday
• ClikUp
• Redmie

В связи с санкциями 2022 года есть опасения, что владельцы популярных сервисов могут уйти с российского рынка, как сделал, например, Worksection, или ограничить работу, как Slack, заявивший, что отключает некоторых российских клиентов. Санкции поставили под вопрос и межбанковские платежи. Зарубежный сервис может внезапно стать недоступным для оплаты. Поэтому внимание переключается на российские аналоги, например:

• Битрикс 24
• EvaTeam
• Advanta
• Мегаплан

Чем занимаются менеджеры проектов?

Изучив 25 вакансий реальных работодателей на hh.ru, мы зафиксировали повторяющиеся требования и сгруппировали их. Основной функционал специалиста:

• Коммуникация: обсуждать бизнес-ценность проекта с клиентом и командой, выстраивать прозрачную коммуникацию, инициировать встречи, решать конфликты.
• Организация: собирать кросс-функциональные коллективы, мастерски координировать распределенные команды.
• Планирование: владеть методами планирования.
• Мониторинг: контролировать сроки, ресурсы, бюджет, загрузку.
• Подготовка документов: составлять проектную и техническую документацию, писать заявки на тендеры, собирать базу знаний.

Востребована ли профессия?

В апреле 2022 года на сайте hh.ru было опубликовано 11 574 активных вакансии на позицию «менеджер проекта», из них половина — в Москве. Специалистов ищут производители продуктов питания, бытовой техники, ИТ-разработчики, транспортные и строительные компании. Для сравнения, вакансий для продакт-менеджеров в 5 раз меньше — всего 2 293. Если вам недостаточно вакансий на SuperJob, hh.ru, Rabota.ru, обратите внимание на подборку каналов, сайтов и сообществ с актуальными вакансиями проджектов.

Кто может стать менеджером проектов

На практике позиции проджектов занимают как профессионалы высокого уровня, прошедшие путь от джуниора до старшего специалиста, так и люди с небольшим опытом работы. Для старта желательно попробовать и полюбить вести (любые) проекты, иметь представление об основах управления, и, конечно, блестящие способности к коммуникации.

Project Management Institute называет 7 базовых навыков для менеджеров проектов:

• Коммуникация
• Лидерство
• Мотивация
• Принятие решений
• Укрепление доверия
• Управление конфликтами
• Организованность

Как войти в профессию?

Вполне работающий способ — устроиться на стажировку или стартовую позицию, но брать на себя большую ответственность, чем предполагает должность. Это не гарантирует переход на позицию проджект менеджера, но точно повышает шансы успешного промоушена.

Схожие варианты — реализовать личный проект, возможно, за рамками основной работы или поучаствовать в стартапе. Только аккуратнее с тематикой: желательно выбирать стартапы и мероприятия, достойные портфолио.

Понять, подходит ли вам профессия, рассмотреть ее с близкого расстояния помогают бесплатные курсы, участие в конференциях, подписка на тг-каналы.

• PMCLUB — канал и онлайн-школа для тех, кто делает проекты и продукты.
• Management Channel — несколько конференций про управление в IT-бизнесе.
• Школа менеджеров Яндекса — лекции и вебинары для людей со средней подготовкой.
• Нетология — бесплатный вводный модуль в профессию.
• Телеграм-каналы и подкасты для проджектов и продактов.

Зарплаты менеджеров проектов

Средняя зарплата менеджера проекта в России на апрель 2022 года — ₽69 000, как пишет портал «Работа.ру», минимальная — ₽47 000, максимальная — ₽220 000.

В IT-сфере, по итогам исследования «Хабр.Карьеры», медианная зарплата составляет ₽130 000, минимальная — ₽60 000, а максимальная — ₽250 000. Во втором полугодии 2021 года зарплата менеджера в IT выросла на 13% по сравнению с первым полугодием.

Где обучиться управлению проектом?

Вполне подходящая база для развития в профессии — это бакалавриат в области менеджмента или экономики. Отдельно освоить проектный менеджмент можно на практике или краткосрочных курсах. Они систематизируют знания об управлении проектами, а также дают «руками» попробовать тот самый agile, например, в учебной разработке сайта.

Вузы

Если есть четыре свободных года для учебы, и вы выбрали сферу развития, то высшее образование — логичное решение. Получить степень бакалавра, которая станет базой для развития в проектном менеджменте, можно практически в любом вузе, где есть факультеты менеджмента, бизнеса, экономики.

Примеры подходящих вузов:

• Высшая школа экономики (Москва) готовит менеджеров проекта в креативных индустриях, медиа и продюсировании.
• Сибирский федеральный университет (Красноярск) готовит специалистов по инноватике.
• Санкт-Петербургский университет путей сообщения Императора Александра I выпускает бакалавров по профилю «Экономика и менеджмент в строительстве».
• Мурманский государственный технический университет предлагает освоить управление инновационной деятельностью.

Курсы

Они созданы для тех, кто хочет быстро, за 3–12 месяцев, погрузиться в тему. Курсы дают попрактиковаться в базовых инструментах — Agile, PRINCE2, PMBOK, Scrum — а также поработать на бизнес-симуляторах и в реальных кейсах.

Курсы проводят:

• Институт профессионального образования
• GeekBrains
• Skill Factory
• Нетология
• Laba
• Практикум
• SkillBox
• ScrumTrek
• XYZ School
• Международная академия экспертизы и оценки

МВА в проектном менеджменте

Если намереваетесь сотрудничать с международными компаниями и браться за очень сложные проекты, то лучше всего подкрепит это намерение степень МВА.

Бизнес-школы, где есть специализация «менеджмент проекта»:

• Высшая школа бизнеса ВШЭ
• Moscow Business School
• МИРБИС

1. Важно не то, что ты сказал, а то, как тебя услышали

Основную часть рабочего времени проектный менеджер тратит на коммуникации, и здесь важно уметь донести именно то, что вы хотите сказать. Необходимо учитывать, что человек воспринимает услышанное через призму собственных эмоция и уровня сознания.

Любое задание выполняется после прохождения цепочки «услышал – понял – сделал». И на любом из этих шагов может произойти искажение. Армейская аксиома: «Приказ, который может быть неправильно понят, понимается неправильно». Поэтому в армии после отдачи приказа принято требовать его проверять: «Повторите приказ!».

В обычной жизни другие правила общения, но все равно необходимо убедиться, что партнеры и собеседники правильно вас поняли. В этом случае вероятность успешного выполнения заданий и проекта в целом проекта сильно повышается.

2. Лучше спросить, и показаться дураком, чем не спросить, и оказаться сволочью

Одно из золотых правил коммуникаций Оргкомитета «Сочи 2014». Общение, общение и еще раз общение. Люди хотят говорить, люди готовы говорить, люди только и ждут, чтобы их спросили. Правильно спросили. И надо их обязательно спрашивать.

Не бойтесь и не пренебрегайте уточнять, спрашивать и переспрашивать, если действительно чего-то не понимаете.

В проектной команде поддерживайте атмосферу открытости, чтобы участники проекта чувствовали себя свободными обратиться к вам за уточнениями и разъяснениями заданий или целей проекта.

3. Проектный менеджер регулярно информирует заинтересованных лиц и делает это первым

Совместная работа требует налаженной, полновесной коммуникации и наличия системы раннего предупреждения. Руководитель проекта должен держать своих партнеров в курсе происходящего и должен быть первым, от кого они получают сведения и изменения плана. С партнерами необходимо консультироваться до того, как события уже произойдут, даже если их участие в проекте незначительно. Руководитель проекта, который огорошивает своих партнеров, потеряет свою репутацию и будет рассматриваться как нечестный (находящийся вне системы).

Во многих компаниях есть правило для руководителя проектов «No surprises» («Нет сюрпризам!»). Это означает, что руководитель не должен сталкиваться с неожиданностью из-за того, что его не проинформировал проектный менеджер.

4. Люди – разные. Их нужно стремиться понять

У каждого своя картина мира. Свой жизненный опыт. Свои представления о прекрасном. И когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, присмотритесь – чаще всего люди действуют не со зла, а исходя из того, что им кажется правильным и нужным. Старайтесь понимать, почему человек делает то, что делает. Часто самые прочные стены строятся не из камня и бетона, а из непонимания.

Но можно идти и другим путем. Помните, как в диалоге с Чеширским котом: «Как тебя понимать? – Понимать меня не обязательно. Обязательно любить и кормить вовремя».

5. Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта

Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта, то есть их систему премирования и штрафов, их регламенты и другие компоненты культуры компаний.

Понимание мотивации – ключ к эффективному управлению командой проекта. Команда ценна тем, что позволяет добиться результата, которого, как правило, не под силу достичь поодиночке никому из ее членов. Чтобы собрать действительно успешную команду, руководителю проекта важно знать и понимать, чем живут участники проекта, к чему стремятся, что является той самой кнопкой, которая включает и вовлекает человека в проект, заставляет занимать активную позицию, а не обреченно бормотать «часть команды, часть корабля, часть команды, часть корабля…»

• Каждый член команды должен знать, что ему будет, если на проекте будут получены необходимые результаты.
• Каждый член команды должен знать, что ему будет, если необходимые результаты на проекте получены не будут.
• Проектный менеджер тоже это должен знать и доносить до участников, если они вдруг забудут.

6. Рабочее время персонала очень ценно

Ваша задача оградить персонал от ненужной работы. Вы должны быть внимательны как менеджер, понимающий значение других людей и ценящий их время (то есть поручаемая работа и организуемые совещания должны быть действительно необходимы). Там, где это возможно, вы должны оградить персонал от ненужной работы (например, можно игнорировать некоторые запросы или их инициатору можно направлять отказ).

Опытный менеджер проекта отличается от новичка тем, что тратит определенное время и усилия, что избавить проектную команду от еще большей траты времени и усилий на работу, которую можно не делать, или помогает выполнить ее более эффективным способом. Одна из основных задач проектного менеджера заключается в том, чтобы обеспечить поддержку членам проектной команды в создании результатов проекта. Это правильная гемба. Подробнее очень рекомендуем обратиться к трудам Масааки Имаи и Владимира Ананьина по организации систем управления.

7. Мы работаем на результат. Единое понимание результата – ключ к успеху проекта

Как правило, результаты проекта, продукт проекта служат достижению вполне определенных бизнес-целей. Проектный менеджер должен как можно раньше постараться понять действительную потребность заказчика, цель проекта, «увидеть» этот самый конечный продукт проекта. Одна из основных задач проектного менеджера, можно сказать, его роль и миссия – это понимание цели и результатов проекта, и организация работы по достижению этих результатов. Результаты должны быть ПРОВЕРЯЕМЫ, то, что в английском языке выражается термином «deliverables». На русский язык этот термин сложно перевести однозначно, самый близкий аналог – «материальный конечный продукт». Проектный менеджер должен организовать получение этих конечных продуктов. К сожалению, на практике значительное количество проектов испытывают сложности или даже проваливаются по причине различного понимания целей и результатов проекта его участниками и заинтересованными сторонами.

8. Неудачи – это извлеченные уроки на будущее

Думайте, что неудачи – это выученные на будущее уроки. Иногда правильно думать, что это только выученные уроки. Старайтесь повторять их во время работы.

Данное правило применимо практически ко всем сторонам нашей жизни, также выражается известными афоризмами «все, что нас не убивает, делает нас сильнее» и «тот не ошибается, кто ничего не делает». Не бойтесь ошибок, но прикладывайте усилия, чтобы их не совершать. Делайте выводы из своих ошибок.

9. Не следует считать, что вы знаете, почему руководство принимает то или иное решение

Не следует предполагать, будто вы знаете, почему высшее руководство предпринимает нечто. Если вы чувствуете, что должны это знать, спросите. Вы получите неожиданные ответы, которые скорее всего вас удивят.

Как писал Генри Минцберг, каждый руководитель – это «нервный центр» своего подразделения. Каждый из специалистов внутри подразделения, как правило, понимает в своем деле куда больше, чем менеджер, но только последний в силу того, что он связан со всеми остальными сотрудниками и с другими руководителями, владеет ситуацией в целом. Спрашивайте его, если сомневаетесь.

10. Проектный менеджер всегда должен быть готов объяснить принятые решения

Проект – это создание нового, что практически всегда означает принятие специфичных, уникальных или нестандартных решений. Будьте готовы к тому, что вас обязательно и неоднократно будут спрашивать, почему были приняты те или иные решения. Почему выбрали именно такой подход к реализации проекта? Именно с этим подрядчиком? Именно с этой технологией? Именно на этом оборудовании? Почему все именно так, а не иначе? Нужно уметь отвечать, вежливо, убедительно, аргументировано. Обеспечьте прозрачность принятия решений по проекту. Фиксируйте результаты встреч и договоренностей. Ведите протоколы. В целом позаботьтесь о наличии оснований принятия решений и подтверждающих документов.

***

Если вы хотите узнать больше о том, как управлять проектами, операционными процессами, продуктами, командами и компаниями в любых условиях, выбирайте одну из программ Школы управления СКОЛКОВО

Любая компания — это проект, каждое направление бизнеса внутри компании — проект, и работа с конкретным заказчиком тоже проект. Пока таких проектов немного, а бизнес только начинается, все задачи руководитель может держать в голове. По мере роста бизнеса возникает необходимость в поиске проджект-менеджеров, одного или нескольких, для передачи им управления проектами. Проектный менеджмент — отдельная непростая работа, которая помогает повысить эффективность взаимодействия в команде и быстрее получать конечный результат. Разберемся, что такое управление проектами и что можно сделать проджект-менеджеру чтобы улучшить показатели бизнеса и собственные компетенции.

Коротко о главном

Проекты — ограниченные по времени комплексы мероприятий, каждый из которых предполагает достижение конкретного результата. Например, разработать маркетинговую стратегию для компании А — проект; создать федеральную сеть химчисток — тоже проект; отличия в направленности и в масштабах.

Проджект-менеджер — многорукий многоног, который должен держать в голове десятки подзадач проекта, распределять и знать зону ответственности каждого члена команды, управлять коммуникацией и мотивировать команду работать больше, лучше, качественнее и быстрее. Это и управленец, и медиатор, и администратор в одном лице. Найти хорошего проджекта не слишком легко — это значимая для бизнеса позиция, от которой зависит его общая эффективность.

Управление проектами — способ организации работы команды так, чтобы выполнить все требования к проекту. Уложиться в бюджет, в конкретные сроки, и достичь стратегической цели.

Задачи, которые решает эффективное управление проектами

Управление проектами — инструмент достижения стратегических целей. Грамотное управление проектами помогает:

• выделить важные задачи;

• распределить задачи между людьми с подходящими компетенциями;

• разделить рабочий процесс на подзадачи, а подзадачи — на этапы;

• контролировать результаты, дедлайны и бюджет на каждом этапе;

• упорядочить, а иногда и автоматизировать рутинные процессы;

• оценить результативность работы и команды в целом, и каждого сотрудника в отдельности.

Стандарты управления проектами

Существуют несколько групп стандартов в области управления проектами. Это:

• Частные стандарты. Разрабатываются в компании для проектов определенного типа, например, один стандарт для проектов по созданию сайтов, другой — по их продвижению, третий — по запуску рекламных кампаний в «Яндекс.Директе».

• Корпоративные стандарты. Это общие стандарты для конкретной организации/корпорации, или единая система проджект-менеджмента. Определяет, как правило, общую политику, классификацию проектов, систему оценки результатов. Может включать также детальные описания процессов в виде методической документации.

• Общественные стандарты. Разрабатываются и применяются в обществах специалистов в какой-либо отрасли, например, в генной инженерии или в медицине (даже клятву Гиппократа можно считать примером такого общественного стандарта).

• Международные стандарты. Это стандарты управления проектами, созданные в какой-то одной стране, но благодаря высокой эффективности применяемые во многих странах. Пример такого стандарта — пожалуй, самый известный — PMBOK (Project Management Body of Knowledge). А его современная и нестандартная альтернатива — SCRUM.

Стандарт управления проектами РМВОК

Стандарт РМВОК был принят Американским национальным институтом стандартов для обеспечения управления проектами в космической отрасли и оборонной промышленности еще в 70-х годах прошлого века. Сегодня стандарт получил мировое признание — он используется в 160 странах, в том числе и в России. РМВОК описывает полный жизненный цикл проекта, разбирает его на процессы, а процессы делит на группы. Вот такие:

• Инициация. На этом этапе определяются цели, рассчитывается бюджет, прогнозируются сроки, назначается руководитель проекта. Чем более масштабен проект — тем тщательнее необходимо отработать этот этап.

• Планирование. Этап определяет, как именно будет реализован проект. Утверждается перечень работ, расставляются приоритеты, определяются критерии для оценки эффективности работы, распределяется бюджет. Собирается команда, распределяются обязанности, и для каждой задачи внутри проекта назначается дедлайн (срок выполнения).

• Исполнение. Здесь все очевидно — это реализация всех операций, занесенных в план. Начиная от знакомства проектной команды до определения системы мотивации участников.

• Мониторинг и управление. Суть процессного подхода РМВОК — контроль каждого этапа, а не только конечного итога работы. Такой подход позволяет быстро выявлять ошибки, видеть узкие места, и корректировать действия команды или отдельных сотрудников.

• Завершение проекта. Это сдача проекта заказчику, подписание итоговых документов, получение обратной связи, глобальная оценка качества работ по проекту, выводы, которые пригодятся в будущем.

Читайте также:
7 советов для тех, кто ищет проджект-менеджера, отвечающего за сайт компании

Стандарт управления проектами SCRUM

SCRUM — это совершенно неклассическая система управления проектами, где роль команды становится определяющей; чаще всего используется в сфере digital. Принципы SCRUM — командная работа короткими итерациями-спринтами, и свобода делать то, что люди считают правильным. С одной оговоркой: с готовностью взять на себя ответственность за результаты собственных действий. Проджект в этом случае контролирует сроки и бюджеты, организует совместную работу, но оставляет больше свободы каждому участнику команды.

В команде в этом случае обязательно участвует SCRUM-мастер. Он следит за реализацией проекта, проводит короткие собрания (Scrum meetings) на которых выявляет проблемы, ктуальные здесь и сейчас, и помогает найти пути их решения. На экспресс-собрании каждый член команды отвечает на три вопроса:

• Что ты делал вчера, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

• Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

• Какие препятствия ты видишь на пути команды прямо сейчас?

Что важно сделать проджект-менеджеру чтобы проект был успешным

Какую бы систему управления проектами не взяла на вооружение компания, от того, как проджект-менеджер владеет ситуацией в очень большой степени зависит успешность каждого конкретного проекта. Вот что может сделать проджект, чтобы дело шло, как по маслу:

Правильно поставить цели и определить задачи

У любого проекта есть цель — она конкретна, измерима, достижима и имеет срок. Варианты «Мы запускаем новый инструмент, который поможет заказчику проекта получать больше прибыли» — не цель, а намерение. Цель может быть сформулирована так: «Мы разрабатываем интернет-магазин, с помощью которого заказчик будет напрямую продавать свою продукцию в розницу и повысит доходность бизнеса на 5-7 %».

Понимая цель, проджект-менеджер определяет задачи, например:

• собственно разработка сайта;

• прикручивание к нему платежных систем с возможностью сразу оформить и оплатить заказ,

• подключение систем сбора статистики;

• подготовка к продвижению сайта с помощью SEO и контекстной рекламы;

• передача сайта заказчику.

В сложных проектах цели могут уточняться в процессе реализации, а внутри самого проекта всегда есть промежуточные цели.

Определить этапы реализации проекта

Если вновь обратиться к стандарту управления проектами РМВОК, то каждый проект разбивается на этапы для удобства контроля эффективности: инициация, планирование, исполнение, мониторинг/управление и завершение проекта. Проджект-менеджер определяет конкретное наполнение каждого этапа. Например, в случае с разработкой сайта он расписывает, на каком этапе будет проводиться разработка SEO-оптимизированного контента для всех страниц, включая страницы товарных карточек, а на каком — тестирование, выявление и устранение недочетов. Понятно, что при строительстве торгового центра, или при создании новостного портала, или при выводе на рынок нового продукта наполнение каждого этапа будет совершенно разным.

Проект — живой и сложный процесс; внутри каждого этапа проекта могут быть и корректировки, и изменение приоритетов. Задача проджект-менеджера — снижать риски за счет грамотного управления.

Распределить ключевые роли

По данным исследования FinancesOnline от 2022 года больше 39 % проектных команд состоят из 6-10 человек, и еще 30 % — более, чем из 10 человек.

Скрин-выдержка из исследования

Каждому важно знать свою личную задачу и понимать персональную зону ответственности — так члены команды не будут иметь возможности перекладывать ответственность на других. Распределение ролей позволяет решить эту задачу. На проекте есть:

• Проджект-менеджер. Отвечает за все — качество, сроки, ресурсы, расходование бюджета, взаимодействие и взаимоотношения в команде.

• Бизнес-аналитик проекта. Это человек, который помогает определить концепцию проекта, собирает все требования к проекту, тестирует решения, и следит за тем, чтобы результаты работы соответствовали требованиям, определенным на этапе планирования.

• Спонсор проекта. Имеется в виду человек, который участвует в планировании, принимает ключевые решения в рамках проекта, утверждает бюджет и обеспечивает доступность всех необходимых ресурсов.

• Участники проектной команды. Специалисты в разных сферах, которые привлекаются к реализации проекта — либо полностью, либо на каких-то его этапах. Это могут быть и штатные сотрудники, и фрилансеры, и привлеченные консультанты. Каждый их них предоставляет экспертизу в своей области. В частности, нужных людей на проекты в сфере digital можно найти в специализированном каталоге WorkSpace, где представлены почти 9 000 специалистов.

• SCRAM-мастер. Назначается при выборе системы управления проектами SCRUM.

Добиться согласованности действий и взаимопонимания в команде

Группа коллег — это еще не команда. В команду она превращается при определенных условиях:

• каждый понимает объем и характер работы по проекту;

• каждый готов и способен планировать выполнение своих задач с учетом бюджета и сроков;

• каждый вовремя сообщает проджект-менеджеру о проблемах, рисках, отклонениях от плана;

• каждый сотрудничает с другими членами команды и понимает, что они делают общее дело.

Эффективное взаимодействие внутри команды — непременное условие для успешной работы. Для этого проводятся планерки, летучки, пятиминутки или просто периодические встречи/созвоны команды. Хорошо, если такое взаимодействие будет отчасти неформальным; это значит, что в команду желательно подбирать людей, ценности и мировоззрение которых не конфликтуют.

Вести документацию и учет всех работ по проекту

Чтобы справиться с этой задачей, проджект-менеджеру нужен инструмент, который упорядочит рутину, ускорит обмен информацией и освободит время и ресурс для фокусировки на стратегических целях проекта. Скорее всего, это будет таск-менеджер, или планировщик задач — сервис, ориентированный на управление проектами, например, российский планировщик ЛидерТаск. Он объединяет таск-менеджер и CRM-систему, но в данном случае нам интересны возможности по управлению проектами.

Фишка сервиса — а это приложение, которое может работать с любыми системами, от Windows до iOs — в том, что здесь нет ограничений по вложенности задач. Каждый проект можно разбивать на подпроекты, каждый подпроект — на задачи, каждую задачу — на этапы, и везде назначать отдельных исполнителей. Можно разграничить доступ к задачам между участниками команды, возможно и передавать задачи от одного участник к другому по мере продвижения проекта.

Такие возможности серьезно облегчают контроль для проджекта

Все проекты представлены в виде «деревьев» из папок с вложенными подпроектами и задачами, а, чтобы установить дедлайн задачи, достаточно перетянуть ее на нужный день в календаре. В каждой задаче есть чат, где можно обсуждать ход ее выполнения, прикреплять файлы с комментариями, задавать уточняющие вопросы. С помощью выделения цветом и меток проджект не запутается в задачах и сможет концентрировать внимание на выполнение важных и срочных дел. Все необходимые данные будут находиться в одной системе — ее можно использовать и в режиме офлайн, то есть в отсутствии интернета.

Читайте также:
Топ-6 планировщиков задач, разработанных в России для российского бизнеса

Прислушиваться к мнению всех участников проектной команды

Брейнштормы или просто обмен мнениями и совместный поиск идей — отличный инструмент, который работает на благо любого дела, в том числе и каждого конкретного проекта. В общении часто выявляются скрытые проблемы и ошибки, которые можно найти и устранить. При общении со спонсором могут выявляться и изменения требований к проекту по сравнению со стартовыми. Все это лучше выявлять, обсуждать и корректировать сразу, не дожидаясь катастрофических последствий.

Брейнштормы — это и командообразование, и поиск эффективных решений

Поддерживать конструктивные отношения с заказчиками проекта

Это значит — задавать вопросы, держать в курсе того, как идут работы над проектом, чтобы любые изменения сроков, задач или планового результата не стали для заказчика неожиданностью. Кроме того, в процессе работы может понадобиться уточнить информацию, цифры, факты, ожидания — за все это тоже отвечает проджект-менеджер. Если коммуникация с клиентом страдает, при сдаче проекта могут возникать серьезные проблемы.

Читайте также:
Как выявить потребности клиентов: 6 проверенных способов

Мотивировать участников команды

Эффективный проджект-менеджер — тот, кто хорошо знает и каждого участника команды, и инструменты мотивации. Не всегда мотивация — деньги и только деньги, хотя материальные стимулы очень действенны. Кроме них существует еще признание заслуг человека, делегирование ему более важных и амбициозных задач, возможность карьерного роста — все это творит чудеса не хуже, чем денежные премии. Главное — понять, кого и чем можно замотивировать, чтобы и получить от человека максимум пользы, и дать человеку максимум возможностей. Потому что и успех, и неудача проекта зависят от каждого участника команды.

Действовать без фанатизма

Начинающие проджект-менеджеры часто из самых лучших побуждений, из профессионального рвения усложняют простое и отдаляют получение результата. Относиться к проекту необходимо как к важной и ответственной работе — но не преувеличивать его значимость и не ударяться в фанатизм. Помнить, что у всех в жизни бывают и успехи, и неудачи, в любом случае новый проект — это новый опыт, а научившись на собственных ошибках в дальнейшем проджект будет действовать более эффективно, грамотно и осмотрительно.

Серьезно готовиться к презентации проекта

Подготовка и проведение презентации проекта — важная составляющая работы проджекта. Презентация должна быть убедительной, и показывать все преимущества, которые реализация проекта приносит заказчику. Возможно, кроме документации и собственно продукта, над которым работала команда, понадобится графическая презентация с описанием объема выполненных работ и соответствия проекта требованиям, заявленным изначально. Ведь если проект не будет принят, или будет принят с большими оговорками — это станет ударом по всей команде. И при работе над следующими проектами мотивировать людей проджект-менеджеру станет сложнее.

Читайте также:
Как собрать фидбэк с клиента после проекта

Делаем выводы

Проджект-менеджмент — прогрессивный и эффективный метод управления проектами, а проджект-менеджеру никогда не придется скучать, и всегда будет, куда расти. Чтобы рост шел активнее, убедитесь, что на проекте, над которым вы работаете прямо сейчас, вы сделали все, чтобы повысить его эффективность:

• Определили цели и задачи проекта.

• Разбили проект на этапы.

• Распределили роли в команде с учетом личностных и профессиональных особенностей каждого участника команды.

• Добились согласованности действий участников и взаимопонимания внутри проектной команды.

• Ведете документацию и учет всех действий по проекту с помощью современных таск-менеджеров.

• Проводите брейнштормы и прислушиваетесь к идеям всех участников команды.

• Поддерживаете здоровые рабочие отношения с заказчиками проекта.

• Используете инструменты материальной и нематериальной мотивации.

• Относитесь к проекту ответственно, но без усложняющего всем жизнь фанатизма.

• Рассматриваете презентацию проекта заказчику как важный этап реализации проекта.

Если все так — пользуйтесь нашими советами, и желаем побольше удачных проектов, которые заказчики будут принимать у вас с радостью и благодарностью.